Технические средства управления как составляющая современного офиса, классификация и терминология

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

по информатике

Технические средства управления как составляющая современного офиса, классификация и терминология

Выполнила:

Шохова Кристина

Содержание

1. Технические средства управления, основные понятия

2. Принципы и классификация технических средств управления

3. Функциональная классификация технических средств и систем оптимизации управленческих процессов

4. Технические средства управления как составляющая современного офиса, классификация и терминология

1. Технические средства управления, основные понятия

Основные причины, которые подталкивают нас использовать новые технические средства и технологии:

1. Лавинообразный рост объема управленческой документации;

2. Невозможность эффективного использования документной информации в условиях традиционных технологий;

3. Возрастание ценности оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений.

Предпосылки:

1. Наличие общих принципов структурного построения любой организации;

2. Использование однотипных управленческих технологий: в частности-технологии принятия решений;

3. Использование стандартных делопроизводственных операций;

4. Общие структуры документной информации (использование стандартных видов и разновидностей документов, реквизитов и т. д.);

5. Формально логический характер управленческих, делопроизводственных операций.

Технические средства управления (ТСУ) (принято называть средствами оргтехники) - технические средства, применяемые для оптимизации управленческого труда. Раньше трактовали в двух аспектах:

1. в широком - всю технику;

2. в узком - копировальную, транспортную и т. д.

Сегодня оргтехника - это вся техническая аппаратура.

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к., для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций.

Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов.

Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е., сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

2. Принципы и классификация технических средств управления

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации - документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств. В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип.

Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов…

Носители информации: носители информации на бумажной основе не светочувствительные, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.).Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника, принтеры, графопостроители, специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования, диазокопирования, средства электрофотографического копирования, средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, средства микрографии, средства изографического копирования (дубликаты), машины для гектографической (спиртовой) печати, машины для трафаретной (ротаторной) печати, оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры), машины и устройства листоподборочные и сортировальные, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертов скрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки, адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины, машины для уничтожения документов (шредер), агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.), вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.), картотеки и картотечное оборудование, тележки для транспортирования документов, лифтовое оборудование, транспортеры и конвейеры, пневматическая почта, оборудование для хранения носителей информации,

Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи, средства и системы телеграфной связи, средства и системы факсимильной передачи информации, электронная почта.

Банковская оргтехника: машины для чета купюр, детекторы валют, машины для упаковки банкнот, банкоматы.

Другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная, оборудование служебных помещений специализированное, оборудование и приборы для исследования условий труда. Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. Изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

3. Функциональная классификация технических средств и систем оптимизации управленческих процессов

Издержки функционирования АТК в виде таких вредных влияний на среду, как искажение параметров сети электроснабжения, искажение информации, электромагнитные поля должны быть сведены к допустимому по стандартам минимуму, а технологические отходы переработаны в полезную продукцию.

Готовая продукция должна соответствовать требованиям стандарта по качеству, производиться за минимально короткое время при минимальном потреблении энергии. Исполнительные механизмы оснащаются индивидуальными электроприводами с электродвигателями, управляемыми преобразователями УП, программируемыми микроконтроллерами приводов КП. Совместную работу приводов и механизмов, входящих в состав технологического агрегата, координирует микроконтроллер КТ.

Координацию совместной работы агрегатов технологического комплекса выполняет один из микроконтроллеров КТ или специализированный персональный компьютер ПК, входящий в состав станции оператора СО. Через магистральный преобразователь МП осуществляется связь АТК с распределенной системой управления технологическим процессом.

Микроконтроллеры (далее контроллеры) взаимодействуют через коммуникационную связь, структура которой в соответствии с существующими стандартами по индустриальным сетям средств вычислительной техники может быть различной. Контроль агрегатов и управление ими могут осуществляться с периферийных пультов операторов ПО. Компьютерные системы управления электроприводами, механизмами, технологическими агрегатами и комплексами выполняются по единой идеологии с гибким варьированием аппаратных и программных средств. В общем случае в состав систем входят: программируемые контроллеры, модули интеллектуальной периферии, системы визуализации и обслуживания, средства коммутаций, программаторы (ПГ), персональные компьютеры. Контроллеры могут иметь разную конструкцию, но всегда предусматривается возможность варьирования их конфигураций благодаря применению устройств расширения и периферийных модулей.

Основой контроллера является центральный блок, содержащий центральный процессор и блок питания.

В зависимости от задач автоматизации на системной шине контроллера могут монтироваться различные периферийные модули: цифровых и аналоговых вводов/выводов, предварительной обработки сигналов, коммуникационных процессоров.

Предусматривается возможность варьирования разных типов центральных процессоров, блоков питания, периферийных модулей. Для объектов, требующих повышенной надежности работы, используются контроллеры, состоящие из двух или трех центральных блоков с процессорами резервного действия. Программа пользователя для таких контроллеров такая же, как и для обычных.

Модули интеллектуальной периферии решают специальные задачи пользователя по измерению, оценке, регулированию, стабилизации, позиционированию и др.

Они «интеллектуальны», так как -обладают собственными процессорами и решают самостоятельно в реальном времени специализированные задачи управления.

Их периферийность определяется тем, что с управляемым процессом они непосредственно связаны через собственные вводы/выводы, благодаря чему центральный процессор не перегружается и за необходимое время выполняет собственные задачи.

Системы визуализации и обслуживания включают в себя средства от простых дисплеев до информационных систем. Получили распространение следующие системы:

- панели оператора, предназначенные для отображения управляемого процесса, ввода и вывода данных и наладки, содержат дисплеи и клавиатуру, конструктивно размещенные в одном корпусе;

- программируемые терминалы, представляющие собой электролюминесцентные графические терминалы с активным экраном, на котором можно гибко менять клавиатуру;

- локальные системы визуализации и обслуживания с различными функциональными возможностями и интегрированные в другие системы (представляют собой автоматизированные рабочие места АРМ на базе ПК);

- центральные системы визуализации и обслуживания с высокими функциональными возможностями, расширяющимися от АРМ до скоординированных многопользовательских и многотерминальных систем.

Программаторы и ПК используются в системах визуализации и обслуживания, а также для подготовки, отладки и записи программ в контроллеры. В соответствии с задачами программно-логического и непрерывного управления, диагностирования, контроля состояния функциональных узлов оборудования, отображения информации об управляемом процессе имеется стандартное программное обеспечение в виде функциональных блоков, обеспечивающих решение частных задач и органично встраиваемых в программы пользователя.

Программы-драйверы решают задачи сопряжения контроллеров со стандартной периферией, другими контроллерами и компьютерными средствами автоматизации в коммуникационной сети.

В функциональные блоки входят программные пакеты, реализующие типовые функции, например:

- арифметические, тригонометрические, логарифмические, показательные, обработки логических цепей, преобразования массивов данных и др.;

- регулирования электромагнитных, механических и технологических переменных, реализации стабилизирующего, следящего, каскадного, модального и адаптивного управления, коррекции и компенсации нелинейностей, сглаживания, реализации непрерывных, шаговых и импульсных регуляторов;

- наблюдения, отображения и обслуживания для локальных и центральных систем, выдачи важных сообщений о процессе и об ошибках, группирования сообщений и отображения обобщенных сообщений, включения прерывистой и непрерывной световой и звуковой сигнализации;

- предварительной обработки сигналов в виде подготовки данных, обработки сообщений и прерываний, счета, дозирования, измерения скорости, пути, температуры и др.;

- служебные для обмена данными между центральным процессором контроллера и модулями коммутационного процессора, предварительной обработки сигналов и памяти, имитации объекта управления и отработки алгоритмов управления.

4. Технические средства управления как составляющая современного офиса, классификация и терминология

Теоретические сведения технических средств управления.

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к., для создания и обработки документов используются стандартные операции.

Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е., сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Пишущая машинка - механический, электромеханический или электронно-механический прибор, оснащённый набором клавиш, нажатие которых приводит к печати соответствующих символов на носителе (в большинстве случаев это бумага).

Широко использовалась в XIX-XX веках. В настоящее время пишущие машинки по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, оснащённые принтерами.

Принцип работы большинства пишущих машинок заключается в нанесении символов на бумагу при помощи специальных рычагов, заканчивающихся площадками с металлическими или пластиковыми литерами. При нажатии соответствующей клавиши рычаг ударяет по пропитанной чернилами ленте, оставляя, таким образом, отпечаток литеры на подводимом листе бумаги.

Перед печатью следующего символа выполняется автоматический сдвиг бумажного листа (а также, как правило, прокручивание ленты). Для печати нескольких копий одного и того же документа используются листы копировальной бумаги, прокладываемые между обычными бумажными листами. Работающих с пишущими машинками, и занимающихся печатью или перепечаткой текстов называли машинистками, так как большая их часть была женщинами отсутствовала мужская форма, ранее их также называли ремингтонистками или ремингтонистами в зависимости от пола. Работы по печати документов на пишущих машинках называются машинописными работами. Принтер - периферийное устройство компьютера, предназначенное для перевода текста или графики на физический носитель, из как правило, хранящегося в электронном виде. Получили распространение многофункциональные устройства (МФУ), в которых в одном приборе объединены функции принтера, сканера, копировального аппарата и телефакса. Такое объединение рационально технически и удобно в работе. По принципу переноса изображения на носитель принтеры делятся на:

- Литерные;

- Матричные;

- Лазерные (также светодиодные принтеры);

- Струйные;

- Сублимационные;

- Термические.

По количеству цветов печати - на чёрно-белые (монохромные) и цветные. По соединению с источником данных (откуда принтер может получать данные для печати), или интерфейсу…

По проводным каналам:

- Через последовательный порт;

- Через параллельный порт (IEEE 1284).

По шине Universal Serial Bus (USB): через локальную сеть (LAN, NET).

Посредством беспроводного соединения:

- Через ИК-порт (IRDA);

- По Bluetooth;

- По Wi-Fi.

ИК-соединение возможно только с устройством, находящимся в прямой видимости, в то время как использующие радиоволны интерфейсы Bluetooth и Wi-Fi функционируют на расстоянии до 10-100 метров.

Сетевой принтер - принтер, позволяющий принимать задания на от нескольких компьютеров, подключенных к локальной сети. Программное обеспечение сетевых принтеров поддерживает один или несколько специальных протоколов передачи данных, таких как IPP.

Такое решение является наиболее универсальным, так как обеспечивает возможным вывод на печать из различных операционных систем, чего нельзя сказать о Bluetooth - и USB-принтерах.

Матричные принтеры - старейшие из ныне применяемых типов принтеров, их механизм был изобретён в 1964 году японской корпорацией Seiko Epson. Изображение формируется печатающей головкой, которая состоит из набора иголок (игольчатая матрица), приводимых в действие электромагнитами.

Головка передвигается построчно вдоль листа, при этом иголки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя точечное изображение. Пьезоэлектрический (Piezoelectric Ink Jet) - над соплом расположен пьезокристалл с диафрагмой.

Когда на пьезоэлемент подаётся электрический ток, он изгибается и тянет за собой диафрагму - формируется капля, которая впоследствии выталкивается на бумагу. Широкое распространение получила в струйных принтерах компании Epson. Технология позволяет изменять размер капли.

Термический (Thermal Ink Jet) (также называемый BubbleJet, разработчик - компания Canon, принцип был разработан в конце 1970-х годов) - в сопле расположен микроскопический нагревательный элемент, который при прохождении электрического тока мгновенно нагревается до температуры около 500°C, при нагревании в чернилах образуются газовые пузырьки (англ. bubbles - отсюда и название технологии), которые выталкивают капли жидкости из сопла на носитель.

Печатающие головки струйных принтеров создаются с использованием следующих типов подачи красителя:

1. Непрерывная подача (Continuous Ink Jet) - подача красителя во время печати происходит непрерывно, факт попадания красителя на запечатываемую поверхность определяется модулятором потока красителя. В технической реализации такой печатающей головки в сопло под давлением подаётся краситель, который на выходе из сопла разбивается на последовательность микро капель (объёмом нескольких десятков пиколитров), которым дополнительно сообщается электрический заряд. Разбиение потока красителя на капли происходит расположенным на сопле пьезокристаллом, на котором формируется акустическая волна (частотой в десятки килогерц);

2. Подача по требованию - подача красителя из сопла печатающей головки происходит только тогда, когда краситель действительно надо нанести на соответствующую соплу область запечатываемой поверхности. Именно этот способ подачи красителя и получил самое широкое распространение в современных струйных принтерах;

3. Термосублимация (возгонка) - это быстрый нагрев красителя, когда минуется жидкая фаза. Из твёрдого красителя сразу образуется пар. Чем меньше порция, тем больше фотографическая широта (динамический диапазон) цветопередачи. Пигмент каждого из основных цветов, а их может быть три или четыре, находится на отдельной (или на общей многослойной) тонкой лавсановой ленте (термосублимационные принтеры фирмы Mitsubishi Electric). Печать окончательного цвета происходит в несколько проходов: каждая лента последовательно протягивается под плотно прижатой термоголовкой, состоящей из множества термоэлементов.

Сканером называется устройство, которое позволяет вводить в компьютер двухмерное изображение.

Первые сканеры позволяли вводить только чёрно-белые изображения. В 1989 г. появились первые сканеры, которые обеспечивают считывание цветных изображений.

Использование сканеров для ввода в ПЭВМ текстовой и графической информации имеет как минимум пятилетнюю историю. Сейчас на рынке Запада представлено не менее 150 различных устройств, от ручных портативных сканеров (Handy scanner) до сложных систем оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).

Диктофонная техника применяется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати.

Диктофон - это устройство для магнитофонной записи речи с целью воспроизведения ее как в обычном режиме, так и в режиме диктовки. Основное назначение диктофона - перепечатывание информации машинописным или компьютерным способом или переписывание от руки. Диктофон является частным случаем магнитофона - устройства для записи звуковой информации на магнитный носитель с целью последующего ее воспроизведения. Магнитофоны и диктофоны появились на свет благодаря созданию американским изобретателем Томасом Эдисоном в 1877 г. первого устройства для записи и воспроизведения звука - фонографа.

Цифровые диктофоны - это последние достижения в области диктофонных технологий.

На стандартных объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько десятков часов речи. При этом его размеры сравнимы с авторучкой, а вес не превышает 50. Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании составит не менее нескольких лет.

В таких моделях отсутствует сложный лентопротяжный механизм. Основными характеристиками диктофонных и компьютерных средств вычислительной техники являются:

1. Тип используемого магнитного носителя записи;

2. Скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность ее плавного регулирования;

3. Диапазон воспроизводимых частот, определяющий качество записи и воспроизведения звуковой информации;

4. Емкость магнитного носителя и время воспроизведения записи;

5. Возможность воспроизведения через внешние акустические системы; информация электронный вычислительный

6. Наличие дистанционного управления, в том числе речевого (автоматическое включение при появлении звука определенной частоты и выключение при длительном его отсутствии);

7. Бесшумность работы;

8. Тип источника питания и продолжительность непрерывной работы;

9. Потребляемая и выходная мощность;

10. Габариты и вес устройства.

Размещено на Allbest.ru