Электронный офис
Основные задачи использования электронного офиса для обработки информации. Технический состав электронного офиса. Типы текстовых и графических редакторов. Назначение табличных процессоров. Создание электронных презентаций. Оптическое распознавание текста.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 08.03.2016 |
| Размер файла | 41,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- 1. Понятие электронного офиса
- 2. Задачи электронного офиса
- 2.1 Задачи ЭО
- 2.2 Технический состав
- 2.3 Microsoft office
- 3. Текстовые редакторы
- 3.1 Типы текстовых редакторов
- 3.2 Текстовый редактор
- 3.3 Текстовый процессор
- 3.4 Текстовая рабочая среда
- 3.5 Графические редакторы
- 4. Электронные таблицы
- 4.1 Электронные презентации
- 5. Оптическое распознание текста
- 6. Правовые системы
- Заключение
- Список используемой литературы
Введение
Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронного офиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.
В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно - вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.
Цель данной работы - рассмотреть понятие "электронного офиса", изучить, что он в себя включает, и оценить насколько эффективно используется "электронный офис" в наши дни
1. Понятие электронного офиса
Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят се из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.
Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:
электронный офис текстовый редактор
Размещено на http://www.allbest.ru/
В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.
Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.
Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно - вычислительным системам. Среди них:
· высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т.д.;
· высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
· высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
· применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
· возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
· возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.
Основными компонентами таких систем являются:
· внешние коммуникационные каналы,
· кабельная система здания,
· сетевое и коммуникационное оборудование и ПО,
· различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т.д.).
2. Задачи электронного офиса
2.1 Задачи ЭО
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.
К задачам ЭО относятся:
1) делопроизводство;
2) создание отчетов;
3) поиск, ввод и обновление информации;
4) составление расписаний;
5) обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
2.2 Технический состав
Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:
1) Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.
2) Печатающие устройства.
3) Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.
4) Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
5) Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.
2.3 Microsoft office
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.
Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook-средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint-мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer-приложение для создания Web-страниц и ряд других.
В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение "интеллектуальности". С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню "под себя".
На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.
Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.
3. Текстовые редакторы
Текстовый редактор - компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т.п.
3.1 Типы текстовых редакторов
Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор.
3.2 Текстовый редактор
Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность-подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т.п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение-написание исходных кодов компьютерных программ.
3.3 Текстовый процессор
Второй тип текстовых редакторов имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами и предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример - Microsoft Word.
3.4 Текстовая рабочая среда
Также выделяют более общий класс программ - текстовые рабочие среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые разнообразные задачи: с помощью надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, работать в вики и Вебе, вести дневник, управлять списками адресов и задач. Представители этого класса Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.
3.5 Графические редакторы
Графический редактор-программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера.
Типы графических редакторов:
· Растровые графические редакторы - специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете. В противоположность векторным редакторам, растровые используют для представления изображений матрицу точек (bitmap). Однако, большинство современных растровых редакторов содержат векторные инструменты редактирования в качестве вспомогательных. Наиболее популярны: Adobe Photoshop для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X;
· Векторные графические редакторы - позволяют пользователю создавать и редактировать векторные изображения непосредственно на экране компьютера, а также сохранять их в различных векторных форматах, например, CDR, AI, EPS, WMF или SVG. Наиболее популярны: Adobe Illustrator, Corel Draw, Macromedia Free Hand-для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X, свободно распространяемый редактор Inkscape-для всех ОС.
· Гибридные графические редакторы. Наиболее популярны: RasterDesk для AutoCAD, Spotlight для операционных систем Microsoft Windows
4. Электронные таблицы
Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами - табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
4.1 Электронные презентации
Презентация представляет сочетание компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.
Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.
Презентация - это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с ним через меню управления.
Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле.
Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации с использованием аудио - и видеовставок, делать презентации динамичными и интерактивными, использовать в них гипертекстовые ссылки.
5. Оптическое распознание текста
Оптическое распознавание текста (англ. optical character recognition, OCR) перевод последовательности изображений символа в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе. Перевод осуществляется с помощью различных алгоритмов, после преобразования изображения в набор элементарных точек.
6. Правовые системы
Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.
На сегодняшний день в России и СНГ существует множество справочно-правовых систем, основные среди них:
· Коммерческие системы;
· Государственные системы.
Заключение
Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.
Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:
· использование текстового редактора;
· работа с Электронными Таблицами (ЭТ);
· применение Систем Управления Базами Данных (СУБД);
· использование программ подготовки презентаций.
В наши дни электронный офис способен значительно упростить большую часть повседневных задач - как работы с базами данных и текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.
Когда понятие электронного офиса лишь зарождалось, компьютеры были редкостью и далеко не каждая организация и, тем более, человек, могли позволить себе приобрести их. В XXI веке наличием компьютера дома или в организации уже никого не удивишь.
На смену электронному приходит виртуальный офис.
Список используемой литературы
1. Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных технологий. Учеб. Пособие для студентов экономических специальностей. Перм. ун-т. Пермь, 2001.200 с.
2. Т.П. Барановская и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика, 416 стр., 2003 г.
3. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Концепция электронного офиса, макет офисного помещения. Штатное расписание организации и проектирование автоматизированных рабочих мест. Критерии выбора технических средств и программного обеспечения. Значение международных классификаций информации.
контрольная работа [533,8 K], добавлен 17.06.2010Комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. Состав и основные компоненты электронного офиса. Информационные технологии виртуальных офисов. Использование интерактивной машинной графики.
лекция [28,1 K], добавлен 25.06.2013Текстовый редактор - приложение для обработки текстовой информации. Описание текстовых процессоров как более совершенных текстовых редакторов. Типы текстовых файлов: форматированные, неформатированные. Основные правила редактирования и набора текста.
презентация [747,3 K], добавлен 26.11.2010Создание и редактирование электронных баз данных. Обработка электронных таблиц. Операции изменения формата документа. Основные функции текстовых процессоров. Деловая графика. Построение рисунков, диаграмм, гистограмм различных типов в программе Excel.
презентация [773,1 K], добавлен 23.12.2013Концепция программного средства, позволяющего повысить качество проектного менеджмента и снизить риски проектной деятельности. Электронный проектный офис как система поддержки принятия решений. Оценка экономической эффективности использования продукта.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 15.10.2013Исследование функциональных возможностей табличных процессоров в информационном обеспечении управления. Структура информационной системы на предприятии. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров. Тенденции развития табличных процессоров.
курсовая работа [45,4 K], добавлен 15.03.2012Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа [22,9 K], добавлен 30.11.2010Понятие электронных таблиц и табличных процессоров, их основные элементы. Типы данных и функции, используемых в электронных таблицах. Сравнительный обзор наиболее популярных табличных процессоров Microsoft Excel и OpenOffice Calc, области их применения.
реферат [464,7 K], добавлен 14.12.2010Структурные элементы электронного учебника. Основные этапы разработки электронного учебника. Варианты структуры электронного образовательного издания. Подготовка электронного издания к эксплуатации. Методическое обеспечение электронного учебника.
презентация [506,5 K], добавлен 28.12.2014Разработка программных средств, облегчающих процесс проектирования программного обеспечения. Анализ развития мировых информационных ресурсов. Аппаратные средства и функции Электронного офиса, электронный документооборот. Служба обмена сообщениями ICQ.
контрольная работа [42,7 K], добавлен 01.10.2012Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.
реферат [24,5 K], добавлен 22.08.2010Классификация прикладных программ. Назначение и основные функциональные возможности текстовых редакторов, табличных процессов, систем управления базами данных, графических редакторов. Комбинаторика, как отрасль математики. Основные ее соотношения.
реферат [175,6 K], добавлен 01.03.2009Электронный учебник как средство самообразования. Основные этапы проектирования электронного учебника. Методика использования электронных учебников. Язык гипертекстовой разметки HTML. Структура электронного учебника по дисциплине "Численные методы".
дипломная работа [4,9 M], добавлен 02.05.2012Понятие "виртуального офиса". Защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг систем, документооборот, портал. Пользователи виртуального офиса. Услуги и преимущества виртуального офиса, принцип работы. Недостатки и ненадежные провайдеры.
контрольная работа [34,9 K], добавлен 21.10.2010Классификация текстовых редакторов и процессоров. Способы хранения текста в файле. Форматирование документа и его редактирование. Среда текстового редактора. Автоматическая проверка орфографии и синтаксиса текста, автотекст, автозамена, гипертекст.
курсовая работа [35,0 K], добавлен 25.04.2013Основные элементы электронной таблицы. Типы данных, используемых в электронных таблицах. Используемые типы функций. Области применения табличных процессоров. Обзор наиболее популярных табличных процессоров. Microsoft Excel, Open Office Calc.
курсовая работа [142,2 K], добавлен 21.11.2007Принципы организации защиты офиса от несанкционированного доступа. Анализ возможных действий злоумышленника, направленных на дестабилизацию целостности, конфиденциальности и доступности информации. Методы противодействия дестабилизирующим факторам.
курсовая работа [228,5 K], добавлен 20.09.2015Программы в составе интегрированного пакета для MS Office, общий интерфейс пользователя. Компоненты: текстовый редактор (Word), табличный процессор (Excel), создание презентаций (PowerPoint), управление базами данных (Access). Функции и их применение.
презентация [2,5 M], добавлен 20.01.2012Понятие автоматизированных информационных технологий, их значение и классификация. История развития технологии, основные типы и решаемые задачи. Особенности электронного и виртуального офиса, роль экспертной поддержки и интерактивной машинной графики.
презентация [51,0 K], добавлен 25.06.2013Аспекты применения современных информационных технологий в образовании. Системный подход к созданию электронных пособий. Инструментальные средства и технология проектирования электронного учебного пособия. Способы защиты информации и компьютерных систем.
дипломная работа [3,2 M], добавлен 15.04.2012
