Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Тема:

Информационные технологии в управлении персоналом

Содержание

• Введение
• 1. Структурный системный анализ
• 1.1 Анализ предметной области (объекта исследования)
• 1.2 Описание справочников БД
• 2. Структура таблиц базы данных (в режиме конструктора)
• 3. Инфологическая модель данных
• 3.1 Схема связей между таблицами
• 3.2 Структуры двух запросов (в режиме конструктора) и описание процесса их создания
• 4.Структура отчета (в режиме конструктора) и описание процесса его создания
• 5. Структура отчета (в режиме конструктора) и описание процесса его создания
• Заключение
• Список литературы

Введение

Современные возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового менеджмента, а также новые информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новейших средств сбора, передачи и преобразования информации.

Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность информатизации управления персоналом вполне очевидна.

Цель курсового проекта является изучение информационных систем и технологий управления персоналом, в то числе современного программного обеспечения, которое позволяет оптимизировать процессы кадрового менеджмента.

Задача курсового проекта является анализ информационных систем и технологий управления персоналом, а также преимущества и недостатки современного программного обеспечения, позволяющего оптимизировать процессы кадрового менеджмента.

В данной курсовой работе я исследовала информационные системы и технологии управления персоналом, в чем заключается современное программное обеспечение, позволяющее оптимизировать процесс кадрового управления.

Объектом исследования проекта является автоматизированная информационная система «Отдела кадров Администрации района г. Санкт-Петербурга»

1. Структурный системный анализ

1.1 Анализ предметной области (объекта исследования)

данные база менеджмент кадровый

В данной курсовой работе я разработала базу данных для хранения данных: отдел кадров предприятия Администрации района г. Санкт-Петербурга (включающая в себя данные о сотрудниках и справочник отделов)

Разработка справочника отделов и справочника сотрудников возникает с изучения всевозможных структур компаний и составления на бумаге моделей, в которых устанавливаются обязательные характеристики справочника подразделений и справочника сотрудников с учётом данной структуры.  

Отдел кадров Администрации района г. Санкт-Петербурга имеет представительства в 18 районах: Адмиралтейский район, Василеостровский район, Выборгский район, Калининский район, Кировский район, Колпинский район, Красногвардейский район, Красносельский район, Кронштадтcкий район, Курортный район, Московский район, Невский район, Петроградский район, Петродворцовый район, Приморский район, Пушкинский район, Фрунзенский район, Центральный район.



Каждое рассматриваемое подразделение является самоуправляемым. В штатном расписании каждого подразделения присутствуют должности руководителя, помощника руководителя, а также специалистов, непосредственно оказывающих услуги клиентам (например, в финансовом агентстве - это бизнес-аналитики и финансовые аналитики, в центре аудита и анализа - это бухгалтера и аудиторы, в академии бизнеса - это тренеры и т.д.). В некоторых подразделениях имеются внутренние должности (например, корпоративный юрист, внутренний аудитор, внутренний бухгалтер и т.д.). Такие должности включаются в «макрорегион», так как сотрудники занимаются деятельностью в интересах всей компании. Макрорегиональные затраты распределяются на все подразделения.

1.2 Описание справочников БД

Для справочников были были выделены следующие объекты информации:



Кадровое агентство, Компьютерный центр, PR-агентство и т.д.

Категория, позволяющая оРазмещено на http://www.allbest.ru/

пределить, в чьих интересах работает сотрудник

Наименование.

РукоРазмещено на http://www.allbest.ru/

водитель / сотрудник. Данный параметр полезен для определения уровня заработной платы и уровня премирования.

Уникальный номер должности. Присваивается с учётом подразделения, региона, категории.

Подразделение финансового менеджмента. Цифровой код, содержащий в себе информацию о подразРазмещено на http://www.allbest.ru/

делении и регионе. Как правило, бухгалтерией рассчитываются суммы начислений и выплат (заработная плата, больничные, отпускные, премии и т.п.) по каждому сотруднику в отдельности. Программы, автоматически рассчитывающие эти суммы берут данные из справочника сотрудников. Наличие в бухгалтерской проводке дополнительной контировки ПФМ позволяет в отчётности увидеть фактически сложившиеся затраты в разрезе подразделений и регионов. Например, коллегия адвокатов присутствует в четырёх регионах. Сравнивая процент операционной прибыли от выручки в каждом регионе можно наглядно увидеть, где бизнес более рентабельный, а где необходимо принимать меры по росту выручки или снижению затрат (например, затрат на персонал). Также из отчётности можно увидеть, какой процент от общей выручки компании составляют макрорегиональные расходы. Например, этот процент колеблется от 5 до 7. Данное знание помогает в составлении прогнозов по выручке и расходам (соответственно, в быстром реагировании на изменение ситуации), а также при бюджетировании на следующий год. Одну и ту же должность могут в разное время занимать разные люди, поэтому важно, чтобы контировка ПФМ была привязана к справочнику должностей.

Да / нет. Размещено на http://www.allbest.ru/

Статус для обозначения временных вакансий (на период декретного отпуска)

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТН - Уникальный номер сотрудника.

ПРМ - Размещено на http://www.allbest.ru/

Годовая / квартальная.

ДМД - Признак позволяет сформировать список сотрудников, которым необходимо в определёРазмещено на http://www.allbest.ru/

нное время пройти медосмотр.

ВРМНР - Да / нет. Данный статус позволяет вычленить из общего спискРазмещено на http://www.allbest.ru/

а сотрудников, находящихся в декретном отпуске. При присвоении сотруднику указанного статуса в разделе «Временность» справочника подразделений проставляется статус «Да».

УВ - Да / нет.

Размещено на http://www.allbest.ru/

БА - Да / нет. Сотрудник помимо основной работы проводит семинары или тРазмещено на http://www.allbest.ru/

ренинги в Бизнес Академии, за которые начисляются дополнительные выплаты.

Основным является справочник подразделений, Размещено на http://www.allbest.ru/

поэтому на его основе формируется штат сотрудников. Справочник сотрудников - подчинённый. Ключевым полем в главном справочнике выбран код должности (КД).

2. Структура таблиц базы данных (в режиме конструктора)

Создание таблиц в режиме конструктора состояло из двух этапов. На первом этапе определялась структура таблиц: состав полей, имена, последовательность размещения, тип данных каждого поля, размер поля, ключи и другие свойства. На втором этапе происходило заполнение таблиц данными.

В справочнике подразделений содержится 8 полей. В качестве имён полей присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля являются обязательными для ввода. Пустых строк не может быть.

Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.

Для полей «Вакансия» и «Временность» выбран «Логический» тип данных, так как данные здесь могут принимать только одно из двух возможных значений: «Да» или «Нет».

В качестве элемента управления для вывода полей в формах выбран флажок.

Ключевым полем в справочнике подразделений является код должности (КД). Это простой ключ, состоящий из одного поля. Как и все текстовые поля «Код» является обязательным для заполнения, пустые строки не разрешаются для ввода. Совпадения значений кода в нескольких полях исключается (статус «Да (совпадения не допускаются)» в строке «Индексированное поле»).



В справочнике сотрудников содержится 23 поля. В качестве имён полей также присвоены буквенные коды. В свойствах полей в разделе «Подпись» указаны наименования, которые выводятся в формах. При необходимости эти наименования можно изменить, при этом кодировка поля останется прежней.

Все поля кроме поля «Код» являются необязательными для ввода. Они заполняются по мере необходимости. На вкладке «Общие» в строке «Обязательное поле» выбрано значение «Нет», в строке «Пустые строки» - значение «Да».

Большинству из полей выбран тип данных «Текстовый», так как информация, которую предполагается в них размещать может принимать самые разнообразные значения.

В разделе «Описание» указаны краткие описательные комментарии к полям.



Для полей «ДР» (Дата рождения) и «ДМД» (дата последнего медосмотра) выбран тип данных «Дата/время», так как предлагаемые варианты формата поля наиболее подходят варианту введения и отображения.

В поле «Оклад» выбран денежный тип данных. Формат поля - с разделителями разрядов, число десятичных знаков - 2. Таким образом, введённые суммы будут иметь вид - 10 000,00.



В трёх последних полях тип данных «Логический»

Набор возможных значений в данных полях ограничивается одним из вариантов: «Да» или «Нет». Элементом управления для вывода этого поля в формах является флажок.

3. Инфологическая модель данных

3.1 Схема связей между таблицами

Связь между таблицами установлена по типу одно-многозначной связи (1:М). Ключом связи является код должности (КД) как наиболее уникальный идентификатор, позволяющий любую должность любого подразделения в любом регионе соотнести с конкретным человеком. Одну и ту же должность может занимать несколько человек, но в разное время (исключение - декретный отпуск).

Для того, чтобы создать данный тип связи в справочнике сотрудников были заполнены все возможные значения поля Код (в соответствии с имеющимися данными из справочника подразделений). Остальные поля остались не заполненными. Информация в них будет заноситься по мере необходимости (приём новых сотрудников на работу).

Установленный тип связи позволяет обеспечить целостность данных: в таблицу «Справочник сотрудников» невозможно добавить запись с несуществующем в «Справочнике подразделений» значением ключа связи; в «Справочнике подразделений» невозможно удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в «Справочнике сотрудников»; изменение значений ключа связи в «Справочнике подразделений» приведёт к изменению соответствующих значений в записях «Справочника сотрудников».

Установление связи с поддержанием целостности даёт еще ряд преимуществ: каскадное обновление и каскадное удаление связанных данных. При изменении значения в поле связи «Справочника подразделений» автоматически изменяются значения в соответствующих полях в подчинённых записях «Справочника сотрудников». При удалении записи из «Справочника подразделений» автоматически удаляются подчинённые записи в «Справочнике сотрудников».

После установления связи между таблицами появилась возможность из справочника подразделений просматривать данные по сотрудникам, занимающим конкретную должность.

Содержание таблиц

Таблица 1

PR-подразделение	Регион и район	Должность	Категория
Академия Бизнеса	Санкт-Петербург	Адвокат	Дирекция
Дирекция	Приморский район	Аудитор	Руководитель
Кадровое агентство	Кировский район	Бизнес-аналитик	Сотрудник
Коллегия адвокатов	Выборгский район	Бухгалтер
Компьютерный центр	Колпинский район	Внутренний аудитор
Финансовое агентство		Внутренний бухгалтер
Цент аудита и анализа		Внутренний тренер
Центр информационной безопасности		Генеральный директор
Центр маркетинговых исследований		Главный бухгалтер
		Дизайнер
		Инженер
		Копирайтер
		Корпоративный менеджер по подбору персонала
		Корпоративный юрист
		Маркетолог
		Менеджер по внутренним коммуникациям
		Менеджер по подбору персонала
		Менеджер по связям с общественностью
		Начальник ИТ отдела
		Начальник отдела внутреннего аудита
		Начальник отдела по персоналу
		Начальник юридического отдела
		Помощник Генерального директора
		Помощник руководителя
		Руководитель центра
		Специалист Service desk
		Специалист по гарантированию доходов
		Специалист по ERP-системам
		Специалист по информационной безопасности
		Специалист по корпоративной безопасности
Продолжение табл. 1
		Специалист по управлению фродом
		Тренер
		Финансовый аналитик

Код - уникальный номер должности. Не может повторяться несколько раз, в том числе для идентичных должностей в одном подразделении одного региона.

ПФМ - подразделение финансового менеджмента. Цифровой код, содержащий в себе информацию о подразделении и регионе. Создан по следующей маске:

XXXXYYYY

где XXXX - признак региона, YYYY - признак подразделения.

Таблица 1.2

XXXX	YYYY
1000 - Санкт-Петербург	0001 - Центр аудита и анализа
1010 - Приморский район	0002 - Коллегия адвокатов
1020 - Кировский район	0003 - Финансовое агентство
1030 - Выборгский район	0004 - Кадровое агентство
1040 - Колпинский район	0005 - Центр маркетинговых исследований
	0006 - Компьютерный центр
	0007 - Академия бизнеса
	0008 - PR-агентство
	0009 - Центр информационной безопасности
	0010 - Дирекция

1) Вакансия - да / нет. Флажок установлен в вакантных должностях.

2) Временность - да / нет. Флажок установлен по временным вакансиям.

Справочник подразделений наполнен следующими данными:

1) Табельный номер - уникальный номер сотрудника. Имеет вид 17XXXXXXX. Присваивается по порядку по мере принятия сотрудников на работу без учёта подразделений, регионов и должностей. Не может повторяться.

2) ФИО сотрудников.

3) Дата рождения.

4) Пол.

5) Гражданство.

6) Удостоверяющий документ - паспортные данные.

7) Адрес регистрации - адрес прописки.

8) ИНН.

9) Номер ПФР.

10) Номер банковской карты - зарплатная карта.

11) Код - уникальный номер должности. Повторяет код из Справочника подразделений.

12) Должность. Повторяет должность из Справочника подразделений.

13) ПФМ. Повторяет ПФМ из Справочника подразделений.

14) Оклад.

15) Система оплаты.

16) Общий стаж работы.

17) Премия.

18) Дата последнего медосмотра.

19) Временно не работает - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, находящихся в декретном отпуске.

20) Увольнение - да / нет. Флажок установлен у уволившихся сотрудников.

21) Бизнес Академия - да / нет. Флажок установлен у сотрудников, принимающих участие в деятельности Академии.

Каждое из полей справочника сотрудников несёт описательный характер.

3.2 Структуры двух запросов (в режиме конструктора) и описание процесса их создания

На основе таблиц созданы два запроса: «Количество вакансий» и «Медосмотры 2015».

Суть первого запроса в том, чтобы сформировать в удобном виде данные по количеству вакантных должностей во всех подразделениях всех регионов. Запрос построен по типу однотабличных запросов.

Для его создания через функцию «Конструктор запросов» была выбрана таблица «Справочник подразделений», в которой содержится вся необходимая информация. В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, должностям и регионам. В качестве групповой операции выбрана «Группировка», которая сворачивает поля с идентичными условиями в одну строку. В поле «Сортировка» выбран параметр «По возрастанию», благодаря чему данные располагаются в алфавитном порядке. Следующим этапом в бланк запроса добавлено поле «Вакансия». Это сделано дважды: в первом случае задаётся функция Count, которая считает количество строк в поле «Вакансия», во втором случае задаётся условия отбора необходимых для подсчёта данных. В нашем случае это количество строк со значение «Да». Для выведения в форму небуквенного значения поля «Вакансии» через «Окно свойств» было задано имя «Количество вакансий».

Суть второго запроса: вывести список сотрудников, которым необходимо в течение текущего года пройти медосмотр. Запрос построен по типу многотабличного запроса на выборку.

Для его построения необходима информация из обоих справочников. Обе таблицы добавлены в область схемы данных запроса. Между таблицами уже установлена одно-многозначная связь.

В столбцы бланка запроса добавлены поля по подразделениям, регионам, должностям, фамилиям, именам и отчествам сотрудников (из разных справочников). Также добавлены поля «Дата последнего медосмотра», «Увольнение» и «Временно не работает». В первом поле задано условие, согласно которому в выборку попадут даты ранее 01.01.2010 (т.е. сотрудники, проходившие медосмотр до 2010 года). В двух других поля задано условия «Нет», согласно которому из выборки исключаются уволившиеся и временно не работающие сотрудники. Условия этих полей должны учувствовать в формировании выборки, но они не должны выводиться в саму форму, для этого в строке «Вывод на экран» галочки сняты.

4. Результаты запросов

Таблица с количеством вакансий в разрезе подразделений, регионов и должностей, является результатом первого запроса. С учетом временных вакансий , всего выведено 59 должностей.

Список сотрудников, проходивших последний раз медосмотр до 2010 года, является результатом второго запроса, без учёта уволившихся и временно не работающих - составляет 18 человек

Структура отчета (в режиме конструктора) и описание процесса его создания.

Отчёт «Медосмотры 2015» создан через «Мастер отчётов» на основе запроса «Медосмотры 2015».

В форму отчёта были выведены все имеющиеся в запросе поля.

5. Структура отчета (в режиме конструктора) и описание процесса его создания

Отчёт «Медосмотры 2015» построен через «Мастер отчётов» на основе запроса «Медосмотры 2015».

В форму отчёта были выведены все поля имеющиеся в запросе.

В качестве вида представления выбрана двухуровневая структура. На верхний уровень выведены поля «Подразделение», «Регион», «Должность». На крайнем уровне - всё остальное.

В режиме конструктора в структуру таблицы была внесена корректировка. Поля «Регион» и «Должность» размещены на нижнем уровне, чтобы упростить зрительное восприятие отчёта.

В том числе заголовок отчёта с автоматически присвоенный программой был изменен на данные виды заголовков: «Справочник подразделений» на «Медосмотры 2015».

В режиме макета отчёта внесены изменения в положение данных относительно друг друга. Наименования регионов отсортированы по алфавиту. Изменена ширина столбцов «Регион», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Отчество». Даты медосмотров выравнены по левому краю.

Заключение

В данной курсовой работе объектом исследования проекта является автоматизированная информационная система «Отдела кадров Администрации района г. Санкт-Петербурга».

В данной курсовой работе я разработала базу данных для хранения данных: отдел кадров предприятия Администрации района г. Санкт-Петербурга (данные о сотрудниках и справочник отделов)

Результатом является готовый к презентации отчёт на 1 страницу со списком лиц, выбранных по заданным выше условиям. В котором указаны ФИО лиц работающих в отеле кадров, адрес проживания и подразделение. Дата последнего прохождения медосмотра, так же указаны районы отделов кадров.

Список литературы

1. Бекаревич Ю.Б. Пушкина Н.В. СУБД Access для Windows 95 в примерах. - СПб.: BHV - Санкт-Петербург, 1997. - 400 с., ил.

2. Пфлегинг Н. Управление на основе гибких целей вне бюджетирования: как превзойти конкурентов в XXI веке. - М.: «БЕЛЫЙ ГОРОД», 2009. - 280 с.

3. Фуфаев Э.В. Базы данных: Учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - Издательский центр «Академия», 2005. - 320 с.

4. Экономика и проектирование информационных систем. - СПб.: Питер, 1998.-340 с. 3. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. - М.:

5. Финансы и статистика, 1996. - 239 с. 4. Вейскас Джон. Access 7.0 для Windows. - СПб.: Питер, 2003. - 850 с. 5. Рик В. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1999.- 411 с. 6. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.:

6. Финансы и статистика, 2001. - 368 с. 7. Джонс Эдвард, Джонс Джарел. Access 97 Книга ответов. - СПб.: Питер, 1998. . 8. Зегжда Д.П., Ивашко А.М.

7. Гипертексты в экономике. Информационная технология моделирования. - М.: Финансы и статистика, 1997.

Размещено на Allbest.ru

...