Робота з формами в Microsoft Access 2007

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Робота з формами в Microsoft Access 2007

1.1 Інтерфейс програми Microsoft Access 2007

1.2 Створення нової форми

1.3 Зміна існуючої форми

1.4 Використання форм

Висновок

Вступ

Для того щоб організувати зручний і зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з даними, в Microsoft Access 2007 використовуються форми. Форми являють собою налаштовані діалогові вікна які є спеціалізованими об'єктами бази даних (як таблиці або запити) і зберігаються в файлі бази даних. При роботі з складними базами даних форми забезпечують функціональні можливості для розв'язання тих задач, які важко або неможливо реалізувати іншими засобами Microsoft Access 2007.

В Microsoft Access 2007 форми використовуються для введення і відображення даних, які містяться в таблицях бази даних. В порівнянні з режимом таблиці, форми надають більш зручний спосіб перегляду и введення даних, ніж в таблицях бази даних. Вони дозволяють виконувати перевірку правильності даних при введенні, проводити розрахунки, забезпечувати доступ до даних в зв'язаних таблицях.

Отже, форма - це об'єкт бази даних, який можна використовувати для введення, зміни чи відображення даних з таблиці чи запиту. Форми можна розглядати як вікна, через які користувачі можуть розглядати і змінювати базу даних. Раціонально побудована форма прискорює роботу з базою даних. Зовнішньо прийнятна форма робить роботу з базою даних не тільки більш приємною, але і більш ефективною, а також може допомогти запобігти некоректному введенню даних.

Мета написання даної дипломної роботи - дослідити особливості роботи з формами в Microsoft Access 2007.

1. Робота з формами в Microsoft Access 2007

1.1 Інтерфейс програми Microsoft Office Access 2007

Програма Microsoft Access 2007 являє собою систему управління базами даних. Використовуючи Access 2007 можливо легко відобразити великі об'єми інформації і добувати з бази даних потрібні відомості. Програма Access 2007 являється реляційною СУБД. Це означає, що база даних складається із взаємозв'язаних таблиць (мал. 1.1).

Мал. 1.1. Вікно програми Microsoft Access 2007

Access 2007 входить до складу пакету Microsoft Office. Запустити програму можна декількома способами, передбаченими для всіх програм пакету:

Можна використати ярлик Microsoft Access на панелі Microsoft Office або ярлик на Робочому столі.

Виконати команди меню Пуск / Всі програми / Microsoft Office / Microsoft Access 2007.

В пакеті Microsoft Office Access 2007 зверху розташована стрічка інструментів, а над нею панель швидкого доступу. Центральну частину вікна займає вікно відкритої бази даних з її елементами. Внизу розташований рядок стану.

Стрічка інструментів містить такі меню:

Головна - дана вкладка доступна за замовчуваням і містить команди, які дозволяють вибрати режим представлення бази даних (режим таблиці або конструктора), вирізати/вставляти/копіювати дані з одного місця в інше, задавати шрифтове оформлення, виконувати деякі основні операції з записами в базі даних, а також фільтрацію і сортування даних.(мал. 1.2.)

Мал.1.2. Вкладка «Головна»

Створення - на цій вкладці розміщені команди створення всеможливих елементів/об'єктів бази даних - таблиць, форм, звітів і т.п.(мал.1.3.)

Мал. 1.3. Вкладка «Створення»

Зовнішні дані - команди даної вкладки призначені для забезпечення переробки даних з бази даних в, наприклад, таблиці Excel, і навпаки - імпорту даних з джерел різного походження.(мал. 1.4.)



Мал. 1.4. Вкладка «Зовнішні дані»

Робота з базами даних - тут знаходяться команди виконання різного роду загальних робіт з об'єктами бази даних, таких як команди відображення схеми даних, показу залежності між об'єктами, аналізу даних і т.п.(мал.1.5.)

Мал. 1.5. Вкладка «Робота з базами даних»

В вікні Access 2007 є один специфічний елемент, який називається Область переходів і розташований з лівого краю вікна програми. За замовчуванням область переходів знаходиться в згорнутому вигляді - видно тільки її назву. Щоб відкрити область, треба клацнути мишею на двійній стрілочці зверху. При цьому стане доступний список об'єктів поточної бази даних, перейти до кожного з яких можна просто клацнувши мишею по ньому.

1.2 Створення нової форми

В порівняні з попередніми версіями програми, в Microsoft Office Access 2007 передбачені нові технології, які допомагають швидко створювати форми, а також добавлені нові типи форм і покращені їх функціональні можливості. Найбільш практичне значення мають наступні способи створення нових форм у вже створеній базі даних:

Автоматичне створення простої форми;

Автоматичне створення розділеної форми;

Створення форми за допомогою Майстра форм;

Створення форм з додатковими елементами;

Створення порожньої форми;

Створення форми в режимі Конструктора.

Створення простої форми

Самими простими є перші два способи створення форм - автоматичне створення простої та розділеної форми. З допомогою будь - якого з цих способів можна створити форму лише одним натиском миші.

Щоб автоматично створити просту форму для існуючої таблиці бази даних, потрібно використати інструмент Форма. Зразу після створення нової форми можна починати її використовувати або за необхідності змінити її в режимі Макета або Конструктора.

Для того, щоб автоматично створити просту форму, потрібно виконати наступні дії:

Відкрити потрібну базу даних.

В області переходів клацнути на ім'я таблиці, для якої створюється форма.

Клацнути по вкладці Створення (мал. 1.3).

В групі Форми клацнути кнопку Форма. Програма Access 2007 створить форму для вибраної таблиці і відобразить її в режимі макета (мал. 1.6).



Мал 1.6. Проста форма

В режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображені даних в таблиці. Наприклад при необхідності можна настроїти розмір полів форми в відповідності з даними, що вводяться в таблицю.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти нову форму в базі даних. На екрані появиться вікно запиту імені нової форми (мал. 1.7)

Мал. 1.7. Введеня імені форми.

Ввести бажане ім'я форми в поле Ім'я форми і натиснути кнопку Ок. Назва нової форми з'явиться в області переходів (мал. 1.8).



Мал 1.8 Добавлена форма

Створення розділеної форми

Розділена форма - це нова можливість, яка з'явилася в Microsoft Office Access 2007. Відміність розділеної форми від простої полягає в тому, що вона відображає дані, які знаходяться в таблиці, одночасно в двох представленях - в режимі форми і в режимі таблиці.

Ці два представлення зв'язані з одним і тим же джерелом даних (таблицею бази даних) и завжди синхронізовані один з одним. При виділені поля в одній частині форми виділяється теж саме поле в другій частині. Дані можна добавляти, змінювати або видаляти в кожній частині форми ( при умові, що джерело записів допускає обновлення, а параметри форми не забороняють такі дії)(мал.1.9.).



Мал. 1.9. Розділена форма

Переваги використання розділеної форми обумовлені тим, що в такій формі користувач може позмінно працювати с двома різними типами даних. Наприклад, можна використати табличну частину форми, щоб швидко знайти запис, і разом з тим розглянути чи змінити запис в другій частині форми.

Для створення розділеної форми:

Відкрити потрібну базу даних.

В області переходів потрібно клацнути на ім'я таблиці, для якої створюється форма.

Клацнути вкладку Створення (мал 1.3).

В групі Форми клацнути кнопку Розділена форма. Програма Access 2007 створить форму для вибраної таблиці и відобразить її в режимі макета (мал. 1.9).

В режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних, що входять в таблицю. Наприклад, при необхідності можна налаштувати розмір полів форми в співвідношенні з введеними даними в таблицю.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти нову форму в базі даних. На екрані з'явиться вікно запиту імені нової форми (мал.1.7).

Вести бажану назву форми в полі Ім'я форми і натиснути кнопку ОК. Назва нової форми появиться в області переходів.

Створення форми за допомогою Майстра

Для одержання більшої свободи вибору відображуваних на формі полів замість розглянутих вище інструментів автоматичного створення форм можна використати Майстер форм.

В випадку використання Майстра форм при створенні нової форми можна вказати спосіб групування і сортування даних, а також включити в форму поля із декількох таблиць чи запитів, при умові, що раніше задані відношення між цими таблицями и запитами.

Для того, щоб створити нову форму з допомогою Майстра, необхідно виконати наступні дії:

Відкрити потрібну базу даних.

В області переходів клацнути ім'я таблиці, для якої створюється форма.

Мал.1.10. Меню кнопки «Інші форми»

Клацнути вкладку Створення.

В групі Форми клацнути кнопку - Інші форми.

Вибрати команду Майстер форм в відкритому меню (мал.1.10).

На екрані з'явиться перше вікно Майстер форм (мал.1.11), в якому пропонується вибрати таблицю і визначити набір полів для нової форми.

Мал. 1.11. Перше вікно Майстра створення форм

Вибрати таблицю в полі Таблиці і запити, на основі якої створюється форма.

В списку Доступні поля потрібно відмітити поля таблиці, які повинні бути на новій формі. Щоб вибрати частину полів таблиці, потрібно клацнути на кнопку для його переносу в список Вибрані поля.

Для прискорення вибору полів, можна спочатку клацнути кнопку , щоб перенести в список Вибрані поля всі поля таблиці, після чого клацнути в списку Вибрані поля непотрібне поле і натиснути кнопку , щоб вернути його в список Доступні поля(мал.1.12.).



Мал. 1.12. Вибір полів форми

Натиснути кнопку Далі. На екрані з'явиться друге вікно Майстра (мал. 1.13).

1.13. Друге вікно Майстра створення форм

Вибрати зовнішній вигляд нової форми, клацнувши на одному з запропонованих варіантів:

В один стовбець - при виборі цього варіанту всі поля нової форми будуть розташовані в один стовбець;

Стрічковий - при виборі цього варіанту буде створена стрічкова форма;

Табличний - при виборі цього варіанту нові форми матимуть вигляд як звичайна таблиця;

Вирівнянний - при виборі цього варіанту буде створена стрічкова форма з полями, вирівняними по ширині сторінки.

Натиснути кнопку Далі. На екрані з'явиться третє вікно Майстра (мал. 1.14).

Мал. 1.14. Третє вікно Майстра

В запропонованому списку вибрати бажаний стиль оформлення нової форми. Для перегляду зразка стилю клацнути на назву стилю в списку.

Натиснути кнопку Далі. На екрані з'явиться четверте вікно Майстра (мал.1.15.).



Мал. 1.15. Четверте вікно Майстра створення форм

Ввести назву нової форми в верхнє поле вводу.

Натиснути кнопку Готово. В області переходів появиться назва нової форми, а в робочій області відкриється вікно цієї форми (мал.1.16).

Мал. 1.16. Форма створена Майстром

Створення форми з додатковими елементами.

В формі, створеній с допомогою засобу Форма, одночасно відображається тільки один запис таблиці. Якщо необхідно створити форму, в якій відображається одночасно декілька записів, і одночасно з цим потрібні більш широкі можливості настройки, ніж у таблиці, можна використати інструмент Декілька елементів.

Форма, створена с допомогою інструменту Декілька елементів, зовнішньо нагадує таблицю. Дані в такій формі розташовуються в рядках, стовбцях, при цьому одночасно відображається декілька записів таблиці - джерела. Однак форма з декількома елементами представляє набагато більше можливостей настройки, ніж таблиця. Наприклад, в таку форму можна добавляти потрібні графічні елементи, кнопки и інші елементи управління.

Для того, щоб створити форму з додатковими елементами, потрібно виконати наступні дії:

Відкрити потрібну базу даних.

В області переходів клацнути на ім'я таблиці, для якої створюється форма.

Клацнути вкладку Створення (мал.1.3).

В групі Форми клацнути кнопку Декілька елементів. Програма Access 2007 створить форму для вибраної таблиці і відобразить її в режимі макета (мал. 1.17).



Мал. 1.17. Форма з декількома елементами.

В режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображені даних, що знаходяться в таблиці. Наприклад, можна настроїти розмір полів форми в співвідношенні з введеними в таблицю даними або добавити в цю форму додаткові елементи управління.

5. При необхідності можна добавити на форму додаткові елементи, скориставшись командами контекстної вкладки Формат, призначеної для роботи з макетами форм (мал. 1.18)/

Мал. 1.18. Контекстна вкладка «Формат»

Для вставки елемента потрібно клацнути на одну або декілька кнопок групи Елементи управління:

Емблема - служить для вибору зображення, яке буде використовуватися в якості емблеми нової форми;

Заголовок - дозволяє змінювати заголовок нової форми;

Номер сторінки - служить для вставки номерів сторінок;

Дата і час - добавляє на форму елемент, який відображає поточні значення дати і часу;

Добавити поле - використовується для вставки в макет форми нового поля.

Наприклад, для відображення поточних дати і часу в області заголовку форми клацнути кнопку Дата і час, в вікні діалогу що з'явиться (мал. 1.19.) встановити бажаний формат відображення дати і часу та нажати кнопку ОК (мал. 1.19).

Мал. 1.19. Вставка дати і часу

В правій частині області заголовка форми появитися поточне значення дати і часу (мал. 1.20).



Мал. 1.20. Готова форма

6. Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти нову форму на базі даних. На екрані з'явитися вікно запиту імені нової форми (мал.1.7).

Ввести бажану назву форми в поле Ім'я форми і натиснути кнопку ОК. Назва нової форми появиться в області переходів.

Створення порожньої форми

Якщо жоден з запропонованих засобів не дозволяє досягти бажаного результату, можна використати інструмент Порожня форма або побудувати потрібну форму в конструкторі.

З допомогою інструмента Порожня форма можна швидко створити порожню форму з потрібними характеристиками.

Для того щоб створити порожню форму для таблиці бази даних, потрібно:

Відкрити потрібну базу даних.

клацнути на вкладку Створення.

В групі створення клацнути кнопку - Порожня форма. Програма Access 2007 створить порожню форму і відобразить її в режимі макета (мал. 1.21).



Мал. 1.21. Порожня форма

В області Список полів клацнути на знак (+) біля таблиці, яка має поля, які потрібно включити в форму. Якщо в формі повинні використовуватися поля із декількох таблиць, то потрібно відкрити списки полів всіх потрібних таблиць.

Добавити в порожній макет нової форми потрібні поля таблиці. Для вставки поля клацнути по назві цього поля в області Список полів і перетягнути його мишею на форму.

При потребі можна добавити на форму додаткові елементи, використавши команди контекстної вкладки Формат (мал.1.18). Для цього потрібно клацнути на одну або декілька кнопок групи Елементи управління:

Для створення заголовку потрібно клацнути на кнопку Заголовок і ввести бажаний заголовок форми (мал. 1.22).



Мал. 1.22. Додавання заголовка форми

Закінчивши введення заголовка, натиснути клавішу Enter. В верхній частині форми появиться заголовок (мал. 1.23).

Мал. 1.23. Готова форма

Щоб зберегти нову форму в базі даних, потрібно натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу. На екрані з'явиться вікно запиту імені нової форми (мал. 1.7).

Ввести бажане ім'я форми в поле Ім'я форми і натиснути кнопку ОК. Назва нової форми появиться в області переходів.

Створення форми в Конструкторі

Режим Конструктора надає максимальні можливості для створення будь - яких нестандартних форм, потрібних розробнику бази даних. При проектуванні форми в Конструкторі можна використовувати розширений набір елементів управління, котрі недоступні в звичайному редагуванні макета форми.

Розробник також має можливість настройки зовнішнього вигляду форми і розміщення на ній елементів управління в співвідношенні зі своїми вимогами і бажаннями. В Конструкторі можна змінити колір, стиль оформлення, положення і реакцію на дії користувача будь-якого елемента управління, розміщеного на формі, а також налаштувати будь-які характеристики самої форми.

Ще одна відмінна риса Конструктора форм Microsoft Access 2007 - це зручність його використання. На перевагу винятковій складності вирішуваних з його допомогою задач, цей режим достатньо простий і інтуїтивно зрозумілий будь-якому користувачу, хоч трохи знайомому з Access 2007.

Основні елементи управління

Кожна форма Access 2007 обов'язково вміщає декілька елементів управління, з допомогою котрих виконується доступ до даних, які знаходяться в таблицях бази даних. В термінології Microsoft Access 2007 елементами управління називаються покращуючі інтерфейс користувача об'єкти, які використовуються для відображення даних або виконання інших дій і дозволяють користувачеві переглядати дані і працювати з ними.

Найбільш широко використовуваний елемент управління - поле (текстове або числове), яке служить для відображення, вводу і виправлення даних, які зберігаються в комірках таблиці бази даних. До розповсюджених елементів управління форм Access 2007 також відносяться кнопки, прапорці, перемикачі, списки, надписи, а також рамки об'єктів для відображення графіки і об'єктів OLE.

Створення форм, що вміщають необхідні елементи управління, значно спрощує процес вводу даних в таблицю і дозволяє змінити багато помилок. Програмне управління формами і розміщеними на них елементами управління здійснюється за допомогою процедур, написаних на Visual Basic - вмонтованій мові програмування Access 2007.

За функціональним призначенням елемент управління можна віднести до однієї із трьох наступних груп:

Прикріплені елементи управління - елементи управління, джерелом даних яких служить поле таблиці чи запиту. Кожний приєднаний елемент управління служить для відображення значень відповідаючого йому поля бази даних. Значення можуть бути текстовими, числовими, логічними, датами, малюнками або діаграмами.

Вільні елементи управління - елементи управління, які не мають джерела даних (наприклад, поля або вислови). Вільні елементи управління використовуються для виведення на екран додаткових відомостей, пояснень, ліній, прямокутників і малюнків. Прикладом вільного елемента є надпис, який відображає заголовок форми.

Обчислювальні елементи управління - елементи управління, джерелом даних яких є результат обчислень заданого користувачем виразу, а не поле будь-якої таблиці бази даних. Для вказання значення, котре повинно складатися в обчислювальному елементі управління, необхідно задати вислів, якщо служить джерелом даних елемента. Вислів - це приєднання математичних операторів (+,-,*,/,=), імен інших елементів управління, імен полів, функцій, вертающих єдине значення, і констант.

Базові елементи управління, які використовуються при створені форм Access 2007 в режимі Конструктора, розташовані в групі Елементи управління контекстної вкладки Конструктор.



Вікно Конструктора форм

Конструювання форми

Макет будь-якої форми в Access 2007 складається із декількох розділів, при цьому кожний розділ характеризується особливим розташуванням на макеті форми. Таким чином, кожна форма бази даних Access 2007 може включати слідуючі розділи:

Розділ Заголовок форми - визначає верхню частину форми. Цей розділ добавляється в форму разом з розділом зауваження форми. В область заголовка форми можна помістити текст, графіку і інші елементи управління. При друкуванні багатосторінкової форми розділ заголовка відображається тільки на першій сторінці;

Розділ Верхній колонтитул - визначає верхній колонтитул сторінки при друкуванні форми. Цей розділ добавляється в форму разом з розділом, який визначає нижній колонтитул сторінки, і відображається тільки тоді, коли форма відкрита в режимі попереднього перегляду. При друкуванні багатосторінкової форми верхній колонтитул відображається вверху кожної сторінки;

Розділ Область даних - визначає основну частину форми, яка містить дані, одержані із джерела. Даний розділ може містити елементи управління, які відображають дані із таблиць і запитів, а також незмінні дані. При друкуванні багатосторінкової форми цей розділ відображається на кожній сторінці;

Розділ Нижній колонтитул - визначає нижній колонтитул сторінки при друкуванні форми. Цей розділ добавляється в форму разом з розділом, визначаючим верхній колонтитул сторінки. Він відображається тільки тоді, коли форма відкрита в режимі попереднього перегляду. При друкуванні багатосторінкової форми нижній колонтитул відображається внизу кожної сторінки;

Розділ Зауваження форми - визначає нижню частину форми. Цей розділ добавляється в форму разом з розділом заголовка форми. При друкуванні форми зауваження будуть відображатися внизу останньої сторінки.

Для того щоб створити нову форму з допомогою Конструктора, потрібно:

Відкрити потрібну базу даних.

Клацнути на вкладці Створення (мал. 1.3.).

В групі Форми клацнути на кнопці Конструктор форм. Програма Access 2007 створить порожню форму и відобразить її в режимі Конструктора.

Клацнути контекстну вкладку Конструктор.

Добавити в форму рядок заголовка.

В області Список полів клацнути знак (+) коло таблиці, що містить поля, які необхідно включити в форму. Якщо в формі повинні використовуватися поля із декількох таблиць, то потрібно відкрити списки полів всіх потрібних таблиць.

Для вставки поля в Область даних спочатку потрібно клацнути на назву цього поля в області Списку полів, а потім в тому місці розділу Області даних форми, де потрібно помістити це поле. На формі з'явиться група з двох зв'язаних елементів - поля вводу і підпису до нього.

Для додавання пояснюючого напису потрібно перейти в контекстну вкладку Конструктор і в групі Елементи управління натиснути кнопку Напис. Після цього клацнути мишкою в верхній частині розділу Область даних і ввести текст напису. Закінчивши введення, натиснути Enter.

Пересунути створений напис до верхнього лівого краю розділу Область даних.

Для зміни підпису поля потрібно клацнути всередині підпису два рази. В полі повинен з'явитися текстовий курсор, ввести новий текст підпису і натиснути Enter.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти нову форму в базі даних. На екрані з'явиться вікно запиту нової форми.

Ввести бажану назву форми в поле Ім'я форми і натиснути кнопку ОК. Назва нової форми появиться в області переходів.

Для налаштування фону форми потрібно клацнути правою клавішею миші на вільному місті розділу Заголовок форми. На екрані з'явиться контекстне меню (мал. 1.24)

Мал.1.24. Контекстне меню форми

Клацнути на пункт Колір заливки/фону. На екрані відкриється підменю вибору кольору заливки(мал. 1.25.), в якому представлені зразки кольору заливки.



Мал. 1.25. Діалог вибору кольору

Клацнути на потрібний колір і розділ буде перефарбовано в вибраний колір.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти нові кольорові настройки форми в базі даних.

Щоб переключитись з режиму Конструктор в режим форми, потрібно перейти на контекстну вкладку Конструктор і в групі Режими клацнути на стрілку під кнопкою Режим. Після того вибрати пункт Режим форми в відкритому вікні (мал. 1.26).

Мал. 1.26. Меню кнопки «Режим»

1.3 Зміна існуючої форми

Конструктор форм широко використовується для розв'язання ще одної важливої задачі - внесення змін у вже існуючі форми баз даних. Безперечно, параметри форми можна змінювати в режимі макета, але тільки режим Конструктора надає найбільше можливостей для настройки зовнішнього вигляду форми і розташування на ній елементів управління.

Перегляд форми в Конструкторі

Для того щоб переглянути форму в Конструкторі, потрібно:

Відкрити базу даних.

В області переходів два рази клацнути по назві потрібної форми. Вибрана форма відкриється в режимі форми.

Щоб переключитися в режим Конструктора, потрібно перейти на вкладку Головна, в групі Режими клацнути на стрілку під кнопкою Режим, і там вибрати пункт Конструктор з випадаючого списку.

Зміна характеристик форми

Для того щоб змінити характеристики форми в Конструкторі, необхідно:

Відкрити базу даних.

Відкрити форму в режимі Конструктора.

Для настройки характеристик розділу форми потрібно клацнути правою кнопкою миші на вільному місті цього розділу форми і вибрати команду Характеристика з контекстного меню.

В правій частині вікна Конструктора форм появиться область Вікно характеристик, в якому будуть відображені всі доступні характеристики вибраного розділу форми.

Щоб змінити будь-яку характеристику розділу, потрібно клацнути на полі справа від назви цієї характеристики і встановити нове значення.

Для зміни загальних характеристик форми - клацнути правою кнопкою миші на вільному місці форми і вибрати потрібні опції із контекстного меню.

Щоб настроїти послідовність переходів між полями форми, клацнути на опцію Переходи;

Щоб змінити процедури обробки дій форм - клацнути на опцію Обробка дій.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти зроблені зміни.

Додавання елементу управління

Для того щоб добавити елемент управління на існуючу форму, потрібно:

Відкрити потрібну базу даних.

В області переходів клацнути двічі мишею по назві форми, і вона відкриється в режимі форми.

Переключитись в режим Конструктор форм. Для цього потрібно перейти на вкладку Головна, в групі Режими клацнути на стрілку під кнопкою Режим, а потім вибрати пункт Конструктор.

Щоб добавити в форму новий елемент управління - клацнути на вкладці Конструктор, перейти в групу Елементи управління і клацнути кнопку відповідаючу за потрібний елемент управління:

(Прапорець) - добавляє в форму елемент управління «Прапорець».

(Перемикач) - добавляє в форму елемент управління «Перемикач».

(Група перемикачів) - добавляє в форму елемент управління «Група перемикачів».

(Список) - добавляє в форму елемент управління «Список».

(Поле із списком) - добавляє в форму елемент управління «Поле із списком».

(Лінія) добавляє в форму елемент управління «Лінія».

(Прямокутник) - добавляє в форму елемент управління «Прямокутник».

Щоб налаштувати необхідні характеристики добавленого елемента управління, потрібно клацнути правою кнопкою миші на елементі і вибрати пункт Характеристики в контекстному меню, і після цього встановити бажані характеристики елементів.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти всі зроблені зміни.

Настройка елементу управління.

Для того щоб змінити характеристики елементу управління існуючої форми в Конструкторі, потрібно:

Відкрити базу даних.

Відкрити форму в режимі Конструктора.

Щоб змінити розташування елементу управління, потрібно перетягнути його мишею в потрібне місце форми.

Для зміни кольорових налаштувань і стилю оформлення виділеного елемента управління - клацнути правою кнопкою миші на цьому елементі управління і вибрати потрібну команду в контекстному меню.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти всі зроблені настройки.

Видалення елементу управління

Відкрити базу даних.

Відкрити форму в режимі конструктора.

Клацнути мишею на той елемент котрий потрібно видалити.

Для видалення виділеного елемента - натиснути клавішу Del або клацнути правою клавішею миші на елементі і вибрати команду Видалити в контекстному меню.

Щоб відмінити дію, потрібно клацнути на кнопку на панелі швидкого доступу Відмінити.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти всі зроблені дії.

1.4 Використання форми

Основною метою створення простих форм є додавання нових записів, видалення записів або редагування даних в одній або більше таблицях, які є джерелом даних для форми. Додавання, видалення і редагування записів з допомогою форми виконується при роботі з нею в режимі форми.

Додавання запису

В формах, як і в таблицях, передбачений порожній запис, який призначений для додавання нових записів в таблицю. До цього запису можна перейти, полиставши всі записи з допомогою кнопок переходу по записах або з допомогою спеціальної кнопки переходу на новий запис. Після введення даних в цей запис форми і її збереження, дані автоматично попадають в таблицю, зв'язану з формою.

При додаванні нового запису в таблицю з допомогою форми необхідно, перейти на порожній запис, заповнити поля цієї форми в відповідності з правилами, визначеними розробником форми. Перехід між полями форми, які використовуються для введення і редагування даних, виконується аналогічно тому, як це робиться в таблицях, за винятком того, що клавіші переходів курсору вверх і вниз переміщають курсор між полями, а не між записами.

Для того щоб добавити новий запис в таблицю з допомогою форми, потрібно:

Відкрити базу даних.

Відкрити форму.

Натиснути кнопку - Новий (порожній) запис, розташовану на панелі навігації в нижні частині вікна форми. Форма перейде в режим добавлення нового запису. Всі поля будуть очищені, в верхньому полі з'явиться текстовий курсор.

Заповнити всі поля нового запису.

Натиснути клавішу Enter в останньому полі форми, щоб зберегти добавлений запис. Введені дані будуть збережені в таблиці, а форма знову перейде в режим додавання нового запису.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти всі зроблені зміни.

Зміна запису

Редагування існуючих записів таблиці з допомогою форми аналогічно добавленню нових записів. Однак перш ніж приступити до редагування запису, спочатку його потрібно знайти в таблиці. Для цього можна використати кнопки переходу по записах, розташовані в нижній частині вікна форми (мал. 1.28).

Мал. 1.28. Кнопки переходу по записах

Кнопки панелі навігації форми виконують ті ж функції, що і аналогічні кнопки в таблицях. В текстовому полі, яке знаходиться між кнопками навігації, відображається порядковий номер поточного запису. Щоб відобразити потрібний запис з відомим номером, потрібно просто ввести номер в це поле і натиснути клавішу Enter.

Сама ліва кнопка навігації і симетрична їй права кнопка навігації дозволяють перейти на перший чи останній запис таблиці, котра є джерелом даних форми. Друга зліва і симетрична їй права кнопка навігації дозволяють переходити до попереднього чи наступного запису таблиці - джерела.

Якщо необхідно, щоб записи були впорядковані за значенням котрогось із полів, то потрібно виділити його, і потім натиснути кнопку Сортування за зростанням або Сортування за спаданням. Ці кнопки розташовані в групі Сортування і фільтр на вкладці Головна.

Для зміни значення в комірці таблиці потрібно змінити значення в відповідному їй полі форми. В текстові поля форми слід ввести потрібні значення. Для збереження введених значень потрібно клацнути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу чи натиснути комбінацію клавіш Shift+Enter.

Для того, щоб змінити існуючий запис таблиці з допомогою форми, потрібно:

Відкрити базу даних.

Відкрити форму яку, потрібно змінити.

Знайти запис, який змінюватиметься.

Внести зміни в поля вводу даних.

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти всі зроблені зміни.

Видалення запису.

Для видалення непотрібного запису таблиці з допомогою форми потрібно перейти на цей запис з допомогою кнопок на панелі навігації форми. Після чого використати меню кнопки Видалити, розташованої в групі Записи вкладки Головна.

Для того щоб видалити непотрібний запис таблиці з допомогою форми, потрібно:

Відкрити базу даних.

Відкрити форму, яку потрібно змінити.

Знайти запис, який змінюватиметься.

Перейти на вкладку Головна.

В групі Записи клацнути стрілку після кнопки Видалити і вибрати пункт Видалити запис в меню, що відкрилося.

На екрані з'явиться запит підтвердження видалення поточного запису (мал.1.29). Для підтвердження потрібно натиснути кнопку Да.

Мал. 1.29. Запит підтвердження на видалення запису

Натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу, щоб зберегти зміни в базі даних.

Висновок

access форма майстер конструктор

Форми іноді називаються «екранами вводу даних». Це інтерфейси, які використовуються під час роботи з даними, тому вони часто містять кнопки для виконання різних команд. Можна створити базу даних без використання форм, просто редагуючи дані в таблицях даних. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми для перегляду, введення та редагування даних у таблицях.

У попередній версії програми Access форму можна було редагувати під час її відображення у поданні Режим форми. У Mіcrosoft Offce Access 2007 операції редагування форм виконуються в поданні Режим розмітки, а розміщення полів та їх базове редагування відбуваються безпосередньо під час перегляду записів. Для редагування форми та внесення у неї змін у режимі розмічування потрібно включити перегляд форми в поданні Режим розмічування, що можна зробити за допомогою кнопки Вигляд, яка розміщена в лівій частині контекстної вкладки Формат.

Елементи керування належать до найбільш цікавої групи об'єктів, які можна вставляти у форми. У поданні Режим форми легко додавати наявні поля з інших таблиць. До заголовка таблиці можна додати графічний логотип чи поточну дату. В області Автоформат є відповідні кнопки.

Макети форм бувають двох типів -- табличні та складені. Від типу макета залежить вигляд полів у тілі форми. За потреби поля можна вручну переміщувати у той самий спосіб, що й в попередніх версіях програми Access, при роботі з конструктором форм. Редагування розкладки полів у конструкторі форм також можливе. Елементи керування для змінення макетів та їхніх параметрів розміщені на вкладці Упорядкувати.

Розділена форма може відображати дані не лише в межах форми, а й у таблиці. Завдяки цьому можна одночасно відображати і форми, і таблиці.

Размещено на Allbest.ru

...