Основы автоматизации кадрового учета и ее реализация в 1С Бухгалтерия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета

1.1 АРМ бухгалтера, как составляющая комплексной автоматизации кадрового учета

1.2 Необходимое программное обеспечение для автоматизации деятельности бухгалтера

1.3 Формирование и предоставление бухгалтерской документации в электронном виде

2. Основы автоматизации кадрового учета и ее реализация в 1С Бухгалтерия

2.1 Сущность комплекса задач по автоматизации кадрового учета

2.2 Характеристика бизнес-процессов по кадровому учету

3. Автоматизация кадрового учета в 1С Бухгалтерия

3.1 Технология автоматизации кадрового учета

3.2 Формирование отчетности по участку автоматизации кадрового учета

Заключение

Список использованных источников

Приложение



Введение

В настоящее время тема автоматизации является одной из самых актуальных для многих организаций. Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения бизнес - задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности компании в целом.

Одним из важных источников снижения издержек и затрат предприятия и оптимизации методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией являются информационные системы.

Любая компания при выборе технологий, способствующих повышению производительности и росту бизнес-показателей, ориентируется на следующие ключевые аспекты:

- затраты

- безопасность

- простота использования

Основные преимущества, которые получает заказчик автоматизированной системы:

- легкий, быстрый и четко разграниченный доступ к информации для любого сотрудника предприятия;

- простота и точность формирования любой отчетности о деятельности организации;

- возможность оперативного получения информации о состоянии дел на предприятии, что позволяет руководству принимать более взвешенные и обоснованные решения;

- улучшение порядка и качества работы компании в целом, что делает ее привлекательней, как для сотрудников, так и для потенциальных клиентов.

Актуальность темы заключается в том, что потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Объектом исследования является автоматизированный кадровый учет.

Целью исследования является изучение автоматизации кадрового учета.

Для реализации данной цели в работе были поставлены следующие задачи:

-изложить теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

-рассмотреть основы автоматизации кадрового учета в программе «1С: Бухгалтерия»;

-описать технологию автоматизации кадрового учета.

В работе применены методы анализа, группировки, сравнения и обобщения.

Источниками исследования являются труды отечественных и зарубежных авторов по проблемам автоматизации кадрового учета.



1. Теоретические аспекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета

1.1. АРМ бухгалтера, как составляющая комплексной автоматизации кадрового учета

Деятельность работников сферы управления (бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, плановиков, технологов, руководителей, конструкторов и т.д.) в настоящее время ориентирована на использование развитых технологий. Организация и реализация управленческих функций требует радикального изменения как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают персональные компьютеры. Они все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (экономист, технолог, руководитель и т.д.) выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

АРМ создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, -- наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

-простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

-простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

-компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

-высокую надежность и живучесть;

-сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) - это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных в целях получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

АРМ бухгалтера - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций учета при выполнении бухгалтером своих профессиональных функций.

В общем виде АРМ бухгалтера модно рассматривать как проблемно ориентированную (специализированную) диалоговую человеко-машинную систему, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач.



1.2 Необходимое программное обеспечение для автоматизации деятельности бухгалтера

Работа бухгалтерии любой фирмы сводится не только и не столько к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.

Термин бухгалтерские программы требует некоторого пояснения. Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: план счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д. При вводе первичных документов в такие системы большая часть бухгалтерских проводок генерируется автоматически.

Ажиотажный спрос на вычислительную технику и, следовательно, на программное обеспечение привел к появлению многочисленных фирм и просто отдельных разработчиков, которые создавали программы автоматизации отдельных участков бухучета без методической проработки и комплексного подхода.

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так. Пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

Одной из первых таких разработок была программа «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь). Позже появились пакеты программ «Турбо-бухгалтер» (фирма «Диц», г. Москва), «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие. В то же время начали разрабатываться программы для предприятий среднего бизнеса и бюджетных организаций (ЦИТ «Парус»), крупных предприятий с большой номенклатурой материальных ценностей (фирма «Инфософт»).

Современное состояние рынка программ автоматизации бухгалтерского учета определяется потребностью комплексного учета и анализа финансовой деятельности всего предприятия. На первый план выходят крупные многопользовательские системы, основанные на современных системах связи и обработки информации, которые позволяют коллективу бухгалтеров вести одновременно взаимосвязанные участки учета, а руководству предприятием возможность дают оперативного доступа к достоверной информации и принятию компетентных управленческих решений.

По результатам анкетирования ведущих российских фирм - разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (с учетом регионов - около 200 независимых фирм) занимаются, по их собственной оценке, разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. На самом деле достаточно хорошо апробированных и известных пакетов не более двух - трех десятков. В первую очередь это тиражируемые («коробочные») и тиражно- заказные программные продукты. Приведем несколько наиболее известных и популярных российских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант -Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика - Парус» (серия программ «Галактика» и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо - бухгалтер»), «Интеллект - сервис» (серия «БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»), «Информатик» («Инфо - бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега» (серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).

Фирма «1С», система «1С: Бухгалтерия». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс». В базовый комплект поставки входит некоторый набор заполняемых форм первичных документов, которые при необходимости (как правило так и бывает) можно перенастроить, изменить форму и алгоритм заполнения.

Для этого надо воспользоваться внутренним макроязыком, освоение которого требует некоторой квалификации. В целом программу «1С: Бухгалтерия» можно отнести к подклассу инструментальных систем для квалифицированного бухгалтера малого предприятия, поскольку она требует некоторой настройки для дальнейшего индивидуального пользования. Хотя базовые компоненты недоступны пользователю, функциональные конфигурации, написанные на встроенном языке, полностью доступны для модификации. Это предоставляет пользователям возможность быстро и эффективно модифицировать конфигурацию, с которой работает предприятие, вводить в нее новые задачи, документы, системы учета, подстраиваться под изменение законодательства. Для этого, конечно, требуется работа программистов, знающих встроенный язык среды"1С:Предприятие" и ее систему взаимосвязанных компонентов.



1.3. Формирование и предоставление бухгалтерской документации в электронном виде

Система электронного документооборота - это совокупность программных и технических средств, а также организационных мер, обеспечивающих передачу отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) между организациями и налоговыми органами, Пенсионным фондом России (ПФР) и Фондом социального страхования РФ (ФСС РФ).

При использовании электронного документооборота конфиденциальность отчетной информации обеспечивает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это отменяет необходимость дублирования отчетов на бумаге (с реальной подписью), так как ЭЦП имеет полную юридическую силу в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде предусмотрена для налоговой отчетности и отчетности в ПФР и ФСС. Для бухгалтерской отчетности такой обязанности не возникает, поэтому сдачу бухгалтерской отчетности в электронном виде все организации осуществляют на добровольной основе.

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговую отчетность в электронном виде обязаны представлять налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, вновь созданные организации, у которых численность работников изначально более 100 человек, а также крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.

В пункт 4 статьи 80 "Налоговая декларация" Налогового Кодекса РФ (НК РФ) Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ было внесено уточнение о том, что составление декларации в электронном виде предполагает использование только телекоммуникационных каналов связи (ТКС).

Таким образом, со 2 сентября 2010 года, даты вступления изменений в НК РФ, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте) не может считаться сданной в электронном виде.

Указанным законом была введена новая статья 119.1 "Нарушение установленного способа представления налоговой декларации (расчета)", согласно которой за нарушение порядка представления налоговой отчетности введена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб.

Согласно п. 2 Порядка представления отчетности в электронном виде, утвержденного Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169, участниками электронного документооборота являются:

налогоплательщик (или его представитель);

налоговый орган;

специализированный оператор связи.

Таким образом, для сдачи отчетности по ТКС необходимо заключить договор со специализированным оператором связи (СОС), который предоставит налогоплательщику программное обеспечение и ЭЦП.

В обязанности СОС входит оказание комплекса услуг, связанного с предоставлением и обновлением программного обеспечения для отправки отчетности по ТКС, обеспечение конфиденциальности информации и поддержка актуальных форматов налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности.

Налогоплательщик может заключить договор с любым СОС, который имеет лицензии Минсвязи России на право предоставления услуг телематических служб и ФСБ России на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, осуществления деятельности по распространению шифровальных средств и по техническому обслуживанию шифровальных средств.

При отсутствии вышеперечисленных лицензий у оператора связи должны быть договор с организацией или договоры с организациями, имеющими соответствующие лицензии.

Предоставление отчетности в электронном виде

Преимущества:

исключение ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы и форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;

существенная экономия времени: отправить отчетность можно в любое время, не зависимо от времени работы налоговых инспекций и почты;

налогоплательщик оперативно получает информацию о доставке и приеме отчетности налоговым органом, при этом сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;

минимизация технических ошибок, которые могут возникнуть при обработке информации налоговым органом.

Недостатки:

необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);

ограничение к доступу сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;

необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа.



2. Основы автоматизации кадрового учета и ее реализация в 1С Бухгалтерия

2.1 Сущность комплекса задач по автоматизации кадрового учета

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным.

Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике, в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета: повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций; повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников; обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое состояние сотрудника; обеспечение безопасности хранения информации; обеспечение многопользовательской работы.

Задачу автоматизации кадрового учета на предприятии можно разбить на три основные подзадачи: подсистема хранения информации; подсистема оформления кадровых документов; подсистема получения отчетности. Подсистема хранения исходной или другими словами условно-статической информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для пользователя форме информации о основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими. Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. автоматизация кадры бухгалтерский учет

Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация. Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер. Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически.

Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий. Кроме основных можно выделить вспомогательные данные, которые служат дополнительными признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки.

Если объекты дополнительной информации имеют сложную структур, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.



2.2. Характеристика бизнес-процессов по кадровому учету

Бизнес-процесс -- это чёткая последовательность действий, при выполнении которой достигается поставленная цель или получается ожидаемый результат.

У любого бизнес-процесса есть ожидаемое время выполнения. И если квалифицированный работник выполняет какое-то действие в течение 10 минут, а другой работник выполняет его в течение 30 минут, то любой работодатель вправе ожидать, чтобы и второй работник выполнял точно такой же процесс за те же самые 10 минут.

Ожидать, что каждый пришедший на работу человек, сразу же, в полном объёме, будет соответствовать ожидаемым требованиям -- это очень смелый расчёт. В реальном мире такое бывает крайне редко и не во всех сферах деятельности. Поэтому и существуют такие инструменты управления персоналом, которые называются «Описание бизнес-процессов».

На самом деле, это не сложно проверить, чтобы убедиться в том, что «это все и так знают», но почему-то не применяют. Если пройтись на выбор по 10 организациям с численностью персонала до 50 человек, то скорее всего ни в одной из них не будет ни одного чётко прописанного бизнес-процесса.

Маршрутная форма и проверочный список, хоть и являются точными последовательностями шагов и действий, выполняемых разными сотрудниками организации, немного различаются. Они составляются таким образом, чтобы даже новичок, ещё не вошедший до конца в курс дела, но точно выполняющий предписанные действия, справился с поставленной задачей в относительно ожидаемый срок.

Когда в компании высокая текучка кадров, то чтобы обеспечивать поддержание определённых стандартов в выполнении поставленных задач, требуется точное описание бизнес-процессов.



3. Автоматизация кадрового учета в 1С Бухгалтерия

3.1 Технология автоматизации кадрового учета

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

Прием на работу;

Увольнение с работы;

Кадровые перемещения;

Формирование отчетов по кадрам (приложение).

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > Прием на работу в организацию).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице достаточно подробны.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица.

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации, достаточно выбрать физическое лицо в справочнике Физические лица, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации. Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды (рисунок 1).



Рисунок 1. Сотрудники организации

Как видно, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица. Например, здесь нет информации об НДФЛ, об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице - их можно перенести в справочник Сотрудники организаций, выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц - вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций, данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица, а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных (рисунок 2).



Рисунок 2. Личные данные

В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку Начисления.

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата. В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации.

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется Оклад по дням. В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На рисунке 3 можно видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням.



Рисунок 3. Начисление организации

Руководитель решил переместить сотрудника на должность менеджера. Рассмотрим, как для этих целей можно использовать документ Кадровые перемещения организаций (Кадры > Кадровые перемещения организаций).

Документ Кадровые перемещения организаций используется в тех случаях, когда нужно зарегистрировать, собственно, кадровые перемещения сотрудников, изменения в оплате труда или в других условиях.

Создадим новый документ Кадровое перемещение организаций. По структуре он очень похож на вышерассмотренный документ приема на работу. По крайней мере, табличная форма вкладки Работники (рисунок 4).

Рисунок 4. Кадровое перемещение

Увольнение сотрудника с работы в системе кадрового учета можно выполнить при помощи документа Увольнение из организации (Кадры > Увольнение из организации).

При увольнении сотрудника нужно заполнить табличную часть (рисунок 5)

Рисунок 5 Заполнение документа Увольнение из организации

Заполним поле Работник на основании справочника Сотрудники, в поле Дата увольнения введем дату увольнения работника, в поле Прекращать стандартные вычеты установим флажок, а в поле Основание - выберем основание для увольнения. Это поле требует некоторого внимания. Оно заполняется на основе справочника Основания для увольнений из организации.

Этот справочник нужно заполнить - либо предварительно, либо при вводе информации об увольнении сотрудника. Обычно основания для увольнения из организации укладываются в рамки Трудового Кодекса Российской Федерации. В системе предусмотрено автоматическое заполнение справочника Основания для увольнений из организации на основе специально подготовленного списка пунктов ТК РФ. Для того чтобы подобрать данные из этого списка, достаточно нажать на кнопку Подбор в форме справочника, выбрать нужную строку, и, сделав по ней двойной щелчок, подтвердить выбор основания для увольнения.

Документ Увольнение из организации может выводить печатные формы №Т-8 и №Т-8а (рисунок 6 и 7).

Рисунок 6. Форма №Т-8

Рисунок 7. Форма №Т-8а



3.2 Формирование отчетности по участку автоматизации кадрового учета

Отчеты по кадрам можно найти в уже известном вам меню Кадры. Например - это личная карточка работника по форме№Т-2 (Кадры > Личная карточка Т-2), отчет Список работников (Кадры>Список работников организации (рисунок 8, 9, 10, 11).

Рисунок 8. Документы учета кадров

Рисунок 9. Сотрудники организаций



Рисунок 10. Форма Т-2

Рисунок 11. Плановые начисления



Заключение

В неавтоматизированной системе ведения кадрового учета обработка данных легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы в компьютерной системе кадрового учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Отдел кадров - это место, куда стекается информация о рабочих предприятия. В отделе кадров содержится информация о людях, работающих на данном предприятии. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.

Но информация это еще не все. В постоянно изменяющихся условиях нужно особое внимание уделить динамике изменения информации и наиболее быстрому доступу к ней. Не следует забывать и об удобстве и простоте пользования полученными данными. Время обработки информации иногда может превышать время ее получения, что ведет к замедлению принятия решения. Сейчас это особенно актуально в отделах кадрах работающих по старинке, где теряется время на поиск нужной информации о рабочих.

Все вышеперечисленное практически невозможно себе представить без применения современных средств, сбора и обработки информации. Именно с использованием вычислительной техники достигаются высокие результаты в скорости получения информации и удобства работы с ней. Весь этот процесс перехода от старых принципов работы к информационным технологиям называется автоматизацией.

Персональный компьютер уменьшает время выполнения операций и при наличии специального программного обеспечения возможно выполнение некоторых функций в автоматическом режиме. Отсюда, экономия времени и людских ресурсов. Кроме этого, при разработке специального программного обеспечения для конкретного предприятия можно предусмотреть ряд специфических функций, которые ещё более облегчают работу сотрудникам отдела кадров.

Автоматизация отделов кадров позволяет решить следующие проблемы:

Исключить ошибки при неправильном вводе,

Исключить ошибки при подведении итогов,

Исключить задержки при обработке данных.

-Свести к минимуму документы на бумажных носителях,

и многое другое.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму. Уменьшить количество промежуточной документации. Появляется возможность за считанные секунды подготовить распечатки документов для предоставления их в соответствующие государственные органы.



Список использованных источников

1. Артюхин Р.Е., Маклева Г.И. Новый план счетов бюджетного учета. - М., 2015. - 147 с.

2. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2014. - 521 с.

3. Бухгалтерский учёт: Пособие для переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров / Под ред. Климова Г.А.- М. : Бератор-Пресс, 2013. - 321 с.

4. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии // Бухгалтерский учет. - №5. - 2014. - С. 14-18

5. Викторова Н.А. Электронный документ вместо бумажного // Бюджетный учет. - №7. - 2015. - С. 58-59

6. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2014. - 177 с.

7. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М. : Альфа-пресс, 2014. - С. 24-28

8. Жукова Т.И. С чего начать? Выбор и установка информационной системы в компании // Бухгалтер и компьютер. - №5. - 2013. - С. 47-49

9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. - М.: «Инфра-М», 2014. - 417 с.

10. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело. - 2015. - №3. - С. 76-81

11. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело. - 2015. - № 4. - С. 34-36

12. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело. - 2015. - №8. - С. 4-18

13. Основы бухгалтерского учёта / Под редакцией Печерской Г.А. -М. : Приор-издат, 2015. - 257 с.

14. Скребкова Ж.Р. Автоматизированная система бухгалтерского учета в информационной системе предприятия // Все для бухгалтера. - № 22. - 2014. - С. 57-59

15. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финансы и статистика, 2015. - 654 с.

16. Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере // Бухгалтер и компьютер. - №2. - 2014. - 421 с.



Приложение. Начало работы в «1С:Бухгалтерия» по расчету зарплаты

Размещено на Allbest.ru

...