Выбор режима осуществляется щелчком на значке "Создание таблицы в режиме конструктора", размещенном в окне базы данных, или режиме "Конструктор" выбирается в окне "Новая база данных", которое открывается после выполнения щелчка на кнопке "Создать" окна базы данных.

После выбора режима на экране выводится окно Конструктора таблицы. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трех колонок. В первую колонку вводится, имена создаваемых полей, во второй отображается типы данных. Третья колонка "Описание" может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко.

Для создания в будущем запросов необходимо создать 2(две) таблицы, из которых будут запрашиваться данные.

Рисунок 8 - Создание таблицы в режиме конструктора

После создания полей заполняем таблицы. После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в нее данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке "Открыть" при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименование столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливает в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнять с помощью клавиши <Tab>, а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш <Shift+Tab>. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши <Tab> курсов переместится в первую ячейку следующей строки, и Access автоматически сохранит только что введенную запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными их сохранять не надо; Access все введенные данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицами происходит изменение ее структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме конструктора) нужно указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащите мышь вправо или влево.

Рисунок 9 - Заполненная таблица № 1

Рисунок 10 - Заполненная таблица № 2

3.2 Формирование списка продуктовых магазинов

Это делается с помощью запросов. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Кроме того, с помощью запросов можно добавлять данные в таблицу, удалять и обновлять их.

В окне базы данных выбрать объект "Запросы" и выполнить щелчок на кнопке "Создать". В окне "Новый запрос" выбрать режим "Конструктор" и выполнить щелчок на кнопке "ОК". После чего на экране появится окно "Запрос на выборку", а также диапазон окно "Добавление таблицы". Запрос создаём с помощью конструктора.

В окне "Добавление таблицы" выделить таблицу "Табл 1" и выполнить щелчок по кнопке "Добавить", аналогичные действия выполнить с таблицой "Табл 2", после чего щелчок по кнопке "Закрыть".

Окно "Запрос на выборку" состоит из двух частей. В верхней части отражается таблицы, а нижняя часть разбита на столбцы и каждому столбцу соответствует определенное поле будущей итоговой таблицы. Для создания такой таблицы необходимо перенести имена полей из таблиц, расположенных в верхней части окна, в строку "поле", тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в итоговую таблицу. В условие отбора пишем данное условие, например, "Гипермаркет".

Рисунок 11 - Создание простого запроса

В нижней части окна "Запрос на выборку" под нужным столбцом в строке "Условие отбора" можно ввести условие для выдачи данных, с требуемыми параметрами. Ниже приведен пример заполненного запроса на выборку.

3.3 Вывод сведений о магазинах в каждом районе

Так же создаём запрос, но в условии прописываем интересующий район и снимаем галочки на вывод данных кроме: Название, Площадь, Рабочее время.

Рисунок 12 - простой запрос на выборку

Рисунок 13 - простой запрос

Рисунок 14 - простой запрос

Рисунок 15 - простой запрос

Рисунок 16 - простой запрос

Рисунок 17 - простой запрос

Рисунок 18 - простой запрос

Рисунок 19 - простой запрос

Рисунок 20 - простой запрос

3.4 Формирование отчета о данных магазинов с группировкой по владельцам

Для этого пункта тоже необходимо сделать отчёт по образцу предыдущих пунктов. А после чего для этого запроса необходимо создать отчёт.

Отчеты во многом похожи на формы, но у них другое назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитываться параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Рисунок 21 - Готовый отчет

Рисунок 22 - Готовый отчёт

Средством автоматизированного создания отчетов является мастер отчетов. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Заключение

Программы Microsoft Excel и Microsoft Access позволяют решить одну и ту же задачу двумя немного схожими способами. Оба приложения позволяют выполнять разнообразные запросы для сортировки и фильтровки данных, производить сложные расчеты для получения необходимых данных, составлять отчеты по данным и просматривать их в разных вариантах, использовать формы для добавления, изменения, удаления и просмотра данных. В обеих программах данные организованы в виде столбцов, или полей, в которых хранится информация определенных видов или типов данных, то есть в виде таблиц, что упрощает работу с ними. Только в Excel достаточно создать одну таблицу, а в Access необходимо создавать несколько. Но при желании в Microsoft Excel тоже можно составлять несколько таблиц на разных листах. Первая ячейка вверху каждого столбца отводится для метки столбца. Имеется одно терминологическое различие: в Microsoft Excel строка, в Microsoft Access запись. Microsoft Exсel - это программа управления электронными таблицами, в которых элементы данных хранятся в ячейках строк и столбцов, образующих листы, а Microsoft Access представляет собой программу управления базами данных. Наиболее типичной задачей, выполняемой в Microsoft Exсel, является управление списками данных, например списками адресов или сведений о персонале или технике. В Microsoft Access же данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы Microsoft Excel, но рассчитаны на выполнение сложных запросов данных, находящихся в других таблицах и хранилищах, и даже в полях других таблиц.

Microsoft Excel удобно использовать, если объем данных не слишком велик, данные представлены в простой форме, и к ним достаточно создать одну таблицы.

Microsoft Access часто используется, при работе с большим объемом информации, и если требуется выполнить сложные запросы и отчеты.

Работа с программами особых трудностей не вызвала. Учитывая небольшой объем обрабатываемой информации удобнее было работать в Excel, но Access тоже понравился. На мой взгляд, Access предоставляет больше возможностей при обработке информации: оригинальные формы и отчеты. В этой программе дольше происходит первичная обработка данных (создание БД, запросов, форм и отчетов), но после удобнее пользоваться ими за счет возможности запрашивать только то, что необходимо. Excelтоже позволяет фильтровать данные, но таблица сохраняет все столбцы, включая не нужные в данный момент.

Список использованной литературы

1. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Мураховский В.И., Бобровский С.И. Информатика. Базовый курс. СПб, издательство "Питер", 2007.

2. Дергачев А.И. Сборник учебно-методических материалов и решений по Информатике.

3. Конспект по информатике.

Размещено на Allbest.ru