Государственная информационная система электронного документооборота Администрации Псковской области

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Государственная информационная система электронного документооборота Администрации Псковской области (краткое общепринятое название - СЭД АПО) - государственная информационная система для создания, согласования, подписания, использования, передачи и хранения электронных документов участниками данной системы. Данная система разработана и внедрена для уменьшения временных затрат и сокращения использования бумажных ресурсов при внешнем и внутреннем документообороте.

СЭД АПО позволяет каждому исполнителю, имеющему доступ к системе и регистрацию в ней создавать проекты нормативно-правовых актов, в пределах своей компетенции для последующего подписания (утверждения) их лично губернатором области, его заместителями, Областным Собранием депутатов. Исполнитель имеет возможность в режиме онлайн отслеживать продвижение документа по инстанциям, учитывать замечания отделов и комитетов. В повторной итерации возможно производить доработку документа с учетом замечаний.

СЭД АПО используется для работы с документами поступившими в Администрацию области (в любой из ее комитетов, отделов) такими как: обращения граждан, законопроекты Правительства РФ и Государственной Думы. Так же с для работы с документами и поручениями на исполнение губернатором, его заместителями и другими отделами и комитетами АПО.

Возможность работы с документом непосредственно в системе, ее наглядность создает дополнительное стимулирование для пользователей и способствует эффективности работы.

Виды документов СЭД АПО

В СЭД существуют электронные документы внешнего и внутреннего документооборота.

Внешний документооборот

Входящие документы, поступающие к участникам системы на рассмотрение и исходящие от них документы, получаемые от или направляемые корреспондентам, не являющимся участниками системы с момента создания (получения) документа и до завершения (исполнения) его является внешним документооборотом.

Внутренний документооборот

Входящие и исходящие документы, созданные участниками СЭД и направляемые таким же участникам системы, с момента создания (получения) документа и до завершения (исполнения) или отправления его является внутренним документооборотом.

Участники СЭД АПО

Администрация области, иные органы исполнительной власти области, подразделения Аппарата Администрации области, Псковское областное Собрание депутатов, иные государственные органы области, государственные учреждения области и иные организации, заключившие соглашение об использовании СЭД АПО.

Пользователи СЭД АПО

Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области - Руководитель Аппарата Администрации области, заместители Губернатора области, государственные гражданские служащие области, сотрудники государственных учреждений области и иных организаций - участников СЭД АПО, в должностные обязанности которых входит работа с документами.

Принципы функционирования СЭД АПО

Принципами функционирования СЭД являются:

- однократный ввод и многократное использование электронного документа;

- разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление электронных документов или их вложений в соответствии с определенными ролями пользователей.

Структура СЭД

Раздел «Входящие» - предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, поступающих участникам СЭД, за исключением обращений граждан.

Функция регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних) доступна только сотрудникам, которые отвечают за документооборот в подразделении, в частности это работники канцелярии (регистраторы) или документоведы управления/комитета (помощники руководителя)

У помощника руководителя в системе есть «Кабинет помощника» (далее - КП) в разделе «Личный кабинет» (далее - ЛК)

Рисунок 1

Процесс регистрации сводится к поэтапному заполнению полей шаблона входящего документа. После подтверждения присвоения регистрационного номера генерируется уникальный штамп, штрих-код, в котором содержится информация о документе

Рисунок 2

Всплывающее окно «Расположение штампа» позволяет выбрать свободное место на документе, для печати сформированного штрих-кода на бумажном оригинале входящего документа. Завершающий этап регистрации - отправление на рассмотрение адресату (руководителю)

Рисунок 3

Раздел «Исходящие» предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, направляемых внешним корреспондентам. Регистрация исходящего документа осуществляется после подписания его в системе руководителем (подписантом). Документ должен быть подписан руководителем.

Создать новый документ можно из ЛК или перейти в представление «Исходящие».

Рисунок 4

Обязательным условием подготовки исходящего документа является наличие вложений с текстом письма и приложений, если таковые имеются. Вложения прикрепляются в исходном формате, например *.doc, *.docx, * odt - для тестовых документов, *.xls, *.xlsx, *.ods - для электронных таблиц. Допустимо так же использование других форматов, пригодных для просмотра и редактирования в специализированном программном обеспечении, в котором данное вложение было создано.

Раздел «Внутренние» предназначен для регистрации и хранения электронных документов внутреннего документооборота. Регистрация внутреннего проекта документа осуществляется после подписания его в системе руководителем (подписантом).

Создать новый проект документа можно из ЛК или перейти в соответствующее представление «Внутренние» - пиктограмма «Создать новый документ»

Рисунок 5

Пример исходящего письма:

Раздел «Правовые акты» предназначен для согласования, регистрации и хранения электронных документов - правовых актов участников СЭД;

Раздел «ОГ» («Обращения граждан») предназначен для регистрации и хранения, поступающих на рассмотрение в Администрацию области и органы исполнительной власти области заявлений и жалоб граждан;

Разделы «Личный кабинет» и «АРМ руководителя» предназначены для работы пользователей с электронными документами, организации их рассмотрения и исполнения, а также для работы с отчетами об исполнении электронных документов;

Раздел «Кабинет помощника» предназначен для обработки помощником электронных документов, поступающих руководителю и исходящих от руководителя;

Раздел «Отчеты» предназначен для формирования отчетов об исполнении электронных документов в разделах СЭД;

Раздел «Архив» предназначен для хранения электронных документов внешнего и внутреннего документооборота, работа по которым завершена;

Раздел «Справочники» содержит справочную информацию: список пользователей, список внешних корреспондентов (не являющихся участниками СЭД), список сокращенных наименований участников, типовые маршруты движения проектов правовых актов по согласующим инстанциям.

Поиск документов

В СЭД АПО реализованы два вида поиска документов - это простой поиск и расширенный поиск. Простой поиск позволяет искать документы по одному критерию, что приводит к длительному ожиданию результатов поиска. Строка поиска расположена ниже названия вкладок и папок.

Расширенный поиск позволяет задавать множество критериев для поиска. При этом поиск осуществляется быстрее.

Набор полей для поиска документов

Полномочия пользователей

Полномочия пользователей определяются в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций:

1) Регистратор - пользователь, обеспечивающий первичную обработку и регистрацию входящих и исходящих электронных документов внешнего и внутреннего документооборотов, а также регистрацию правовых актов;

2) Руководитель - руководители Администрации области, заместители Руководителя Аппарата Администрации области, руководители подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области и иных участников СЭД;

3) Помощник - пользователь, в должностные обязанности которого входят вопросы документационного обеспечения Руководителя:

-предварительная проверка поступивших документов на наличие необходимых согласований, связей, вложений;

- проверка проектов документов на соответствие установленным правилам оформления, орфографии и пунктуации;

Важной особенностью помощника руководителя является то, что через него проходит вся корреспонденция, направленная руководителю подразделения.

4) Исполнитель - пользователь, выполняющий подготовку проектов электронных документов для внесения их в СЭД;

5) Контролер - пользователь, выполняющий контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в СЭД.

Один пользователь может иметь несколько ролей в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей.

В случае временной невозможности пользователя осуществлять свои полномочия, его полномочия делегируются другому пользователю. В системе фиксируется выполнение действий в режиме делегирования. В случае использования электронной подписи при делегировании пользователь использует свою электронную подпись.

Взаимодействие пользователей и оператора СЭД АПО

Оператор СЭД осуществляет организационное и методическое обеспечение системы, проводит работы по устранению ошибок, выявляемых в ходе ее эксплуатации, управляет учетными записями пользователей (создание, удаление, изменение, настройка прав доступа к электронным документам), обеспечивает защиту информации, содержащуюся в системе, а также обучает пользователей.

Взаимодействие пользователей и оператора СЭД осуществляется службой технической поддержки оператора системы по интерактивным заявкам в сети Интернет, по электронной почте либо по телефону.

Обеспечение информационной безопасности и применение электронной подписи при работе в СЭД АПО

система электронный документооборот информационный

Обеспечение информационной безопасности при работе в СЭД АПО осуществляется посредством:

- идентификации пользователя при входе в СЭД по уникальной комбинации логина и пароля;

- усиленная квалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой, выдается удостоверяющим центром в порядке, установленном действующим законодательством;

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

- сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

- протоколирования всех действий пользователя.

Личный опыт использования СЭД АПО

С использованием СЭД мною в августе 2015 года были внесены поправки в Положение о Государственном комитете Псковской области по труду и занятости населения, посредством разработки и согласования проекта Постановления Администрации Псковской области. Проект предусматривал расширение полномочий Комитета в частно-государственном партнерстве. Документу был присвоен идентификационный номер, в разделе «Исполнитель» указывались мои данные. Проект постановления прошел начальное согласование, был возвращен Государственно-правовым комитетом АПО на доработку исполнителю.

Каждая стадия прохождения документа по маршруту (4 комитета и более 8 должностных лиц) с соответствующими комментариями, отражалась в разделе СЭД - «Проекты НПА», процесс прохождения документа по маршруту отслеживался мною ежедневно.

Во второй итерации проект нормативно-правового акта прошел все согласования и был подписан главой АПО в лице и.п. Губернатора области Емельяновой В.В. Окончательно документ воплотился и вступил в законную силу в виде Постановление Администрации Псковской области от 04 сентября 2015 г. № 400.

Список использованной литературы

1) Постановление Администрации Псковской области от 20.07.2015 № 336 «О государственной информационной системе «Система электронного документооборота Администрации Псковской области».

2) «Руководство по эксплуатации ГИС «СЭД АПО» Государственное управление по связи и массовым коммуникациям Псковской области.

3) Положение о государственной информационной системе «Система электронного документооборота Администрации Псковской области».

4) Постановление N 397 от 15 октября 2007 г. «О регламенте Администрации Псковской области».

5) Постановление N 260 от 11 июня 2014 г. «О порядке согласования и подписания проектов правовых актов в Администрации области и органах исполнительной власти области».

6) Постановление N 111 от 11 марта 2015 г. «О рассмотрении обращений граждан в Администрации области».

7) Постановления Администрации Псковской области от 04.09.2015 № 400 «О внесении изменений в Положение о Государственном комитете Псковской области по труду и занятости населения».

Размещено на Allbest.ru