Порівняльні характеристики інформаційних систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

інформаційний система державний адміністрація

1. Організаційна структура Лановецької РДА та функції, які виконують структурні підрозділи

2. Структура інформаційної системи обраної установи

3. Переваги та недоліки різних інформаційних систем

4. Напрями вдосконалення інформаційної системи Лановецької РДА

1. Організаційна структура Лановецької РДА та функції, які виконують структурні підрозділи

Працівники управління у своїй роботі керуються регламентом районної ради та положенням про фінансове управління. Працівники управління призначаються начальником управління за висновками конкурсної комісії. Звільнення працівників здійснюється начальником управління в установленому порядку. Сама ж структура управління представлена нижче у вигляді рисунка 1.1

Рис. 1.1 Структура фінансового управління Лановецької районної державної адміністрації

Кожен відділ має свою структуру яка подана в рисунках 1.2-1.4 а також обов'язки які зазначені в положенні про фінансове управління та в посадових інструкціях працівників.

Відповідності до свого призначення бюджетний відділ виконує наступні завдання:

* складає проект і організовує виконання районного бюджету;

* реалізує державну фінансову, бюджетну та податкову політику на території району;

* готує пропозиції щодо концентрації фінансових ресурсів на пріоритетних напрямах економіки району, фінансове забезпечення державних гарантій по соціальному захисту населення.

Бюджетний відділ при виконанні покладених на нього функцій взаємодіє з іншими місцевими органами виконавчої влади з органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями також з місцевими податковими адміністраціями, фінансовою інспекцією та відділенням Державної казначейської служби.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2 Структура бюджетного відділу фінансового управління Лановецької районної державної адміністрації

Бюджетний відділ є структурним підрозділом фінансового управління Лановецької райдержадміністрації. В своїй діяльності відділ підпорядковується начальнику фінансового управління.

Наступним структурним підрозділом фінуправління є відділ бухгалтерського обліку і звітності, який є самостійним структурним підрозділом. Для здійснення покладених на відділ бухгалтерського обліку і звітності функцій відділи фінансового управління повинні своєчасно передавати всі необхідні для бухгалтерського обліку і контролю документи: річний з помісячним розподілом розпис доходів і видатків районного бюджету, довідки про зміни планів асигнувань, розпорядження на перерахування коштів з районного бюджету, накази, всі необхідні документи на здійснення операцій по виконанню кошторису на утримання апарату фінансового управління.

Рис. 1.3 Структура відділу обліку та звітності фінансового управління Лановецької районної державної адміністрації

Відділ доходів є структурним підрозділом фінансового управління Лановецької районної державної адміністрації. Відділ доходів для виконання покладених на нього завдань систематично здійснює заходи, спрямовані на підвищення ефективності і якості роботи відділу, рівня економічної підготовки і знань працівників відділу, зміцнення трудової і державної дисципліни, постійне вдосконалення методів роботи.

До основних завдань наведеного вище відділу можна віднести відділу:

* складання проекту і організація виконання районного, сільських та міського бюджетів;

* реалізація державної фінансової, бюджетної та податкової політики на території району ;

* впровадження нових і розробка пропозицій щодо концентрації фінансових ресурсів на пріоритетних напрямах економіки району, фінансове забезпечення державних гарантій по соціальному захисту населення;

* розробка пропозиції по удосконаленню діючих форм фінансових взаємовідносин держави з підприємствами, установами, організаціями усіх форм власності, методів фінансового і бюджетного планування;

* забезпечення дотримання законодавства у фінансовій сфері на відповідній території.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2 Структура відділу доходів та економічного аналізу фінансового управління Лановецької районної державної адміністрації

Управління має право одержувати в установленому порядку від управлінь і відділів райдержадміністрації, сільських, міської Рад, управління Державного казначейства в Лановецькому районі, Лановецького відділення Збаразької МДПІ, інших державних органів, підприємств, установ та організацій всіх форм власності інформацію, матеріали та інші документи, необхідні для складання проекту районного бюджету та аналізу його виконання.

Управління під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, сільськими, селищними, міською Радами, підприємствами, установами та організаціями, а також державною податковою адміністрацією, контрольно-ревізійним управлінням та управлінням Державного казначейства в районі.

Очолює управління начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації за погодженням з начальником головного фінансового управління області.

Начальник управління має заступника, який за його поданням призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації за погодженням з головним фінансовим управлінням.

Начальник фінансового управління здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань, визначає ступінь відповідальності заступника начальника управління, керівників його структурних підрозділів та інших працівників, подає на затвердження структуру і штатний розпис управління в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників й асигнувань на утримання, встановлених для управління, видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання, затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов'язки працівників управління;

Основними правами працівників фінансового управління є:

брати участь у розгляді питань і прийняття в межах своєї компетенції рішення;

одержувати від державних підприємств, організацій, установ необхідну інформацію з питань, що належить до їх компетенції;

на оплату праці залежно від посади, яку вони займають;

на соціальний і правовий захисти відповідно до статуту;

захищати свої законні права та інтереси у вищестоящих органах та у судовому порядку;

Отже, діяльність кожної із складових розглянутої вище структури в сукупності визначає зміст основних функціональних завдань районного фінансового управління (далі - управління) які в цілому зводяться до наступних:

1. забезпечення реалізації державної бюджетної політики на території району;

2. складання розрахунків до проекту районного бюджету і подання на розгляд районної ради;

3. підготовка пропозицій щодо фінансового забезпечення заходів соціально-економічного розвитку на території району;

4. розроблення пропозицій з удосконалення методів фінансового і бюджетного планування та фінансування витрат;

5. здійснення контролю за дотриманням підприємствами і організаціями законодавства, щодо використання ними бюджетних коштів та коштів цільових фондів;

2. Структура інформаційної системи обраної установи

На сьогоднішній день Лановецькою райдержадміністрацією використовується програма «Парус» для полегшення обліку в установі. Дана програма має ряд переваг: зрозумілий інтерфейс це легкість і зручність у роботі для користувача з будь-яким рівнем підготовленості;оригінальний та приємний дизайн; можливість вибору декількох варіантів вигляду інтерфейсу; широкі функціональні можливості дозволяють автоматизувати усі ділянки обліку підприємства; об'єднання облікових та управлінських можливостей у поєднанні із комунікаційними можливостями Web-технологій дозволяє побудувати облік «від первинного документа» і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси будь-якої тяжкості;

Доступність і можливість автоматизації підприємства поетапно у такій послідовності: склад, облік кадрів, нарахування заробітної плати, бухгалтерський облік, друк і зчитування штрих кодів тощо. Головним недоліком платформи «ПАРУС - Бухгалтерія» є те, що при веденні бухгалтерського обліку витрат на якість не має можливості здійснення аналітичних характеристик бухгалтерського рахунку (субконто) не створюючи зайвих аналітичних рахунків, але даний елемент заміняється деталізацією синтетичного рахунку бухгалтерського обліку за допомогою аналітичних рахунків..

На базі моєї практики використовують також програмний продукт "1С: Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України" призначений для автоматизації бухгалтерського обліку бюджетних установ, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів та провідних облік за Планом рахунків бюджетного обліку.

Процес автоматизації дозволив значно спростити не лише облік а й способи обробки облікової інформації. В таблиці 4.1 подано порівняння паперового та автоматизованого способу обробки облікової інформації.

Таблиця 1

Порівняльна характеристика способів обробки облікової інформації

Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.

Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп'ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій - це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами сприйматись не як переваги, а як вимоги робити "зайву роботу".

При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.

Отже, застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Такий підхід обумовлено тим, що комп'ютерна система бухгалтерського обліку має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру правила обліку і схему та зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства - зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.

Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.

3. Переваги та недоліки різних інформаційних систем

Сьогодні неможливо уявити жодне підприємство без використання інформаційних систем. Вони проникли абсолютно в усі сфери діяльності кожної установи, підприємства, організації від процесу організації діяльності: постачання, виробництва, реалізації(збуту) продукції (послуг) до оформлення та представлення результатів господарської діяльності. Характерними особливостями сучасного стану автоматизації обліку є те, що: - автоматизація здійснюється локально і як складова інтегрованих систем автоматизації управління підприємствами; - рівень автоматизації обробки облікової інформації найвищий порівняно з рівнем автоматизації обробки інформації інших функцій управління; - успішність впровадження значно вища порівняно з іншими підсистемами управління.

В ринкових умовах господарювання, на ринку програмних продуктів представлено широкий спектр програм по автоматизації бухгалтерського обліку, найпоширенішими з яких і найбільш адаптованими до української системи ведення обліку є пакети ІС: "Підприємство" та "Парус - Підприємство". Всі вони мають свої переваги та недоліки. Тому, детальніше розглянемо порівняльну характеристику їх модулів: модуль «ПАРУС - Бухгалтерія» та модуль «ІС: Бухгалтерія».

Модуль «ПАРУС - Бухгалтерія» призначений для автоматизації ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах будь-якого рівня. Він забезпечує: формування повної і достовірної інформації про фінансово- господарську діяльність, для потреб внутрішніх і зовнішніх користувачів та контрагентів; реєстрацію первинних документів та підготовку річної, квартальної, місячної звітності бюджетної установи.

Характерні риси платформи «ПАРУС - Бухгалтерія» зрозумілий інтерфейс це легкість і зручність у роботі для користувача з будь-яким рівнем підготовленості; оригінальний та приємний дизайн; можливість вибору декількох варіантів вигляду інтерфейсу; широкі функціональні можливості дозволяють автоматизувати усі ділянки обліку підприємства; об'єднання облікових та управлінських можливостей у поєднанні із комунікаційними можливостями Web-технологій дозволяє побудувати облік «від первинного документа» і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси будь-якої тяжкості;

Доступність і можливість автоматизації підприємства поетапно у такій послідовності: склад, облік кадрів, нарахування заробітної плати, бухгалтерський облік, друк і зчитування штрих кодів тощо. Головним недоліком платформи «ПАРУС - Бухгалтерія» є те, що при веденні бухгалтерського обліку витрат на якість не має можливості здійснення аналітичних характеристик бухгалтерського рахунку (субконто) не створюючи зайвих аналітичних рахунків, але даний елемент заміняється деталізацією синтетичного рахунку бухгалтерського обліку за допомогою аналітичних рахунків. В Україні більш широкого розповсюдження набув програмний продукт "1С: Підприємство ". Це - універсальна програма масового призначення для автоматизації бухгалтерського обліку.

Характерні риси платформи «1С:Бухгалтерія»: наявність готових налаштувань, всі налаштування пов'язані з типовими операціями; одержання потрібної документації за допомогою типових форм з мінімальними затратами часу підготовлені регламентовані звіти зберігаються в інформаційній базі. Такий спосіб збереження дозволяє легко повернутися до раніше підготовлених звітів для перегляду або для підготовки виправних звітів за минулі звітні періоди.

Відсутність потреби у високій кваліфікації спеціалістів програма не є складною для вивчення і не потребує особливих знань Можливість ведення бухгалтерського і податкового обліку господарської діяльності декількох організацій в одній інформаційній базі при цьому в поточній роботі для всіх організацій можна використовувати загальні довідники контрагентів, номенклатури і т.д., а відбивати господарські операції і формувати обов'язкову звітність окремо.

Реалізований сучасний зручний інтерфейс, що робить роботу в програмі комфортній, як для початківців, так і для досвідчених користувачів панель функцій допоможе швидко викликати необхідну дію (наприклад, відкрити потрібний довідник або журнал документів). Це особливо важливо для користувачів, тільки почавши освоювати роботу у програмі..

Даний пакет дозволяє автоматизувати ведення всіх розділів бухгалтерського обліку: операції по банку і касі; основні засоби та нематеріальні активи; облік матеріалів; облік товарів та послуг; облік виробництва продукції; облік валютних операцій; розрахунки з покупцями і постачальниками; розрахунки з підзвітними особами; облік розрахунків по заробітній платі з працівниками, нарахування ПДФО; розрахунки з бюджетом інші розділи обліку. "1С: Підприємство 8.2" - версія технологічної платформи фірми "1С", на основі якої розробляються прикладні рішення по автоматизації діяльності компаній. При розробці нової платформи "1С: Підприємство 8.2" був узагальнений багаторічний досвід вживання на ринку версії 1 С: Підприємство 7.7, проаналізовані міжнародні методики управління підприємством, а також враховані всі побажання партнерів і клієнтів фірми.

За версією технологічної платформи "1С: Підприємство 8.2" передує версія 8.2.13. Механізми нової платформи дозволяють реалізовувати велику кількість різноманітних функцій, які необхідні підприємству. Незважаючи на те, що прикладні рішення тепер містять широкий набір підсистем і функцій, можливості масштабованості системи забезпечують ефективну роботу з такими складними і багатофункціональними прикладними рішеннями, але незважаючи на покращену версію платформи "1С: Підприємство 8.2", підприємства все ще користуються старою версією "1С: Підприємство 7.7". Програма "1С Бухгалтерія" незважаючи на велику кількість переваг має й свої недоліки, не останнім з яких є її висока ціна, яка відповідно до версії та конфігурації складає від 810 до 100000 грн. Крім того, робота з цією програмою потребує спеціальних знань щодо інтерфейсу та особливостей конфігурації. "1С Бухгалтерія", яка призначена для локальної комп'ютерної мережі також потребує спеціальної кваліфікації у галузі мережного адміністрування.

Отже, кожна бухгалтерська програма призначена для автоматизація процесу обліку, дає можливість зекономити підприємству свій час та кошти, а головне своєчасно приймати ефективні управлінські рішення. Кожна програма має свої переваги та недоліки, свої особливості автоматизації та ведення бухгалтерського обліку. Однак у всіх них єдина мета - спростити роботу бухгалтера шляхом її автоматизації.

4. Напрями вдосконалення інформаційної системи Лановецької РДА

Як було зазначено вище, Лановецька РДА використовує програмне забезпечення «Парус-Бюджет». Дана система розроблена у відповідності з вимогами бюджетної класифікації. В ній враховані останні зміни у веденні бухгалтерського обліку, визначені законодавством. Можливості «Парус-Бюджет» розподіляються на: комплекс управління фінансово-економічною діяльністю, в який входять підсистеми планування і фінансування, бухгалтерського, розрахунку заробітної плати та комплекс управління матеріально-технічним забезпеченням, який включає підсистеми управління складським обліком, обліку договорів, централізованого матеріально-технічного постачання, кадрів і штатного розпису.

Парус-Бюджет є системою, яка забезпечує спільну роботу великої кількості користувачів в обчислювальній мережі. Кожний користувач може скористатися будь-якою інформацією, до якої він має право доступу для виконання своїх службових обов'язків незалежно від того де, коли і ким дана інформація була внесена в мережу.

Проте, члід зауважити, що «1С:Підприємство 8 Бухгалтерія для бюджетних установ України»- це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства і реальна практика роботи установ різної відомчої приналежності. Програма вирішує такі завдання: облік затверджених кошторисних показників за загальним і спеціальним фондами; облік узятих зобов'язань і фінансових зобов'язань; облік операцій з готівкою і безготівковими грошовими коштами; ведення взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями; ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами; облік ПДВ; облік необоротних активів, запасів і бланків строгої звітності; облік валютних операцій; формування меморіальних ордерів і головної книги; формування регламентованих звітних форм. Для зручності користувачів передбачено: режим очікування підключення до інформаційної бази; створення списків загальних інформаційних баз; широка інтеграція з Microsoft Office; інтерактивне перепроведення документа. (користувач зможе стежити за ходом виконання проведення документа й оцінювати час, що залишився до завершення операції, завдяки інформації про дату і час оброблюваного документа, яка виводиться на панелі стану); взаємодія з програмними продуктами «Мережа» і «Кур'єр» Державного казначейства України («1С:Бухгалтерія 8 для бюджетних установ України» дозволяє формувати реєстри, здійснювати друк і запис на диск у форматі тієї версії програмного забезпечення Державного казначейства України, яка використовується в установі); перезапуск клієнтської програми; збереження змін при завершенні роботи системи.

Тому, на мій погляд, при виборі програмного забезпечення при організації обліку в бюджетних установах варто надати перевагу програмі «1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для бюджетних установ України», що дозволить повніше задовольнити потреби бюджетних установ у сфері методології, технологічних і програмних рішень, а також забезпечити можливість обміну інформації шляхом якісного переходу між різними програмними продуктами.

Проте, більшість установ використовує для ведення електронного обліку програми Excel, Word. Це на мою думку, негативно впливає на якість обліку, адже жодна із вказаних програм не дає можливості вести бухгалтерський облік як систему. На їх базі можливо лише виконання певних функцій (формувати аналітичні показники і документи, відображати господарські операції, планувати доходи і видатки тощо не як систему, а як окрему операцію). Звичайно, для управління та контролю бюджетними установами цього недостатньо.

З іншого боку, наявність автоматизованого обліку дає можливість покращити якість обліку, оперативність відображення господарських операцій, формування звітності установи, проводити певні розрахункові операції тощо. Ще одним важливим фактором є те, що автоматизація виконання облікових операцій сприяє зменшенню кількості помилок та можливості їх оперативного виправлення.

Отже, автоматизовані інформаційні системи бухгалтерського обліку повинні сприяти підвищенню якості облікової інформації, що можливе при виконанні певних умов:

- розробка програм автоматизації обліку;

- можливість удосконалення програмних продуктів у випадку зміни методології та методики обліку, оперативне реагування на зміну законодавства;

- можливість та вільний доступ до поновлюваної бази;

- єдиний принцип обробки та систематизації первинних документів, формування зведеної документації, системи внутрішньої документації тощо;

- створення баз даних для оперативного отримання інформації в електронному вигляді для обліку, аналізу і контролю діяльності установи;

- можливість подання електронних форм звітності у системі казначейського обслуговування та обміну даних;

- можливість використання зовнішніх документів, наприклад, Word- файлів, Excel - файлів тощо;

- можливість коригування системи програми під свою установу, тобто вона повинна бути створена на базі конфігуратору.

Виконання цих умов дасть змогу не тільки удосконалити ведення обліку, підвищити якість облікової роботи, а й створити повноцінну систему, яка буде вирішувати цілу низку практичних та управлінських завдань, зокрема, контролю за наявністю та використанням бюджетних коштів. По-друге, раціоналізувати обліковий процес з точки зору виконання облікових операцій, якості та достовірності отримуваної інформації про господарську діяльність бюджетної установи.

Особливістю ведення автоматизованого бухгалтерського обліку є те, що постійно формуються і обробляються великі об'єми економічної інформації,

- які повинні вестися і зберігатися в електронному вигляді (первинні документи, облікові регістри, форми звітності тощо) - тобто формування системи первинного, поточного та підсумкового обліку за допомогою комп'ютерної техніки, а також формування документів аналітичного та управлінського обліку. Однією з вимог до ведення бухгалтерського обліку, особливо в бюджетних установах, є отримання систематичної, достовірної

- інформації, що можливо лише при впровадженні новітніх знань - інформаційних систем автоматизованого обліку.

Таким чином, неодмінною умовою вдосконалення управління в бюджетній сфері, як і в будь-якій іншій, є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку з використанням сучасних програмних продуктів. Впровадження програмних продуктів дасть змогу бюджетних установам не тільки вести облік операцій по наданню послуг і розрахунків по них, але й створити цілу інформаційну систему, яка дозволить аналізувати роботу всієї установи та своєчасно приймати управлінські рішення.

Список використаних джерел

1. Шабельник Т.В. Переваги і можливості програмного продукту Парус-Бюджет / Т.В. Шабельник, Т.В. Крива [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www.rusnauka.com/7_NMIW_2009/Matemathics/42132.doc.htm

2. Бухгалтерія для бюджетних установ України [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www.1c.ru/ukraina/prod-ua.jsp.

3. Тимейчук Т.Б. Аналіз можливостей програмного забезпечення автоматизації обліку в бюджетних установах / Т.Б. Тимейчук // Вісник Національного університету водного господарства та природокористування. 2010. №1 (49). с.228-234 [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/Chem_Biol/Vnuvgp/ekon/2010_1/v49e31.pdf.

Размещено на Allbest.ru