Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

автоматизация документооборот дело система

Введение

1. Общие походы к автоматизации документооборота офисов

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства

1.2 Автоматизация документооборота

2. Система автоматизации офисного документооборота «ДЕЛО»

2.1 Основные сведения о системе

2.2 Составляющие системы

2.3 Преимущества системы

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:

1. во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления;

2. во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

3. в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной документооборота является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Цель исследования - рассмотреть проблему автоматизации офисного документооборота.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть подходы к автоматизации офисов.

2. Рассмотреть такие понятия как документ, документопоток, делопроизводство.

3. Охарактеризовать, как осуществляется автоматизация документооборота.

4. Изучить систему автоматизации документооборота «ДЕЛО».

5. Охарактеризовать основные сведения о системе «ДЕЛО».

Объект исследования - офисный документооборот.

Предмет исследования - автоматизация офисной деятельности.

Теоретической основой данной работы послужили работы таких авторов, как: Михеева Е.В., Титова О.И., Филимонова Е.В. и других.

Методы исследования: анализ литературы.

Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Общие походы к автоматизации документооборота офисов

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ - это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков - исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека - Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения - Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. - М.: Высшая школа, 2005.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

* входящие (поступающие) документы;

* исходящие (отправляемые) документы;

* внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

В понятие «организация работы с документами» - Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: Дашков и Ко, 2009 входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009..

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения офисных документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009..

Документопотоки различают по направлению: горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям Там же. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации складывается из:

1. документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, распоряжения и т.д).

2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (докладные записки, акты).

3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные письма и т.д).

4. обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры, и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

1.2 Автоматизация документооборота

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование - Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции - Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009:

1. Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.

2. Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.

3. Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.

4. Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.

5. Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности документооборота компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний - Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.

1. Обеспечение совместной деятельности.

Прежде всего офис -- это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, -- развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

2. Документооборот.

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании -- от канцелярии до руководства -- и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами -- контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

3. Планирование работ и управление ими.

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

5. Связь с внешним миром.

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

- средства электронной почты;

- автоматизация службы факсимильных сообщений;

- средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

6. Защита данных.

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия - Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

- Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой -- служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.

- Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.

- Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

2. Система автоматизации офисного документооборота «ДЕЛО»

2.1 Основные сведения о системе

Система «ДЕЛО», - комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система призвана обеспечить электронный документооборот любого предприятия, в организации любого типа и повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это в свою очередь оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба - Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. - М.: Академия, 2009.

На сегодняшний день программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» - самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 3000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 280 000. Семнадцать субъектов РФ приняли программы автоматизации органов власти различных уровней на базе системы «ДЕЛО».

Преимущества СЭД (система электронного документооборота) «ДЕЛО»:

- Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличает полный функционал, доступный сразу после покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

- Готовность к работе в межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в системе МЭДО. С 2009 года ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию.

Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика), делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, которое включает весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

Решаемые задачи при помощи системы «ДЕЛО» - Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы. - М.: Форум, Инфра-М, 2009:

- канцелярия - Регистрация любых типов документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка ЭЦП; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации;

- подготовка исходящей корреспонденции - сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др;

- поручения - создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений;

- контроль исполнения поручений - просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля любых поручений; контроль всей иерархии поручений - от пунктов, до сложных многоступенчатых резолюций, имеющих разных авторов, контролеров и исполнителей; механизм оповещения о поступлении новых документов; создание напоминаний по поручениям; информирование о нарушении срока исполнения документов;

- согласование - гибкие настройки процесса согласования; создание различных маршрутов; пути согласования для различных документов; поддержка версионности; сроки согласования; напоминания и оповещения;

- бизнес-процессы - документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу;

- работа процесса по любому событию - от регистрации до подписания документа;

- работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, также мобильные телефоны, планшетные компьютеры);

- организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах;

- оповещения и уведомления - рассылка напоминаний и уведомлений по любым событиям; настройка нужных уведомлений;

- сканирование, в том числе поточное сканирование - перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов;

- создание отчетов - подготовки и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов;

- веб-доступ - полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск;

- ЭЦП - подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет);

- юридически значимый документооборот предприятия - организация юридически значимого делопроизводства любого масштаба; ЭЦП приравнивается собственноручной подписи; создание и проверка ЭЦП; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров;

- протоколы - просмотр всех действий, совершенных в системе;

- интеграция - описанная структура системы; наличие API.

Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»:

1. Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать различные модули.

2. Делегирование полномочий на работу с документами позволяет легко передавать дела, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется.

3. Интерфейс прост в работе и интуитивно понятен.

4. Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов) позволяет работать с большим количеством документов, затрачивая на это минимум времени.

5. Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.

6. СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от привычного «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления виртуальными документами.

7. Легкость установки и настройки (в том числе силами заказчика) и короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.

8. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перенести привычную для сотрудников рабочую среду в электронный вид, что облегчает переход на СЭД.

9. Масштабируемость - система обладает практически неограниченной возможностью «увеличения охвата». В СЭД «ДЕЛО» одновременно работают от единиц до тысяч пользователей.

2.2 Составляющие системы

В системе представлены следующие составляющие:

- «Мобильный кабинет» - работа с СЭД через мобильные устройства (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы и др.).

- «АРМ Руководителя» - работа с электронными документами в кабинете и вне его на одном устройстве (планшетный компьютер или ноутбук).

- «Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» - организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

- «Юридически значимый документооборот предприятия». С помощью этого криптографического комплекса в профильных компаниях, а также в случаях, когда это актуально, возможно придать полноценную юридическую значимость электронному документообороту, внедрение которого было проведено.

- «Поточное сканирование». Массовый перевод бумажных документов в виртуальный вид избавляет сотрудников от рутинных операций по регистрации каждого документа.

- «ДЕЛО-Web». Web-доступ ко всем данным и функциям позволяет сотрудникам так же полноценно работать с документами, находясь в командировке или вне офиса, как и за своим рабочим столом.

- «ДЕЛО-1С». Интеграция СЭД «ДЕЛО» и 1С дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.

- «Управление процессами». Специалисты в области процессного управления с помощью этой опции проектируют и создают произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).

- «Оповещения и уведомления». Данная опция служит для своевременного извещения сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д. через электронную почту.

- Наличие доступного API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми используемыми организацией информационными системами и бизнес-программами.

«ДЕЛО» - коробочное, промышленное решение, оно не требует постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.

Грамотное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству - Филимонова Е.В, Информационные технологии в профессиональной деятельности. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

Профессионалы, работающие в компании ЭОС, обеспечивают высочайшее качество, как самой системы, так и ее интеграции, поддержки и обучения:

1. Качественное внедрение электронного документооборота на базе программы «Дело» и обучение работе с ней пользователей и администраторов многократно проверенно на практике.

2. Квалифицированные и специалисты, имеющие большой опыт внедрения, и консультанты.

3. Служба техподдержки клиентов ЭОС.

4. Собственный Учебный центр ЭОС

На основе стандартной версии может быть также реализована система автоматизации - электронная программа документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности в любой организации.

2.3 Преимущества системы

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.



Рис. 1 СЭД в организации

Система «ДЕЛО»:

- Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

- Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского, украинского, белорусского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)

- Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами для использования средств защиты информации в своих продуктах.

- Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

- Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

- Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

- Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Рис. 2 Многофункциональность СЭД «ДЕЛО»

Современность и многофункциональность СЭД «ДЕЛО» обеспечивает:

- Автоматизация полного цикла работы с документами - от проекта до списания в дело. Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

- Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой. Простой и интуитивно понятный интерфейс.

- Обеспечение быстрого ввода информации за счет использования автоподстановки и списка типовых текстов, формируемых самим пользователем.

- Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.

- Работа с большими объемами документов - система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов.

- Наличие пользовательских настроек, позволяющих ускорить обработку документов и обеспечить удобное представление информации.

- Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной схемы организации документооборота.

- Обеспечение автоматизации как традиционного делопроизводства организации так и полноценного электронного документооборота. Позволяет плавно и без риска осуществить переход от традиционного делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.

- Легкость и быстрота установки и настройки системы, короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию.

- Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими правилами работы с документами и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений.

- Масштабируемость - система обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью «увеличения охвата». В ней могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей.

- Система электронного документооборота «ДЕЛО» - первая на российском рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба.

- Обеспечение защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП и специальных криптографических средств. Компания ЭОС обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

- Возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

- Полноценный Web-доступ ко всем данным и функциям (опция «ДЕЛО-Web»).

- Возможность ведения финансового электронного документооборота - интеграционное решение «ДЕЛО-1С».

- Подсистема «Управление процессами» позволяет специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные процессно-ориентированные приложения (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).

- Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Заключение

Итак, тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, "Дело", Optima Workflow, LanDocs, Office Media, "Золушка"), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и т.д.).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes ("Босс-Референт", Office Media, "Эскадо" и пр.), рынок которых распространяется только на организации, использующие в совей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система "Дело" - автоматизация канцелярии и делопроизводства, "Евфрат" - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта. Однако у них есть и значительные преимущества - наличие готовых приложений на их базе, адоптированных к использованию в отечественных организациях, относительно невысокая стоимость, близость разработчика и готовность вносить изменение в платформу, по требованию заказчика.

Сегодня не существует однозначно-идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только по разработке комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов, предоставляемых платформой. Таким образом, менеджерам информационных систем приходится принимать решение о внедрении платформы в непростых условиях. Давайте кратко рассмотрим критерии, которые могут повлиять на выбор системы.

Список использованной литературы

1. Басаков, М.И. Делопроизводство / М. И. Басаков, О. И. Замыцковская. Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

2. Благовещенская, М.М. Информационные технологии систем управления технологическими процессами / М. М. Благовещенская, Л. А. Злобин. М.: Высшая школа, 2005.

3. Киселев, Г.М. Информационные технологии в экономике и управлении / Г. М. Киселев, Р. В. Бочкова. М.: Дашков и Ко, 2009.

4. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство / Л. А. Ленкевич. М.: Академия, 2009.

5. Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности / Е. В. Михеева. М.: Академия, 2008.

6. Михеева, Е.В.. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. / Е. В. Михеева, О.И. Титова. М.: Академия, 2009.

7. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. / В. В. Сапков. М.: Академия, 2007.

8. Свиридова, М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. / М. Ю. Свиридова. М.: Академия, 2009.

9. Федотова, Е.Л. Информационные технологии и системы. / Е. Л. Федотова. М.: Форум, Инфра-М, 2009.

10. Филимонова, Е.В, Информационные технологии в профессиональной деятельности. / Е. В. Филимонова. Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.

Размещено на Allbest.ru

...