Создание однотабличного отчета в режиме конструктора

Размещено на http://www.allbest.ru/

Практическая работа

Создание однотабличного отчета в режиме конструктора

Цель работы: научить студентов создавать отчет для одной таблицы в режиме конструктора, группировать и сортировать данные отчета, размещать данные в разделах отчета, оформлять отчет, просматривать отчет и отправлять его на печать.

Теоретическая часть

Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам. Пусть в результате проектирования макета отчета списки СТУДЕНТОВ определены перечисленные ниже требования к отчету.

Вид макета формируемого отчета должен соответствовать приведенному на рисунке 99. На макете показано оформление списка студентов для одной группы. В отчете должны последовательно, со своими заголовками, отображаться списки студентов для каждой группы. Вывод записей списка группы должен осуществляться в порядке возрастания номера студента в группе.

При формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете

Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета

конструктор таблица отчет печать

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок - Проект макета для создания однотабличного отчета со списками студентов по группам

Практическая часть

Создание однотабличного отчета в режиме конструктора

В пункте меню Создание нажимаем кнопку Конструктор отчетов. В области данных вызываем контекстное меню, выбираем пункт Свойства. В открывшемся окне выбираем вкладку Данные и заполняем соответствующее поле именем таблицы СТУДЕНТ, которая будет служить источником записей для нашего отчета. В пункте меню Конструктор нажимаем кнопку Добавить поля.

Если в открывшемся окне конструктора отсутствует раздел Заголовок отчета, то вызываем контекстное меню и выбираем пункт Заголовок/ примечание отчета.

Рисунок - Окно выбора варианта создания отчета и таблицы-источника данных отчета

Группировка и сортировка данных отчета

Для выполнения требования к группировке и сортировке данных, отображаемых в отчете, нажмем кнопку Группировка на панели Группировка и итоги конструктора и зададим необходимые параметры в открывшемся диалоговом окне Группировка, сортировка и итоги (рисунок 101).

Рисунок - Окно определения групп записей по полю НГ и сортировке по полю НС

Группировка по полю. Поскольку общий список студентов в соответствии с проектом отчета должен быть разбит по группам, выберем в окне Сортировка и группировка из списка поле номера группы НГ, зададим группировку по этому полю. Для этого в области Свойства группы строках Заголовок группы (НГ Header) и Примечание группы (НГ Footer) надо выбрать значения с разделом заголовка, с разделом примечания. Сортировка для поля устанавливается автоматически.

Сортировка по полю. Для вывода отсортированного списка студентов в каждой группе, зададим сортировку по полю номера студента НС. Для этого в диалоговом окне выберем наряду с полем НГ поле НС. В области Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы (НГ Header) и Примечание группы (НГ Footer) надо выбрать значения без раздела заголовка, без раздела примечания, что и определяет сортировку только по этому полю.

После определения группировки в окне конструктора отчетов (рисунок 102) появляются дополнительные разделы Заголовок группы НГ (НГ Header), Примечание группы НГ (НГ Footer).

Рисунок - Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ

Размещение данных в разделах отчета

Данные в отчете должны быть размещены, как показано на проекте макета отчета (рисунок 100).

Размещение полей из таблиц

Размещение поля группировки. Значение номера группы должно быть представлено один раз в заголовке группы. Для этого разместим поле НГ в разделе Заголовок группы НГ (НГ Header).

Нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Добавить поля и перетащим поле НГ в раздел заголовка НГ. Откорректируем подпись поля, изменив ее на “Список студентов группы” (рисунок 102). Установим нужный шрифт в элементах. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи выполним команду контекстного меню Размер - по размеру данных или соответствующую кнопку панели инструментов.

Форматирование табличной части отчета. Последовательно разместим поля НС, ФИО, ДАТАР, ПБАЛЛ в области данных, которая определяет содержимое строк табличной части. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы СТУДЕНТ. Подписи полей надо перенести в область заголовка путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их надо откорректировать. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись.

Включение вычисляемого поля в отчет

Для включения расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле на панели элементов и разместим элементы Свободный в раздел Примечание группы НГ (см. рисунок 102). Определим в свойствах этого элемента выражение для расчета среднего значения. Для этого запишем на вкладке Данные в строку Данные функцию =Avg ([ПБАЛЛ]), в строку Число десятичных знаков - «2», на вкладке Макет (Format) в строку Формат поля (Format) поместим значение “Фиксированный”. Отредактируем подпись поля. Для этого выделим подпись и вызовем ее свойства. В свойствах на вкладке Макет в строке Подпись запишем: “Средний проходной балл группы”. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, и не обращаясь к свойствам элементов.

Добавление текущей даты к странице

Для добавления в отчет текущей даты воспользуемся встроенной функцией Now(). Для этого создадим в заголовке отчета свободный элемент, нажав кнопку Поле, и зададим в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение =Now(). На вкладке Макет в строке Формат поля выберем значение Полный формат даты. Подпись этого поля выделим и удалим.

Для добавления номера страницы в нижний колонтитул создадим свободный элемент и заполним в его свойствах на вкладке Данные строку Данные выражением =[Page]. Отредактируем подпись этого поля, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись значение «Стр».

Рассмотрим другие способы формирования поля даты и номера страницы.

После текущей даты и времени можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команду Дата и время. Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и /или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный формат (рисунок 103).

Рисунок - Окно выбора формата даты и/или времени

В отчет будет добавлено поле, в свойствах которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано соответствующее выражение. Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле вносится в раздел данных. В качестве выражения записывается функция Format, которая формирует значение на основе заданных ей аргументов - функции Date(), возвращающей текущую системную да- ту, и формата, в котором должна выводится дата. Например, при выборе параметров, отображенных на рисунке 103, функция примет вид =Format(Date();”Long Date”).

Поле нумерации страниц можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команду Номера страниц. В окне диалога Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц (рисунок 104). Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице.

Замечание. Выражение, определяющее вывод номеров страниц, записывается в свойствах поля на вкладке Данные в строке Данные. Выражение может иметь вид: =”Страница”&[Page]

или:

=”Страница” & [Page] & ”из” & [Pages],

что соответствует выбору Страница N или Страница N из M.

Рисунок - Окно выбора параметров номеров страниц.

Завершение оформления отчета

Для окончательного оформления введем в раздел Заголовок отчета, вставить раздел Верхний колонтитул и выбрать нужный шрифт. Далее надо указать в свойствах отчета на вкладке Макет в строке Верхний колонтитул: ”Без заголовка”. Свойства отчета могут быть вызваны при установке курсора на пересечении линеек.

Создадим линии в соответствии с макетом, воспользовавшись кнопкой панели элементов Линия.

Просмотр и печать отчета

Переход из режима конструкторов в режим предварительного просмотра осуществим, нажав кнопку Предварительный просмотр. Для просмотра ранее созданного отчета нужно выбрать его в окне базы данных на вкладке Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов (рисунок 105).

Рисунок - Панель инструментов предварительного просмотра отчета

Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы В нижнем левом углу окна отчета.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести отчет на печать.

Рисунок - Первая страница отчета Списки студентов с данными из таблиц СТУДЕНТ в режиме предварительного просмотра.

С помощью команды Файл - Параметры страниц можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл - Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время. На рисунке 106 приведена первая страница разработанного отчета Списки студентов в режиме предварительного просмотра.

Контрольные вопросы

Что такое отчет?

Как создать отчет?

Для чего используется сортировка и группировка данных?

Что включает в себя окно конструктора отчетов?

Какие этапы включает процедура размещения полей из таблиц?

Что такое вычисляемое поле?

Как добавить вычисляемое поле?

Как добавить текущую дату и номер страницы?

Как просмотреть отчет?

Как распечатать отчет?

Размещено на Allbest.ru