Информационная система

Жизненный цикл программной системы, в соответствии с указанным стандартом, состоит из следующих процессов

- основные;

вспомогательные;

организационные.

Основные процессы жизненного цикла состоят из пяти подпроцессов, которые реализуются при участии основных сторон, вовлеченных в жизненный цикл программных средств.

Основными сторонами являются заказчик, поставщик, разработчик, оператор и персонал сопровождения программных продуктов, а основными процессами являются:1) Процесс заказа.

2) Процесс поставки.

3) Процесс разработки

4) Процесс эксплуатации.

5) Процесс сопровождения.

Вспомогательные процессы жизненного цикла

Вспомогательный процесс является целенаправленной составной частью другого процесса, обеспечивающей успешную реализацию и качество выполнения программного продукта. Вспомогательными процессами являются:

1) Процесс документирования. Определяет работы по описанию информации, выдаваемой в процессе жизненного цикла.

2) Процесс управления конфигурацией. Определяет работы по управлению конфигурацией.

4) Процесс верификации. Определяет работы (заказчика, поставщика или независимой стороны) по верификации программных продуктов по мере их реализации.

5) Процесс аттестации. Определяет работы (заказчика, поставщика или независимой стороны) по аттестации программных продуктов.

7) Процесс аудита. Определяет работы по определению соответствия требованиям, планам и договору. Данный процесс может использоваться двумя сторонами, когда одна из сторон (проверяющая) контролирует программные продукты или работы другой стороны (проверяемой).

Организационные процессы жизненного цикла

Организационные процессы жизненного цикла состоят из четырех процессов.

1) Процесс управления. Определяет основные работы по управлению, включая управление проектом, при реализации процессов жизненного цикла.

2) Процесс создания инфраструктуры. Определяет основные работы по созданию основной структуры процесса жизненного цикла.

3) Процесс усовершенствования. Определяет основные работы, которые организация (заказчика, поставщика, разработчика, оператора, персонала сопровождения или администратора другого процесса) выполняет при создании, оценке, контроле и усовершенствовании выбранных процессов жизненного цикла.

4) Процесс обучения. Определяет работы по соответствующему обучению персонала.

Этапы создания информационных систем с ориентацией на бизнес-процессы

Для того чтобы создаваемая информационная система не была простым слепком существующей системы управления, а играла роль эффективного инструмента влияния на ее бизнес-процессы, необходимо выполнить ряд работ, важнейшими среди которых являются инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов. Под инжинирингом бизнеса понимается набор методов и средств, которые используются на предприятии для проектирования бизнеса. С их помощью осуществляется формальное описание существующих процессов, происходящих на предприятии. Цель бизнес-инжиниринга состоит в определении фактического состояния дел на предприятии и отражении его в моделях типа «Как есть». В отличие от инжиниринга реинжиниринг предусматривает замену старых методов управления новыми, обеспечивающими резкое улучшение деятельности предприятия. Для этого должно измениться мышление разработчиков: перейти от дедуктивного мышления к индуктивному. Если традиционное мышление ориентировано на поиск решения в результате появления проблемы, то новое мышление заключается в поиске новой идеи, а за тем проблем, которые будут решены на ее основе.

Реинжиниринг бизнеса - это радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения улучшения показателей деятельности предприятия. В результате создается модель «Как должно быть». Реинжиниринг - это видение новых перспективных технологий работы предприятия.

При реинжиниринге сначала определяется «что» должна делать компания, предприятие и т.д., а за тем «как» она должна это осуществлять.

Начальная стадия предназначена для формулирования целей создания информационной системы, подбора коллектива проектировщиков и разработки плана и бюджета на выполнение всех работ.

Стадия моделирования состоит из двух этапов. На первом выявляются существующие бизнес-процессы и представляются в форме моделей типа «Как есть».

Все выявленные и формализованные бизнес-операции должны быть привязаны к структурным подразделениям с помощью специальных указателей. На данном этапе осуществляется реинжиниринг бизнеса.

Стадия реализации проекта, то есть внедрения бизнес-моделей вида «Как должно быть» состоит из двух этапов создания новых сервисов и тестирования полученных результатов. Создание новых сервисов предполагает либо настройку вновь приобретенной системы на специфику новых бизнес-процессов, либо программирование в соответствии с полученными моделями.

Последняя стадия - внедрение проекта, предполагает осуществление опытной эксплуатации системы, ее документирование и обучение персонала.

Параллельно с опытной эксплуатацией происходит документирование процессов информационного обслуживания и обучение персонала, который будет эксплуатировать новую систему.

ERP-системы как корпоративный стандарт информационных

систем

Удачные разработки, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование - учет - анализ - регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.

В настоящее время наибольшую популярность среди современных информационных систем приобрели системы управления класса MRP-ERP.

Базой для всех модификаций служит MRP I I Standard System, который содержит описание 16 групп функций:

планирование продаж;

планирование ресурсов;

управление складом;

планирование поставок;

планирование производственных операций;

управление финансами;

оценка результатов деятельности и др.

Со временем стандарт MRP II стал дополняться, так как не обеспечивалась необходимая интеграция с системами проектирования и конструирования. Появилась система ERP, которая стала претендовать на мировой стандарт. В состав ЕRP-систем в большинстве случаев стали включать следующие функции: производство, планирование, кадры и зарплата, сбыт и снабжение, научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки.

В 80-90 годах прошлого столетия изменились требования к информационным системам. В результате появились системы ERP II, ориентированные на учет:

глобализации сбыта и поставок;

роста конкуренции из-за возможностей получения информации из глобальной информационной сети;

увеличения количества заказных производств (производство по заказам

Эффективность информационных систем, способы ее расчета

Определение эффективности - это фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена. Однако в процессе принятия решений об инвестициях в информационную инфраструктуру все острее ставится вопрос о финансовой ответственности специалистов в области информатики.

Несмотря на то, что информационные системы стали крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается в слепую, без ясного видения результатов. Если каким-либо образом, например, с помощью экспертных или других оценок доходы удается определить, то экономическую эффективность информационной системы можно рассчитать следующим образом: Э=R - Z, где Э- экономическая эффективность информационной системы; R,Z- результаты (доход) и затраты, соответственно.

Разумеется, данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности.

Определять доходы, получаемые в результате эксплуатации информационной системы - достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники их возникновения. Результаты, которые получают за счет эксплуатации информационной системы, можно разделить на несколько частей:

1. Доход, первого рода получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия (сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи, сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок, повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т.д.)

2. Доход второго рода получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций (снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи, сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации, снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации за счет внедрения электронного документооборота и т.д.)

Результаты второго рода могут быть измерены с помощью экономических показателей, находящихся в бухгалтерской отчетности.

3. Доход третьего рода получают за счет положительного взаимовлияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизированные или не автоматизированные. Например, улучшение работы службы маркетинга, за счет внедрения новых средств автоматизации, влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.

Доходы третьего рода измерить достаточно трудно, нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик.

Накапливается международный опыт оценки эффективности информационного обслуживания, который свидетельствует о том, что необходима система параметров, характеризующих информационный сервис, с одной стороны, и требования пользователей сервиса к этим параметрам, с другой. Соглашения в оценке информационного сервиса фиксируются в специальном документе: соглашение об уровне сервиса (СУС), (SLA - Service Level Agreement).

Могут использоваться следующие параметры:

- производительность (например, число обработанных документов, время, потраченное на решение задач и т.д.);

- доступность сервиса (например, возможность работы в нескольких часовых поясах);

- надежность сервиса (например, возможность потерь в случае простоя).

Определение финансовых результатов - сопоставление доходов и затрат, предлагается осуществлять в разрезе конкретных информационных сервисов.

Оценка и выбор информационных систем и технологий

В процессе приобретения информационных систем или технологий необходимо осуществить их оценку и выбор, исходя их возможностей и потребностей покупателя. Однако прежде чем выполнять эти действия необходимо получить достоверную информацию о производителе покупаемого программного продукта. Как правило, эта информация включает:

Оценку репутации фирмы-производителя на рынке программных продуктов, число продаж данного программного продукта.

Количество внедрений данного продукта фирмой-производителем.

Соответствие покупаемой системы стандартам открытых систем.

Адаптируемость системы к новым информационным потребностям, новому производству, новым организационным структурам (за счет изменения параметров настроек или написания новых программ).

Совместимость покупаемой системы с иными системами, которые уже функционируют на предприятии, например системами управления технологическими процессами.

Приемлемость цены, куда должны входить следующие составляющие: покупка, внедрение, сопровождение. Опыт показывает, что полная цена в два-три раза выше, по сравнению с ценой собственно программного продукта.

Если на все перечисленные характеристики имеется положительный ответ, то можно перейти непосредственно к процессу оценки покупаемой и внедряемой информационной системы. Процесс оценки выполняется на основе действующих в нашей стране следующих стандартов: ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93. Оценка программной продукции, ГОСТ 28195-89. Оценка качества программных средств, общие положения; ИСО/МЭК 12207-95 «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств».

Оценка осуществляется на основе анализа соответствия продукта-претендента пожеланиям пользователя по следующим характеристикам:

функциональные возможности;

надежность и безопасность;

практичность и удобство применения;

эффективность;

сопровождаемость.

Каждая характеристика оценивается с помощью атрибутов. В зависимости от его наличия или отсутствия анализируемую информационную систему, можно оценить нулем или единицей (ДА, НЕТ). Если сумму всех единиц разделить на число, характеризующее "идеальную" систему, то можно получить оценку анализируемой информационной системы. Согласно данной методике "идеальная" система оценивается числом 36.

Состав и содержание информационных технологий

информационная технология - это совокупность методов и средств для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с мощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых.

Бессмысленно говорить об информационной технологии без ориентации на ее пользователя. Пользователями являются сотрудники, находящиеся на различных уровнях иерархии управления предприятие, организацией, офисом и т.д.

Каждый уровень определяет собственные инструментальные средства, предоставляемые соответствующим информационным сервисом. На рис. 4.1 таковыми представлены технологии TPS, MIS, DSS и ESS (см. расшифровку аббревиатуры ниже). Если информационная система создана в соответствии со стандартами открытых систем, то интеграция информационных технологий обеспечивается на всех уровнях иерархии.

Так как понятие информационной технологии многоуровневое, поэтому каждую из перечисленных технологий можно представить с помощью иерархии их составляющих. Иерархия в данном случае отражает взаимоотношения вида “целое-часть” либо “род-вид”.

Информационную систему предприятия, организации, офиса и т.д. можно рассматривать как технологию первого уровня, которая включает в себя технологии второго уровня. К таковым, относятся транзакционные технологии (TPS-технологии: Transactions Processing Systems), управленческие информационные системы (MIS-технологии: Management Information Systems), (технологии аналитической обработки данных (DSS-технологии: DSS-Decision Support Systems) и технологии интеллектуальной обработки данных (ESS-технологии: ESS - Executive Support Systems).

Транзакционные технологии (TPS) предназначены для ежедневной обработки поступающих в виде документов сообщений (счета, акты, накладные и т.д.), что позволяет создавать различные отчеты, сводки, ведомости,

Технологии аналитической обработки данных (DSS) необходимы для подготовки (формирования) управленческих решений. Исходной информацией здесь служат специально накопленные данные за длительный период, позволяющие определять тенденции процессов или событий в различных разрезах.

Технологии, поддерживающие управленческие функции (MIS) предназначены для автоматизации планирования деятельности предприятия (организации), а также для организации контроля над ходом выполнения планов производства и реализации продукции.

Технологии интеллектуальной обработки данных (ESS) используются в том случае, если необходимо решать плохо структурированные задачи, отличающиеся нечеткими характеристиками.

В настоящее время достаточно распространенной технологией, ориентированной на поддержку принятия решений, является OLAP-система. Ряд современных ERP-систем, например, таких как MS Navision, поддерживает аналитическую обработку данных средствами OLAP-технологий (On-line Analytical Processing). В основу данной технологии положен метод хранения данных в специальной форме, названной хранилищем данных (Date Warehouse).

В классе ESS-технологий можно выделить два наиболее распространенных подкласса: технологии интеллектуального анализа данных (DM: Data Mining) и системы обработки знаний (СОЗ).

Следующий класс информационных технологий - системы обработки знаний, включает, прежде всего, экспертные системы, базирующиеся на таких моделях знаний как деревья вывода, деревья целей, семантические сети и т.д. Особое место здесь занимают знания, позволяющие решать обратные задачи. Рассмотренные технологии являются типовыми, так как используются в процессе управления объектами в различных областях экономической деятельности: промышленности, связи, транспорте, добывающей отрасли, торговле, банковской и других сферах.

Содержание основных технологических операций

Базовые информационные технологии, состоят из процедур, каждая из которых содержит операции или действия. Типовые процедуры следующие:

Процедура получения исходных данных, содержащая следующие операции: сбор, регистрация, ввод и контроль, передача.

Процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции.

3.Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая следующие операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и ксерокопирование.

Рассмотрим наиболее важные из них.

Сбор и регистрация информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.

Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.

Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

-ручной ввод;

-автоматизированный ввод.

Следующей важной процедурой информационной технологии является обработка данных. Данные, которыми оперирует компьютер, не должны представлять собой беспорядочный набор символов, хаотично расположенных в его памяти. Все операции данной процедуры делятся на логические (сортировка, группировку, поиск), либо на вычислительные.

Простейшим методом поиска является последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения.

Вычислительные операции.

Специфика экономических расчетов состоит в выполнении в подавляющих случаях арифметических операций.

Не мало важную роль в информационных технологиях играет операция проверки правильности полученных результатов. Для ее осуществления можно воспользоваться балансовым контролем.

Формы реализации инфокоммуникационных технологий в бизнесе

Реализация электронного бизнеса имеет несколько форм, зависящих от партнеров по бизнесу.

Наиболее популярными являются следующие формы:

B2B (Business-to-Business) - взаимодействие между юридическими лицами. В данном случае имеет место экономическая деятельность, ориентированная на формирование отношений одной организации с другой, то есть имеют место связи между бизнес-партнерами. Формами реализации данного сочетания партнеров являются: SCM, электронное управление закупками, виртуальные предприятия, электронные биржи, электронные аукционы и т.д.

Реализация формы электронного управления закупками в форме B2B осуществляется тремя путями

использование электронных каталогов;

поиск встречных заявок;

проведение электронных тендеров.

Посредниками в бизнесе B2B могут служить электронные аукционы и электронные биржи. Электронные аукционы -позволяют покупателям приобрести товары по сниженным ценам, а продавцам - сократить время оборота товара. Электронная биржа - это более сложная форма посредничества. Участники электронной биржи проходят предварительный отбор. Торговля на бирже обычно анонимная.

2. B2C (Business-to-Сustomer) - взаимодействие между юридическими и физическими лицами. В данном случае имеет место деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей конечных потребителей продукции (услуг). Формой реализации данного взаимодействия служат: торговые ряды, Интернет-витрины, Интернет-магазины, электронные платежные системы, Интернет-реклама и т.д.

3.B2G (Business-to-Government) - взаимодействие между юридическими лицами и государственными организациями.

Такого рода взаимодействие имеет место в процессе участия в электронных торгах по закупке продукции для государственных нужд, выполнение государственных заказов, предоставление статистической, налоговой, таможенной и другой отчетности. Формы реализации данного взаимодействия партнеров те же, что и при B2B.

G2C (Government-to-Сustomer) - это взаимодействие между государственными организациями и физическими лицами.

Формами реализации данного взаимодействия являются: системы социального обслуживания населения (пенсии, пособия, льготы), системы коммунального обслуживания и т.д.;

G2G (Government-to-Government) - это взаимодействие между государственными организациями. Формами осуществления данного взаимодействия являются: выборы различного уровня, взаимодействие между таможенными, налоговыми, правоохранительными и т. д. системами.

Важнейшим преимуществом инфокоммуникационных технологий бизнеса является возможность сокращения затрат за счет ликвидации цепочки посредников.

Если при традиционной системе между производителем и потребителем существует цепочка посредников (дистрибьютор, продавец и т.д.), на что требуются дополнительные средства, то при наличии прямой связи (инфокоммуникационных технологий) эти затраты быстро сокращаются.

Основные направления в развитии инфокоммуникационных технологий

В последние годы с развитием инфокоммуникационных технологий и сервиса сети Интернет стал быстро развиваться новый сектор экономики, получивший название сетевого. В России формирование сетевой экономики происходит в трех направлениях:

электронный бизнес;

банковские и другие расчеты;

дистанционное обучение и выполнение работ.

Электронный бизнес - это бизнес, осуществляемый на основе информационных технологий и общедоступных средств коммуникаций (локальных и глобальных сетей). Частным случаем электронного бизнеса является электронная коммерция, под которой понимается вид хозяйственной деятельности, цель которой заключается в продаже готовых товаров или услуг. Ключевыми понятиями здесь служат виртуальный рынок и виртуальное предприятие. Виртуальный рынок - это рынок товаров и услуг, предоставляемых ха счет информационных инфокоммуникационных технологий.

Дальнейшее развитие инфокоммуникационных технологий позволяет осуществить переход традиционных предприятий к виртуальным. Виртуальное предприятие - это сетевое объединение на основе электронных средств связи (инфокоммуникаций) нескольких традиционных предприятий, специализирующихся в различных областях деятельности. Основная характеристика виртуального предприятия состоит в разделении и специализации труда. С появлением виртуальных предприятий появились и виртуальные рынки, то есть рынки товаров и услуг, существующие за счет коммуникационных и информационных возможностей глобальной сети.

Принципиальное отличие виртуального предприятия от традиционного состоит в том, что традиционное предприятие для выпуска продукции ищет возможности и ресурсы для производства и реализации продукции, а виртуальное ищет того, кто уже обладает соответствующими ресурсами, знаниями и опытом в производстве данной продукции.

Второе направление сетевой экономики развивается в направлении совершенствования банковских и других расчетов на базе инфраструктуры Интернет. Банковский сервис, использующий сетевые возможности получил название сетевого банкинга или итнтернет-банкинга. Под данными понятиями понимается совокупность банковских услуг, предоставляемых банком своим клиентам в среде Интернет.

Банковский сервис, использующий сетевые возможности, предоставляет юридическим лицам формировать и отправлять в банк следующие документы:

поручение по обязательному платежу;

платежное требование;

реестр платежных документов;

заявление на перевод валюты и т.д.

Физическим лицам предоставляются следующие услуги:

коммунальные и периодические платежи;

формирование и отправление в банк документов (платежное поручение, информационное сообщение и т д.);

перевод денег с одного счет анна другой;

получение информации о текущем состоянии своего счета и т.д.

Типовые процедуры банковской платежной системы следующие:

обработка запросов с целью авторизации;

перечисление на расчетные счета денежных средств за товары и услуги;

передача документов (бумажных и электронных), в которых фиксируются совершенные сделки.

Третье направление сетевой экономики сосредоточено на повсеместном внедрении дистанционного образования, под которым понимается образовательная система, обеспечивающая получение знаний с помощью сетевых технологий. Сетевые технологии обеспечивают доступ к учебным материалам и консультации с преподавателями с помощью телекоммуникаций и сети Интернет.

Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия

информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ. Иными словами информационные ресурсы общества - это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.

Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:

Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации

Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности

Ресурсы Банка России.

Ресурсы государственного таможенного комитета.

Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».

Ресурсы Государственной системы статистики.

Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития.

Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы - это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.

Информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные - это те, что генерируются внутри предприятия, внешние - поступают извне.

Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные.

Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы).

Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.

Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы - это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.

Нормативно-методическая база управленческой документации

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:

единая система конструкторской документации (ЕСКД);

единая система технологической документации (ЕСТД);

унифицированная система форм статистической информации;

унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

Унифицированные системы банковской документации.

Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

Унифицированные системы документации по труду.

Унифицированные системы внешнеторговой документации.

В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе.

Классификация и кодирование экономической информации

В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая - нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (факультет) старше Б (специальности), Б старше В (группы), В старше Г (номера студента в группе).

Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б - 3, В - 4, Г - 25).

Построить классификационное дерево.

Построить структуру кода по схеме

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион).

В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Классификаторы организационных структур.

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

Классификаторы информации о населении и кадрах.

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование - это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.

В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды.

Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 - как 1417 и т.д.

Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается во-первых в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа.

Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов.

В-третьих, коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.

Электронный документооборот

Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ - это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:

-бумага;

-микрофиши: с точки зрения поиска мало, чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места;

-электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.

накладная и электронный текст после использования направлены в электронный архив, а банковский счет после обработки бухгалтером вновь направлен сторонней организации.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Одна из важных функций системы документооборота. Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия

Внутримашинные структурированные информационные ресурсы - это множество бумажных управленческих документов, а также информации поступающей из вне, размещаемых в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью. Структуризация достигается благодаря модели, так как устанавливаются правила размещения данных и определяются возможные операции над ними.

Наиболее распространенными формами существования внутримашинных информационных вопросов являются:

файлы;

базы данных;

хранилища данных;

базы знаний.

Файл - это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ, либо его строку, если документ многострочный.

Для обработки файл должен характеризоваться структурой, то есть:

именем для его поиска;

количеством полей в записи;

последовательностью фиксации полей в записи;

типом записи (постоянная или переменная длина записи);

типом поля (символьное или числовое);

длиной поля (количество разрядов);

ключом доступа;

Ключи доступа могут быть первичными и вторичными. Они используются для поиска нужных записей. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись и вторичным, если больше одной.

Однако файловая система обладает рядом серьезных недостатков, первый из которых - это чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку, а второй - это высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов.

Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от баз файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.).

Широкое применение баз данных не профессионалами-программистами стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу - системам управления базами данных (СУБД). Появление СУБД избавило пользователей от знания значительного объема тонкостей, связанных с решением экономических задач.

Дальнейшее развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных, назначение которых отлично от баз данных. Хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах. Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных и формирования решений. Сегодня хранилища данных становятся неотъемлемой частью средств, необходимых для принятия корпоративных и других решений.

Знания также как и данные являются информационным ресурсом и хранятся в компьютере в соответствии с разработанной моделью. В результате получают базу знаний. Работа с базами знаний - это одно из направлений искусственного интеллекта, целью которого является разработка инструментальных средств, позволяющих решать задачи, традиционно считающиеся интеллектуальными.

Существуют различные модели представления знаний, среди которых наиболее популярными являются:

продукционные модели (деревья вывода);

семантические сети (ассоциативные сети),

деревья целей;

нечеткие множества.

Так как любая модель, и в том числе модель представления знаний, формальна, поэтому могут создаваться программные средства для их обработки.

Базы данных и их применение для решения

экономических задач

База данных - это ориентированное на пользователя-непрограммиста множество взаимосвязанных данных, структурированных таким образом, что достигается их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ.

Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью. Распространенными моделями баз данных являются: реляционная, сетевая и иерархическая. Так как в процессе управления предприятиями и организациями широко используются таблицы, поэтому наиболее распространенной моделью баз данных в настоящее время является реляционная модель.

Реляционная модель основывается на понятии “отношение”, и представляется совокупностью таблиц.

Таблицы, входящие в реляционную модель, строятся в рамках ограничений, диктуемых операциями их обработки. Например: таблица должна иметь имя (например, ДЕТАЛЬ, ПОСТАВЩИК, ПОСТАВКИ); таблица должна быть простой, то есть не содержать составных столбцов, например, у поставщика должен быть только один номер телефона, указанный в одной строке обрабатываются с помощью операций реляционной алгебры.

Базы данных должны создаваться таким образом, чтобы выполнялось два условия:

достигался минимум затрат на корректировку данных;

достигался минимум затрат на перепрограммирование, необходимое в случае изменения структуры базы данных (добавление новых или сокращение старых атрибутов).

Для удовлетворения этих условий базы данных создаются на основе двух принципов:

неизбыточность;

независимость.

Требование первого принципа означает сокращение до минимума объема дублируемых данных. Для этого над таблицами выполняют процедуру нормализации.

Реализация второго принципа, требует максимальной независимости прикладных программ от структуры базы данных. Независимость достигается за счет отделения процедурной части программы от описания структуры базы данных. Отделение происходит с помощью системы управления базами данных (СУБД). СУБД - это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления санкционированного доступа конечных пользователей.

Для того чтобы использовать базу данных для решения экономических задач необходимо выполнить ряд этапов, предназначенных для ее создания. Для этого предварительно всю документацию, имеющую непосредственное отношение к данной задаче следует сгруппировать следующим образом:

выделить входные оперативные документы, содержащие переменную информацию и отражающие текущие производственно-хозяйственные факты или финансовые операции;

выделить условно-постоянные документы, содержащие нормативно-справочные данные;

разработать результирующие документы, таблицы, отчеты;

определить документы, предназначенные для корректировки условно-постоянных данных.

Как правило, условно-постоянная информация, находящаяся в иных базах данных, доступна большинству пользователей и поэтому она не создается.

Входные оперативные документы предварительно проверяются на наличие повторяющихся групп и при необходимости, нормализуются, то есть декомпозируются.

Далее осуществляется описание таблиц базы данных средствами СУБД и задание связей между таблицами и разработка форм отчетов, которые также описываются средствами СУБД. При необходимости обеспечивается защита данных, указываются права и ограничения по доступу к данным.

Существует несколько режимов взаимодействия пользователей СУБД:

режим конечного пользователя с применением конструктора баз данных и запросов (СУБД для данного класса является MS Access).

программный режим, предполагающий знание пользователем языка СУБД и позволяющий создавать прикладные программы.

Профессиональные (промышленные) СУБД представляют собой программную основу для создания и функционирования крупных экономических объектов. На их базе создаются комплексы управления и обработки информации на крупных предприятиях, банках или даже целых отраслей.

Централизованные и распределенные

базы данных и их применение

для решения экономических задач.

Разработаны два вида баз данных:

централизованные;

распределенные.

Централизованная база данных характерна тем, что она полностью находится на центральном компьютере, к которому обращаются пользователи (клиенты) с помощью своих компьютеров за информацией. Управление базой данных (ее корректировка и прочие процедуры, поддерживающие ее целостность, безопасность и пр.) осуществляется централизованно. Один компьютер, который располагает ресурсами, называется сервером. Компьютер, который обращается к серверу за данными или требованием решения задачи, называется клиентом.

Недостатки централизованной БД состоят в следующем:

требуется передача большого потока данных;

низкая надежность;

низкая производительность.

Преимущества: минимальные затраты на корректировку централизованной БД.

Для снижения остроты перечисленных недостатков создают распределенные базы данных, то есть базы, части которой находятся в различных узлах сети.

Для решения экономических задач в средах централизованной или распределенной базы данных можно воспользоваться одним из следующих методов доступа к данным:

Доступ на основе архитектуры сети вида "файл-сервер";

Доступ на основе архитектуры сети вида "клиент-сервер".

1. Доступ на основе архитектуры сети вида "файл-сервер".

Схематично такой метод доступа можно представить в виде рис. 5.19.

В процессе решения задач пользователя, который использует доступ вида "файл-сервер", будет передаваться кроме необходимых данных и сопутствующая.

Таким образом, файл-серверная обработка - это обработка данных преимущественно на рабочих местах клиентов. Сетевое программное обеспечение занято лишь передачей данных на рабочую станцию.

2. Доступ на основе архитектуры сети вида "клиент-сервер".

В данной архитектуре возможны следующие варианты доступа:

доступ к удаленным данным (ДУД);

доступ с помощью сервера баз данных (СБД);

доступ с помощью сервера приложений (СП).

А). Согласно модели ДУД на компьютере клиента располагается программа, которая производит ввод исходных данных, программа, осуществляющая решение задачи на основе дополнительно поступивших из сервера данных и программа печати результатов.

Б). Согласно модели СБД на компьютере клиента находятся программы ввода исходных данных и печати. Программа решения задачи находится на сервере, где собственно, и происходит ее запуск. На компьютере клиента осуществляется лишь ввод исходных данных и печать результатов

В). Согласно модели СП ввод, передача, обработка и печать результатов выполняется также как и в модели СБД за исключением того, что прикладная программа и исходные данные находятся на одном сервере, а БД на другом. информатизация экономический хранилище управление

Хранилища данных и их применение для формирования экономических решений

Хранилище данных (ХД) - это предметно-ориентированный, неизменяемый и поддерживающий хронологию набор данных. В отличие от баз данных, которые предназначены для обслуживания повседневной деятельности предприятия, ХД ориентированы на многолетний оперативный многомерный анализ данных, результаты которого могут быть использованы для принятия решений.

Моделью данных в ХД служат гиперкубы, т.е. многомерные базы данных, в ячейках которых находятся анализируемые данные. По осям многомерного куба указываются измерители объекта с различных точек зрения.

Аналитические измерения - это набор учетных признаков, которые могут быть присвоены каждой хозяйственной операции. Аналитические отчеты это данные объектов учета и управления, сгруппированные по нескольким измерениям.

На пересечении осей измерений находятся данные, количественно характеризующие события, факты, процессы (объемы продаж, остатки товаров на складах, прибыль, затраты и т.д.).

Оси измерений позволяют создавать многомерную модель данных (гиперкуб), над которым можно выполнять следующие операции:

срез;

вращение;

консолидация или детализация.

Операция среза позволяет выделить из многомерного куба те данные, которые соответствуют зафиксированному (указанному) значению одного или нескольких элементов измерений.

Операция вращения - это изменение расположения измерений в пространстве, что, возможно, облегчит принятие решений.

Операции консолидации и детализации предназначены либо для агрегирования данных (обобщения) либо для их детализации. Осуществить эти операции можно благодаря иерархии, установленной среди измерителей.

Хранилище данных относится к одному из перспективных направлений развития систем формирования решений. Как правило, современные ERP-системы оснащены средствами их создания. Например, система MS Navision полностью поддерживает идею хранилищ данных, что позволяет получить аналитическую информацию для принятия решений.

Исходные данные вводятся в основную базу данных после чего средствами MS Navisin, в соответствии с используемыми измерениями, формируется хранилище данных в виде куба. Основные базы данных используются для оперативной обработки данных и выдачи оперативных отчетов. Аналитические отчеты, необходимые для формирования решений, создаются в виде таблиц или графиков (диаграмм) для чего подключается MS Excel.

...