Анализ системы управления в рекламной группе "Брянский неон"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО

Брянская государственная сельскохозяйственная академия

Экономический факультет

Направление подготовки 230700 - Прикладная информатика

ОТЧЕТ

О ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

ПО КАФЕДРЕ

ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ

Брянск - 2016 г.



Содержание

Введение

1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

2. Анализ информационной системы на предприятии

3. Формализованное описание документооборота

Заключение



Введение

Производственная практика является одной из неотъемлемых частей подготовки квалифицированных специалистов всех специальностей, в том числе и «Информационных систем и технологий». Во время прохождения практики происходит закрепление и конкретизация результатов теоретического обучения, приобретение студентами умения и навыков практической работы по избранной специальности и присваиваемой квалификации.

Основной целью практики является практическое закрепление теоретических знаний, полученных в ходе обучения. Основным результатом данной работы является отчет о прохождении практики, в котором собраны все результаты деятельности студента за период прохождения практики и анализ основных показателей управления в организации.

Задачи учебно-ознакомительной практики:

-ознакомиться с учредительным документом - уставом, утвержденным учредителем компании, должностными инструкциями;

-изучить структуру организации;

-ознакомиться с организацией и выполняемыми функциями и обязанностями работников предприятия;

-рассмотреть особенности работы менеджера отдела по работе с клиентами

На практике осуществляется сбор информационного материала для выполнения отчета по производственной практике.

Данный отчет состоит из введения, заключения, списка литературы и основной части, которая в свою очередь, состоит из перечня ознакомительных вопросов, по которым проводилась основная работа.

Для практики была выбрана рекламная компания «Брянский неон», которая занимается наружной, транспортной рекламой, изготовлением сувенирной продукции, дизайнерскими услугами и др.

1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Предприятие «Рекламное агентство Брянский неон» с юридическим названием «ООО «Брянский неон»», работает в сфере «Дизайн рекламной продукции».

Рекламное агентство «Брянский неон» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим законодательством в целях удовлетворения потребностей населения, хозяйственных обществ, товариществ, организаций и предприятий в товарах, услугах, получения прибыли от эффективного использования собственных и привлеченных средств.

Рекламное агентство «Брянский неон» действует на рынке рекламы г. Брянска с 1993 г.

Расположено по адресу: г. Брянск, пр-т Станке-Димитрова, 7.

Форма собственности - Общество с ограниченной ответственностью, которое является самостоятельным юридическим лицом, и ответственность держателей интереса на право собственности по долгам и обязательствам общества ограничена суммой внесенного капитала. РА «Брянский неон» действует на принципах самоокупаемости и самофинансирования, выполняя задачи, определенные учредительными документами.

Предметом деятельности РА «Брянский неон» является:

-подготовка и размещение рекламы, в том числе с использованием собственных рекламоносителей (размещение рекламы в прессе и средствах вещания, организация наружной рекламы, спортивной рекламы, рекламы на транспорте и т.д.), стимулирования сбыта и организация мероприятий в сфере связей с общественностью;

-разработка и внедрение имиджа и фирменного стиля граждан, предприятий и организаций;

-выполнение дизайнерских, художественно-оформительских, фотографических, архитектурно-проектных и научно-исследовательских работ;

-изготовление рекламной продукции;

-оказание информационных, маркетинговых, методических, сбытовых, посреднических и других услуг;

-организация и проведение выставок, презентаций, конкурсов, фестивалей, семинаров, массовых представлений;

-поиск, отбор и продюсирование исполнителей и художественных коллективов, а также продюсирование телевизионных и радиопередач, организация спонсорства;

-купля-продажа всех видов движимого и недвижимого имущества; организация торговли и внешнеэкономическая деятельность;

-телевизионное и радиовещание, издательская деятельность;

-осуществление сбора и распределения коммерческой и экономической информации.

В настоящее время РА «Брянский неон» специализируется на производстве наружной рекламы и реализации комплектующих материалов для изготовления наружной рекламы.

Стратегической задачей деятельности рекламного агентства является управление имиджем каждого клиента. Грамотное планирование и анализ плюс исключительно качественная пошаговая реализация - вот основа создания репутации и, в конечном итоге, продвижения бизнеса.

Решение этих задач помогает достигнуть основных целей, поставленных перед агентством в период его образования.

Организационная структура фирмы представлена на рисунке 1.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Согласно вышеприведенной схеме полномочия и ответственность распределяется следующим образом:

1. Генеральный директор фирмы является лицом заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества.

2. Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции:

-поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК);

-формировать и документировать рабочие инструкции;

-разрабатывать программы оценки качества;

-осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок;

-осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции.

3. Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы.

4. Технический директор координирует и систематизирует работу группы развития, сервисного отдела и технического отдела.

5. Группа развития выполняет следующие функции:

-устанавливать отношения с организациями по сертификации;

-отслеживает изменения систем стандартов;

-взаимодействие с потребителями по вопросам качества продукции;

-представляет предприятие в организациях по сертификации продукции;

6. Сервисный отдел занимается консультацией клиентов по поводу эксплуатации готовой продукции, и ее гарантийного обслуживания.

7. Технический отдел производит сборку персональных компьютеров, по желанию заказчика, используя комплектующие поставщиков.

8.Отдел кадров осуществляет работу с кадрами.

Проанализируем основные финансово - экономические показатели деятельности предприятия за последние 3 года.

Начинать анализ финансовых результатов предприятия необходимо с анализа реализации (таблица 1).

Таблица 1. Динамика экономических показателей ООО «Брянский неон» за 2013- 2015 гг.

Показатели	2013	2014	2015
	тыс. руб.	уд. вес, %	тыс. руб.	уд.вес, %	темп роста, %	тыс. руб.	уд. вес, %	темп роста, %
1.Выручка от продаж	5 479	100	22 949	100	418,8	26717	100	116,4
2. Себестоимость проданных товаров	4873	89	21 012	91,5	431,2	24 336	91	115,8
3. Коммерческие расходы	378	7	1 293	5,6	342	1 278	4,8	98,8
4. Управленческие расходы	-	-	322	1,5	-	500	1,8	155,2
3.Прибыль от продаж	228	4	322	1,4	141,2	594	2,4	184,4

Несмотря на рост выручки от продажи товаров в абсолютном выражении в структуре финансовых результатов ООО «Брянский неон» наибольший удельный вес приходится на себестоимость продукции, однако данный показатель в 2015 г. снизился на 0,5 %. При этом стоит также отметить снижение удельного веса в выручке от продаж коммерческих расходов, а также снижение этого показателя в абсолютном выражении. В то же самое время растут управленческие расходы, в 2015 г. они возросли на 55,2 %, что связано с увеличением расходов на содержание предприятия (заработная плата управленческого персонала, командировочные расходы).

Резкий рост выручки от продаж в 2014 г. обусловлен реорганизацией деятельности предприятия, открытием нескольких новых точек продаж.

При этом рост прибыли от продаж в 2014 г. составил 41,2%, а в 2015 - 84,4 %, что можно оценить положительно.

Рынок рекламных услуг в целом можно оценить числом рекламных агентств (в настоящее время в г. Брянска успешно функционирует около 150 организаций). Размер рынка, на котором функционирует РА «Брянский неон», в денежном выражении оценить трудно, так как на настоящий момент отсутствуют однозначные данные. В настоящий момент, наблюдается активный рост регионального рынка рекламы. Доля занимаемого компанией рынка растет медленнее самого рынка, что может привести к его потере в будущем.

Очень многое в деятельности рекламного агентства как предприятия сферы услуг, зависит от профессионализма менеджера по работе с клиентами. Менеджеры играют важную роль в представлении имиджа компании, поскольку при встрече с ними клиенты формируют мнение об агентстве. В связи с этим компания заботится о повышении квалификации и профессиональном росте своих сотрудников и систематически организует обучающие семинары и тренинги. Обеспечивается рост и развитие перспективных работников в целях формирования единой управленческой команды, в том числе проводится работа с молодыми специалистами. Назначение на руководящие должности квалифицированных специалистов, зарекомендовавших себя, и тщательный отбор претендентов на рабочие места - все это является дополнительным существенным фактором успеха агентства.

Для оценки рисков рекламодателя и выработки решений по управлению ими разработано методическое обеспечение и соответствующий программный комплекс. Он позволяет моделировать риски рекламодателя при различных условиях. По результатам моделирования на объективной основе обеспечиваются оценки рисков и рекомендации по управлению ими. В качестве основных исходных данных выступают функция потерь рекламодателя и статистические данные о показателе эффективности рекламной кампании. информационный система менеджер документооборот

Практическая реализация стратегии приемлемого риска может быть основана только на количественной оценке ущерба рекламодателя. В связи с очевидной нецелесообразностью и практической невозможностью проведения натурных экспериментов было осуществлено численное моделирование с помощью специально разработанного программно-методического обеспечения, представляющего собой взаимосогласованные методику и прикладную программу. В основу указанной методики были положены результаты теоретического анализа рекламной деятельности как инвестиционного процесса со случайным исходом операции, а также обобщение проведенных ранее автором численных экспериментов. Прикладная программа, функционирующая в среде Mathcad, реализует алгоритмы методики, обеспечивая также анализ полученных результатов и их визуализацию. В процессе моделирования риска рекламодателя, результаты которого приведены в настоящей статье, в широких диапазонах изменялись основные характеристики (параметры), определяющие эффективность рекламной кампании в условиях случайного характера получаемого впоследствии дохода. К таким переменным элементам моделей были отнесены:

-вид функции распределения получаемого дохода;

-математическое ожидание величины дохода;

-величина среднеквадратического отклонения дохода;

-вид функции риска рекламодателя;

-размер уровня окупаемости рекламной кампании (фактически рекламный бюджет).

Необходимо отметить, что при проведенном моделировании применялись стандартные законы распределения (нормальное, экспоненциальное, равномерное), хотя программа обеспечивает численное моделирование риска рекламодателя и при любых иных распределениях, которые могут быть построены при обработке фактического (статистического) материала. Аналогичная открытость обеспечивается и для других элементов моделей рисков рекламодателя. Такой подход, заложенный при разработке методики и соответствующей программы, поддерживает универсальность используемых инструментов и качество результатов в широком диапазоне изменения исходных данных.

В связи со сложностью решаемой задачи предусмотрено использование следующих элементов информационных технологий:

-программного продукта Mathcad для реализации численных алгоритмов;

-программного продукта MS Excel для накопления числовых исходных данных, необходимых для работы алгоритмов, а также для вывода отдельных результатов расчетов;

-программного продукта «Касатка», предназначенного для стратегического планирования рекламной кампании как составной части комплекса маркетинга и комплексной обработки информации для задач учета и контроля;

-сетевых средств и протоколов обмена.

2. Анализ информационной системы на предприятии

В организации ООО «Брянский неон» имеется различное оборудование. Оно подразделяется на офисную оргтехнику и профессиональное оборудование в цехе.

Офис оснащен следующей оргтехникой:

-компьютеры, 7 шт.

-принтер-ксерокс, 3шт.

-сканер, 1шт.

Цех:

-печатное оборудование для широкоформатной печати, 1шт

-оборудование для «постпечатной» обработки , 1шт

-лазерное оборудование для резки твердых материалов, 1шт

-режущий плоттер, 1шт

-полиграфическое оборудование, 1шт

-«постпечатное» оборудование для полиграфии, 4шт.

-инструменты для монтажа (перфораторы, шуруповерты и т.д.)

Локально-вычислительная сеть предприятия построена по технологии Ethernet с использованием маршрутизаторов ZyXEL GS-4024F и ASUS AX- 112W по топологии «дерево с активными узлами» (рис. 2).

Рисунок 2. Структурная схема локальной сети организации.

В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5 категории (100BASE-TX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.

В сети выделено 2 сегмента:

-серверный сегмент;

-пользовательский сегмент.

Доступ в Интернет организован по выделенной линии по технологии ADSL со скоростью до 10 мбит/сек.

В качестве ADSL-модема используется D-Link DCM-202.

В состав серверной фермы входят следующие серверы:

файловый;

сервер баз данных;

почтовый сервер;

сервер управления.

В качестве аппаратной основы серверов используются решения от IBM - сервера модели x3550 Express.

На компьютерах установлены следующие программы: Операционная система Windows 7, Офисная программа Microsoft Office 2010, Антивирус Kaspersky Internet Security. В них входит набор программ, полностью обеспечивающий все необходимые операции при работе рекламного агентства.

Windows 7 -- это выбор организаций, которые хотят в полном объеме использовать возможности вычислительной техники. Предоставляя передовые возможности, например поддержку беспроводных сетей и услуги удаленного помощника, Windows 7 устанавливает новый уровень эффективности и надежности в обработке данных.

Новые возможности, отсутствующие в предыдущих версиях операционной системы Windows:

Поддержка беспроводных сетей

Автоматическое подключение к беспроводной сети как дома, так и на работе, либо в общедоступных точках с помощью простой в использовании функции, не требующей настройки. Кроме того, самая современная технология безопасности помогает защитить данные при работе с беспроводными сетями в любом месте и в любое время.

Более высокая производительность и совершенная многозадачность

Одновременное выполнение нескольких программ -- даже наиболее требовательных к вычислительным ресурсам -- и по-прежнему быстрый отклик системы на команды. С установленной Windows 7 переносной компьютер быстрее, чем когда бы то ни было раньше, переходит в ждущий или спящий режим и возвращается обратно в рабочее состояние, при этом поддерживается высокая эффективность и стабильность работы.

Windows Messenger

Обмен мгновенными сообщениями с сотрудниками и клиентами. Всегда точная информация о наличии собеседника в сети. Возможность выбора типа сообщений -- текстового, речевого или видео -- с прежде недоступным высоким уровнем качества.

Удаленный рабочий стол

Простой доступ к настольному компьютеру с другого компьютера, работающего под управлением Windows 95 или более новой версии Windows. Обеспечивается доступ ко всем данным, файлам и программам, даже если вы находитесь за пределами офиса.

Удаленная поддержка

Теперь ваш друг или ИТ-специалист (ИТ -- информационные технологии) может помочь вам справиться с проблемами, связанными с компьютером, или обучить вас новым технологиям, независимо от того, где они находятся -- в одной с вами комнате или в другом городе.

Графический интерфейс на основе задач

Благодаря более понятному интерфейсу и новым визуальным подсказкам, можно быстро и легко обращаться к наиболее часто выполняемым задачам.

Надежность профессионального уровня

Организовав работу на базе Windows XP, вы будете всегда уверены в надежности и работоспособности системы. Созданная на основе проверенной операционной системы Windows 2000, Windows XP отличается повышенной надежностью и обладает возможностями, которые облегчают восстановление системы при возникновении проблем.

Microsoft Office 2010

Подробное описание

-Microsoft Office Word 2010 позволяет пользователю создавать и использовать профессионально оформленные документы, соединяя набор средств создания документов с простым в использовании интерфейсом.

-Microsoft Office Excel 2010 - это популярная многофункциональная программа, позволяющая анализировать информацию для принятия более обоснованных решений.

-Microsoft Office PowerPoint 2007 позволяет быстро создавать красочные, движущиеся презентации, объединяя защищенный рабочий поток и удобные способы совместного использования этих сведений.

-Microsoft Office Publisher 2010, русская версия, упрощает для пользователей самостоятельное создание и распространение эффективных маркетинговых материалов.

-Microsoft Access 2007 позволяет специалистам по работе с информацией вести таблицы данных и составлять по ним отчеты, используя усовершенствованный интерфейс и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете в виде списков, допускающих проверку и резервное копирование.

Системные требования

-Компьютер и процессор с частотой не ниже 500 мегагерц (МГц)

-Память ОЗУ не менее 256 мегабайт (МБ)

-Место на жестком диске 2 гигабайт (ГБ). Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета.

-Устройство чтения дисков устройство чтения компакт-дисков или DVD-дисков

-Экран с разрешением не менее 1024x768

Kaspersky Internet Security - это оптимальное решение для защиты компьютера. Продукт содержит все необходимое для безопасной работы в интернете - от признанных во всем мире антивирусных технологий до самых передовых разработок в сфере информационной безопасности.

-Проверка файлов, веб-страниц, почтовых и ICQ-сообщений

-Блокирование ссылок на зараженные и фишинговые веб-сайты

-Проактивная защита от неизвестных угроз, основанная на анализе поведения программ

-Контроль работы программ и ограничение их доступа к важным областям ОС и личным данным пользователя

-Доступ к паролям, логинам и другим личным данным - только для доверенных программ

-Защита от хакерских атак, обеспечение безопасности беспроводных соединений

-Защита от спама и фишинга в почтовых программах

-Блокирование баннерной рекламы на веб-страницах

-Родительский контроль (ограничение использования интернета детьми)

-Самозащита антивируса от попыток выключения со стороны вредоносного ПО

-Регулярные и экстренные обновления - всегда актуальная защита компьютера

3. Формализованное описание документооборота

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) возник уже давно и не ослабевает, но, несмотря на более чем десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты завершаются успешно. Среди причин неудачи можно выделить следующие: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта со стороны сотрудников организации. Но самой главной причиной, пожалуй, остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

На этапе сбора и накопления информации рекламодателя о рекламных агентствах и рекламного агентства о рекламодателе, СМИ и других субъектах рекламной деятельности важную роль играют презентационные пакеты документов.

В процессе управления учреждением требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим и физическим лицам. Рассмотрим документооборот РА «Брянский неон» (рис. 3).

Рисунок 3. Технологическая схема движения документов



Состав презентационной папки:

-лицензии, сертификаты, дипломы;

-проспекты, буклеты;

-прайс-листы (очень важная составляющая).

Контракт или договор - документ, определяющий права и обязанности сторон в процессе разработки, создания и распространения рекламы. Чем более он конкретен, тем меньше риск возможных конфликтов.

Договор имеет порядковый номер, который фигурирует в банковских документах и переписках.

-Предмет договора - перечень услуг, включая перечень всех этапов работ.

-Перечень предметов рекламы и их характеристика.

-Срок договора.

-Сумма договора.

-Условия платежа.

-Порядок и сроки предоставления исходных данных.

-Порядок и сроки предоставления отчетов о рекламных мероприятиях.

-Условия ответственности сторон за нарушение сроков выполнения условий договора.

-Форс-мажор.

-Прочие условия, которые рекламодатель и рекламист считают нужным предусмотреть.

-Почтовые и банковские реквизиты.

-Специальный пункт об изменении или расторжении договора.

Формализация необычайно важна (оплата брака, качество доработки).

Упрощенная форма договорных отношений (традиционные работы - СЧЕТ).

Оплата работ.

-Наличный расчет (приходный кассовый ордер).

-Безналичный расчет (платежное поручение).

Следующий документ - БРИФ, в котором формулируются цели и описывается техническое задание. (Пожелания клиента и его надежды на результат).

На базе медиа-БРИФа составляется бланк-заказ на медиапланирование, который аналогично тому, как и договор, подписывается заказчиком.

Бланк-заказ?

-Сведения о заказчике (Виза директора).

-Сведения о тираже.

-Сроки исполнения.

-Даты базовых этапов производственного цикла.

-Вид изделия.

-Вид печати.

-Материал, цвет.

-Сведения об оригинал-макете.

-Формат издания.

-Масштаб при выводе.

На базе бланка-заказа проводится медиа-обсчет, в котором рассчитывается бюджет рекламной компании, составляется график размещения рекламной продукции в СМИ, календарный план проведения рекламной кампании. Документы визируются заказчиком. После этого этапа вся ответственность лежит на заказчике, то есть на базе БРИФов составляются медиа план, оригинал-макеты, эскизы, тексты.

Следующий важный документ на этапе проектирования и производства - бланк сопровождения заказа, составляемый рекламным агентством.

Завершение работ сопровождается актом сдачи приемки выполненных работ, подписанный обеими сторонами. В случае аргументированного несогласия заказчика по факту выполненных работ составляется ведомость с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения. После завершения работ документы хранятся у рекламодателя и у рекламного агента в течение одного года после выхода последней рекламной продукции.

Перечень документов (архив)?

-Договор или счет.

-Бланки-заказы на производство и размещение рекламы.

-БРИФы.

-Сценарии, рекламные тексты, макеты с подписями клиентов.

-Графики размещения рекламных материалов.

-Календарный график рекламной кампании.

-Утвержденный бюджет.

-Эфирная справка.

-Акт сдачи приема выполненных работ.

-Доверенность на право получения продукции и накладная.

-Платежное поручение, которым заказчик оплатил работу по безналичному расчету, либо приходный кассовый ордер, в случае если работы оплачены наличными денежными средствами в кассу.



Заключение

Место прохождения производственной практики - одно из предприятий сферы услуг, осуществляющее рекламную деятельность - общество с ограниченной ответственностью рекламное агентство «Брянский неон».

Для изучения и анализа системы управления в рекламной группе «Брянский неон» были изучены организационно-экономические особенности деятельности предприятия. В процессе прохождения практики были сделаны следующие выводы, и рекомендации:

1. Организационная структура ООО «Брянский неон» является одной из самых распространенных и простых типов линейно-функциональная. Вся полнота власти в руках руководителя - генерального директора.

Плюсами такой структуры являются:

-простое построение;

-оперативность и точность управленческих решений;

Наряду с плюсами существуют и минусы, такие как:

-концентрация власти в управляющей верхушке;

-сильная загрузка средних уровней управления.

На наш взгляд, руководству ООО «Брянский неон» необходимо задуматься над совершенствованием организационной структуры управления предприятием. По нашему мнению, необходимо принять менеджера по персоналу. Это позволит генеральному директору более продуктивно организовывать работу предприятия. А также создать отдел маркетинга, что позволит наиболее эффективно исследовать новые рынки сбыта продукции, данный отдел возьмет на себя работу по изучению потребностей потребителей, разработке конкурентной, ценовой политики, тогда менеджеры смогут полноценно заниматься своей работой, а это в свою очередь положительно скажется на работе всего предприятия в целом.

Размещено на Allbest.ru

...