Разработка базы данных в среде Microsoft Access

Технология

1. С помощью мастера создайте перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 3-м дисциплина. Для этого:

- вызовите мастер построения перекрестного запроса, выбрав пункт Перекрестный из списка кнопки Мастер запросов панели инструментов Другие меню Создание;

- выберите поля N группы, ФИО, N зачетной книжки в качестве заголовков строк;

- выберите поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- снимите флажок Да вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выберите для вычислений поле оценка и функцию вычисления Первый;

- сохраните запрос, присвоив ему имя Перекрестный для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создайте отчет по запросу Перекрестный для отчета по среднему баллу. Для этого:

- выберите все поля запроса;

- добавьте уровень группировки по полю N группы;

- выберите порядок сортировки по фамилиям студентов;

- выберите ступенчатый вид отчета и стиль Солнцестояние;

- присвойте отчету имя Расчет среднего балла групп. Просмотрите отчет.

3. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

4. Выровняйте оценки по центру столбца. Для этого выделяйте поля и используйте соответствующую кнопку инструментальной панели Шрифт меню Конструктор.

5. С помощью инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

6. С помощью инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор введите в область данных поле для вычисления среднего балла. Щелкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите окно Свойства поля.

7. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке данные щелкните по кнопке …

8. Используя инструменты построителя, введите в поле формулу расчета среднего балла:

=([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3

В формуле должны использоваться те наименования дисциплин, которые вы включили в отчет.

Отключите связанную с полем надпись.

9. Просмотрите и отредактируйте отчет. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля Средний балл вкладку Макет окна Свойства поля и выберите формат фиксированный с 2-мя дробными знаками.

10. Для подсчета среднего балла по группе щелкните по кнопке Группировка панели инструментов Группировка и итоги меню Конструктор. В нижней части бланка запроса появится окно Группировка, сортировка и итоги.

11. В строке Группировка N группы нажмите на кнопку Больше, в появившейся строке откройте список пункта без раздела примечания и выберите в нем позицию с разделом примечания. В бланке отчета появится раздел Примечание группы N группы.

12. С помощью кнопки Поле инструментальной панели Элементы управления меню Конструктор создайте в этом разделе вычисляемое поле.

13. Используя вкладку Данные окна свойств этого поля, введите него при помощи построителя выражений формулу для вычисления среднего балла по каждой группе:

=Sum (([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3 )/ Count([ФИО])

14. Замените текст Надписи для вычисляемого поля. Введите: Средний балл группы. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 9.

15. Добавьте справа от надписи Средний балл группы вывод номера группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу: =[N группы]

16. Подсчитайте в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 12 и 13 в область примечаний отчета и введите надпись поля Итого по всем группам.

17. Введите в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте справа под строкой с названием отчета поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Определите пользовательский формат даты в виде dd.mm.yyyy, который может быть введен непосредственно как значение свойства Формат поля.

18. Для того чтобы сделать отчет более компактным перенесите поле N группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, щелкнув по кнопке Больше в окне Группировка, сортировка и итоги и в пункте с разделом заголовка выберите позицию без раздела заголовка. Вставьте поле N группы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да.

19. Просмотрите окончательный вариант отчета.

Задание 5. Создать связанный отчет.

Создайте связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создайте отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-Группа. В качестве подчиненного отчета используйте табличный отчет по таблице Студент с нумерацией студентов по порядку в пределах каждой группы.

Технология

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, упорядоченный по номерам групп и фамилиям студентов, включив в него поля N группы, ФИО, N зачетной книжки. Сохраните отчет, присвоив ему имя Подчиненный.

2. Добавьте в левую часть отчета порядковый номер студента в группе. Для этого в режиме конструктора вставьте в соответствующее место области данных отчета поле. Введите в качестве значения свойства Данные =1, а для свойства Сумма с накоплением выберите из списка значение - Для всего.

3. Отредактируйте отчет, уменьшив ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка и сохраните изменения.

4. Создайте простой запрос на выборку из таблиц Факультет и Группа, упорядоченный по наименованиям факультетов и номерам групп, включив в него поля Наименование факультета, N группы, N специальности и сохраните с именем Запрос для Главного отчета.

5. По этому запросу создайте с помощью мастера ступенчатый отчет, сохранив его под именем Главный. Отредактируйте отчет, уменьшив ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

6. Откройте Главный отчет в режиме конструктора и с помощью кнопки Подчиненная форма/отчет панели инструментов Элементы управления меню Конструктор добавьте в область данных Подчиненный отчет, связав Главный и Подчиненный отчет по полю № группы.

7. Добавьте в область примечаний главного отчета сведения о составителе отчета, фамилия которого должна вводиться в диалоговом окне. Для этого увеличьте высоту этой области и поместите в нее с помощью кнопки панели элементов управления новое поле. В надпись поля введите текст: Отчет составлен:, а внутрь самого поля - [Введите фамилию составителя отчета:].

8. Просмотрите получившийся отчет и при необходимости отредактируйте его в режиме конструктора.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5

Цель работы: Освоение возможностей автоматизации управления базой данных.

Задание 1. Настроить панель быстрого доступа.

Настройте панель быстрого доступа, добавив на нее кнопки создания новых объектов.

Технология

1. Вызовите меню кнопки Office и в диалоговом окне нажмите кнопку параметры Access.

2. В диалоговом окне параметры Access выберите пункт Настройка.

3. В списке Выбрать команды из выберите Все команды.

4. В списке Настройка панели быстрого доступа выберите файл вашей базы данных.

5. В левом списке выберите пункт Новый объект : таблица, нажмите кнопку Добавить. Указанный пункт появится в правом списке.

6. Аналогично добавьте в правый список другие новые объекты.

7. Удалите некоторые пункты из правого списка, выделяя их и нажимая кнопку Удалить.

8. Измените порядок расположения кнопок на панели быстрого доступа. Для этого выделите нужную кнопку в правом списке и переместите ее в нужное место с помощью клавиш Вверх и Вниз.

9. Нажмите кнопку ОК. Проверьте правильность установки кнопок и вызываемых ими действий на панели быстрого доступа.

Задание 2. Создать форму-меню.

Создайте форму-меню с кнопками для выполнения ранее составленных запросов, вывода форм и отчетов. Форма-меню должна появляться автоматически сразу после загрузки базы данных. В форме должна быть также кнопка для закрытия базы данных и выхода из Access.

Технология

1. Создайте макрос для выполнения запроса Количество коммерческих по группам. Для этого в списке Макрос панели инструментов Другие меню Создание выберите пункт Макрос. Появится бланк создания макроса. Выберите из списка Макрокоманда пункт ОткрытьЗапрос. В списке Имя запроса аргументов макрокоманды в нижней части бланка выберите нужный запрос. Закройте макрос, сохранив его под именем Количество коммерческих студентов в группах. Проверьте работу макроса, щелкнув по нему в области переходов.

2. Самостоятельно создайте макросы для выполнения запроса на создание экзаменационной ведомости и запроса с вычисляемым полем.

3. Используя макрокоманду ОткрытьФорму создайте макрос для открытия формы Простая по запросу, созданной в лабораторной работе № 3.

4. Используя макрокоманду ОткрытьОтчет, создайте макрос для открытия ранее созданного отчета Отчет с группировкой.

5. Создайте макрос для выхода из Aceess. Для этого в бланк макроса поместите команду Выход с аргументами Сохранить все. Закройте макрос, сохранив его под именем Выход из Access.

6. В режиме конструктора создайте новую пустую форму. Для этого щелкните по кнопке Конструктор форм панели инструментов Формы меню Создание.

7. Размесите в форме созданные ранее макросы. Для этого перетащите макросы из области переходов в бланк формы.

8. Сохраните форму под именем Меню.

9. Откройте форму, нажимая кнопки в форме, проверьте правильность открытия соответствующих объектов.

Задание 3. Создать кнопочную форму.

Создайте с помощью диспетчера кнопочных форм главную кнопочную форму и дополнительные к ней страницы для работы с двумя задачами: Учебный процесс и Оплата обучения. Поместите на кнопочных формах-страницах кнопки для запуска основных процедур, обеспечивающих решение соответствующих задач. Создайте в главной кнопочной форме кнопку для выхода из приложения (закрытия базы данных), кнопку для выхода из Access, кнопку для перехода в режим редактирования самой кнопочной формы. Предусмотрите в кнопочных формах-страницах кнопки возврата к главной кнопочной форме.

Обеспечьте открытие главной кнопочной формы при открытии базы данных Университет. Запретите пользователям работу с базой данных через окно базы данных.

Технология

1. Запустите диспетчер кнопочных форм. Для этого щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Работа с базами данных меню Работа с базами данных. В окне Диспетчер кнопочных форм выберите Главная кнопочная форма (по умолчанию).

2. Добавьте к главной форме одну страницу. Для этого щелкните по кнопке Создать и введите в окно Создание имя новой страницы кнопочной формы: Учебный процесс. Щелкните по кнопке Ok. Введенная строка появится в окне диспетчера. Добавьте еще одну страницу, еще раз щелкнув по кнопке Создать. Введите название страницы: Оплата обучения.

3. Создайте в главной кнопочной форме кнопки перехода на другие страницы. Для этого в окне диспетчера выделите строку Главная кнопочная форма и щелкните по кнопке Изменить. Появится окно Изменение страницы кнопочной формы. Щелкните по кнопке Создать. Введите в окне Изменение элемента кнопочной формы значение поля Текст - Учебный процесс. Выберите из списков значения полей Команда - Перейти к кнопочной форме, Кнопочная форма - Учебный процесс. Щелкните по кнопке Ok. По аналогии, еще раз щелкнув по кнопке Создать, определите кнопку для перехода на страницу Оплата обучения. Щелкните по кнопке Закрыть.

4. Создайте кнопки управления для запуска процедур на странице Учебный процесс. Для этого выделите в окне диспетчера строку Учебный процесс и щелкните по кнопке Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится окно Изменение элемента кнопочной формы. Введите в поле Текст название кнопки: Создание экзаменационных ведомостей. В поле Команда выберите из списка команду Выполнить макрос. В поле Макрос выберите из списка макрос для выполнения запроса на создание экзаменационной ведомости. Щелкните по кнопке Ok.

5. Аналогично пункту 4 добавьте на страницу формы Учебный процесс кнопки для вывода форм и отчетов, обслуживающих учебный процесс.

6. Поместите на страницу формы Учебный процесс кнопку для возврата на главную кнопочную форму. Для этого, щелкнув по кнопке Создать определите следующие значения полей: Текст - Возврат к главной форме, Команда - Перейти к кнопочной форме, Кнопочная форма - Главная кнопочная форма. Щелкните по кнопке Ok.

7. Аналогично п.п. 4-6 создайте кнопки для выполнения процедур и возврата в главную кнопочную форму на странице Оплата обучения. Добавьте на страницу Оплата обучения кнопки для вывода формы Простая по запросу, Запроса с вычисляемым полем, Отчета с группировкой.

8. Добавьте на главную кнопочную форму кнопку закрытия базы данных (приложения). Для этого закройте окно изменения страницы кнопочной формы и перейдите в окно диспетчера кнопочных форм. Выделите строку Главная кнопочная форма и щелкните по кнопке Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать, затем в окне Изменение элемента кнопочной формы введите Текст: Закрыть базу данных и выберите из списка команду Выйти из приложения.

9. Добавьте на главную кнопочную форму кнопку выхода из Access. Действуя аналогично п.8, в окне Изменение элемента кнопочной формы введите название кнопки: Выход из Access, выберите команду: Выполнить макрос, выберите макрос: Выход из Access. Закройте окно изменения страницы и окно диспетчера.

10. Проверьте работу кнопочной формы. Для этого откройте форму Кнопочная форма. Совершите переход на страницу Учебный процесс, запустите кнопками процедуры, затем вернитесь в главную форму. Закройте базу данных.

11. Откройте базу данных Университет и добавьте в главную кнопочную форму еще одну кнопку для редактирования самой кнопочной формы, необходимую для дальнейшего совершенствования схемы управления приложением в будущем. Для этого нажмите кнопку Диспетчер кнопочных форм панели инструментов Работа с базами данных меню Работа с базами данных. Выделите в окне диспетчера строку Главная кнопочная форма и щелкните по кнопке Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Введите в окне Изменение элемента кнопочной формы значение поля Текст Редактирование кнопочной формы и выберите из списка команду Конструктор приложения. Щелкните по кнопке Ok. Переместите введенную кнопку вверх на две позиции. Закройте все окна диспетчера кнопочных форм и откройте главную кнопочную форму через окно базы данных. Проверьте правильность работы созданной кнопки.

12. Поместите рисунок в левой части окна кнопочной формы. Для этого откройте кнопочную форму в режиме конструктора, вызовите окно свойств формы, установите вкладку Макет. Щелкните по кнопке свойства Рисунок. Появится окно обзора для выбора файла с рисунком. Укажите путь к файлам с рисунками, Выберите какой-либо файл с рисунком. Закройте окно обзора, окно свойств и перейдите в режим просмотра формы.

13. Обеспечьте открытие главной кнопочной формы при открытии базы данных Университет. Для этого выполните команду Параметры Access меню кнопки Office. Выберите объект Текущая база данных и в списке Форма просмотра в группе Параметры приложения выберите Кнопочная форма. Закройте и вновь откройте базу Университет и убедитесь, что кнопочная форма загружается первой.

Размещено на Allbest.ru