Компьютерные технологии современного офиса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Основные компоненты компьютерных технологий современного офиса

Глава 2. Общая характеристика операционных систем

Заключение

Список использованной литературы

Введение

компьютерный технология офис документ

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса -- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

В настоящее время в условиях становления рыночных отношений процесс организации и совершенствования работы аппарата управления охватил и большое число коммерческих компаний различных размеров и направлений бизнеса. В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин «офис»,) с более ироническим подтекстом - «контора».

Используя накопленный практический опыт, базируясь на нормативно-методической базе в работе с документной информацией и учитывая зарубежный опыт, российские организации направляют значительные усилия на развитие новых информационных технологий, повышение качества подготовки документов, улучшение управляемости на основе улучшения документационного обеспечения управленческой деятельности. Ведь наличие у фирмы современного, грамотно организованного офиса - это наглядное подтверждение ее респектабельности, надежности и стабильности.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедряться и функционировать только на базе рациональной организации всей офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Цель работы - исследование компьютерных технологий современного офиса.

Глава 1. Основные компоненты компьютерных технологий современного офиса

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая -- купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще -- при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

* ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

* обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

* вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

* качественное оформление табличных форм представления данных;

* многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

* проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

* проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

* создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

* заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

* заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения -- оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференции повышается при выполнении следующих условий:

* работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

* количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

* программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

* перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

* должны быть организованы запись' конференции и ее хранение;

* запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса. Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

* односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

* односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

* двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Технология создания ИТ-инфраструктуры представляет собой комплекс мероприятий, включающий проектирование, выбор серверов и активных устройств, определяющих топологию локальной вычислительной сети офиса, выбор системного, прикладного и управляющего программного обеспечения, прокладку локальных компьютерных сетей и структурированных кабельных систем, монтаж оборудования.

Последовательно выполняются следующие этапы:

На основе анализа потребностей формируется структура информационной интегрированной сети, подбирается оборудование и составляется проект сети,

Приобретается необходимое оборудование,

Производится монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы,

Производится установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания. Тестирования кабельной системы на соответствие требованиям стандартов.

Производится установка и тестирования сетевого, офисного и специализированного программного обеспечения.

Технология создания ИТ-инфраструктуры представляет собой комплекс мероприятий, включающий проектирование, выбор серверов и активных устройств, определяющих топологию локальной вычислительной сети офиса, выбор системного, прикладного и управляющего программного обеспечения, прокладку локальных компьютерных сетей и структурированных кабельных систем, монтаж оборудования.

Глава 2. Общая характеристика операционных систем

На рынке программного обеспечения широко представлены продукты, предназначенные для автоматизированного анализа финансово-хозяйственной деятельности. Финансовое состояние предприятия описывается с помощью показателей и коэффициентов, а также в виде графиков и диаграмм. Автоматизированные системы представляет информацию о структуре баланса, величинах показателей ликвидности, финансовой устойчивости, прибыльности, оборачиваемости, рентабельности, движении денежных средств.

Операционная система DOS состоит из следующих частей:

1. Базовая система ввода-вывода (BIOS), находящаяся в постоянной памяти (постоянном запоминающем устройстве, ПЗУ) компьютера. Эта часть операционной системы является «встроенной» в компьютер. Ее назначение состоит в выполнении наиболее простых и универсальных услуг операционной системы, связанных с осуществлением ввода-вывода. Базовая система ввода-вывода содержит также тест функционирования компьютера, проверяющий работу памяти и устройств компьютера при включении его электропитания.

Операционная система -- это программа, которая загружается при включении компьютера. Она производит диалог с пользователем, осуществляет управление компьютером, его ресурсами (оперативной памятью, местом на дисках и т.д.), запускает другие (прикладные) программы на выполнение. Операционная система обеспечивает пользователю и прикладным программам удобный способ общения (интерфейс) с устройствами компьютера.

Основная причина необходимости операционной системы состоит в том, что элементарные операции для работы с устройствами компьютера и управления ресурсами компьютера -- это операции очень низкого уровня, поэтому действия, которые необходимы пользователю и прикладным программам, состоят из нескольких сотен или тысяч таких элементарных операций.

Кроме того, базовая система ввода-вывода содержит программу вызова загрузчика операционной системы.

Загрузчик операционной системы -- это очень короткая программа, находящаяся в первом секторе каждой дискеты с операционной системой DOS. Функция этой программы заключается в считывании в память еще двух модулей операционной системы, которые и завершают процесс загрузки DOS.

На жестком диске (винчестере) загрузчик операционной системы состоит из двух частей. Это связано с тем, что жесткий диск может быть разбит на несколько разделов (логических дисков). Первая часть загрузчика находится в первом секторе жесткого диска, она выбирает, с какого из разделов жесткого диска следует продолжить загрузку. Вторая часть загрузчика находится в первом секторе этого раздела, она считывает в память модули DOS и передает им управление.

Дисковые файлы 10.SYS и MSDOS.SYS (они могут называться по-другому, например IВМВ. СОМ и IBMDOS.COM для PC DO; URBIOS.SYS и DRDOS.SYS для DR DOS, -- названия меняются в зависимости от версии операционной системы). Они загружаются в память загрузчиком операционной системы и остаются в памяти компьютера постоянно. Файл I0.SYS представляет собой дополнение к базовой системе ввода-вывода в ПЗУ. Файл MSDOS.SYS реализует основные высокоуровневые услуги DOS.

Командный процессор DOS обрабатывает команды, вводимые пользователем. Командный процессор находится в дисковом файле. COMMAND.СОМ на диске, с которого загружается операционная система. Некоторые команды пользователя, (например Type, Dir или Сор) командный процессор выполняет сам. Такие команды называются внутренними. Для выполнения остальных (внешних) команд пользователя командный процессор ищет на дисках программу с соответствующим именем и если находит ее, то загружает в память и передает ей управление. По окончании работы программы командный процессор удаляет программу из памяти и выводит сообщение о готовности к выполнению команд (приглашение DOS).

Внешние команды DOS -- это программы, поставляемые вместе с операционной системой в виде отдельных файлов. Эти программы выполняют действия обслуживающего характера, например форматирование дискет, проверку дисков и т.д.

Драйверы устройств -- это специальные программы, которые дополняют систему ввода-вывода DOS и обеспечивают обслуживание новых или нестандартное использование имеющихся устройств. Например, с помощью драйверов возможна работа с «электронным диском» т.е. частью памяти компьютера, с которой можно работать так же, как с диском. Драйверы загружаются в память компьютера при загрузке операционной системы, их имена указываются в специальном файл CONFIG.SYS. Такая схема облегчает добавление новых устройств позволяет делать это, не затрагивая системные файлы DOS.

Операционная оболочка Windows -- это разработанная фирмой Microsoft надстройка над операционной системой DOS, обеспечивающая большое количество возможностей и удобств для пользователей и программистов. Широчайшее распространение Windows сделало 661 фактическим стандартом для IBM PC-совместимых компьютеров: подавляющее большинство пользователей таких компьютеров работают в ""Windows, поэтому в последнее время практически все новые программы разрабатываются именно для их эксплуатации в среде Windows. "В отличие от оболочек типа Norton Commander, Windows не только обеспечивает удобный и наглядный интерфейс для операции с файлами, дисками и т.д., но и предоставляет новые возможности для запускаемых в среде Windows программ. Разумеется, для использования этих возможностей программы должны быть спроектированы по требованиям Windows. Такие программы не могут выполняться вне среды Windows, поэтому мы будем называть их Windows-программами или WincSows-приложенпями. Впрочем, Windows может выполнять и обычные программы, разработанные для DOS. но при этом такие программы не используют никаких преимуществ Windows и работают медленнее, чем при непосредственном вызове из DOS.

Windows -- интегрированная программа. Под управлением оболочки Windows могут работать не только специальные программы, разработанные для эксплуатации в среде Windows (Windows-приложения), но и "обычные" программы, работающие в среде DOS, т.к. DOS-приложения (DOS-прикладные программы). Оболочка Windows обеспечивает эффективный и комфортабельный обмен информацией между отдельными программами, выполняемыми под ее управлением. Здесь речь в первую очередь идет о Windows-приложениях. С понятием интегрированности связывают обычно также возможность совместного использования ресурсов компьютера различными программами. Так, к примеру, принтер, подключенный к компьютеру, может с одинаковым успехом использоваться всеми программами на конкурентной основе. Причем все операции, связанные с необходимостью перекодировок, смен драйверов (например, при переходе от печати текстов к выводу иллюстраций) берет на себя оболочка.

Большинство пользователей привлекает в среде Windows не только и не столько комфортабельность самой оболочки, сколько специфика реализованных в этой среде приложений. Особенности реализации в среде Windows даже знакомых пользователям по работе в DOS прикладных программ (приложений) практически позволяют рассматривать Windows-версии этих программ как совершенно новые продукты.

Работа в оболочке Windows и в Windows-приложениях предполагает своеобразную перестройку "образа жизни". "Жизнь" пользователя в среде 'Windows сопряжена с "мышиным" управлением, обменами данными между отдельными программами и параллельным выполнением. Стандартизация интерфейсов отдельных Windows-приложений позволяет легко переходить от одного приложения к другому, не начиная каждый раз с нуля (хотя бы в плане способов и средств управления).

В фирменной поставке пакета Windows находится несколько приложений. Все они объединены в группу Accessories (аксессуары, инструменты). Это небольшие по размеру и возможностям прикладные программы, составляющие "джентльменский набор" пользователя. Им далеко до профессиональных специализированных пакетов. Но они прекрасно иллюстрируют возможности оболочки и обеспечивают некоторый минимальный сервис. Более того, весьма полезно начинать знакомство с серьезными пакетами именно с соответствующих средств этой группы. Так, например, поработав некоторое время с текстовым редактором Write, в дальнейшем можно легко перейти к использованию таких профессиональных пакетов обработки текстов, как Word для Windows, Lotus Ami Professional, WordPerfect для Windows' т.п.

В начале 90-х гг. процедурный подход все еще преобладал, однако намечаются и некоторые признаки объектно-ориентированного. Тогда же появился метод объектного связывания и встраивания (OLE), позволяющий щелчком на изображении объекта неявно запустить приложение, которое его обрабатывает, а после окончания обработки вернуться в предыдущее приложение.

С OLE тесно связан так называемый метод редактирования документов «на месте» (in-place). Если в документ встроен объект, который должен обрабатываться конкретным приложением, то при щелчке на этом объекте нужное приложение неявным образом запускается, причем в рабочем поле не изменяется ничего, кроме панелей инструментов. Например, если в тексте, который обрабатывается в редакторе Microsoft Word, есть таблица, созданная в редакторе Microsoft Excel, то при щелчке на ней произойдет замена панелей инструментов Excel. Пользователь может обрабатывать документ совсем другим приложением, даже не подозревая об этом,

Еще один механизм, который упростил работу и приблизил эру объектно-ориентированного подхода, называется «Drag & Drop», что в буквальном переводе означает «перетащить-и-оставить». Работая этим методом, вы щелкаете кнопкой мыши (как правило, левой) на изображении объекта, перемещаете его по экрану при нажатой кнопке и отпускаете кнопку, когда указатель окажется в нужном месте экрана. Таким образом, процедуры копирования, перемещения и удаления стали объектно-ориентированными.

В комплекс программ Microsoft Office входят такие как: Access, Binder, Excel, Word, Power Point, Outlook, Photo Editor. Это стандартный пакет программ, позволяющий, даже начинающему пользователю работать с компьютером, включая как и локальную сеть, так и широкомасштабное использование Интернет-ресурсов. Сейчас это - самый распространённый комплекс программ в России. Существуют многие другие, но, как правило, при покупке компьютера обычно на нём присутствует именно этот комплекс программ. Они полностью русифицированы и адаптированы под российского пользователя.

Распространение компьютерных технологий в России идёт большими темпами, начиная с 1996г, но при таком распространении и усложнении программное обеспечение и компьютерные сети имеют целый ряд недостатков. Первейшим из этих недостатков является то, что, как правило, в России используются компьютеры иностранного производства или сборки. К этому недостатку можно отнести и нехватку специалистов.

Как средство поддержки разработки прикладных программ MultiEdit обеспечивает возможность настройки на тип конкретного языка программирования. Он может быть использован в качестве среды программирования для тех компиляторов, в которых он отсутствует. При настройке на язык программирования можно задать ключи командной строки.

При настройке на конкретный язык программирования наиболее полезными, существенно облегчающими разработку программ, являются следующие 4 механизма: цветовое выделение синтаксических конструкций, автоматическое форматирование программ, построение типовых синтаксических конструкций по шаблонам, поиск парных операторных скобок.

Если рассматривать MultiEdit с позиций подготовки документов, то он обеспечивает форматирование текстов, генерацию индексов и оглавлений. В нем имеются средства проверки орфографии и сортировки и ряд других возможностей. К ограничениям редактора можно отнести отсутствие: понятия шрифта, возможности выбора гарнитуры, вставки изображений, поддержки режима WYSWYG.

Редактор научных документов Chiwriter представляет собой достаточно простую и удобную в применении программную систему. Он имеет удобный пользовательский интерфейс. Позволяет удобно подготавливать документы со сложными многоэтажными формулами. Он обеспечивает автоматическую разбивку на страницы, допускает нижние и верхние колонтитулы.

В редакторе Chiwriter имеется достаточно большой набор шрифтов различной гарнитуры. Кроме того, пользователь имеет возможность самостоятельно изменять внешний вид символов имеющихся шрифтов или формировать новые шрифты. Однако шрифты редактора являются растровыми и, как следствие, не масштабируемыми. При печати не удается получить высокое качество выходного документа при использовании струйных и лазерных принтеров. Еще одним из основных недостатков является несоответствие его стандарту PostScript, что существенно ограничивает возможности его использования для подготовки научных работ к печати.

Использование таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той же формуле. Результаты затем отображаются в виде массива данных.

Табличный процессор Exel поддерживает также общие функциональные возможности текстовых процессоров, такие как использование макросов, построение диаграмм, автозамена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, автоформатирование данных, обмен данными с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметров и другие сервисные возможности.

Табличный процессор Exel целесообразно использовать для создания таблиц в случаях, когда предполагаются сложные расчеты, сортировка, фильтрация, статистический анализ массивов, построение на их основе диаграмм.

Опишем основные ключевые понятия, используемые при работе с табличным процессором Exel.

Рабочая книга является основным документом Exel. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов.

Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк.

Ячейка является структурной наименьшей единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных Exel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В последних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы.

Заключение

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые, - можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять. Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т. д.

Офис как информационная система. С позиций этого «технократического» подхода офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой - информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Таким образом, учреждение - это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями, которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость создания документов, совершенные системы хранения и поиска документируемой информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общений систему взаимных обязательств, которые определяют структуру взаимоотношений в организации, а часто становятся и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.

При проектировании офисных систем информационного и документационного обеспечения управления нельзя ограничиваться параметрами документационных потоков, общим характером решаемых задач, обеспеченностью оргтехникой и средствами коммуникаций. Необходимо принимать во внимание социально-психологический настрой сотрудников организации, в которой будет работать система управленческой документации. Именно недооценка этого фактора привела к неудачам многих проектов по оптимизации, а позднее и автоматизации систем управления.

Следует отметить, что при разнообразии подходов в основе офисных концепций лежит точка зрения на управленческую информацию. Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за нее полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т. е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.

Список использованной литературы

1. Андреева И.А. Состояние и тенденции развития рынка информационных продуктов и услуг. // Информационные ресурсы России. - 2015. - №1. - С.34-41.

2. Демьяненко. В.Ю. Программные средства создания и ведения баз данных. М.: «Финансы и статистика», 2014. - 126с.

3. Знаменский Ю.Н., Чугунова Г.Н. Рынок средств информатики в России и Европе. // Автоматизация проектирования. - 2015. - №2. - С.52-58.

4. Ляхович В.Ф. Основы информатики. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2014. - 636с.

5. Можаров Р.В., Можарова Н.Р., Евтеев В.В., Кузьменко О.А., Шевченко М.О. Программное обеспечение персональных компьютеров. М.: Финстатинформ, 2015. - 290с.

6. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий. Ст-Петербург: Корона принт, 2014. - 348с.

7. Юферев О.В., Шкиндеров А. Базы данных для прямого маркетинга. // Маркетинг в России и за рубежом. - 2015. - №3. - С.38-43.

Размещено на Allbest.ru