Работа в Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Работа, выполняемая на производственной практике

1.1 Основные программы, используемые на практике

При прохождении практики использовался редактор текстов, графики и таблиц - WinWord- и табличный редактор Excel.

Выбор обоснован тем, что WinWord(Word) содержит мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства любой коммерческий документ.

Редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий. При составлении важных отчетов не приходится постоянно заглядывать в словарь, проверяя то или иное слово.

EXCEL, входящий в пакет Microsoft Office, производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Кроме того, в этой программе, как и в Word'е, можно вставить в таблицу рисунок, объект WordArt и другие объекты. Из буфера в таблицу Excel можно вставить денные из других программ и приложений, в том числе WordPad или Paint. Программа «Калькулятор»готова помогать программе Excel, для чего существует специальная память «Калькулятора», способная сохранять данные вычислений и посылать их в буфер.

1.2 Excel. Создание документов

Несомненно, при составлении таблиц почти каждый пользователь использует программу Excel, отчасти потому, что она удобна в управлении, имеет интуитивно понятный интерфейс, а также имеет мощный аппарат составления красочных и профессиональных диаграмм. Каждый легко сможет научиться азам работы в Excel.

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excelможет создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку).

1) Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New. На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book(Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

2) Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл.

Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

3) Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

4) Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокомандыExcel4.0 или на языке VisualBasic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь названиеSheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная сChart1 и т.д. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

5) Перемещение рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы MoveorCopy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Moveor Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку CreateaCopy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. таблица еxcel программа редактор

Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например,Sheet1(2)

6) Переименование рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно RenameSheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа

7) Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

1.3 Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц.

Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

1) Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

2) Отмена операций.

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undoиз меню Editили комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления. Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.

3) Копирование данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует остановить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

4) Удаление данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие четыре директивы:

All- удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Formats - отменяет только формат ячейки;

Contents- удаляет только содержимое ячейки;

Notes- удаляет только комментарии к ячейке.

Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит директиву удаления.

5) Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву FormatCells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно FormatCells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна FormatCells находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

6) Выравнивание данных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву FormatCells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно FormatCells. В верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

1.4 Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Особенно табличные вычисления помогают в составлении финансовых отчетов, где в данных наблюдается некая закономерность.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.

Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

1) Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

После ввода знака равенства можно также щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

3) Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

1.5 Построение и оформление диаграмм

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы «презентационного качества».

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MSExcel5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

1) Построение диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chartи выберите в нем директиву As NewSheet.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

2) Типы диаграмм.

Один из способов обозначения типа диаграмм связан с входом в режим редактирования диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри рамки диаграммы.

Тогда в меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы.

Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

3) Надписи на осях.

Если Вы не сделали заголовка диаграммы и надписей на осях на пятом шаге работы с Конструктором, то сделайте это сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В открывшемся диалоговом окне нужно указать место для надписей, которые Вы хотите ввести.

Чтобы ввести надпись, нужно включить опциональные кнопки ChartTitle,Value(Y)Axis и Category(X)Axis. Для трехмерных диаграмм появляется еще одна кнопка для надписей на третьей оси. После щелчка по кнопке Value (Y) Axis на диаграмме появляется текстовая рамка, в которой находится буква Y. Эту букву можно обычным образом заменить любым текстом. Чтобы завершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграмме появится текст, который можно редактировать и форматировать обычным образом. Для этого нужно лишь щелкнуть по нему мышью, чтобы появилась текстовая рамка.

Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert.

В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если Вы не удовлетворены результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из меню Edit.

1.6 Функции

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Next.

В диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнем поле Value появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

2) Редактирование функций.

Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно EditingFunction.

В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Finish.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

3) Вычисление суммы.

Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по 13-й пиктограмме сложения.

В наборной строке появится знак равенства и слово "SUM", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel"угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных групп - запятой (или точкой с запятой, в зависимости от установки опций International в среде Windows). Кроме этого в формулу можно ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните по пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить сумму.

4) Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее значение, и щелкните по пиктограмме Конструктора функций.

Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна выберите категорию Statistical, а в правом поле щелкните по названию функции AVERAGE. Затем щелчком по командной кнопке Next перейдите ко второму шагу работы с Конструктором.

На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по командной кнопкеFinish, после чего в таблице появится среднее значение.

1.7 Вставка таблицы в документ

Кроме приемов работы в Excel, часто приходилось обращаться в Wordдля смежного создания таблиц и текста, рисунков. Поэтому ниже приведен перечень действий для создания таблиц в WinWord.

Чтобы создать таблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (InsertTable) на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таблице.

Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию Сетка(Gridlines) в меню Таблица(Table). Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Если в момент создания таблицы не известно, сколько строк вам понадобится, просто создайте таблицу из одной строки. Можно очень легко добавить к концу таблицы новые строки во время ввода текста (однако с колонками дело обстоит чуть сложнее, так что лучше указать их реальное количество).

1)Ввод текста в таблицу

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и наберите его точно также, как в обычном абзаце. Обратите внимание на то, что при достижении правого края ячейки Word автоматически переносит текст и увеличивает высоту ячеек всей строки таблицы. Если нажать ENTER при наборе текста в ячейке,Word вставляет новый абзац внутри ячейки (каждая ячейка может содержать один или несколько абзацев).

Для редактирования и форматирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавиша ТАВ. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB. Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВ добавляет к таблице новую строку.

3) Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек.

Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть таблицы.

Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом:

После выделения одной ячейки, строки или столбца можно не отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки, строки или столбцы. Другой способ выделения группы расположенных рядом ячеек - установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUMLOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавишALT+5.

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:

1. Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк.

Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить один столбец необходимо выделить столбец справа от места вставки.

2. Нажмите кнопку Вставить строки (InsertRows) или Вставить столбцы (InsertColumns) на стандартной панели инструментов.

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (InsertCells). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки. В показанную ниже таблицу будут вставлены 2 строки.

Заключение

В отчете были рассмотрены такие вопросы как составление и редактирование таблиц в редакторах Word и Excel. Также были рассмотрены способы создания диаграмм для более понятного восприятия таблиц. Все эти умения были применены на практике при составлении отчетов и сводных таблиц.

Размещено на Allbest.ru