Інформаційна база і організація економічного аналізу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Інформаційна база і організація економічного аналізу

1. Система економічної інформації

автоматизація комп'ютерний архітектура

Термін "інформація" (лат.) означає "пояснення", "викладення", "повідомлення". Початок вживання цього терміну припадає на кінець XIX ст., але спочатку це поняття використовувалось лише щодо засобів зв'язку. Розвиток науки та техніки привів до переосмислення змісту цього терміну з виокремленням особистих та специфічних видів інформації відносно до сфери застосування.

Ще у середині XX ст. основоположник кібернетики Норберт Вінер звернув увагу на те, що інформація, на відміну, наприклад, від сировини і енергії, володіє унікальною властивістю: величина інформації під час використання не тільки не зменшується, навпаки, її якість і значущість підвищуються.

Ще однією властивістю інформації є суб'єктний характер її обігу. Обмін інформацією вимагає зусиль як суб'єкта, який передає інформацію, так і суб'єкта, що сприймає її. Саме тому ефективність використання інформації безпосередньо залежить від характеристик осіб, що формують і сприяють обміну інформацією.

Інформація в сучасній економіці затребувана і як ресурс, і як товар, що задовольняє інформаційні потреби. На всіх стадіях обігу інформації як економічного блага виявляються її унікальні властивості, які сприяють вдосконаленню організації бізнесу.

Економічна інформація є одним з найважливіших різновидів інформації взагалі. Сьогодні зміст поняття "економічна інформація" трактується двояко:

1) відомості, дані, значення економічних показників, що є об'єктом зберігання, обробки, передачі і використання в процесі аналізу та вироблення економічних рішень в управлінні;

2) один з видів ресурсів, що використовується в економічних процесах, отримання якого вимагає витрат часу й інших видів ресурсів, у зв'язку з чим ці витрати варто включати у витрати виробництва.

Економічній інформації притаманні певні особливості:

- специфічність форми надання і відображення у вигляді первинних і зведених документів;

- об'ємність: вдосконалення управління супроводжується збільшенням супутніх потоків інформації;

- циклічність: для більшості виробничих процесів характерна повторюваність стадій обробки інформації;

- відображення результатів виробничо-господарської діяльності за допомогою системи натуральних і вартісних показників;

- специфічність за способом обробки: у процесі обробки переважно застосовуються арифметичні і логічні операції.

Сукупність економічної інформації класифікується за різними напрямами. Основними критеріями класифікації є:

1) по фазах і процесах господарської діяльності - інформація про виробництво, розподіл, обмін, споживання;

2) по елементах (чинниках) відтворення - інформація про населення і трудові ресурси, природні ресурси, продукцію і послуги, грошові кошти, тощо;

3) по структурних одиницях - галузям національної економіки, регіонам, підприємствам і організаціям;

4) по приналежності до тієї або іншій функції управління виділяють: планову, організаційну, облікову, аналітичну, контрольну та інші види інформації;

5) по характеру дії на споживачів розрізняють економічну інформацію щодо повідомлення і управління: перша містить відомості, які використовуються для обґрунтування управлінських рішень, друга - результати ухвалення рішень, які доводяться до виконавців і підлягають реалізації;

6) направлена і ненаправлена економічна інформація розрізняється залежно від способу її доведення до користувачів. У першому випадку економічна інформація доводиться до одного або декількох конкретних адресатів, як правило, у формах уніфікованих документів і регламентованому часовому режимі. У другому випадку економічна інформація має універсальний характер і припускає, як правило, активний її пошук з боку споживачів у момент виникнення інформаційної потреби.

Інформація - це головний елемент будь-якої з функцій управління. Процес управління взагалі та кожна його підсистема зокрема, в тому числі і підсистема економічного аналізу, являє собою інформаційну, тобто комунікативну, систему зі збору, передачі, обробки та зберігання інформації про об'єкт управління. Інформація, яка надходить від окремих підсистем у систему управління, переробляється, і тут виробляються керуючі сигнали для окремих елементів. Обґрунтованість і своєчасність управлінських рішень значною мірою залежить від здатності та можливості управлінського персоналу суб'єкта господарювання в потрібний момент зібрати, проаналізувати та інтерпретувати інформацію. Прийняття управлінських рішень базується саме на постійному перетворені інформації, а сам процес управління має інформаційний характер.

Украй важливим у вивченні інформації є розкриття трьох основних її аспектів:

- синтаксичний - характеризує структуру і форму надання інформації в рамках кількісної теорії інформації. Проте для вивчення інформації в економічній системі найбільш значущими є семантичний і прагматичний аспекти;

- семантичний - інформація повинна володіти певним сенсом;

- прагматичний - здатність інформації впливати на процеси управління, тобто цінність, корисність.

У цілому інформацію слід розглядати як засіб зниження невизначеності, який сприяє досягненню конкретної мети того або іншого суб'єкта (у даному випадку в економічній сфері). Не всякі дані про досліджуваний об'єкт є інформацією, а лише ті, які допомагають усунути невизначеність щодо об'єкта дослідження. Тобто дані можуть зберігатися, оброблятися, передаватися тощо, на них можуть бути витрачені трудові, часові і фінансові ресурси, але ці дані не є інформацією, тому що вони не знижують рівень невизначеності знань про об'єкт дослідження і не використовуються в процесі аналізу. Відомості, що входять в систему економічної інформації, з погляду суб'єктів, які їх сприймають, містять інформацію лише в тій мірі, в якій вони нові і корисні для вирішення сформованих завдань.

2. Комп`ютерні технології аналітичних робіт

Аналітичний процес із використанням комп'ютерної техніки можна зобразити в такій послідовності: постановка задачі а її формалізований опис; накопичення інформації; обробка інформації; аналіз; використання результатної інформації.

1. Постановка задачі та її формалізований опис - це етап, на якому визначають сутність аналітичної задачі, вимоги до регламенту розв'язування, до вихідних даних і конкретних висновків. Формалізований опис задач аналізу базується на єдиних принципах побудови умовних позначень показників. Він полегшує наступну методізацію і програмування; чітко визначає дійсну потребу у вихідних даних для аналізу; усуває дублювання аналітичних задач, полегшує групування їх у блоки для одночасної обробки. Постановка задачі і її формалізований опис дають змогу визначитися з вибором інформаційної бази аналізу, є об'єктом економіко-математичного моделювання.

Технологічні засоби автоматизації аналітичних робіт поділяються на:

1. Інструментальні, в т. ч. функціональні, забезпечувальні та допоміжні.

- функціональні засоби розв'язання аналітичних задач поділяються на:

а) засоби введення аналітичної інформації, які передбачають контроль і коригування первинної та вторинної інформації;

б) інформаційно-пошукові засоби забезпечують документами, які містять необхідну інформацію, сприяють формуванню запитів до баз даних і відображенню итогів їх виконання. Кожна подія (явище) спочатку фіксується у відповідних документах, а потім 100є о'єктом зберігання чи пошуку в інформаційно-пошукових системах (ІПС).

в) засоби підтримки прийняття рішень уможливлюють встановлення залежності між різними факторами та отримання нових знань, забезпечують гнучкий доступ до бази моделей, їх поновлення та модифікацію.

- забезпечувальні і допоміжні засоби сприяють підготовці додаткової інформації, створенню комфортних разумов для роботи аналітиків.

2. Комунікаційні засоби впливають на ефективність використання інструментальних засобів. Оскільки економічний аналіз базується на збиранні, систематизації та обробці даних, що надходять з різних інформаційних джерел, виникає необхідність у використанні мереж даних (локальних, регіональних, глобальних) для отримання й відправки інформації. Комунікаційні засоби забезпечують користувачу доступ до индивидуальної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем; баз даних інших локальних користувачів; інтегрованої бази даних підприємства; альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даного підприємства і таков, що існують незалежно від нього.

Технологія обробки аналітичної інформації.

Важливим для роботи аналітиків є принцип побудови інформаційної системи підприємства: з ручною, механізованою чи автоматизованою обробкою інформації.

Рівень автоматизації обробки інформації на підприємстві може бути дуже різним: усі розрахунки виконуються вручну; автоматизовано окремі види робіт (автономні АРМ спеціалістів); АРМ спеціалістів відділів о'бєднано в локальні обчислювальні мережі (ЛОМ); існує автоматизована система управління підприємством (АСУП), яка о'бєднує всі локальні мережі АРМ спеціалістів і утворює єдиний інформаційний простір; наявна корпоративна інформаційна система, яка о'бєднує в єдиний інформаційний простір інформаційну систему головного підприємства та його філій, дочірніх підприємств, розміщених у різних регіонах країни та за кордоном.

Комп'ютери в мережі можна використовувати двома методами: або як файл-сервери, що надають для колективного користування абонентам мережі свій вінчестер, на якому розміщено базу даних, або як робочі станції, що не передбачають доступу до своїх даних інших абонентів.

Для обробки даних у мережі використовують дві технології: клієнт-сервер і файл-сервер. Вони передбачають розміщення на сервері розподіленої бази, доступ до даних якої здійснюється з клієнтських машин. При файл-серверній технології на сервері розміщують програмне забезпечення для підтримки роботи мережі та файли бази даних. На робочих станціях (компьютер'ютерах користувачів) зберігається все прикладне програмне забезпечення. Технологія клієнт-сервер передбачає розміщення прикладного програмного забезпечення на робочій станції та окремих його компонентів на сервері.

Існує два типи систем, які використовують архітектуру клієнт-сервер:

1. Багато клієнтів/один сервер, если вся база даних зберігається на одному сервері, управління нею централізоване, а управління доступом до даних клієнтів обмежується управлінням процесами блокування та управління буферами клієнтів.

2. Багато клієнтів/багато серверів, если база даних розміщується на кількох серверах, і для виконання запитів користувачів необхідна взаємодія серверів. Кожна машинка користувача має свій сервер, і на нього направляються запити користувача. Взаємодія серверів під час виконання запиту є прозорою.

Архітектура клієнт-сервер є найпопулярнішою, і більшість сучасних систем управління базами даних орієнтовано саме на цю технологію.

Найбільш ефективною організаційною формою використання компьютер'ютерних технологій є створення на їх базі автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, аналітиків та інших спеціалістів. АРМ аналітика - це фаховоорієнтована мала обчислювальна система, призначена для автоматизації роботи з аналізу господарської діяльності підприємства.

Автоматизоване розв'язування аналітичних задач здійснюється на базі комплексу програмних засобів. Базовими програмними засобами для створення АРМ аналітика є табличні процесори, текстові процесори й текстові редактори, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення баз даних, пошуку інформації для підготовки різних документів. Найпоширенішим програмним продуктом є електронні таблиці Excel операційної системи Windows.

Формування баз даних для аналітичних розрахунків - дуже складний процес. Раціональне групування й обробку первинної інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програмі100. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої бази даних має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким методом треба одержати.

Збирання, реєстрація зовнішньої інформації та формування бази даних відбуваються за таковыми напрямками:

- збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі;

- збирання даних (текстових або структурованих) на машинних носіях, які розповсюджуються спеціальними інформаційними службами;

- використання компьютер'ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення (СВІТ, RELCOM Ukraine, Internet) для автоматизованого формування в базі даних підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інформації, итогів аналітичних досліджень.

Сформована на різних рівнях внутрішня інформація накопичується в центральній (інтегрованій) базі даних на файл-сервері або зберігається в базах даних відповідних АРМ спеціалістів. Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть формувати внутрішню інформацію на 3-х рівнях:

1-й рівень - формуються фактичні дані про хід виробництва (АРМ у цехах і дільницях), про наявність і рух продуктів, матеріально-технічних ресурсів на складах (АРМ комірника);

2-й рівень - формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту продуктів (АРМ у плановому відділі); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ у відділі матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та свойства продуктів (АРМ відділу головного механіка, головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу продуктів і розрахунки за их, облік витрат на виробництво і собівартість продуктів);

3-й рівень - формується директивна інформація, яка відображає поточні й перспективні плани розвитку підприємства (АРМ директора, інших керівників).

Ще донедавна більшість вітчизняних підприємств процес удосконалення управління виробництвом здійснювала незалежно від автоматизованих систем, автоматизувались функції тільки окремих структурних підрозділів. Тепер основна увага приділяється створенню наскрізних компьютер'ютерних систем, які забезпечують комплексність та інтегрованість функцій управління, орієнтуються на оперативне формування варіантів рішень для керівництва.

Сьогодні основну увагу слід спрямувати на розвиток інформаційних систем на підприємстві і створення корпоративних інформаційних мереж, які о'єднають усі наявні компьютер'ютери підприємства, різноманітне програмне забезпечення і бази даних в єдину систему. Ця система уможливить швидке знаходження необхідної інформації, де б вона в даний момент не зберігалася.

Нові технології відповідно потребують і нових організаційних структур. Потрібна гармонізація компьютер'ютерних технологій і технологій організації бізнесу. Корпоративні інформаційні системи (КІС) для великого підприємства є могутнім сучасним інструментом, який дає змогу розв'язувати такі складні завдання, як управління собівартістю продукції, створення інтегрованої системи наскрізного моделювання тощо. Функціонування корпоративної інформаційної системи дає змогу аналітичним працівникам оперативно та в повному обсязі використовувати інформацію про хід виробничого процесу, про матеріальні, фінансові, енергетичні потоки й витрати, про запаси сировини й матеріалів; користуватися в режимі настоящего часу всією накопиченою інформацією в єдиному інформаційному просторі підприємства.

На практиці застосовують два підходи до розробки єдиної інформаційної корпоративної системи великого підприємства: купівля і запровадження готової інформаційної системи, розробленої відомою фірмою; проектування та впровадження єдиної наскрізної інтегрованої системи власними силами. Розробки зарубіжних спеціалізованих фірм відповідають сучасним вимогам, але їхня вартість для великих підприємств нередко становить 10-ки мільйонів доларів. Крім того, вони потребують тривалого часу впровадження (від 3 до 5 років) та жорсткої перебудови планів під вимоги системи. Власні розробки корпоративних інформаційних систем є значно дешевшими, але передбачають обов'язкову наявність висококваліфікованих фахівців.

КІС передбачає компьютер'ютеризацію процесу технологічної підготовки виробництва, за рахунок чого скорочуються цикли проектування та створюється електронна колективна база даних складу виробів, подетальних матеріальних нормативів і маршрутів тощо. Нередко співробітники створюють Web-сторінки, наявність яких на внутрішньому Web-сервері в спеціалі100 компанії дає змогу його відділу проводити оперативні наради в режимі on-line.

Компьютер'ютерна система забезпечує скорочення витрат виробництва за рахунок автоматизації нормування, обліку, контролю й регулювання витрат матеріальних і трудових ресурсів підвищення культури праці, прискорення проходження замовлень, скорочення терміну видачі документів у виробництво.

Також найважливішим елементом КІС є забезпечення доступу до світових компьютер'ютерних систем через Internet, використання удобно необмежених ресурсів і можливостей останнього для поліпшення діяльності великого підприємства, а також як каналу зв'язку для передавання ділових повідомлень партнерам. Internet використовується для одержання електронних версій журнальчиків, науково-технічної інформації, нових версій програмного забезпечення, проведення телеконференцій. Глобальна мережа сприяє поширенню нових технологій у виробництві та інформатизації, дає можливість розміщення реклами своєї продукції, можливість пошуку нових замовників.

У рекламних цілях великі підприємства розробляють відповідні Web-сторінки; через Internet досліджують соперників і аналізують ринок збуту. Internet формує новий рівень корпоративного мислення завдяки системному аналізу інформації про недоліки й переваги споживачів і соперників, більш реальної оцінки попиту на вироблену продукцію.

Найбільш ефективним є використання АРМ в боті аналітиків, але слід ураховувати те, що не всі підприємства обладнано електронно-обчислювальною технікою, засобами комунікації, які утворюють єдину обчислювальну мережу аналітичного забезпечення господарської діяльності підприємства. У такому разі спеціаліст може автоматизувати аналітичні розрахунки за допомогою спеціальних програмних засобів - електронних таблиць. Найпопулярнішим засобом управління електронними таблицями є програма Microsoft Excel, яку розраховано на боту з операційною системою Windows.

Слід зазначити, що для успішної побудови аналітичних таблиць виконання розрахунків, обов'язково потрібно знати основи бухгалтерського обліку, оскільки саме в обліку формується 60% інформації, яка використовується для прийняття управлінських рішень.

Список використаної літератури

1. http://pidruchniki.com/16280414/ekonomika/informatsiyna_baza_ekonomichnogo_analizu

2. http://refereed.ru/ref_4295bc185095dee0c45d60163a06262d.html

Размещено на Allbest.ru