Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Навчально-науковий гуманітарний інститут

Кафедра історії та документознавства

Курсова робота

Інформаційні системи управління: створення та впровадження

Микитюк Марії Михайлівни

Науковий керівник:

Кандидат історичний наук, доцент

Бем Наталія Вікторівна

Київ 2015



ЗМІСТ

• ВСТУП
• РОЗДІЛ І. ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ЯК СУКУПНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТА ТЕХНІЧНИХ ЗАСОБІВ
• 1.1 Історія та етапи розвитку інформаційних систем
• 1.2 Структура та класифікація інформаційних систем
• РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ
• 2.1 Необхідні умови впровадження систем управління в діяльність підприємства
• 2.2 Особливості використання інформаційних систем в установі
• 2.3 Роль інформаційних систем в управлінні організацією
• ВИСНОВКИ
• СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
• 

ВСТУП

Актуальність роботи полягає в тому, що використання інформації, інформаційних систем і інформаційних технологій в умовах інтенсивного розвитку ринкових стосунків стає одним із найбільш важливих елементів ефективного управління. Підприємства все частіше вдаються до допомоги сучасних інформаційних систем і технологій, аби стежити за зовнішніми і внутрішніми потоками інформації, що збільшуються, використовувати її для аналізу, прогнозування, ухвалення управлінських рішень [4, c. 31].

Інформаційні системи - це сукупність управлінської інформації, суб'єктів управлінської діяльності, інформаційних технологій та зв'язки між ними [16, c. 108].

Інтерес економічних суб'єктів до інформаційних систем постійно зростає, чому сприяє цілий ряд причин і обставин. По-перше, якісні перетворення в індустрії обробки інформації сприяють більш широкому розповсюдженню інформаційних технологій у всіх сферах людської діяльності, що визначає необхідність якісних перетворень в управлінні; по-друге, політико-економічні зміни в нашій країні підштовхують керівників різного рівня шукати шляхи підвищення ефективності функціонування економічних структур в умовах ринкової економіки. Розробка, впровадження та експлуатація інформаційних систем управління будь-яким економічним суб'єктом дає змогу в найкоротші строки підвищити ефективність управління, вивести на зовсім новий якісний рівень планування економічної діяльності.

Тема курсової роботи вже не раз розглядалась численною кількістю дослідників різних галузей діяльності, так як інформаційні системи є фундаментом для прийняття управлінських рішень в організації.

Зокрема велику допомогу надали роботи дослідників І. Жерносека [12] та С. Кулицького [14] , навчальний посібник «Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління» якого став незамінним у роботі.

Мета роботи дослідити сутність поняття «інформаційна система управління», визначити етапи її створення та впровадження на підприємстві.

Завдання курсової роботи:

ѕ описати історію та етапи розвитку інформаційних систем;

ѕ розглянути структуру та класифікацію інформаційних систем;

ѕ з'ясувати необхідні умови впровадження інформаційних систем управління в діяльність підприємства;

ѕ визначити особливості використання інформаційних систем в установі;

ѕ охарактеризувати роль інформаційних систем в управлінні організацією.

Об'єктом дослідження є інформаційні системи управління.

Предметом курсової роботи є використання інформаційних систем в управлінні підприємства.

Методи, що використовувались в роботі: аналіз і синтез -- для виокремлення необхідної інформації з різних джерел та комбінування її у дослідженні; порівняння -- для зіставлення особливостей різних видів інформаційних систем; хронологічний -- для викладення інформації у відповідному часовому порядку; узагальнення -- для створення висновків із даної роботи.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Список використаних джерел становить 31 найменування. Обсяг основного тексту -- 30 сторінок, повний обсяг роботи -- 35 сторінок.



РОЗДІЛ І. ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ЯК СУКУПНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТА ТЕХНІЧНИХ ЗАСОБІВ

автоматизація управління інформаційний

1.1 Історія та етапи розвитку інформаційних систем

Інформацнйна система (англ. Information system) -- це сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

За ДСТУ 2392-94: Інформаційна система -- це комунікаційна система, що забезпечує збирання, пошук, оброблення та пересилання інформації [1].

Таке визначення може бути задовільним тільки при найбільш узагальненій і неформальній точці зору і підлягає подальшому уточненню. Інформаційні системи діють в Україні під назвою «автоматизовані системи».

Інформаційні системи здавна знаходять (в тому чи іншому вигляді) досить широке застосування в життєдіяльності людства. Це пов'язано з тим, що для існування цивілізації необхідний обмін інформацією -- передача знань, як між окремими членами і колективами суспільства, так і між різними поколіннями.

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку наявна потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, необхідної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю.

Інформаційна система може існувати і без застосування комп'ютерної техніки -- це питання економічної необхідності.

В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

ѕ задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

ѕ задачі перетворення опису ситуації (розрахункові задачі, задачі моделювання);

ѕ задачі прийняття рішень (в тому числі і оптимізаційні) [8, c. 55].

Найдавнішими і найпоширенішими інформаційними системами слід вважати бібліотеки. І, дійсно, здавна в бібліотеках збирають книжки (або їх аналоги), зберігають їх, дотримуючись певних правил, створюють каталоги різного призначення для полегшення доступу до книжкового фонду. Видаються спеціальні журнали та довідники, що інформують про нові надходження, ведеться облік видачі.

Найстаріші інформаційні системи повністю базувалися на ручній праці. Пізніше їм на зміну прийшли різні механічні пристрої для обробки даних (наприклад, для сортування, копіювання, асоціативного пошуку тощо). Наступним кроком стало впровадження автоматизованих інформаційних систем, тобто систем, де для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовується електронно-обчислювальні машини зі своїми носіями інформації. В наш час -- епоху інформаційної революції -- розробляється і впроваджується велика кількість найрізноманітніших автоматизованих інформаційних систем з дуже широким спектром використання.

Виділяють п'ять основних етапів розвитку автоматизованих інформаційних систем.

І етап: у 1950-х роках з'являються перші інформаційні системи у вигляді електромеханічних бухгалтерських рахункових машин. Вони виконували обробку рахунків та розраховували зарплати. Завдяки цьому зменшувалися витрати і час на підготовку паперових документів.

ІІ етап: у 1960-і роки значення інформаційних систем збільшується. У періодичній звітності із багатьма параметрами застосовувалася інформація, отримана із цих систем. Тому почали створювати комп'ютерне устаткування із широким колом призначення, яке здатне виконувати безліч функцій, на відміну від інформаційних систем 50-х років. Найвідомішим устаткуванням слав ряд програмно-сумісних електронно-обчислювальних машин, який створила фірма International Business Machines IBM/360.

ІІІ етап: у 1970-х -- на початку 1980-х років інформаційні системи почали використовуватися як засіб управлінського контролю, що допомогло пришвидшити прийняття рішень.

IV етап: у кінці 1980-х років спосіб використання інформаційних систем змінюється. Вони стають джерелом інформації і застосовуються у різних профілях та на всіх рівнях організації. Інформаційні системи швидко і вчасно надавали інформацію, потрібну працівникам, допомагаючи знаходити нові ринки збуту, створювати нові товари та послуги та інше.

V етап: починаючи з 1990-х років і до нашого часу, відбувається переосмислення сфери застосування інформаційних систем. Вони використовуються для глобалізації суспільства. Починають розвиватися цифрові телекомунікаційні системи, які з'єднують інформаційно-обчислювальні ресурси багатьох країн у єдину мережу. У різних сферах суспільної діяльності виникають нові технології, наприклад, дистанційна освіта. Також, швидкими темпами зростає роль Інтернету у житті людини і всього суспільства разом [8, c. 94].

1.2 Структура та класифікація інформаційних систем

Структуру інформаційної системи складає сукупність окремих її частин -- підсистем. Підсистема -- це частина системи, яка виділена за певною ознакою. Тому структура будь-якої інформаційної системи може бути представлена як сукупність підсистем, що забезпечують інформаційне, технічне, математичне, програмне, організаційне і правове забезпечення.

Інформаційне забезпечення -- це сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації, а також методологія побудови баз даних.

Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у своєчасному формуванні та видачі достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.

Для створення інформаційного забезпечення необхідно:

ѕ чітке розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією;

ѕ виявлення руху інформації від моменту виникнення і до її використання на різних рівнях управління, представленої для аналізу у вигляді схем інформаційних потоків;

ѕ вдосконалення системи документообігу;

ѕ наявність і використання системи класифікації і кодування;

ѕ володіння методологією створення концептуальних інформаційно-логічних моделей, що відбивають взаємозв'язок інформації;

ѕ створення масивів інформації на машинних носіях, що вимагає наявності сучасного технічного забезпечення.

Технічне забезпечення -- це комплекс технічних засобів, призначених для роботи інформаційної системи, а також відповідна документація на ці засоби і технологічні процеси.

Комплекс технічних засобів становлять: комп'ютери будь-яких моделей; пристрої збору, накопичення, обробки, передачі й виводу інформації; пристрої передачі даних і ліній зв'язку; оргтехніка й пристрої автоматичного знімання інформації; експлуатаційні матеріали та ін.

Технічна документація стосується попереднього вибору технічних засобів, організації їх експлуатації, технологічного процес обробки даних, технологічного оснащення. Таку документацію можна умовно розділити на три групи:

ѕ загальносистемну, що включає державні та галузеві стандарти з технічного обслуговування;

ѕ спеціалізовану, що містить комплекс методик по всіх етапах розробки технічного забезпечення;

ѕ нормативно-довідкову, використовувану при виконанні розрахунків по технічному забезпеченню.

Математичне та програмне забезпечення -- це сукупність математичних методів, моделей, алгоритмів і програм для реалізації цілей і завдань інформаційної системи, а також нормального функціонування комплексу технічних засобів.

До засобів математичного забезпечення відносяться: засоби моделювання процесів управління; типові завдання управління; методи математичного програмування та статистики; теорії масового обслуговування тощо.

До складу програмного забезпечення входять загальносистемні та спеціальні програмні продукти.

Загальносистемне програмне забезпечення -- це комплекси програм, орієнтованих на користувачів і призначених для вирішення типових задач обробки інформації. Вони служать для розширення функціональних можливостей комп'ютерів, контролю і управління процесом обробки даних.

Спеціальне програмне забезпечення являє собою сукупність програм, розроблених під час створення конкретної інформаційної системи. У його склад входять пакети прикладних програм, що реалізують розроблені моделі різного ступеня адекватності, які відображають функціонування реального об'єкта.

Організаційне забезпечення -- це сукупність методів і засобів, що регламентують взаємодію працівників з технічними засобами і між собою в процесі розробки і експлуатації інформаційної системи.

Організаційне забезпечення реалізує такі функції: аналіз існуючої системи управління організацією, де буде використовуватися інформаційна система, та виявлення завдань, що підлягають автоматизації; підготовку завдань до вирішення на комп'ютері, включаючи технічне завдання на проектування інформаційної системи та техніко-економічне обґрунтування її ефективності; розробку управлінських рішень по складу і структурі організації, методології вирішення завдань, спрямованих на підвищення ефективності системи управління.

Правове забезпечення -- це сукупність правових норм, що визначають створення, юридичний статус і функціонування інформаційних систем, що регламентують порядок одержання, перетворення і використання інформації [13, c. 11].

Головною метою правового забезпечення є зміцнення законності.

До складу правового забезпечення входять закони, укази, постанови державних органів влади, накази, інструкції та інші нормативні документи міністерств, відомств, організацій, місцевих органів влади.

У правовому забезпеченні можна виділити загальну частину, регулюючу функціонування будь-якої інформаційної системи, і локальну частину, регулюючу функціонування конкретної системи.

Різноманітність сфер і форм застосування сучасних інформаційних технологій породжує різноманітність способів їх класифікації.

За масштабністю інформаційні системи поділяються на такі групи:

ѕ одиничні;

ѕ групові;

ѕ корпоративні;

ѕ глобальні.

Одиничні інформаційні системи реалізуються, як правило, на автономному персональному комп'ютері без використання комп'ютерної мережі. Така система може містити декілька простих додатків із спільним інформаційним фондом. Подібні комплекси можуть бути створені за допомогою таких локальних систем управління базами даних як Clipper, FoxPro, Paradox, MS Access тощо. Наприклад, "ІС: Бухгалтерія", АРМ.

Групові інформаційні системи орієнтовані на колективне використання інформації і найчастіше будуються на базі локальної обчислювальної мережі. При розробці таких додатків найчастіше використовуються сервери баз даних (SQL-сервери) для робочих груп. Серед найбільш відомих таких серверів є Oracle, InterBase, Sybase, тощо.

Корпоративні інформаційні системи призначені для великих компаній і можуть підтримувати територіально віддалені вузли і мережі. Як правило, вони мають ієрархічну клієнт-серверну структуру зі спеціалізацією серверів. При розробці таких систем можуть використовуватись ті ж сервери баз даних, що й при розробці групових інформаційних систем. Для корпоративних систем найбільш поширеними є сервери Oracle, DB2, Microsoft SQL Server.

Глобальні інформаційні системи охоплюють територію держави чи континенту. Прикладом такої інформаційної системи є глобальна мережа Інтернет.

За сферою застосування інформаційні системи можна умовно поділити на чотири групи:

ѕ системи обробки трансакцій (операцій з базою даних) -- призначені для ефективного відображення предметної області в будь-який момент часу (OLTP - OnLine Transaction Processing);

ѕ системи підтримки прийняття рішень -- за допомогою комплексу запитів здійснюється аналіз даних в різних аспектах: часових, просторових, і т.п.;

ѕ інформаційно-довідкові системи базуються на гіпертекстових документах і мультимедійних засобах. Найбільший розвиток такі системи отримали в мережі Інтернет;

ѕ офісні інформаційні системи -- призначені для перетворення паперових документів в електронні, автоматизації діловодства і управління документообігом.

За способом організації автоматизовані інформаційні системи можуть бути класифіковані наступним чином: на основі архітектури файл-сервер; на основі архітектури клієнт-сервер; на основі багаторівневої архітектури; на основі Інтранет-технологій.

За рівнем або сферою діяльності:

ѕ державні;

ѕ територіальні (регіональні);

ѕ галузеві;

ѕ підприємств або установ;

ѕ технологічних процесів.

Державні інформаційні системи призначені для вирішення господарських проблем країни на базі використання обчислювальних комплексів та економіко-математичних методів. Наприклад:

1. автоматизована система державної статистики -- основне джерело статистичної інформації;

2. автоматизована система планових розрахунків (Міністерство економіки України);

3. державна інформаційна система фінансових розрахунків (Міністерство фінансів України).

Автоматизована система управління та системи обробки статистичної інформації. Як приклад державної автоматизованої інформаційної системи можна назвати інформаційно-обчислювальну систему статистики України. Відповідно до структури статистичної служби України в ній виділяють три рівні: центральний (державний), обласний і районний.

На центральному рівні здійснюється об'єднання обласних мереж у глобальну мережу статистики України; збирання та аналіз даних, які надходять з обласних управлінь статистики, формуються відповідні інформаційні сховища для зберігання статистичних даних і постачання їх в органи центрального управління.

На обласному рівні здійснюється збір та аналіз даних, які надходять з районних відділів статистики та від інших джерел, їх передача каналами зв'язку на державний рівень, а також в керівні органи регіону.

На районному рівні проводиться збір даних від первинних об'єктів статистичного обліку, їх аналіз і передавання як на обласний рівень, так і місцевим органам влади..

Передача інформації між різними рівнями інформаційно-обчислювальної системи здійснюється за допомогою електронної пошти.

Статистична інформація формується на основі облікових даних підприємств та організацій і відображається у спеціальних формах, затверджених Держкомстатом України. Форма і зміст звітів узгоджуються з розробниками комплексів автоматизованої обробки інформації і пристосовуються до вимог машинної обробки інформації.

Склад функціональних підсистем інформаційних систем статистики формується у відповідності з переліком відповідних галузей статистики: статистика промисловості, статистика праці, статистика населення, статистика сільського господарства та довкілля, статистика цін тощо.

За типом підтримки, яку інформаційні системи забезпечують в організації управління, вони можуть бути поділені на такі групи:

ѕ системи обробки операцій, які реєструють та обробляють дані, одержані внаслідок ділових операцій. Воно може проводитись або способом пакетного оброблення даних, або в масштабі реального часу;

ѕ автоматизовані системи управління технологічними процесами (АСУТП), що приймають рішення з типових питань, таких, як управління виробничим процесом;

ѕ системи співробітництва на підприємстві, які використовують комп'ютерні мережі для забезпечення зв'язку, координації та співробітництва відділів і робочих груп, що беруть участь у процесі;

ѕ інформаційні менеджерські системи - системи забезпечення менеджменту, що продукують заздалегідь визначені звіти, подають відображення даних і результати вжитих заходів на періодичній чи винятковій основі або за запитом;

ѕ системи підтримки прийняття рішень -- інформаційні системи, які використовують моделі прийняття рішень.

Корпоративні системи, системи підтримки прийняття рішень та експертні системи характеризують новий етап автоматизації управління підприємством.

Системи підтримки прийняття рішень (або англ., Decision Support System - DSS) призначені для підтримки прийняття рішень керівників різного рівня при вирішенні неструктурованих і слабо структурованих проблем і використовують нові засоби інформаційних технологій - програмні агенти, сховища і вітрини даних, OLAP- системи тощо.

Ці системи використовують не тільки загальне інформаційне забезпечення, а й загальне математичне забезпечення -- бази моделей [21, c. 59 ] .



РОЗДІЛ ІІ. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ

2.1 Необхідні умови впровадження систем управління в діяльність підприємства

Для сучасного стану діяльності підприємств характерне застосування високоефективних внутрішньо фірмових систем інформації, що ґрунтуються на використанні найновіших інформаційних технологій.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп'ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обґрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов'язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

Для того, щоб успішно впровадити інформаційні системи на наших вітчизняних підприємствах, спочатку підприємству потрібно вирішити такі питання:

1. Вибір фірми-виробника системи. Необхідно відслідкувати інформацію про репутацію фірми-виробника системи, інформаційної системи, стаж перебування фірми на ринку, число продажів. Великий стаж перебування фірми на ринку не гарантує високої якості інформаційної системи. Фірми-новачки (їх частенько організовують фахівці, що перейшли зі «старих» фірм) намагаються прорватися на ринок, використовуючи нові технології й знижуючи ціни. Велике число продажів може свідчити про хороший маркетинг, але зовсім не про якість. Крім того, велика кількість продажів не означає великого числа повноцінних тобто комплексних упроваджень.

2. Наявність упроваджень системи на родинних підприємствах. У фірми можуть бути вдалі і невдалі галузеві рішенні для однієї і тієї ж інформаційної системи. Поява вдалого галузевого рішення, зазвичай, обумовлено спільною плідною роботою фахівців фірми і підприємства відповідної галузі. Можливість ознайомлення з досвідом таких підприємств може мати вирішальне значення при виборі системи для впровадження.

3. Термінологія і якість західної системи. Документація і довідкова підсистема (бажана наявність контекстної підказки) мають бути повними і зрозумілими.

4.Якість локалізації західної системи. Система повинна підтримувати не лише юридичні стандарти і форми вихідних документів, але також і фактичні стандарти, що, наприклад, склалися в нашій країні, методи міжцехової взаємодії. Це, проте, не повинно перешкоджати (у перспективі) впровадженню на підприємствах предметно-замкнутих (процесно-орієнтованих) схем виробництва.

5.Кваліфікація вітчизняної команди, що стоїть за західною системою. Багатьма авторами наголошується, що продавців в Україні набагато більше, ніж грамотних фахівців із впровадження.

6. Ціна системи. Приймаючи рішення про впровадження, слід пам'ятати, що повний цикл (покупка, безпосереднє впровадження, супровід на першому етапі) обійдеться в 2-6 раз дорожче, ніж вартість програмних засобів.

7.Функціональна повнота системи. Слід купувати модулі системи, які будуть потрібні підприємству протягом найближчих 3-5 років, зададуть інноваційний напрям виробництву. Через п'ять років багато що може змінитися, тому не варто витрачати зайвих грошей на ті модулі, які не передбачається впроваджувати в найближчому майбутньому.

8. Гнучкість системи. Система упроваджується на термін близько 10 років. На підприємстві за цей час можуть змінитися виробництво, організаційна структура. Система має бути гнучкою, тобто мінятися разом із виробництвом, причому не за рахунок написання нового коду (хоча і цього не можна виключити), але, головне -- за допомогою налагодження. Чи збережеться за цей час те представництво західної фірми, з яким ви працювали? Адже до західної «материнською» компанії дістатися важко й дорого. Тут збережеться перевага за вітчизняними розробниками програмного забезпечення.

9. Архітектура системи. Всі солідні компанії на даний час пропонують клієнт-серверну тризіркову архітектуру (сервер бази даних - сервер до- датків - клієнт).

10. Апаратна (технічна) платформа. Система повинна бути платформо незалежною.

11. Сумісність економічної інформаційної системи з автоматизованими системами управління технологічними процесами. Налаштування інформаційного обміну між економічною системою управління і системами управління технологічними процесами повинно бути здійснено у найкоротші строки. Найчастіше впроваджуються такі інформаційні системи управління західних розробників на сучасних українських підприємствах: «Вааn IV», «R/3 SAP», «Oracle Applications», «Axapta/Navision», «Frontstep», «IPS Applications», а також російських розробників: «Парус 8», «Галактика», «М-3», компанії «Бізнес-консоль», «1С: Підприємство 8 - Управління виробничим підприємством»[7] .

Впровадження корпоративної інформаційної системи, розробленої самостійно або придбаної у постачальника, часто супроводжується зміною існуючих на підприємстві процесів бізнесу. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів і логіку впроваджуваної системи. Впровадження інформаційних систем вирішує ряд управлінських і технічних проблем, проте породжує проблеми, пов'язані з людським чинником.

Впровадження інформаційної системи, як правило, значно полегшує управління діяльністю підприємства, оптимізує внутрішні і зовнішні потоки інформації, ліквідовує вузькі місця в управлінні. Проте після того, як система успішно встановлена, у частини співробітників виявляється небажання її використовувати в роботі. В результаті реінжінірінга стає ясно, що деякі співробітники у великій мірі дублюють роботу інших або зовсім не потрібні. Крім того, впровадження інформаційних систем супроводжується обов'язковим навчанням, але, як показує досвід, охочих перенавчатися не так багато. Зміна старих навиків і щеплення нових -- довгий і важкий процес.

Треба чітко розуміти, що інформаційна система управління покликана спростити управління організацією, поліпшити процеси, підсилити контроль і забезпечити цим конкурентні вигоди. Тільки з такої точки зору можна оцінювати користь від її впровадження.

Впровадження нової інформаційної системи -- це складний процес, що триває від декількох місяців для невеликих інформаційних систем до декількох років для інформаційних систем великих розподілених компаній з широкою номенклатурою продуктів і великою кількістю постачальників. Успіх проекту по розробці (або придбанню) і впровадженню інформаційної системи багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості і волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здібності до подолання опору на всіх рівнях організації, що склалася.

До теперішнього часу склався стандартний набір прийомів впровадження інформаційної системи. Основне правило: виконувати обов'язкові фази послідовно і не пропускати жодної з них.

Критично важливими для впровадження є наступні чинники:

ѕ наявність чітко сформульованих цілей проекту і вимог до інформаційної системи;

ѕ наявність стратегії впровадження і використання інформаційної системи;

ѕ проведення передпроектного обстеження підприємства і побудови моделей "Теперішнє" і "Майбутнє";

ѕ планування робіт, ресурсів і контроль виконання плану впровадження;

ѕ участь вищого керівництва у впровадженні системи;

ѕ проведення робіт по впровадженню інформаційної системи фахівцями з інтеграції систем спільно з фахівцями підприємства;

ѕ регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;

ѕ швидке отримання позитивних результатів хоч би в частині упроваджених модулів інформаційної системи або в процесі її дослідної експлуатації.

Перед початком розробки проекту впровадження необхідно:

ѕ максимально формалізувати цілі проекту впровадження інформаційної системи;

ѕ оцінити мінімально необхідні витрати і статті витрати;

ѕ встановити високий пріоритет проекту впровадження перед рештою поточних проектів;

ѕ наділити керівника проекту максимально можливими повноваженнями;

ѕ провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість і необхідність майбутніх перетворень;

ѕ розробити організаційні заходи для застосування нових інформаційних технологій;

ѕ розподілити персональну відповідальність по всіх етапах впровадження і дослідної експлуатації.

Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи:

ѕ організаційне управління;

ѕ організаційно-адміністративне забезпечення;

ѕ управління процесами бізнесу;

ѕ управлінський, планово-фінансовий і бухгалтерський облік;

ѕ управління персоналом;

ѕ управління документацією;

ѕ управління матеріально-технічним забезпеченням;

ѕ управління зв'язками з клієнтами і зовнішнім середовищем.

Крім того, що перераховано вище, треба задати технологічні вимоги до впровадження інформаційної системи:

ѕ системна платформа -- впровадження і адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічного завдання замовника;

ѕ інтегрованість -- дані зберігаються і обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їх повноту, несуперечність, достовірність і можливість багатократного використання; система може включати знов розроблені і вже використовувані технології і додатки;

ѕ адаптованість -- система настроюється відповідно до вимог замовника і на особливості інформаційного поля замовника;

ѕ розподіленість -- система може ефективно функціонувати в територіально видалених підрозділах і філіалах підприємства;

ѕ масштабованість --- система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється

До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

ѕ автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають відеотермінальні системи, локальну комп'ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

ѕ автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп'ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо)[9, c. 131-133].

Проте в нашій країні досить повільний процес впровадження інформаційних систем управління. Це пояснюється наступними причинами:

ѕ важке економічне становище обумовлює відсутність достатніх коштів на їх розробку;

ѕ погане фінансування науки та освіти не може сприяти первинним вітчизняним розробкам;

ѕ колишні розробки інформаційних систем в переважній більшості випадків показали неефективність їх застосування [5, c. 115-116].



2.2 Особливості використання інформаційних систем в установі

Інформація як сукупність необхідних даних для успішного проведення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управлінських рішень виступає невід'ємним елементом ефективного управління організаційно-економічними процесами взагалі й підприємницькою діяльністю зокрема. З одного боку, вона відбиває умови, властивості, закономірності, особливості функціонування як об'єкта, так і системи його управління. З іншого -- опосередковує трудову діяльність людей, конкретні форми відносин між ними, постійно використовується в управлінні виробництвом, розподілом, обміном та використанням виготовленого продукту [15, c. 236-237].

Процедурно-управлінська діяльність являє собою облік, збір, опрацювання й видачу нової інформації, що сприяє здійсненню організаційно-виробничих процесів і приведенню їх у відповідність до поставлених цілей. Інформація в управлінському процесі виступає одним з основних факторів існування цього процесу. Як своєрідний продукт і предмет управлінської діяльності інформація має певні особливості. Виступаючи на певному етапі процесу управління продуктом праці, на наступному етапі вона виступає як предмет праці; має властивість тривалого й багатократного застосування і при використанні не втрачає своїх споживчих властивостей; має здатність накопичуватися; може тиражуватися та використовуватися одночасно в багатьох місцях і з різними цілями; структурні підрозділи органів управління є як споживачами, так і джерелами інформації [4, c. 52-55].

Високоефективного інформаційного забезпечення сучасної фірми досягається шляхом створення управлінських інформаційних систем, які охоплюють усі рівні управління. Склад і структура створюваних інформаційних систем значно залежать від розміру організації. Складність управління великими фірмами визначається залежністю між кількістю персоналу в компанії і кількістю можливих взаємодій між ним. Якщо кількість персоналу зростає в арифметичній прогресії, то кількість можливих взаємовідносин між ними -- у геометричній прогресії.

Щоб упоратися зі складними комунікаційними потребами, що випливають із сказаного, багато великих корпорацій за рахунок впровадження технічних інформаційних засобів підтримують невеликі розміри апарату і мінімальну кількість рівнів управління. У цьому разі зникають умови для занадто великих інформаційних перевантажень нижчих рівнів управління. Наприклад, у деяких компаніях США з оборотом від 3 до 6 млрд. дол. штат апарату управління в штаб-квартирах корпорацій менше 100 чоловік, а японська автомобільна фірма "Тойота" має всього 5 рівнів управління.

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать такі:

Принцип повноти інформаційного забезпечення керівника. Будь-яка інформаційна система -- це інструмент технології управлінської діяльності. З одного боку, вона має максимально враховувати особисті риси й стиль роботи керівника, з іншого -- інформаційні системи не можуть бути абсолютно персоніфікованими хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна керівників різних рангів, і створені за їхньою участю інформаційні системи не можуть природно ліквідовуватися й заново створюватися при кожній зміні керівників. Потрібна їхня певна універсальність, спроможність адаптуватися до стилю конкретного керівника без значних змін математичного забезпечення і реорганізації банку даних.

Із зазначеного випливає другий принцип: будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптації до стилю і методів, котрі застосовує конкретний керівник.

Третій принцип можна сформулювати так: математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління й давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів.

Ситуацію, коли керівник, щоб дізнатися про стан справ у тому або іншому напрямі діяльності підприємства, має звертатися за інформацією до особи, яка очолює відповідну функціональну службу, варто визнати неоптимальною, оскільки в багатьох випадках інформація при цьому підлягає суб'єктивному перекручуванню. Це положення справджується тим більше, чим сильніше підприємство схильне до роботи в режимі "пожежного управління", тобто управління методом ліквідації небажаних наслідків прийнятих раніше рішень, а не попередження виникнення їх. Практика підготовки численних довідок і оглядів саме й відбиває ту обстановку інформаційної залежності, в якій змушені працювати керівники в багатьох випадках.

Четвертий: принцип інформаційної рівноправності. Прагнення бути інформованим краще вищого начальника є для кожного керівника природним, хоча не завжди й усвідомленим, і відображає факт поділу функцій та делегування повноважень. Цей психологічний момент необхідно враховувати керівникам вищого рівня. Керівники вищого рівня за допомогою інформаційної системи управління підприємством одержують різноманітну інформацію про стан виробництва і ресурсів, минаючи керівництво функціональних служб. Це спонукає останніх підвищувати рівень власної інформованості, компетенції та позитивно позначається на всій управлінській діяльності. За таких умов на підприємстві починають цінувати й розуміти значення інформації для управління, що забезпечує достатній рівень інформаційної рівноправності, достовірність і вчасність одержання інформації[11, c. 108-110].

На сучасному підприємстві використовуються різні інформаційні системи. Інформаційно-аналітичні системи забезпечують збереження і пошук інформації, полегшують систематизацію накопичених відомостей з окремих питань і проблем.

Інформаційно-довідкові, або моніторингові, системи здійснюють розрахунки, що дають змогу керівнику контролювати стан справ. Багато компаній, створюючи інформаційні системи, прагнуть до організації саме таких моніторингових систем, забезпечуючи можливість одержання щоденних звітів про рівень виробництва, запасів, розміри активів, прибутків, результати маркетингової діяльності та реалізації продукції.

Інформаційно-консультативні системи здатні давати управляючому відповіді на запитання, що потребують аналізу: чому так відбулося; що це буде означати для компанії, якщо буде відбуватися таким шляхом; що відбудеться, якщо та ін. Аналітичний механізм системи цього типу забезпечує використання широкої гами методів -- від найпростішої арифметики до надскладних математичних моделей.

Одним із найважливіших елементів розвитку підприємництва останніх десятиліть була розробка і використання по суті нової інформаційної технології, заснованої на досягненнях електроніки. У сучасному тлумаченні термін нова інформаційна технологія означає не просто комп'ютеризацію виробництва, а весь комплекс науково-технічних явищ, пов'язаних із нововведеннями в галузі фіксування, збору, опрацювання, збереження і переробки даних, включно з електронно-обчислювальними машинами, засобами зв'язку, телебачення тощо. Інформаційна технологія є сукупністю сучасних засобів, котрі дають змогу формувати, спрямовувати й контролювати інформаційні потоки і зв'язки; це поєднання науки з прикладними розробками, за допомогою яких людина одержує можливість краще розуміти навколишню дійсність. За допомогою перспективних інформаційних технологій (телекомунікації, комп'ютери, відеотехніка, мультимедія тощо) досягається принципово нового рівня узагальнення, передачі, трансформації, сприйняття інформації, відбувається переворот у засобах інтелектуальної праці. У сучасних умовах рівень інформаційної технології в діяльності організації визначається змістом загальнодоступних для її ланок баз даних, створюваних у процесі функціонування організації як системи, й інтенсивністю використання їх. Крім того, рівень інформаційної технології залежить і від можливості доступу до цих баз даних суб'єктів зовнішнього середовища й інтенсивності використання їх. У поєднанні з комп'ютерною технологією, її спроможністю швидко обробляти велику кількість даних і технологією супутникового зв'язку, що дає змогу спілкуватися на величезних відстанях, створюється можливість глобальної передачі великої кількості даних, необхідних для успішної підприємницької діяльності.

Сьогоднішня революція в інформаційних технологіях -- глобальний процес, що створює повсюдно нові, небачені раніше можливості для підвищення ефективності управління. Якщо в середині 70-х років у світі було тільки 50 тис. комп'ютерів, то в 1995 р. -- 50 тис. комп'ютерів продавалося кожні 10 годин. Близько 40 % усіх персональних комп'ютерів у світі поєднано в інформаційні мережі. Наприклад, одна з них -- Інтернет -- стала найпопулярнішою серед керівників інформаційною системою у світі. Інтернет, як стверджують її керівники, може зробити компанію будь-якого розміру конкурентною на глобальному ринку, якщо, зрозуміло, компанія знає, як використовувати ресурси ефективно [25, c. 179-182].

2.3 Роль інформаційних систем в управлінні організацією

З долученням України до світової економічної системи прискорились процеси впровадження в усі сфери соціально-економічного життя суспільства останніх досягнень інформатизації.

Інформатизація -- це сукупність взаємопов'язаних правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних та виробничих процесів, які спрямовані на задоволення інформаційних потреб окремих громадян і суспільства в цілому, і які використовують для цього сучасні інформаційні технології та інформаційні системи [17, c. 223].

Інформатизація в області управління економічними процесами ставить собі за мету підвищення продуктивності праці працівників за рахунок зниження співвідношення "затрати/обсяги виробництва". Для цього вона вимагає підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців.

В залежності від рівня менеджменту (оперативний, тактичний, стратегічний) менеджеру доводиться приймати управлінські рішення в умовах різного ступеня невизначеності. При цьому часто доводиться вирішувати задачі типу "що, якщо …?". Використання досягнень інформаційних технологій дозволяє змоделювати результати прийняття різних варіантів управлінських рішень та вибрати оптимальне рішення. У цьому полягає одна з головних переваг інформаційних технологій над методом спроб і помилок при управлінні лише на основі досвіду.

Однак, спектр впливу інформаційних систем менеджменту на діяльність підприємства значно ширша. Зокрема, використання інформаційних систем дозволяє менеджерам різних рівнів наступне:

ѕ використовувати єдиний інформаційний простір;

ѕ ширше застосовувати математичні методи в економіці;

ѕ узгоджувати економічні процедури з рекомендаціями світової спільноти.

Інформаційні системи і технології дають можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінські функції за рахунок застосування сучасних засобів отримання, опрацювання та передавання інформації.

Комп'ютери і програмне забезпечення - це лише інструменти, але самостійно продукувати потрібну для організації інформацію вони не можуть. Щоб свідомо використовувати сучасні інформаційні технології, потрібно передусім розуміти проблеми, для розв'язання яких вони були створені, знати їх архітектуру та організаційні процеси, що забезпечують х функціонування. Менеджерам в умовах сьогодення необхідно поєднувати комп'ютерну грамотність з розумінням управлінських, організаційних та економічних процесів.

Інформаційні системи не можуть ігноруватися менеджерами, тому що вони відіграють важливу роль у сучасних організаціях, оскільки сьогоднішні системи безпосередньо впливають на рішення й плани менеджерів. Добробут більшості найбільших компаній пов'язаний саме з інформаційними системами. Цифрові технології перетворюють бізнес організацій таким чином, що відіграють стратегічну роль у житті фірми, а тому, відповідальність за інформаційні системи не може бути делегована технічному персоналу [27, c. 106-108].

Розглянемо досвід упровадження інформаційної системи управління на прикладі введення її в дію у ХК "АвтоКрАЗ".

ХК "АвтоКрАЗ" -- ведучий український виробник і поставник важких вантажних автомобілів і автомобілів спеціального призначення протягом багатьох років. Продукція компанії поставляється у більше ніж 50 країн світу і має відмінні технічні і експлуатаційні характеристики. Однією зі складових частин оперативного управління цього підприємства є управління запасами товарно-матеріальних цінностей. Основне призначення запасів товарно- матеріальних цінностей на виробництві заключається в попередженні дефіциту сировини, матеріалів і комплектуючих виробів, необхідних для виробництва продукції. Збереження неліквідних запасів на складах виробництва призводить до значних фінансових витрат. Водночас відсутність виробничих запасів може призвести до ще більш суттєвих утрат для виробництва. Створення на виробництві оптимальних запасів, напівфабрикатів і готової продукції демпфірує коливання попиту на ринку: вони збільшуються в періоди зниження попиту і знижуються при його зростанні.

Розглядаючи систему управління матеріально- технічними ресурсами в ХК "АвтоКрАЗ", треба зазначити, що компанія має виробничі зв'язки з 268 постачальниками матеріалів і 172 постачальниками комплектуючих виробів. Список товарно-матеріальних цінностей ХК "АвтоКрАЗ" налічує більше 3000 найменувань основних матеріалів, понад 2 тисяч допоміжних матеріалів і 8000 найменувань комплектуючих виробів. Така система є складною й потребує чіткої, злагодженої організації, систематичного обліку й щоденного аналізу використання ресурсів.

У ХК "АвтоКрАЗ" питанням забезпечення виробництва матеріально-технічними ресурсами займаються служби комерційного директора --відділ зовнішньої кооперації і відділ матеріально- технічного постачання, а їх роботу координує договірне бюро. За кожною із груп товарно-матеріальних цінностей призначено відповідального працівника, який й здійснює систематичний облік по своїй групі. Але такий облік, в умовах невизначеності і мінливості ринкового середовища не завжди своєчасно попереджує дефіцит матеріалів й комплектуючих виробів, необхідних для виробництва продукції. Причинами важкого становища на підприємстві є й відсутність фінансування і деякі складнощі щодо доставки вантажів.

Для покращення умов операційної діяльності ХК "АвтоКрАЗ" та стабілізації процесів управління пропонується введення автоматизованої системи управління матеріально-технічними ресурсами „Галактика”, що дозволить здійснювати більш точний систематичний облік, планування та контроль за рухом товарно- матеріальних цінностей на нашому підприємстві.

Автоматизація надходжень і вибуття товарно-матеріальних цінностей, дозволить в будь-який час інформувати відповідальну особу щодо реальної потреби товарно-матеріальних цінностей, планувати запаси на найближчу перспективу. Саме більш реальний і точний облік товарно-матеріальних цінностей та своєчасність їхньої доставки дозволить усунути додаткові витрати на некомплектне складання автомобілів КрАЗ. Зараз складання автомобілів відбувається на головному конвеєрі в цеху складання і здачі автомобілів, але через відсутність деяких комплектуючих майже 40% їх є недоукомплектованими (це 100-120 автомобілів щомісяця). Ця продукція відправляється не на склад готової продукції, а на окрему дільницю дефектовки.

Впровадження автоматизованої системи управління матеріально-технічними ресурсами системи „Галактика” дозволить більш своєчасно реагувати на потребу в ТМЦ, забезпечить до 90% складання автомобілів на головному конвеєрі й зменшить до 10% некомплектність автомобілів з інших причин. Крім точного систематичного обліку, планування та контролю на підприємстві, значно підвищиться рівень вхідного контролю якості комплектуючих та кінцевої продукції.

За розрахунками підприємства введення інформаційної системи "Галактика" потребує 1250 тис. грн. Ці інвестиції потрібні для закупівлі програмного забезпечення, сучасних комп'ютерів, установки мережі й навчання працівників, які будуть працювати у системі. Підраховано, що річний приріст прибутку підприємство одержить в сумі 671,5 тис. грн. й термін окупності капіталовкладень складе майже 2 роки, що не суперечить європейським стандартам. Тобто за 2 роки інвестиції для впровадження автоматизованої системи окупляться, а ефект від цього заходу підприємство отримає по таких напрямках, як: підвищення якості зібраних автомобілів; вивільнення виробничих площ для складання якісно нових моделей автомобілів, що виготовляються маленькими партіями чи поштучно; зменшення прямих утрат у виробництво автомобілів і відсоток браку у зібраних автомобілях [30].



ВИСНОВКИ

В результаті проведеного дослідження зроблено наступні висновки. Здійснюваний перехід до інформаційного суспільства, заснованого на виробництві, розповсюдженні і споживанні інформації, викликає значні зміни у сфері управління. Сьогодні інформація стає одним з основних чинників, що визначають ефективність управлінської праці. Збільшення об'ємів інформації, що поступає в органи управління і безпосередньо до керівників підприємств і організацій, ускладнення вирішуваних ними завдань, необхідність обліку великого числа взаємозв'язаних чинників і швидко змінної ситуації настійно вимагають застосування найбільш перспективних інформаційних систем в процесі прийняття управлінських рішень.

В даній курсові роботі було виконано всі поставлені завдання. Описано історію та етапи розвитку інформаційних систем. За ДСТУ 2392-94: Інформаційна система -- це комунікаційна система, що забезпечує збирання, пошук, оброблення та пересилання інформації. В історії її створення та розвитку виділяють 5 основних етапів, останній з яких триває досі.

Розглянуто структуру та класифікацію інформаційних систем, де вони представлені, як сукупність підсистем, що забезпечують інформаційне, технічне, математичне, програмне, організаційне і правове забезпечення.

...