Створення форм у Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КРЕМЕНЧУЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ МИХАЙЛА ОСТРОГРАДСЬКОГО

КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНО-УПРАВЛЯЮЧИХ СИСТЕМ

Реферат

З навчальної дисципліни «Інформатика»

На тему: «Створення форм у Microsoft Access»

Виконав:

Студент групи МК-15-1

Грицай О.С.

Перевірила:

старший викладач

Горлова Т.В.

Кременчук 2016

Access дозволяє організувати зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з даними за допомогою форм. Формами називаються діалогові вікна, що настроюються, зберігаються в базі даних у вигляді об'єктів спеціального типу. Форми Access є об'єктами бази даних, так само, як таблиці і запити. Форми використовуються в додатку для введення і відображення даних. Формами можна управляти програмно з допомогою процедур на VBA.

Форми надають зручніший спосіб перегляду і правки даних в таблицях, ніж режим Таблиці. Форми містять так звані елементи управління, за допомогою яких здійснюється доступ до даним в таблицях. Елементами управління є текстові поля для введення і правки даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, написи, а також рамки об'єктів для відображення графіки і об'єктів OLE. Створення форм, що містять необхідні елементи управління, істотно спрощує процес введення даних і дозволяє запобігти помилкам.

Форми Access надають функціональні можливості для виконання багатьох завдань, які не можна виконати іншими засобами. Форми дозволяють виконувати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, і забезпечують доступ до даним в зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм. аccess інтерфейс автоматичний

Автоматичне створення форми на основі таблиці або запиту. Access пропонує декілька способів створення форм. Найпростішим з них є використання засобів автоматичного створення форм на основі таблиці або запиту. Автоматично створювані форми (автоформи) бувають трьох видів: організовані "в стовпець" (Columnar), стрічкові (Tabular) і табличні (Datasheet).

Щоб створити форму за допомогою засобу автоматичного створення форм:

1. Клацніть по ярлику Форми (Forms) у вікні База даних (Database) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Нова форма (New Form).

У списку діалогового вікна Нова форма виділіть один з елементів: Автоформа: у стовпець (AutoForm: Columnar), Автоформа: стрічкова (AutoForm: Tabular) або Автоформа: таблична (AutoForm: Datasheet).

У полі із списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Нова форма, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть бути використані як джерело даних для форми.

Натисніть кнопку ОК.

В результаті буде автоматично створена і відкрита форма вибраного вигляду. Щоб створену форму можна було використовувати надалі, її необхідно зберегти. Для збереження форми виберіть команду Файл, Зберегти (File, Save) або натисніть на кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів Стандартна (Standard).

Вид автоматично створеної форми визначає спосіб відображення даних. Записи з джерела даних в табличній формі відображаються у вигляді таблиці; у формі "в стовпець" кожен запис відображається у вигляді набору елементів управління, відповідних полям запису, розташованим в один стовпець; у стрічковій формі - в один рядок. Автоматично створена форма включає всі поля у вибраному джерелі даних.

Створення форми за допомогою Майстра. Іншим простим і швидким способом створення форми є використання Майстра форм. За допомогою Майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці і складніші форми на основі декількох таблиць і запитів, що мають підлеглі форми. Набагато простіше і швидше створювати форми за допомогою Майстра, а потім удосконалити їх в режимі Конструктора.

Майстер форм розбиває процес створення форми на декілька етапів. На кожному етапі потрібно встановити певні параметри в одному з діалогових вікон Майстра, кожне з яких визначає один крок створення форми. Якщо на якому-небудь кроці була допущена помилка або виникла необхідність зміни встановлених параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку Назад (Back).

Щоб краще уявити, як створювати прості форми за допомогою Майстра форм, опишемо процедуру створення форми "Форма_Сотрудники" для бази даних "Борей". Джерелом даних для цієї форми буде таблиця "Співробітники" (Employees). Ця форма призначена для введення і коректування інформації про співробітників фірми. Щоб за допомогою Майстра створити просту форму, що не містить підлеглих форм:

Клацніть по ярлику Форми (Forms) у вікні База даних (Database) і натисніть кнопку Створити (New) на панелі інструментів вікна бази даних або клацніть по ярлику Створити форму за допомогою майстра (Create form by using wizard), що знаходиться на початку списку існуючих форм в базі даних. З'явиться діалогове вікно Нова форма (New Form).

У списку діалогового вікна Нова форма (New Form) виділите елемент Майстер форм (Form Wizard).

У полі із списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Нова форма (New Form), виберіть таблицю "Співробітники" (Employees) (у загальному випадку, можна вибрати будь-яку з таблиць або запитів). Натисніть кнопку ОК. З'явиться перше діалогове вікно Майстра.

У списку Доступні поля (Available Fields) цього діалогового вікна відображаються всі поля вибраної на попередньому кроці таблиці або запиту. Додавання полів у форму дозволить редагувати дані вибраної таблиці. Щоб додати в створювану форму тільки деякі поля, виділіть кожне з цих полів і натисніть кнопку >. Щоб додати в створювану форму всі поля з вибраної таблиці або запиту, натисніть кнопку >>. Нарешті, натисніть кнопку Далі (Next) для відображення другого діалогового вікна Майстра форм.

У другому діалоговому вікні Майстра можна слід визначити вид форми. Перемикач Вирівняний (Justified) дозволяє створити форму, що відображає всі поля запису на одній сторінці. Після вибору відповідного режиму відображення даних у формі натисніть кнопку Далі (Next) для відображення наступного діалогового вікна Майстра форм.

Третє діалогове вікно Майстра форм призначене для вибору стилю оформлення нової форми. Майстер пропонує декілька стандартних стилів оформлення. Можна визначити власні стилі оформлення форм за допомогою діалогового вікна Автоформат (AutoFormat). Ці стилі відображатимуться разом із стандартними в цьому діалоговому вікні Майстра форм. Виберіть один з пропонованих стилів і натисніть кнопку Далі (Next).

У останньому діалоговому вікні Майстра форм потрібно вказати назву форми. Після цього натисніть кнопку Готово (Finish).

В результаті Майстром буде створена форма відповідно до вибраних параметрів і збережена з вказаним ім'ям, потім ця форма буде відкрита в заданому режимі

Форма "Співробітники", створена за допомогою Майстра

Режими роботи з формами

Робота з формами Access може відбуватися в трьох режимах: у режимі Форми, в режимі Таблиці і в режимі Конструктора. Вибрати режим роботи можна або за допомогою кнопки Вигляд (View) панелі інструментів Конструктор форм (Form Design), або за допомогою відповідної команди меню_Вигляд.

У режимі Форми здійснюється додавання нових записів, видалення або редагування записів в таблиці або запиті, що є джерелом даних для форми.

У режимі Конструктора можна розробляти форми, модифікувати їх структуру, змінювати зовнішній вигляд, додавати і видаляти елементи управління. Щоб перейти в режим Конструктора, виберіть команду Вигляд, Конструктор (View, Design View) або натисніть на стрілку, розташовану праворуч від кнопки Вигляд на панелі інструментів Конструктор форм, і в списку, що відкрився, виберіть елемент Конструктор (Design View).

У режимі Таблиці, так само як і в режимі форми, можна додавати нові записи, видаляти і редагувати записи в таблиці, що є джерелом даних для форми. Проте в цьому режимі не застосовуються параметри форматування елементів управління. Щоб перейти в режим Таблиці, виберіть команду Вигляд, Режим таблиці (View, Datasheet View) або натисніть на стрілку, розташовану праворуч від кнопки Вигляд панелі інструментів Конструктор форм, і в списку, що відкрився, виберіть елемент Режим таблиці (Datasheet View).

Режим Конструктора. Розробку структури форми, зміну зовнішнього вигляду форми, додавання і видалення елементів управління можна проводити тільки в режимі Конструктора форм. Панель інструментів Панель елементів (Toolbox), що відображається в цьому режимі, дозволяє створювати елементи управління, при цьому деякі елементи управління можна створювати за допомогою Майстра елементів, що здійснює покрокове керівництво процесом створення.

До створюваної форми можна застосувати один з пропонованих Access стилів оформлення, що дозволяють швидко і якісно набудувати зовнішній вигляд форми. Більш того, Access дозволяє створювати свої власні стилі оформлення і застосовувати їх до інших форм.

Структура форми. Структура форми наступна - макет форми складається з розділів. Будь-яка форма може включати наступні розділи:

Розділ Заголовок форми (Form Header) визначає верхню частину форми. Цей розділ додається у форму разом з розділом примітки форми. У область заголовка форми можна помістити текст, графіку і інші елементи управління.

Розділ Верхній колонтитул (Page Header) визначає верхній колонтитул сторінки при друці форми. Цей розділ додається у форму разом з розділом, що визначає нижній колонтитул сторінки. Цей розділ відображається тільки, коли форма відкрита в режимі попереднього перегляду.

Розділ Область даних (Detail) визначає основну частину форми, що містить дані, отримані з джерела. Цей розділ може містити елементи управління, що відображають дані з таблиць і запитів, а також незмінні дані, наприклад написи.

Розділ Нижній колонтитул (Page Footer) визначає нижній колонтитул сторінки при друці форми.

Розділ Примітка форми (Form Footer) визначає нижню частину форми.

Зі всіх перерахованих розділів обов'язковим є тільки розділ області даних. Висоту області будь-якого розділу форми можна змінити за допомогою миші, перетягуючи нижню частину розділу вгору або вниз.

Для додавання або видалення розділів з форми здійснюється через команди меню Вид (View).

Висота розділу області даних визначається вертикальним розміром вікна форми, а також розміром заголовка і примітки форми. Для зміни висоти розділу області даних перемістите його нижню межу за допомогою миші вгору (для зменшення висоти) або вниз (для збільшення). У режимі Форми вертикальна смуга прокрутки у вікні форми з'являється тільки для проглядання розділу області даних.

Параметри роботи з формами. При створенні нових форм використовуються параметри, задані за допомогою діалогового вікна Параметри (Options).

Параметри, вказані в діалоговому вікні Параметри, зберігаються в таблиці MSysOptions файлу робочої групи (за умовчанням це файл SYSTEM.MDW) окремо для кожного користувача.

Основні елементи управління

Щоб зробити форму зрозумілішою і легко читаною, на неї додають заголовки, підписи або пояснення. Цей текст є незмінним і створюється за допомогою елементу управління Напис (Label).

Для відображення, введення або зміни у формі текстових даних, наприклад, приміток, використовуються текстові поля, які створюються за допомогою елементу управління Поле (Text Box).

Текстові поля дозволяють вводити довільні значення. Щоб надати користувачеві вибір з певного набору значень, замість текстових полів застосовують такі елементи управління, як прапорці, перемикачі, вимикачі, об'єднані в групи однотипних елементів, а також списки.

Група теж є елементом управління, який має назву Група перемикачів (Option group). Кожному елементу управління в групі зіставляється унікальне число, що однозначно визначає даний елемент в групі, і це число зберігається як значення властивості Значення (Option Value) елементу управління. Окремі елементи управління Прапорець (Check box), Перемикач (Option button) або Вимикач (Toggle button), не включені в групу подібних елементів, визначають значення логічного типу - Так (Yes) чи Ні (No). Вказані елементи мають властивість Значення за умовчанням (Default Value), що дозволяє задати первинний стан елементу управління або групи.

Окрім груп елементів для надання вибору значення якого-небудь параметра із заданого набору можна використовувати елемент управління Список (List Box) або Поле із списком (Combo Box). Ввести значення в поле із списком можна двома способами: ввести значення в поле або вибрати значення в списку, що розкривається.

Створення і видалення елементів управління

Існує два прості методи створення елементів управління: за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox) і за допомогою кнопки Список полів (Field List). Крім того, при створенні елементів управління за допомогою панелі елементів можна скористатися Майстром елементів.

Створення елементів управління за допомогою панелі елементів, наприклад, напису:

На панелі елементів натисніть кнопку Напис (Label).

Розмістіть покажчик миші у вигляді хрестика в область потрібного розділу форми. Натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її, перетягніть покажчик миші в нижній правий кут напису. Число рядків і кількість символів поточного типу шрифту, які може відобразити напис, виводяться в рядку стану.

При досягненні елементом управління Напис потрібних розмірів відпустіть ліву кнопку миші. Тепер, поле готове для введення даних.

Після додавання елементу управління для його переміщення і зміни розмірів використовуються кутовий маркер переміщення і маркери зміни розмірів.

Для додавання більшості інших типів елементів управління (вимикачів, перемикачів, прапорців) у форму використовується процес, описаний вище. Деякі кнопки панелі елементів, наприклад. Список (List Box) або Поле із списком, при створенні елементу управління викликають Майстер елементів, якщо кнопка Майстер елементів (Control Wizards) натиснута.

Щоб створити елемент управління Поле із списком (Combot Box) за допомогою Майстра елементів:

На панелі елементів активуйте кнопку Майстер елементів (Control Wizards).

На панелі елементів натисніть кнопку Список (List Box) і в заданій області форми утримуючи ліву кнопку миші, охопіть поле необхідного розміру.

Відпустіть ліву кнопку миші. З'явиться діалогове вікно Майстра елементів. У цьому діалоговому вікні слід увімкнути перемикач Об'єкт "поле із списком " міститиме значення з таблиці або запиту.

У другому діалоговому вікні Майстра елементів потрібно вказати таблицю або запит, значення якого повинні з'являтися в списку.

У наступному діалоговому вікні потрібно визначити, які поля таблиці відображатимуться в списку.

У наступному діалоговому вікні відображаються вибрані поля.

У наступному вікні потрібно вибрати те поле в базовій таблиці, яке міститиме повернуте списком значення. Для цього потрібно вибрати перемикач Зберегти в полі.

У останньому діалоговому вікні можна вказати назву, яка використовуватиметься як мітка для створюваного списку.

Для завершення процесу створення списку натисніть кнопку Готово (Finish).

При створенні таких елементів управління без допомоги Майстра елементів властивості створюваних елементів треба настроювати уручну за допомогою вікна властивостей елементу управління. Щоб відкрити вікно властивостей якого-небудь елементу управління форми, виділіть його і натисніть кнопку Властивості (Properties) панелі інструментів Конструктор форм (Form Design), або двічі клацніть лівою кнопкою миші по елементу управління.

Створення елементів управління за допомогою кнопки Список полів

Щоб створити елемент управління, пов'язаний з яким-небудь полем джерела даних для створюваної форми:

На панелі інструментів Конструктор форм (Form Design) натисніть кнопку Список полів (Field List). З'явиться плаваюче вікно, що містить поля з вибраного для форми джерела даних.

У вікні, що відкрилося, необхідно виділите потрібне поле і за допомогою миші перетягнете його в область одного з розділів форми. У формі з'явиться вибране поле з міткою, що містить назву поля таблиці або запиту. Тепер його можна переміщати і форматувати стандартними методами, використовуваними для модифікації елементів управління.

Для видалення з форми будь якого елементу управління, достатньо його виділити і натиснути клавішу

Список використаної літератури

1. Васильєв Д. Комп'ютер замість юрисконсульта /Д.Васильев // Наука життя й. - 2001. - № 3. -С.14.

2.Вильховченко З. Сучасний комп'ютер: пристрій, вибір, модернізація /С.Вильховченко. - СПб.: Пітер, 2000. - 512 з.

3. ГавриловО.А. Курс правової інформатики: Підручник для вузів /О.А.Гаврилов. - М.: Видавництво «>НОРМА-ИНФРА», 2000. - 432 з.

4. Косарєв В.П.Практикум з інформатики для економістів.Учебно-практическое посібник /В.П.Косарев,Е.А.Мамонтова,М.С.Кенесов; Під ред.В.П.Косарева. - М:ЦентрЛитНефтеГаз, 2007. - 461 з.

5.Кренке Д. Теорія і практика побудови баз даних, 8-ме вид. /Д.Кренке. - СПб: Пітер, 2003. - 112 з.

6.Циганков В.М. Бази даних: Підручник для ВНЗ / В.М.Циганков, Авт. Мальцев; Під ред. проф. А.Д.Хомоненко. - СПб.:КОРОНАпринт, 2000. - 220 з.

Размещено на Allbest.ru