Проектирование базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

информация аccess интерфейс табличный

Введение

1. Основные понятия баз данных

2. Проект базы данных

3. Реализация базы данных в СУБД Access

3.1 Особенности СУБД Access

3.2 Создание базы данных в СУБД Access

3.3 Создание и редактирование таблиц базы данных в СУБД Access

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Базы данных, системы управления ими (поддерживают все более сложные уровни абстрактных данных, заданных пользователем, и обеспечивают взаимодействие компонентов, распределенных в глобальных сетях и постепенно интегрирующихся с телекоммуникационными системами.

В реляционных базах много зависит от используемой СУБД, например, при работе с СУБД Ingres можно выбирать один из предлагаемых способов физической организации отношений.

В последние десятилетия реляционный подход к организации баз данных является наиболее распространенным (с оговоркой, что в называемых в обиходе реляционными системах баз данных, основанных на языке SQL, в действительности нарушаются некоторые важные принципы классического реляционного подхода); достоинствами реляционного подхода принято считать свойства: реляционный подход основывается на небольшом числе интуитивно понятных абстракций, на основе которых возможно простое моделирование наиболее распространенных предметных областей. Теоретическим базисом реляционного подхода к организации баз данных служит математический аппарат теории множеств и математической логики; реляционные системы заняли на мировом рынке СУБД доминирующее положение.

Объект исследования реляционная обработка данных. Предмет исследования технология СУБД.

Цель работы рассмотреть использование технологии реляционной обработки данных при решении финансовых задач.

Задачи:

1. Рассмотреть основные понятия баз данных.

2. Рассмотреть проект базы данных.

3. Рассмотреть реализацию базы данных в СУБД Access.



1. Основные понятия баз данных

База данных (БД), упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц, управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов.

Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной в виде таблиц, это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности: добавление новой информации в существующие файлы БД; добавление новых пустых файлов в БД; изменение (модификация) информации в существующих файлах БД; поиск информации в БД; удаление информации из существующих файлов БД; удаление файлов из БД.

Примерами информационных систем являются: системы заказа железнодорожных или авиационных билетов; банковские системы и многие другие.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации; при значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляются достаточно быстро, эффективно, БД, состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными - такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД - это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Если говорить более детально, то к функциям СУБД относят следующие:

- управление данными непосредственно БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;

- управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;

- управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера. В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;

- поддержка языков БД - для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

Реляционная модель базы данных.

В последние годы в большинстве БД используются реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированны именно на такое представление информации. Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими словами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

- "один к одному" (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну);

- "один ко многим" (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);

- "многие к одному" (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);

- "многие ко многим" (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.

2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.

3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.

4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

Microsoft Access является СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет грамотному пользователю (не программисту) не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения различной степени сложности. СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета.

Работа с базой данных

Работа с БД делится на три этапа:

1. Проектирование

2. Программная реализация

3. Эксплуатация

На этапе проектирования закладываются основы будущей БД. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь разрабатывается БД. Необходимо проделать следующие действия:

- собрать информацию о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучить задачи автоматизации, определить объекты системы и связи между ними;

- для каждого объекта выявить свойства и характеристики, по которым создаются поля таблиц;

- для каждого объекта назначить ключевые поля (первичные ключи), провести нормализацию исходных таблиц, установить связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

- составляются структуры таблиц и вводятся в компьютер;

- разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, создаются макросы и экранные формы для работы с данными;

- планируется порядок ведения и поддержания БД в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в БД реальной информации, после чего происходит ее использование.

2. Проект базы данных

Рассмотрим этапы создания БД на примере фирмы. Задача состоит в том, чтобы всю деятельность фирмы представить в таблицах. Фирма закупает товар у определенного предприятия в определенном количестве и по определенной цене. За эту работу отвечает менеджер по поставкам. Менеджер по продажам этот же товар продает, но уже другому предприятию, в другом количестве и по другой цене.

Работа с такой таблицей вызывает проблем: в каждую новую запись необходимо вводить повторяющиеся значения,; невозможно упорядочить записи, например, по поступающим товарам; и т.п. Для устранения этих недостатков служит БД. Необходимо переписать большую таблицу в виде нескольких таблиц, которые связаны между собой. После разбивки большой таблицы, получаем две основные таблицы (Поставка товара, Продажа товара) и пять вспомогательных таблиц (Товар, Поставщики, Клиенты, Менеджеры по поставкам, Менеджеры по продажам).

Постановка задачи

Вся информация, с которой работает фирма, разнесена по таблицам. После этого необходимо изучить деятельность фирмы. В процессе изучения деятельности фирмы сформулированы следующие задачи для будущей БД:

1. составление данных на приобретенный товар с учетом наименования предприятия, количества приобретенного товара, цены товара и даты покупки, что отражается в реестре «Счет-фактура выданный» и в «Книге покупок»;

2. сбор информации о проданном товаре с учетом наименования предприятия, количества проданного товара, цены товара и даты продажи, что отражается в реестре «Счет-фактура полученный» и в «Книге продаж»;

3. расчет остатков товаров на определенную дату;

4. расчет прибыли фирмы из расчета разности суммы, затраченной на приобретение товара, и суммы, полученной от продажи, по каждому наименованию товара и по каждой категории товара;

5. предусмотреть возможность вывода сведений о каждом товаре, поставщике и клиенте средствами поиска по заданным критериям;

6. предусмотреть возможность ввода нового товара, нового поставщика, нового клиента;

Основные таблицы связаны со вспомогательными с помощью кодов:

7. предусмотреть возможность вывода на экран и на печать отчетов и документов.

С учетом поставленных задач, необходимо создать две дополнительных таблицы: Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный, которые будут заполняться автоматически при продаже и покупке товара соответственно.

3. Реализация базы данных в СУБД Access

3.1 Особенности СУБД Access

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является то, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности, формат FoxPro, Paradox т.д. Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности, весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных "клиент-сервер".

Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Структура Access

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых, может включать, один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты.

Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц.

Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновений определенного события.

Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML-файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.

Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.

Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.



3.2 Создание базы данных в СУБД Access

Запуск Access и открытие БД

Запустить Access можно несколькими способами:

1. Пуск => Программы => Microsoft Office (может отсутствовать) =>Microsoft Access;

2. Если на экране находится панель Microsoft Office, то достаточно нажать кнопку, соответствующую Access.

После того как приложение Access запущено, на экране появится окно Access (рис. 2).

Рис. 2. Окно программы Microsoft Access

В окне Access имеется Строка заголовка, в которой при первом открытии будет указано название программы, а при открытии БД - название открытого файла. Строка меню отображает список команд. Чуть ниже располагается Панель инструментов. Рабочая зона в этот момент пуста и имеет серый фон.

- Открытие базы данных обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы);

- нажать кнопку Открыть на Панели инструментов, что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных.

После открытия необходимой БД в главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных.

При выборе команды Новая база данных в разделе Создание базы данных окна Microsoft Access на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД (рис. 3).

Рис. 3. Окно Создание новой БД

После определения места для БД, в рабочей зоне программы Access раскроется окно будущей БД: Товары: база данных (рис. 4). Это окно является основным и не закрывается в процессе работы.

Окно базы данных имеет свою панель инструментов. Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого типа объектов Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. Чтобы начать работу с одним из предложенных объектов, необходимо щелкнуть по нему мышью. В зависимости от выбора объекта в окне программы изменяются кнопки и команды.

Рис. 4. Окно: Товары: база данных

3.3 Создание и редактирование таблиц базы данных в СУБД Access

Большинство баз данных имеет табличную структуру. Таблицы являются основой, на которой строится все дальнейшее создание базы данных. В программе Access предусмотрено несколько вариантов построения таблиц, их можно увидеть при выборе в области объектов раздела Таблицы.

Таблицы, как и любой другой объект базы данных, имеют два основных режима создания:

1. режим Конструктора;

2. режим Таблицы.

И два дополнительных режима:

1. режим Сводной таблицы;

2. режим Сводной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице - просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.

В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.

Создание таблицы в режиме Конструктора

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 5).

Рис. 5. Окно новой таблицы в режиме Конструктора таблиц



2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да, в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

8. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Имена полей в окне заполняются согласно разработанной на бумаге таблице. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

- Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

- Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

- Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name -- имя).

- Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).

- Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Тип данных выбирается из списка. Раскрывающийся список открывается только при установке кур сора в ячейку поля Тип данных. В этом случае она примет вид раскрывающегося списка, и щелчок по стрелке откроет список типов полей. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

- Текстовый -- символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

- Поле MEMO -- поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

- Числовой -- числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8_оили 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое, который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт -- 1 байт, Целое -- 2 байта, Одинарное с плавающей точкой -- 4 байта, Двойное с плавающей точкой -- 8 байтов, Десятичное -- 12 байтов, Код репликации -- 16 байтов.

- Дата/Время -- тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля -- 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время -- его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.

- Денежный -- тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

- Счетчик -- поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

- Логический -- логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

- Поле объекта OLE -- содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE.

- Гиперссылка -- дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

- В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок, который запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

После установки типа поля автоматически открывается раздел Свойства поля, который соответствует выбранному типу. С правой стороны для каждой ячейки этих свойств даются пояснения. (рис. 6).

Свойства полей таблицы зависят от типа поля. Для большинства типов данных характерно свойство Подпись. С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы; в заголовке отчета, выводящемся в режиме Предварительного просмотра; текст, который Выводится в элементе управления). Поле может содержать до 2048 символов. Кроме того, для большинства типов данных существует свойство Обязательное поле, которое определяет необходимость ввода данных в это поле. Свойство Формат поля указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы. Для определения формата полей текстового типа используются специальные символы форматирования. Для числовых полей значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка. Для логических полей можно выбрать из списка следующие варианты: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. С помощью свойства Маска ввода указывается маска, позволяющая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода можно вручную или с помощью Мастера. Свойство Индексированное поле определяет, является ли данное поле индексированным, и если является, то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются. В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором -- нет. Для большинства типов полей определено свойство Значение по умолчанию. В этом свойстве указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено пользователем. Два свойства, которые тоже определены для большинства полей, позволяют выполнять проверку данных, вводимых в поле: 1)Условие на значение -- свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке; 2)Сообщение об ошибке -- свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение.

Рис. 6. Создание таблицы в режиме Конструктора

Работа в режиме Конструктора считается неоконченной, если не определены ключевые поля.

Ключевое поле - это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

- Счетчик;

- Простой ключ;

- Составной ключ.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. включить в таблицу поле счетчика.

2. задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. выделить поля, которые определить как ключевые.

3. нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Примером составного индекса может быть индекс, построенный по столбцам "Фамилия" и "Имя".

Однако применение индексов приносит не только преимущества, но и недостатки. Главным среди них является тот, что при добавлении и удалении записей или при обновлении значений в индексном столбце требуется обновлять индекс, что при большом количестве индексов в таблице может замедлять работу. Поэтому индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Во многих СУБД (например, FoxPro) индексы хранятся в отдельных файлах и являются предметом заботы разработчиков, т. к. при нарушении индекса поиск данных выполняется некорректно. В Microsoft Access индексы хранятся в том же файле базы данных, что и таблицы и другие объекты Access. Индексировать можно любые поля, кроме МЕМО-полей, полей типа Гиперссылка и объектов OLE.

Чтобы создать простой индекс, необходимо:

Открыть таблицу в режиме Конструктора.

Выбрать поле, для которого требуется создать индекс.

Открыть вкладку Общие и выбрать для свойства Индексированное поле значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются).

Ключевое поле таблицы автоматически индексируется и свойству Индексированное поле присваивается значение Да (Совпадения не допускаются).

Составной индекс создается в специальном диалоговом окне. Чтобы создать составной индекс, необходимо:

Открыть таблицу в режиме Конструктора.

На панели инструментов Конструктор таблиц нажать кнопку Индексы.

В первой пустой строке (рис. 7) поля Индекс ввести имя индекса.

Рис. 7. Диалоговое окно Индексы

В поле поля Имя нажать на стрелку и выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс.

В следующей строке поля Имя поля указать второе индексируемое поле. (Для данной строки поле Индекс должно оставаться пустым). Повторите эту операцию для всех полей, которые необходимо включить в индекс. В индексе может быть использовано до 10 полей.

Диалоговое окно Индексы используется также для просмотра, изменения \ удаления существующих индексов. Изменить можно:

- название индекса в поле Индекс;

- поле таблицы, соответствующее данному индексу, выбрав новое поле из списка поле Имя поля ;

- порядок сортировки в поле Порядок сортировки;

- свойства данного индекса в нижней части окна :

- Ключевое поле определяет, является ли индексированное поле ключевым;

- Уникальный индекс определяет, должно ли быть каждое значение в этом поле уникальным;

- Пропуск пустых полей определяет, включаются или не включаются в индекс записи с пустым (Null) значением данного поля.

Связывание таблиц на схеме данных

По результатам проектирования базы данных в электронной базе данных Товары созданы таблицы Товары, Поставщики, Менеджеры по поставкам, Поставка товара, Клиенты, Менеджеры по продажам, Продажа товара, Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный. Всего девять таблиц. Необходимо проверить связанные поля. Они должны быть одинакового типа (кроме поля Счетчик), одинакового размера и иметь отметки в индексированном поле в разделе Свойство поля.

По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями (рис. 8).

Рис. 8. Схема данных



Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу.Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу.

В диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка необходимую таблицу, и нажать кнопку Добавить (рис. 9).

Нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически, так как две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, одна из таблиц имеет связанное поле являющееся ключевым.

Рис. 9. Диалоговое окно Добавление таблицы



Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь -- графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши нал тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 10). Альтернативный вариант - выбрать команду Связи, Изменить связь из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных.

Рис. 10. Окно Изменение связей

В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списков названии связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами «один-ко-многим», то слева из списка Таблица/запрос выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос -- подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение «один-к-одному», то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности. Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку Объединение и выбрать один из переключателей (рис. 11):

- 1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

- 2. Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;

- 3. Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы>, в которых связанные поля совпадают.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

Рис. 11. Окно Параметры объединения

Заключение

Реляционной считается такая база данных, в которой все данные представлены для пользователя в виде прямоугольных таблиц значений данных, и все операции над базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами. Таблица состоит из строк и столбцов и имеет имя, уникальное внутри базы данных. Таблица отражает тип объекта реального мира (сущность), а каждая ее строка - конкретный объект.

Каждый столбец имеет имя, которое обычно записывается в верхней части таблицы. Оно должно быть уникальным в таблице, однако различные таблицы могут иметь столбцы с одинаковыми именами. Любая таблица должна иметь по крайней мере один столбец; столбцы расположены в таблице в соответствии с порядком следования их имен при ее создании. В отличие от столбцов, строки не имеют имен; порядок их следования в таблице не определен, а количество логически не ограничено.

Так как строки в таблице не упорядочены, невозможно выбрать строку по ее позиции - среди них не существует "первой", "второй", "последней". Взаимосвязь таблиц является важнейшим элементом реляционной модели данных.

Таблицы невозможно хранить и обрабатывать, если в базе данных отсутствуют "данные о данных", например, описатели таблиц, столбцов и т.д. Их называют обычно метаданными. Метаданные также представлены в табличной форме и хранятся в словаре данных.

Помимо таблиц, в базе данных могут храниться и другие объекты, такие как экранные формы, отчеты представления и даже прикладные программы, работающие с базой данных.

Для пользователей информационной системы недостаточно, чтобы база данных просто отражала объекты реального мира. Важно, чтобы такое отражение было однозначным и непротиворечивым. В этом случае говорят, что база данных удовлетворяет условию целостности.

Для того, чтобы гарантировать корректность и взаимную непротиворечивость данных, на базу данных накладываются некоторые ограничения, которые называют ограничениями целостности.

Список использованной литературы

1. Microsoft Office Access 2003. Шаг за шагом. Пер. с англ. - М.: СП ЭКОМ, 2004. - 431

2. Виллариал Б. Программирование Access 2002 в примерах. Пер. с англ. - М.: Кудиц-образ, 2003. - 496с.

3. Дубнов П.Ю. Access 2002. Самоучитель. - М.: ДМК Пресс, 2004. - 320с.

4. Карпов Б. Microsoft Office Access 2000: Справочник. - СПб: Питер, 2001.- 416 с.

5. Кузнецов А. Microsoft Office Access 2003. Русская версия. - СПб.: Питер; Киев: Издательский дом BHV, 2006. - 365 с.

6. Михеева В.Д., И.А. Харитонова Microsoft Access 2003. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 1072с.

7. Робинсон С. Microsoft Office Access 2000: учебный курс. - СПб.: Питер, 2001. - 512 с.

8. Хомоненко А.Д., В.В. Гридин Microsoft Access. Экспресс-курс. - СПб.: БХВ-Петербург, 2005. - 304с.

9. Шевченко Н.А. Access 2003. Искусство создания базы данных. - М.: NT Press, 2005. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru

...