Автоматизация учета товарооборота в сети розничной торговли

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

База данных представляет собой непосредственную совокупность самостоятельных материалов, в которую входят формы, отчеты, запросы, таблицы и так далее.

В, следствии всего систематизируются в единое целое и организовываются в интерфейс таким образом, чтобы пользователю было удобно и понятно, с обращением электронной вычислительной машиной и осуществлять непосредственный поиск, обработку, хранение, вывод информации о данной конкретной области, а также быстрый и удобный доступ к ней.

Объектом автоматизации данной работы является учет товарооборота сети розничной торговли.

Актуальность данной темы вызвана тем, что качественно разработанная программа значительно облегчит работу по учету товаров, их поставок и продаж.

Основная задача данной работы - автоматизация учета товаров в магазинах торговой сети.

Входной информацией будет ассортимент товара, его поставки и продажи.

Выходной - подсчет текущих остатков в магазинах сети.

Ввод информации должен быть удобным, исключать возможные ошибки. При вводе данных о продаваемом товаре необходима проверка его фактического наличия.

Для достижения цели, поставленной в выпускной квалификационной работе, были определены следующие задачи:

Определить цели и поставить задачи для разработки базы данных;

Собрать необходимую информацию для базы данных, и так же определить атрибуты и сущности;

Провести непосредственный анализ предметной области работы;

Создать и определить связи между таблицами;

Выполнить и рассмотреть нормализацию структуры и распределить данные по полям и таблицам;

Построить запросы, организовать автоматизацию ввода, сформировать формы;

На основе полученной структуры базы данных построить интуитивный и удобный интерфейс.

1. Разработка структуры базы данных

База данных состоит из совокупности хранимых данных и комплекса средств, обеспечивающих накопление, обслуживание и использование данных в интересах пользователей.

В структурном отношении база данных состоит из следующих элементов:

Базы данных;

Системы управления базой данных;

Совокупности программ пользователей, которые непосредственно обращаются за данными в базу. Эти программы описывают задачи, решаемые пользователями;

Системы управления совокупностью программ пользователей и процессом их прохождения в ЭВМ.

1.1 Описание торговой сети, сбор данных, которые должны содержаться в базе данных

В качестве объекта автоматизации выбрана торговая сеть из трех магазинов, занимающаяся розничной торговлей одеждой и аксессуарами. Товары поставляются в торговую сеть из Китая по цене производителя по текущему курсу валют, на которую делается накрутка.

Таблица 1. Информация о магазине "Одежда для вас" - закупочная цена

Дата	Товар	Кол-о	Закупочная цена	Курс	Корректировка стоимости	Рекомендуемая цена	Рекоменд стоимость
01.08.12	Женское платье Burberry коричневое XS	1	300,00 Ґ	14	500,00р.	4 700,00р.	4 700,00р.
01.08.12	Женское платье Tasha Martins черное XS	1	280,00 Ґ	14	0,00р.	3 920,00р.	3 920,00р.
01.08.12	Женское платье Tasha Martins коричневое XS	2	300,00 Ґ	14	0,00р.	4 200,00р.	8 400,00 р.

Рекомендуемая цена - закупочная цена, умноженная на текущий курс валют и плюс корректировка стоимости. Рекомендуемая стоимость - рекомендуемая цена, умноженная на количество.

Далее при продажах может делаться скидка либо дополнительная накрутка:

Таблица 2. Информация о магазине "Одежда для вас" - скидка/надбавка

Дата	Товар	Кол-о	Скидка/-Надбавка	Рекомендуемая цена	Фактическая цена	Фактическая стоимость
12.10.012	Женское платье Burberry коричневое XS	1	500,00р.	4 700,00р.	4 200,00р.	4 200,00р.
12.10.12	Женское платье Chloe белое XS	1	-1 000,00р.	4 700,00р.	5 700,00р..	5 700,00р..
12.10.12	Женское платье A Ferretti белое XS	1	2 250,00р.	4 250,00р.	2 000,00р.	2 000,00р.

Надбавка со знаком “-“. Рекомендуемая цена берется по последней поставке на момент продажи.

Фактическая цена рассчитывается, как рекомендуемая + скидка/надбавка, фактическая стоимость, как фактическая цена, умноженная на количество.

В Поставках Рекомендуемая цена и Рекомендуемая стоимость являются выходной информацией, в Продажах - Фактическая цена и Фактическая стоимость. Рекомендуемая цена подставляется из Поставок.

Далее можно сопоставить данные по поставкам в магазин "Одежда для вас" и по продажам и получить остаток каждого товара в данном магазине. Так как в сети три магазина, то можно было бы создать на каждый магазин отдельную таблицу Поставки и Продажи и легко получать текущие остатки в каждом из магазинов. Однако это затруднило бы просмотр общей информации по торговой сети. Кроме того хранение одинаковой информации в трех разных таблицах - избыточное дублирование данных.

То есть приходим к выводу о содержании в базе данных информации о магазинах торговой сети, поставки по всем трем магазинам будут содержаться в одной таблице с указанием магазина. Аналогично продажи.

Для учета движения единиц товара необходимо выделить эти единицы в отдельный каталог.

1.2 Определение сущностей и атрибутов. Построение концептуальной модели

Концептуальная модель предоставляет собой отражение предметной области, для которой разрабатывается база данных.

То есть на данный момент разработки базы данных можно выделить следующие сущности: Магазины, Товары, Поставки, Продажи.

Один и тот же товар может быть поставлен несколько раз, то есть отношение между сущностью "Товар" и сущностью " Поставки" "один-ко-многим"

Теперь определимся с атрибутами каждой сущности.

Магазины: Название, Адрес, ФИО директора.

Поставки: Дата поставки, Магазин, Курс, Товар, Количество, Закупочная цена, Корректировка стоимости.

Курс валют также можно выделить в отдельную сущность для сохранения истории и исключения случайных ошибок.

Продажи: Дата продажи, Магазин, Товар, Количество, Скидка.

Так как информация для описания товара повторяется (например, цвета, размеры), то имеет смысл выделить некоторые ее части в отдельные сущности.

Это значительно упростит ввод данных о товаре, ведь не придется каждый раз вводить, к примеру, название производителя вручную, можно будет выбрать его со списка производителей.

Кроме того дифференцирование каталога товаров облегчает поиск по нему.

Весь товар можно поделить на типы:

Аксессуары;

Женская одежда;

Мужская одежда;

Нижнее белье;

Обувь женская;

Обувь мужская;

Сумки;

Кошельки.

А также на группы товаров, каждая из которых относится к определенному типу: к примеру, мужская одежда может разделяться на группы:

Костюм;

Пиджак;

Рубашка;

Футболка;

Шорты;

Штаны.

Также товар в своем описании содержит производителей, названия которых также можно выделить в отдельную сущность.

То есть сущность Товары имеет атрибуты:

Тип;

Группа;

Производитель;

Описание.

Каждый товар может иметь несколько цветов и размеров, для того, чтобы не повторять каждый раз ту же самую информацию о товаре (Тип, группу, Производитель, Описание) для каждой единицы товара (цвет, размер), выделим цвета и размеры каждого товара в отдельную сущность: ТоварыЦветаРазмеры (Товар, Цвет, Размер), связанную с сущностью "Товары" связью "один-ко-многим":

Все связи между сущностями получились типа "один-ко-многим", что говорит о правильности распределения данных (см. рис.13).

Концептуальная модель связи данных

1.3 Переход к физической модели. Определение таблиц, полей и типов данных

Физическая модель базы данных представляет собой размещение данных на носителях, а также метод и средства организации эффективного доступа к ним.

Так как СУБД функционирует в составе и под управлением операционной системы, и база данных в основном размещается на устройствах общего доступа, используемых самой операционной системе и другими прикладными программами, то организация хранения данных и доступа к ним в значительной степени зависит от принципов и методов управления данными операционной системы. Каждой сущности будет соответствовать таблица базы данных, каждому атрибуту - поле.

Для связи между таблицами добавим в каждую из них первичный ключ, пусть это будет поле счетчик с названием Код. Кроме того счетчик полезен для сортировки, выборки, поиска данных.

Имена таблиц и полей в них должны быть без пробелов для удобства обращения к ним. Тип данных выбираем по содержимому.

Таблица 3. Группы товаров

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодГруппы	Счетчик	Первичный ключ
2	Тип_товара	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Типы_товаров
3	Группа_товаров	Текстовый

Таблица 4. Курс валют

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодКурс	Счетчик	Первичный ключ
2	Дата	Дата/время
3	Курс	Числовой

Таблица 5. Магазины

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодМаг	Счетчик	Первичный ключ
2	Название	Текстовый
3	Адрес	Текстовый
4	ФИО_дир	Текстовый

Таблица 6. Размеры

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодРазмера	Счетчик	Первичный ключ
2	Тип_товара	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Типы_товаров
3	Размер	Текстовый

Таблица 7. Цвета

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодЦвета	Счетчик	Первичный ключ
2	Цвет	Текстовый

Таблица 8. Типы товаров

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодТипТовара	Счетчик	Первичный ключ
2	Тип_товара	Текстовый

Таблица 9. Производители

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодПроизв	Счетчик	Первичный ключ
2	Производитель	Текстовый

Таблица 10. Товары

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодТовара	Счетчик	Первичный ключ
2	Тип товара	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Типы_товаров
3	Группа товара	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Группы_товаров
4	Производитель	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Производители
5	Описание	Текстовый

Таблица 11. Товары, Цвета, Размеры

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодТовЦвРазм	Счетчик	Первичный ключ
2	Товар	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Товары
3	Цвет	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Цвета
4	Размер	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Размеры

Таблица 12. Поставки

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодПоставки	Счетчик	Первичный ключ
2	Дата_поставки	Дата/время
3	Магазин	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Магазины
4	Курс	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Курс_валют21
5	ТовЦветРазм	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы ТоварыЦветаРазмеры
6	Кол-о	Числовой
7	Закупочная_цена	Денежный	Формат = 0,00Ґ

Таблица 13. Продажи

№	Наименование поля	Тип данных	Примечание
1	КодПродажи	Счетчик	Первичный ключ
2	Дата_продажи	Дата/время
3	Магазин	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы Магазины
4	ТовЦветРазм	Числовой	Внешний ключ, связано с первичным ключом таблицы ТоварыЦветаРазмеры
5	Кол-о	Числовой
6	Скидка	Денежный

1.4 Определение связей между таблицами

Так как уже определены первичные и внешние ключи таблиц, связи между таблицами будут осуществляться по ним.

Все связи с обеспечением целостности данных для исключения случайного удаления данных со стороны "один" (см. рис. 14).

Схема данных

Создание запросов

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы.

Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в следующих запросах, формах, отчетах, страницах доступа к данным.

Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

Произвести вычисления в каждой из полученных записей;

Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

Создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных.

Так же в Access может быть создано несколько видов запроса:

Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос на создание таблицы - также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице;

Запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

На данном этапе работы были разработаны следующие запросы:

Поставки Запрос: в этом запросе рассчитывается стоимость товара с учетом текущего курса валют и корректировки стоимости.

Продажи Запрос: в этом запросе находится значение рекомендуемой цены для каждого продаваемого товара по последней поставке, а также рассчитывается фактическая цена и стоимость с учетом скидки или надбавки.

Для расчета рекомендуемой цены используется функция DLookUp(), позволяющая обратиться к полю РекомендЦена запроса Поставки Запрос с условием отбора, товар и магазин должны быть равны текущим значениям, Дата поставки должна быть меньше либо равной дате продажи.

Всего поступило - в этом запросе рассчитывается сколько всего поступило за все время каждого товара в каждый из магазинов.



Форма запрос на выборку "Всего поступило"

В запрос входят таблицы Поставки, ТоварыЦветаРазмеры и Магазины, объединенные между собой. Причем заданы особые параметры объединения, которые выводят на экран все записи таблицы Поставки и только совпадающие записи таблицы ТоварыЦветаРазмеры; все записи таблицы Магазины и только совпадающие записи таблицы Поставки. Данные в запросе сгруппированы по магазину и товару, в поле Количество рассчитывается сумма для выделенных групп с помощью групповой функции Sum.

Всего продано: аналогичный запрос, подсчитывающий сколько всего продано каждого товара в каждом магазине (см. рис. 16):

Форма запрос на выборку "Всего продано"

Текущие_остатки: подсчитывает текущий остаток каждого товара в каждом магазине (см. рис. 17).

Форма запрос на выборку "Текущее остатки"

Включает в себя запросы Всего поступило и Всего продано, объединенные по полям Магазин и Товар с параметрами объединения: все записи запроса Всего поступило и только совпадающие записи запроса Всего продано, так как поступление товара "первичнее" продаж.

Содержит расчетное поле Остаток:

При этом суммарное количество проданного товара берется в функцию Nz(), заменяющую пустые ячейки на нули.

2. Создание пользовательских форм для работы с базой данных

Microsoft Access имеет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в базе данных - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Microsoft Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы.

Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

Ввода и просмотра информации базы данных

Изменения данных

Печати

Создания сообщений

Способы создания форм:

Конструктор форм

Мастер форм

Автоформа: в столбец

Автоформа: ленточная

Автоформа: табличная

Автоформа: сводная таблица

2.1 Формы для таблиц справочников

Для просмотра, ввода и редактирования данных справочных таблиц (Цвета, Курсы валют, Производители, Магазины созданы формы ленточного типа) (см. рис. 18,19,20,21). В примечании форм - кнопки перехода по записям, добавления и удаления записей, созданные с помощью мастера.

Форма "Производители"

Форма "Цвета"

Форма "Курс валют"



Форма "Магазины"

Форма Типы товаров - одиночная (карточка), то есть каждая запись на отдельной странице. Содержит две подчиненные формы - Группы товаров подчини и Размеры подчин. Связь между главной и подчиненными формами осуществляется по полям КодТипТов и Тип товара. То есть, листая в главной форме типы товаров, в подчиненных отображаются группы и размеры, относящиеся к текущему типу.

Каждая из форм (и главная, и подчиненные) содержат свои кнопки перехода по записям, добавления и удаления записей (см. рис. 22).

Форма "Типы товаров"

Форма Товары ленточного типа, также содержит внизу кнопки. Для отображения текстовых значений в числовых полях - внешних ключах (Тип товара, Группа товара, Производитель) используются поля со списком (см. рис. 23).

Форма "Товары"

Например, поле со списком Тип товара в источнике данных содержит запрос:

SELECT Типы_товаров.КодТипТовара, Типы_товаров.Тип_товара FROM Типы_товаров;

При этом заданы Число столбцов = 2, Ширина столбцов = 0см;2см, то есть ключевое поле-счетчик КодТипТовара скрыто (ширина 0см), а отображается текстовое значение типа товара.

Возле каждой записи форма содержит кнопку открытия формы ТоварыЦветаРазмеры с фильтром по текущему товару для просмотра ассортимента каждой единицы товара.

Кнопка содержит программный код на языке VBA на событие Нажатие кнопки:

Private Sub Кнопка17_Click()

DoCmd.OpenForm "ТоварыЦветаРазмеры",,, "[Товар] = " & Me.КодТовара

End Sub

Здесь используется команда DoCmd.OpenForm, открывающая форму с условием отбора: товар равен текущему значению КодТовара на текущей форме.

При выборе группы товара из списка учитывается выбранный тип товара (данные отфильтровываются).

Для этого на событие Получение фокуса поля со списком Группа товаров (см. рис. 24).:

Private Sub Группа_товара_GotFocus()

Me.Группа_товара.RowSource = "SELECT КодГруппы, Группа_товаров, Тип_товара FROM Группы_товаров WHERE Тип_товара = " & Me.Тип_товара

Me.Группа_товара.Requery

End Sub

Форма "Цвета и размеры товаров"

В первой строке кода меняется источник строк поля со списком Группа товаров с учетом выбранного Типа товара на форме.

Во второй строке кода обновляется это поле со списком.

На событие Потеря фокуса поля со списком Группа товаров источник строк принимает свой первоначальный вид (без условия отбора по типу товара):

Private Sub Группа_товара_LostFocus()

Me.Группа_товара.RowSource = "SELECT КодГруппы, Группа_товаров, Тип_товара FROM Группы_товаров"

Me.Группа_товара.Requery

End Sub

Форма ТоварыЦветаРазмеры также ленточного типа.

На следующем рисунке представлен пример нажатия кнопки Цвета, размеры на форме Товары (см. рис. 25):

Форма "Цвета и размеры товаров"

То есть можно просмотреть (а также добавить и отредактировать) цвета и размеры товара Женский шарф BUERBERY тонкий матерчатый с бахромой.

2.2 Формы для основных таблиц

Форма Поставки: источник формы - запроса Поставки запрос для отображения на форме расчетных значений цены.

Форма Продажи в качестве источника содержит запрос Продажи Запрос для отображения рассчитанных значений



Форма запроса "Поставки"

Форма запроса "Продажи"

Для учета количества товара, который есть в наличии, на событие После обновления поля Кол-о создан следующий программный код:

Private Sub Кол_о_AfterUpdate()

Ost = DLookup("Остаток", "Текущие_остатки", "ТовЦветРазм = " & Me.ТовЦвРазм & " And Магазин = " & Me.Магазин)

If Nz(Ost, 0) = 0 Then MsgBox "Нет в наличии данного товара!"

If Кол_о > Ost Then MsgBox "Недостаточное количество есть в наличии! Текущий остаток - " & Ost

End Sub

В первой строке кода записывается в переменную Ost текущий остаток текущего товара в текущем магазине из запроса Текущие_остатки.

Во второй строке проверяется, если полученный остаток равен нулю, то выдается сообщение "Нет в наличии данного товара!"

В третьей строке проверяется, если текущее введенное количество товара меньше чем полученный остаток, то выдается сообщение "Недостаточное количество есть в наличии! Текущий остаток».

2.3 Кнопочная форма для перемещения по базе данных

Кнопочная форма - это форма, содержащая кнопки, запускающие макросы, которые выполняют различные задачи, такие как открытие форм и отчетов.

Кнопочная форма создана с помощью диспетчера кнопочных форм для удобства перемещения между объектами базы данных (см. рис. 28).

Форма "Главная кнопочная форма"

При нажатии на кнопку Справочники открывается страница кнопочной формы Справочники (см. рис. 29).

Форма "Справочники"

Кнопка Назад на главную возвращает на главную страницу кнопочной формы.

Остальные кнопки - открывают формы базы данных для изменения (то есть с возможностью редактирования).

автоматизация учет торговый товар

Заключение

Необходимость разработки данной базы данных обусловлена тем, что часто возникают вопросы, задачи, и решение которых может занять большой интервал времени, при котором будет не рационально использоваться время, для работы, например:

Обработка и учет информации в разных видах;

Поиск информации во многих источниках;

Составление отчетов в прикладных программах.

В таких случаях база данных является незаменимым унифицированным инструментом, который способен реализовать ряд необходимых функций по эффективному использованию рабочего времени.

К числу основных результатов, полученных в ходе выполнения работы, относятся следующие:

Анализ предметной области;

Анализ задач и целей разработки базы данных;

В проектной части работы была полностью разработана необходимая база данных с подробным описанием основных принципов и каждого этапа процесса разработки.

В данной работе были реализованы следующие функции для удобства ввода, редактирования данных и их манипулирования:

Поля со списком для подстановки нужных значений. Например, в таблице Товары в поле Тип_товара хранится лишь числовой код тип товара, связанный с ключевым полем соответствующей таблицы Типы_товаров. На форме Товары при этом отображается его текстовое значение. Реализовано это с помощью задания источника строк поля со списком на формах.

Кнопки перехода по записям, добавления и удаления данных, созданные с помощью мастера, а также путем написания несложных процедур VBA на событие Нажатие кнопки.

Кнопка Цвета, Размеры для просмотра ассортимента для каждого товара.

Фильтрация группы товара по выбранному типу товара в форме Товары.

Учет фактического наличия товара при вводе в Продажи путем сравнения введенного количества с текущим остатком.

Главное меню, реализованное с помощью Диспетчера кнопочных форм. Главное меню содержит кнопки перехода по объектам базы данных, может содержать множество страниц (в данной базе данных используются две страницы кнопочной формы), запускается с запуском базы данных, и таким образом придает законченности приложению.

Список используемой литературы

1. Гурвиц Г.А. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере, 2010

2. Дашков И.К. Технология розничной торговли, 2008

3. Кузин А.В, Левонисова С.В. Базы данных, 2012

4. Тони Кент, Оджени Омар. Розничная торговля, 2008

5. Черсноусова А.М. Создание и использование баз данных, 2009

Размещено на Allbest.ru

...