Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• 1. Электронный документ, электронный документооборот
• 2. Государственная автоматизированная система Российской Федерации «Выборы»
• 3. Правоотношения в области архивного дела
• Литература

1. Электронный документ, электронный документооборот

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

· аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

· достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

· целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

· пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения.

При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.

При этом электронный и безбумажный документооборот -- не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов.

Система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

2. Государственная автоматизированная система Российской Федерации «Выборы»

ГАС «Выборы» -- территориально-распределенная, телекоммуникационная, автоматизированная система общегосударственного уровня для реализации информационных процессов в ходе подготовки и проведения выборов и референдумов, а также для решения в установленном порядке задач, не связанных с проведением выборов и референдумов.

Система позволяет комплексно решать задачи организации избирательного процесса на всех этапах: планирование подготовки проведения выборов, учет избирателей, ввод сведений о кандидатах в депутаты, проведение голосования, подведение итогов и последующую статистическую обработку результатов

Кроме того, в систему заложены функции согласования работы избирательных комиссий разных уровней, что практически в режиме реального времени позволяет подводить итоги голосования и с помощью средств отображения и интернета доводить их до каждого гражданина России.

Государственная автоматизированная система (ГАС) “Выборы” была создана и функционировала на основании Указов Президента РФ от 23.8.1994 № 1723 "О разработке и создании Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы”" и от 28.2.1995 № 227 "Об обеспечении создания, функционирования и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы”".

Тогда же была предпринята попытка принять соответствующий федеральный закон, однако она не увенчалась успехом.

В докладе Центральной избирательной комиссии РФ “О развитии и совершенствовании законодательства Российской Федерации о выборах и референдумах”, обнародованном в октябре 2000, была сформулирована задача создания специального закона, посвященного ГАС “Выборы”.

Проект Федерального закона "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации “Выборы”" был разработан Центризбиркомом совместно с Правительством РФ, и 17.6.2002 Правительство внесло его в Государственную Думу.

31.10.2002 этот законопроект был принят в первом чтении, 15.12.2002 - во втором чтении и 20.12.2002 - в третьем чтении. 27.12.2002 он был одобрен Советом Федерации и 10.01.2003 подписан Президентом (Федеральный закон № 20-ФЗ).

Таким образом, впервые правовой статус ГАС “Выборы” был закреплен в законе. Однако внесенный Правительством РФ законопроект был назван “рекордсменом по количеству отсылочных норм” (в основном к нормативным правовым актам Центризбиркома). В этом отношении мало что изменилось при подготовке законопроекта ко второму чтению, которую осуществляла рабочая группа Комитета по государственному строительству во главе с депутатом В.А. Крюковым (будущим членом Центризбиркома).

Закон состоит из 25 статей, объединенных в 7 глав. Первая глава содержит общие положения, в том числе основные принципы использования ГАС “Выборы”:

1) соблюдение конституционных прав граждан при автоматизированной обработке информации о них;

2) обеспечение гласности деятельности избирательных комиссий, комиссий референдума при использовании ГАС “Выборы”;

3) оперативное информирование избирателей, участников референдума о ходе и результатах выборов и референдума;

4) недопустимость вмешательства в информационные процессы в ГАС “Выборы” органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц, других лиц и организаций, которые в соответствии с федеральными законами не могут вмешиваться в данные процессы;

5) сочетание централизации и децентрализации в управлении процессами использования и эксплуатации ГАС “Выборы”;

6) обязательное применение ГАС “Выборы” при подготовке и проведении выборов и референдума, недопустимость использования для этих целей вместо ГАС “Выборы” других автоматизированных систем и информационных технологий;

7) обеспечение безопасности информации в ГАС “Выборы” в сочетании с открытостью системы и доступностью информации, содержащейся в информационных ресурсах ГАС “Выборы”, в соответствии с федеральными законами;

8) обеспечение достоверности информации, получаемой с использованием ГАС “Выборы”;

9) применение лицензионных программных средств общего назначения, сертифицированных специализированных программно-технических средств и средств связи ГАС “Выборы”;

10) недопустимость подключения ГАС “Выборы” к сети “Интернет”;

11) недопустимость подключения ГАС “Выборы” при ее использовании при проведении выборов и референдума к иным информационным системам и сетям связи, не применяемым в ГАС “Выборы”.

Вторая глава определяет статус ГАС “Выборы” (федеральная автоматизированная информационная система, функционирующая на территории Российской Федерации), структуру системы, полномочия избирательных комиссий в области использования, эксплуатации и развития государственной автоматизированной системы, полномочия Федерального центра информатизации при Центризбиркоме, информационных центров избирательных комиссий субъектов Федерации и системных администраторов.

Третья глава устанавливает условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС “Выборы”, и закрепляет правила, обеспечивающие достоверность документов, подготовленных с использованием системы.

Четвертая глава определяет правовой режим имущества и информационных ресурсов системы, право доступа к этим информационным ресурсам.

Пятая глава посвящена развитию ГАС “Выборы” и ее использованию для решения задач, не связанных с проведением выборов и референдумов.

Шестая глава определяет порядок обеспечения безопасности информации в ГАС “Выборы” и осуществления контроля за ее использованием.

Седьмая глава касается финансирования использования, эксплуатации и развития ГАС “Выборы”.

3. Правоотношения в области архивного дела

Правоотношения в сфере архивного дела входят в предметы регулирования как публичного - конституционного, административного, финансового, уголовного и т. д., так и частного - гражданского, авторского, семейного и др. Принципы: «разрешено только то, что прямо предусмотрено законом» для публичного права и «разрешено то, что не запрещено законом» для частного права.

В настоящее время правовая природа архивного дела в Российской Федерации имеет комплексную природу. Основополагающие правоотношения в сфере архивного дела в Российской Федерации относятся к публично-правовыми регулируются нормами конституционного, муниципального и других отраслей права. В то же время необходимо отметить, что отношения пользования архивными документами регулируются нормами гражданского и других частноправовых отраслей права.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» юридические, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством.

Применение к лицу мер ответственности осуществляется в рамках охранительного правоотношения. Основанием возникновения охранительных правоотношений является неправомерное поведение субъекта. Следует отметить, что, поскольку обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается не на каждого гражданина, то возникают охранительные правоотношения на основе относительного материального правоотношения.

Охранительные правоотношения в области архивного дела характеризуются неравным правовым положением субъектов. Управомоченной стороной охранительных правоотношений в области архивного дела является государство. Обязанности правонарушителя претерпеть меры государственно-принудительного воздействия противостоит право государства на применение этих мер. Интересы государства в охранительных правоотношениях представляют специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обладают властными полномочиями в отношении правонарушителя, обязывая его претерпевать негативные последствия своих действий. При привлечении субъекта к ответственности уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обязаны соблюдать принципы законности, справедливости, гуманизма, целесообразности, индивидуальности, ответственности только за вину и неотвратимости.

Охранительные правоотношения в области архивного дела характеризуются не только правовым положением субъектов, но и определенной совокупностью прав и обязанностей.

Структуру правового отношения в области архивного дела всегда образует связь субъективных прав и обязанностей. Структура правоотношений в области архивного дела не исчерпывается только субъектами права и содержанием правоотношений.

Наряду с субъектами и юридическим содержанием - это объект правоотношения. В теории права традиционно к числу объектов относят явления (предметы) материального и духовного мира, способные удовлетворять потребности субъектов, иначе говоря, - это материальные и нематериальные блага.

В области архивного дела объектом можно назвать архивные документы, а также информацию, которая содержится в данных документах. Как известно, информация может быть самой разнообразной и может содержать тайну (служебную, коммерческую, государственную, личную и т. д.).

В научной литературе уделяют достаточно много внимания проблемам защиты тайны. Тем не менее, в российском законодательстве, регулирующем правоотношения в области архивного дела, в настоящее время отсутствуют нормы права, определяющие доступ архивных работников к архивным документам ограниченного допуска.

Правоотношения, складывающиеся в области архивного дела, - это общественные отношения, урегулированные нормами права, субъекты которых являются носителями субъективных прав и субъективных юридических обязанностей, то есть правоотношения характеризуются следующими признаками: возникают на основе норм права, охраняются государством, и субъекты правоотношений обладают правами и обязанностями.

К основным объектам информационных правоотношений института архивного дела относятся:

· Архивный фонд Российской Федерации -- совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

· Архивный документ -- документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

· Архивный фонд -- совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

· Архив -- совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

· Тайный архив -- архив, о котором не заявлено публично.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Документы относятся к составу Архивного фонда РФ на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства -- в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

В качестве субъектов информационных отношений в области архивного дела выступают органы государственной власти РФ, органы Исполнительной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов, образуемые ими органы управления архивным делом, Федеральная архивная служба России и ее система, ее органы и учреждения, граждане, учреждения, организации и [предприятия, общественные и религиозные объединения и организации -- потребители архивной информации.

электронный документооборот архивный

Литература

1. Доклад Центральной избирательной комиссии РФ "О развитии и совершенствовании законодательства РФ о выборах и референдумах" // Вестник ЦИК РФ. 2000. № 21. С. 47-90.

2. Федеральный закон от 10.1.2003 № 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе “Выборы”" // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. № 2. Ст. 172;

3. Указ Президента Российской Федерации от 23.8. 1994 № 1723 "О разработке и создании Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы”" // Там же. 1994. № 18. Ст. 2067;

4. Указ Президента РФ от 28.2. 1995 № 227 "Об обеспечении создания, функционирования и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы”" // Там же. 1995. № 10. Ст. 861;

5. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 2008. - 258 с.

6. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2013

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. - 818 с.

8. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000

9. Ширко Т.И. Архивное право: учебное пособие / Т.И. Ширко; Томский политехнический университет. ? Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2013. - 110 с.

Размещено на Allbest.ru