Информационные технологии в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Технические средства бухгалтерских технологий

Информационные технологии в современное время играют огромную роль в жизни любого человека. Они помогают развиваться самым разным сферам деятельности человека. Даже самые простые операции на современных предприятиях рекомендуется проводить с помощью компьютеризированных систем. Особенный вклад информационные технологии внесли в сферу образования, где были полностью компьютеризированы все учебные заведения, что в итоге позволяет в значительной степени облегчить процесс обучения и образования.

Так же применение информационных технологий в бухгалтерском учете занимает не мало важную роль. С помощью информационных технологий современный человек имеет практически мгновенный доступ к любой необходимой информации. [8] Под информационной технологией следует понимать систему методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями. Цель применения информационных технологий -- снижение трудоемкости использования информационных ресурсов.

Информационные технологии необходимы обществу для ускорения получения и использования необходимой информации при осуществлении любой деятельности. В бухгалтерском учете основным техническим средством переработки информации является персональный компьютер. При ведении бухгалтерского учета на предприятиях используются разные бухгалтерские программы. Внедрение и непосредственное использование бухгалтерских программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, а также навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, позволяет быстрее рассчитывать заработную плату и своевременно сдавать отчетность. В настоящее время активно применяются бухгалтерские автоматизированные системы.

Бухгалтерские автоматизированные системы -- это функциональное программное обеспечение, которое предназначено для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач. Одним из определяющих моментов автоматизации бухгалтерского учета является правильный выбор программного продукта. На рынке компьютерных программ представлен достаточно широкий спектр вариантов бухгалтерских программ. Поэтому пользователи могут приобрести абсолютно любую программу, которая будет удовлетворять специфике работы предприятия. Данные программы могут выполнять как минимальный, так и расширенный набор операций. Пользователи выбираю программный продукт в зависимости от производителя. Но в связи с тем, что постоянно идет процесс развития информационных технологий, бухгалтерские программы так же развиваются и претерпевают различные изменения и дополнения. В процессе развития многие отечественные фирмы за годы своей работы накопили достаточно опыта и постоянно совершенствуют программные продукты. Для бухгалтерского учета в отечественных программах расширился их обычный состав за счет дополнительных модулей (финансовый анализ, производство и др.). В процессе автоматизации бухгалтерского учета главное внимание должно уделяться универсальным первичным документам, в которых совмещены оперативные и бухгалтерские данные. При использовании универсальных документов можно исключить дублирование при сборе данных, обеспечивает совпадение показателей, которые используются в оперативном и бухгалтерском учете.

Применение информационных технологий в бухгалтерском учете повышает его оперативность. Следовательно, не используя ручные выборки и группировки, можно получить любую интересующую информацию за любое время или на любую дату. В условиях применения автоматизированных программ при ведении бухгалтерского учета определяются новые подходы к реализации принципа двойной записи. Процесс группировки данных так же отличается от ручных методов тем, что одни и те же массивы информации используются много раз для составления таблиц в любых размерах. Это способствует облегчению и ускорению процесса учета, дает возможность получать такие сведения, от которых отказывались при ручном способе обработки информации. На современном этапе не существует единой, общепринятой классификации бухгалтерских программ. В основном все бухгалтерские программы ориентируются на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Исходя из накопленного опыта составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета можно выделить четыре их группы. Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп:

1) Пакеты «Мини-бухгалтерия». был отмечен «пик» числа производителей, которые предлагали данные программы. Сегодня большая часть данных разработок вытесняется программными продуктами лидеров. Некоторые производители предлагают более совершенные системы. К данной группе в первую очередь относят программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, которые предназначены для предприятий малого бизнеса, с малой численностью в бухгалтерии, ведущим относительно несложный учет. К программным продуктам данной группы можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем». Программы данной группы пользуются широким спросом на современном рынке бухгалтерских программ, так как они способны удовлетворять потребности большинства коммерческих фирм и они сравнительно недорогие. Пакеты «Мини-бухгалтерия нашли успешное применение на малых предприятиях, где небольшая численность сотрудников и небольшой объем информации.

2) Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система». Большая часть данных программ была разработана на основе пакетов «Мини-бухгалтерия». В настоящее время эта группа пакетов является одной из самых распространенных. Данные пакеты так же могут работать как на одном ПК, так и на нескольких. Данные программы предназначены для малого и среднего бизнеса и численностью в бухгалтерии 2-5 человек. Сетевые версии некоторых интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с разными функциями управления. Примерами пакетов данной группы могут служить следующие программы: программы корпорации «Парус», фирмы «1С», «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», «ИнтеллектСервис» и другие.

3) Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Впервые данные программы были разработаны чтобы осуществлять комплексную механизацию бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. С 1970-х г.комплексы бухгалтерских задач стали обрабатываться на универсальных ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета. К продуктам данной группы относятся: «Интеллект-Сервис», «Микро-Плюс», «Пролог», «Омега», «Турбо-бухгалтер» и другие. Похожая статья: Сравнительный анализ обязательств на оплату отпускных в бухгалтерском и налоговом учете

4) «Корпоративные системы управления финансами и бизнесом». Данные системы используются для автоматизации функций управления предприятием. Системы представлены сложной структурой компонентов, которые включают в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений и т. д. Такие системы в России только начинают развиваться, а вот за рубежом множество программных продуктов можно отнести к данному типу. Данные системы сложны в применении, дорогостоющие и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. К отечественным организациям разрабатывающим корпоративные системы для крупных предприятий можно отнести: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никософт», «Омега», «Цефей», «Звезда». До настоящего времени информационные технологии прошли несколько эволюционных этапов. Смена данных этапов происходила в связи с развитием научно-технического прогресса и с появлением новых технических средств переработки информации. Основные этапы развития информационных технологий:

1-й этап -- на нем использовались «ручные» технологии: перо, чернильница, книга, элементарные ручные средства счета. Доставка информации осуществлялась путем доставки конной почтой писем, пакетов, в европейских странах применялся механический телеграф. Основная цель технологий -- представление и передача информации в нужной форме.

2-й этап -- на нем использовались «механические» технологии: пишущая машинка, арифмометр, телеграф, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологий -- представление информации в нужной форме более удобными средствами, сокращение затрат на исправление потерь и искажений.

3-й этап -- на нем использовались «электрические» технологии: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Организация доставки информации в заданное время. Изменяется цель технологии. Акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содержания. На этом этапе начинают входить в использование такие программы как отдельные участки учета и отраслевые системы. информационный технология бухгалтерский excel

4-й этап -- на нем используются «электронные» технологии. Основным инструментом становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления и информационно-поисковые системы, оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Акцент смещается в сторону формирования более содержательной информации. На данном этапе начинаю широко применяться следующие программы: Отдельные участки учета -- программы, которые ориентируются на реализацию функций конкретного раздела учета или нескольких смежных разделов. Многие организации специализируются на конкретных участках учета. На начальной стадии использования персональных компьютеров автоматизированная обработка отдельных участков учета широко использовалась. Но со временем, так как отдельные участки учета не были взаимосвязаны между собой информационно, организации были вынуждены в дальнейшем использовать более совершенные программы. Такие фирмы как «Парус», «1С», наряду с интегрированными системами, выпускают и отдельные локальные программы по учету заработной платы, которые интегрируются с основной программой. К данному типу программ относятся системы отраслевого применения. Бухгалтерский учет в данных программах занимает ключевое положение. Лучшими торговыми системами с наличием бухгалтерского учета признаны программы фирмы «Интеллект-Сервис», «1С», «Парус».

5-й этап -- на нем используются «компьютерные (новые)» технологии. Основным инструментом является персональный компьютер с широким спектром стандартных и заказных программных продуктов широкого назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации автоматизированных систем управления, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений на разных уровнях управления. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и искусственного интеллекта, реализуются на персональном компьютере и стремятся использовать сетевые технологии и телекоммуникации для работы в сети. На данном этапе широко применяется система ведения параллельного учета в нескольких стандартах. В настоящее время многие организации ведут учет в нескольких стандартах: отечественном и международном стандарте учета (СААР). При ведении учета в нескольких стандартах возникает проблема соблюдения ряда методологических требований: однозначное соответствие планов счетов, субсчетов и счетов аналитического учета; единая методология учета различных хозяйственных операций и единая интерпретация одних и тех же фактов хозяйственной деятельности в различных учетных системах и т. д. Примером фирм, которые обеспечивают автоматизацию параллельного ведения учета, являются: корпорация «Галактика», фирмы «1С», «Инфин», «Монолит-Инфо».

6-й этап -- на нем используется «Internet» технология. Широко применяются в разных областях науки, техники и бизнеса распределенные системы, глобальные, региональные и локальные компьютерные сети. Развивается электронная коммерция. В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменением подвергаются технические средства связи, средства бытового, культурного и прочего назначений. Таким образом можно отметить, что современные информационные технологии охватывают самые разнообразные стороны бухгалтерского учета. Современный руководитель сегодня не может принимать управленческие решения без обладания достоверной информацией, которую предоставляет автоматизированная система бухгалтерского учета. Программы, которые используют бухгалтера, являются неотъемлемыми помощниками в их работе. Так как основная нагрузка ложиться на машину, а не на труд человека. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии является одной из наиболее важных задач. При автоматизации следует выбрать необходимую систему, исходя из задач и имеющихся ресурсов. Однако без опытного и грамотного бухгалтера на предприятии не возможно использование компьютера с комплексом нужных программ. В последнее время в России произошли крупные положительные изменения на рынке информационных технологий: главное место стало отводиться крупным поставщикам, стал развиваться качественный сервис. Но так как на рынке находится много бухгалтерских программ, выбор программы для конкретного предприятия остается весьма затруднительным. Ведь приобретение и внедрение элементов выбранного программного обеспечения требует значительных материальных и трудовых ресурсов. С одной стороны, автоматизация учетных процессов необходима но, с другой стороны, для правильного выбора системы автоматизации бухгалтерского учета нужно четко представлять как ведется бухгалтерский учет на предприятии и рынке предлагаемых программных продуктов.

2. Возможности Excel для решения финансово-экономических задач

Краткие теоретические сведения

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft.

Основные функции:

- автоматический подбор высоты строк и ширины столбцов;

- выполнение условного форматирования таблиц;

- наложение защиты на книгу;

- поддержка большинства математических, экономических и других функций;

- возможность сортировки данных таблицы;

- изменение масштаба просмотра документа;

- создание границ вокруг ячеек и таблицы;

- разработка собственного стиля;

- поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

- работа с макросами;

- удобная справочная система;

- проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

- настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

- возможность предварительного просмотра перед печатью;

- настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

В таблицу можно вводить любую информацию: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи специальных функций.

При помощи графических средств Excel для Windows можно рисовать, строить графики и диаграммы.

Клетки в таблице принято называть ячейками. Таблица состоит из строк и столбцов, имеющих соответственно цифровое и буквенное обозначение. Строки обозначаются цифрами от 1 до 65536. Столбцы обозначаются латинскими буквами от A до Z , затем от AA до ZZ и т.д. (максимальное количество столбцов - 256). Каждя ячейка имеет адрес, образующийся пересечением строки и столбца. Например, первая ячейка имеет адрес А1, так как находится в столбце А и строке 1.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов. Такие файлы имеют расширение - xls.

Окно - прямоугольная область, в которой располагается активная книга. Число окон соответствует количеству открытых файлов (книг).

Расчеты в Excel - главная цель этой многофункциональной системы обработки табличных данных, прежде всего, провести предельно правильный финансовый и экономический расчет. Что очень хорошо помогает в рабате бухгалтерам, менеджерам, экономистам.

Многие расчеты подчитать на калькуляторе просто невозможно, особенно если вы работаете на большом предприятии. Расчеты в Excel помогут Вам организовать автоматизированные отчеты.

Для активизации вычислительной функции, к примеру, сложения или вычитания в формулах прописывается операторы:

+ (посредством знака плюс сложения) =Х1+Y2

- (посредством знака минус вычитания) =Х1-Y2 =-Y2

/ (посредством знака слеш деления) =Х1/Y2

* (посредством знака звездочка умножения) =Х1*Y2

% (посредством знака процента процент) =20%

^ (посредством знака крышка возведение в степень) =2^3 (2 в 3-й).

Операторы (сравнения)

= (Равно) =ЕСЛИ (X1=Y2;"Да";"Нет")

> (Больше) =ЕСЛИ(X1>Y2;X1;Y2)

< (Меньше) =ЕСЛИ(YКX2;Y2;X1)

>= <= (Больше или равно, Меньше или равно) =ЕСЛИ(X1>=Y2;X1;Y2) =ЕСЛИ(XК=Y2;Y2;X1)

(Не равно) =ЕСЛИ(X1 Y2;"Не равны").

Операторы (текста)

& (Амперсанд) Организует объединение последовательности символов

= "Значение Y2 равняется: "&Y2.

Операторы (адресные)

: (Двоеточие) - Служит для ссылки на все ячейки учитывая диапазоны и границы

= сумма(Х1:Y2).

; (Точка с запятой) - Помогает организовать ссылку для объединения диапазонов ячеек

Ссылка на объединение ячеек диапазонов

Пробел - Создает ссылку на ячейки с общим диапазоном = сумма (A1:B2C3D4:E5).

По завершению выполнения оператором для сравнения то выявляется значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для ввода формул можно использовать обычные значения для текста и цифр. Использование текстовые выражения в формулах заключаются в кавычки "Пример".

Для выведения формулы =А1+В2 используем следующие операции:

Нужно выделить ячейку, в которой будет расположена формула;

Вводим формулы, начиная с "=";

Кликните на ячейку А1;

Вводим "+";

Кликаем на ячейке В;

И завершаем нашу операцию клавишей Enter.

3. Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);

его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

Excel интенсивно используется в бухгалтерии - во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм;

Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Способы запуска

(для версии "2003") "Пуск" > "Все программы" > "Microsoft Office" > "Microsoft Office Excel";

(для более ранних) "Пуск" > "Все программы" > "Microsoft Excel";

"Пуск" > "Выполнить..." > в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";

Правый щелчок на пустом месте > "Создать" > "Лист Microsoft Excel" > будет создан пустой файл с расширением "xls" > Двойным щелчком запускаем его.

Можно также запустить Excel, дважды щёлкнув на значке любого файла с электронной таблицей.

Предварительные настройки и рекомендации

Всегда должны быть включены панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Включить их можно в меню "Вид" --> "Панели инструментов". Также в меню "Вид" включите панели "Строка формул" и "Строка состояния";

После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;

По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню "Сервис" --> "Настройка..." --> закладка "Параметры" --> галочка "Всегда показывать полные меню". Там же поставьте галочку "Отображать подсказки для кнопок".

4. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

Программы автоматического бухгалтерского учета на конечном этапе выдают информацию, помогающую в осуществлении управленческой деятельности.

Автоматизированная программа бухгалтерского учета работает при наличии:

· техники для ввода, обработки и вывода информации;

· техники для передачи данных;

· оргтехники;

· методических и руководящих материалов;

· технической документации;

· грамотно обученного обслуживающего персонала.

Требования к программам автоматизированного бухгалтерского учета:

· полнота и адекватность технической документации;

· корректность технической документации;

· качество и полнота описания,

· объемные ограничения на каждый документ.

Программы автоматизированного учета подразделяются на: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы.

Насколько сложен комплекс программных средств, надежны программные компоненты и вся система автоматизированной обработки, сложна программа реализации алгоритмов обработки входящей информации, настолько качественна программа.

Общее количество программных компонентов системы, объем оперативной памяти, которую занимают управляющие модули; максимальный объем оперативной памяти позволяют оперативно обрабатывать информацию и выполнять задачи стоящие перед программой.

Лингвистическое обеспечение это: язык общения персонала со средствами вычислительной техники, язык информационной базы, язык средств информационно-поисковых систем, языки системы терминов и определений, которые используются в процессе разработки и функционирования систем.

Правовое обеспечение это: правовые нормы, регламентирующие правоотношения, возникающие при функционировании информационных систем; нормативные акты, определяющие договорные отношения разработчика и заказчика систем; нормативные акты, регулирующие процессы, которые возникают в ходе разработки систем.

Математическое обеспечение это: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, способы математического программирования, методы математической статистики и др.

При взаимодействии персонала и технических средств системы, которые задействованы для обработки данных, производится анализ существующей системы управления, выбор направления и задач управления, формирование требований к комплексу технических средств.

При разработке и в процессе функционирования автоматизированной системы должны быть созданы оптимальные условия работы персонала.

Бухгалтерские информационные системы служат для :

· выполнения необходимых расчетов;

· подготовки, заполнения, проверки и распечатки документов;

· переноса информации из бумажной формы в информационную систему;

· накопления текущих итогов, сопоставление с данными прошлых периодов.

Автоматизированные системы в бухгалтерии осуществляют учет труда и расчет зарплаты; учет движения материальных ценностей, учет движения основных средств, учет готовой продукции; учет затрат на производство; сводный бухгалтерский учет; составление бухгалтерской и налоговой отчетности.

Для возможности автоматического выполнения функций управления разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

В настоящее время на рынке представлены разнообразные программы автоматизированного бухгалтерского учета.

Программа «Галактика» представлена в виде многопользовательской сетевой системы и осуществляет бухгалтерский учет, складской учет, учет закупок и продаж, финансовый анализ, планирование и управление финансами предприятия.

Программа «Администратор» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет.

Для малых предприятий удобна в пользовании программа «Турбо-бухгалтер». Она разработана для одного рабочего места, но в ней можно вести бухгалтерский учет нескольких малых предприятий.

Бухгалтерский учет в сфере торговли и оказания услуг населению позволяет осуществлять автоматизированная программа «БЭСТ - Про».

Самая ранняя из всех программ «Бухгалтерский комплекс» для средних и крупных предприятий обладает широким диапазоном возможностей автоматизированной системы.

На предприятиях, которые совершают небольшое количество хозяйственных операций, применяется программа фирмы «ИнфоСофт», которая позволяет вести книгу хозяйственных операций, составляет на ее основе бухгалтерский баланс, финансовую отчетность.

Рабочее место бухгалтера оборудуется персональным компьютером и инструментальными средствами, которые обеспечивают автоматизацию выполняемых компьютером операций.

Одним из требований программного обеспечения является толерантность программного пакета: наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера отпадает необходимость переноса данных уже внесенных в компьютер в связи с изменениями программы. При автоматизации следует выбрать ту систему, которая удовлетворяет задачам бухучета при имеющихся ресурсах.

Программное обеспечение должно удовлетворять требованиям универсальности и надежности. Надежность системы позволяет ей быть устойчивой при неправильных командах пользователей, при отказах технических средств.

Автоматизированный бухгалтерский учет дополняется информационными системами позволяющими получить оперативную консультацию по налоговому законодательству, по ведению бухгалтерского учета, по методикам заполнения форм отчетности, консультации по правовым вопросам. Российский рынок представлен программами «Консультант-Плюс», «Гарант», «Кодекс», «Референт».

Размещено на Allbest.ru