Общее управление СУБД MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Бизнес-администрирование»

Отчёт о выполнении лабораторной работы №1

«ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ СУБД MS ACCESS.»

по дисциплине «Компьютерные информационные технологии»

Минск 2016

ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ СУБД MS ACCESS

Цель работы:

· получить начальные навыки работы с СУБД MS Access;

· изучить основные понятия теории баз данных, назначение основных элементов оконного интерфейса;

· приобрести практический опыт модификации существующей базы данных и работы со справочной системой MS Access.

Ход работы

1. Запустила СУБД MS Access. Использовала следующий алгоритм: Пуск - Все программы -Microsoft Office -Microsoft Access 2010.

2. Изучила основные элементы окна СУБД MS Access и их назначение. Результаты можно увидеть на рисунке №1.

Рисунок 1 «Окно СУБД MS Access»

3. Открыла учебную базу данных «Борей». Следующим образом: вкладка Файл- создать- образцы шаблонов- Борей. Видно на рисунке №2.

4. Изучила структуру окна базы данных Борей, назначение основных элементов. Изучила количественный состав объектов БД Борей, их содержание и назначение.

Рисунок 2 «Учебная база Борей»

5. Используя справку MS Access изучила назначение основных объектов БД.

6. Для просмотра всех объектов базы данных щелкнула по Области навигации, находящейся в левой части окна. Появился список основных объектов базы данных. Выбирала в списке пункт Вспомогательные объекты. Открыла таблицу «Клиенты» в режиме Таблицы с помощью двойного щелчка по имени. Затем непосредственным вводом данных в соответствующие поля добавила в таблицу 3 новых клиента. Видно из рисунка №3.

Рисунок 3 «Таблица с тремя добавленными клиентами»

Сохранила введенные данные и перешла в режим Конструктора с помощью вкладки Главная - Режим- Конструктор. Изучила структуру данной таблицы. Сравнила режимы отображения таблицы и закрыла объект. Переименовала таблицу «Клиенты» в «Новые клиенты» используя клавишу F2 в Области навигации. Можно увидеть на рисунке №4. Сохранила открытую таблицу «Новые клиенты» как объект форма, задав ей имя «Покупатели». Использовала при этом вкладку Файл- Сохранить объект как, ввела имя нового объекта, а в поле со списком выбрала тип объекта Форма. Процесс можно увидеть на рисунке №5.

Рисунок 4 «Изменённая область навигации»

Рисунок 5 «Сохранение»

Отсортируйте таблицу Товары по категории. Для этого установите указатель мыши на заголовок соответствующего столбца и щелкните по нему правой клавишей мыши. В контекстном меню выберите пункт Сортировка от А до Я.

Скрыла столбец Описание( щелкнула правой клавишей мыши по его заголовку и выбрала в контекстном меню пункт Скрыть поля). Результат можно увидеть на рисунке №6. Отобразила скрытый столбец, щелкнув правой клавишей мыши по заголовку любого столбца. В контекстном меню выбрала пункт «Отобразить поля». В появившемся диалоговом окне «Отображение столбцов» установила флажок для столбца «Описание», нажмите клавишу Закрыть. Процесс можно увидеть на рисунке №7.

Рисунок 6 «Отсутствие столбца «Описание»»

Рисунок 7 « Работа с контекстным меню»

Используя клавишу Shift выделите первые два столбца и закрепите их, выбрав в контекстном меню команду Закрепить поля. Показано на рисунке №8. Прокрутила таблицу по горизонтали используя клавишу Tab. Отменила закрепление, выполнив команду контекстного меню «Отменить закрепление всех полей».

Рисунок 8 «Выделение и закрепление полей»

С помощью фильтра выделила все строки с Приправами. Для этого выделила в столбце Категория значение Приправы и в контекстном меню выбрала команду «Равно Приправы». Для отмены фильтра выполнила команду «Снять фильтр» с Категория контекстного меню.

Рисунок 9 « Команда «Равно приправы»»

Открыла таблицу «Товары» в режиме Таблицы. Поменяла местами поля «Наименование» и «Категория», предварительно выбрав команду Отменить закрепление всех полей в КЗМ. Результат виден на рисунке №10. Изменить ширину поля «Кол-во в позиции» используя команду Ширина поля в КЗМ. Процесс виден из рисунка №11. Для записей таблицы увеличила высоту строк. Показано на рисунке №12.

Рисунок 10 «Изменение места положения»

Рисунок 11 «Изменение ширины столбца»

Рисунок 12 «Изменение высоты строк»

7. Выбрала категорию объектов «Вспомогательные объекты» и открыла запрос «Закупки товаров». Просмотрела структуру этого запроса в режиме Конструктора, а затем в режиме SQL. Закрыть запрос. Видно из рисунком №13 и 14.

Рисунок 13 «Режим Конструктора»

Рисунок 14 «Режим SQL»

8. Открыла форму созданную в задании 6 под именем «Покупатели». Просмотрела и сравнила структуру отображения формы в режиме Формы и в Режиме Конструктора. Добавить в форму 2 записи. Показано на рисунке №15 и 16.

Рисунок 15 «Первоначальное количество»

Рисунок 16 «С дополнительными записями»

9. Открыла отчет «Телефонная книга клиентов» и изучила его структуру в режиме Конструктора и в режиме Предварительного просмотра. Сравнила результаты отображения отчета в различных режимах.

Рисунок 17 «Режим предварительного просмотра»

Рисунок 18 «Режим конструктора»

10. Изучила взаимосвязи таблиц в базе данных «Борей», воспользовавшись командой Схема данных на вкладке Работа с базами данных. Схема данных видна на рисунке №19.

Рисунок 19 «Схема базы данных»

11. Завершила работу с базой данных «Борей».

Контрольные вопросы

1. Структура окна СУБД MS Access и назначение его основных элементов.

Окно Microsoft Access включает строку меню, панель инструментов и строку состояния. Строка заголовка. Строка заголовка содержит копию пиктограммы и заголовок программыMicrosoft Access, а также кнопки управления этим окном. Строка меню. По умолчанию строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Структура меню зависит от режима работы Microsoft Access. Панели инструментов. В Microsoft Access имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. Microsoft Access позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. Показано на рисунке №20.

Рисунок 20 «Структура окна»

2. Основные понятия теории баз данных: «база данных», «система управления базами данных», «реляционная база данных», «поле», «запись».

База данных - представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов, систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины. Система управления базами данных - совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Реляционная база данных - база данных, основанная на реляционной модели данных. Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства. Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

3. Состав и назначение объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули, страницы доступа.

Таблица - служит для хранения информации, состоит из полей и записей. Между таблицами могут быть установлены связи. Они обеспечивают совместную обработку данных и целостность данных, благодаря им могут вноситься изменения сразу в несколько таблиц. Запрос - это временная, результирующая таблица, структурно она содержит те же элементы, что и базовая таблица. Назначение - извлечение данных из таблиц и других запросов и представление их пользователю в удобном виде. Форма - окна программы, которые можно открыть из главного меню. Это средство отображения данных на экране и управлении ими. Отчет - средство создания выходного документа для вывода на печать. Макрос - программа, содержащая описания последних действий, выполняемая при наступлении события в объекте. Основное назначение макросов -- это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню. Модули - процедуры на языке visual basic. Объект Access Страница доступа к данным является гибридом формы и отчета. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип веб-страниц, предназначенный для просмотра и правки через Интернет или интрасеть данных, хранящихся в базах данных Microsoft Access и SQL Server. Страница доступа к данным может включать также данные из других источников, таких как Excel.

4. Основные приемы работы с существующей базой данных (с таблицами).

Основные приемы работы с объектами базы данных: добавление, удаление, модификация записей в таблице; закрепление столбцов таблицы, их скрытие/отображение, изменение ширины столбцов/высоты строк.

5. Режимы отображения объектов.

Каждую Access-форму можно представить на экране: * в режиме таблицы * в режиме конструктора * в режиме сводной таблицы * в режиме сводной диаграммы * в режиме SQL

6. Изменение размеров и порядка следования структурных единиц.

В окне базы данных нажать на область переходов и там можно изменять представление объектов по: тип объекта, борей, таблицы и связанные представления, дата создания, дата изменения. Можно фильтровать по группам: сотрудники, доставка, новые клиенты, заказы, товары, состояние заказов, сведение о заказе и т.д.

база данные макрос запрос

Выводы

Получила начальные навыки работы с СУБД MS Access. Изучила основные понятия теории баз данных, назначение основных элементов оконного интерфейса. Приобрела практический опыт модификации существующей базы данных и работы со справочной системой MS Access.

Размещено на Allbest.ru