Автоматизированная информационная система учета офисной техники

1.1 Обзор предметной области

1.1.1 Общие сведения

Юридическое агентство «Точка опоры» было зарегистрировано 17 июля 1997 года. У истоков фирмы стояли специалисты, имевшие большой опыт работы в отделах документальных проверок территориальных налоговых инспекций города. Быстро развивающаяся компания в скором времени заняла прочную позицию на рынке консалтинга, а сфера ее деятельности расширялась вместе с ростом требований к аудиту, качеству юридических услуг, продиктованным как формированием законодательной основы, так и запросами клиентов.

Компания всегда следит за тенденциями развития рынка, поэтому в 2005 году было принято решение о расширении спектра оказываемых услуг, приступив к деятельности в области оценки имущества как юридических, так и физических лиц. Специалисты компании осуществляют подготовку профессиональной информации по объективной оценке активов и обязательств предприятий, имущества граждан в соответствии с требованиями законодательства.

Административно-хозяйственный отдел (АХО) является структурным подразделением компании. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору компании. Отдел возглавляется начальником отдела, который назначается и освобождается от должности приказом генерального директора.

Назначение на должность и освобождение от должности работников Отдела осуществляется генерального директора по предоставлению начальника отдела. Структура и штатная численность отдела утверждается генеральным директором, исходя из условий и особенностей деятельности отдела.

Основные задачи АХО:

обеспечение и осуществление хозяйственного обслуживания, надлежащего состояния имущества компании, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты здания;

обеспечение хозяйственного обслуживания работников компании;

содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений компании и прилегающей территории.

создание условий для труда работников компании;

организация и ведение делопроизводства в компании;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с организационно-распорядительной документацией, ведение учетно-поисковых систем входящих и исходящих документов, контроля исполнения и подготовки документов долговременного срока хранения к передаче в архив компании в соответствии с действующими нормативами;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения компании;

сокращение документооборота, унификация форм документов, оказание организационной и методической помощи в области организации и ведения делопроизводства и архивного хранения.

Для решения своих задач АХО выполняет следующие функции:

осуществляет содержание помещений компании, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;

осуществляет контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.);

участвует в формировании текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений компании, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений;

проводит ремонт зданий, помещений;

осуществляет контроль за качеством ремонтных работ;

принимает участие в составлении смет расходов на содержание зданий и помещений компании, прилегающей территории и пр. и контролирует исполнение сметы на хозяйственные цели.

оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета, договоров по дератизации, дезинсекции;

обеспечивает структурные подразделения канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведет учет их расходования и составляет установленную отчетность;

обеспечивает сохранность мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принимает меры по их восстановлению и ремонту;

оформляет документы на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования;

организует ведение делопроизводства в компании;

осуществляет разработку и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

осуществляет разработку мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;

Ответственность за своевременное и качественное выполнение функций отдела, перечисленных выше, возлагается на начальника отдела.

1.1.2 Сведения об объекте автоматизации

В рамках учета офисной техники, выделяются следующие направления деятельности АХО:

учет использования офисной техники;

приобретение офисной техники;

перемещение, ремонт, списание офисной техники;

техническое обслуживание офисной техники.

Целью учета использования офисной техники является постоянная поддержка актуальности информации о технике на основе данных бухгалтерского и оперативного учета. Информация необходима для планирования дальнейших действий по развитию компьютерного парка.

Для ведения учета создана база данных автоматизированных рабочих мест, которая позволяет получать информацию для принятия решений по компьютерной технике. Работает группа, занимающаяся сбором, обновлением и анализом данных по компьютерной технике.

Сотрудниками подготавливаются следующие отчеты:

общее распределение техники в организации и по его подразделениям;

новая, перемещенная и списанная техника;

нерабочая и неиспользуемая техника.

Приобретение вычислительной техники происходит на основе заявки, поданной подразделением организации. Принятие решения происходит на основе информации о текущем состоянии техники, ее количестве, анализе эффективности ее использования, а так же анализа необходимости и целесообразности приобретения новой вычислительной техники. После принятия решения о закупке составляется и утверждается спецификация и план закупок техники. После этого проходит закупка и передача техники в подразделение, для которого она приобретена.

Внутри организации постоянно происходит движение вычислительной техники. Подразделение, получая более мощную технику, передает технику, которая высвободилась, другим подразделениям, и далее передача происходит по цепочке.

Для осуществления функции перемещения вычислительной техники внутри организации создан вторичный фонд вычислительной техники. Специалисты вторичного фонда осуществляют прием, дефектацию, по возможности ремонта, передачу техники подразделению в соответствии с утвержденным планом. В случае невозможности ремонта вычислительная техника списывается.

Ремонт вычислительной техники производится либо специалистами АХО, либо она отправляется в гарантийный ремонт (если на гарантии) в фирму, у которой она была приобретена.

В настоящее время компьютерный парк организации составляет порядка 50 персональных компьютеров. Не используются, неисправны, в ремонте, во вторичном фонде порядка 15 персональных компьютеров.

Состав работ при обслуживании вычислительной техники:

1) приобретение и учет средств вычислительной техники (СВТ):

прием заявок на СВТ, обработка заявок (сортировка по ИС, категориям, важности, срокам), изменение статуса заявок, экспертиза(стоимость, характеристики, поставщики);

предложение оптимальных вариантов закупки;

принятие решения о закупке СВТ;

проведение закупки;

отслеживание стадий контрактов по закупке СВТ;

прием СВТ - счета и накладные;

передача СВТ подразделениям;

2) обслуживание СВТ:

работа с вторичным фондом техники;

прием заявок на поставку или аварийную замену техники из вторичного фонда, ввод заявок в систему;

выявление техники для комплектования вторичного фонда, переговоры с подразделением о передаче техники, составление акта о передаче техники во вторичный фонд;

диагностика на предмет необходимости передачи техники во вторичный фонд, прием техники во вторичный фонд, ввод данных о передаче-приеме техники в БД;

ремонт и комплектация техники;

списание полностью неисправной техники;

ввод данных об изменении состояния техники;

составление плана распределения вторичного фонда, утверждение плана у начальника АХО;

составление акта о передаче техники подразделению, передача техники подразделению, ввод информации в БД;

техническое обслуживание СВТ:

диагностика, техническое обслуживание, ремонт ПК и периферийных устройств (аппаратная часть);

восстановление работоспособности ОС и прикладного ПО (программная часть), оптимизация работы ПО на персональных компьютерах (ПК);

подключение и настройка периферийного оборудования;

установка и сопровождение стандартного ПО, обучение и консультации пользователей, экспертиза состава ПК в привязке к решаемым задачам. Подготовка спецификации техники для новых и реорганизуемых рабочих мест.

анализ заявок на модернизацию ПК и выдача рекомендаций;

модернизация ПК и учет комплектующих, высвобождающихся в ее результате;

антивирусная защита ПК;

обслуживание локальных сетей в структурных подразделениях предприятия;

организация работ по приему новой техники от поставщиков;

организация списания старой техники;

материальный учет техники;

оформление платежных поручений, контроль оплаты и поступления техники;

прием и заправка картриджей;

обслуживание конференций проекционной аппаратурой;

организация мероприятий и ведение документации по охране труда.

1.1.3 Анализ деятельности работника АХО

Анализ деятельности сотрудника АХО в рамках учета офисной техники проведено с помощью средства BPwin.

BPwin ведущий инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. Дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, спроектировать оргструктуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность. Являясь стандартом де-факто, BPwin поддерживает сразу три нотации моделирования: IDEF0, IDEF3 и DFD.

Преимущества BPwin [1]:

поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область более комплексно. О нотациях позволяет повысить эффективность бизнеса, оптимизировать любые процедуры в компании;

полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);

недорог, распространён, по нему много информации и компетентных специалистов;

лёгок в освоении и применении, есть курсы на русском языке;

является стандартом де-факто, интегрирован с ERwin (для моделирования БД;

благодаря вышеупомянутой интеграции и поддержке совместной, командной работы над одними и теми же моделями (с помощью ModelManager), не имеет аналогов для крупных проектов;

содержит собственный генератор отчётов;

позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять их;

имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

Контекстная диаграмма, приведенная на рисунке 1.2, реализована с помощью методологии IDEF0.

Рисунок 1.2 Контекстная диаграмма

Стратегии и процедуры, которыми руководствуется процесс (управление) - это положение об отделе и должностные инструкции начальника АХО.

Входом для системы являются данные по заявке от сотрудников организации, данные о технике, а также данные о рабочем месте, откуда поступила заявка, и рабочем месте, куда технику необходимо установить.

Выходом для системы являются выполненная заявка, инвентарная карточка экземпляра техники, инвентарный перечень техники, список техники по рабочим местам, список рабочих мест, список техники на рабочем месте, хроника обслуживания рабочего места, хроника перемещения техники, акт установки техники, акт списания техники.

Функциональная декомпозиция системы, приведенная на рисунке 1.3, проводится также на основе методологии IDEF0.

Рисунок 1.3 Диаграмма декомпозиции первого уровня

На этом уровне работником АХО по заявкам выполняются следующие функции:

прием заявки;

выполнение заявки;

учет техники по рабочим местам.

Функциональная декомпозиция активности «Прием заявки» выполнена на основе методологии DFD и приведена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 Диаграмма декомпозиции активности «Прием заявки»

Функциональная декомпозиция активности «Выполнение заявки» выполнена на основе методологии DFD и приведена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 Диаграмма декомпозиции активности «Выполнение заявки»

Функциональная декомпозиция активности «Учет техники по рабочим местам» выполнена на основе методологии DFD и приведена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 Диаграмма декомпозиции активности «Учет техники по рабочим местам»

1.2 Анализ проблем представления и хранения данных

Ранее вся информация о состоянии техники и её количестве хранилась в электронных таблицах Microsoft Excel, что существенно затрудняло одновременную работу двум и более пользователям с данными, и тем самым отрицательно влияло на динамику работы сотрудников в условиях дефицита рабочего времени.

Недостатки автоматизации учета в MS Excel:

низкая производительность при работе с большими объемами данных;

недостаточная функциональность (нет средств представления отдельных записей по определенным фильтрам и критериям)

нет многопользовательского доступа;

нет гибких механизмов разграничения доступа к данным;

большие трудности с консолидацией (сложности сведения данных при подготовке отчётов).

В дальнейшем данные были помещены в базу данных Microsoft Access. Это значительно упростило работу с данными, так как MS Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных.

С помощью MS Access было реализовано:

доступ более чем одного приложения к базе данных и автоматическое применение правил, хранящихся в базе данных;

сбор данных из многих источников данных для отчета или распечатывания, используя одно приложение (объединение информации из нескольких таблиц, чтобы она служила источником отчета);

добавление дополнительных таблиц в более позднее время;

создание разовых комплексных запросов (объединение информации из многих таблиц, размещенных в базе данных для разового анализа);

создание распечатываемых деловых отчетов, использующих большое количество разделов и уровней группирования.

Однако работа с MS Access ограничена возможностями оболочки по представлению данных и их обработке, что являет собой неудобство.

Конечной целью автоматизации учета офисной техники является система, которая будет отвечать основным требованиям:

1) Оперативность в получении информации для контроля и управления;

2) Создание единого информационного пространства в компании;

3) Оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчетов;

4) Создание надежной и безопасной системы учета;

5) Удобство пользовательского интерфейса;

6) Повышение уровня безопасности;

7) Простота использования для пользователя;

8) Сортировка данных по различным столбцам таблиц;

9) Использование фильтров данных;

10) Генерация отчетов;

1.3 Выбор и обоснование варианта реализации задачи

Существует несколько подходов при выборе способа автоматизации учета офисной техники на предприятии.

Первый, самый простой, хотя и далеко не самый оптимальный способ учета компьютеров, комплектующих и оргтехники - это ведение базы в офисных приложениях. Такие системы хороши лишь в случае, когда компьютеров на предприятии немного, и необходимость в изменении конфигурации или места их расположения возникает достаточно редко. Чаще всего для этого используются средства табличного редактора MS Excel или его аналогов. Таким же способом ранее техника учитывалась и в автоматизируемом подразделении АХО. Вносить данные в такую базу, обновлять ее и производить по ней поиск можно, но не очень удобно. В рамках инвентаризации аппаратного обеспечения этот подход совершенно неприемлем ввиду его невысокой эффективности.

Второй вариант использование самописных программ. Если ИТ-специалист предприятия обладает необходимыми навыками программирования, программа может получиться достаточно удобной, поскольку будет написана именно под задачи реального предприятия. Проблема самописных программ - возникновение необходимости в их модернизации через достаточно большое время после создания. В этом случае часто встает вопрос: что на самом деле быстрее - вспомнить, как это работает и внести необходимые изменения или переписать все заново? В случае когда учет компьютерной техники осуществляет вместе с прочими компьютерными услугами сторонняя организация, этот вариант может быть вполне оправдан, ведь поддержку программы осуществляет не один специалист, а организация.

Третий вариант использование для создания базы компьютерной техники предприятия какой-либо известной СУБД. В нашем случае в рамках автоматизируемого подразделения (АХО) MS Access. Системы управления базами данных чаще всего имеют собственные средства поиска записей, проверки дубликатов и составления отчетов. При смене штатного ИТ-специалиста или компании, предоставляющей компьютерные услуги, как правило, не возникает проблем с освоением системы учета.

Например, существуют решения для учета компьютерной техники организации на базе 1С, которые позволяют при учете компьютеров осуществлять их привязку к рабочим местам, вести учет комплектующих по серийным или инвентарным номерам, учитывать технику, которая хранится на складе предприятия или отдана во внешний ремонт, и создавать отчеты о компьютерах и комплектующих на рабочих местах или на складе на любую дату.

Недостаток решений на базе СУБД в том, данные о конфигурации компьютеров нужно заносить вручную, что может отнять довольно много времени. Точно так же и проверки придется осуществлять вручную, либо используя дополнительное программное обеспечение.

Если поддержка ИТ-инфраструктуры и иные компьютерные услуги предоставляются сторонней компанией, то потребуется выезд специалиста. Но в настоящее время существуют программы, которые могут собирать информацию об аппаратной части компьютеров и об установленном на них программном обеспечении в автоматическом режиме. Собранная информация хранится в базе данных, при необходимости она может быть отредактирована или использована для составления любых необходимых отчетов. Компьютерные услуги организациям по инвентаризации аппаратного обеспечения могут оказываться, в том числе, и удаленно.

В большинстве случаев инвентаризация аппаратного обеспечения - это обязательный этап при передаче ИТ-инфраструктуры компании или отдельной ее части на обслуживание сторонней организации. Подобные компьютерные услуги предприятиям могут потребоваться и отдельно, например, в ходе крупной реорганизации. Использование специализированного программного обеспечения наряду с системами учета, основанными на распространенных СУБД, - наиболее эффективный способ учета, поскольку при несколько больших затратах на внедрение позволяет существенно снизить расходы на поддержку актуальности информации.

Поскольку автор данной работы является сотрудником автоматизируемого подразделения, то в качестве способа реализации поставленной задачи были выбраны разработка и внедрение индивидуальной АИС собственными силами, опираясь на имеющиеся знания и навыки, как в создании АИС, так и в бухгалтерской работе. Это позволит избежать таких недостатков стороннего ПО, предназначенного для автоматизации «любого» предприятия как необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого программного обеспечения на конкретные условия работы, а также избыточность функций.

1.4 Цели и задачи автоматизации

В рамках работы специалиста АХО необходимо, чтобы АИС выполняла следующие основные операции:

хранение организационной структуры предприятия (подразделения, рабочие места);

учет техники по рабочим местам, а также техники общего пользования;

перемещение техники с одного рабочего места на другое;

учет прихода и списания техники;

учет нерабочей и неиспользуемой техники;

учет заявок пользователей на ремонт, обслуживание, списание, модернизацию или закупку техники;

ведение хроники обслуживания и ремонта каждого экземпляра техники:

ведение хроники перемещения техники по подразделениям и рабочим местам;

ведение хроники оснащения рабочего места техникой;

подготовка выходных документов:

перечень рабочих мест;

карточка устройства;

инвентарный лист;

списанная техника;

техника, подлежащая списанию;

перечень заявок за период времени;

перечень приходов техники за период времени.

1.5 Существующие системы автоматизации учета офисной техники

Существует множество платных и бесплатных программных продуктов, автоматизирующих учет на предприятии компьютеров и любой прочей офисной техники. Больш?я часть их них разработана на базе «1С:Предприятие», что удобно для клиента в случае, если он уже использует данную платформу для бухгалтерского и управленческого учета. Для разработки остальных систем использованы самые различные среды разработки. Рассмотрим несколько примеров.

Для автоматизации учета оборудования в средних и крупных организациях предлагается прикладное решение «Бизнес-Плюс:Оборудование» [2]. Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать учет производственного, торгового, офисного и ИТ-оборудования.

В программе предусмотрена возможность создавать наглядные планы размещения оборудования на территории предприятия, автоматизирована инвентаризация парка оборудования с использованием штрихкодирования. Жизненный цикл единицы учета в программе включает ввод в эксплуатацию, перемещение, обслуживание, ремонт и вывод из эксплуатации. Предусмотрен расчет совокупной стоимости владения (TCO - Total Cost of Ownership). Рассмотрим основные возможности программы.

В системе реализовано хранение иерархического списка рабочих мест - мест использования или хранения оборудования. Группировка рабочих мест отражает их территориальное расположение, например город/адрес/этаж/кабинет. К каждому рабочему месту можно прикрепить иерархический список оборудования, отражающий взаимосвязь объектов учета. Список оборудования рабочего места кассира может содержать, например, «Денежный ящик Posiflex», «Клавиатуру LPOS со считывателем магнитных карт», «Монитор 15” Samsung», «Сканер штрихкода Metrologic» и «Фискальный регистратор ФЕЛИКС».

Для каждого рабочего места можно задать произвольное количество параметров: инвентарный номер, номер розетки, IP-адрес, напряжение электросети и т.д. За каждым рабочим местом закрепляется ответственный.

Программа содержит инструменты, которые позволяют создавать в графическом виде планы помещений и указывать на них расположение конкретных рабочих мест. Можно создавать иерархию планов, например здание/этаж/магазин, здание/этаж/офис и т.д. Таким образом, в случае если на плане территории завода отражено здание цеха, то возможен быстрый переход к работе с планом этого цеха.

Планы помещений тесно взаимосвязаны с иерархией рабочих мест и списком оборудования. При выборе рабочего места выводятся список установленного оборудования и расположение рабочего места на плане.

Для регистрации операций с оборудованием в программе используются документы «Поступление оборудования», «Перемещение оборудования», «Передача в ремонт», «Приемка из ремонта» и др. Программа позволяет отслеживать жизненный цикл каждой учетной единицы. В карточке единицы оборудования можно посмотреть историю операций и при необходимости открыть соответствующий документ.

Планирование и регистрация факта обслуживания оборудования выполняются с помощью документа «Обслуживание». Реализованы два вида нормативов обслуживания - «по периоду» и «по выработке». Норматив «по периоду» используется, например, для станка, который необходимо обслуживать периодически, каждые полгода. Для планирования обслуживания принтера, например после печати на нем 15 000 страниц, применяется норматив «по выработке».

В программе предусмотрена возможность хранения параметров моделей оборудования, а также отдельных экземпляров оборудования. Можно хранить, например, такие параметры, как «гарантийный срок обслуживания», «серийный номер», «инвентарный номер», «емкость жесткого диска» и т.д.

Реализовано ведение учета «по экземплярам» и «по партиям». Учет «по экземплярам» применяется для учета компьютеров, оргтехники, мебели и т.д. Для расходных материалов используется укрупненный учет «по партиям».

Для анализа данных об оборудовании используется гибкий отчет. Параметры данного отчета, а также оформление можно настроить. Есть предустановленные наборы настроек, позволяющие сформировать, например, отчет по остаткам, отчет по движениям за период, отчет по совокупной стоимости владения (TCO).

В процессе инвентаризации оборудования выполняется сверка учетных и фактических данных. Для облегчения операции массового пересчета в программе предусмотрено использование технологии штрихкодирования.

Штрихкодирование также удобно использовать для оформления операций с отдельными единицами оборудования при передаче в ремонт и приемке из ремонта, при переоценке, планировании и регистрации факта обслуживания и т.д. Например, при поступлении в ремонт вышедшего из строя кассового аппарата достаточно отсканировать его штрихкод, чтобы определить рабочее место, на котором он был установлен.

Учет IT-оборудования в программе в некоторой степени отличается от учета прочего оборудования. Так, программа позволяет автоматизировать дистанционный сбор данных об IT-оборудовании, которое находится в сети. При оформлении операции ответственный работник должен только выбрать тип документа движения. Заполнение документов производится автоматически, поэтому вероятность ошибки в данных сведена к минимуму.

В программе реализованы различные варианты разграничения прав доступа пользователей в работе с данными. Можно разграничить доступ к спискам оборудования, например по подразделениям. Подразделения могут самостоятельно вести учет, при этом данные всех подразделений доступны в головной организации.

Для ситуации, в которой разные сотрудники отвечают за учет различных типов оборудования, можно разграничить права доступа к данным по типу оборудования. Например, учетом торгового оборудования может заниматься один работник, а учетом компьютеров и оргтехники - другой.

Перед началом работы с программой «Бизнес-Плюс:Оборудование» заполняются списки ответственных за оборудование, рабочих мест и моделей оборудования. Затем оборудование приходуется на рабочие места и закрепляется за материально ответственными лицами.

Для упрощения внедрения в программе предусмотрено использование таких встроенных технологий операционных систем Windows, как Active Directory и WMI (Windows Management Instrumentation). Это позволило автоматизировать загрузку списка ответственных, первоначальное заполнение сведений о парке ИТ-оборудования, а также создание списка рабочих мест.

Программу «Бизнес-Плюс:Оборудование» можно использовать как отдельный продукт. Ее можно также интегрировать с программами «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Управление торговлей 8».

При интеграции повышается удобство работы, все операции регистрируются в одной информационной базе. Еще одно преимущество интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8» заключается в возможности настройки совместного использования «Бизнес-Плюс:Оборудование» с подсистемой учета основных средств.

Сегодня программный продукт «Бизнес-Плюс:Оборудование» успешно используют более десяти компаний в г. Челябинске и других городах России. В результате его внедрения на предприятиях поставлен управленческий учет оборудования, упорядочено закрепление материальной ответственности, ведется учет ремонтов и технического обслуживания, автоматизирован сбор данных об ИТ-оборудовании. Стали также доступны для анализа данные о составе и стоимости парка оборудования.

Программный продукт «Бизнес-Плюс: Оборудование» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! 1С:Предприятие».

Программный продукт «Учет оборудования» (Конфигурация для «1С: Предприятие 8.1») [3] специализированное решение для автоматизации учета оборудования на предприятии.

Учет оборудования основан главные образом на штрихкодировании, таким образом, любая операция поиска, подбора или техники становится гораздо проще. С помощью данного программного продукта удобно учитывать и проводить инвентаризации компьютеров, оргтехники и любых других материальных ценностей (оборудование, телефоны, мебель), а так же автоматизировать другие сферы деятельности.

Основные характеристики продукта:

максимально удобный пользовательский интерфейс. Чтобы вести учёт - необязательно владеть навыками работы в 1С (как того требуют практически все конфигурации фирмы 1С и ее партнеров);

учёт любой техники, мебели, программного обеспечения;

учёт серийных, инвентарных номеров оборудования;

импорт из системы аппаратного аудита Everest (Everest автоматически собирает данные о конфигурации компьютеров по сети, затем данные импортируются);

возможность отслеживать оборудование находящееся в ремонте и на складе;

учёт заявок поставщикам, учёт заявок пользователей и работы с ними;

работа со штрих-кодами;

учёт расходных материалов;

учёт как отдельных комплектующих, так и «рабочие места» целиком;

АС «КОРУС» (компьютеры, оргтехника, расходные материалы - учет и сопровождение) [4] ориентирована на учет на предприятии вычислительного оборудования и техники. Данная программа предназначена для решения широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом компьютеров и оргтехники и расчетом тех или иных параметров по ним. Это могут быть:

учет закупки техники;

постановка ее на учет и списание;

учет перемещения техники по подразделениям организации;

учет производимых ремонтов, замены частей и производимой профилактики учитываемого оборудования;

учет закупки программного обеспечения и установки его на компьютеры;

заправка принтеров, ксероксов и другого печатающего оборудования;

учет картриджей и их заправок;

учет закупки и выдачи расходного материала в подразделения предприятия;

получение всевозможных отчетов.

Программный продукт настраивается на работу в сети и разных филиалах одной организации.

Сравнение рассмотренных программных продуктов, а также еще некоторых существующих представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Сравнение готовых программных продуктов и разработки

Рассмотрев вышеописанные программы и многие другие, можно сделать вывод, что они не подходят для автоматизации предметной области по ряду причин.

Во-первых, они имеют недостаточный, либо, наоборот, избыточный функционал, который никогда не понадобится.

Во-вторых, во многих из них нет самого главного (с точки зрения руководителей организации и начальника АХО) аналитики. Большинство из них очень неплохие программы, для системных администраторов, но со слабым механизмом отчетности и наглядным представлением, для руководителей.

1.6 Описание средств разработки

1.6.1 Описание СУБД

В качестве СУБД выбран Microsoft Access.

MS Access предлагает универсальный набор программных средств, которые обеспечивают широкие возможности для профессиональных разработчиков и вместе с тем могут быть легко освоены новичками.

У многих разработчиков программного обеспечения (как начинающих, так и опытных) имеется стойкое предубеждение к Microsoft Access как к средству разработки профессиональных программных продуктов. Рассмотрим стандартные причины возникновения этого заблуждения [5].

Access, как система управления базами данных, позиционируется в качестве средства управления данными конечным пользователем без привлечения программиста. Это безусловно является плюсом Access как программы, но ведет к активному неприятию его IT-профессионалами.

Вследствие вышеизложенного, программы на Access/VBA пытаются писать люди, не имеющие достаточного опыта и навыка программирования. Такие разработки даже распространяются на коммерческой основе, а также выкладываются для свободного доступа в интернете. Профессиональный программист приходит в ужас при ознакомлении с кодом таких «программ» и распространяет свое мнение на средство разработки.

Так называемая «литература для чайников» только усиливает впечатление об Access как несерьезной системе. Преподавание разработки баз данных в ВУЗах зачастую также основано на подобных книгах и пособиях.

Столкнувшись в первый раз с необходимостью написания собственной программы на Access, профессионал объектно-ориентированного программирования (C++, Delphi) часто не знает с какой стороны подойти к процессу разработки, так как Visual Basic for Application предлагает своеобразный набор средств работы с классами. Тут необходимо заметить, что программисту, который предварительно глубоко изучил COM-программирование Windows будет гораздо легче понять способы взаимодействия классов, ссылок и т.п.

Access предлагает совершенно нестандартный по отношению к распространенным средствам разработки подход к программированию пользовательского интерфейса (формы, отчеты). Это может вызвать трудность для понимания даже для опытных программистов, и даже разработчиков на родственном языке Visual Basic. Основополагающий момент здесь это то, что элементы управления (контролы) Access не являются Windows-контролами и не имеют контекста окна (hWnd). Хотя эти контролы и выглядят как стандартные, а также имеют наборы свойства и событий, по существу они являются просто картинки, прорисовываемые приложением на форме. Также нетрадиционный подход реализован для списков и форм с данными. Контролы, а также сама форма, всегда имеет источник данных, который может настраиваться динамически без создания дополнительных компонентов. Зачастую, не разобравшись в подобных особенностях языка и среды разработки, программисты ссылаются на «неправильность» всей системы.

Также многие обвиняют Access в недостаточной защищенности программ и данных от несанкционированного доступа. Пожалуй, это единственный момент с которым можно согласиться. То есть, правильнее сказать, что для обеспечения защиты данных могут потребоваться дополнительные действия, которые в принципе не требуются при использование других систем разработки.

С другой стороны, изначально Access предназначался для создания локальных приложений и не являлся в полной мере средством разработки коммерческих программных продуктов. Однако возможности текущих версий Access (начиная с 2000 и далее) настолько возросли, что на нем вполне можно создавать очень сложные программы как локального характера, так и тиражируемые системы.

MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы.

Система Access это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access [5].

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений [5].

1.6.2 Описание среды разработки

В качестве среды разработки выбран Borland Delphi.

Бурное развитие вычислительной техники, потребность в эффективных средствах разработки программного обеспечения привели к появлению систем программирования, ориентированных на так называемую «быструю разработку», среди которых можно выделить Borland Delphi и Microsoft Visual Basic. В основе систем быстрой разработки (RAD-систем, Rapid Application Development среда быстрой разработки приложений) лежит технология визуального проектирования и событийного программирования, суть которой заключается в том, что среда разработки берет на себя большую часть рутинной работы, оставляя программисту работу по конструированию диалоговых окон и функций обработки событий [6].

Delphi это среда быстрой разработки, в которой в качестве языка программирования используется язык Delphi. Язык Delphi строго типизированный объектно-ориентированный язык, в основе которого лежит хорошо знакомый программистам Object Pascal.

Delphi мощная система визуального объектно-ориентированного проектирования, позволяющая решать множество задач, в частности [6]:

создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических, до графических и мультимедиа;

быстро создавать (даже начинающим программистам) профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений;

создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных;

создавать справочные системы (файлы .hlp) для своих приложений.

и многое другое.

Мечта программистов о среде программирования, в которой бы простота и удобство сочетались с мощью и гибкостью, стала реальностью с появлением среды Delphi. Она обеспечивала визуальное проектирование пользовательского интерфейса, имела развитый объектно-ориентированный язык Object Pascal (позже переименованный в Delphi) и уникальные по своей простоте и мощи средства доступа к базам данных. Язык Delphi по возможностям значительно превзошел язык Basic и даже в чем-то язык C++, но при этом он оказался весьма надежным и легким в изучении (особенно в сравнении с языком C++). В результате, среда Delphi позволила программистам легко создавать собственные компоненты и строить из них профессиональные программы. Среда оказалась настолько удачной, что по запросам любителей C++ была позже создана среда C++Builder - клон среды Delphi на основе языка C++ (с расширенным синтаксисом). Среда Delphi стала, по сути, одним из лучших средств программирования для операционной системы Windows [6].

Общая продуктивность любых инструментов создания программного обеспечения определяется следующими пятью важнейшими аспектами [6]:

качеством визуальной среды разработки;

скоростью работы компилятора и быстродействием откомпилированных программ;

мощностью языка программирования и его сложностью;

гибкостью и масштабируемостью используемой архитектуры баз данных;

наличием поддерживаемых средой разработки шаблонов проектирования и использования.

Безусловно, существует еще немало важных факторов например, вопросы установки, документация, поддержка сторонних производителей и т.д. Тем не менее, можно считать, что этой упрощенной модели вполне достаточно для объяснения, почему имеет смысл остановить свой выбор на Delphi.

2. Проектирование АИС

2.1 Инфологические проектирование АИС

Сущность структурного подхода к разработке информационных систем заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы «снизу-вверх» от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов. Все наиболее распространенные методологии структурного подхода базируются на ряде общих принципов. В качестве двух базовых принципов используются [7]:

принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения.

принцип иерархического упорядочивания - принцип организации составных частей проблемы иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне.

Выделение двух базовых принципов не означает, что остальные принципы являются второстепенными, поскольку игнорирование любого из них может привести к непредсказуемым последствиям. Основными из этих принципов являются следующие [8]:

принцип абстрагирования - заключается в выделении существенных аспектов системы и отвлечения от несущественных;

принцип формализации - заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы;

принцип непротиворечивости - заключается в обоснованности и согласованности элементов;

принцип структурирования данных - заключается в том, что данные должны быть структурированы и иерархически организованны.

Для построения модели данных был использован мощный и удобный инструмент - Computer Associates ERwin. ERwin имеет два уровня представления модели - логический и физический. ERwin позволяет проводить процессы прямого и обратного проектирования БД, выравнивать модель и содержимое системного каталога после редактирования. ERwin интегрируется с популярными средствами разработки клиентской части - PowerBuilder, Visual Basic, Delphi, что позволяет автоматически генерировать код приложения, который полностью готов к компиляции и выполнению [9].

Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные. На нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Данная модель может быть построена на основе другой логической модели, например на основе модели процессов. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД [9, 10].