Современные офисные приложения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Современные офисные приложения

1.1 Понятие офисных приложений

1.2 Этапы работы офисных приложений

2. Разработка и внедрение офисных приложений

2.1 Организационно-экономическая характеристика ПУ «Клинцымежрайгаз» ОАО «Брянскоблгаз»

2.2 Порядок внедрения офисных приложений на ПУ «Клинцымежрайгаз» ОАО «Брянскоблгаз»

Вывод

Литература

Приложения



Введение

Наборов офисных приложений существует довольно много. У них разные функциональные возможности, требования к конфигурации компьютера и квалификации пользователя.

Основные известные пакеты - Open Office, Microsoft Office, Star Office, Лексикон XL, Microsoft Works.

Назначение офисных программных пакетов - обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Первоначально появились интегрированные пакеты, совмещающие в себе текстовый, табличный и графический процессоры, а также систему управления базой данных. Например, Framework, Simphony. В дальнейшем в интегрированные пакеты были добавлены средства трехмерной графики, менеджера информации, системы электронного распознавания документов, электронной почты, например Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corell Office), Smart Suite фирмы Lotus Development (подразделение IBM) и другие. В нашей стране широкое распространение получил интегрированный пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение Microsoft Office - предоставить инструментальные средства, автоматизирующие составление и оформление документов для основной массы пользователей - менеджеров, бухгалтеров и других сотрудников офисов. Тесная интеграция операционной системы Windows и пакета Microsoft Office позволяет наиболее использовать возможности компьютера.

Более 15 лет продукт Microsoft Office существует на рынке программных продуктов и, естественно, претерпел изменения, связанные с возрастающими потребностями пользователей.

Таким образом, целью данной работы является раскрытие темы: «Интегрированные пакеты для офисов». Поставленная цель потребовала решения следующих задач:

изучить теоретические аспекты;

проанализировать структуру и цель интегрированных пакетов для офиса на примере MS Office 2007.

В данной курсовой работе приведена характеристика применяемых на сегодняшний день интегрированных пакетов для офиса, сделан их сравнительный анализ. Приведен конкретный пример автоматизации офиса на базе продукта Microsoft Office.

интегрированный microsoft автоматизация офис



1. Современные офисные приложения

1.1 Понятие офисных приложений

Microsoft Office - пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложение Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что часто их совокупность рассматривается как единая программа.

Первое упоминание о пакете Microsoft Office приходится на начало 90-х годов XX в., когда в свет вышла его первая рабочая версия - Microsoft Office 4.2. В то время он представлял собой небольшой набор офисных продуктов для одного пользователя.

Менее чем за 10 лет вышли Microsoft Office'95, Microsoft Office'97, Microsoft Office XP, Microsoft Office'03, а в конце 2007г. корпорация Microsoft объявила о выходе очередной, шестой версии - Microsoft Office 2007.

За столь непродолжительное время пакет превратился в широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства (текстовый и табличный процессоры, системы управления базами данных, системы управления персональной информацией и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес-задач.

В ходе создания новых версий пакета некоторые из приложений объединились: так, например, приложение Microsoft Schedule+ (расписание) вошло в состав Microsoft Outlook. Некоторые приложения вообще были исключены из пакета по причине того, что их функции взяли на себя другие приложения (например, приложение Card File (картотека)).

Традиционно пакет прикладных программ Microsoft Office имеет несколько вариантов поставки:

стандартный (standard), предназначенный для пользователей, сфера интересов которых распространяется на базовый набор инструментов для организации делопроизводства, создания, публикации и анализа документов в сети организации и глобальной сети Интернет;

малый бизнес (small business edition) для использования на малых предприятиях;

профессиональный (professional), в котором стандартная версия дополнена системой управления базами данных;

специальный профессиональный (professional special edition), в котором профессиональная версия дополнена системами управления веб-узлами и веб-сайтами;

разработчик (developer), предназначенный для профессиональных разработчиков и содержащий кроме полной специальной профессиональной версии комплект инструментария и документации для создания, внедрения и поддержки решений на базе Microsoft Office.

В состав пакета входят два блока компонентов - основные и вспомогательные.

Блок основных компонентов состоит из следующих приложений:

текстовый процессор Microsoft Word. Является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создавать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

Создание документа в текстовом процессоре может осуществляться по двум направлениям: создание «пассивного» документа; создание типового документа.



Рис. 1 Microsoft Word 2007

Создание «пассивного» документа происходит посредством набора текста с последующим его оформлением (форматированием). Создание типового документа осуществляется на основе шаблонов - интерактивной формы, требующей заполнения.

Кроме непосредственного ввода и форматирования текста текстовый процессор позволяет создавать таблицы и табличные формы, осуществлять верстку текста в несколько колонок, рисовать, внедрять графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияние документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.

система электронных таблиц (табличный процессор) Microsoft Excel. Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относят возможность разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций программы создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух- и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов.

Рис. 2 Microsoft Excel 2007

В Excel различают следующие типы данных: числа, текст, формулы, текстуальные формулы, текст из чисел. Excel сам распознает числа и текст.

система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа-экспозиций. Программа позволяет строить презентации на основе стандартных наборов слайдов или задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel или Access. Приложение снабжено большим набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая информация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций.

Рис 3 Microsoft PowerPoint 2007

система управления персональной информацией Microsoft Outlook - приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного расписания, графика встреч и пр., с возможностью работать с электронной почтой.



Рис. 4 Microsoft Outlook 2007

система управления базами данных Microsoft Access - приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска система представляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати.



Рис. 5 Microsoft Access 2007

система управления веб-узлами Microsoft FrontPage - приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования для веб.

настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения - средство для создания профессионально оформленных публикаций - брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа.

система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы ее анализа.

система подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

К числу вспомогательных приложений относятся:

интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query;

программа рисования блок схем Microsoft Organization Chart;

программа создания диаграмм Microsoft Graph;

программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

редактор математических формул Microsoft Equation;

программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;

средства рисования Microsoft Draw;

географические карты Microsoft Map;

служба индексации документов Microsoft Find Fast;

коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;

панель Microsoft Office.

Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана.

Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.

Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу Fine Reader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.



Рис. 6 Окно переводчика PROMT с настройками для словаря

Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной компании ПРОМТ, которая предлагает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.

Программы PROMT (рис. 6) обеспечивают быстрый перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужную информацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а также минимизируются затраты времени на перевод документов.

Так как по числу потребителей рынок офисных пакетов является одним из самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.

Свои офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.

Чаще всего в качестве альтернативы MS Office называют пакет OpenOffice.org, бесплатный (open source - офисный пакет или его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun).

Open Source - это программы с открытым исходным кодом (т.е. текстом программы на языке программирования). Открытый код общедоступен, его можно использовать, модифицировать и свободно распространять. К успешной разработке обычно постепенно присоединяются заинтересованные в развитии продукта добровольцы, а также коммерческие организации, зарабатывающие на поддержке данного продукта. если какая-то часть разработчиков не удовлетворена направлением разработки, они могут создать собственную ветвь развития продукта.

OpenOffice.org - это свободно распространяемый набор офисных программ, в состав которого входят следующие компоненты:

Writer - текстовый процессор и визуальный редактор HTML. В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка орфографии, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений и индексов, составление стандартных писем и другое), Writer обеспечивает следующие важные возможности:

Шаблоны и стили;

Мощные методы разметки страниц (включая врезки, столбцы и таблицы);

Встраивание или связывание графики, электронных таблиц и других объектов;

Встроенные средства рисования;

Главные документы, используемые для объединения набора документов в один документ;

Отслеживание изменений в версиях документов;

Интеграция с базами данных, включая базу данных библиографии; Экспорт в формат PDF, включая закладки.

Рис 8 OpenOffice.org Write



Calc (табличный процессор). Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам.

В этих ячейках расположены индивидуальные элементы -- текст, числа, формулы и пр. -- которые и составляют данные, которые отображаются и которыми можно манипулировать.

Можно также вводить данные и использовать Calc в режиме 'Что-если', изменяя некоторые из этих данных и наблюдая результаты без необходимости полного повторного ввода остальных данных в электронную таблицу.

Рис 9 OpenOffice.org Calc

Draw (графический редактор). Модуль Draw представляет собой инструмент рисования, использующий векторную графику. Он содержит ряд сервисов, позволяющих быстро создавать все виды рисунков. Векторная графика позволяет сохранять и отображать изображения в виде векторов (две точки и линия), а не в виде набора пикселей (точек на экране). Векторная графика упрощает сохранение и масштабирование изображений.

Модуль Draw идеально интегрирован в систему OpenOffice.org, что позволяет осуществлять обмен рисунками между любыми модулями системы очень просто. Например, если вы создаете рисунок в Draw, то легко можете использовать его в документе Writer с помощью копирования и вставки. Вы также можете работать с графикой непосредственно в модулях Writer и Impress, используя подмножество функций и инструментов из Draw.

Impress (система презентаций). Способна создавать PDF файлы из презентаций, а кроме того, экспортировать их в формат Macromedia Flash (SWF), что даёт возможность просматривать их на любом компьютере с инсталлированным Flash-проигрывателем. Может показывать, редактировать и сохранять файлы в нескольких форматах, включая формат .ppt, который используется в Microsoft PowerPoint.

Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных систем Solaris, Linux и Windows.

1.2 Этапы работы офисных приложений

Пакет Office особенно удобен тем, что все его приложения имеют несколько общих функций. Так, для сохранения документа Word, базы данных Access или электронной таблицы Excel используется одна и та же кнопка Сохранить, которая не только выглядит одинаково во всех приложениях, но и расположена приблизительно в одном и том же месте. В этом разделе рассматривается в общем виде ряд универсальных, самых общих свойств пакета Office.

Существует три способа запуска приложений Office: щелчком на соответствующей кнопке панели Office, с помощью Главного меню или посредством навигации во вложенных меню пункта Программы. Панель Office не устанавливается автоматически при установке Office. Для ее открытия следует щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать Программы Microsoft Office Tools - Microsoft Office Shortcut Bar. Затем будет предложено указать, следует ли открывать эту панель автоматически при запуске Windows, после чего сама панель появиться вдоль правого края экрана.

Панель Office, без сомнения, является самым удобным средством запуска любого приложения Office. Однако, если панель мешает и ее нужно убрать с экрана, в этом случае следует воспользоваться одним из следующих вариантов для открытия нового документа. Щелкнуть на кнопке Пуск - откроется Главное меню. Программы Office представлены в меню Программы по отдельности. Для запуска любой из них щелкнуть на соответствующем значке.

В приложения Office применяется однотипный интерфейс пользователя. Это означает, например, что если уже известно окно Excel, то будет нетрудно работать и с окном Word. Другими словами, в разных приложениях много общего. При работе с приложениями Windows часто возникает впечатление, что где-то нечто подобное уже встречалось. В верхней части каждого окна приложения располагается строка заголовка, которая содержит три кнопки:

Свернуть окно

Развернуть окно или Восстановить окно

Закрыть окно

Эти кнопки служат для изменения размера окна или его закрытия. Обычно при работе с приложением удобнее держать окно развернутым. Когда окно развернуто, отображается кнопка Восстановить окно, когда восстановлено, отображается кнопка Развернуть окно. Если окно приложения развернуто во весь экран, то кнопки других открытых приложений видны на Панели задач. Щелчком на этих кнопках можно легко переключаться между соответствующими приложениями. Щелчок на кнопке Закрыть окно, расположенной в строке заголовка приложения, позволяет возвратиться на Рабочий стол или в другое открытое приложение.

В каждом приложении рабочая область называется окном документа. Здесь располагаются все инструменты, необходимые для работы: полосы прокрутки -для перемещения зоны отображения; строка состояния - для получения информации о ходе выполнения операции; панели команд в верхней части экрана - для доступа ко всем средствам, предоставляемым программой. Существует два типа панелей команд: строка меню и панели инструментов. В строке меню команды сгруппированы по категориям: Файл, Правка, ? и т.д. Щелчок на любой категории открывает список соответствующих команд. Многие пункты строки меню открывают диалоговые окна, с помощью которых можно задать сразу несколько параметров, относящихся к выбранной команде: параметры печати, свойства шрифта и т.д.

Панели инструментов представляют собой панели с графическими кнопками. Они расположены ниже строки меню. Панели инструментов позволяют одним щелчком выполнять наиболее часто применяемые команды. В Office различия между панелями инструментов и строкой меню начинают стираться: когда нужен быстрый доступ к часто используемой команде, пользуются кнопками панели инструментов, а когда нужно увидеть все возможности, связанные с данной категорией команд, пользуются строкой меню. Если панелей инструментов и меню все же недостаточно, можно выполнять команды с помощью одного из многочисленных контекстных меню или с помощью клавиатуры. Например, чтобы скопировать выделенный текст в любое приложение, можно выбрать любой из перечисленных способов:

щелкнуть на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная

выбрать команду Правка, Копировать

щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном тексте и в раскрывшемся меню выбрать пункт Копировать

нажать комбинацию клавиш Ctrl+C

Помощник - это вклад компании Microsoft в дело установления дружественного общения между пользователями и программами. Для Помощника нет границ между приложениями - он дает справку по всем вопросам приложений Office. Выбрать одного Помощника из нескольких можно в контекстном меню Помощника. Каждый Помощник по-своему уникален: например, это - Скрепыш, Колобок, Летающая тарелка.

Новый улучшенный Помощник свободно перемещается внутри окна приложения и выдает подсказки, которые помогают найти наиболее эффективные способы решения задачи. Помощник предлагает помощь, когда в первый раз приходится сталкиваться с новой командой или в случае возникновения затруднений. Иногда предложение помощи ненавязчиво, в других случаях помощь предлагается более настойчиво.

Поработав с пакетам Office несколько дней, можно решить, что Помощник слишком активен, если не сказать - назойлив. В таком случае следует щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Параметры - откроется диалоговое окно Помощник. Выбрать вкладку Параметры. Любые изменения параметров Помощника влияют на его поведение во всех приложениях. Когда можно работать самостоятельно, окно Помощника закрывается и возвращается на панель инструментов Стандартная.

Новые документы легко создаются с помощью Главного меню. Если выбрать в нем пункт Создать документ Microsoft Office, откроется диалоговое окно Создание документа. Каждая вкладка этого окна содержит шаблоны (например, факсимильных сообщений), включая текст, графику или другое содержание. Шаблоны пустых документов для всех приложений - без данных Access, документов Word, электронных таблиц Excel, презентаций Power Point и пустой подшивки Binder - располагаются на вкладке Общие диалоговое окно Создание документа.

Существует два способа открытия нового документа. Чтобы в активном приложении открыть новый, пустой документ, следует щелкнуть на кнопке Создать на панели инструментов Стандартная. Если вместо пустого документа необходим шаблон, выбрать команду Файл, Создать.

После окончания работы с документом, каким-либо важным или просто необходимым при дальнейшей работе с другими документами, следует сохранить результаты. Выбрать команду Файл, Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить расположенной на панели инструментов Стандартная - откроется диалоговое окно Сохранения документа.

В раскрывающемся списке Папка приводится перечень доступных дисков. Выбрать нужный диск, и в окне будут отображены папки этого диска.

Двойной щелчок на папке откроет ее и позволяет увидеть содержащиеся в ней файлы и другие папки. Найдя нужный диск и папку, ввести имя файла в поле Имя файла. Можно использовать как прописные, так и строчные буквы. А также пробелы. Имена файлов не могут содержать знаков препинания, кроме символа подчеркивания, дефиса и восклицательного знака. Чтобы сохранить файл, следует убедиться в том, что в поле Папка отображается нужное имя диска и папки, после чего щелкнуть на кнопке Сохранить.

Если файл однажды уже был сохранен, то щелчком на кнопке Сохранить сохраняет файл без открытия диалогового окна Сохранение документа. Для того чтобы переименовать файл или сохранить в другом месте ранее сохранявшийся файл, следует выбрать команду Файл, Сохранить как - откроется диалоговое окно Сохранения документа. Команда Сохранить как особенно удобно при использовании существующего документа в качестве заготовки для создания нового документа.

Чтобы удалить документ из окна документа, следует выбрать команду Файл, Закрыть. Если при этом закрывается документ, который был изменен с момента последнего сохранения, затем будет предложено сохранить внесенные изменения.

Для отправки файла как сообщения электронной почты следует открыть его в соответствующем офисном приложении и выбрать команду Файл, Отправить, Сообщение, после чего указать адреса получателей электронной почты.

Чтобы отправить файл как вложение к сообщению, выбрать команду Файл, Отправить, Сообщение (как вложение…). В появившемся окне появляется вложенный файл и можно ввести текст сообщения получателю.

Существуют три способа открытия документа Office. Если документ был создан недавно, нужно щелкнуть на кнопке Пуск и открыть меню Документы. Если документ указан в открывшемся списке, можно открыть его щелчком на его имени.

Если имя файла не отображается в меню Документы, выбрать в Главном меню пункт Открыть документ Microsoft Office. Можно воспользоваться раскрывающимся списком Папка для поиска файла.

Если происходит работа с одним из приложений, например с Power Point, и нужно открыть ранее созданную презентацию, следует щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов Стандартная - откроется диалоговое окно Открыть.

Это диалоговое окно похоже на диалоговое окно Открытие документа, но оно содержит только файлы Power Point. Для выбора соответствующей папки и файла пользуются раскрывающимся списком Папка.

Приложения Office позволяют открывать файлы, созданные в других приложениях и в более ранних версиях Office. Однако, приложения Access и Publisher пакета Office используют форматы файлов, отличающиеся от форматов предыдущих версий, поэтому, прежде чем открыть файл, приложение должно его преобразовать. Например, Access 2007 позволяет открыть базу данных, созданную в Access 2003 или Access 2000, но при этом предлагает такую базу данных преобразовать. Если пришлось не преобразовывать базу данных, то нельзя изменить ее структуру, но можно использовать ее данные.

Все приложения Office, кроме Power Point и Publisher, позволяют просмотреть документ перед выводом на печать. Щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр- откроется окно предварительного просмотра. В разных приложениях это окно выглядит по-разному.

Чтобы напечатать документ, нужно использовать команду Файл, Печать - откроется диалоговое окно Печать. Несмотря на то, что диалоговые окна Печать всех приложений несколько отличны друг от друга, все они позволяют выбрать принтер, задать число копий и указать, что должно быть напечатано. Щелчком на кнопке Параметры, расположенной в нижней части окна, открывается диалоговое окно Печать, в котором можно выбрать качество печати и задать значения других параметров. Настройки принтера, характерные для каждого из приложений Office.

Чтобы отправить документ на печать немедленно, используя параметры по умолчанию (без открытия диалогового окна), щелкнуть на кнопке Печать на стандартной панели инструментов. Это может быть удобно для большинства приложений, но целесообразно для Power Point, где по умолчанию изображения каждого слайда презентации печатаются на отдельных страницах.

Точка вставки представляет собой вертикальную черту, которая показывает, где будет помещен вводимый символ. Открыв документ или форму, то сразу видна мигающая точка вставки. Единственным исключением является Exсel, при работе с которым точка вставки появляется только при вводе текста.

При перемещении указателя мыши в ту область, где можно ввести или отредактировать текст, указатель приобретает форму буквы «I». Чтобы отредактировать существующий текст, переместить I-образный указатель в начало редактируемого фрагмента. Щелкнуть на этом месте, и точка вставки переместиться в новое положение. Тогда можно вводить новый текст или удалять существующий.

В простейшем случае приложения Office позволяет исправлять текст вручную. Наиболее мощные средства Office предоставляют возможность автоматически исправлять слова, при вводе которых ошибка наиболее часто.

Backspace - эта клавиша удаляет один символ, находящийся слева от точки вставки.

Delete - эта клавиша удаляет один символ, находящийся справа от точки вставки.

Какой клавишей пользоваться, зависит от того, где в данный момент находится точка вставки.

Что касается ошибок, то пакет Office необычайно снисходителен к пользователям. Кнопка Отменить на панели инструментов Стандартная позволяет отменить выполненную операцию или даже целую последоватльность действий. Эта кнопка отключается при достижении последнего действия, которое можно отменить. Щелкнуть на раскрывшемся списке рядом с ней и прокрутить запись истории операций, которые можно отменить. Если после отмены действия мнение изменилось, то нужно щелкнуть на кнопке Вернуть. Это действие позволит вернуть, то что было отменино с помощью кнопки Отменить.

По умолчанию в Office 2000 режимом редактирования является режим вставки: если вводится новый текст в середину существующего текста, то исходный текст будет смещаться при этом вправо.

При использовании режима замены происходит замена существующего текста вновь вводимым текстом. Для переключения между режимами вставки и замены служит клавиша Insert.

В Office средства проверки правописания имеются во всех приложениях, включая программу Outlook. Word и Power Point помечают слова, содержащие ошибки, по мере их ввода, подчеркивая их красной волнистой линией.

Все, что необходимо сделать - щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном слове, чтобы открыть контекстное меню, в котором будет предложен список правильных слов. Далее можно: щелкнуть на правильном варианте написания, пропустить слово или добавить его в текущий словарь, выбрав команду Пропустить или Добавить соответственно. Последнее особенно полезно для слов, которые используются наиболее часто. В этом случае данное слово уже не будет выделяться, когда встретиться в следующий раз.

В других приложениях можно указать, что следует выполнить проверку правописания документа. Для этого щелкните на кнопке Правописание или Орфография. Office просмотрит документ, выделит возможные ошибки в написании и откроет диалоговое окно Правописание или Орфография.

Диалоговое окно Правописание или Орфография помимо возможностей, имеющихся в контекстном меню, предлагает несколько дополнительных вариантов: Пропустить все, Заменить на… Все приложения Office имеют доступ к словарю пользователя.

Все приложения Office 2000 предоставляют доступ к средству редактирования, которое называется автозамена. С его помощью можно создать свой собственный список наиболее часто встречающихся ошибок. При исправлении слова можно добавить его в список автозамены. Автозамена доступна из контекстного меню проверки правописания, а также из диалогового окна Правописание. Открыть диалоговое окно Автозамена можно также командой Сервис, Автозамена.

После добавления слова в список, расположенный на вкладке Автозамена, будет выполняться автоматическое исправление слова из этого списка. Также будут автоматически распознаваться, и заменяться более часто используемые комбинации символов. Однако при использовании режима автозамены, следует придерживаться следующих принципов:

убедиться в том, что в список автозамены добавлено правильно написанное слово;

не добавлять слова, которые имеют другое значение, если они написаны неправильно, - например, если часто путается порядок букв «с» и «е» в слове «все», не включать эту ошибку в список автозамены, иначе всякий раз, когда будет набираться слово «вес». Оно будет автоматически исправляться на «все».

У автозамены есть несколько режимов, которые можно оставить или отключить, например, можно задать исправление двух прописных букв в начале слова. Выбрать команду Сервис, Автозамена - откроется диалоговое окно Автозамена. Если нужно отключить этот режим, сбросить флажок Заменять при вводе. Кнопка Исключения предлагает добавить те сокращения, которыми приходится пользоваться постоянно, чтобы в режиме автозамены следующее после них слово не начиналось автоматически с заглавной буквы. Можно также указать слова, которые требуют наличия двух заглавных букв в начале, чтобы и они не исправлялись автоматически.

Хотя режим автозамены создан для исправления ошибок, он может использоваться и как средство для автоматического ввода длинных слов и фраз вместо их сокращений. Чтобы сэкономить время, в список автозамены можно ввести слова и строки, которые вводятся регулярно, например, длинные имена компаний, нужно распознать, например США. Средство автозамены развернет его в Соединенные Штаты Америки. Однако, если полагать, что сокращение может использоваться и без раскрытия, нужно ввести перед ним косую черту (/) или любой другой символ. Тогда можно выбрать, будет ли, благодаря автозамене, использоваться полная форма (при наборе / США) или сокращение (если ввести США без косой черты).

2. Разработка и внедрение офисных приложений

2.1 Организационно-экономическая характеристика ПУ «Клинцымежрайгаз» ОАО «Брянскоблгаз»

Производственное Управление «Клинцымежрайгаз» является одним из 17 управлений в структуре ОАО «Брянскоблгаз». Расположено оно в г. Клинцы, Брянской области ул. Займищенская 5,а. В 1963 г в г. Клинцы был организован газовый участок, а в 1976 году природный газ пришел в дома клинчан. С каждым годом увеличивалось количество газифицированных домов.

Производственное управление «Клинцымежрайгаз» отвечает за безаварийное и бесперебойное снабжение газом потребителей в г. Клинцы и Клинцовском районе, оно имеет трехэтажное здание, производственную базу, складские помещения, теплые боксы для автобуса и аварийной техники. Имеется автопарк на 29 автомашин и 3 единицы землеройной техники. В состав управления входят Гордеевская и Красногорская газовые службы.

В управлении функционируют отделы и службы:

Бухгалтерия

Производственный отдел

Аварийно-диспетчерская служба

Отдел режимов газоснабжения

Проектная группа

Автотранспортный участок

Отдел реализации природного газа

Отделы управления оснащены вычислительной и компьютерной техникой. В ПУ «Клинцымежрайгаз» работает 76 человек.

Газовое хозяйство ПУ «Клинцымежрайгаз» является одним из наиболее крупных хозяйств в системе ОАО «Брянскоблгаз». В настоящее время ПУ «Клинцымежрайгаз» обслуживает 1443,5 км. газовых сетей, 55 отопительных котельных, 36 промпредприятий, 170 ГРП и ШРП, 231 коммунально-бытовых предприятий, 50838 квартир, свыше 436,3 км. газопровода высокого давления, обеспечивает подачу газа промышленным, коммунально-бытовым потребителям ТЕЦ, отопительным котельным и другим объектам, регулирование давления газа и поддерживание его в заданных режимах осуществляется через газорегуляторные пункты, 42 катодных станций и 38 прожекторных установок обеспечивают необходимый защитный потенциал на подземных газопроводах, длина которых более 1000 км. На газовых сетях установлено 674 задвижки, 554 контрольных трубок и пунктов, 19 газовых колодцев, 65 конденсаторов. Весь этот комплекс газопроводов и сооружений для газового оборудования жилых домов, промышленных потребителей обслуживается и поддерживается на необходимом технологическом уровне комплектов производственного управления «Клинцымежрайгаз».

Открытое акционерное общество «Брянскоблгаз» учреждено в соответствии с Указами Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества» от 01.07.92 г. №721 и «О преобразовании в акционерные общества и приватизации предприятий, объединений и организаций газового хозяйства Российской Федерации» от 08.12.92 г. №1559.

Основной целью предприятия является надежное и безаварийное газоснабжение потребителей, и получение прибыли, обеспечивающей устойчивое и эффективное экономическое его благосостояние, создание здоровых и безопасных условий труда и социальную защиту работников Общества.

Основными видами деятельности ПУ «Клинцымежрайгаз» являются:

- транспортировка и подача газа непосредственно его потребителям на территории Брянской области;

- проведение единой технической политики, координация производственной деятельности и комплексное решение вопросов, связанных с эксплуатацией газораспределительных систем и газификацией региона и разработка прогнозов потребления газа на территории области.

- выполнение проектно-конструкторской документации на строительство и реконструкцию газовых сетей и других газовых объектов. Строительство газопроводов среднего и низкого давления, отводов и ГРС, систем газоснабжения и сооружений на них, их ремонт и реконструкция, а также строительство и ремонт производственных зданий и сооружений, жилищного фонда.

- планово-предупредительный ремонт газовых сетей и сооружений предприятий.

- организация технического обслуживания газопроводов, сооружений на них, газового оборудования и приборов у потребителей газа

- разработка и внедрение системы технической диагностики газораспределительных систем, внутридомовых газопроводов и технологического оборудования, в том числе газонаполнительных станций и т.д.

Открытое акционерное общество «Брянскоблгаз» может создавать филиалы и открывать представительства, дочерние и зависимые общества на территории РФ соблюдением требований Федерального Закона и иных положений законодательства. Филиалом Общества является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения Общества и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. В состав Общества входят 17 филиалов, в т.ч. ПУ «Клинцымежрайгаз».

Для оценки деятельности анализируемого предприятия рассмотрим основные показатели (таб. 1).

По результатам расчетов видно, что предприятие в 2007 году по результатам своей деятельности получило прибыль, которая составила 1723 тыс. руб. Положительный результат работы предприятия сложился из-за превышения выручки от продаж над суммой себестоимости работ и коммерческими расходами.

Таблица 1 - Экономические показатели, характеризующие размеры производства ПУ «Клинцымежрайгаз» за 2007 - 2009 гг.

Показатели	2007 г.	2008 г.	2009 г.	Показатели 2009 года в % к
				2007 г.	2008 г.
Выручка от продажи товаров, работ, услуг, тыс. руб.	43125	39481	26220	60,40	66,41
Себестоимость проданных товаров работ услуг, тыс. руб.	41589	39301	24216	58,23	61,62
Коммерческие расходы, тыс. руб.	562	261	281	50,00	107,66
Прибыль убыток от продаж, тыс. руб.	974	-81	1723	176,90	> в 21 раз
Стоимость основных средств, тыс. руб.	64589	70604	71331	110,44	101,03
Дебиторская задолженность, тыс. руб.	5126	4473	4283	83,55	95,75
Кредиторская задолженность, тыс. руб.	1974	2176	3486	176,60	160,20
Среднесписочная численность работников, чел.	102	89	76	74,51	85,39

В 2007 году предприятие перестало являться поставщиком природного газа, что повлияло на снижение себестоимости работ в 2009 г. По сравнению с 2007 г. на 41,77 % и снижения получения выручки от продаж на 39,60 %. На ряду с этим среднесписочная численность работников сократилась на 25,49%. К положительным факторам можно отнести снижение дебиторской задолженности предприятию на 16,45 % и 4,25 % в 2007 году по отношению к 2007 и 2008 гг.

Коллектив управления выполняет большой объем строительно-монтажных работ - это строительство газопроводов, газификация жилого фонда. Управление оказывает 20 видов услуг населению и району, а также осуществляет торговую деятельность. Размер и структура оказываемых предприятием услуг представлен в таблице 2.



Таблица 2 - Размер и структура товарной (валовой) продукции ПУ «Клинцымежрайгаз» за 2008 - 2009 гг.

Вид услуг	Стоимость вида услуг, руб.	Структура товарной валовой продукции к итогу
	2008 год	2009 год	2008 год	2009 год
Газификация жилого Фонда	1183,5	1386,4	8,3	8,1
Строительство газопроводов	1787,5	2015,2	12,6	11,6
Техническое обслуживание внутридомового газового оборудования	109,4	215,7	1	1,2
Заявочный ремонт газового оборудования	78,6	95,6	1	1
Монтаж газовых счетчиков, шт.	99,5	106,4	1	1
Производство врезок, шт.	568	615	3,9	3,6
Пуск газа во вновь газифицированные объекты, шт.	823	986	5,8	5,7
Изготовление проектной - сметной документации на строительство, шт.	1516,2	2015,6	10,6	11,6
Отключение и подключение газового оборудования	105,6	104,9	1	1
Обслуживание газопроводов, ШРП, ГРП	7758,2	9466,3	54,4	54,6
Торговля	206,9	308,1	1,4	1,8
Итого	14236,4	17315,2	100	100

По структуре товарной продукции видно, что самый большой удельный вес занимает обслуживание газопроводов, ШРП, ГРП в 2006 году 54,4%, в 2009 году 54,6%, то есть производственное управление специализировано на обслуживании и техобслуживании газопроводов. Немалую долю в структуре товарной продукции составляет газификация жилого фонда, строительство газопроводов и изготовление проектной - сметной документации на строительство.

Для оценки финансового состояния предприятия расчитаем основные показатели (таблица 3).



Таблица 3 - Показатели, характеризующие финансовое состояние ПУ «Клинцымежрайгаз» за 2007 - 2009 гг.

Показатели	2007 год	2008 год	2009 год
Коэффициент финансовой независимости % = стр.490/(стр.190+стр.290) (ф.№1)	82,45	85,93	86,36
Рентабельность продаж % = стр.050(ф.№2)/стр.010(ф.№2)	2,36	- 0,21	6,57
Эффективность внеоборотного капитала % = стр.010(ф.№2)/стр.190(ф.№1)	65,63	54,37	36,75
Коэффициент задолженности другим предприятиям и организациям = (стр.621+стр.623+стр.624+стр.625) (ф.№1)/(стр.010) (ф.№2)	0,35	0,04	0,10

Анализ показателей, характеризующие финансовое состояние предприятия показывает следующее. Финансовая независимость предприятия показывает, что доля активов предприятия, которые покрываются за счет собственного капитала в 2009г. выше, чем в 2007 г на 3,91. Оставшаяся доля активов предприятия, покрывается за счет заемных средств, которая составляет: в 2007 году - 17,55 %, 2008 году - 14,07%; в 2009 году - 13,64 %. Рентабельность продаж в 2008 году показывает, что доля прибыли полученной предприятием в результате реализации продукции на 1руб. выручки составила 6,57 %. По отношению 2009 г к 2008 году (когда предприятие получило убыток от продаж 81тыс. руб.), рентабельность продаж является положительной показателем соотношения прибыли и дохода полученного предприятием за отчетный период.

Показатель эффективности внеоборотного капитала характеризует эффективность использования основных средств на предприятии, который в 2008 г. составил 54,37%, а в 2009 г - 36,75%. Объем имеющихся основных средств характеризует недостаточную загруженность имеющегося оборудования, и при этом имеет ьтенденцию к снижению.

Коэффициент задолженности перед другими предприятиями в 2009 году по отношению к 2008 году уменьшился, что говорит об уменьшении кредиторской задолженности и обязательств ПУ «Клинцымежрайгаз» перед кредиторами.

Бухгалтерский учет в ОАО «Брянскоблгаз» ведется в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением о ведении бухгалтерского; бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г., действующими Положениями по бухгалтерскому учету, утвержденными приказами Минфина РФ. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в аналитическом и синтетическом учете и обеспечивает:

полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности;

своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

отражение в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

рациональное, ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятели величины организации (требование рациональности).

Задачами бухгалтерского учета ОАО «Брянскоблгаз» являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности Общества;

- обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, финансовых ресурсов;

- своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Бухгалтерский учет в ОАО «Брянскоблгаз» осуществляется бухгалтерской службой предприятия, структура которой и численность определяется внутренними правилами и должностными инструкциями.

Бухгалтерский учет в ОАО «Брянскоблгаз» и филиалах ведется автоматизировано с помощью комплекса «ИНФИН». Филиалы ОАО «Брянскоблгаз» осуществляют свою деятельность в соответствии с Положением о филиале Общества и ведут аналитический и синтетический учет по счетам, обороты по которым являются частью бухгалтерского учета Общества.

Службы филиалов осуществляют оперативный учет поставок и реализации газа и передачу информации в ОАО «Брянскоблгаз» (приемку и проверку первичных документов, группировку информации в разрезах необходимых предприятию).

Филиалы выделены на отдельные балансы и имеют текущие счета, вся деятельность осуществляется от имени и по доверенности ОАО «Брянскоблгаз».

В ПУ «Клинцымежрайгаз» для ведения бухгалтерского учета применяется учетная политика, которая формируется в ОАО «Брянскоблгаз» Под учетной политикой подразумевается выбранная предприятием совокупность принципов, методов и процедур, используемых для составления и предоставления финансовой отчетности (прил.1) Утвержденные способы ведения бухгалтерского учета на предприятии применяют с 1 января года, следующего за изданием приказа.

ПУ «Клинцымежрайгаз» ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с рабочим Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным руководителем предприятия (Прил.4), разработанным главным бухгалтером на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты бухгалтерии. Документооборот в организации регламентируется графиком (Прил.5) и перечнем первичных учетных документов, в котором определяется распределение обязанностей между службами предприятия, назначается ответственный по составлению документов, устанавливается срок создания и предоставления документа, а также назначается ответственный по проверке и обработке предоставленных данных.

ПУ «Клинцымежрайгаз» использует типовые (унифицированные) формы первичных документов, утвержденные постановлениями Госкомстата РФ. Имущество ПУ «Клинцымежрайгаз», обязательства и хозяйственные операции для отражения в бухгалтерском учете и отчетности оцениваются в денежном выражении путем суммирования фактически произведенных расходов в рублях и копейках.

Аналитический учет по всем счетам бухгалтерского учета ведется в соответствии с рабочим планом счетов предприятия. Аналитические данные бухгалтерского учета тождественны оборотам и остаткам по синтетическим счетам учета на 1 число каждого месяца, а также показателям бухгалтерской отчетности.

Для обеспечения сохранности имущества и обязательств на предприятии проводится инвентаризация. В ПУ «Клинцымежрайгаз» устанавливаются следующие сроки и периодичность ее проведения:

материально-производственных запасов (кроме сжиженного газа)- ежегодно по состоянию на 1 октября;

сжиженного газа - ежемесячно по состоянию на 1 число каждого месяца;

расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности - ежеквартально по состоянию на 1 число каждого квартала;

денежных средств и ценных бумаг в кассе - ежемесячно по состоянию на 1 число каждого месяца;

основных средств - один раз в три года по состоянию на 1 ноября;

иного имущества, расчетов и обязательств - ежегодно по состоянию на 31 декабря.

ПУ «Клинцымежрайгаз» проводит инвентаризацию в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, и основных средств, инвентаризация которых проводится один раз в три года) (прил. 1).

Созданная система внутрихозяйственного контроля обеспечивает разделение функций бухгалтерского учета, установлению ответственности каждого работника предприятия, утверждения и использования бланков строгой отчетности, сохранность ценностей, проведение проверок, повышение квалификации работников.

На предприятии применяют следующее распределение обязанностей между работниками бухгалтерии:

Главный бухгалтер - обязан определять финансовую политику и перспективы развития ПУ «Клинцымежрайгаз», составлять сводную квартальную и годовую отчетность и сдавать ее в органы статистики, ГНИ, РНИ, Финансовый отдел и вышестоящую организацию.

Заместитель главного бухгалтера - обязан осуществляет контроль учета расчетов по счету №79 «Внутрихозяйственные расчеты». Ведет учет расчетов с подотчетными лицами по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Ведет учет операций в торговле по счетам 41-02, 41-03, 42-00.Ведет учет по строительству и газификации объектов. Заполняет главную книгу на основании всех журналов-ордеров и контролирует оборотный баланс.

Обязанности бухгалтера материального отдела: оформление первичной документации по учету материалов, запасных частей и топлива. Обеспечить правильное отнесение материальных ценностей по их назначению. Участвовать в проведении инвентаризации и отражать ее результаты на счетах бухгалтерского учета в соответствии с основными положениями по инвентаризации. Оформлять материалы по недостаче для наложения взыскания с виновных лиц. Вести учет расчетов по техобслуживанию предприятий, производить анализ дебиторской задолженности по техобслуживанию.

...