Электронная почта, методика работы с нею

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современной мире нельзя представить свою жизнь без Интернета. В век технологий у нас есть связь со всем земным шаром, масса возможностей для изучения чего-либо нового, общение со всем миром еще никогда, за всю историю человечества, не было таким доступным. Не последнюю роль в мире взаимосвязи играет электронная почта. Сегодня это одно из важнейших способов коммуникации.

Электронная почта помогает не только в неформальном общении, но и является важной составляющей любого бизнеса. Сегодня не обязательно ехать в другой конец города, чтобы передать пакет документов, не нужно встречаться для обсуждения мелких неприятностей ведь все эти вопросы можно решить, не выходя из офиса. Поэтому я выбрала электронную почту как тему своей курсовой работы.

Считаю, что в практике мне придется передавать и получать информацию, а с помощью электронной почты все это можно будет сделать в разы быстрее и эффективнее. В своей работе я поставила перед собой цель исследовать процесс работы с электронной почтой, её функции, задачи и назначение электронной почты, выяснить место электронной почты в документационном обеспечении управления (ДОУ). Объектом исследования является процесс применения электронной почты, как средства повышения эффективности ДОУ. При написании курсовой работы я использовала различные интернет-источники.

На мой взгляд, проблема курсовой работы раскрыта в полной мере и отображены все вопросы, которые могут возникнуть в процессе работы с электронной почтой. Больше понравилось исследовать интерфейс электронной почты и узнавать о всех её возможностях, что позволило получить мне новые полезные навыки, которые в дальнейшем можно применить на практике.



1. История возникновения и развития электронной почты

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу Mail для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094. [1]

Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (большого компьютера). Следующий шаг был в возможности переслать сообщение пользователю на другой машине -- для этого использовалось указание имени машины и имени пользователя на машине. Адрес мог записываться в виде foo!joe (пользователь joe на компьютере foo). Третий шаг для становления электронной почты произошёл в момент появления передачи писем через третий компьютер. В случае использования UUCP-адрес пользователя включал в себя маршрут до пользователя через несколько промежуточных машин (например, gate1!gate2!foo!joe -- письмо для joe через машину gate1, gate2 на машину foo). Недостатком такой адресации было то, что отправителю (или администратору машины, на которой работал отправитель) необходимо было знать точный путь до машины адресата.[1]

После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена -- user@example.com -- пользователь user на машине example.com. Одновременно с этим происходило переосмысление понятия «на машине»: для почты стали использоваться выделенные серверы, на которые не имели доступ обычные пользователи (только администраторы), а пользователи работали на своих машинах, при этом почта приходила не на рабочие машины пользователей, а на почтовый сервер, откуда пользователи забирали свою почту по различным сетевым протоколам (среди распространённых на настоящий момент -- POP3, IMAP, MAPI, веб-интерфейсы). Одновременно с появлением DNS была продумана система резервирования маршрутов доставки почты, а доменное имя в почтовом адресе перестало быть именем конкретного компьютера и стало просто фрагментом почтового адреса. За обслуживание домена могут отвечать многие серверы (возможно, физически размещённые на разных континентах и в разных организациях), а пользователи из одного домена могут не иметь между собой ничего общего (особенно подобное характерно для пользователей бесплатных серверов электронной почты).

Кроме того, существовали и другие системы электронной почты (некоторые из них существуют и сейчас), как то: Netmail в сети Фидонет, X.400 в сетях X.25[уточнить]. Доступ к ним из сети Интернет и обратно осуществляется через почтовый шлюз. Для маршрутизации почты в сетях X.25 в DNS предусмотрена специальная ресурсная запись c соответствующим названием X25 (код 19).[1]

Рассмотрим хронологию развития электронной почты

- 1996 год, 4 июля -- начало коммерческого функционирования почтового сервиса Hotmail. Дата старта сервиса символизировала освобождение от интернет-провайдеров.

- 1997 год, 8 марта -- компания Yahoo! приобретает портал RocketMail -- один из первых бесплатных почтовых сервисов. Появление сервиса Yahoo! Mail.

- 1998 год, 15 октября -- заработала бесплатная электронная почта от Mail.Ru.

- 2000 год, 26 июня -- запущена Яндекс.Почта -- бесплатный почтовый сервис от компании Яндекс.

- 2004 год, 1 апреля -- запущен бесплатный почтовый сервис Gmail от компании Google.[1]



2. Принцип работы электронной почты

В роли электронного почтового адреса выступает специальная запись на почтовом сервере, зарегистрированная за конкретным лицом или организацией. Адрес электронной почты имеет следующий вид: логин@домен.домен_верхнего_уровня, где логин - имя (псевдоним), которое вы придумали для своей почты. Логин состоит из латинских букв, цифр, точки, дефиса и не содержит пробелов. Должен быть уникален в пределах одного домена, поэтому если хотите зарегистрировать бесплатную почту на популярных почтовых ресурсах, таких как yandex.ru, google.ru, mail.ru и так далее вам придется постараться, чтобы придумать себе логин, поскольку все простые и очевидные давно заняты. @ -- знак, отделяющий логин от домена, к которому он принадлежит. В просторечии обычно называется «собакой». Домен.домен_верхнего_уровня -- это адрес в сети интернет, на котором зарегистрирована данная электронная почта. Подробнее почитать об этом можно здесь. Для почты на Яндексе -- yandex.ru, для почты гугла -- gmail.com и так далее.[2]

Электронный почтовый ящик -- эмулирует работу вашего почтового ящика в подъезде дома. В него приходит и хранится вся корреспонденция, предназначенная для вас. Представляет собой закрытый паролем раздел на почтовом сервере. Имеет несколько папок для удобного хранения и поиска нужного письма. Размеры почтового ящика (какой объем информации там можно хранить) зависят от конкретного почтового сервера.[2]

Почтовый сервер -- специализированный компьютер, занимающийся приемом, отправкой, хранением и обработкой почтовых отправлений. Эмулирует работу обычного почтового отделения из реального мира.

Рассмотрим упрощенную схему работы почтовой системы на конкретном примере. Например, вы хотите отправить электронное письмо со своего адреса ivanov@yandex.ru своему другу на почтовый ящик petrov@mail.ru.[2]

Зайдя в свою почту через веб-интерфейс или воспользовавшись почтовой программой, вы пишете текст письма, указываете адрес доставки и нажимаете отправить. Почтовый сервер, в данном случае Яндекса, принимает ваше письмо, проверяет корректность его оформления и смотрит адрес получателя. Используя специальные алгоритмы, сервер определяет, где в сети интернет находится адрес почтового сервера получателя письма.

Связывается с этим сервером, в данном случае mail.ru и пересылает его по протоколу SMTP. Почтовый сервер mail.ru получив входящее сообщение проверяет, что оно предназначено ему и после этого ищет в своей базе данных учетную запись petrov@mail.ru и помещает письмо в папку «Входящие». Если такой учетной записи на сервере не обнаруживается, то письмо пересылается обратно отправителю, все как в реальной жизни.[2]



3. Почтовые программы. Виды почтовых программ

Почтовых программ большое множество, они отличаются между собой производителями, стоимостью, функциями и многим другим. Что же такое почтовая программа?

Почтомвая программма (клиент электронной почты, почтовый клиент, мейл-клиент, мейлер) -- программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты одного или нескольких пользователей (в случае, например, нескольких учётных записей на одном компьютере) или нескольких учётных записей одного пользователя.[3]

Основные функции почтовых клиентов - это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги.

Большие почтовые программы, т. н. «всё в одной», такие как Mozilla Thunderbird, The Bat! и Microsoft Outlook, сегодня комбинируют работу MSA, MDA и MRA в одном приложении. Более простые почтовые агенты (англ. mail user agent, MUA), например Mutt, также являются почтовыми программами.[3]

В отличие от почтового сервера, клиент электронной почты обычно отправляет сообщение не прямо на соответствующий сервер получателя, а на один и тот же почтовый сервер, который выступает как релей. Обычно это почтовый сервер провайдера или компании. Отправка почты чаще всего осуществляется по протоколу SMTP.

Клиент электронной почты принимает почту с одного или нескольких почтовых серверов, часто это тот же самый сервер, который служит для отправки. Приём почты обычно осуществляется по протоколам POP или IMAP.

Также в функции клиента электронной почты может входить: сортировка, хранение сообщений, поиск по архиву сообщений, ведение адресной книги, фильтрация принимаемых сообщений по разным критериям, конвертация форматов, шифрование, организация интерфейсов с офисными программами и другие функции.[3]

Самые распространенные почтовые программы, используемые под разными операционными системами, на 2014 год:

1 Microsoft Outlook -- персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Microsoft.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.[3]

2 The Bat! -- программа для работы с электронной почтой для ОС Windows. Разрабатывается молдавской компанией Ritlabs. Программа The Bat! популярна среди российских пользователей, пользователей из бывших республик СССР и некоторых стран Европы. Главной задачей программы является защита переписки от мониторинга третьими лицами.

Имеет много возможностей для сортировки писем, а также обладает системой для подключения дополнительных модулей расширения (плагинов), предназначенных для защиты от спама и вирусов. Как правило, плагины можно загрузить с сайта разработчиков подобных модулей. В программе есть встроенный диспетчер почты для POP3 серверов.

Программа обладает множеством средств для обеспечения безопасности переписки. Среди них:

- защита почтового ящика паролем

- шифрование почтовой базы

- шифрование и подпись писем с помощью S/MIME и OpenPGP

- блокировка подозрительных изображений

- игнорирование скриптов и исполняемых кодов

В The Bat! можно настроить автоматическую сортировку писем по заданным параметрам. Программа способна пересортировать письма по отправителю, адресату, теме, тексту письма, тегам, размеру письма, приоритету, дате и другим параметрам. Среди доступных действий - перемещение, копирование, экспорт, печать писем, удаление, автоответ, создание напоминания, запуск внешнего приложения. Возможно создавать общие правила сортировки, действительные для нескольких почтовых ящиков.

Виртуальные папки упрощают работу с потоком писем. В The Bat! есть возможность создать виртуальные папки и при помощи фильтров настроить отображение нужных писем. Виртуальные папки содержат не письма, а ссылки на них. Таким образом, их использование позволяет не тратить место, создавая копии писем.

Доступны шаблоны оформления писем трех уровней: для отдельного контакта, для писем, созданных в определенной папке, и для писем, созданных в определенном ящике. В The Bat! есть и быстрые шаблоны, которые позволяют вставить в письмо фрагменты заранее набранного текста. Быстрые шаблоны могут быть общими для всех ящиков.

Также в The Bat! есть возможность резервного копирования писем (в общем резервном файле или в отдельном для каждого почтового ящика) или папки, адресной книги и настроек по запросу пользователя или в автоматическом режиме по расписанию. При этом возможна защита резервной копии паролем и добавление комментариев.

Для каждого почтового ящика можно установить администраторские и пользовательские права доступа. Администратор может ограничить права обычного пользователя в настройке программы и доступа к почтовым ящикам.[3]

3 Mozilla Thunderbird -- бесплатная кроссплатформенная свободно распространяемая программа для работы с электронной почтой и группами новостей, а при установке расширения Lightning, и с календарем. Является составной частью проекта Mozilla. Поддерживает протоколы: SMTP, POP3, IMAP, NNTP, RSS. Предоставляются официальные сборки для Microsoft Windows, Mac OS X, Linux (i386), причём набор возможностей на всех платформах одинаков. Существуют также сторонние сборки для FreeBSD, Solaris, OpenSolaris, OS/2.

Интерфейс Thunderbird, как и веб-браузера Mozilla Firefox, основан на технологии XUL, разработанной Mozilla Foundation. В результате пользовательский интерфейс на всех платформах выглядит так же, как у приложений, разработанных для этой конкретной платформы. Как и Firefox, Thunderbird поддерживает визуальные темы. По умолчанию интерфейс программы похож на привычный пользователям Windows интерфейс почтового клиента Outlook Express.

Thunderbird автоматически распознает нежелательную корреспонденцию. Также можно вручную указывать, какие письма являются спамом, «обучая» подобным образом программу. Кроме того, Thunderbird может хранить почту как в отдельных папках для каждого ящика, так и в общей для всех.

Письмо может отображаться в нескольких папках заданных пользователем на основании фильтров. При этом реально письмо остаётся единственным и не занимает лишнего места, как в случае, если бы в разных папках хранились копии одного письма.[3]

4 Opera Mail (старое название M2) -- клиент электронной почты и новостной клиент, ранее встроенный в браузер Opera, а теперь являющийся отдельной почтовой программой. Его интерфейс немного отличается от остальных почтовых клиентов с целью обеспечения лучшей интеграции с Opera. В нём имеются фильтры спама (автоматический и обучаемый -- байесовский (англ. Bayesian, по фамилии автора теоремы его имени Томаса Байеса)), поддержка протоколов POP3, IMAP, SMTP и ESMTP, новостных групп, новостных лент RSS, Atom и NNTP.

В Opera Mail используется одна база данных, которая хранит содержание всех писем и сортирует их автоматически по нескольким параметрам, например, по типу: просто письма и письма с вложенными файлами. Это обеспечивает быстрый доступ к письмам. Содержание письма можно посмотреть ниже списка входящих и в отдельном окне. Также, байесовский фильтр используется для автоматической сортировки сообщений по различным параметрам. Все сообщения, расположенные в базе данных, доступны по пункту меню Читать почту/Received view. В Opera Mail есть функция минимизации трафика, которая предоставляет пользователю доступ только к первым строкам письма, а не ко всему письму, тем самым сокращая потребляемый трафик. Также одним из главных нововведений с выходом браузера Opera 9.64 является предпросмотр лент новостей. С его помощью генерируется страница, содержащая текущую информацию в рассылке, и пользователь может ознакомиться или подписаться на рассылку, используя специальную кнопку. Одним из минусов почтового клиента с момента появления было отсутствие возможности использовать форматирование при написании письма. Этот недостаток исправлен в Opera 10. Также в 10 версию браузера была встроенная система проверки правописания.

В Opera Mail также есть менеджер контактов и простой IRC--клиент, позволяющий пользователю подключиться к нескольким серверам одновременно. Возможно приватное общение и передача файлов между пользователями. В чатах возможно изменять внешний вид, отредактировав CSS файл (примеры).

Opera 12.17 - последняя версия браузера, в которую был встроен почтовый клиент. Теперь Opera Mail вынесен в отдельное приложение.[3]

5 Почта Windows (англ. Windows Mail) -- программа для работы с электронной почтой и группами новостей, поставляемая вместе с операционной системой Windows Vista.

В отличие от своего предшественника, программы Outlook Express, Windows Mail не рассматривается как компонент Internet Explorer. В связи с этим программа не будет доступна для предыдущих операционных систем подобно тому, как Internet Explorer 7 был сделан доступным для Windows XP.

Возможности конфиденциальности и безопасности представлены поддержкой стандартов SSL/TLS для защиты трафика, а также S/MIME для шифрования и подписи писем, для этого также может использоваться стороннее ПО. Для защиты от спама применяется технология Microsoft SmartScreen, а также программы сторонних производителей. Также Windows Mail содержит встроенные средства для борьбы с фишингом и возможность интеграции внешних антивирусных модулей.

30 мая 2007 года Microsoft впервые выпустила бета-версию нового почтового клиента -- Windows Live Mail, -- что-то вроде улучшенной версии Windows Mail, для операционных систем Windows Vista и Windows 7, который призван её заменить. В дальнейшем клиент Windows Live Mail вошел в пакет программ Windows Live Essentials.[3]

6 IBM Notes (также IBM Notes/Domino, старое название -- Lotus Notes) -- программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware), содержащий в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия.

Впервые продукт выпущен в 1989 году американской компанией Lotus Development, которая в 1995 году была поглощена корпорацией IBM.

Начиная с версии 9.0.0, компания IBM произвела ребрендинг платформы IBM Lotus Notes/Domino, изменив логотип системы и исключив из названия термин «Lotus».

Основные функции, входящие в базовую поставку IBM Notes/Domino версии 9 (при использовании IBM Notes Client типа Standard):

- среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности (программный код исполняется на клиенте, сервере и в web-браузере);

- криптозащита (шифрование и электронная подпись);

- клиент электронной почты;

- почтовый сервер;

- персональный и групповой календари, планировщик задач;

- набор офисных приложений IBM Lotus Symphony (текстовый редактор, электронные таблицы, подготовка презентаций -- только в версиях 8.0 и 8.5);

- клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) IBM Sametime (сервер IBM Sametime является самостоятельным продуктом);

- встроенный веб-сервер;

- встроенный веб-браузер (не поддерживает современные стандарты, для просмотра веб-страниц рекомендуется использовать внешние приложения);

- сервер каталогов LDAP;

- сервер приложений IBM Notes;

- репликация -- синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных;

- службы интеграции данных DECS (Domino Enterprise connection services);

- средство хранения вложенных файлов вне баз данных DAOS (Domino attachment and object services);

- поддержка удалённой отладки серверных приложений IBM Domino.[3]

7 The Bee - универсальный почтовый клиент от отечественной группы разработчиков программного обеспечения AV(T) Lab. Программа является бесплатной. Основным достоинством данной программы является ее размер и способность работать без установки с любого носителя. Исполняемый файл The Bee весит всего 450 килобайт. При необходимости использования протокола SSL потребуется еще два файла-библиотеки, но и в этом случае приложение не займет более 750 килобайт дискового пространства. Не смотря на такой, мягко говоря, скромный размер The Bee помимо работы с электронной почтой предоставляет возможность общения по ICQ, а также чтения новостей.

Как средство для работы с электронной почтой The Bee предоставляет самые необходимые стандартные функции, не обладая излишествами и какими-либо “примочками”. При создании сообщений для отсылки по электронной почте программа поддерживает из дополнительных функций лишь вложение файла. Никаких смайликов, звуковых эффектов и прочих приятных дополнений вы здесь не увидите. Впрочем, The Bee и не претендует на место основного почтового клиента в вашей системе. Основная ее задача - обеспечить быстрый и удобный доступ к электронной почте, новостным конференциям и сервисам ICQ в любом подходящем месте, когда это нужно. И с этой задачей The Bee справляется превосходно.[3]



3.1 Общие сведения об электронной почте

Электронная почта позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как большинство известных машин, работающих в разных системах, ее поддерживают. На размер почтового сообщения в сети Internet накладывается следующее ограничение - размер почтового сообщения не должен превышать 64 килобайта. При этом между почтовыми программами на разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали.[4]

Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Вот некоторые её преимущества.

- электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной;

- стоит это дешевле;

- для того чтобы отправить письма нескольким адресатам не нужно его размножать во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;

- если нужно перечитать, исправить полученное или составленное Вами письмо, или использовать выдержки из него, это сделать легче, поскольку текст уже находится в памяти машины;

- электронная почта имеет ту же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии;

- удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать;

- и, наконец, экономия бумаги.[4]

С самого начала развития Internet электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Ситуация не изменилась и с появлением системы Web. Результаты опросов пользователей Internet подтверждают, что свыше 90% из них обмениваются почтовыми сообщениями по Всемирной сети. Более того, статистические исследования, проведенные в США, показали, что 55% пользователей Internet прибегают к услугам электронной почты чаще, чем междугородной телефонной связи, а 33% - чаще, чем местной телефонной связи. В настоящее время к Internet подключено 153,5 млн человек (по данным организации Nua) и практически все они используют электронную почту.[4]

Раньше почтовые программы выполняли лишь одно простое задание - обмен электронными письмами через Internet или корпоративную почтовую систему. Однако с развитием средств коммуникации круг решаемых задач расширился, и почтовые программы стали применяться для управления всеми сообщениями, находящимися в почтовом ящике.[4]

Чем заполнен почтовый ящик современного пользователя Internet? Личные и деловые письма, уведомления о новых версиях программ, сообщения, доставляемые по спискам рассылки. Еще одна отличительная черта современных пользователей электронной почты - наличие нескольких учетных записей у разных провайдеров. Для одновременного использования большого количества учетных записей нужны специальные средства. Последние версии почтовых программ могут решить все эти задачи. В результате современные почтовые программы превратились из простого средства коммуникации в приложения для повышения производительности труда, которые помогают и на работе, и дома.[4]

3.2 Основная работа с электронной почтой

Электронная почта (E-mail - сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми. Электронную почту можно использовать для различных целей.

- Отправка и получение сообщений. Сообщение электронной почты можно отправить любому человеку, если у него есть адрес электронной почты. Сообщение доставляется в электронный почтовый ящик получателя за несколько секунд или минут независимо от того, живет ли он поблизости или на другом конце света. Можно получать сообщения от всех, кому известен ваш адрес электронной почты, а после прочтения писем писать ответы.

- Отправка и получение файлов. Помимо обычных текстовых сообщений с электронной почтой можно отправлять почти все типы файлов, включая документы, изображения и музыку. Файл, отправляемый с сообщением электронной почты, называется вложением.

- Отправка сообщений группам людей. Сообщение электронной почты можно послать сразу многим людям. Получатели могут ответить всей группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.

- Пересылка сообщений. Полученное сообщение электронной почты можно переслать другим получателям, не вводя текст заново.[5]

Электронная почта оказывается удобнее телефонной связи и обычной переписки. Можно послать сообщение в любое время дня и ночи. Если в момент отправки сообщения получатели не сидят у компьютеров и не находятся в сети (не подключены к Интернету), они найдут сообщения позднее, когда будут проверять свою почту. Если они подключены к Интернету, ответ от них можно получить через несколько минут.

Отправка электронной почты к тому же бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Приходится платить только за подключение к сети Интернет и, иногда, за используемую программу электронной почты.[5]

Для работы с электронной почтой нужно три вещи.

1 Подключение к Интернету. Для подключения компьютера к Интернету необходимо сначала подписаться на услуги поставщика услуг Интернета. Поставщик услуг Интернета обеспечивает доступ в сеть обычно за месячную плату. Также потребуется устройство, называемое модем.

2 Программа электронной почты или веб-службы электронной почты. Можно загрузить или приобрести программу электронной почты корпорации Майкрософт или другого поставщика. Программы электронной почты часто обладают более широкими возможностями и обеспечивают более высокую скорость поиска, чем веб-службы электронной почты. Перед настройкой программы электронной почты понадобится получить определенные данные от поставщика услуг Интернета. Обычно это адрес электронной почты, пароль, имена серверов входящей и исходящей почты, а также некоторые другие сведения.

Если не хочется ни загружать, ни покупать программу электронной почты, можно подписаться на услуги почтовой службы с веб-интерфейсом, такой как Gmail, Windows Live Hotmail или Yahoo! Mail. Эти службы позволяют проверять электронную почту с помощью веб-браузера с любого компьютера, подключенного к Интернету, - даже если компьютер принадлежит другому пользователю или установлен в публичном месте, например в библиотеке.

3 Адрес электронной почты. Адрес электронной почты можно получить от поставщика услуг Интернета или при регистрации в почтовой службе с веб-интерфейсом. Адрес электронной почты состоит из имени пользователя (настоящее имя необязательно, можно использовать псевдоним), знака «@» и имени поставщика услуги, например someone@example.com.[5]

В качестве примера рассмотрим процесс создания и отправки сообщений электронной почты

На рисунке показано, как заполнять окно сообщения в большинстве программ электронной почты. Эти шаги могут изменяться в зависимости от используемой программы электронной почты или почтовой службы с веб-интерфейсом.[5]

Рис. 3.2.1 Пример сообщения электронной почты

1. В поле Кому необходимо ввести адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Если получателей несколько, разделяйте адреса точкой с запятой (;).

В поле Копия можно ввести адреса дополнительных получателей, которым следует знать о сообщении, но не нужно реагировать на него. Они получат то же самое сообщение, что и получатели, указанные в поле Кому. Поле адресов дополнительных получателей можно оставить пустым. Некоторые программы электронной почты также предлагают заполнить поле Скрытая копия, которое позволяет отправить сообщение получателям, одновременно скрывая определенные имена и адреса электронной почты от других получателей.

2. В поле Тема нужно ввести тему сообщения.

3. В большой пустой области введите текст сообщения.

Чтобы вложить файл в сообщение, нужно нажать кнопку Вложить файл кнопки «Добавить файл» на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Найдите требуемый файл, выделите его и нажмите Открыть. Имя файла появится в поле Присоединить в заголовке сообщения.

Рис. 3.2.2 Файл, вложенный в сообщение электронной почты

Создание сообщения закончено! Чтобы отправить сообщение, необходимо нажать кнопку Отправить. Письмо отправится через Интернет получателям.[5]

Примечание

Чтобы изменить начертание, шрифт, размер или цвет текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений.[5]

Рассмотрим порядок чтения сообщений электронной почты

Большинство программ электронной почты и почтовых служб с веб-интерфейсом используют папку «Входящие», в которой можно прочитать полученные сообщения. Чтобы получить новые сообщения, может понадобиться нажать кнопку Отправить/получить или аналогичную. Чтобы увидеть список полученных писем, щелкните пункт Входящие в списке Папки своей почтовой программы. Сообщения электронной почты должны появиться в виде списка сообщений. Список обычно содержит следующие данные: отправитель сообщения, тема сообщения и время его получения.

Нужно щелкнуть в списке сообщение, которое нужно прочитать. Содержание сообщения может появляться под списком сообщений в области просмотра. В этом случае дважды щелкните сообщение в списке, чтобы прочитать его в отдельном окне.

Рис. 3.2.3 Щелкните папку «Входящие» для просмотра сообщений электронной почты

Чтобы ответить на сообщение, необходимо нажать кнопку Ответить.[5] электронный почта документационный управление

Правила этикета при работе с электронной почтой

Подобно телефонным разговорам и личным встречам, переписка по электронной почте подразумевает определенные правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или сэтикетом (комбинация слов «сеть» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.

- Будьте осторожны с шутками и эмоциональными проявлениями. Сообщения электронной почты неточно передают эмоции, так что получатель может не понять тона послания. Саркастический юмор довольно рискован, потому что получатель может интерпретировать слова буквально и обидеться. Для передачи эмоций можно использовать смайлики.

- Подумайте перед отправкой. Писать и отправлять сообщения электронной почты можно быстро и легко, иногда даже слишком легко. Позаботьтесь о том, чтобы предварительно обдумать сообщение, старайтесь не писать, когда рассержены.

- Тему сообщения делайте краткой и ясной. Выразите в теме содержание письма в нескольких словах. Люди, получающие много электронных писем, могут использовать тему при выборе письма для прочтения.

- Пишите кратко. Хотя сообщение электронной почты может быть сколь угодно длинным, электронная почта разработана для обмена короткими сообщениями. Многие люди не имеют времени или терпения прочитать более нескольких абзацев.

- Не пишите все письмо ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Многие люди считают фразы, написанные заглавными буквами, кричащими, назойливыми и оскорбительными.

- Будьте осторожны с важной и конфиденциальной информацией. Любой получатель может переслать полученное письмо другим людям, намеренно или случайно.[5]

Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа поддерживает их применение.[5]

Иногда появляются нежелательные сообщения. Особенности работы с ними следующие:

Поскольку по электронной почте может приходить непрошенная реклама, афиши и каталоги, вероятно, придется столкнуться с получением нежелательных сообщений (иначе - спама). Нежелательные сообщения могут содержать рекламу, предложения мошеннических сделок, порнографию или не противоречащие закону предложения. Рассылка нежелательных сообщений обходится рекламным службам очень дешево, поэтому люди часто сталкиваются с получением большого количества спама.[5]

Многие программы электронной почты и почтовые службы с веб-интерфейсом содержат фильтры нежелательной почты, также называемые фильтрами спама. Они анализируют содержание присланных сообщений и перемещают подозрительные сообщения в папку нежелательной почты, позволяя просмотреть их или удалить в любой момент времени. Если нежелательное сообщение все же проходит в папку «Входящие», минуя фильтр, можно указать, чтобы в будущем все сообщения от данного отправителя автоматически помещались в папку для нежелательных сообщений.[5]

Чтобы избежать получения нежелательных сообщений, выполните следующие действия.

- Будьте осмотрительны, давая свой адрес электронной почты. Избегайте публикации своего электронного адреса в группах новостей, на веб-сайтах и других общедоступных ресурсах Интернета.

- Прежде чем ввести адрес электронной почты на веб-сайте, проверьте заявление о конфиденциальности для этого сайта, чтобы быть уверенным в наличии запрета на раскрытие адреса электронной почты другим компаниям.

- Никогда не отвечайте на нежелательные сообщения. Отправитель убедится в правильности адреса электронной почты и может продать его другим компаниям. И тогда поток нежелательных сообщений, вероятно, увеличится.[5]



4. Электронная почта в документационном обеспечении управления

В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т. д.). Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, то есть к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств. Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе. Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:

- высокая скорость пересылки информации;

- низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;

- удобство составления, в том числе возможность многократно использовать заранее составленные электронные шаблоны;

- возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации. [6]

Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение, как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.[6]

Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.). [6]

ЭП используется организациями для пересылки различных категорий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочного характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгалтерская документация.[6]

При этом в организациях, где это происходит, для этого чаще всего используются защищенные сети (например, Mail.gov.by в госорганах или система "Клиент-Банк"). Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными организациями и их филиалами, а также структурными подразделениями организаций.[6]

Следует отметить, что в государственных органах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by. Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной переписки посредством ЭП ведется между организациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а так же территориально удаленными структурными подразделениями организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами.

Ряд государственных органов и организаций отметили, что используют две системы ЭП: одну - для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую -- для ведения электронной переписки в рамках сети подчиненных (подведомственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП). Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работникам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к этому во многих организациях, несмотря на внутреннюю регламентацию, продуманный комплекс ограничений на использование работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос регламентируется устными указаниями руководства. Там, где подобные ограничения существуют и закрепляются документально, чаще всего они связаны с техническими особенностями (например, устанавливается предельный объем и количество пересылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых файлов), с вопросами информационной безопасности (например, ограничиваются допускаемые к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допускается использование только для ведения переписки в рамках выполнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки.

Электронная переписка с внешними корреспондентами в организациях ведется как централизованно с использованием официального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и децентрализовано, когда каждое структурное подразделение инициирует и ведет электронную переписку самостоятельно с использованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразделения ведет его руководитель или уполномоченный работник). Работники, имеющие персональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести электронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ведения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешанный (централизованный и децентрализованный) подход к ведению электронной переписки в зависимости от ее содержания. [6]

При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же правила, что и при оформлении бумажных писем. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими электронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. Иногда сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13% случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Значительное большинство (около 80%) использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой планируется в виде официальных бумажных документов. В половине случаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключительно для распечаток электронной переписки. В ряде случает фушшровка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только около 15% осуществляет хранение и группировку документов, поступивших по ЭП, в электронном виде. [6]

В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бумажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники многих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего продолжают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и сведения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех организациях, где внедрены и активно используются автоматизированные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с применением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки. [6]

При использовании ЭП в качестве инструмента согласования проектов документов в большинстве случаев она используется для неофициального (предварительного) согласования или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государственного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутренние документы в ее пределах.[6]



Выводы

Исследовав проблему курсовой работы могу сделать следующие выводы:

1. Появление электронной почты было вызвано развитием взаимодействия пользователей

2. Появилась распределённая глобальная система имён DNS и одновременно с этим происходило переосмысление понятия «на машине»

3. За каждым зарегистрированным конкретным лицом или организацией в роли электронного почтового адреса выступает специальная запись на почтовом сервере и этот адрес должен быть уникален в пределах одного домена

4. Электронный почтовый ящик представляет собой почтовый ящик в вашем подъезде, в него приходит вся корреспонденция, предназначенная для вас, а почтовый сервер можно представить как почтовое отделение.

5. Почтовые программы предназначены для получения, отправки, хранения и написания писем электронной почты

6. Благодаря электронной почте мы можем пересылать письма практически с любой машины на любую

7. Электронная почта является одним из самых популярный приложений сети Internet, ею пользуются около 153,5 млн человек

8. На сегодняшний день круг задач электронной почты значительно расширился и теперь её можно использовать не только для написания и отправки писем, но и для их хранения, сортировки, фильтрации и т.д.

9. Для работы с электронной почтой необходимо всего три вещи: подключение к Интернету, программа электронной почты или веб-службы электронной почты и адрес электронной почты

10. На сегодняшний день все больше в организациях используют электронный документооборот, и значительную роль в этом играет электронная почта

Учитывая все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что электронная почта играет важную роль в современном мире и служит не только для личных целей, но и вносит существенный вклад в организованную и слаженную работу предприятия.



Приложения

к курсовой работе

по учебной дисциплине «Специальные системы документирования»

На тему: Электронная почта, методика работы с нею

Рисунки



Приложение А

Рисунок 3.1.1 Окно почтовой программы Microsoft Outlook



Приложение Б

Рисунок 3.1.2. Окно почтовой программы The Bat!



Приложение В

Рисунок 3.1.3. Окно почтовой программы Mozilla Thunderbird



Приложение Г

Рисунок 3.1.4. Окно почтовой программы Opera Mail



Приложение Д

Рисунок 3.1.5. Окно почтовой программы Почта Windows



Приложение Е

Рисунок 3.1.6. Окно почтовой программы IBM Notes



Приложение Ж

Рисунок 3.1.7. Окно почтовой программы The Bee

Размещено на Allbest.ru

...