Анализ макросов в Microsoft Word Оffice 2010

Размещено на http://allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ТЕХНИКУМ ИМЕНИ С.П. КОРОЛЕВА

(ГБПОУ МО Техникум имени С.П. Королева)

ПИСЬМЕННАЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: Анализ макросов в Microsoft Word Оffice 2010

Дисциплина: Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин

Выполнил: Лавров Д.В.

Руководитель работы: Ковригова Т.В.

Королев 2016



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.Теоретическая часть

1.1 Макрос

1.2 Способы создания макросов в программе Мicrosoft Word

1.3 Макросы для Microsoft Word

2. Практическая часть

2.1 Анализ макросов

2.2 Создание макросов

2.3 Редактирование макроса

3. Экономическая часть

3.1 Расчет времени мастера по обработке цифровой информации за выполненную работу

3.2 Расчет заработной платы мастера по обработке цифровой информации

4. Охрана труда

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Независимо от используемой операционной системы и программных приложений пользователь часто выполняет одни и те же последовательности команд для многих рутинных задач. Вместо повторения последовательности команд каждый раз, когда необходимо выполнить какую-либо задачу, можно создать макрос, который будет выполнять эту последовательность. Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить несколько команд вручную. Записанные макро рекордером последовательности команд первоначально назывались макрокомандами. Сейчас этот термин сократился до более простого слова - макрос.

Применительно к информатике и программным приложениям под словом макрос всегда подразумевается макрокоманда. Макросы, кроме удобства, имеют и другие преимущества. Поскольку компьютеры больше приспособлены для выполнения повторяющихся задач, чем люди, запись макрорекордером неоднократно выполняемых команд повышает точность и скорость работы. Другим преимуществом использования макросов является то, что при их выполнении обычно нет необходимости в присутствии человека-оператора.

1. Теоретическая часть

1.1 Макрос

Макрос - макропрограмма, последовательный набор команд, которые можно выполнять, нажав одну кнопку или комбинацию клавиш. Их применение существенно экономит время пользователя и избавляет его от необходимости выполнения рутинных операций.

Цель макросов - автоматизировать повторяющиеся действия и расширить функциональные возможности приложения. С помощью макропрограмм создаются крупные модули, включающие в себя дополнительные команды, надстройки и т.д. Пользователи сами имеют возможность создавать макросы, исходя из своих потребностей и характера выполняемых задач. Однажды написанный макрос может быть многократно использован. Технология макросов поддерживается большинством профессиональных программных продуктов, среди которых: AutoCAD, Adobe Photoshop, 3D Studio Max, Microsoft Office и др.

Макрос - набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

Visual Basic for Applications (VBA, Visual Basic для приложений) -- немного упрощённая реализация языка программирования Visual Basic, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office (включая версии для Mac OS), а также во многие другие программные пакеты, такие как AutoCAD, SolidWorks, CorelDRAW, WordPerfect и ESRI ArcGIS. VBA покрывает и расширяет функциональность ранее использовавшихся специализированных макро-языков, таких как WordBasic.

1.2 Способы создания макросов в программе Microsoft Word

MS Office предлагает два способа создания макропрограмм: непосредственно ввод ее текста (процедуры VBA) в редакторе VBA либо применение встроенного средства записи.(Рис.1) Первый вариант рассчитан на опытных пользователей, программистов или интеграторов и позволяет создавать полнофункциональные надстройки, функции и модули. Второй, напротив, необычайно прост и предназначен для новичков, не требует знания принципов программирования и синтаксиса команд VBA.

Рис.1

Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить несколько команд вручную. Записанные макро рекордером последовательности команд первоначально назывались макрокомандами. Сейчас этот термин сократился до более простого слова - макрос. Применительно к информатике и программным приложениям под словом макрос всегда подразумевается макрокоманда. Макросы, кроме удобства, имеют и другие преимущества. Поскольку компьютеры больше приспособлены для выполнения повторяющихся задач, чем люди, запись макрорекордером неоднократно выполняемых команд повышает точность и скорость работы.

Другим преимуществом использования макросов является то, что при их выполнении обычно нет необходимости в присутствии человека-оператора. В случае, если макрос очень длинный или выполняет операции, требующие значительного времени, можно оставить работающий компьютер и делать что-нибудь другое, или переключиться на другое приложение. Макрорекордер (или просто "рекордер") записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой она выполнялась во время записи. Первые макрорекордеры имели серьезный недостаток. Если во время записи длинной последовательности действий была допущена ошибка, то единственной возможностью удалить эту ошибку являлась повторная запись макроса. Кроме того, если надо было внести небольшое изменение в длинный макрос, то также приходилось перезаписывать весь макрос. Перезапись длинного макроса часто приводила к дополнительным ошибкам в новой записи. По этим причинам разработчики программного обеспечения добавили макрорекордерам возможность редактирования макросов, чтобы можно было легко исправлять небольшие ошибки или вносить другие изменения в макрос без его полной перезаписи. Каждый макрос записан в VBA.

1.3 Макросы для Microsoft Word

В MS Word макросы можно использовать для форматирования объектов (таблиц, рисунков и т. д.), указания различных настроек для вывода текущего документа на печать, преобразования документов, созданных в других текстовых редакторах, выполнения различных действий с выделенными данными и прочих операций. Простой пример. Его оценят многие пользователи, хотя бы раз работавшие с текстами в Word.

Часто случайно при наборе или после сканирования и распознавания в тексте появляются лишние пробелы между словами. Даже в малом фрагменте их удаление вручную займет много времени. С помощью диалогового окна поиска и замены это можно выполнить в 6-7 кликов мышью и вводом небольшого текста. Созданный макрос способен заменить все совпадения двух и более стоящих подряд пробелов одним нажатием сочетания клавиш. Автоматическое создание макросов осуществляется, подобно записи на обычный магнитофон, только вместо звука фиксируются нажатия клавиш и действия мыши. Последовательность следующая: включить запись, произвести все операции, которые должен будет выполнять макрос, и остановить запись. Предварительно макропрограмме необходимо дать уникальное имя, описание (необязательно) и указать параметры сохранения - они несколько отличаются в различных приложениях MS Office, но в общем случае их два: сохранение макроса в текущем документе (в других он будет недоступен) либо в собственной библиотеке макросов или шаблоне (станет доступен для всех файлов в этом приложении).

Библиотека макросов может быть перенесена на другой компьютер и подключена к соответствующему приложению MS Office, а макропрограмма, сохраненная в файле, копируется и переносится вместе с ним. Для запуска созданного макроса можно вынести кнопку в панель инструментов, добавить пункт в одно из меню приложения или назначить комбинацию клавиш. При записи автоматически генерируется текст макропрограммы - процедура VBA.

Желающим научиться самостоятельно создавать более мощные и гибкие макросы непосредственно в редакторе будет очень полезно изучить последовательность сгенерированных команд VBA. Для этого нужно нажать сочетание Alt+F8, выбрать из списка соответствующий макрос и нажать кнопку Изменить. Хотя создать макрос очень легко, лучше предварительно продумать действия, которые он должен выполнять, и определиться с местом его сохранения. В ходе записи важно быть аккуратным при всех операциях и не делать ничего лишнего, чтобы макропрограмма не содержала ненужных команд.

Последовательность действий в этом случае следующая:

В MS Word 2010 перейти на вкладку Вид, найти меню Макросы, нажать в нем раскрывающееся меню Макросы, после чего выбрать команду Запись макроса,

В появившемся диалоговом окне Запись макроса вводится имя создаваемой макропрограммы. Оно должно быть уникальным, отражать смысл макроса и не содержать пробелов. Макросу дается имя (например) Лишние Пробелы.

В графе Макрос доступен для выбирается место сохранения - для всех документов либо только для текущего. Выбирается вариант. Далее в графе Описание вкратце указывается, для чего предназначен макрос.

После этого в том же диалоговом окне нажимается одна из кнопок Назначить макрос кнопке или Назначить макрос клавишам. При выборе первого варианта откроется окошко, из которого в MS Word название данного макроса можно перетащить на панель инструментов или на любое меню (сделать его пунктом этого меню), а работая в Word 2010, нажав кнопку Добавить, можно поместить вызов макропрограммы в панель быстрого доступа. Если же вы предпочтительнее запускать макрос сочетанием клавиш, выберается второй вариант, указывается желаемая комбинация и клавиша OK. Создаваемому макросу назначается сочетание клавиш Ctrl+Alt+Пробел.

Запись начата. Теперь вызывается диалог Найти и заменить. Для этого на вкладке Главная в меню Редактирование нажимается кнопку Заменить. Для 2003 версии: Правка -> Заменить…

В окне Найти и заменить в поле Найти пишется: “{2;}”. Эта запись означает - искать 2 или более пробелов подряд. А в графе Заменить на ставится один пробел. После этого на кнопку Больше для указания особых параметров поиска. Указывается Направление - везде и снимаются галочки со всех опций, кроме Подстановочные знаки. Если эта опция не была установлена, то она выбирается. Параметры замены должны быть указаны, затем кнопку Заменить все.

После того как будет выдано сообщение о результатах замены, нужно остановить запись макропрограммы. Для этого нажимается кнопка Остановить запись (значок- квадратик), которая находится в строке состояния.

2. Практическая часть

2.1 Анализ макросов

В Microsoft Office Word 2010 есть макросы «стили», «оглавление», «нумерация страниц».

В макросах «стили» тексту задается: тип шрифта, размер шрифта, положение текста на странице, полужирный, курсив, подчеркнутый, размер межстрочного интервала, цвет.

Количество их может сильно меняться, но есть основные как заголовки, «сильная ссылка» и прочие таких как: «цитата», «обычный», «без интервала», «подзаголовок» и т. п.

В макросе «оглавление» (автособираемое оглавление) собирает оглавление, копируя текст ориентируясь на стили заголовков и устанавливает их положение в документе (на какой странице). Всего их 2.

Рис.2

В макросе «нумерация страниц» - ставит номер страницы. Всего их 12. Сверху страницы - 4. Снизу страницы - 4. На полях страницы - 4.



Рис.3

2.2 Создание макроса

Для создания макроса я запустил средство записи макроса.

Назначил операции, которые нужно автоматизировать

В Microsoft Office, я записал последовательность параметров форматирования. Для этого выделил текст, с которым надо работать. Выбрал команду меню Вид => Макросы =>Начать запись (рис. 4а). На экране появилось диалоговое окно Запись макроса.

Рис. 4

В поле Имя макроса по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменил любым другим.

Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов. Имя не может состоять более чем из 255 символов. Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания "_". В именах не допускается использование точек и пробелов.

В поле "Описание" ввел описание макроса. Кнопка ОК.

Вернулся в документ. Под мышкой будет значок кассеты который означает запись макроса, а также отобразилась панель инструментов «Остановить запись» и «Пауза». Выполнил действия, которые нужно записать в макросе. После того как все действия были записаны, выполнил команду Вид =>Макросы =>Остановить запись.

В итоге создан макрос который выделял весь текст ставил шрифт Times New Roman, размер шрифта 10.

2.3 Редактирование макроса

Чтобы отредактировать сделанный макрос выполнил команду Вид =>Макросы, открылось окно Макрос, выбрал записанный макрос.

Нажал «Изменить». Открылось окно редактирования макроса.



В этом окне можно подкорректировать макрос.

3.Экономическая часть

3.1 Расчет времени мастера по обработке цифровой информации за выполненную работу

№ п\п	Вид выполнения работ	Затраченное время
1	Поиск, сбор информации	2 ч
2	Запись макросов	6 ч
3	Редактирование макросов	3 ч
4	Проверка	1 ч
5	Внедрение в документ	1ч
Всего:	13ч

Для того чтобы рассчитать заработную плату мастера по обработке цифровой информации необходимо знать следующие показатели:

Средняя заработная плата за месяц.(3Пм.)

Среднее количество рабочих дней в месяце.(К_дм.)

Количество в одном рабочем дне.(t₁)

Время затраченное на выполнение работы.(t_p)

Общее рабочее время в месяц.(t_о)

Средняя заработная плата Мастера по обработке информации в городе Королёве 20 тыс. рублей.

Время, затраченное на выполнение работы 13 часов. Количество рабочих дней 21 в декабре.

Количество часов в одном рабочем дне-7.

Расчет общего времени в месяц

t_{о =} К_дм*t1=21*7=147 ч.

3.2 Расчет заработной платы мастера по обработке цифровой информации

Расчет заработной платы.

3Пр=3Пм*tp/to=20000*13/147=1768рублей

Заработная плата мастера по обработке цифровой составляет 1768 рублей.

4. Охрана труда

В настоящее время персональные компьютеры широко используются во всех организациях, в т. ч. в качестве вспомогательного средства обработки информации. макрос оffice цифровой компьютер

Работники, использующие компьютерную технику, на своем опыте оценили ее громадные возможности.

Последствия несоблюдения требований безопасности при работе на компьютере. Одновременно возникла определенная беспечность при ее эксплуатации.

Несоблюдение требований безопасности приводит к тому, что через некоторое время работы за компьютером сотрудник начинает ощущать определенный дискомфорт: у него возникают головные боли и резь в глазах, появляются усталость и раздражительность.

У некоторых людей нарушается сон, ухудшается зрение, начинают болеть руки, шея, поясница и т. д.

Требования к рабочим помещениям, рабочим местам. К наиболее распространенным ошибкам, связанным с обеспечением условий труда работающих на компьютерах относятся:

недостаточные площадь и объем производственного помещения;

несоблюдение требований, предъявляемых к температуре и влажности рабочих помещений;

низкий уровень освещенности в помещениях и на рабочих поверхностях аппаратуры;

повышенный уровень низкочастотных магнитных полей от мониторов;

произвольная расстановка техники и нарушения требований организации рабочих мест;

несоблюдение требований к режимам труда и отдыха;

чрезмерная производственная нагрузка работников; отсутствие навыков по снижению влияния психоэмоционального напряжения.

Требования к режиму труда и отдыха. Вопросы, относящиеся к ответственности за обеспечение охраны труда при работе за компьютером, регулируются Федеральным законом от 17.07.99 № 181-ФЗ “Об основах охраны труда в Российской Федерации (далее - Закон об охране труда) и Санитарными правилами и нормами СанПиН 2.2.2.542-96 “Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы” (далее - СанПин 2.2.2.542-96).

Заключение

Независимо от используемой операционной системы и программных приложений пользователь часто выполняет одни и те же последовательности команд для многих рутинных задач. Вместо повторения последовательности команд каждый раз, когда необходимо выполнить какую-либо задачу, можно создать макрос, который будет выполнять эту последовательность. Макросы позволяют вводить одиночную команду, выполняющую ту же задачу, для реализации которой было бы необходимо вводить несколько команд вручную.

В процессе выполнения дипломной работы было выявлено, что не все стандартные макросы возможно включить в собственный, их надо писать самому на языке VBA.

В MS Word макросы можно использовать для форматирования объектов (таблиц, рисунков и т. д.), указания различных настроек для вывода текущего документа на печать, преобразования документов, созданных в других текстовых редакторах, выполнения различных действий с выделенными данными и прочих операций.

Список литературы

1. Макрос программа редактирование макро рекордер VBA - Википедия Режим доступа

[http://ru.wikipedia.org/wiki/VBA]

2. Что такое макрос? Режим доступа

[http://www.codenet.ru/progr/vbasic/bit/Macros. php]

3. Макрос и макрорекордер Режим доступа

[http://www.on-line-teaching.com/vba/]

Размещено на Allbest.ru

...