Вычислительные системы для бизнеса

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО "Уральский государственный экономический университет"

Центр дистанционного образования

Контрольная работа

по дисциплине: "Делопроизводство в управлении качеством"

Вычислительные системы для бизнеса

2016



Содержание

1. Виды и характеристика средств оргтехники, применяемых в сфере делопроизводства

2. Особенности стилистики деловых документов

3. Отчет о результатах участия ООО "Медпродукт"в оптовой ярмарке

Список используемой литературы



1. Виды и характеристика средств оргтехники, применяемых в сфере делопроизводства

K оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др. Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства и административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

Пишущие машинки.

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами Пишущие машинки должны обеспечивать: · высокую производительность труда при минимальных затратах; · высокое качество печати; · простоту управления; · максимальное количество одновременно получаемых копий; · надежность работы. Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе. Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12) Утомляемость машинистки на электрической пишущей машинке снижается, а производительность труда значительно увеличивается. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов. Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные. Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

Организационные автоматы.

Это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Орг. автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др. Функциональные возможности орг. автоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок: · большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста); · емкая внешняя память (мегабайты); · более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных редакторов. Широко используются такие орг. автоматы: Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и 2301.

Диктофонная техника.

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки универсальное, но не всегда удобное средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта. Чаше других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе. Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.

Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения. Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта "Аэропост", например, имеет 18 модификаций. Пример. Пневмопочта "Дуплекс" передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; "Транз1П", "Магистраль" такие же патроны на расстояние 400 м. Пневмопочта "Аэротранс" пересылает грузы до 500 г.

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны. Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п. Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг. Пример. Брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.

Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг. · Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) и обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр. Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машина МК2 "Тайна") или брикетов (Destroyer).

Виды уничтожителей: офисные (продольная резка), промышленные (перекрестная резка), секретные (резка в бумажную пыль), специальные (измельчают бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины.

Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства электрографического копирования:

· высокие оперативность, производительность и качество копирования; · возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

· получение копий с листовых и сброшюрованных документов; · получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

· получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

· сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага.

Фотографическое копирование. Этот способ копирования - самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 и др. Электронно-графическое копирование. Оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге, Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: Искра, Элика С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner. Диазографическое копирование. Диазографическое светокопирование - диазография, синькография. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др. Принтер - для распечатывания, факс- для отправки факсимильной почты, встроенная программа(например Microsoft Outlook) для отправки и приема электронной почты.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

· обработку входящей и исходящей информации; · создание и редактирование электронных документов;

· сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

· хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

· маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

· функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

· удобное форматирование и распечатку электронных документов и др. Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое. Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг. Компьютер может быть подключен к интернету. Для подключения ко всем этим сетям необходимо иметь модем и договор с любым оператором связи.

2. Особенности стилистики деловых документов

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

-краткость и компактность изложения официального материала;

-точность и определенность формулировок;

-однозначность и единообразие терминов;

-последовательность использования технических приемов правотворчества.

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

* юридическую силу;

* оперативное и качественное составление и исполнение;

* организацию быстрого поиска;

* компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Юридическое значение документа и особенности стилистики служебных документов

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение ("Предупреждаем, что в случае невыполнения…", "Невыполнение условий договора ведет к…" и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: "Оплату гарантируем", выражением предупреждения - "… В противном случае дело будет передано в арбитраж".

Официально-деловой стиль - это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.

В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.

Слово - ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения - основное средство выражения мысли.

Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции - участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия - это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

Использование в деловой речи междометий не допустимо.

Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, вдохнуть - вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.

Синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий - грядущий, спешить - торопиться, построить - соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. - переизбыток) - это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество - совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология - смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимы - это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук - "оружие" и лук - "растение"; брак - "супружество" и брак "изъян, дефект, недостаток".

В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.

К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:

1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);

2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство - кардан, передаточный механизм - передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог - глазник, трансплантация - пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

- индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;

- индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;

- имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

- имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

* При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

* В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

* В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

* Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

* Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

1) 20 мм - левое;

2) 10 мм - правое;

3) 15 мм - верхнее;

4) 20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

* общий бланк;

* бланк письма;

* бланк конкретного вида документа;

* общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма; оргтехника делопроизводство офис документ

* общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" и знаков препинания.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже - на русском.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно и выкристаллизировались черты официально-делового стиля.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

- обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Составление текста делового документа - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов - вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

3. Отчет о результатах участия ООО "Медпродукт"в оптовой ярмарке

Участие в оптовой ярмарке "Медиа-2016" в Ревде, периодом 12.04. -19.04, позволило оценить работу нашего предприятия по следующим критериям:

Количество посетителей, оценивших качество продукции -75 %(450 человек) от общего числа посетителей ярмарки, что говорит о высокой информативности населения о качестве производимой продукции.

Основными целями участия в выставке стали:

-увеличение объема продаж

-исследование рынка

-расширение каналов сбыта

-профессиональные контакты

-выработка ценовой политики

-представление новой продукции (услуг)

-реклама и имидж предприятия

-поиск инвесторов

-оценка конкурентоспособности товара

Основные результаты участия в выставке

Подписано контрактов на поставки товаров и услуг (10) на сумму 2300000 рублей

Предварительные договоренности на поставку товаров и услуг (1) на сумму 17000

Количество встреч с потенциальными инвесторами - 1

Количество встреч по вопросам приобретения нового оборудования, технологий - 2

Проведение сопутствующих мероприятий в ходе ярмарки (семинары, круглые столы, конкурсы, презентации и др.) - 2 презентации (получены сертификаты об участии), 1 конкурс (2 место)

Основные результаты участия предприятия на оптовой ярмарке Медиа-2016:

Прямые продажи на ярмарке составили более 200 тыс. рублей.

Количество розданных прайс-листов, информационных материалов- 300 э.

Обобщая результаты выставки, можно заметить изменение количества лиц, посетивших ярмарку в большую сторону, также оправдались затраты на подготовку и участие в ярмарке, проведенные маркетинговые исследования позволяют сказать об увеличении числа контактов с посетителями ярмарки благодаря работе со СМИ.

Эта информация показывает, насколько успешным было участие нашего предприятия в данной ярмарке. Успешность участия обеспечил правильный выбор ярмарки и организация подготовки к участию в выбранном мероприятии. Кроме того, успешный подбор персонала обеспечил качественную презентацию предприятия.



Список используемой литературы

1. Вычислительные машины, системы и сети: Учебник/ Под ред. А.П.

2. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика,.. 1996.

3. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы Информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 1997.

4. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Мир, 1987.

5. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Изд.7-е, перераб. и доп.- М: ИНФРА-М, 1997.

6. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1999.

7. Виноградов С. И., Платонова О. В. и др. Культура русской речи. Глава V. Культура деловой речи

8. Интернет-портал http://www.dist-cons.ru

9. Розенгаль Д.Э., Теленат-ва М. "Словарь-справочник лингвистических терминов".

Размещено на Allbest.ru

...