Создание базы данных в Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

Оглавление

Введение

1. Теоретическое обоснование выбора компонент структуры базы данных

2. Создание структур таблицы

3. Определение связей между таблицами базы данных (схема данных)

4. Проектирование форм для ввода входной информации

5. Проектирование запросов

6. Создание отчетов

7. Проектирование кнопочной формы

Вывод по проделанной работе

Список используемой литературы

Введение

Актуальность курсовой работы

Актуальность работы заключается в том, что с течением времени все больше организаций, занимающихся продажей автомобилей, проводят автоматизацию своей работы. По последним исследованиям, считается целесообразным тратить 10% бюджета организации на автоматизацию работы. Это в свою очередь приводит к улучшению работы менеджеров по продажам, повышению качества обслуживания клиентов, ускорению работы с клиентами, качественно улучшает отчетность работы сотрудников.

Цель и задачи курсовой работы

Целью работы является создание базы данных Access. В результате показать свое умение в работе с базами данных, создании таблиц, форм, отчетов.

Практическая значимость

Практическая значимость заключается в предоставлении базиса для последующей автоматизации работы всей организации по продаже автомобиля.

1. Теоретическое обоснование выбора компонент структуры базы данных

В целях реализации проекта предлагается использовать базу данных разработанную в среде Microsoft Access. Целью автоматизации являются:

Продажа готовой продукции;

Работа с клиентами;

Возможность добавления (изменения) новых модификаций, сотрудников, комплектующих, клиентов;

Составление отчетов по результатам работы с клиентами.

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД Система управления базами данных Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. Достаточно указать, что в одной из крупнейших саратовских фирм, торгующей компьютерными системами, "“Ладья - компьютерные системы” документооборот построен на СУБД Access.

СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

2. Создание структур таблицы

Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных виде записей и полей, в которых хранится информация, составляющая содержание баз данных. Это основной объект базы, все остальные являются производными и создаются на основе ранее подготовленных таблиц.

Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту или иную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;

Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.

Различают два вида таблиц:

сплошные таблицы - не структурированные, где все данные объединяются в одной сплошной табличной структуре;

реляционные данные организованы в них таким образом, чтобы обеспечить в них объединение разнородной информации, исключить её дублирование, предоставить оперативный доступ к имеющимся сведениям. Каждая реляционная таблица посвящена определенной теме. Предоставленная информация описывает однотипные элементы, операции, характеристики.

В моей курсовой работе я использовал реляционные виды таблиц.

«Автомобили»

В данной таблице я привел список продаваемых автомобилей. Таблица состоит из 8 полей, ключевым из которых является поле «Код авто».

база данных структура создание

«Кузов»

В данной таблице я привел список кузовов. Таблица состоит из 2 полей, ключевым из которых является поле «Код кузова».

«Трансмиссия»

В данной таблице я привел список трансмиссии. Таблица состоит из 2 полей, ключевым из которых является поле «Код трансмиссии».

«Клиенты»

В данной таблице я привел список клиентов. Таблица состоит из 5 полей, ключевым из которых является поле «Код клиента».

«Модификация авто»

В данной таблице я привел все модификации автомобилей. Таблица состоит из 12 полей. Она является промежуточной, так как связывает между собой таблицы «Авто», «Кузов», «Трансмиссия», «Продажи» (см. Схему данных).

«Продажи»

В данной таблице я привел список продаж. Таблица состоит из 5 полей, ключевым из которых является поле «код шины».

«Сотрудники»

В данной таблице я привел список сотрудников. Таблица состоит из 7 полей, ключевым из которых является поле «код сотрудника».

3. Определение связей между таблицами базы данных (схема данных)

Установка ключевых полей позволяет связывать несколько таблиц. Когда база данных состоит из множества таблиц, работа со связанными таблицами становится более эффективной, упрощается ввод данных, снижается вероятность ошибок. Access поддерживает два типа связей

один-к-одному: каждой записи первой таблицы, строго соответствует одна запись другой. Используется редко, полезен когда одну таблицу делят на несколько частей;

один-ко-многим: одна запись первой таблицы связана с множеством записей другой, но одной записи второй не может соответствовать несколько записей из первой.

многие-ко-многим: каждой записи одной таблицы могут соответствовать несколько записей другой таблицы. Реализуется с помощью связывающей таблицы, в которой первый ключ является составным и включает ключ поля первой и второй таблицы.

В своей курсовой работе я использовал второй и третий тип связей.

4. Проектирование форм для ввода входной информации

Для обеспечения удобства ввода, любая база данных должна иметь как можно больше средств автоматизации ввода. К одним из таких средств относятся формы. Формы - это очень удобный способ, не разбираясь в тонкостях построения баз данных, без труда вводить в неё информацию. В моей базе 6 форм (не считая подчиненных). На каждую таблицу у меня создана форма. Это обеспечивает удобство ввода. После создания всех форм, необходимых для организации ввода данных в базу, создается Главная кнопочная форма, которая позволяет уже при загрузке базы сразу приступить к работе с ней.

Поскольку поля форм не отличаются от полей соответствующих таблиц, то я не буду перечислять все формы, а сделаю рисунки лишь нескольких из них.

Нужно также заметить, что во многих формах для удобства я вставлял кнопки управления записями и формами.

Вот, например, самая обыкновенная форма, позволяющая вводить новых клиентов в базу.

Следующая форма несколько сложней предыдущей, поскольку содержит в себе подчиненную форму.

5. Проектирование запросов

Запрос - объект БД, который служит для селекции и фильтрации набора данных, позволяет выбрать из большого количества информации только ту, которая соответствует определенному критерию отбора и нужна для решения конкретной задачи. MS Access дает большие возможности при проектировании запросов (включать не все поля, выбирать, сортировать записи, затрагивать данные из нескольких таблиц, выполнять вычисления, использовать запрос в качестве источника данных для отчетов, форм и других запросов, изменять данные в таблицах…) Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы (Query By Example - Запрос по образцу);

SQL-запросы (структурированный язык запросов)

Запрос на обновление

Обновляет поле «Стоимость» таблицы «Модификация» (повышение стоимости на 2%).

Запрос на удаление

Результатом этого запроса является удаление сотрудника из таблицы по её коду.

Запрос на выборку

Этот запрос сначала запрашивает вид трансмиссии, а затем выводит всю информацию по автомобилям.

Перекрестный запрос

А вот так выглядит запрос при запуске:

6. Создание отчетов

Отчеты - это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектирует отчет.

Отчет «Оплачено каждым клиентом»

А вот как выглядит диалог создания отчета в режиме конструктора.

7. Проектирование кнопочной формы

Самая важная форма - Главная кнопочная форма, благодаря которой можно добраться до любой другой формы одним щелчком. На разработку дизайна этой формы у меня ушло больше всего времени.

А вот так выглядит форма в режиме конструктора:

Вывод по проделанной работе

В процессе создания своей базы данных я освоил большинство приемов работы с СУБД MS Access. Я научился создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. Кроме того, я ознакомился с основными понятиями, используемыми при создании баз данных. Я узнал, что такое поля, строки, ключи, связи и т. п.

Список используемой литературы

1. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами, Москва, 2004г.

2. Справка MS Access,

3. «Практикум по компьютерной технологии» Ефимова, Моисеева,

4. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000

5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002

Размещено на Allbest.ru