Общие проблемы внедрения систем документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ

«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Системы электронного документооборота»

на тему: «Общие проблемы внедрения систем документооборота»

Выполнил

Шутелев Андрей Андреевич

Содержание

• Введение
• 1. Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота и пути их решения
• 1.1 Вступление
• 1.2 Организационные проблемы
• 1.3 Технические проблемы внедрения СЭД
• 1.4 Экономические проблемы внедрения СЭД
• 2. Общие проблемы внедрения СЭД на конкретном примере
• 2.1 Компания «Мир детства»
• 2.2 История внедрения СЭД в «Мире детства»
• 2.3 Проблемы внедрения СЭД в «Мире детства»
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение

Документооборот на предприятии - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

На современном предприятии существуют документы двух видов: бумажные и электронные. Следовательно, документооборот тоже бывает бумажный и электронный.

Несмотря на то, что соотношение бумажный документ: электронный документ изменяется со временем в пользу последнего, на большинстве предприятий (особенно в России) по-прежнему используется бумажный документооборот, а электронные документы хранятся на не связанных между собой носителях (жёсткие диски персональных компьютеров, флешки, компакт-диски, DVD-диски и т. д.).

Такой вид делопроизводства применим в организациях, где обрабатывается сравнительно небольшое количество электронных документов. Если же количество ежегодно обрабатываемых документов превышает 4000-5000, то стоит организовать электронный документооборот. Чтобы это сделать, необходимо внедрить систему электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота - компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.

Важно отметить, что экономический эффект от внедрения СЭД является весьма существенным. Прямой эффект от внедрения системы сводится к следующим пунктам:

1. Стоимость сэкономленной бумаги в результате внедрения такой системы.

Так как большинство бумажных документов переходят в электронный вид, то требуется меньше затрат на бумагу, принтеры/копиры и т. д.

2. Стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

· Экономия усилий за счёт повторного использования документов;

· экономия времени на поиск нужных документов. СЭД предусматривает чёткую систематизацию в хранении документов и обладает эффективными средствами их поиска.

· ускорение всех бизнес-процессов за счёт их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Однако сам процесс внедрения СЭД является очень ответственным, трудоёмким и требующим постоянного капиталовложения. Несомненно, что, осуществляя внедрение, придётся столкнуться с различными проблемами. И это, на мой взгляд, является вполне нормальным явлением, потому что процесс автоматизации требует определённой перестройки и оптимизации всех бизнес-процессов и сопровождается общим напряжением всех сил организации.

Важно только правильно отреагировать на эти проблемы и найти оптимальное решение каждой из них.

Именно этой теме - «Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота» - я посвятил свою курсовую работу. Я считаю, что эта тема является актуальной, потому что многие организации (как коммерческие, так и некоммерческие) занимаются внедрением систем электронного документооборота и при этом сталкиваются с различными проблемами.

Итак, цель моей работы: раскрыть содержание основных проблем внедрения СЭД и предложить возможные пути их решения. Конечно, выбранная мною тема не является новой: каждый предлагает свои выходы из проблем, но я постарался в этой курсовой работе изложить и обобщить самые важные, на мой взгляд, сложности, возникающие при внедрении СЭД.

Теперь расскажу немного о структуре этой работы. Данная работа состоит из двух глав.

Первая глава - это теоретическая часть курсовой работы. В ней рассматриваются общие проблемы внедрения систем электронного документооборота и возможные пути их решения. Эта глава разбита на параграфы. Каждый параграф - это определённый тип проблем.

Вторая глава - это практическая часть моей работы. В ней я взял в качестве примера компанию ООО «Мир детства», которая тоже прошла путь внедрения СЭД. На этом примере я описал проблемы, с которыми столкнулись участники процесса, и их решения.

В заключении сформулированы основные выводы.

1. Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота и пути их решения

1.1 Вступление

Электронный документооборот, или (если сказать более широко) автоматизация процессов подготовки и согласования документов, находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства. В настоящее время, согласно отчёту Gartner, в мире насчитывается более 70 млн. пользователей СЭД. Мировой рынок систем электронного документооборота является одним из быстрорастущих - по данным IDC его рост составляет до 8% в год, при этом наблюдается тенденция к его увеличению. Россия является одним из лидеров этого рынка - IDC сообщает, что российский рынок ECM/СЭД растёт на 23% в год. Это почти в 4 раза превышает общемировой показатель.

В то же время внедрение и применение СЭД сопряжено с рядом трудностей как организационного, так и технического характера.

Александр Мираков, директор проектов компании «РБК СОФТ», разделяет все проблемы на три основные группы: организационные, технические и экономические.

Организационные проблемы связаны с человеческим фактором. Экономические проблемы связаны с тем, что для внедрения СЭД необходимы значительные вложения средств, а положительный эффект бывает заметен далеко не сразу. К техническим проблемам он относит необходимость создания качественной инфраструктуры, совместимость с уже существующими системами.

1.2 Организационные проблемы

Рассмотрим сначала организационные проблемы внедрения СЭД.

Их много, но я выделю наиболее важные их них. Начнём с проблем, исходящих от руководства:

1. Руководители не имеют достаточного представления о возможностях и функциях СЭД, и поэтому не могут должным образом оценить все её преимущества.

Проблема недостаточной осведомлённости руководства является одной из самых распространённых.

При этом возможны 2 случая: 1) до внедрения систем электронного документооборота в организации был бумажный документооборот и 2) до внедрения СЭД в организации не было документооборота вообще.

В первом случае руководство компаний обычно не имеет ясного понимания целей внедрения. Консерватизм исходит здесь от неосведомлённости руководителей о том, что СЭД систематизируют уже существующий документооборот, экономят средства предприятия и рабочее время сотрудников. Решение этой проблемы, в основном, заключается в правильном и полном информировании руководства заказчика.

Во втором случае руководство имеет очень много проблем, связанных с отсутствием документооборота. Однако оно не понимает, откуда исходят эти многочисленные «завалы». Они не хотят даже слышать ни о каких системах. Чаще всего руководители могут рассуждать в таких случаях так: «У меня и так проблем много, мне не до каких-то там систем электронного документооборота!» Эта очень сложная ситуация, потому что трудно убедить руководство, что после внедрения СЭД многие проблемы предприятия, связанные с отсутствием упорядоченности, решатся. Тем не менее справиться с этой проблемой возможно.

Действовать можно следующим образом. Тщательно проанализировав деятельность данного предприятия, надо выявить те подразделения, которые наиболее сильно страдают от отсутствия документооборота. Затем в этих подразделениях нужно запустить пилотный проект. Когда он будет успешно внедрён, у вас появятся поддержка в виде руководителей этих подразделений, чьи проблемы решатся. После этого можно уверенно настаивать на проведении совещания по этому вопросу.

2. Отсутствие личной заинтересованности у начальников.

По словам руководителя Управления маркетинга компании ЭОС Елены Ивановой, «Заинтересованность - это главное и при старте проекта, и в процессе него. Если заказчик, а особенно руководитель организации, заинтересован - внедрение будет проходить намного легче. А вопрос по поводу подготовленности достаточно легко решается дальнейшим обучением». Однако именно отсутствие должной заинтересованности у руководства - довольно распространённая проблема. Это может быть вызвано боязнью прозрачности собственной деятельности, которая наступает после внедрения СЭД. Как подчинённые, так и руководители боятся сделать свою деятельность открытой для всех. Отсюда двойственное отношение к внедрению систем документооборота.

Кроме того, уже немного, но ещё остались руководители «советского типа»: они не хотят непосредственно работать с документами, просматривать их, вникать в содержание. Они предпочитают иметь общение с живыми людьми, то и дело «вызывая их на ковёр».

3. Недооценка подготовительной части. Подготовительный этап внедрения системы электронного документооборота является чрезвычайно важным для дальнейшего функционирования системы. Ведь на этапе обследования и запуска «пилотного проекта» отрабатываются все те бизнес-процессы, которые будут автоматизированы, выясняется вся информация, которая не была получена в ходе предпроектного обследования, и выявляются недостатки. На этом этапе необходимо тщательно продумать все цели и задачи, которые должна решать СЭД. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Тем не менее некоторые руководители стараются сэкономить деньги на «пилоте», не придавая ему большого значения.

Другая крайность состоит в том, что некоторые предаются искушению создать на основе пилотного проекта полноценную систему, что тоже является неправильным, и на самом деле очень опасно. Ведь «пилот» не обладает полной функциональностью, и это вызовет проблемы в будущем.

4. Недостаточная согласованность между заказчиком и поставщиком. В такой ситуации у противоположных сторон могут сформироваться различные представления о задачах и целях внедрения. В таком случае действия поставщика и заказчика будут не слаженными, и их постигнет печальный опыт Лебедя, Рака и Щуки. Поэтому при внедрении пилотного проекта производится окончательное уточнение и согласование целей и задач внедрения.

5. Экономия на обучении сотрудников. Многие руководители не относятся серьёзно к этапу обучения сотрудников. И действительно, большой проблемой является обучение сотрудников без отрыва от рабочего места. Здесь решением может стать организация дистанционного обучения.

Теперь рассмотрим организационные проблемы, связанные с сотрудниками.

«Заинтересованность персонала заказчика значит ничуть не меньше, чем профессионализм и опыт внедренца», - говорит эксперт компании Digital Design - премиум-партнёра «ДоксВижн» - Алексей Чернышёв. «Члены рабочей группы внедрения со стороны заказчика должны быть максимально заинтересованы в результате проекта, и чем больше у них энтузиазма, тем успешнее пройдет внедрение, и тем эффективнее будет дальнейшая работа в СЭД. В плане организационной подготовленности заказчику важно убедиться в том, что каждый участник внедрения к нему готов: например, у спонсора проекта должно быть желание изменить процесс и полномочия вносить соответствующие организационные изменения, у владельцев процессов должно быть понимание целей, которые достигаются, и приоритеты этих целей с точки зрения бизнес-задач. Что касается «технической» подготовленности персонала - она тоже значит многое, но заинтересованность в проекте важнее. Ведь научиться можно всему, было бы только желание».

Как утверждают психологи, консерватизм является одной из базовых человеческих черт: «Консерватизм обусловлен особенностями строения человеческого мозга - человеку физиологически легче работать тем способом, которым он уже привык (даже если этот способ не самый оптимальный)».

При внедрении систем электронного документооборота можно встретиться с сопротивлением со стороны сотрудников. Они могут воспринять это новшество не только нейтрально, но и отрицательно. Такое отношение может быть вызвано различными причинами.

Первое -- это нарушение привычной деятельности. Люди привыкли работать по своим, уже давно сложившимся правилам. Много лет делопроизводство велось одним неизменным способом, к примеру, это был бумажный документооборот. А теперь им предлагают быстро переключиться на новый способ, в системах электронного документооборота, а нагрузки не снижают! Естественно, это вызывает со стороны сотрудников недовольство и сопротивление.

Решить эту проблему можно с помощью постепенного внедрения СЭД. Например, сначала внедрить только электронную почту. Электронная почта является несложной в обращении, и люди быстро к ней привыкнут, так как она, несомненно, покажется им более удобной, чем обыкновенная почта. Далее можно создать собственный интранет-сервер, и т.д. Сотрудники постепенно будут привыкать к тому, что документы нужно читать с экрана ПК, печатать только самое необходимое. Надо как можно лучше показать людям позитивную сторону внедрения, выстроить правильную мотивацию. Также, для того чтобы уменьшить сопротивление внедрению со стороны персонала, нужно опираться на привычную, стандартную среду. Например, если в компании используется Lotus Notes/Domino, то желательно, чтобы интерфейс СЭД был похож на интерфейс Lotus.

Второе -- это нежелание переобучаться. Внедрение систем электронного документооборота обязательно повлечёт за собой необходимость переобучения сотрудников. Далеко не всякий с радостью воспримет требования о повышении квалификации. Кто-то будет даже открыто саботировать проект.

Причиной консерватизма может быть также страх перед неумением работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют работника в глазах руководства (или подчинённых). Возможно, что это боязнь перед штрафными санкциями, штатными изменениями в связи с обнаружением зон с низкой эффективностью труда (я уже упоминал о прозрачности деятельности). Притом, что самое интересное, перед пожилыми сотрудниками нередко ставится вопрос ребром: или они переобучаются, повышают квалификацию, или же их могут сократить как не соответствующих занимаемой должности. Поэтому они часто очень старательно принимаются за это дело. И хотя на их обучение требуется, может быть, больше времени и средств, но после они становятся хорошими специалистами.

Наибольшее сопротивление всему новому обычно возникает со стороны старожил компании, которые отчётливо осознают и подчёркивают свою важность и нужность. У них возникает страх потерять свой статус перед начальством. Эти опасения связаны с вынужденным дублированием информации, которое происходит в первые месяцы после внедрения СЭД, из-за чего могут возникать разные лишние вопросы, способные привести к различным конфликтам.

Ярым противником внедрения СЭД может стать также IT-отдел, на плечи которого ложится большая нагрузка.

Важно отметить, что на этапе опытной эксплуатации эффективным методом преодоления консервативных настроений является выбор рабочей группой наиболее активных и «лояльных» пользователей. В любой организации обязательно найдутся люди, которые всегда открыты для нового. Они воспримут СЭД скорее, как «новую игрушку», чем как обременение и сложность, быстро втянутся в работу и помогут другим, заражая их своей уверенностью и мотивируя их к работе в системе.

В заключение этого пункта приведу небольшой пример. На бельгийской железной дороге при внедрении системы электронного документооборота произошёл следующий казус. Когда было объявлено, что-такого-то числа будет запущена новая система, половина сотрудников под самыми разными предлогами не вышли на работу. Столь болезненно люди могут воспринимать нововведения!

Подобного рода казусы являются неизбежными в процессе внедрения и введения в эксплуатацию систем документооборота. Поэтому надо вести непрерывный диалог с руководством, а сотрудникам стараться среди всех сложностей и проблем объяснить, что СЭД в будущем станет их помощником в решении текущих производственных задач, а не источником неприятностей.

Хочется добавить, что, по словам Алексея Чернышёва (Digital Design), «...часто на начальном этапе делопроизводители жалуются на то, что им было бы проще вести журналы учёта «как раньше», на бумаге, однако через какое-то время «рука набивается» и старое больше никто даже не вспоминает».

1. Недостаточная квалификация. Несмотря на значительное развитие информационных технологий в последнее время, многие сотрудники российских компаний всё равно не обладают необходимыми навыками работы с ПК. Получается, что прежде чем внедрять СЭД, нужно сначала научить персонал элементарной работе с компьютером. Следовательно, придётся больше времени уделять обучению сотрудников либо вообще заниматься поиском новых, более квалифицированных кадров.

3. Низкая вовлечённость в проект менеджеров. СЭД внедряется для организации и, следовательно, пользоваться ею будут сотрудники данной организации. Поэтому чем активнее будут проявлять себя сотрудники и менеджеры во время внедрения электронной системы, тем данная система будет более оптимизирована и будет полностью соответствовать требованиям организации, и сотрудников в частности.

Распространённой ошибкой является возложение ответственности за проект на внешних консультантов, которые не имеют ни административной власти, ни должного авторитета, ни знаний о взаимоотношениях в коллективе и о его внутренних проблемах. Если нет должного кандидата в компании, то можно даже принять ещё одного сотрудника и назначить его ответственным за проект.

Обратить внимание: при внедрении СЭД необходимо соразмерять затраты. К примеру, лучше нанять «лишнего» сотрудника, чем потом, когда проект провалится, платить более «круглые» суммы.

электронный документооборот экономический

1.3 Технические проблемы внедрения СЭД

Теперь рассмотрим технические проблемы внедрения систем электронного документооборота.

1. Сложность выбора нужной системы. Заказчики не всегда себе хорошо представляют, какие системы есть на рынке и как их выбирать. Снизить риски внедрения СЭД помогают помощь консультантов и хорошее знание бизнес-процессов собственной компании. Прежде чем приступить непосредственно к выбору СЭД, необходимо иметь чёткое представление о том, какие потребности должна удовлетворять внедряемая система. И только после этого можно уже выбирать нужную СЭД с необходимыми техническими характеристиками. В противном случае может случиться, что уже при эксплуатации готовой СЭД обнаружится неожиданно, что система не обладает всем набором операций, которые необходимы заказчику. А расторгнуть договор с компанией-поставщиком (или «внедренцем») уже после того, как все оплачено и инсталлировано, вряд ли будет возможно. Поэтому к этапу выбора нужной СЭД надо подходить очень ответственно и всегда помнить:

Неудачный выбор системы -- это не просто финансовые потери, это подрыв доверия персонала к инновациям вообще. После такого «прокола» несколько лет нельзя будет даже заикнуться о каких бы то ни было нововведениях.

Нередки случаи, когда при выборе СЭД ориентировались только на популярность системы, которая является результатом эффективной маркетинговой деятельности её производителя. При этом вне внимания оставались такие важные факторы, как функциональные возможности, стоимость, предоставляемые услуги по обучению, технической поддержке и т.д.

При выборе системы надо ориентироваться не только на свои финансовые возможности, но и на свои потребности. Это означает следующее.

Если организация небольшая или не требуется выполнять какие-то сложные финансовые задачи, то незачем покупать сложную и дорогую систему. Но если требуется большая функциональность, у компании есть филиалы, реальные возможности для расширения, то и систему выбирать надо с перспективой на будущее.

Большую сложность для многих представляет выбор поставщика СЭД. Здесь важно учитывать репутацию этого поставщика. Желательно пообщаться с другими заказчиками, которые взаимодействовали с ним, и узнать, довольны ли они внедрённым проектом. О профессионализме поставщика может многое сказать также качество предоставления услуг по обучению и технической поддержке.

2. Совместимость нового ПО с существующим оборудованием. IT-инфраструктура заказчика может оказаться неготовой к предстоящей нагрузке. Результатами могут стать падение эффективности электронной системы, а также сбои в работе ПО. Чрезмерная нагрузка может приводить к поломке технических средств, что приводит не только к материальным, но и временным затратам. Поэтому на этапе пилотного проекта надо тщательно проверить уже существующее на предприятии оборудование на предмет совместимости с устанавливаемой системой. Если оборудование не соответствует требованиям, нужно вступить в переговоры с директором по поводу приобретения новой техники. В противном случае инсталляция системы будет невозможна.

3. Отсутствие регламентов, неформализованные бизнес-процессы. Если в организации отсутствуют правила, согласно которым осуществляется документооборот, то эффективное внедрение СЭД практически невозможно. Также если структура организации не устойчива (в литературных источниках это явление принято называть «структурной чехардой»), то установить СЭД будет очень затруднительно. Однако проблем без выхода не бывает. В таком случае можно внедрять СЭД не сразу, а постепенно, сначала в наиболее устоявшихся, формализованных подразделениях.

4. Миграция существующих документов. Этап, на котором существующие в организации документы в бумажном виде переходят в электронный вид, является не только очень трудоёмким, но и очень опасным, так как возможна потеря информации, дублирование существующих документов. Понятно, что для того чтобы перевести документ в электронный вид, надо использовать сканирование. Если количество входящих документов не очень велико, то можно использовать простые, недорогие сканеры. Но в том случае, если объём входящей корреспонденции очень велик (это бывает обычно в крупных организациях и в «организациях-производителях» документов), то потребуется приобретать специализированные дорогостоящие сканеры, что представляет собой дополнительные (и немалые) затраты.

5. Юридическая сила электронных документов.

Ещё одной достаточно серьёзной проблемой является обеспечение юридической силы электронного документа.

Обыкновенный бумажный документ обладает такими видами защиты информации, как печать и подпись. Электронный документ, естественно, не может иметь ни того, ни другого. Возникают сразу два вопроса.

Первое: как же защитить такой документ от посягательств извне и обеспечить ему полную безопасность?

Второе: будет ли электронный документ иметь юридическую силу?

Ответ на эти вопросы даёт Федеральный Закон от 06.04.2011 №63-ФЗ (ред. От 30.12.2015) «Об электронной подписи».

При существующем российском законодательстве такую защиту может обеспечить только Электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В выше приведённом законе, в 6-ой статье, которая называется «Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» законодательно утверждается юридическая сила электронного документа, имеющего ЭЦП. Цитирую пункт 1. ст. 6:

«Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Однако системы электронного документооборота не ставят своей конечной целью полный отказ от бумажных документов. Поэтому, во избежание возможных проблем с документами, имеющими ЭЦП, желательно иметь в наличии бумажные копии особо важных документов с «живыми» печатями и подписями.

1.4 Экономические проблемы внедрения СЭД

И наконец приступим к рассмотрению экономических проблем внедрения систем электронного документооборота.

К экономическим проблемам внедрения СЭД относятся:

1. Недостаточность средств для организации внедрения. Прямые издержки от внедрения СЭД составляют:

· покупка лицензий (рассчитывается по количеству рабочих мест)

· покупка дополнительного оборудования

· стоимость работ по инсталляции

· прочие расходы

Косвенные издержки от внедрения составляют:

· обучение администраторов

· обучение сотрудников

· прочие непредвиденные расходы

При этом директор организации может посмотреть на предстоящие расходы и просто отказаться от проекта. Здесь важно представить руководству компании данные о лишних затратах, вызванных отсутствием электронного документооборота и данные об экономическом эффекте от внедрения СЭД в аналогичных организациях. Дело в том, что процесс внедрения СЭД является очень продолжительным, трудоёмким и требующим постоянного капиталовложения. А экономический эффект будет заметен только спустя 2-3 месяца после начала эксплуатации системы.

2. Недостаточность средств для обучения сотрудников. Как уже было сказано выше, сотрудники имеют обычно недостаточные знания о работе с ПК вообще и с электронными системами в частности. Поэтому необходимо организовать курсы обучения (повышение квалификации). Это тоже требует значительных затрат, но является чрезвычайно важным этапом, к которому надо относиться с пристальным вниманием. Всегда помнить, что работать с СЭД будут именно эти сотрудники, и от качества их обучения зависит качество их работы в дальнейшем.

3. Необходимость покупки дополнительного специализированного оборудования. Величина этих затрат зависит от уровня технической оснащённости предприятия. Коэффициент недооснащённости может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. Приходится покупать новые компьютеры, сканеры и пр. В некоторых случаях требуются особо большие затраты на приобретение, например, крупных промышленных сканеров или роботизированных библиотек для электронного архива.

Но при всех этих затратах нужно помнить, что впоследствии все эти расходы окупятся из-за высокой экономической эффективности СЭД. Положительные результаты будут видны в первые 2-3 месяца после ввода системы в эксплуатацию. Об этих результатах надо сразу же сообщить руководству. Это могут быть, например, экономия на канцтоварах, на бумаге и пр. Важно наглядно показать руководству эффект, потому что без его поддержки процесс может затянуться.

Хотелось бы сделать небольшой вывод.

Процесс внедрения систем электронного документооборота в организации является очень трудным и ответственным периодом в жизни компании. Поэтому проблемы, сложности и сопротивление со стороны сотрудников возникать непременно будут. Но при этом важно выстроить у людей правильную мотивацию: СЭД - это не новый источник проблем и «бесконечного капиталовложения», а, напротив, решение многих проблем, казавшихся неразрешимыми, и прекрасный способ экономия средств предприятия и рабочего времени сотрудников.

А сам процесс может пойти гораздо быстрее, если люди почувствуют себя участниками внедрения, а не жертвами деспотичного решения руководителей.

2. Общие проблемы внедрения СЭД на конкретном примере

2.1 Компания «Мир детства»

Компания «Мир детства» -- известный на российском рынке производитель и дистрибьютор товаров для детей. «Мир детства» уже 20 лет представляет на российском рынке и рынках стран СНГ детские товары под собственными брендами -- «Мир детства» и «Курносики», а также представляет лучшие зарубежные бренды.

«Мир детства» -- это компания, в которой процессы, связанные с производством, закупками, продажами и логистикой тесно переплелись и запутались. Поэтому эффективность работы этой компании во многом связана с эффективностью потоков информации, т.е. с процессами документооборота.

«Мир детства» производит товары на своих производственных мощностях в Китае и в России. Произведённые товары размещаются на центральном складе компании в Подмосковье, откуда ежедневно товар транспортными компаниями отправляется во все регионы России, а также страны СНГ. Помимо готовой продукции на складе компании размещается сырьё для дочернего производственного предприятия -- «Мир детства ПРОМ».

Конечно, за 20 лет существования компании многие бизнес-процессы были отшлифованы до блеска -- были разработаны регламенты, сотрудники знают маршруты документов и понимают результат.

Тем не менее бумажный документооборот не позволял избежать:

1) беготни по кабинетам;

2) неудобства контроля и исполнения;

3) проблем, связанных с субординацией;

4) проблем чёткости в запуске процессов;

5) проблем, связанных с трудным поиском исторической информации;

6) проблем понимания связи различных документов;

7) проблемы дублирования информации.

Всё вместе это, естественно, влияло на общую эффективность бизнес-процессов.

2.2 История внедрения СЭД в «Мире детства»

История проекта в «Мире детства» началась в 2013 году, когда руководство компании стало выбирать систему электронного документооборота. До этого процессы существовали на предприятии в самых разнообразных формах и на самых разных носителях. Носителями были зачастую бумага и файлы различных форматов. В качестве инструмента связи и согласования вопросов выступали ноги, телефонные звонки и переписки в Outlook'е. И лишь очень немногие процессы казначейства и кадрового делопроизводства были автоматизированы.

Первыми в сторону внедрения СЭД посмотрели топ-менеджеры компании, которые за 20 лет бумажного делопроизводства уже натерпелись неудобства, связанные с поиском документов, историй согласований, а также трудоёмким анализом бумажной информации.

Но, к сожалению, в России СЭД развиваются относительно слабо. Поэтому почерпнуть проектный опыт внедрения СЭД очень сложно.

Выбор решения основывался на следующих принципах:

1. Серьезность продукта, хорошее портфолио.

2. Масштабируемость решения, богатая функциональность и открытость программного кода. «Мы не могли себе позволить опираться только на собственные функциональные требования и пожелания. Помимо функционала, который закрывал бы наши требования, мы смотрели на возможные дополнительные области программных продуктов, оценивали возможности их расширения».

3. Гибкость настройки условий маршрутизации документов.

4. Наличие удобного и мощного функционала поиска информации как за счет проработки и создания функциональной структуры и классификации информации, так и за счет полнотекстового поиска, в т.ч. по вложенным документам.

5. Цена. В бюджетном плане руководство рамок не ставило, но ценовой аспект был значим в принятии окончательного решения.

Просмотрев различные системы (1С: Документооборот, Docsvision, DIRECTUM, ELMA и Евфрат-Документооборот), руководство выбрало «1С: Документооборот КОРПОРАТИВНАЯ ВЕРСИЯ», которое в то время показалось наиболее удобным, функциональным и при этом недорогим решением. Также, в выборе в пользу «1С Документооборот» во многом сыграл фактор наличия собственного программиста по 1С и практическое «знакомство» многих сотрудников (в том числе из тех, кто принимал решение в выборе СЭД) с продуктами 1С.

В начале проекта уже появилась договорённость как с руководством компании, так и с ключевыми пользователями о том, что будет использован стандарт системы, а при необходимости будут изменены сами бизнес-процессы.

Все процессы, которые прошли через документооборот, были переосмыслены всеми ключевыми участниками процессов. Ни один процесс не был внесен в СЭД «как есть». В каждом процессе смотрели документы, маршруты документов, операции, условия.

Получив систему, изучив функционал системы, было принято решение о пилотном внедрении своими силами на нескольких процессах внутреннего документооборота.

«Мы понимали, что специфика СЭД заключается в том, что масштабы применения выходят за рамки одного отдела. В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных отделов, служб, подразделений и филиалов. Поэтому для пилотного проекта стали выбирать процесс либо сложный, с условиями, не относящийся к одному отделу-департаменту, либо пусть в процессе будет несколько департаментов, но процесс будет линейным и хорошо отлаженным», - писали впоследствии ответственные за проект.

К концу 2013 года в СЭД были введены 20 процессов, запланированных на проект. Это, конечно, не все процессы компании, поэтому работа по автоматизации ещё не закончена.

2.3 Проблемы внедрения СЭД в «Мире детства»

Так как моя работа направлена на исследование проблемных аспектов внедрения СЭД, то я рассмотрю сейчас те проблемы, с которыми пришлось столкнуться в «Мире детства».

В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных отделов, служб, подразделений и филиалов. Поэтому задача внедрения состоит не в том, чтобы всех подключить к системе документооборота, а в том, чтобы организовать коллективную работу с СЭД. Любой проект по внедрению корпоративной системы связан с определёнными рисками и проблемами. По рассматриваемому проекту я вижу такое ранжирование источников проблем:

1. Персонал. Все люди разные -- возраст, темперамент, способность осваивать новое. Кто-то из сотрудников бизнес-ориентирован, хочет развиваться в технологическом плане, а кто-то все новое воспринимает в штыки.

Поэтому в «Мире детства» постоянно велась работа с персоналом, подчас даже индивидуальная, с учётом возрастных, профессиональных и личных особенностей каждого.

Были созданы также тезисы преимуществ от использования Системы, которые помогли людям понять важность и ценность Системы как для компании, так и для себя.

2. Документооборот. В рассматриваемой компании некоторые процессы, особенно новые, слабо формализованы, и как следствие в процессах существует структурная чехарда или вовсе отсутствует документооборот. Вот по этим процессам ведется особенно тщательная проработка на уровне формализации.

Роль формализации и регламентации бизнес-процессов легла на плечи сотрудников ИТ-отдела совместно с ключевыми участниками процесса и исполнительным директором компании.

3. Администрация компании. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Некоторые процессы вовсе не поддаются внедрению без воли руководства. Многие процессы (не только в проекте СЭД) легко удавалось ввести в промышленную эксплуатацию, во многом за счет лояльного отношения пользователей. Уровень лояльности определяется пониманием ценности процесса каждым пользователем. Иногда пользователи сами объясняют себе преимущества автоматизации, а иногда сотрудники отдела информационных систем стараются донести тезисы преимуществ, нередко даже доносить до пользователей преимущества приходится руководству.

4. Технические проблемы связаны в основном с необходимостью трансляции нормативно-справочной информации, нагрузкой на сервера, имеющейся ИТ-инфраструктурой и т.п.

«Основные выводы, которые мы сделали, используя СЭД:

1. При условии правильного внедрения и использования СЭД можно решить множество организационных проблем, которые невозможно или тяжело решаются при бумажном документообороте. Например, проблемы субординации, консолидации информации для дальнейшего анализа, контекстного поиска.

2. Многие процессы документооборота (такие как согласование, ознакомление, поручение) по своей природе удобнее в электронном виде, а следовательно, на этих процессах экономится время и физические ресурсы. Величина экономии зависит от частоты процесса и уровня автоматизации процесса в СЭД.

3. В процессе жизни компании появляются новые процессы, меняются старые. Использование СЭД делает процессы намного нагляднее и удобнее для реинжиниринга. Говоря о роли СЭД в реинжиниринге процессов, я имею в виду удобный интерфейс (относительно бумажных данных) для анализа, оценки и понимания процессов.

В заключение хотелось бы обратить внимание на тот положительный эффект, который дало внедрение систем электронного документооборота в этой компании.

Иван Кузнецов, ведущий консультант, руководитель отдела информационных технологий ООО «Мир детства», в своей статье «ДОКУМЕНТООБОРОТ В МИРЕ ДЕТСТВА» говорит о количественном эффекте использования системы.

«...почти по всем процессам, связанным с согласованием, сокращены временные затраты до 80%; большинство внутренних документов теперь согласуются исключительно в системе и, следовательно, сократились затраты на бумагу, тонер, электроэнергию, принтеры/копиры; практически исключены ошибки заполнения документов, поскольку почти все процессы формализованы. Кроме того, повысилось качество и удобство использования информации, сократились её потери, усилился контроль исполнительской дисциплины.

Заключение

Заканчивая свою курсовую работу, хотелось бы сделать несколько важных выводов.

1. Автоматизация электронного документооборота - это важный шаг в повышении конкурентноспособности для любой компании. Внедрение систем электронного документооборота позволяет существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов.

Таким образом, СЭД позволяет избежать многих проблем, возникающих в процессе делопроизводства.

2. Конечно, не стоит думать, что СЭД - это панацея от всех проблем предприятия, однако эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного ведения делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают эффективный поиск электронных документов, контроль их исполнения, а также продуманную организацию хранения и использования. А ведь это отражается на скорости всех бизнес-процессов предприятия.

3. Несмотря на то, что весь процесс внедрения системы электронного документооборота является очень длительным и трудоёмким, при грамотно сформированном подходе результатом будет эффективное управление предприятиями, корректное решение задач качественного и оперативного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманная организация их хранения, поиска и использования.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. От 30.12.2015)

2. «Человеческий фактор при внедрении СЭД // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://digdes.ru/press/6321

3. «Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления: СЭД // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Внедрение_системы_электронного_документооборота:_риски_и_способы_их_преодоления

4. «Электронный документооброт: ЗА и ПРОТИВ. Советы "бывалых"» // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://novard.ru/pressroom/publications/2010/01/27/1903/

5. «Документооборот в Мире Детства» // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://upr.ru/upload/iblock/422/Kyznecov---1134.pdf

6. «Пять главных проблем внедрения СЭД» // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.cnews.ru/articles/pyat_glavnyh_problem_vnedreniya_sed

7. «NTT1300: Системы электронного документооборота» // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://it.rfet.ru/course/~bSf0

8. «Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием» // [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://ecm-journal.ru/

Размещено на Allbest.ru

...