Прогнозирование на НС обладает рядом недостатков. Даже при прогнозировании требования на достаточно стабильный продукт на основе информации о ежемесячных продажах, возможно, мы не сможем накопить историю за период от 50 до 100 месяцев. Для сезонных процессов проблема еще более сложна. Каждый сезон истории фактически представляет собой одно наблюдение. То есть, в ежемесячных наблюдениях за пять лет будет только пять наблюдений за январь, пять наблюдений за февраль и т.д. Может потребоваться информация за большее число сезонов для того, чтобы построить сезонную модель. Однако, необходимо отметить, что мы можем построить удовлетворительную модель на НС даже в условиях нехватки данных. Модель может уточняться по мере того, как свежие данные становится доступными.

Другим недостатком нейронных моделей -- значительные затраты по времени и другим ресурсам для построения удовлетворительной модели. Эта проблема не очень важна, если исследуется небольшое число временных последовательностей. Тем не менее, обычно прогнозирующая система в области управления производством может включать от нескольких сотен до нескольких тысяч временных последовательностей.

Однако, несмотря на перечисленные недостатки, модель обладает рядом достоинств. Существует удобный способ модифицировать модель по мере того, как появляются новые наблюдения. Модель хорошо работает с временными последовательностями, в которых мал интервал наблюдений, т.е. может быть получена относительно длительная временная последовательность. По этой причине модель может быть использована в областях, где нас интересуют ежечасовые, ежедневные или еженедельные наблюдения. Эти модели также используются в ситуациях, когда необходимо анализировать небольшое число временных последовательностей.



Глава 3. Совершенствование информационных систем управления в ООО «Командор»

3.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Командор»

Общество с ограниченной ответственностью «Командор» является частным охранным предприятием. Формой собственности данного предприятия является частная. Учредителями фирмы являются пять физических лиц. Место нахождения: Российская Федерация, г. Магадан, ул. Якутская, 57.

Целями деятельности фирмы является осуществление охранной деятельности как оказание на возмездной основе услуг физическим лицам и юридическим лицам в целях защиты их прав и интересов. Фирма вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещённые законом.

Предметом деятельности фирмы являются:

защита жизни и здоровья граждан

охрана имущества собственников

транспортировка имущества собственников

консультирование и подготовка рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств.

обеспечение правопорядка в местах массовых мероприятий.

Общество состоит из различных подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Большинство подразделений ООО «Командор» занимаются охранной деятельностью.

Все подразделения в такой структуре являются независимыми и если даже происходит кооперация для достижения общих целей, то она происходит на взаимовыгодных условиях.

Высшее руководство ООО «Командор» получает прибыль за счёт жестко установленных процентов от реализации подразделений. Полученные средства идут на заработную плату в подразделения управления и на компенсацию убытков в убыточные подразделения. Кроме того, остаются денежные средства, которые можно пустить на развитие в каком-либо подразделении.

Структурная схема организации несколько отличается от организационной структуры управления за счёт того, что заместители генерального директора по направления могут управлять несколькими подразделениями.

Заместители генерального директора по направлениям совместно с генеральным директором на ежемесячных совещаниях планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже представлена организационная структура управления ООО «Командор».

Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями : вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.

В самой же организационной структуре не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме того, эти ограничения на структуру организации часто вызывают серьезные и дорогостоящие последствия. Вот только четыре из них:

- Во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы.

- Во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом.

- В-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще.

- В-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие.

Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества организационной структуры ООО «Командор»:

- четкая система взаимных связей функций и подразделений;

- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

- ясно выраженная ответственность;

- быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки организационной структуры ООО «Командор»:

- отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;

- в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

- тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

- малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

- критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;

- тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

- перегрузка управленцев верхнего уровня;

- повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.

В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а это приводит к тому, что подразделения становятся неконкурентоспособными.

Фирма «Командор» предоставляет следующие услуги:

физическая охрана объектов клиентов

«тревожные» кнопки

физическая охрана граждан

сопровождение ценных грузов в пределах России

сопровождение ценных грузов в пределах Екатеринбурга.

инкассация

Качество услуг, предоставляемых фирмой «Командор» выгодно отличается от качества услуг, предоставляемых другими фирмами: обязательностью исполнителя, высоким уровнем подготовки персонала, высоким уровнем технологий, используемых при оказании охранных услуг и т. д.

В первом квартале 2008 года в фирме работало 16 человек из них: 4 человека - административно-управленческий персонал (генеральный директор, главный бухгалтер, два заместителя), 8 человек - основные рабочие (непосредственно охранники), два бухгалтера, один специалист по кадрам и офис-менеджер (он же диспетчер).

Во втором квартале среднесписочная численность работающих составила: 20 человек из них: 5 человек - административно-управленческий персонал (добавлен ещё один заместитель), 10 человек - основные рабочие (из них 2 не лицензированных), два бухгалтера, один специалист по кадрам, один офис-менеджер и введена ставка диспетчера.

Руководство фирмы предпринимает активные меры для развития фирмы - привлечения новых объектов. Из-за недостатка денежных средств реклама в СМИ практически не используется. В основном информация о фирме распространяется через клиентов, довольных качеством оказанных услуг. Но кроме этого используется наружная реклама - щиты, плакаты, расклеенные по городу листовки и т.д.

Основным моментом создания имиджа фирмы является качество оказываемых услуг. У клиентов, которые доверяли имущество этой фирме, сложилось лишь положительное мнение о фирме и они стремятся добавить к уже оказываемым услугам дополнительные: сигнализации коттеджей, инкассация наличности и т.д.

В данный момент заняты все лицензированные охранники. В любой момент может сложиться ситуация, когда в фирму обратится клиент, требующий лицензированных охранников. Фирма в такой ситуации не сможет удовлетворить потребности клиента, чем значительно снизит оценку со стороны клиента.

Нахождение варианта выхода из продемонстрированной ситуации является очень важным действием. Руководитель должен выбрать единственно правильный вариант для его организации.

Успешное нахождение варианта даст фирме возможность в дальнейшем не иметь проблем с квалифицированными кадрами (не лицензированных охранников на рынке труда очень много).

В рассматриваемой мной фирме есть, как и в любой другой фирме, как плюсы так и минусы.

Основными плюсами являются:

- высочайшее качество оказываемых услуг

- предельная точность расчётов

- вежливость и точность персонала

- высокая квалификация кадров (лицензии у охранников)

Основные минусы:

- низкая рентабельность

- недостаточное количество объектов охраны.



3.2 Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В охранном агентстве «Командор» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии охранного агентства.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу руководителей подразделений. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие руководители подразделений остаются специально вечерами, чтобы провести звонки в город или оставляют на визитках, буклетах свои домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 - 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в 2005 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Командор». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков

3) Посылать и получать электронную почту

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.

5) Сократить обслуживаемый персонал

Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда».

Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

1) Надёжность в целом

2) Устойчивость к повреждениям

3) Лёгкость обслуживания

4) Простота изменения

Кроме того, в обществе существует физически изолированная другая сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном уровне знаний руководства в области сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего агентства, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас - это престиж организации.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

В 2005 году в ООО «Командор» после появления локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась модернизация большинства компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной системе DOS с операционной системой Windows 95 на 8 Мегабайтах оперативной памяти. Общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 30 процентов в 2006 году и на 50 процентов в 2007 году соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 2006 году в четыре раза, а в 2007 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны.

Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.



3.3 Совершенствование информационного обеспечения в организации

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Для успешного осуществления управленческих функций в охранном агентстве необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в охранное агентство осуществляет охрану 15 объектов в городе, 10 объектов за городом и проводит 5 сопровождений.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

После проведения руководством политики маркетинговых исследований, в процесс управления были внедрены современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем.

За три года были внедрены следующие программы:

- Электронная анкета клиента

- Электронный журнал учёта клиентов

- Разработанная система для контроля оплаты

- Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)

- База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов

В таблице представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь на это, конечно же, повлияло внедрение во всём охранном агентстве локальной вычислительной сети. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания.

Приобретение в 2006 году новых двух персональных компьютеров для администрации повысил производительность Генерального директора и Заместителя директора.

С разработкой системы электронного учета клиентов, сократилось время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система регистрации клиентов использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе.

Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора.

Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка. Произведём расчёты эффективности от принятых мероприятий для охранного агентства. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников охранного агентства исходя из их месячных окладов.



С_ч = О / К_ч (1)

где С_ч - Стоимость часа работы

О - Месячный оклад

К_ч - Количество часов в месяце (К_ч=160 час)

По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

(2)

где Э - экономия от снижения трудоёмкости

Т₁ и Т₂ - трудоёмкость операции до и после

n - число сотрудников

Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов всех сотрудников. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 220 000 рублей.

ЭЭ = Э / З (3)

где ЭЭ - экономический эффект

З - затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 18109,40 / 220000 = 0,0823 р./р.

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

Т_ок = 1 / ЭЭ (4)



где Т_ок - срок окупаемости

Т_ок = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев

В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически в течении года. Такие показатели были достигнуты только благодаря применению современных информационных технологий. Но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений.

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

- Снизить административные накладные расходы

- Повысить производительность труда

- Рационализировать ведение дел

- Снизить затраты на аппаратные средства

Это как раз и началось осуществляться с 2005 года, другое дело как это делается. К числу недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.

2) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети

4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.

5) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Одной из первых задач, которые необходимо осуществить ООО «Командор» - заключить договор на техническое обслуживание информационных систем с фирмой, специализирующейся на данных видах деятельности.

Специалистам данной фирмы необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров

2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию

3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем

4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений

5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

- архивация данных на дискеты

- защита файлов паролями

- отказ от использования сети

- проверка на компьютерные вирусы

- отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту.

Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей аутсорсинговой фирмы будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться диспетчер и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение

2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами

3) Закупка расходных материалов по низким ценам

4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе

5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов

3.4 Внедрение автоматизированной информационной системы

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в охранном агентстве «Командор»:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента в ООО «Командор» является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях. Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из броузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью броузера);

- все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.

В ООО «Командор» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации в Сети подсчитать невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом информации во всех библиотеках мира. А какую конкретно пользу может принести Сеть, например, менеджеру охранного агентства? Во-первых, это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на значительные расстояния. Во-вторых, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец, в-третьих - это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире.

Наконец, рассмотрим возможность использования преимуществ интеллектуальных информационных систем. Нейронные сети и генетические алгоритмы в настоящее время находят огромное число разнообразных применений. Действительно, в любой области человеческой деятельности есть плохо алгоритмизуемые задачи, для решения которых необходима либо постоянная работа группы квалифицированных экспертов, либо адаптивные системы автоматизации, каковыми являются нейронные сети. Разные компании выбирают разные варианты - одни предпочитают тратить деньги на оплату лучших специалистов и их обучение, другие покупают полностью готовые специализированные нейросетевые системы, а третьи комбинируют эти подходы, создавая собственные системы с нуля или на основе готовых коммерческих пакетов. Выбор варианта решения должен определяться исходя из целей и возможностей компании. Первые три варианта больше подойдут очень крупным компаниям, планирующим деятельность на 5-10 лет вперед и не ожидающим быстрой окупаемости вложений в новые технологии. По этому пути идут многие западные фирмы, желающие увеличить прибыльность своего бизнеса в условиях жесткой конкуренции.

Вариант создания собственной системы на основе готового нейропакета подходит для менее крупных компаний и даже для частных лиц, в том числе и для ООО «Командор». Впрочем, имеется и несколько примеров крупнейших концернов, избравших этот вариант и добившихся успеха. Так, например, компания DuPont разработала новый материал - безопасное стекло, используя нейросетевой пакет NeuroShell. Также этот пакет используется в крупных западных банках, таких как Citibank, Security Pacific National Bank, The World Bank, Lloyds Bank, The Federal Reserve Board, Federal Reserve Bank of New York, и в страховых компаниях Royal Insurance, Presidential Life Insurance, New York Life Insurance и других.

Приведенные выше примеры показывают, что технологии нейронных сетей применимы во многих областях деятельности охранного агентства. В некоторых задачах, таких как прогнозирование занятости охранников или распознавание образов, нейросети стали уже привычным инструментом. Нет сомнений, что повсеместное проникновение новых технологий и в другие области - только вопрос времени.

Внедрение новых наукоемких технологий в коммерческой фирме - достаточно непростое дело, требующее, кроме денег и времени, еще и некоторой перемены психологии. Однако, практика показывает, что эти вложения окупаются и выводят компанию на качественно новый уровень.



Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью "подопытного кролика". Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Многие споры ведутся также и вокруг проблемы создания искусственного интеллекта, но чаще всего они имеют эмоциональную подоплеку. Признание возможности искусственного разума представляется чем-то унижающим человеческое достоинство. Однако нельзя смешивать вопросы возможностей искусственного разума с вопросом о развитии и совершенствовании человеческого разума. Повсеместное использование ИИ создаёт предпосылки для перехода на качественно новую ступень прогресса, даёт толчок новому витку автоматизации производства, а значит и повышению производительности труда. Разумеется, искусственный разум может быть использован в грязных целях, но это проблема не научная, а скорее морально-этическая.

Однако развитие кибернетики выдвигает ряд проблем, которые все же требуют пристального внимания. Эти проблемы связаны с опасностями, возникающими в ходе работ по искусственному интеллекту.

Первая проблема связана с возможной потерей стимулов к творческому труду в результате массовой компьютеризации или использования машин в сфере искусств. Однако в последнее время стало ясно, что человек добровольно не отдаст самый квалифицированный творческий труд, так как он для самого человека является привлекательным.

Вторая проблема носит более серьезный характер, и на нее неоднократно указывали такие специалисты, как Н. Винер, Н. М. Амосов, И. А. Полетаев и др. Состоит она в следующем. Уже сейчас существуют машины и программы, способные в процессе работы самообучаться, т. е. повышать эффективность приспособления к внешним факторам.

В будущем, возможно, появятся машины, обладающие таким уровнем приспособляемости и надежности, что необходимость человеку вмешиваться в процесс отпадет. В этом случае возможна потеря самим человеком своих качеств, ответственных за поиск решений. Налицо возможная деградация способностей человека к реакции на изменение внешних условий и, возможно, неспособность принятия управления на себя в случае аварийной ситуации.

Встает вопрос о целесообразности введения некоторого предельного уровня в автоматизации процессов, связанных с тяжелыми аварийными ситуациями. В этом случае у человека, "надзирающего" за управляющей машиной, всегда хватит умения и реакции таким образом воздействовать на ситуацию, чтобы погасить разгорающуюся аварийную ситуацию. Таковые ситуации возможны на транспорте, в ядерной энергетике. Особо стоит отметить такую опасность в ракетных войсках стратегического назначения, где последствия ошибки могут иметь фатальный характер. Несколько лет назад в США начали внедрять полностью компьютеризированную систему запуска ракет по командам суперкомпьютера, обрабатывающего огромные массивы данных, собранных со всего света. Однако оказалось, что даже при условии многократного дублирования и перепроверки, вероятность ошибки оказалась бы столь велика, что отсутствие контролирующего оператора привело бы к непоправимой ошибке. От системы отказались. Люди будут постоянно решать проблему искусственного интеллекта, постоянно сталкиваясь все с новыми проблемами. И, видимо, процесс этот бесконечен.

...