Разработка графика реализации проекта "Ремонт офиса" с использованием системы управления проектами MS Project

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Воронежский государственный

Университет инженерных технологий

Кафедра: Информационных технологий моделирования и управления

Расчетно-графическая работа

по корпоративным информационным системам

Разработка графика реализации проекта "Ремонт офиса" с использованием системы управления проектами MS Project

Автор работы:

Дробот Е.А.

Группа: А123

Проверил:

Чикунов С.В.

г. Воронеж

2016 г.



Цель работы: знакомство с системой управления проектами MS Project. Изучение методологии и приёмов разработки графика реализации проекта с использованием СУП MS Project.

Задание. Используя программу MS Project, разработать график реализации проекта “Ремонт офиса”. Предусмотреть возможность сокращения длительности выполнения проекта.

Порядок выполнения работы

Планирование предметной области, определение структуры работ и состава ресурсов

Работа по созданию компьютерного класса включает несколько этапов:

Начало работ

Формулировка требований

Разработка дизайн-проекта

Утверждение дизайн-проекта

Подготовка офиса

Демонтажные операции

Прокладка кабелей (электропроводка, локальные сети, Интернет, телефония)

Замена сантехнической разводки

Замена окон

Установка теплоносителей

Выравнивание потолка

Выравнивание стен

Выравнивание пола

Покрытие стен декоративной штукатуркой

Укладка паркета, плитки

Установка сантехники

Монтаж розеток, выключателей, источников света

Уборка помещений

Установка офисной мебели

Конец работ

Предполагается, что работа над проектом начинается 14.05.2016.

Создание файла графика реализации проекта с помощью Консультанта

Для этого выполним следующие действия.

1. В окне Консультанта выбираем пункт Создание\Пустой проект.

2. Выбираем в окне Консультанта пункт Определение проекта. На экране видно, что Консультант определяет проект в четыре шага и на первом шаге предлагает ввести начальную дату проекта. Задаем в этом окне 14.05.2016. Далее выбираем пункт Сохранить и перейти к шагу 2 (рис. 1).

3. На втором шаге на вопрос Консультанта, планируем ли мы использовать для совместной работы над проектом сервер MS Project Server и соответствующий Web интерфейс, даём отрицательный ответ, для чего устанавливаем переключатель Нет, а затем выбираем пункт Сохранить и перейти к шагу 3.

4. Далее выполняем пункт Сохранить, который активизирует диалоговое окно сохранения файла с предлагаемыми именем и папкой.

5. После сохранения файла в окне Консультанта выбираем пункт Сохранить и перейти к шагу 4. Этот шаг является последним, и в нём пользователя информируют о том, что теперь он может начать ввод подробной информации о проекте. Для того чтобы корректно закончить работу с Консультантом, выберем пункт Сохранить и закончить работу.

На этом работа с Консультантом завершена.



Рис. 1. Первый шаг определения проекта при помощи Консультанта

Определение опорных дат проекта.

Назначим проекту две опорные даты: начало и окончание. MS Project позволяет использовать одну из них как точку отсчёта. В качестве такой точки отсчёта будем использовать начальную дату 14.05.2016. Тогда в результате расчёта графика реализации проекта будет автоматически вычислена дата окончания работ.

Для определения опорных дат проекта выполним следующие действия.

1. Выполняем команду Проект\Сведения о проекте. Откроется окно следующего вида (рис. 2).

2. В раскрывающемся списке Планирование от: выберем в качестве опорной даты начало проекта. При этом список Дата окончания: будет заблокирован для изменений, и ниже будет выведена надпись о типе ограничения задач проекта, который будет устанавливаться по умолчанию. В нашем случае все задачи в проекте начинаются как можно раньше. Для принятия установленных значений показателей нажимаем на кнопку ОК, а для отказа от них - на кнопку Отмена.



Рис. 2. Диалоговое окно определения сведений о проекте

Перед сохранением файла целесообразно установить нужные режимы работы с файлом. Для этого можно использовать команду Сервис\Параметры. Здесь на вкладке Правка были установлены единицы времени, а на вкладке Планирование снят флажок Автоматическое связывание вставленных или перемещенных задач.

3. Сохраняем файл проекта при помощи команды Файл\Сохранить или Файл\Сохранить как.

Определение состава задач с оценкой продолжительности их выполнения.

Для создания перечня задач выполним следующие действия.

1. В форме Диаграмма Ганта выделяем в нужной строке ячейку столбца Название задачи и вводим с клавиатуры наименование задачи. Ввод данных в ячейку завершаем нажатием Enter.

2. Выделяем в нужной строке ячейку столбца Длительность и вводим с клавиатуры значение длительности выполнения задачи. Ввод данных в ячейку завершаем нажатием клавиши Enter.

3. Повторяем действия пп.1-2 данного алгоритма для других задач (работ). Последовательность и длительности выполнения каждой задачи графика реализации проекта приведены в табл. 1. К этому перечню добавлены две вехи: “Начало проекта” и “Окончание проекта” (рис. 3). После ввода названий каждой из вех командой Проект\Сведения о задаче открывалось окно управления данными о задаче и на вкладке Дополнительно устанавливали флажок Пометить задачу как веху. Длительность каждой из вех устанавливаем равной нулю.

Таблица 1

Ид.	Название задачи	Длительность
1	Начало работ	0д
2	Формулировка требований	3д
3	Разработка дизайн - проекта	21д
4	Утверждение дизайн - проекта	2д
5	Подготовка офиса	1д
6	Демонтажные операции	2д
7	Прокладка кабелей	3д
8	Замена сантехнической разводки	2д
9	Замена окон	2д
10	Установка теплоносителей	1д
11	Выравнивание потолка	4д
12	Выравнивание стен	7д
13	Выравнивание пола	4д
14	Покрытие стен декоративной штукатуркой	4д
15	Укладка паркета, плитки	3д
16	Установка сантехники	1д
17	Монтаж розеток, выключателей, источников света	1д
18	Уборка помещений	1д
19	Установка офисной мебели	1д
20	Конец работ	0д

4. Файл графика реализации проекта с такими данными сохраняем с именем Проект0.mрр.

Рис. 3. Вид документа плана проекта со сформированным перечнем задач

Формирование ресурсного обеспечения и объёма трудозатрат

Формирование ресурсного обеспечения начинаем с планирования ресурсов. Планирование ресурсов означает определение того, какие ресурсы (специалисты, оборудование, материалы и т.п.) и в каком количестве будут использованы на работах проекта. Оно тесно связано с планированием задач, планированием стоимости и составлением расписания выполнения проекта, по результатам которых могут пересматриваться результаты планирования ресурсов.

Для формирования списка ресурсов, необходимых для реализации проекта, используется алгоритм, аналогичный алгоритму формирования списка задач. Ввод перечня ресурсов производится в форме Лист ресурсов.

Для каждого из ресурсов, кроме названия, определяем значения показателей Стандартная ставка и Ставка сверхурочных. Ячейки столбца Краткое название заполняются автоматически и при необходимости их значения могут быть изменены (рис. 4).

Рис. 4. Вид перечня ресурсов проекта (Лист ресурсов)

Файл графика реализации проекта с такими данными сохраняем с именем Проект1.mрр.

Назначение ресурса задаче.

Для назначения ресурса задаче выполним следующие действия:

1. Выделяем нужную задачу или любую ячейку, принадлежащую данной задаче, в форме Диаграмма Ганта.

2. Нажимаем комбинацию клавиш Alt+F10. На экране откроется окно Назначение ресурсов (рис. 5). В области Ресурсы из проекта… этого окна в столбце Название ресурса содержится полный список всех определенных для проекта ресурсов, а в столбце Единицы - количество единиц ресурсов соответствующего вида, назначенных текущей задаче.

3. Если этот ресурс уже определен, например, назначался хотя бы одной работе проекта, то нужный ресурс уже представлен в списке, и можно выбрать его в списке, доступ к которому осуществляется щелчком левой кнопкой мыши на нужной ячейке столбца Название ресурса (рис. 5).

Рис. 5. Окно Назначение ресурсов

4. Устанавливаем курсор в поле Единицы, щёлкаем левой кнопкой мыши и вводим в ячейку количество единиц ресурса, назначенное данной работе. Нажимаем кнопку Назначить.

5. Повторяем действия пп.1-4 алгоритма для других задач.

В результате выполненных действий для задач графика реализации проекта будут определены назначения ресурсов в соответствии с приведенными в табл. 2 данными (рис. 6). В столбце Назначения ресурсов табл. 2 после названия ресурса в квадратных скобках указано число единиц ресурса, установленное для данного назначения. Если для задачи определено несколько назначений, то в списке они разделяются символом-разделителем элементов списков. Если после названия ресурса не указано среднее количество единиц ресурса в квадратных скобках, то по умолчанию считается, что оно равно единице.

Таблица 2

Ид. задачи	Название задачи	Дл. задачи	Назначение ресурсов	Трудо - затраты ч.
1	Начало работ	0д		0
2	Формулировка требований	3д	менеджер	24
3	Разработка дизайн - проекта	14д	дизайнер	112
4	Утверждение дизайн-проекта	2д	менеджер	16
5	Подготовка офиса	1д	подсобный рабочий 1[50%]; подсобный рабочий 2[50%]	8
6	Демонтажные операции	1д	монтажник 1; монтажник 2	16
7	Прокладка кабелей	2д	электрик 2; электрик 1; подсобный рабочий 2[50%]	40
8	Замена сантехнической разводки	1д	сантехник 1; сантехник 2; подсобный рабочий 3[50%]	20
9	Замена окон	1д	монтажник 1; монтажник 2; подсобный рабочий 1[50%]	20
10	Установка теплоносителей	2д	сантехник 1; сантехник 2; подсобный рабочий 2[50%]	40
11	Выравнивание потолка	4д	рабочий 1; рабочий 2; подсобный рабочий 3[50%]	80
12	Выравнивание стен	4д	рабочий 3; рабочий 4; подсобный рабочий 1[50%]	80
13	Выравнивание пола	4д	рабочий 1; рабочий 2; подсобный рабочий 2[50%]	80
14	Покрытие стен декоративной штукатуркой	4д	рабочий 3; рабочий 4; подсобный рабочий 3[50%]	80
15	Укладка паркета, плитки	4д	рабочий 1; рабочий 2; подсобный рабочий 1[50%]	80
16	Установка сантехники	1д	сантехник 1; сантехник 2; подсобный рабочий 2[50%]	20
17	Монтаж розеток, выключателей, источников света	1д	электрик 1; электрик 2; подсобный рабочий 3[50%]	20
18	Уборка помещений	1д	клининг-менеджер; подсобный рабочий 1[50%]	8
19	Установка офисной мебели	1д	подсобный рабочий 2[50%];подсобный рабочий 3	8
	Конец работы	0д

Выполненные назначения позволили MS Project оценить трудозатраты как по каждой из задач, так и по всему проекту в целом. \

Файл графика реализации проекта с такими данными сохраняем с именем Проект2.mрр.

Рис. 6. Внешний вид диаграммы Ганта после ввода назначений ресурсов

Формирование взаимосвязи задач графика реализации проекта.

Для представления последовательности выполнения задач в MS Project используются так называемые связи задач. При помощи связей для каждой задачи могут быть определены предшествующие и последующие задачи. Для хранения этой информации предназначены поля Предшественники и Последователи.

Для формирования списка предшественников задачи выполним следующие действия.

1. Выделяем любую ячейку в строке, соответствующей задаче со значением поля Ид., равным 2.

2. Выполняем команду Проект\Сведения о задаче. Откроется окно Сведения о задаче.

3. Выбираем вкладку Предшественники.

4. Устанавливаем указатель мыши на любую ячейку столбца Ид. и выделяем её, щелкнув левой кнопкой мыши.

5. Вводим с клавиатуры идентификационный номер предшествующей задачи, равный 1, и завершаем ввод нажатием клавиши Enter. В соответствующей строке столбца Название задачи автоматически появится наименование предшествующей работы (Начало проекта), в столбце Тип появится значение Окончание-начало (ОН), а в столбце Запаздывание - значение 0д.

6. Для изменения величины запаздывания в ячейку столбца Запаздывание устанавливают курсор и вводят необходимое значение с клавиатуры.

7. Повторяем описанные выше действия необходимое количество раз для каждой из предшествующих задач, согласно данным, приведённым в табл. 3.

8. Для завершения формирования списка предшественников выделенной работы нажимаем кнопку ОК, а для отказа от внесенных изменений - кнопку Отмена. Наличие двух и более задач в табл. 3 в одном столбце означает их параллельное выполнение. Параметр Начало-Начало (НН) означает, что данная задача началась одновременно со своим предшественником или последователем.

9. Файл графика реализации проекта с внесёнными в него изменениями (рис. 7) сохраняем с именем Проект3.mрр.

Таблица 3

Ид. задачи	Название задачи	Предшест -венники	Последо -ватели
1	начало работ		2
2	формулировка требований	1	3
3	разработка дизайн-проекта	2	4
4	утверждение дизайн-проекта	3	5
5	подготовка офиса	4	6
6	демонтажные операции	5	7, 8, 9
7	прокладка кабелей (электропроводка, локальные сети, интернет и т.д.)	6
8	замена сантехнической разводки	6
9	замена окон	6	9
10	установка теплоносителей	9	11
11	выравнивание потолка	10	12
12	выравнивание стен	11	13
13	выравнивание пола	12	14
14	покрытие стен декоративной штукатуркой	13	15
15	укладка паркета, плитки	14	16, 17
16	установка сантехники	15	18
17	монтаж розеток, выключателей, источников света	14
18	уборка помещения	16	19
19	установка офисной мебели	18	20
20	Конец работ	19

Рис. 7. Внешний вид диаграммы Ганта после формирования списка предшественников

Разработка расписания проекта

Показанная на рис. 7 линейная диаграмма уже обладает всеми свойствами расписания, т.к. на ней определены даты начала и окончания каждой из задач проекта. MS Project по умолчанию работает в режиме, при котором после любого внесенного изменения показатели графика автоматически пересчитываются. Для управления этим режимом в окне команды Сервис\Параметры на вкладке Расчёт предусмотрены переключатели режима расчёта.

Если рассматривать показанное на рис. 7 расписание как первое приближение к расписанию проекта, то в первом приближении цикл проекта оказался равным 47 рабочему дню (64 календарным).

Предположим, что на основании анализа предварительного расписания заказчик выразил желание завершить выполнение проекта к определенной дате - 12.07.2016.

Исходя из этого, мы (т.е. руководитель проекта) должны проработать расписание так, чтобы найти возможность удовлетворить требования заказчика без ущерба для своей компании или обоснованно доказать нереальность требований заказчика. Это можно сделать путем сокращения длительности выполнения проекта.

Прежде всего, выявим критический путь графика, т.е. последовательность взаимосвязанных задач проекта от его начала до окончания, у которых будут нулевые или отрицательные резервы времени. Для этого воспользуемся механизмом управления временными ограничениями задач.

Для ввода временного ограничения задачи выполним следующие действия.

1. Выделяем любую ячейку в строке, соответствующей задаче, для которой должно быть установлено временное ограничение. В данном случае это “Окончание проекта” (идентификатор 16).

2. Выполняем команду Проект\Сведения о задаче или делаем двойной щелчок левой кнопкой мыши на любой ячейке выделенной задачи.

3. Выбираем вкладку Дополнительно.

4. В области Ограничения задачи в раскрывающемся списке Тип ограничения выбираем тип временного ограничения. В рассматриваемом проекте для задачи 16 следует выбрать тип ограничения Фиксированное окончание или Окончание не позднее - любое из них в первом приближении не будет противоречить смыслу требований заказчика (рис. 8).

5. В раскрывающемся списке Дата ограничения выбираем требуемую дату. Для нашего проекта в качестве такой даты для проверки возможности удовлетворить требования заказчика можно выбрать 29 апреля 2016 года.

6. Попытка установить ограничение даты завершения проекта ранее его расчётной даты вызовет реакцию Мастера планирования MS Project, который предложит пользователю выбрать решение, устраняющее выявленное формальное противоречие. Выберем вариант принять установленное ограничение.

Рис. 8. Выбор типа временного ограничения для задачи

7. Выбор в п. 6 решения установить требуемое ограничение может вызвать появление второго окна Мастера планирования, в котором разъясняется смысл выявленного конфликта (задача 9 не может быть выполнена к установленному сроку). Поэтому пользователю будет предложено дополнительно детализировать своё решение путем выбора одного из следующих решений: отменить установленное ограничение или подтвердить ещё раз установку ограничения.

8. Для ввода установленного ограничения нажимаем кнопку ОК, а для отказа от выполненных действий - на кнопку Отмена. После введенного ограничения временные показатели задач будут пересчитаны и расписание проекта примет вид, показанный на рис.

9. В этом окне в таблицу перед столбцом Длительность вставлен столбец Общий временной резерв. При анализе показанной на рис. 9 линейной диаграммы следует обратить внимание на изображение задач с 9 по 15. Теперь веха окончания проекта установлена на требуемую дату, но при этом видно, что задачи 15-19 не могут быть выполнены в требуемый срок. 9. Файл графика реализации проекта с внесёнными в него изменениями сохраняем с именем Проект4.mрр.

Рис. 9. Вид линейной диаграммы плана проекта с установленным ограничением даты окончания

Анализ показанной на рис. 9 линейной диаграммы показывает, что сам по себе ввод временного ограничения задачи еще не обеспечивает автоматического изменения всего расписания задач графика. Хотя MS Project имеет определенные возможности выравнивания загрузки ресурсов и пересчета временных показателей задач, основным средством оптимизации расписания проекта должны служить принимаемые руководителем проекта и другими членами команды проекта решения. Например, сокращение сохраненного в файле Проект4.mрр расписания может быть достигнуто за счёт перекрытия во времени основных задач проекта в соответствии с данными, приведёнными в табл. 4.

10. Полученное расписание проекта сохраняем в файле с именем Проект5.mрр (рис. 10). Из анализа показанной на рис. 10 линейной диаграммы видно, что в расписании не осталось задач с отрицательными временными резервами и при этом цикл выполнения проекта уже отвечает требованиям заказчика.

Ид. задачи	Название задачи	Предшественники	Временная задержка
1	начало работ
2	формулировка требований	1
3	разработка дизайн-проекта	2	-3
4	утверждение дизайн-проекта	3	-1
5	подготовка офиса	4
6	демонтажные операции	5
7	прокладка кабелей (электропроводка, локальные сети, интернет и т.д.)	6	-1
8	замена сантехнической разводки	6
9	замена окон	6
10	установка теплоносителей	9
11	выравнивание потолка	10	-1
12	выравнивание стен	11
13	выравнивание пола	12
14	покрытие стен декоративной штукатуркой	13
15	укладка паркета, плитки	14
16	установка сантехники	15
17	монтаж розеток, выключателей, источников света	14
18	уборка помещения	16
19	установка офисной мебели	18
20	конец работ	19



Рис. 10. Вид откорректированной в соответствии с требуемым временем выполнения проекта линейной диаграммы

Вывод: ознакомилась с системой управления проектами MS Project и с помощью ее разработала график реализации проекта “Ремонт офиса”. Предусмотрела возможность сокращения длительности выполнения проекта.



Список литературы

диалоговый окно управление проект

1. Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Project. Компьютерные книги © 2006-2013.

2. Учимся работать с Microsoft Project - Елизаров Владимир.

3. Microsoft Project 2010 в управлении проектами. Самоучитель - Владимир Куперштейн 2010 г.

4. Microsoft Project 2013 в управлении проектами - Владимир Куперштейн 2013 г.

5. Инструкция по правилам проведения ремонтных работ.

Размещено на Allbest.ru

...