Создание таблиц в базе данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Создание таблиц в базе данных

При создании базы данных данные сохраняются в таблицах -- списках строк и столбцов, относящихся к определенной теме. Например, вы можете создать таблицу "Контакты" для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу "Товары" для хранения сведений о товарах.

В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля и настроить первичный ключ. Кроме того, в ней приведены инструкции по заданию свойств таблиц и полей.

Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты. Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать свои требования и выяснить, какие таблицы нужны. Общие сведения о планировании и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Таблицы -- это объект базы данных, который содержит данные по определенной теме, например сведения о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из полей и записей.

Каждая запись включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Записи также часто называют строками или экземплярами.

Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты. Поля часто называют столбцами или атрибутами.

Запись состоит из значений полей, таких как Contoso, Ltd. или proverka@example.com. Значение поля также называют фактом.

1. Запись

2. Поле

3. Значение поля

База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может содержать большое количество полей с данными различного типа, включая текст, числа, даты и гиперссылки.

Свойства таблиц и полей

У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.

Таблица, открытая в Конструкторе.

1. Свойства таблицы

2. Свойства поля

В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.

Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.

Типы данных

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).

таблица столбец автоматический

Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств:

· Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.

· Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.

· Тип данных необходимо указывать при создании поля.

Примеры автоматического определения типа данных

Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.

Отношения между таблицами

Хотя в каждой таблице хранятся данные по определенной теме, сведения в разных таблицах базы данных обычно связаны между собой. Например, база данных может содержать следующие таблицы:

· Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.

· Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.

· Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.

Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь -- это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Ключи

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.

· Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице "Клиенты" каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения.

· Внешний ключ. В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице "Заказы" каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице "Клиенты". Поле "Код клиента" является внешним ключом таблицы "Заказы".

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы "Заказчики" и "Заказы". В таблице "Заказчики" каждая запись идентифицируется полем первичного ключа -- "Код".

Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу "Заказы" поле внешнего ключа, соответствующее полю "Код" в таблице "Заказчики", а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу "Заказы" можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы "Заказчики". При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы "Заказчики" соответствуют тем или иным записям в таблице "Заказы".

Связь между таблицами в окне "Схема данных".

1. Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.

2. Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)

Преимущества использования связей

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

· Согласованность . Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается. Например, имя клиента будет храниться только в таблице клиентов, а не в нескольких записях в таблице заказов, которые могут стать несогласованными.

· Эффективность . Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

· Простота . Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

Подготовка

Прежде чем приступать к созданию таблиц в Microsoft Office Access 2007, необходимо обратить внимание на ряд отличий от более ранних версий Access.

· Вместо мастера таблиц теперь используются шаблоны таблиц и полей. В более ранних версиях Access можно было быстро создать таблицу, ответив на несколько вопросов мастера. В Office Access 2007 мастер таблиц был заменен шаблонами таблиц и полей.

· Создание объектов в режиме таблицы. В Office Access 2007 вы можете создавать и изменять таблицы и поля в режиме таблицы.

Дополнительные сведения об этих возможностях см. в следующем разделе.

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Вы можете создать таблицу путем создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта таблицы из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовый файл и другая база данных,или создания ссылки на такой источник. При создании пустой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

Размещено на Allbest.ru