Система управления базами данных Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого

Кафедра ИТиС

Отчет по лабораторной работе №4

«Система управления базами данных Access»

Преподаватель:

Архипова С.В.

Студент гр. 5411

Васильев И.В.

Великий Новгород

2015

Цель работы - получение практических навыков работы с системой управления базами данных Access, ориентированной на функционирование в среде Windows.

Ход работы

Основные теоретические положения

база данные access

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения баз данных многими пользователями. Назначение любой СУБД - создание, ведение и обработка баз данных. СУБД предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Классификация баз данных

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Структурные элементы базы данных

Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

* имя, например, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

* тип, например, символьный, числовой, календарный;

* длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;

* точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Запись - совокупность логически связанных полей.

Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры. В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК) и вторичными (ВК).

Первичный ключ (ПК) - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом.

Вторичный ключ (ВК) - одно или несколько полей, которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков. Значение вторичного ключа может повторяться в нескольких записях файла. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному - несколько.

Типы связей

Все информационные объекты предметной области связаны между собой.

Соответствия, отношения, возникающие между объектами предметной области называются связями. Различают связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначений:

* один к одному (1:1);

* один ко многим (1:М);

* многие ко многим (М:М).

Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного обьекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров обьекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.

СУБД Microsoft Acces

Microsoft Access представляет собой реляционную базу данных. Информация в базе данных Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка - записи данных. Запись данных состоит из нескольких полей. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации.

Существуют различные типы данных. Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа.

Вот некоторые примеры типов данных.

* Текстовые поля (TEXT): могут содержать отдельные слова (например,имена), сочетания слов и чисел (например, почтовый адрес), или числа, которые не используются для математических расчетов (например, номера телефонов), а также специальные знаки (например “/” или “-“).

* Числовые поля (NUMBER):содержат числа, используемые для различных расчетов (например, цены продуктов).

* Поля даты и времени (DATE/TIME): содержат дату т/ или время.

* Поля денежных сумм (CURRENCY): содержат числовые величины в формате денежных сумм с обозначением денежных единиц - р. (рубль), $ (доллар) и т.п.

* Логические поля (YES/NO): содержат логические данные со значениями ДА/НЕТ (YES/NO) или ИСТИНА/ЛОЖЬ (TRUE/FALSE).

* Поля текстовых примечаний (МЕМО): содержат большие участки текста (до 32 000 знаков).

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb.

Ответы на контрольные вопросы

1) Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения баз данных многими пользователями. Назначение любой СУБД - создание, ведение и обработка баз данных.

2) Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

3) База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Объектом называется элемент предметной области, информацию о котором мы сохраняем.

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

4) Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

* имя например: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

* тип например: символьный, числовой, календарный;

* длина например: 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;

* точность для числовых данных: например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Запись - совокупность логически связанных полей.

Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры. В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК) и вторичными (ВК).

Первичный ключ (ПК) - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом.

Вторичный ключ (ВК) - одно или несколько полей, которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков. Значение вторичного ключа может повторяться в нескольких записях файла. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному - несколько.

5) Все информационные объекты предметной области связаны между собой.

Соответствия, отношения, возникающие между объектами предметной области называются связями.

6) Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

При связи один ко многим (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.

7) Текстовые поля (TEXT): могут содержать отдельные слова (имена), сочетания слов и чисел (почтовый адрес), или числа, которые не используются для математических расчетов (номера телефонов), а также специальные знаки (“/” или “-“).

Числовые поля (NUMBER):содержат числа, используемые для различных расчетов (цены продуктов).

Поля даты и времени (DATE/TIME): содержат дату / или время.

Поля денежных сумм (CURRENCY): содержат числовые

19:32:32

величины в формате денежных сумм с обозначением денежных единиц - р. (рубль), $ (доллар) и т.п.

Логические поля (YES/NO): содержат логические данные со значениями ДА/НЕТ (YES/NO) или ИСТИНА/ЛОЖЬ (TRUE/FALSE).

Поля текстовых примечаний (МЕМО): содержат большие участки текста (до 32 000 знаков).

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb.

При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных.

8) С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

9) Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы Access. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.

10) Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов..

11) С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение, изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся: Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

12) Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаше всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

13) Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов

Вывод

Реляционная СУБД Microsoft Office Access существенно упрощает работу с базами данных.

Она позволяет хранить, обрабатывать и просматривать информацию в различных форматах.

Размещено на Allbest.ru