Разработка автоматизированной образовательной системы

Размещено на http://allbest.ru

Список терминов и сокращений

образовательный автоматизация абитуриент информатика

1. ИС - информационная система.

2. БП - бизнес-процесс.

3. СУБД - система управления базами данных.

4. ПО - программное обеспечение.

5. ARIS - Architecture of Integrated Information Systems.

6. IDEF - Integrated Computer-Aided Manufacturing.

7. MVC - Model-view-controller.

8. UML - Unified Modeling Language.

9. РИО - редакционно-издательский отдел.

10. ПК - первичный ключ.

11. АС - администратор системы.

12. КА - контентный администратор.

13. Пт - публицист.

14. ОП - обычный пользователь.

Введение

Современный рынок труда предъявляет высокий спрос на специалистов, владеющих передовыми знаниями сразу в нескольких областях. Такими специалистами, как в области информационных технологий, так и в сфере менеджмента, являются выпускники факультета бизнес-информатики. Открытие кафедры информационных технологий, а затем и факультета бизнес-информатики, позволило НИУ ВШЭ - Пермь занять лидирующие позиции в сфере подготовки бизнес_информатиков в Пермском крае. В то же время возрастающий спрос стал основанием для создания подобных направлений и в других вузах Перми, что впоследствии привело к обострению конкуренции между ИТ_специальностями.

Существование факультета немыслимо без ежегодного набора новых студентов, от качества которого зависит будущее функционирование факультета и академическая деятельность. В условиях ужесточения межвузовской конкуренции за абитуриента ориентация на потребителя становится ключевым принципом организации образовательной деятельности [1]. В рамках подобного подхода одним из главных условий является создание налаженной системы взаимодействия, которая может стать одним из факторов конкурентного преимущества и обеспечить развитие университета, формируя долгосрочные и лояльные отношения с потребителями.

Хотя подобное взаимодействие является одной из основ деятельности университета, прослеживается недостаточность разработанных механизмов для привлечения абитуриентов и интеграции университета и общества. Среди основных проблем можно выделить такие, как:

1) отсутствие единой базы данных лиц для взаимодействия;

2) малое количество информационных материалов о факультете бизнес_информатики НИУ ВШЭ - Пермь и недостаточные возможности интерактивного взаимодействия с представителями факультета, что ведет к недостаточной осведомленности абитуриентов;

3) отсутствие механизмов получения обратной связи.

Помимо аспектов взаимодействия факультета с абитуриентами, в рамках данной работы рассмотрены вопросы интеграции университета и общества с целью получения дополнительных возможностей привлечения абитуриентов.

Объектом исследования данной работы является процесс взаимодействия факультета с абитуриентами и обществом в целом, ориентированный на привлечение абитуриентов; предметом - информационная система взаимодействия факультета и общества.

Цель работы заключается в проектировании и разработке информационной системы для автоматизации процесса взаимодействия факультета бизнес_информатики НИУ ВШЭ - Пермь с абитуриентами и их окружением.

Для достижения поставленной цели необходимо:

1) изучить существующие подходы, формы и инструменты взаимодействия с потребителями образовательных услуг;

2) определить преимущества и обосновать необходимость интеграции университета и общества с целью привлечения потенциальных абитуриентов;

3) идентифицировать потенциальных потребителей образовательных услуг и заинтересованных лиц для взаимодействия;

4) предложить проекты по организации взаимодействия с абитуриентами и заинтересованными лицами;

5) описать модель существующего взаимодействия с абитуриентами НИУ ВШЭ - Пермь с целью определения путей повышения эффективности функционирования;

6) определить функциональные требования к системе;

7) составить техническое задание на разработку системы;

8) провести обзор и определить инструментальное средство для создания информационной системы;

9) спроектировать схему базы данных;

10) разработать информационную систему;

11) оценить экономическую эффективность реализации предложенных решений.

В первой главе выпускной квалификационной работы рассматриваются вопросы интеграции университета и общества, используемые инструменты и механизмы; определяется специфика рынка образовательных услуг Российской Федерации. Проводится анализ существующих решений, направленных на привлечение абитуриентов и взаимодействие с их окружением. Кроме того, глава содержит проектные решения для привлечения абитуриентов.

Во второй главе приведена описательная модель текущего взаимодействия с абитуриентами. На основе анализа узких мест определяются требования к модели «как должно быть». Происходит выбор программного обеспечения и формализация требований. Конец главы содержит информацию о разработке системы.

В рамках третьей главы определяются показатели эффективности предлагаемой информационной системы и приводится экономическое обоснование необходимости внедрения.

Глава 1. Предпроектное исследование

Первая глава работы дает представление о проведенном предпроектном исследовании. Глава содержит определения основных понятий, связанных с созданием и разработкой информационных систем, и обзор литературы, посвященной механизмам интеграции университета и общества. В рамках главы определены целевые группы для взаимодействия, предложены несколько проектов. Также приведен аналитический обзор информационных систем, организующих взаимодействие университета, абитуриента и общества.

1.1 Основные понятия и определения

В данном параграфе будут рассмотрены ключевые понятия данной работы. Прежде всего, необходимо дать определение термину «информационная система». Согласно трактовке, предложенной Helmut Krcmar (экономистом и профессором кафедры информатики Мюнхенского технического университета), «bei Informationssystemen handelt es sich um soziotechnische Systeme die menschliche und maschinelle Komponenten umfassen und mit dem Ziel der optimalen Bereitstellung von Information und Kommunikation nach wirtschaftlichen Kriterien eingesetzt warden» [2]. Автор определяет два основных компонента ИС - людей (персонал) и техническое обеспечение. Также одним из ключевых моментов является определение назначения системы как средства для оптимального представления информации с точки зрения выбранных экономических критериев. Таким образом, определение включает в себя не только технологическую, но и экономическую точку зрения на информационные системы.

Иное определение, предложенное профессором кафедры бизнес_информатики Франкфуртского университета, доктором Роландом Габриэлем, гласит, что, в узком смысле, информационная система -- программная система для выполнения бизнес-задач [3]. В то время как назначение информационных систем первого определения заключается в представлении информации, в определении, представленным Роландом Габриэлем, спектр решаемых задач существенно расширен всеми бизнес-задачами предприятия. Автор также уточняет, что компонентами системы являются люди (персонал), технологии (программное и аппаратное обеспечение) и прикладные программы.

Одним из способов достижения поставленных перед бизнесом задач являются бизнес-процессы предприятия. Согласно определению Александра Игоревича Громова, бизнес-процесс -- одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес задачу или политическую цель предприятия [4]. Помимо общего назначения бизнес-процесса как средства реализации бизнес-задач, важен и взгляд автора на бизнес-процессы как на некую деятельности или совокупность процедур.

Более точное определение предоставляет Институт качества Ericsson в 1993 году: бизнес-процесс - цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей [5]. Аналогично определению, данному А.И. Громовым, указывается, что бизнес_процесс - это, прежде всего, какая-либо деятельность на предприятии, однако в нем подчеркивается, что деятельность обязательно имеет цель, или бизнес-задачу, измеримые результаты, а также потребителя.

Другое определение, оперирующее понятиями входа и выхода, предлагает Владимир Владимирович Репин [6]. Согласно его точке зрения, бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Авторы сходятся в понимании бизнес-процесса как неких взаимосвязанных видов преобразующей деятельности, подчеркивая важность определения целей процесса, его потребителей и их потребностей, а также специальной системы измерителей. Соблюдение данных условий обеспечивает возможность отображения бизнес-процессов в качестве функции разрабатываемой системы.

Помимо бизнес-процессов, являющихся, по сути, функциями системы, важной характеристикой является база данных, используемая в качестве основы. Согласно определению Михаила Рувимовича Когаловского, одного из ведущих российских ученых в области баз данных и информационных систем, «база данных - организованная в соответствии с определёнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей» [7]. В свою очередь, Томас Коннолли определяет базу данных в качестве «совместно используемого набора логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенного для удовлетворения информационных потребностей организации» [8]. Несмотря на разногласия в установлении потребителя данных (пользователь или организация) и важности метаданных (в определении Михаила Рувимовича Когаловского они не упомянуты явно), оба определения указывают на конечную цель (удовлетворение информационных потребностей) и свойства организованности (или связности) данных.

Таким образом, были определены три ключевых составляющих системы взаимодействия с абитуриентами. Прежде всего, это бизнес-процессы взаимодействия, имеющие определенную цель, потребителя, а также конкретные измерители. Для их реализации, или, иными словами, для достижения бизнес_задач, будет создана информационная система, которая задействует прикладное программное обеспечение и персонал. Для удовлетворения информационных потребностей в основе системы будет лежать база данных.

1.2 Механизм интеграции университета и общества

Как было отмечено ранее, одной из основ деятельности университета являются налаженные механизмы взаимодействия как с абитуриентами, так и с обществом в целом. Данный параграф посвящен концепции реализации подобных механизмов.

18 сентября 1988 года в честь торжеств, посвященных 900-летию Болонского университета, ректоры 430 европейских университетов подписали «Великую хартию университетов» - «The Magna Charta Universitatum». Целью документа было отметить важнейшие ценности университетских традиций. В вступлении документа, определяющего фундаментальные принципы развития высшего образования, говорится об особой роли, которую призваны играть университеты в обществе: задаче по распространению знаний среди младших поколений, означающей сегодня обязательство обращаться ко всему обществу, чье культурное, социальное и экономическое будущее требует теперь особого, значительного и постоянного вклада [9]. Профессор права Болонского университета Фабио Альберто Роверси-Монако трактовал создание хартии «возникшей необходимостью вновь обратиться к истокам Университета для того, чтобы достойно встретить вызов сегодняшнего мира, а также подтвердить необходимость интеграции между университетом и обществом самым доступным способом» [10].

Одним из путей выполнения возложенных задач интеграции с обществом стало направление деятельности, получившее название Public Engagement, или вовлечение общества в жизнь университетов. Наибольшее распространение термин получил в Великобритании; развитие данного направления определило создание Национального Координационного Центра (National Co-ordinating Centre for Public Engagement, NCCPE). В Манифесте, созданном Центром, указывается особая роль университетов в жизни и процветании нации, заключающаяся в обучении, исследованиях, взращивании студентов и налаживании связей с другими организациями [11].

Согласно определению Национального Координационного Центра, Public Engagement - это множество способов, благодаря которым деятельность и преимущества высшего образования могут быть разделены с обществом. Подобное взаимодействие, по определению, является двусторонним процессом с целью получения взаимных выгод [12]. Благодаря вовлечению общества, высшее образование играет все большую роль в социальной и культурной жизни; данное направление также позволяет не только соответствовать фундаментальным принципам, но и извлекать пользу.

Среди целей Public Engagement выделяют информирование, консультирование и сотрудничество [13]. Рассмотрим подробнее каждую из них (см. рис. 1.1. Цели вовлечения общества).

1. Информирование (Informing).

Университеты, преследующие своей целью проинформировать общество, чаще всего устраивают открытые или выездные лекции и презентации, выставки, публикуют заметки и выступают на фестивалях и ярмарках. В спектр задач входит сообщить о деятельности внутри университета, вдохновить и приобщить к ней.

2. Консультирование (Consulting).

С другой стороны, важным является не только распространять, но и получать информацию, идеи и опыт, для чего существует целый ряд методик и способов, как-то: встречи с общественностью, открытые заседания, дискуссионные мероприятия, консультации и собрания групп. Акцент делается на максимизации качества обратной связи и вовлечения общества.

3. Сотрудничество (Collaborating).

Наиболее тесное сотрудничество университета и общества наблюдается в совместной работе над исследовательскими проектами, сотрудничестве студентов с общественными организациями или создании справочных служб для получения экспертных оценок.

Рисунок 1.1. Цели вовлечения общества

Чаще всего университеты пытаются добиться успеха в каждой из трех областей. Определяясь с целью public engagement и ключевой аудиторией, университет привлекает к своей деятельности социальные институты, которые с ней уже взаимодействуют, как, например, школы, музеи, волонтерские организации [14] (см. рис. 1.2. Социальные институты для взаимодействия).

Рисунок 1.2. Социальные институты для взаимодействия

Применение подобного подхода на практике имеет несет множество преимуществ как для университета, так и для абитуриентов. Однако, следует отметить, что условия приема в российские высшие учебные заведения имеют собственную специфику. В следующей части работы будут рассмотрены основные отличия, а также выгоды реализации методов на практике.

1.3 Особенности приема в высшие учебные заведения России

Методы public engagement получили широкое распространение во множестве международных университетов. Однако практика российского образования в области приема абитуриентов имеет несколько существенных отличий, важнейшим из которых является отсутствие у высших учебных заведений возможности внесения дополнительных критериев отбора помимо результатов Единого государственного экзамена. Таким образом, абитуриенты лишаются преимуществ, которые могли бы получить, активно взаимодействуя с университетом до поступления.

В результате механизма отбора, основанного только лишь на результатах ЕГЭ, формируется ряд противоречий:

1. Ни факультет, ни абитуриент не в состоянии достоверно судить, насколько данный факультет подходит абитуриенту, до тех пор, пока не начнется обучение.

2. Вуз может получить конкретную информацию об абитуриенте только после подачи заявления. С другой стороны, абитуриент может узнать что-либо об университете и факультетах заранее, еще до подачи заявления.

3. Факультет, зная информацию об абитуриенте, не вправе выбирать, кого принимать. Приемная комиссия обязана зачислять абитуриентов в соответствии с рейтингом баллов ЕГЭ и отказывать абитуриенту с меньшими баллами, даже если он больше подходит для учебы на данном направлении [15].

В процессе обучения факультет вырабатывает собственные критерии «соответствия» студента. В настоящее время проверить это соответствие факультет может только лишь после зачисления абитуриента. Существующие вступительные экзамены, а именно ЕГЭ, являются общими для всех и не дают детальной информации о требуемых навыках абитуриента.

Проведение вступительных экзаменов факультетом позволило бы более точно определять, насколько способности, знания и навыки абитуриента подходят выбранному направлению. Также и сам абитуриент мог бы получить примерное представление об учебе на факультете еще до зачисления. Еще одно преимущество приводится в статье М. А. Плаксина: «Если школьник хотел поступить в данный вуз, он специально готовился к поступлению именно в этот вуз, целенаправленно добывал нужные для этого знания. И тем самым обеспечивал себе преимущество при поступлении. Вуз в результате отбора именно таких абитуриентов получал первокурсников с высокой степенью мотивации и высоким стартовым уровнем» [16].

Тем не менее проведение вступительных экзаменов для отбора абитуриентов недоступно для большинства вузов. В то же время применение методов public engagement позволяется устранить часть противоречий этапа отбора и приема абитуриентов.

1.4 Преимущества интеграции

Основным преимуществом использования на практике проектов public engagement является возможность абитуриентов погрузиться в жизнь университета еще до поступления, и определить, насколько данная программа соответствует его требованиям и ожиданиям.

Важность подобной возможности обуславливали авторы, как например, президент Американской социологической ассоциации, социолог Джеймс С. Коулман и старший аналитик-исследователь американского исследовательского института, социолог Барбара Е. Ловиттс. Джеймс Коулман в работе «The principle of symmetry in college choice» 1970 года охарактеризовал ассимметрию между информацией, доступной университету о студенте, и информацией об университете доступной студенту, как источник ложных представлений множества студентов о выбранном направлении обучения. Он утверждал, что следование принципу симметрии информации позволит абитуриентам принимать более взвешенные решения, что впоследствии снизит уровень отсева во время обучения [17]. На основе проведенного анализа Барбара Ловиттс обнаружила, что студенты, выбравшие программу для обучения на основе достоверного представления и описания (или предложенного термина «well-structured cognitive maps») с большей вероятностью успешно закончат обучение. Студенты с достоверными представлениями о выбранной программе имеют меньший уровень отсева. В то же время ответственным за создание подобный когнитивных карт для абитуриентов является именно университет [18].

Добиться этого можно при помощи проектов public engagement, направленных на консультирование и сотрудничество с абитуриентами. Консультирующие мероприятия позволяют в форме диалога ответить на вопросы абитуриента, разъяснить ту или иную информацию. С другой стороны, для абитуриентов сотрудничество с университетом является возможностью непосредственно погрузиться в его жизнь и почувствовать, что значит быть студентом.

Кроме того, public engagement развивает такие навыки сотрудников и студентов, как лидерство, умение вести беседу и слушать, работать в группах и управлять проектами. Работа в качестве волонтеров развивает трудоспособность и самостоятельность [19]. Студенты получают опыт, столь необходимый в современном обществе.

Применение public engagement на практике имеет стратегическое значение, и в долгосрочном периоде приносит университету ряд выгод. Прежде всего, это оказывает положительное влияние на бренд университета и его оценку в глазах сообщества. Участие университета в жизни общества демонстрирует его желание прислушиваться к общественному мнению и изменяться [10]. Взаимодействие с общественностью может качественно улучшить деятельность внутри университета, а также обогатить учебный план [20].

1.5 Целевая аудитория

Проекты public engagement, хотя и определяют целевую аудиторию, нацелены не только на абитуриентов, но и на общество в целом. Закономерным является вопрос эффективности взаимодействия с другими социальными группами. Для ответа на данный вопрос в предыдущей работе автора была построена описательная модель взаимодействия [21].

Для построения модели был использован Системный оператор - один из методов системного анализа. В стандартном представлении системный оператор представляет 9 экранов или квадратов на пересечении двух осей: по горизонтали откладываются периоды времени (прошлое, настоящее, будущее), а по вертикали -уровни (надсистема, система, подсистема). Из этого следует, что системный оператор позволяет охватить как временные, так и системные взаимосвязи, рассмотреть систему в динамике [22].

Системный оператор был построен в разрезе трех временных периодов. Первый длится до получения итогов ЕГЭ. Второй - со времени выбора, на какие факультеты подать документы, и до зачисления (передачи оригиналов документов в вуз). Третий - обучение на факультете. В качестве надсистем были выбраны те системы, которые оказывают на школьника влияние при выборе факультета и профессии в будущем: школа (одноклассники абитуриента, преподавательский состав и т. д.), друзья, семья, знакомые, имеющие авторитет, и к мнению которых он прислушивается, информационная среда (например, ярмарка образования).

Подсистемами стали личные оценки, цели, мотивы, ожидания абитуриента:

1) желание школьника-абитуриента получить ту или иную профессию;

2) склонности к тому или иному предмету, навыки, интересы;

3) желание самореализоваться;

4) собственное мнение о вузе, факультете;

5) оценка перспектив обучения на факультете (будущая работа).

По итогам построения описательной модели системы стало возможным определить два направления работы. Прежде всего, различия в надсистемах и подсистемах (влияние внешней и внутренней среды системы - школьника) дает первое деление. Согласно системному анализу, система неотделима от окружающей ее среды, поэтому работу надо проводить как с самим школьником-абитуриентом (внутренняя среда), так и с его окружением. С другой стороны, работу можно поделить на 2 этапа: до и после зачисления. В соответствии с системным оператором, работу важно проводить как с внешней, так и с внутренней средой, как до поступления, так и после.

Эмпирическими доказательствами полученных выводов являются данные, полученные в ходе опроса абитуриентов НИУ ВШЭ - Пермь, приведенные в приложении А. Анализ характеристик абитуриентов.

Таким образом, теоретически и эмпирически была доказана необходимость взаимодействия не только с самим абитуриентом, но и с его окружением. Важность представляет необходимость подобного взаимодействия до получения результатов ЕГЭ, еще во время учебы в школе.

Применение методов public engagement является одним из средств достижения поставленных целей, поскольку, во-первых, благодаря применению подобного подхода осуществляется комплексное взаимодействие как с абитуриентами, так и с их окружением, в которое входят учителя, родители и знакомые, а также с общественными организациями. Во-вторых, подобная деятельность привлекает внимание к университету, делает его социально ответственным в глазах общества, что, в некоторой степени, является маркетинговым ходом. В_третьих, происходит «втягивание» абитуриентов в жизнь университета еще со школьной скамьи.

1.6 Проекты для привлечения абитуриентов

Проекты в сфере public engagement имеют достаточно разносторонний характер. Университет может ограничиться проведением консультаций или расширить взаимодействие вплоть до совместных проектов школьников и студентов. В данном параграфе будут рассмотрены различные варианты.

Прежде всего, для организации проектов необходимо сформировать ответственную команду. Примером может служить опыт НИУ ВШЭ, создавшего для данных нужд отдельное структурное подразделение - «Дирекцию по профессиональной ориентации и работе с одаренными учащимися». Однако масштабы проектов московского кампуса гораздо больше, нежели пермского. В данной ситуации логичным решением будет набор команды студентов_волонтеров во главе с куратором - сотрудником НИУ ВШЭ - Пермь. Поскольку предлагаемые проекты и информационная система на первоначальном этапы рассчитаны на факультет бизнес-информатики, то куратором может стать либо сотрудник кафедры ИТБ, ответственный за привлечение абитуриентов, либо сотрудник отдела по связям с общественностью. Следовательно, основная часть работы на студентов_волонтеров, задачей которых станет актуализация информации в системе.

Выбор проектов для реализации был основан на опыте всемирно известных университетов (например, Кембриджского и Гарвардского университетов) по вовлечению общества в жизнь университета (см. табл. 1.1. Проекты). Кроме того, важно было наиболее распространенные заблуждения о НИУ ВШЭ - Пермь (см. прил. А. Анализ характеристик абитуриентов).

Первые два проекта («Из первых уст» и «Нашими глазами») носят консультационный характер и позволяют ответить на вопросы, возникающие у абитуриентов, родителей и иных лиц.

В рамках проекта «Из первых уст» школы Перми (Пермского края) могут пригласить на свою территорию докладчика с заинтересовавшей их темой. Докладчиком может быть преподаватель факультета или студент. Для организации данного проекта публикуется список тем и форма для заявки. Выбрав тему, представитель школы оставляет заявку для согласования времени лекции.

Таблица 1.1. Проекты

Название проекта	Модель проекта	Целевая аудитория	Задачи	Процедура организации
«Из первых уст»	«Book a speaker», Cambridge university [23]	Школьники средних и старших классов, учителя школ Перми	Ч Профессиональная ориентация - информирование школьников о направлениях обучения факультета бизнес-информатики; Ч привлечение школьников к участию в олимпиадах и конкурсах; Ч приобретение студентами опыта публичных выступлений.	1. На основе предложенных тем формируется и публикуется на сайте список возможных тематик выступлений. 2. Учителя выбирают понравившуюся тему и оставляют заявку, шаблон которой опубликован на сайте. 3. Координатор связывается с учителем и спикером для назначения места и времени презентации.
«Нашими глазами»	«Hear from our students», Harvard university [24]	Школьники средних и старших классов	Ч Профессиональная ориентация - информирование школьников о направлениях обучения факультета бизнес-информатики; Ч рассказ о студенческой жизни из первых уст; Ч приобретение студентами опыта написания текстов и изложения мыслей.	1. Студент проходит регистрацию и авторизацию на сайте. 2. Студент добавляет новую публикацию в раздел «Блоги». 3. Контентный администратор проверяет публикацию. 4. Если публикация одобрена, то она размещается на сайте, иначе отправляется на доработку.
«Открытый университет»		Школьники средних и старших классов, учителя, заинтересованные лица	Ч Создание среды для общения с известными людьми Пермского края; Ч привлечение к взаимодействию школьников и их окружение.	1. На сайте проводится опрос на предмет заинтересованности во встрече с той или иной персоной. 2. В случае положительных отзывов, координатор договаривается о времени и тематике встречи. 3. При помощи сайта проводится уведомление и запись участников.

Примерами тем могут быть задачи по дисциплинам «Теория игр» или «Экономика», разработка игр для мобильных устройств, составление бизнес-плана для будущих предпринимателей и другие.

Благодаря проекту «Нашими глазами» школьники, учителя, родители и иные заинтересованные в информации лица могут взглянуть на жизнь факультета и университета глазами простых студентов, задать интересующие вопросы и пообщаться со студентами напрямую. Кроме того, помимо студентов блоги могут вести преподаватели и руководство факультета. Например, организовывая онлайн_консультации с деканом факультета в заранее оговоренные дни.

Проект «Открытый университет» преследует своей целью сотрудничество. Участвуя в данном проекте, школьники и студенты могут встретиться с известными людьми Перми и Пермского края. В НИУ ВШЭ - Пермь довольно часто проводятся подобные встречи для студентов; участие в проекте школьников позволит взглянуть на будущих работодателей и услышать истории успеха выпускников.

Важным условием является и мотивация участников подобных проектов. Если школьники и родители заинтересованы в получении достоверной и актуальной информации, а университет в привлечении абитуриентов, то активное участие учителей можно обеспечить нематериальными стимулами, как благодарственные письма или грамоты, а также публикации. Учителя школ заинтересованы в участии, поскольку на данный момент в Пермском крае действует программа по аттестации педагогических работников образовательных учреждений Пермского края. В соответствии с условиями аттестации, подтверждение соответствия занимаемой должности основывается на экспертизе материалов, представленных в «Электронном портфолио педагогов» [25]. Основными пунктами портфолио педагога являются:

1. Участие в методической работе и распространении педагогического опыта.

2. Материалы участия педагогического работника в проектной деятельности.

3. Материалы внеурочной деятельности.

4. Результаты обучения и воспитания учащихся, воспитанников.

5. Материалы, подтверждающие работу с родителями.

Для заполнения портфолио учителям необходимо прикрепить подтверждающие участие в том или ином мероприятии документы. Предложенные проекты не требуют от педагога больших затрат времени и сил, но в то же время выданные документы могут стать подтверждением участия в проектах, социально_образовательных инициативах, внеурочной деятельности педагога. Кроме того, руководство может отслеживать педагогов, наиболее активно участвующих в мероприятиях, и впоследствии налаживать более тесный контакт.

Помимо конкретных проектов факультет может устраивать заочные школы и конкурсы, организовывать конференции и олимпиады. При описании функциональных требований к разрабатываемой системы должны быть учтены потребности при организации различных проектов.

1.7 Обзор существующих решений

В данном параграфе рассмотрим несколько проектов различных университетов с точки зрения применяемых информационных систем и технологий.

Университет, публикуя информацию или привлекая общество к сотрудничеству, может применять различные методы взаимодействия. В качестве целевой группы могут быть выбраны как школьники, так и учителя школ, родители учеников, или организации, сотрудничающие с университетом. В рамках следующего обзора обозначим различные целевые группы как заинтересованных в информации и сотрудничестве лиц.

Определим несколько групп применяемых информационных систем:

1. Официальные вебсайты университетов, содержащие информацию как для студентов и сотрудников, так и для всех заинтересованных лиц.

2. Группы и профили университетов в социальных сетях.

3. Вебсайты с интерактивным или разъяснительным контентом для будущих студентов. В качестве примеров можно привести вебсайт Университета Центрального Ланкашира (The University of Central Lancashire, UCLan) [26] или вебсайт Эдинбургского Университета имени Джона Напье (Edinburgh Napier University) [27]. Основной контент, представленный на подобных сайтах, - информация об университете и карта корпуса, а также полезная информация касательно студенческой жизни.

4. CRM - системы, применяемые сейчас во множестве университетов по всему миру. Среди российских разработок - «NORBIT4Edu» компании «Норбит» [28] или «Система управления взаимоотношениями для образовательного учреждения» компании «VPgroup», основным функционалом которых является управление базой контактов в соответствии с целями и задачами вуза и полная интеграция взаимоотношений, начиная со школьной скамьи [29].

5. Вебсайты с материалами лекций, практик, возможностью обучения. Примерами являются опубликованные в сети лекции Стэндфордского университета в качестве проекта «Stanford Online» [30] и проект в сфере онлайн-образования Coursera, не относящийся, однако, к определенному университету [31].

6. Вебсайты центров дополнительного образования, основная деятельность которых - организация и проведение различных конкурсов в сфере образования. Они также не относятся к деятельности университетов, однако могут служить посредником между университетом и обществом, о которых упоминалось ранее.

В качестве примера университета, активно взаимодействующего с обществом и тем самым привлекающего внимания новых абитуриентов, стоит привести официальный вебсайт Кембриджского университета. Страницы сайта посвящены отдельным проектам, реализующимся при помощи университета, информации для участников и волонтеров, а также новостям и предстоящим событиям. Вебсайт университета выполняет только лишь информационные функции; возможность оставить отзыв или получить консультацию отсутствует. Таким образом, среди целей, приведенных в первой главе, выполняется только первая - информирование. Схожую цель имеют, интерактивные вебсайты и вебсайты с образовательным контентом.

Другая цель - консультирование - может быть достигнута при помощи создания профиля в социальных сетях или использовании других инструментов, как, например, сервисов интерактивных опросов или менеджера мероприятий с функциями анкетирования и регистрации. Однако в подобном случае отсутствует возможность создания единой базы данных заинтересованных лиц для последующего взаимодействия. Использование различных инструментов приведет к накоплению разрозненных данных, что снижает эффективность работы.

Для анализа достоинств и недостатков каждой из групп определим несколько критериев:

1) взаимодействие с различными группами пользователей;

2) требуемые усилия для привлечения аудитории;

3) наличие персональных данных о пользователях;

4) мотивация пользователей использовать предлагаемую систему;

5) возможность интеграции с существующими в НИУ ВШЭ - Пермь системами.

Сравнение классов информационных систем согласно выбранным критериям приведено в таблице 1.2. Сравнение информационных систем.

При подведении итогов сравнения следует отметить несколько моментов. Прежде всего, это важность длительного взаимодействия со школьниками и их окружением, что ведет к необходимости регистрации в ИС. Иными словами, для эффективного функционирования ИС необходимо, чтобы пользователи не просто просматривали страницы вебсайта, но и оставляли данные для последующего информирования и «втягивания» в жизнь университета. Во-вторых, информация, содержащихся в этих данных должна четко классифицировать тип пользователя (школьник/учитель), что важно для последующего взаимодействия и мотивирования.

Каждый из классов существующих систем имеет как достоинства, так и недостатки. Основным недостатком официальных вебсайтов является невозможность установить конкретных пользователей и продолжить взаимодействие. Другими словами, взаимодействие будет осуществляться только при соответствующей инициативе пользователя. Более того, при помощи данного типа ИС отсутствует возможность какой-либо мотивации пользователей. Аналогичный недостаток присущ и вебсайтам с интерактивным контентом.

Таблица 1.2. Сравнение существующих информационных систем

Критерий	Официальнвебсайты	Профили в соц. сетях	Интерактиввебсайты	Вебсайты с доп. материала и обучающие вебсайты	Центры дополнитеобразован	CRM - системы
Взаимодействие	Предоставл информаци для всех заинтересов контрагент	Предоставлинформаци для всех заинтересов контрагент	Информац в основном, для будущих студентов	Предоставинформаци зависит от направленн	Предоставл информаци зависит от направленн	Решения строго ориентиров на взаимодейс с абитуриент
Охват аудитории	Необходимо дополнителпривлекать аудиторию	Все контрагентыизначально зарегистрированы	Необходимо дополнителпривлекать аудиторию	Необходимо дополнитепривлекать аудиторию	Необходимо дополнитепривлекать аудиторию	Необходимо создание полной БД пользовате
Предоставперсональ данных	Не предоставл; отсутствует возможностьпоследующегвзаимодействия	Предоставл в рамках профиля; широкие возможност для последующевзаимодействия	Не предоставлотсутствуевозможноспоследующвзаимодей	Предоставл по желанию пользовате	Предоставл по желанию пользовате	Предоставл
Мотивац для посещен	Поиск информац	Поиск информац, общение	Поиск информац	Поиск и использова доп. материалов; доп. обучение	Поиск и использова доп. материалов	Отсутствует
Возможноинтеграци	Существует	Отсутству	Существ	Отсутств	Отсутств	Отсутств

Группы в социальных сетях, являющиеся на данный момент одним из наиболее популярных методов взаимодействия, имеют множество достоинств, как, например, охват аудитории и возможность ее сегментирования. Однако, во_первых, отсутствует возможность интеграции, а во-вторых, подобное взаимодействие носит, в большей степени, неофициальный характер и чаще всего выступает в качестве поддержки официального источника.

Вебсайты с образовательным контентом и вебсайты центров дополнительного образования являются примерами информационных систем с определёнными мотивами использования. Добавление подобных страниц с актуальной и обучающей информацией позволило бы дополнительно привлечь аудиторию.

Использование CRM - систем позволяет хранить базу данных пользователей и сегментировать их; имеет расширенный функционал по сравнению с остальными решениями. Но недостатками подобного подхода являются, во-первых, необходимость изначально полной базы данных; во_вторых, нацеленность существующих решений на взаимодействие исключительно с абитуриентами. Кроме того, подобные решения имеют высокую стоимость и направлены, как было отмечено выше, на комплексное сопровождение учебного процесса со школьной скамьи до выпуска студента. В НИУ ВШЭ - Пермь уже существуют интегрированные системы для организации учебного процесса и ведения личных дел студентов и выпускников, поэтому покупка дополнительных систем с дублирующими функциями не является целесообразной.

По итогам сравнения можно подвести следующие итоги. Разработка будет вестись с учетом достоинств и недостатков существующих на рынке информационных систем. Функционал ИС обязан предоставлять возможности для хранения информации и последующего взаимодействия как со школьниками так и с другими целевыми группами, иметь возможность интеграции с используемыми в НИУ ВШЭ - Пермь системами. Важным является и создание инструментов для привлечения пользователей, их мотивирования и организации обратной связи.

Выводы к главе 1

В рамках первой главы, прежде всего, были определены основные понятия для разработки, в число которых вошли определение информационной системы, определения ее назначения с помощью бизнес_процессов и организации хранения данных на основе реляционной базы данных.

Затем был проведен анализ существующих форм и механизмов взаимодействия с абитуриентами и их окружением. Был описан подход, определяющий будущую концепцию взаимодействия с абитуриентами, учтена специфика российского рынка образовательных услуг. Также в главе были определены целевые группы и предложены проекты для организации последующего взаимодействия.

Затем был проведен анализ существующих систем для взаимодействия с абитуриентами и обществом в целом. Были рассмотрены достоинства и недостатки официальных вебсайтов университетов, дополнительных источников информации в виде профилей в социальных сетях и интерактивных вебсайтов, вебсайтов, содержащих дополнительные материалы, и CRM-систем. На основе анализа были определены основные направления для разработки.

Глава 2. Проектирование и реализация информационной системы

Данная глава посвящена проектированию и реализации информационной системы. Внимание будет обращено на анализ существующей модели взаимодействия с абитуриентами и моделирование бизнес_процессов информационной системы для привлечения абитуриентов. На основании построенной модели и информационных потребностей пользователей системы будут описаны структура реляционной базы данных и техническое задание на разработку системы, содержащее функциональные и нефункциональные требования. Затем будет спроектирован макет приложения и функциональные модули, и описан процесс разработки ИС.

Моделирование бизнес-процессов

В данном разделе будут рассмотрены существующая и предлагаемая модели взаимодействия университета и абитуриентов. В начале главы происходит выбор нотации для моделирования бизнес-процессов. Затем приводятся модели AS_IS и TO_BE.

Выбор нотации моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов может быть реализовано в рамках различных методик, отличающихся, прежде всего, своим подходом [32]. В соответствии с различными представлениями, методики принято делить на объектные и функциональные (структурные). Принципиальное отличие между функциональным и объектным подходом заключается в способе декомпозиции системы [33].

Яркими примерами функциональной методики является нотация ARIS и IDEF, в качестве примера объектной методики можно привести нотацию UML.

Для описания модели текущего взаимодействия было принять решение использовать одну из функциональных методик, поскольку функциональный подход в целом лучше дает представление о существующих функциях в организации и о методах их реализации [32]. Присутствие в нотации ARIS eEPC заранее определенных объектов для описания входящих/исходящих документов, информации, ролей и т.д. позволяет более полно отразить необходимую для бизнес-процесса информацию.

Объектно-ориентированный подход использует объектную декомпозицию, при этом статическая структура описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Следовательно, он является более подходящим для построения структуры информационной системы. Для определения функций пользователей системы были выбраны диаграммы вариантов использования UML.

Анализ существующей модели взаимодействия с абитуриентами

Среди структурных единиц пермского кампуса НИУ ВШЭ, помимо факультетов (бизнес-информатики, менеджмента, экономики, социально_гуманитарного, довузовской подготовки, профессиональной подготовки, вечерне_заочного факультета экономики и управления) и входящих в их состав кафедр, были определены подразделения, имеющие отношение к организации работы с абитуриентами:

1. Отдел по организации приема абитуриентов.

2. Отдел по связям с общественностью.

3. Отдел развития университетского округа НИУ ВШЭ - Пермь [34].

Безусловно, деятельность данных отделов предполагает привлечение работников других подразделений, как например, при подготовке локальных актов, мониторинге или сборе статистики. Однако для анализа существующих бизнес_процессов взаимодействия с абитуриентами и построения модели рассмотрим функции только имеющих непосредственное отношение к работе с абитуриентами подразделений.

Рассмотрим структуру управления. Во главе пермского кампуса стоит директор Галина Емельяновна Володина; пять заместителей директора курируют различные направления деятельности (см. табл. 2.1. Заместители директора и курируемые направления). Кураторами направлений, имеющим непосредственное отношение к работе со школьниками-абитуриентами, являются Алла Владимировна Оболонская и Светлана Геннадьевна Левина.

Таблица 2.1. Заместители директора и курируемые направления

Заместитель директора	Курируемые направления
Архипов Валерий Михайлович	Контроль качества учебного процесса, делопроизводство, финансовые службы, библиотека, информационные системы и сети
Матвеев Владимир Анатольевич	Материально-техническое обеспечение, ремонт и безопасность, организация закупок
Оболонская Алла Владимировна	Очно-заочное и заочное, дополнительное и довузовское образование, деятельность Приемной кампании, взаимодействие с попечительским советом
Потапов Дмитрий Борисович	Научно-исследовательская, экспертно-аналитическая и консультационная деятельность
Левина Светлана Геннадьевна	Деятельность отдела по связям с общественностью, отдела веб-технологий, центра развития карьеры, отдела по внеучебной работе со студентами

В соответствии с курируемыми направлениями определим подконтрольные каждому заместителю подразделения (см. табл. 2.2. Заместители директора и подконтрольные подразделения). В таблице перечислены основные отделы, организующие взаимодействие с абитуриентами:

Заместители директора и подконтрольные подразделения

Заместитель директора	Подконтрольные подразделения
Оболонская Алла Владимировна	Отдел по организации приема абитуриентов
	Деканат факультета довузовской подготовки
	Отдел развития университетского округа НИУ ВШЭ
Левина Светлана Геннадьевна	Отдел по связям с общественностью
	Отдел веб-технологий

На следующем этапе определим основные входы и выходы подразделений. Разделим их на:

1) школьников, участвовавших в каких-либо мероприятиях и решивших продолжить взаимодействие с НИУ ВШЭ - Пермь (подать документы);

2) школьников, решивших не подавать документы;

3) учителей, участвовавших в каких-либо мероприятиях;

4) мероприятия по привлечению школьников (PR - мероприятия);

5) мероприятия образовательного характера (дополнительные курсы, олимпиады);

6) результаты мониторинга образовательных услуг;

7) официальный вебсайт университета.

Первые два из перечисленных выходов являются основными выходами всей организации, остальные - выходами, их обеспечивающими.

На следующем этапе в соответствии с положениями выбранных ранее подразделений необходимо определить их основные функции (см. табл. 2.3. Функции подразделений) [35].

Столбец «БП» содержит информацию об отношении функции подразделения к определяемым далее бизнес_процессам.

Таблица 2.2. Функции подразделений

Подразделение	Основные функции	БП
Отдел по организации приема абитуриентов	Организация набора студентов очной формы обучения (студентов бакалавриата и магистратуры) НИУ ВШЭ - Пермь	5
	Подготовка приказов, служебных записок, положений и иных документов, регламентирующих прием документов очередного набора	2,5
	Ведение и актуализация баз данных абитуриентов	5
	Проведение информационной и консультативной работы с абитуриентами и их родителями (законными представителями) по вопросам поступления	2,5
	Организация проведения мониторинга рынка образовательных услуг (спроса и предложений) в области высшего образования	4
	Организация и проведение олимпиад для школьников	1, 6
	Формирование отчетной документаций	5
Деканат факультета довузовской подготовки	Создание и реализация на практике образовательных программ, учебных планов, программ учебных курсов	6
	Организация и проведение профессионально-ориентационной работы	6
	Организация, проведение и контроль образовательного процесса подготовительных курсов и организация работы базовых классов при НИУ ВШЭ - Пермь	6
	Организация, проведение и контроль процесса повышения профессиональной компетентности работников образования	3
Отдел веб_технологий	Обеспечение работоспособности официального сайта	2
	Сбор и редактирование информации для официального сайта	2
	Создание веб-приложений для нужд структурных подразделений	2
	Ведение мониторинга информационных потоков официального сайта	2,4

Таблица 2.3. Функции подразделений (продолжение)

Подразделение	Основные функции	БП
Отдел развития университетского округа НИУ ВШЭ	Создание и организация деятельности проектной группы Университетско-школьного кластера	3
	Проведение конкурса по отбору образовательных учреждений Пермского края для участия в деятельности кластера	3
	Обеспечение системы дистанционного взаимодействия участников проекта по реализации образовательных программ дополнительного профессионального образования	3
	Мониторинг процесса совершенствования предметно-содержательной компетенции учителей-предметников с применением специальной технологии	3
	Организация индивидуальных и групповых консультативных взаимодействий участников Кластера	3
Отдел по связям с общественностью	Формирование, реализация и развитие политики НИУ ВШЭ - Пермь в области связей с общественностью	1
	Разработка и контроль реализации концепций внешней и внутренней информационной и рекламной политики НИУ ВШЭ - Пермь	1
	Организация взаимоотношений НИУ ВШЭ - Пермь со СМИ, государственными органами, общественными и коммерческими организациями	1
	Координация работы НИУ ВШЭ - Пермь и его структурных подразделений по проведению информационно-рекламных кампаний и информационных поводов (выставки, презентации, события), разработке и контролю качества информационно-рекламных и презентационных материалов (плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, баннеров и т.п.), по обеспечению НИУ ВШЭ - Пермь и его структурных подразделений сувенирными и презентационными материалам	1,2
	Предоставление и контроль актуальности и достоверности новостных материалов о деятельности НИУ ВШЭ - Пермь, комментариев для формирования новостной части официального сайта (портала) НИУ ВШЭ - Пермь	1,2

После определения входов и выходов организации и функций ее подразделений становится возможным сгруппировать функции по процессам, формирующим ее выходы.

Выходы были разделены на основные и их обеспечивающие. Для получения основных выходов обозначим основной бизнес-процесс организации -взаимодействие со школьниками (см. рис. 2.1. Бизнес-процессы организации).

Рисунок 2.1. Бизнес-процессы организации

Среди обеспечивающих его процессов выделим процессы, как:

1) проведение PR - мероприятий;

2) оказание информационной поддержки;

3) работа со школьными учителями;

4) проведение мониторинга рынка образовательных услуг;

5) организация Приемной кампании;

6) организация дополнительного образования школьников.

Ранее была доказана необходимость осуществления комплексного взаимодействия как со школьниками, так и с их окружением. На этой основе становится возможным включение бизнес-процессов работы со школьными учителями в основной БП «Взаимодействие со школьниками».

Для более подробного рассмотрения был выбран БП «Проведение PR_мероприятий» (см. рис. 2.2. Бизнес-процесс «Проведение PR-мероприятия»). Основанием для выбора послужил факт, что данный БП протекает и в рамках Приемных кампаний, и при организации дополнительного образования, и при работе с учителями. Различие состоит в направленности мероприятия, однако основные этапы остаются схожими. Кроме того, организация различных мероприятий является основой для деятельности в области public engagement.

...