Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат на тему: «Система «Летограф»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота»

Содержание

Введение

1. Основные функции систем электронного документооборота

2. Достоинства системы ЛЕТОГРАФ

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Система ЛЕТОГРАФ - это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, позволяющий организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и различные специализированные управленческие задачи. ЛЕТОГРАФ - гибкий, производительный и надежный программный продукт, поддерживающий сложнейшие бизнес-процессы и обработку любых видов документов.

Уникальная архитектура системы ЛЕТОГРАФ, включающая корпоративный портал, интеграционную платформу, хранилище документов и данных, системы описания, моделирования и управления бизнес-процессами и потокового ввода документов, позволяет создать персональное рабочее пространство для каждого сотрудника организации и предоставить доступ к информации, необходимой для эффективной работы.

1. Основные функции систем электронного документооборота

С технической точки зрения, предметная область, которую автоматизируют средства документооборота, крайне проста. Если смотреть «по-крупному», любая система документооборота - это всего лишь хранилище неструктурированных документов. Поэтому все системы без исключения реализуют следующие функции и могут быть охарактеризованы по следующим основным параметрам:

- централизованное хранение документов,

- возможности карточки документа,

- обеспечение безопасности,

- возможность хранения версий,

- поиск по хранилищу документов,

- различные уведомления в ходе процесса обработки документа,

- маршруты и задания пользователям,

- интеграция с электронной почтой,

- возможность архивирования устаревших документов,

- распределенная структура хранилища,

- удобный интерфейс,

- сканирование и распознавание документов,

- техническая поддержка [2, c. 18].

Централизованное хранение документов

Суть данного функционала - возможность предоставления актуальной информации любому пользователю системы. При хранении документов в локальных папках на компьютерах пользователей невозможно собрать актуальные данные, поэтому система хранит документы в специализированной базе данных.

При анализе СЭД стоит поинтересоваться форматом хранения. Зрелая СЭД хранит данные либо в базе данных, либо в специализированном хранилище, которое обеспечивает целостность данных. Выбирайте систему, которая использует уже имеющиеся в организации технологии. Их поддержка будет существенно проще, нежели поддержка новых.

Возможности карточки документа

Как правило, документы, которые управляются СЭД, являются неструктурированными. Точнее, сама система не имеет представления о том, какую информацию содержит файл. Файл может быть документом MS Office или чертежом CAD, архивом с разнородной информацией и т.п.

Для того, чтобы структурировать документы в СЭД, для каждого документа создается карточка документа. Карточка документа структурно описывает содержание документа. Одна карточка, как правило, может содержать несколько файлов. Это очень удобно, т.к. позволяет группировать файлы по смыслу в одной карточке и не заводить несколько карточек.

Т.к. в системе может присутствовать несколько видов документов, которые описываются различными атрибутами, система должна позволять создавать несколько различных карточек. Например, конструкторская документация существенно отличается по атрибутам от входящего бухгалтерского документа.

Некоторые системы содержат только заранее созданный один или несколько видов карточек документов и не предоставляют возможностей расширения набора атрибутов существующих и создания новых видов. Нельзя сказать, что подобные системы плохи по определению, но выбирать их надо с большой осторожностью, предварительно проанализировав потребности организации [3, c. 44-45].

Обеспечение безопасности

Любая коллективная работа с общим ресурсом подразумевает наличие безопасности. Безопасность нужна для разделения доступа к документам в зависимости от роли, которую играет пользователь системы. Как правило, СЭД предоставляет возможность настройки ролевой безопасности, но некоторые системы до сих пор дают настраивать только персональную безопасность, что не очень удобно с точки зрения сопровождения. Добавление нового пользователя или же добавление новой папки в структуру документов становятся достаточно серьезной задачей - приходится для каждого пользователя прописывать безопасность.

При выборе СЭД стоит уделить внимание не столько наличию системы безопасности (любая СЭД предоставляет подобную функциональность), сколько - удобству настроек данной безопасности. Например, некоторые СЭД предусматривают только укрупненное деление хранилища на несколько зон ответственности (при этом в каждой зоне задаются общие правила доступа группам пользователей). На такой модели безопасности довольно сложно настроить работу крупного предприятия [4, c. 15-16].

2. Достоинства системы ЛЕТОГРАФ

Сегодня ведущие мировые и российские производители представляют на IT-рынке немало решений, включающих в себя тот или иной блок функционала для управления корпоративной информацией. Однако западные решения традиционно отличают высокая стоимость лицензий и внедрения, длительные сроки доработки под конкретные задачи и низкая степень интеграции с имеющимися на предприятии решениями, а российские системы пока не обладают должной широтой функционала, охватывающего вышеперечисленные концепции.

"ЛЕТОГРАФ.Основа" - web-ориентированное решение. Система устанавливается на сервере, доступ к системе осуществляется через web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. При регистрации документа ответственный сотрудник создает в системе ЛЕТОГРАФ регистрационную карточку, в которую заносятся сведения о документе. Поля карточки могут формироваться значениями из справочников, справочники можно изменять и дополнять непосредственно из карточки документа. Документу автоматически присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном (правила нумерации настраиваются). Карточки связаны между собой перекрестными ссылками. Ссылки на связанные карточки документов могут формироваться автоматически или вручную.

Решение, предлагаемое компанией «ЛЕТОГРАФ», в значительной степени уникально.

1. В системе ЛЕТОГРАФ реализованы все современные концепции управления корпоративной информацией, что позволяет организовать эффективное выполнение задач специализированного документооборота в организациях любого размера и отраслевой принадлежности.

2. Система предоставляет универсальный инструментарий для управления бизнес-процессами крупных и средних организаций.

3. Лежащая в основе системы интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ. Ансамбль способна решить все современные задачи интеграции приложений и обеспечения межсистемного взаимодействия. Внедрение ЛЕТОГРАФ в среднем занимает порядка 3 месяцев, а создание решения, отвечающего требованиям конкретного заказчика, осуществляется без дополнительного программирования.

К достоинствам системы ЛЕТОГРАФ можно отнести и тот факт, что она разрабатывалась в тесном сотрудничестве со специалистами ВНИИДАД и полностью соответствует всем требованиям, которые институт предъявляет с точки зрения стандартов делопроизводства и архивного дела.

«Использование стандартов позволяет использовать накопленный опыт и реализовать лучшие практики выполнения работ, поэтому в базовой версии ЛЕТОГРАФ существуют настроенные документы и шаблоны документов, соответствующие требованиям ВНИИДАД», -- поясняет Елена Шелястина. Помимо следования рекомендациям ВНИИДАД, разработчики системы ЛЕТОГРАФ учитывали и требования международных стандартов организации делопроизводства, в том числе стандарта ISO 15489, американского стандарта DoD 5015.2 и европейских требований MoReq.

Преимущества решения ЛЕТОГРАФ для специализированного документооборота.

Следуя признанным мировым концепциям управления информацией и придерживаясь требований российских и международных стандартов в области документоведения, разработчики ЛЕТОГРАФ создали систему, способную решить все возможные задачи специализированного документооборота на всех горизонтальных и вертикальных сегментах рынка.

1. В рамках концепции управления корпоративным содержанием (ECM) система ЛЕТОГРАФ может стать основой разнообразных решений, масштаб которых зависит от размера компании:

* систем ДОУ;

* служб сбора и обработки информации;

* служб сервиса и поддержки;

* информационных порталов;

* баз знаний, библиотек, хранилищ с возможностью быстрого поиска и анализа информации.

Ключевые преимущества предлагаемых решений по сравнению с конкурирующими программными продуктами -- скорость реализации решения, высокая производительность и надежность в сочетании с низкими требованиями к ресурсам, каналам связи и квалификации пользователей. Модуль электронного документооборота системы ЛЕТОГРАФ обеспечивает возможность быстрого поиска необходимой информации. На основе компонента «Корпоративный портал» возможно создание портальных решений любого масштаба и любой сложности. Для средних предприятий важны минимальные сроки внедрения решения, адаптация к быстро меняющимся условиям бизнеса и минимальная стоимость владения. Эффективное управление корпоративной информацией способствует улучшению управляемости организации, повышению эффективности взаимодействия и качества работы сотрудников, а также обеспечивает прозрачность бизнес-процессов.

2. Модуль управления бизнес-процессами системы ЛЕТОГРАФ реализован в соответствии с концепцией BPM и обеспечивает:

* создание наглядных информационных моделей с обратной связью;

* управление потоками работ;

* управление бизнес-процессами в реальном времени;

* анализ и моделирование решений для интеграции корпоративных приложений и повышения эффективности бизнеса.

Преимущества модуля управления бизнес-процессами-- работа с информацией от уровня модели до уровня представления конечным пользователям (от стратегии деловой активности до услуг сервис-ориентированной архитектуры) и динамическое моделирование процессов.

3. Платформа ЛЕТОГРАФ. Ансамбль -- один из ключевых компонентов системы -- решает задачи интеграции корпоративных приложений (концепция EAI) и обеспечивает:

* интеграцию IT-инфраструктуры: создание единого информационного пространства организации путем представления документов различных информационных систем в виде документов ЛЕТОГРАФ;

* решение классических задач интеграции приложений -- координации данных и мониторинга бизнес-активности;

* взаимодействие с существующими информационными системами для филиалов, дочерних предприятий и организаций;

* интеграцию бизнес-приложений [6].

Система ЛЕТОГРАФ поддерживает прямой и файловый ввод данных, обеспечивает обработку информации различной степени подготовленности, детализации и структуры, а также интеграцию всех потоков в рамках единой информационной модели. Интеграционная платформа позволяет реализовать сквозные бизнес-процессы и обеспечивает возможность работы в реальном времени. летограф электронный документооборот управленческий

В настоящее время решения ЛЕТОГРАФ для организации специализированного документооборота функционируют как в государственных, так и в коммерческих структурах. Систему ЛЕТОГРАФ выбрали телекоммуникационные компании, проектные и финансовые организации. Применяется система и для реализации функций классического «рутинного» документооборота.

Управление документами в системе Летограф осуществляется при помощи:

Возможности настройки применяемых карточек документов

Все карточки документов могут быть изменены без программирования, кроме того без ограничений могут добавляться новые системные виды полей (числа, даты, файлы), а также новые сущности (справочники, классификаторы, маршруты и т.п.).

Автозаполнение и выбор из справочников

Для упрощения работы специалистов, система предусматривает неограниченное количество справочников. Для снижения вероятности ошибки, введен механизм предикативного, т.е. автоматического подбора слова из справочника по первым введенным буквам.

Возможность связывания документов

Возможность установления связи между документами позволяет просматривать содержание основного и связанных документов в одном окне.

Маршрутизация документов

Каждой карточке документа присваивается своя схема обработки, которая может быть как «жёсткой» (документ согласуется предопределённым списком сотрудников), так и «свободной» (документ может быть отправлен любому из заинтересованных сотрудников).

Просмотр истории изменений документа

В каждой карточке электронного документа фиксируется история его изменений. Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность просмотра даты и автора внесённых изменений, реквизитов, значения которых были отредактированы.

Настройка импорта/экспорта карточек документов

Импорт и экспорт карточек документов в/из форматы MS Word, MS Excel способствует быстрому переносу информации из внешних баз данных в ЛЕТОГРАФ.

Подписка на документы

Подписка на документы позволяет осуществлять мониторинг изменений документа посредством уведомлений, высылаемых на электронный адрес сотрудника.

Средства поиска документов

ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность быстро найти нужный документ по одному из известных реквизитов.

Работа с электронно-цифровыми подписями

Любой документ или карточку документа можно подписать при помощи ЭЦП [5].

Подводя итоги, можно сказать, что система ЛЕТОГРАФ - это многофункциональная система управления документами, позволяющая регистрировать и обрабатывать документы любой структуры, используя при этом современные механизмы быстрого ввода и классификации информации. Сохранность информации обеспечивается возможностью просмотра всех изменений, происходящих с документами.

Заключение

Залог успеха решений ЛЕТОГРАФ для организации специализированного документооборота -- принципы, которыми руководствовались разработчики системы. Функциональные возможности ЛЕТОГРАФ основаны на ключевых современных концепциях управления корпоративной информацией: в системе реализованы модули, реализующие функции традиционного документооборота и решающие задачи интеграции корпоративных приложений и управления бизнес-процессами организации. При разработке системы специалисты компании опирались на методологические требования ВНИИДАД и на международные стандарты в области документоведения. Подобный подход позволил компании ЛЕТОГРАФ предложить универсальный программный продукт, способный удовлетворить потребности любых организаций, работающих на всех вертикальных рынках.

В настоящее время компания «ЛЕТОГРАФ» совместно со своими партнерами ведет разработку типовых решений для различных отраслей. Создание подобных решений позволит оптимизировать схему работы со средними и малыми компаниями, заинтересованными в максимально быстром внедрении системы и запуске ее в промышленную эксплуатацию. Вертикальные решения будут основаны не только на опыте, приобретенном в ходе реализации отраслевых проектов, но и на анализе существующих потребностей бизнеса в целом и конкретных его отраслей.

Список использованной литературы

1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. 1997. №1.

2. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. 1997. №1.

3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. М., 2001. 204 с.

4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело. 2001. №3.

5. http://www.crmdaily.ru/276-upravlenie-dokumentami.html.

6. http://www.letograf.ru/letograf/site/about/info/20070310/09_03_2007.html.

7. http://www.npsod.ru/rus2/experts/document8254.phtml.

Размещено на Allbest.ru