Використання табличного процесора Microsoft Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Століттями людство накопичувало знання, відомості про навколишній світ, тобто збирало інформацію. Спочатку інформація передавалася з покоління в покоління у вигляді переказів і усних розповідей. Виникнення і розвиток книжкової справи дозволило передавати і зберігати інформацію в більш надійному письмовому вигляді. Відкриття в галузі електрики привели до появи телеграфу, телефону, радіо, телебачення - засобів, що дозволяють оперативно передавати і накопичувати інформацію.

Розвиток прогресу зумовило різке зростання інформації, у зв'язку, з чим питання про її збереження та переробки ставав рік від року гостріше. З появою обчислювальної техніки значно спростилися способи зберігання, а головне, обробки інформації. Розвиток обчислювальної техніки на базі мікропроцесорів призводить до вдосконалення комп'ютерів і програмного забезпечення. З'являються програми, здатні обробити великі потоки інформації. З їх допомогою створюються інформаційні системи.

Метою курсової є обробка даних про об'єкти і явища реального світу і надання потрібної людині інформації про них. У даній роботі розглядається: загальна характеристика даних, поняття "тип даних", "структура даних". Наводиться класифікація структур даних, велика інформація про фізичний і логічному представленні структур даних всіх класів пам'яті ЕОМ: простих, статичних та ін, а також, інформація про можливі операціях над усіма перерахованими структурами.

Обробка даних за допомогою комп'ютера вимагає визначення їх структури, тобто порядку розміщення окремих елементів даних у його пам'яті. Структура даних залежить від мети обробки та специфіки розкритих реальних об'єктів чи подій. Надалі під структурою даних буде розумітися сукупність елементів даних, між якими вказані зв'язку (відносини). Зв'язки між елементами встановлюють порядок доступу до них у процесі обробки. Елементи даних розміщуються в комірках пам'яті, які мають адреси. Робота з великими наборами даних автоматизується простіше, коли дані впорядковані, тобто утворюють задану структуру.



1. Теоретична частина

Найчастіше робочий матеріал, з яким працює фахівець (статистичні дані, результати досліджень, бухгалтерські звіти, економічна інформація та інше) представлений в табличному вигляді. Для автоматизації його обробки на комп'ютері в операційному середовищі Windows корпорація Microsoft створила електронну таблицю Excel. Її ще називають електронним процесором. (ЕП).

Використання ЕТ Excel дає можливість користувачеві комп'ютера створювати і редагувати табличний матеріал, проводити будь-які математичні дії над числовими даними із застосуванням різноманітних вмонтованих функцій, перевіряти орфографію текстової частини таблиць, працювати з наповненням таблиць, як з базами даних, проводити аналіз числової інформації з допомогою різноманітних діаграм тощо.

Продуктом створеного документа ТП Excel є файл, який називається робочою книгою. Книга може мати від одного до 255 робочих листів. Робочі листи мають назву "Лист 1", "Лист 2" і т.д. В процесі роботи ці назви можна поміняти на більш конкретні імена.

Робочий лист складається з комірок, що розміщені по рядкам і стовпцям. Рядків може бути до 65536, а стовпців до 256. Кожен рядок нумерується натуральним рядом чисел, а стовпці буквами латині: A, B, …Z, AA, AB,…AZ, BA, BB, …IV.

Кожна комірка має свою адресу, складену із імені стовпця та номера рядка, на перетині яких вона знаходиться. На рис.1 адреса активної комірки F4 висвічується на початку рядка формул. Активна комірка позначається табличним курсором , в нижній частині якого розміщений маркер заповнення. Табличний курсор в книзі єдиний. Це саме та комірка з заповненням якої в даний момент працює комп'ютер. Рядок і стовпець ЕТ, в яких знаходиться табличний курсор, як і сама комірка, називаються активними.

Інші деталі робочого листа представлені на рис. 1.

Рисунок 1.1 - Інтерфейс ЕТ Excel



2. Поняття MS Excel

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення,зберігання, обчислення і виведення великих обсягів даних у вигляді,зручному для аналізу і сприйняття інформації.

Усі дані зберігаються й обробляються у виглядіокремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складають "робочу книгу", У цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієї книги, аркуші можна видаляти, доповнювати або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файла з розширенням "xls".

Можливості Excel дуже високі (обробка тексту, управління базами даних).

Програма настільки потужна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми-редактори або програми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку навіть відлякувати, але в міру набуття досвіду користувач зможе оцінити майже безмежні можливості Excel.

За майже двадцятилітню історію табличних розрахунків із застосуванням персональних комп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотно змінилися. Спочатку основний акцент у такій програмі, як, наприклад, VisiCalc, робився на обчислювальні функції.

Сьогодні положення змінилося.Поряд з інженерними й бухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення даних набуває все більшого значення.

Крім того, різноманіття функцій, пропоноване такою обчислювальною й графічною програмою, не повинне ускладнювати роботу користувача.

Програми для Windows створюють для цього ідеальні передумови.



2.1 Ефективний аналіз і обробка даних

Швидкий та ефективний аналіз, зручні засоби для роботи з даними (майстер зведених таблиць дає можливість швидко обробляти великі масиви даних і одержувати підсумкові результати в зручному вигляді).

Механізм автокорекції формул автоматично розпізнає і виправляє помилки під час уведення формул. Microsoft Excel уміє розпізнавати 15 найрозповсюдженіших помилок, яких припускаються користувачі під час уведення формул у комірки.

Використання природної мови у написанні формул.

Проведення різних обчислень з використанням могутнього апарата функцій і формул.

Дослідження впливу різних факторів на дані.

Розв'язання задач оптимізації.

Одержання вибірки даних, що відповідають певним критеріям.

Побудова графіків і діаграм.

Статистичний аналіз даних. У редактора Excel для Windows є настільки могутній апарат математичної статистики, що можна займатися статистичним моделюванням.

2.2 Засоби форматування та відображення даних

Засоби форматування роблять оформлення таблиць яскравішим і зрозумілішим (можливості злиття комірок в електронній таблиці, поворот тексту в комірці на будь-який кут, накреслення тексту в комірці з відступом).

Майстер створення діаграм дає можливість подавати дані в таблицях конкретніше (більш зручний і потужніший майстер створення діаграм, крім стандартних, нові типи діаграм -- діаграми у вигляді круглих стовпчиків, тетраедрів тощо).



2.3 Наочний друк

Багато користувачів зіштовхувалися з проблемами під час друку складних електронних таблиць. Чимало труднощів пов'язано з недостатньо точним визначенням ділянки друку, тобто того, яка частина електронної таблиці буде надрукована. Тому Microsoft Excel забезпечує попередній перегляд меж ділянки, що друкується. Після включення режиму відображення меж ділянок, що друкуються, на таблиці з'являється сітка, що показує, яка частина таблиці буде надрукована на якій сторінці. За необхідності вмістити на одній сторінці додаткову кількість стовпців чи рядків таблиці, досить просто перетягнути межу сторінки в потрібне місце, і Microsoft Excel сам розрахує необхідну зміну шрифту та масштабу зображення під час друку зазначеного діапазону комірок на одній сторінці.

2.4 Спільне використання даних і робота над документами

Тепер для користувачів редактора Microsoft Excel є доступним режим реальної багатокористувацької роботи. Кілька різних користувачів можуть одночасно працювати з однією і тією самою таблицею, і навіть документувати внесені зміни. Аналогічно до режиму виправлень у Microsoft Word тепер можна залишати коментарі про те, хто і коли вніс зміни в дану комірку.

2.5 Обмін даними та робота в Інтернеті

Можливість використовувати найсвіжіші дані. За допомогою Microsoft Excel можна одержувати їх у вигляді електронних таблиць прямо з Web-серверів у мережі Internet. Microsoft Excel містить вбудовані функції, що дають змогу легко поміщати на Web-сервер документи, створені в середовищі редактора Microsoft Excel. До їх числа належать: майстер збереження документа у форматі HTML, засіб перегляду вмісту документів Microsoft Excel для користувачів, що не працюють з цим додатком, і ряд інших.

Можна використовувати вбудований Internet Assistant для перетворення таблиці у формат HTML і публікації на Web-сервері. Microsoft Excel дає імпортувати дані з HTML-документів, знайдених на Web-сервері, відновлюючи при цьому формат і оформлення таблиці. Після імпорту дані доступні для виконання будь-яких операцій у редакторі Microsoft Excel.

Web Queries. У Microsoft Excel 97 існує операція створення запиту до даних, що зберігаються на Web-сервері. Можна створити постійне посилання на сторінку в Інтернеті, і дані в таблиці оновлятимуться автоматично.

2.6 Можливості

Довідка і помічник для роботи з електронними таблицями. Допомагає користувачам навчитися ефективної роботи з електронними таблицями. Дає корисні поради та рішення. Відповідає на запитання доступною користувачу мовою.

Зручність уведення формул. Користувачі можуть писати рівняння, користуючись простою термінологією. У формулах замість посилань на комірки можна використовувати назви стовпчиків і рядів (наприклад: Ціна*Кількість замість А1*А2), що полегшує створення та розуміння обчислень.

Перегляд макета сторінки. Дає можливість задати точне розташування інформації на кожній друкованій сторінці.

Замовлені комірки. Користувачі можуть "проникнути за сітку" звичайної електронної таблиці, щоб дані відповідали їхнім вимогам.

Контроль змін. У випадку кількох користувачів спрощується контроль змін у робочому каталозі (виділяються зміни, внесені іншими користувачами). Для кожної виділеної комірки є відомості про те, що було змінено, коли і ким.

Гіперпосилання. В усі документи Excel 97 можна вставляти гіперпосилання для доступу до потрібних документів незалежно від їх місцезнаходження.

Відкриття з URL. Велика гнучкість за спільного використанні даних у мережі Intranet. Користувачі легко можуть відкривати файли Excel чи HTML з HTTP- і FTP-серверів за допомогою команди Excel 97 Файл/Открыть.

Публікація в режимі "online" -- запис в URL. Полегшує розміщення зошитів Excel на HTTP- і FTP-серверах мережі Intranet. Тепер кожен може переглядати і використовувати дані електронних таблиць, поміщених у спільну мережу Intranet чи в глобальну мережу.

Робота з HTML-документами. Excel 97 працює з документами HTML так само легко, як і зі своїми документами (*.xls). Форматування і гіперпосилання зберігаються, а користувачі дістають можливість динамічного аналізу даних, а не простого їх перегляду.

Середовище розробки Visual Basic (VBE). Середовище VBE сумісне із середовищем Visual Basic 5.0. У ньому є поліпшений редактор кодів, броузер ієрархічних об'єктів, багатовіконний налагоджувач, вікно властивостей, аналізатор проекту і конструктор.

Майстер діаграм. Розташування всіх параметрів графіків в одному місці прискорює їх створення та редагування.

Зошити колективного користування. У цих зошитах кілька користувачів можуть одночасно відкрити один документ, не отримавши повідомлення "файл уже відкритий". Можна змінювати дані, форматувати, редагувати формули і навіть додавати та вилучати комірки.

Збереження в гіпертекстовому форматі (HTML). Користувачі можуть автоматично перетворювати свої таблиці, створені за допомогою програми Excel, у HTML-формат для того, щоб розміщувати їх в Інтернеті або в мережі Intranet. Діаграми тепер можна записувати у форматі GIF з поліпшеними можливостями перетворення.

Перегляд документів Excel. Користувачі можуть публікувати документи Excel так, щоб їх могли переглядати й ті, в кого немає програми Excel. Програма Excel Viewer дає можливість, не користуючись програмою Excel, переглядати, копіювати, збільшувати, фільтрувати, друкувати і слідувати гіперпосиланням у документах Excel.

2.7 Спеціальні можливості

У Microsoft Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і виконати необхідні обчислення.

Перша -- автозаповнення таблиці. Режим Автозаполнение, що дає змогу створювати послідовності з числових чи текстових значень, практично не вводячи дані вручну, також розширений. У редакторі Microsoft Excel можливо створювати свої власні режими автозаповнення. Наприклад, якщо потрібно створити аркуші із заголовками типуСічень, Лютий, Березень і т. д., -- до наших послуг режим Автозаполнение. Більше того, команда Сортировка обробляє тепер і користувацькі (тобто створені) спискиАвтозаполнения, тож ми завжди зуміємо відсортувати свої дані.

Друга спеціальна можливість -- команда Автосуммирование, дає змогу складати числові значення одним натисканням миші, зробити це одночасно і з рядками, і зі стовпцями. За цією командою можна підбивати загальні підсумки навіть у таблицях із проміжними підсумками.

Також існує така можливість, як Подбор параметров (одержати необхідний результат, змінюючи вихідні дані) і Поиск решения (знаходження коренів рівнянь).

Ще однією цікавою особливістю редактора Excel є можливість роботи з географічними мапами Карта.



2.8 Сфери застосування

Excel, як видно з усього сказаного вище, вельми потужний інструмент для розв'язування задач, пов'язаних з масивами різноманітних даних, тому сфер його застосування чимало, починаючи від бухгалтерських і складських задач і закінчуючи розрахунками динамічних задач макроекономіки. У редакторі таблиць Excel зручно вирішувати задачі лінійної алгебри, такі як робота з матрицями й ін.

Так само є всі можливості для повноцінної роботи (сортування, вибірка, зведені таблиці, аналіз) з базами даних. Завдяки наявності мови програмування в редакторі Excel можливе створення різних користувацьких програм, що автоматизують специфічні стандартні задачі.



3. Основи роботи з табличним процесором

Будь-яка таблиця складається з рядків і стовпців, як правило, рядки нумеруються цифрами 1, 2, 3 і т. д. до 16384, а стовпцям присвоюється відповідність латинському алфавіту A, B, C і т. д. Причому коли алфавіт закінчується, за Z ідуть AA, AB, AC і т. д. доIV. Перетинання рядків і стовпців утворить комірку. Кожна комірка має адресу, що позначається ім'ям стовпця та номером рядка. Наприклад, B5 (рис. 8.1).

Риунок 3.1- Робочий аркуш Excel

У комірки заносяться дані. Надалі в разі звертання до цих даних завжди йде посилання на адресу комірки, в якій вони розташовані. Наприклад, в Е9 розташоване число 5. Якщо необхідно провести які-небудь дії з цими даними -- наприклад, скласти два числа 4 з комірки A1 і 4 з комірки C7 і помістити їх суму в комірку C3, то в комірку C3вводиться формула = A1 + C7 і в комірці C3 з'являється результат 8. Докладніше про це буде розказано в підрозділі 8.1.4 "Обчислення в Excel. Формули і функції".

3.1 Вигляд і основні поняття

Робочий аркуш -- це власне електронна таблиця, основний тип документа, використовуваний в Excel для збереження та маніпулювання даними. Він складається з комірок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є частиною робочої книги.

Робочі книги -- це файли MS Excel, що можуть містити один чи кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення .xls.

Якщо подивитися на зображене вікно Excel, то помітимо, що воно містить безліч різних елементів. Деякі з них властиві всім програмам у середовищі Windows, інші є тільки у вікні Excel.

Звернемо увагу: робоча ділянка головного вікна Excel зайнята вікном робочої книги, що складається з робочих аркушів. Клацнувши мишею на будь-якій комірці робочого аркуша, ми зробимо її поточною (вона позначиться рамкою). У полі імені буде показана адреса поточної комірки, наприклад А1. Як і в багатьох інших програмах, у середовищі Windows, ви можете представити робочий аркуш у вигляді окремого вікна зі своїм власним заголовком -- це вікно ми називатимемо вікном робочої книги, тому що в такому вікні можна обробляти кілька робочих аркушів.

1 -- Поле назви головного вікна. 2 -- Рядок меню. 3 -- Кнопки керування 4 -- Панелі інструментів. 5 -- Поле імені. 6 -- Рядок формули. 7 -- Рядок стану 8 -- Поле назви вікна робочої книги (дочірнє вікно Excel). 9 -- Активний аркуш робочої книги. 10 -- Кнопка виділення всього аркуша. 11 -- Активна (поточна) комірка. 12 -- Ім'я стовпця. 13 -- Ім'я рядка.

Рисунок 3.2- Елементи робочого аркуша



У вікні Excel, як і в інших програмах Windows, під заголовком вікна розташований рядок меню. Він містить головне меню Excel. За допомогою команд із цього меню можна виконати всі можливі дії над робочими книгами і даними в таблицях.

Рядок стану

Це смуга внизу екрана, на якій виводиться інформація про обрану команду чи виконувану операцію. Виділена команда коротко описується в лівій частині рядка стану. Тут також вказується інформація про виконувану операцію -- таку, як відкриття чи збереження файла, копіювання комірок чи запис макросу. Права частина рядка стану показує, чи включені ключі -- такі, як Caps Lock, Scroll Lock чи Num Lock.

Основні правила.

Після запуску Excel на екрані з'являється робоча книга Книга 1, що містить 3 робочі аркуші. Кожен з них являє собою таблицю, що складається з рядків і стовпців.

На основному екрані розташовані такі об'єкти: рядок основного меню, дві панелі інструментів Стандартна і Форматування, рядок формул, поле імені, рядок стану, смуги прокручування.

Взаємодія з Excel здійснюється за допомогою вибору команд з основного меню. Всі команди є ієрархічними. У результаті вибору однієї з таких команд на екрані з'являється її спадне меню.

Для виконання команди з основного меню помістіть курсор миші на необхідну команду і натисніть кнопку миші.

Для відмови від вибору опції спадного меню після його появи на екрані натисніть клавішу Esc, і ви потрапите в меню попереднього рівня.

Для одержання довідкової інформації натискаємо мишею пункт меню Справка з основного меню. З'явиться меню, в якому вибираємо потрібну команду Справка по Microsoft Excel. Вікно діалогу багатьох команд містить також кнопку Справка, у разі натискання якої Excel забезпечить вас інформацією про те, як користуватися цим вікном діалогу.

Кнопка Справка, розташована на панелі інструментів Стандартная, додає до курсора миші знак питання (?). Після цього інформацію про команди й елементи екрана можна одержати, якщо встановити в потрібне місце покажчик миші зі знаком питання і натиснути ліву кнопку миші.

Після завершення поточного сеансу роботи в Excel виконуємо команду Файл/Вихід.

Комірка

Комірка -- це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може міститися якась інформація (текст, значення, формули).

Структура комірки Excel:

Рисунок 3.3-. Рівні комірки

1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформатований текст чи результат обчислення формули).

2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки).

3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій.

4-й рівень містить ім'я комірки, це ім'я може використовуватися у формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної комірки.

5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з'являється червоний квадратик (крапка).

Блоки комірок.

Для роботи з кількома комірками відразу необхідно виділити блок комірок. Це робиться в такий спосіб: клацнувши на комірці і утримуючи кнопку миші, протягнемо по аркушу покажчиком миші. При цьому буде зроблено виділення суміжних комірок. Блок описується двома адресами, розділеними знаком двокрапки -- адресою верхньої лівої та нижньої правої комірок.

Рисунок 3.4-Створення блоку комірок

Рисунок 3.5-Блок комірок



3.2 Вікна Excel

Команда Новое (меню Окно) створює додаткове вікно для активної робочої книги, тож можемо переглядати різні частини робочої книги одночасно. Можна відкрити більше, ніж одне нове вікно для даного аркуша чи робочої книги; їхня максимальна кількість обмежена лише обсягом доступної пам'яті.

Рядок заголовка показує ім'я робочої книги, за яким після двокрапки йде номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги BALANS.XLS буде назване BALANS.XLS:2.

Команда Упорядочить все (меню Окно) відображає всі відкриті документи у вікнах так, щоб вони не перекривалися на екрані. Даний режим використовується для того, щоб відобразити вікна, яких не видно, або щоб організувати розміщення вікон на екрані.

Команда Расположить подає способи упорядкування розташування вікон.

Рисунок 3.6-Діалогове вікно Расположение окон

Якщо встановлено прапорець Только окна текущей книги, то команда Расположить упорядковує лише вікна активної робочої книги. Якщо прапорець не встановлено, то команда Расположить упорядковує всі не сховані вікна.

Команда Рядом розміщує всі відкриті вікна робочих книг мозаїкою в робочій ділянці головного вікна.

Рисунок 3.7

Команда Сверху вниз розміщує вікна як вертикальні смуги зліва направо.

Рисунок 3.8

Команда Ліворуч/Праворуч накладає вікна одне на одне по всьому екрану.

Рисунок 3.9

Команда Каскадом розміщує вікна як горизонтальні смуги згори донизу.

Команда Упорядочить Значки впорядковує всі згорнуті в значки вікна. Ця команда доступна лише в тому разі, якщо згорнуте вікно є активним. Значки впорядковані горизонтально зліва направо внизу вікна додатка.

Рисунок 3.10



Рисунок 3.11

Команди Скрыть і Отобразить ховають вікно активної робочої книги чи показують сховане раніше вікно. Вікно, що буде показане, вибирається зі списку схованих вікон. Хоча сховане вікно і не видно, воно лишається відкритим. Можна сховати робочу книгу, що повинна бути відкрита, але не обов'язково має бути видимою. Якщо вікно робочої книги захищено паролем, то його буде запитано й у разі приховання вікна.

Доповнення не можуть бути зроблені видимими за допомогою команди Показати. Якщо всі вікна сховані, то команда Показать переміщається з меню Вікно в меню Файл.

Команди Разбить і Удалить разбиение (меню Окно)

Команда Разбить ділить активне вікно на два чи чотири підвікна. Ця команда дає можливість прокручувати підвікна одночасно. Два горизонтальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки стовпців; два вертикальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки рядків.

Використовуймо команду Фиксировать подокна для скасування прокручування у верхньому, лівому чи обох підвікнах розбивки.

Команда Удалить разбиение видаляє розбивку в активному вікні. Ця команда доступна лише тоді, коли активне вікно поділене. Подвійне клацання на маркері чи на лінії поділу також вилучає розбивку.

Команда Фиксировать подокна фіксує верхнє підвікно, ліве підвікно чи обидва підвікна на активному робочому аркуші. Ця команда потрібна для того, щоб зберегти заголовки рядків чи стовпців на екрані, якщо на робочому аркуші прокручуються довгі списки. Ця команда забороняє підвікнам ліворуч від вертикальної розбивки прокручуватися горизонтально, а підвікнам над горизонтальною розбивкою -- прокручуватися вертикально.

Рисунок 3.12- Розбивка вікна

Можна також використовувати кнопку Фиксация подокон для фіксації чи скасування фіксації підвікон на робочому аркуші. Якщо вікно не розділене на підвікна, то ця команда розділить вікно по активній комірці.

Примітка. Фіксація заголовків на робочому аркуші не впливає на друк.

Команда Отменить фиксацию скасовує фіксацію підвікон на робочому листі. Також можна повторно натиснути кнопку Фиксация подокон для скасування фіксації. Ця команда з'являється в меню Окно тільки в тому разі, якщо фіксація вже введена за допомогою команди Фиксировать подокна.

Команди 1, 2, 3, ... 9 (меню Окно) перераховують поточні відкриті вікна внизу меню Окно. Вибір номера вікна переключає на нього. Галочка розташовується перед активним вікном.

Якщо відкрито більше, ніж дев'ять вікон, то наприкінці списку з'являється командаДругие окна. Вибираємо її для перегляду списку всіх відкритих вікон.



4. Аналіз даних. Використання сценаріїв

4.1 Аналіз даних

Дані - зведення:

Отримані шляхом вимірювання, спостереження, логічних або арифметичних операцій;

Представлені у формі, придатній для постійного зберігання, передачі і (автоматизованої) обробки.

Коли дані вводяться на робочий аркуш, Excel автоматично аналізує їх визначає тип даних. Тип даних, який присвоюється осередку за замовчуванням, визначає спосіб аналізу даних, який можна застосовувати до даної осередку.

Наприклад, в більшості інструментах аналізу даних використовуються саме числові значення. Якщо ви спробуєте ввести текстове значення, то програма відреагує повідомленням про помилку.

Типи даних:

Текстовий

Числовий

Число

Числові символи

Дроби

Дата і час

Дати

Час

Формули

Аналіз даних - область інформатики, що займається побудовою і дослідженням найбільш загальних математичних методів і обчислювальних алгоритмів вилучення знань з експериментальних (у широкому сенсі) даних.

Аналіз даних - порівняння різної інформації.

Робота з таблицею не обмежується простим занесенням до неї даних. Важко уявити собі галузь, де б не був потрібний аналіз цих даних.

Таблиці даних є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу "що-якщо". Таблиця даних являє собою діапазон комірок, що показує, як зміна певних значень у формулах впливає на результати цих формул. Таблиці надають спосіб швидкого обчислення декількох версій у рамках однієї операції, а також спосіб перегляду і порівняння результатів всіх різних варіантів на одному аркуші:

Обробка списку за допомогою різних формул і функцій;

Побудова діаграм і використання карт Ms Excel;

Перевірка даних робочих листів і робочих книг на наявність помилок;

Структуризація робочих листів;

Автоматичне підведення підсумків (включаючи Мстери часткових сум);

Консолідація даних;

Зведені таблиці;

Спеціальні засоби аналізу вибіркових записів і даних - підбір параметра, пошук рішення, сценарії та ін

4.2 Сценарії

Одне з головних переваг аналізу даних - пророкування майбутніх подій на основі сьогоднішньої інформації.

Сценарії є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу "що-якщо" (Аналіз "що-якщо". Процес зміни значень клітинок і аналізу впливу цих змін на результат обчислення формул на аркуші, наприклад зміна процентної ставки, яка використовується в таблиці амортизації для визначення сум платежів.).

Сценарій - це набір значень, які в додатку Microsoft Office Excel зберігаються і можуть автоматично підставлятися в лист. Сценарії можна використовувати для прогнозу результатів моделей розрахунків листа. Існує можливість створити і зберегти у листі різні групи значень, а потім переключатися на будь-який з цих нових сценаріїв, щоб переглядати різні результати. Або можна створити кілька вхідних наборів даних (змінюваних клітинок) для будь-якої кількості змінних і присвоїти ім'я кожному набору. сформирует на рабочем листе результаты анализа. За імені вибраного набору даних MS Excel сформує на робочому аркуші результати аналізу. Крім цього, диспетчер сценаріїв дозволяє створити підсумковий звіт за сценаріями, в якому відображаються результати підстановки різних комбінацій вхідних параметрів.

При розробці сценарію дані на аркуші будуть змінюватися З цієї причини перед початком роботи зі сценарієм доведеться створити сценарій, який зберігає початкові дані, або ж створити копію листа Excel.

Всі сценарії створюються в діалоговому вікні Додавання сценарію. Перш за все необхідно вказати осередки для відображення прогнозованих змін. Посилання на клітинки відокремлюються один від одного двокрапкою або крапкою з комою. Потім у діалоговому вікні Значення клітинок сценарію кожному осередку присвоюється нове значення. Ці значення використовуються при виконанні відповідного сценарію. Після введення значень генерується сценарій. При виборі іншого сценарію, значення в осередках міняються так, як зазначено у сценарії.

Для захисту сценарію використовуються прапорці, які виставляються в нижній частині діалогового вікна Додавання сценарію. Прапорець Заборонити зміни не дозволяє користувачам змінити сценарій. Якщо активізований прапорець Приховати, то користувачі не зможуть, відкривши лист, побачити сценарій. Ці опції застосовуються тільки тоді, коли встановлено захист аркуша.

Якщо потрібно одночасно порівняти кілька сценаріїв, то можна створити Підсумковий звіт, клацнувши в діалоговому вікні по кнопці Звіт.

У багатьох економічних задачах результат розрахунку залежить від декількох параметрів, якими можна управляти.

Диспетчер сценаріїв відкривається командою Сервіс / Сценарії (рис. 4.1). У вікні диспетчера сценаріїв за допомогою відповідних кнопок можна додати новий сценарій, змінити, видалити або вивести існуючий, а також - об'єднати декілька різних сценаріїв і отримати підсумковий звіт за існуючими сценаріями.

4.3 Приклад розрахунку внутрішньої швидкості обороту інвестицій

Вихідні дані: витрати за проектом становлять 700 млн. руб. Очікувані доходи протягом наступних п'яти років, складуть: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Розглянути також наступні варіанти (витрати на проект представлені зі знаком мінус):

-600, 50, 100, 200, 200, 300;

-650, 90, 120, 200, 250, 250;

-500, 100,100, 200, 250, 250.

Рисунок 4.1- Вікно Диспетчер сценаріїв



Рішення:

Для обчислення внутрішньої швидкості обороту інвестиції (внутрішньої норми прибутковості) використовується функція ВСД (у ранніх версіях - вндох):

ВСД - Повертає внутрішню ставку прибутковості для ряду потоків грошових коштів, представлених їх чисельними значеннями. Ці грошові потоки не обов'язково повинні бути рівними за величиною, як у випадку ануїтету. Проте вони повинні мати місце через рівні проміжки часу, наприклад щомісяця або щорічно.

Внутрішня ставка прибутковості - це процентна ставка, яка приймається для інвестиції, що складається з платежів (негативні величини) і доходів (позитивні величини), які здійснюються в послідовні і однакові за тривалістю періоди.

ВСД (Значення; Припущення)

Значення - це масив або посилання на клітинки, що містять числа, для яких потрібно підрахувати внутрішню ставку прибутковості.

Значення повинні містити, принаймні, одне позитивне і одне негативне значення.

ВСД використовує порядок значень для інтерпретації порядку грошових виплат або надходжень. Переконайтеся, що значення виплат і надходжень введено в правильному порядку.

Якщо аргумент, який є масивом або посиланням, містить текст, логічні значення або пусті клітинки, то такі значення ігноруються.

Припущення - це величина, про яку передбачається, що вона близька до результату ВСД.

У нашому випадку функція для вирішення задачі використовує тільки

аргумент Значення, один з яких обов'язково негативний (витрати по проекту). Якщо внутрішня швидкість обороту інвестицій виявиться більше ринкової норми прибутковості, то проект вважається економічно доцільним. В іншому випадку проект повинен бути відкинутий.

Рішення наведено на рис.4.2. Формули для розрахунку:

* у комірці В14:

= ВСД (В5: В10)

* у комірці С14:

= ЕСЛИ (В14> В12); "Проект економічно доцільний";

"Проект необхідно відкинути")

Рисунок 4.2- Розрахунок внутрішньої швидкості обороту інвестицій

Розглянемо цей приклад для всіх комбінацій вихідних даних. Для створення сценарію слід використовувати команду Сервіс | Сценарії | кнопка Додати (рис.4.3). Після натискання на кнопку ОК з'являється можливість внесення нових значень для змінюваних клітинок

Для збереження результатів за першим сценарієм немає необхідності редагувати значення осередків-досить натиснути кнопку ОК (для підтвердження значень, що з'явилися за замовчуванням, і виходу в вікно Диспетчер сценаріїв.



Рисунок 4.3- Додавання сценарію для комбінації вихідних даних

Щоб додати до розглянутій задачі нових сценаріїв досить натиснути кнопку Додати у вікні Диспетчер сценаріїв і повторити вищеописані дії, змінивши значення в осередках вихідних даних (рис.4.4).

Сценарій "Швидкість обороту 1" відповідає даним (-700, 70, 90, 300, 250, 300), Сценарій "Швидкість обороту 2" - (-600, 50, 100, 200, 200, 300),

Сценарій "Швидкість обороту 3" - (-650, 90, 120, 200, 250, 250).

Натиснувши кнопку Вивести, можна переглянути на робочому аркуші результати розрахунку для відповідної комбінації вихідних значень.

Рисунок 4.4-Вікно Диспетчер сценаріїв з доданими сценаріями



Для отримання підсумкового звіту по всіх доданим сценаріями слід натиснути кнопку Звіт у вікні диспетчера сценаріїв. У вікні звіт за сценарієм вибрати необхідний тип звіту і дати посилання на клітинки, в яких обчислюються результуючі функції. При натисканні на кнопку ОК на відповідний лист робочої книги виводиться звіт за сценаріями (рис. 14).

Рисунок 4.5-Звіт за сценаріями розрахунку швидкості обороту інвестицій

ієрархічний форматування табличний комп'ютерний



Висновок

Під структурою даних у загальному випадку розуміють безліч елементів даних і безліч зв'язків між ними. Структура даних залежить від мети обробки та специфіки розкритих реальних об'єктів чи подій. Зв'язки між елементами встановлюють порядок доступу до них у процесі обробки. Елементи даних розміщуються в комірках пам'яті, які мають адреси. Існують такі основні типи структур даних: спискові, деревовидні або ієрархічні, мережеві, табличні. Ними легко користуватися, оскільки адреса кожного елемента задається числом (для списку), двома числами (для двовимірної таблиці) або кількома числами для багатовимірної таблиці. Вони також легко упорядковуються.

Основним методом упорядкування є сортування. Дані можна сортувати по будь-якому обраному критерію, наприклад: за алфавітом, за зростанням порядкового номера або за зростанням якого параметра. Незважаючи на зручності, у простих структур даних є й недолік - їх важко оновлювати. При додаванні довільного елемента в впорядковану структуру списку може відбуватися зміна адресних даних у інших елементів, в системах, що виконують автоматичну обробку даних, потрібні спеціальні методи для вирішення цієї проблеми.

Деревовидні (ієрархічні) структури даних за формою складніше, ніж спискові структури даних і табличні, але вони не створюють проблем з оновленням даних. Їх легко розвивати шляхом створення нових рівнів. Недоліком ієрархічних структур є відносна трудомісткість запису адреси елемента даних і складність упорядкування. Часто методи упорядкування в таких структурах засновують на попередній індексації, яка полягає в тому, що кожному елементу даних присвоюється свій унікальний індекс, який можна використовувати при пошуку, сортування і т. п.

Вибір правильного уявлення даних служить ключем до вдалого програмування та може більшою мірою позначатися на продуктивності програми, ніж деталі використовуваного алгоритму. Сукупність структур даних та операцій їх обробки складає модель даних, яка є ядром будь-якої бази даних і являє собою безліч структур даних, обмежень цілісності і операцій маніпулювання даними. За допомогою моделі даних можуть бути представлені об'єкти предметної області та взаємозв'язку між ними. База даних грунтується на використанні ієрархічній, мережний або реляційної моделі, на комбінації цих моделей або на деякій їх підмножині.



Список використаної літератури

1. ДСТУ Б А.2.4-4-99 Основні вимоги до проектної та робочої документації.Київ,1999р. - 77с.

2. В.В.Браткевич, М.В.Бутов, І.О.Золотарьова, та ін. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. К.: Академія, 2003

3. Экономическая информатика. Под редакцией П.В. Конюховского, Д.П. Колесова. Питер, 2001.

4. Информатика для юристов и экономистов. Под редакцией С.В. Симоновича. Питер, 2001.

5. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. Спб, Питер, 2001.

6. В.Долженков, Ю. Колесников. Excel 2002. Спб. BHV, 2002.

7. В.А.Баженов, П.С.Венгерський, В.М.Горлач, та ін., К.: Каравела, 2003. Бернс П., Бэрроуз Э. Секреты Excel 97. К.: Диалектика, 1997.

8. Клименко В.И. Эффективный самоучитель работы на ПК. 2002.

9. Методичні вказівки для виконання курсової роботи "Використання Microsoft Office (текстового редактора Word97, табличного процесора Excel97). О.І. Корх,М.Є. Рогоза. 1999.

10. Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт на тему: “Підготовка текстового документа у редакторі Microsoft Word”, О.А. Харченко, О.І. Сороковий. 2002.

11. Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з Інформатики і комп'ютерної техніки. Укладачі Харченко О.А., Сороковий О.І. Полтава, ПНТУ, 2003.

12. Самарский А.А., Гулин А.В. Численные методы: учебное пособие для студентов вузов. - М.:Наука, 1989. - 318с.

13. Турчак Л.И. Основы численных методов: Учеб. пособие для студентов вузов. - М.:Наука, 1987. - 318с.

Размещено на Allbest.ru

...