Создание и обработка баз данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФУДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Кафедра «ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

Отчет

о выполненной курсовой работе на тему:

«Создание и обработка баз данных»

Дисциплина: «Информатика»

Выполнил студент

Электромеханического факультета

Соловей П.В.

группы ЭТ-503

Санкт-Петербург

2006

Оглавление

электронная таблица база данные

• Введение
• 1. Электронная таблица EXCEL
• 1.1 Основные положения
• 1.2 Постановка задачи
• 1.3 Математическое описание задачи
• 1.4 Создание базы данных (БД)
• 1.5 Поиск данных
• 1.6 Создание макросов
• 1.7 Назначение макросов объектам
• 1.8 Построение диаграмм
• 2. Система управления базами данных ACCESS
• 2.1 Общие положения
• 2.2 Разработка структуры БД
• 2.3 Создание таблиц в режиме конструктора
• 2.4 Заполнение таблиц данными (кроме вычисляемого поля)
• 2.5 Запросы на обновление
• 2.6 Запросы на выборку. Параметрические запросы
• 2.7 Создание и редактирование форм
• 2.8 Создание и редактирование отчетов
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение

Системы управления базами данных (СУБД, DBMS - Database Management System) на протяжении всего пути развития компьютерной техники совершенствовались, поддерживая все более сложные уровни абстрактных данных, заданных пользователем, и обеспечивая взаимодействие компонентов, распределенных в глобальных сетях и постепенно интегрирующихся с телекоммуникационными системами.

История развития компьютерной техники - это история непрерывного движения от языка и уровня коммуникации машины к уровню пользователя. Если первые машины требовали от пользователя оформления того, что ему нужно (то есть написания программ), в машинных кодах, то языки программирования четвертого уровня (4GLs) позволяли конечным пользователям, не являющимся профессиональными программистами, получать доступ к информации без детального описания каждого шага, но только с встроенными предопределенными типами данных - например, таблицами.

Последним шагом в этом направлении стала объектно-ориентированная технология, радикально изменившая сферу разработки программного обеспечения уже в 1990-х годах. Объектно-ориентированный подход позволяет упаковывать данные и код для их обработки вместе. Таким образом, практически снимается ограничение на типы данных, позволяя работать на любом уровне абстракции.

Эволюция систем управления информацией шла параллельно этому прогрессу, начиная с низкоуровневых программ, которые, например, напрямую производили операции чтения и записи со всей памятью без ограничения доступа, лентой, цилиндрами и дорожками диска и более высокоуровневыми средствами - файловыми системами, которые оперировали с такими понятиями, как массивы, записи и индексы для повышения производительности.

Базы данных в свою очередь начинали с модели записей и индексов (ISAM и др.), приобретая со временем способность восстановления после сбоев, проверки целостности данных и возможности работы нескольких пользователей одновременно.

Эти знание модели данных (CODASYL) относились скорее к уровню машинной ориентации. В дальнейшем реляционные базы данных, пришедшие на смену в 1980-х годах, приобрели механизм запросов, позволяющий пользователю указать требуемое, предоставив СУБД самой оптимальным образом найти результат, используя динамическую индексацию.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по разному работать с разными объектами и предоставлять пользователю различные функции и средства, большинство систем управления базами данных (СУБД) опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это даёт нам возможность рассмотреть две системы и обобщить их понятия, приёмы и методы на весь класс систем управления базами данных. В качестве таких учебных объектов мы выбираем Microsoft Access, Microsoft Excel.

Пояснительная записка к моей работе состоит из двух частей: основные положения таблиц Excel и работа с ней и СУБД Access.

В первой части я создал базу данных, выполнил работу с макросами, формами, диаграммами.

Во второй части также буду создавать базу данных, таблицы, формы, отчёты, запросы.

1. Электронная таблица EXCEL

1.1 Основные положения

Excel предназначен для обработки данных в виде таблицы. В этой программе с помощью форм организуются связи между значениями различных ячеек. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к автоматическому расчету значений ячеек связанных с данными формульной зависимостью.

Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в Excel принят термин рабочий лист. Рабочий лист - это множество ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и некоторой строке. Строки и столбцы идентифицируются, т.е. столбцы именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строки. Рабочий лист представлен на рисунке 1.

Рис. 1

1.2 Постановка задачи

Спроектировать базу данных в Excel, содержащую следующие данные.

Входные данные:

название санатория;

количество мест для отдыхающих;

численность персонала;

общая площадь помещений;

год постройки;

название города (местности), где расположен санаторий;

название ведомства, которому санаторий подчинен.

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Формирование списка санаториев, численность персонала в которых в расчёте на одного отдыхающего не ниже запрашиваемой величины.

3. Формирование списка санаториев, расположенных в городе, который выбрал пользователь.

4. Подсчет суммарной площади помещений санаториев, принадлежащих каждому ведомству.

5. Формирование отчета, включающего полные сведения о санаториях, срок эксплуатации которых составляет более 20 лет.

Выходные данные:

Данные о санаториях, расположенных в городе, который выбрал пользователь, данные о санаториях численность персонала в которых в расчёте на одного отдыхающего не ниже запрашиваемой величины, вывод суммарной площади помещений санаториев, принадлежащих каждому ведомству, данные о санаториях, срок эксплуатации которых составляет более 20 лет.

1.3 Математическое описание задачи

Ai=Bi /Сi,

где Ai - численность персонала на одного отдыхающего.

Bi- численность персонала,

Сi - количество мест,

1.4 Создание базы данных (БД)

База данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных в Excel - это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит название каждого из столбцов. Ссылка может быть задана либо как диапазон ячеек, либо как имя, соответствующему диапазону списка.

Для ввода информации в ячейки рабочего листа вначале следует сделать ячейку активной, переместив в нее указатель мыши и щелкнув один раз левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры, либо щелкнуть левой кнопкой мыши в стоке формул над рабочим листом и после этого вводить данные.

Сначала задаются имена полей БД, затем вводим данные в остальные ячейки. Вычисляемые поля заполняются в последнюю очередь. Заголовок таблицы целесообразно формировать с помощью надписи.

Ввод формул.

Любая формула начинается со знака =. Формулы могут содержать:

- числа и относительные ссылки =2*А2

- абсолютные ссылки =A8$С$7

- функции = СУММ(A1:B5)

Копировать ячейки можно несколькими способами:

1. С помощью буфера обмена

- Выделить диапазон копируемых ячеек

- Правка копировать

- Правка вставить (ряде случаев также надо выделить тот диапазон ячеек, куда копируем).

2. Методом заполнения.

Для этого указатель мыши надо поместить маркер выделения, чтобы он принял форму черного крестика, затем перетащить мышь в том направлении, в котором копируется содержимое ячейки, при этом формула с относительной ссылкой меняет адрес в соответствие с направлением копирования. А с абсолютной ссылкой - нет.

Процесс заполнения БД с помощью формы.

1. создать заголовок таблицы Главная.

2. задать имена полей БД.

3. выделить ячейки A2:H2 (заголовки) и выполнить команду Данные - Форма. После этого появится форма (рис 2). Теперь надо ввести данные во все ячейки, кроме вычисляемого поля, переход осуществляется с помощью кнопки (tab) или мышью. Заполнив первую запись нажать на кнопку далее, также и с остальными записями.

4. закончив вводить данные, щелкнуть на кнопке закрыть.

Форма приведена на рисунке 2

Сначала заполняем таблицу( название продукта, количество, цена, дата завоза, нормативный срок реализации(в днях), данные о поставщике, название страны )

Рис. 2

Пример заполненной таблицы:

Рис.3

Для отображения формул вместо результатов надо выполнить команду Сервис - Параметры и на вкладке Вид поставить флажок около параметра Формула. Таблица с формулами приведена на рисунке 4.

Рис. 4

1.5 Поиск данных

Для поиска данных необходимо поместить табличный курсор внутрь таблицы и выполнить команду Данные - Фильтр - Автофильтр. При этом в каждой ячейке строки заголовков полей появляется кнопка раскрывающегося списка.

Рассмотрим поиск данных на примере поиска ведомств которым принадлежат санатории, Для этого надо раскрыть список поля «Ведомство» и выбрать ведомство.

Рис.5

Далее раскрыть список поля «Год» и выбрать команду (Условие…).

Результат выполнения данного примера на рис. 6.

Рис. 6

1.6 Создание макросов

Макрос - это программа, записанная на встроенном в Excel языке VISUAL BASIC for application (VBA). Макрос может быть написан программистом или создан автоматически макрорекордером. Макрос, созданный этим макрорекордером, запоминает с момента его записи все действия пользователя, в том числе и ошибочные.

Рассмотрим создание макроса на примере поиска просроченных продуктов. Для этого надо:

- табличный курсор поместить внутрь таблицы

- выполнить команду Сервис- Макрос - Начать запись

- в окне диалога «Запись макроса» (рис.7) задать имя макроса, в данном случае «Список санаториев выбранного города»

рис.7

- после нажатия Ok макрорекордер начинает запись макроса и записывает до тех пор, пока не будет выполнена команда Сервис - макрос - Остановить запись.

- Выполнить действия, которые записывает макрос:

1. Команда Данные - Фильтр - Автофильтр

2. Раскрыть список поля “Город” и выбрать условие.

Рис.8

Ввести значение меньше «Равно»

Нажать ОК.

- Остановить запись макроса.

Запуск макроса.

- Восстановить исходное состояние таблицы путем снятия автофильтра

- Убедиться, что табличный курсор находится внутри таблицы

- Выполнить команду Сервис- Макрос- Макросы, выделить требуемый макрос и щелкнуть на кнопке “ Выполнить ”

Типичный командный макрос имеет следующие элементы:

- Операторы sub и end sub располагаются в конце и начале макроса

- Имя макроса следует после оператора sub

- Тело макроса, то есть часть макроса, заключенная между операторами sub и end sub ,оно состоит из последовательности операторов, каждый из которых соответствует выполненному во время записи макроса действию.

Для удобства работы создается третий макрос, возвращающий таблицу в исходное состояние.

- Команда Сервис - Макрос - Начать запись

- Присвоить макросу имя

- Команда Данные - Фильтр - Отобразить все

- Остановить запись макроса

1.7 Назначение макросов объектам

Для назначения макроса конкретному объекту объект помещается на лист.

Выделяется правой клавишей мыши и из контекстного меню выбирается команда Назначить макрос.

В курсовой работе необходимо сформировать кнопки и назначить им макросы. Для этого:

- Выполняется команда Вид - Панели инструментов - Формы, на экране появится панель инструментов.

- Щелкнуть на элементе кнопка и методом протаскивания сформировать кнопку на листе.

- На экране появится окно назначить макрос объекту, в котором надо выделить требуемый макрос и нажать ОК.

- Пока кнопка выделена на листе, можно изменить ее имя, а затем щелкнуть вне кнопки.

1.8 Построение диаграмм

Диаграмма является удобным средством визуального представления данных и с таблицей очень широко используется научно-технической документации.

Для построения диаграммы надо проделать следующие действия:

- Выделить диапазон ячеек с данными, необходимыми для построения диаграммы (в данном случае это будет диапазон!)

2- Щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм или выполнить команду вставка - диаграмма.

Существует 4 шага мастера диаграмм:

1. выбирается тип диаграмм (круговая) и ее вид.

2. выбирается диапазон данных.

3. выбираются различные параметры оформления диаграммы: заголовки, легенда (добавить легенду, справа); подписи данных (доля).

4.определяется место расположения диаграммы.

Построенная диаграмма приведена на рис. 8



2. Система управления базами данных ACCESS

2.1 Общие положения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД) , предназначенная для создания и обслуживания баз данях , обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области - реальных объектах, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двухмерных таблиц - реляционных таблиц, называемых также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области.

Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Таблицы связаны по ключевому полю, которое позволяет однозначно идентифицировать каждую запись. Значения в ключевом поле не должны повторяться.

База данных Access включает в себя следующие объекты:

- Таблицы, запросы, схемы данных, имеющие непосредственное отношение к базе данных;

- Формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, называемые объектами приложения.

Базы данных Access работают со следующими типами данных:

- Текстовый - тип данных, используемый для обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов)

- Поле мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535) символов

- Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени

- Числовой - тип данных для хранения действительных чисел

- Денежный - для хранения денежных сумм

- Счетчик - специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием

- Логический.

2.2 Разработка структуры БД

Необходимо создать две взаимосвязанных таблицы. Первая таблица будет называться Таблица 1 и в ней будут размещены следующие поля:

название санатория;

количество мест для отдыхающих;

численность персонала;

общая площадь помещений;

год постройки;

название города (местности), где расположен санаторий;

название ведомства, которому санаторий подчинен.

2.3 Создание таблиц в режиме конструктора

Для создания новой таблицы в окне базы данных надо выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбирается Конструктор.

После этого появляется окно Таблица 1: таблица, в которой определяется структура таблицы базы данных.

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, тип данных, Описание - краткий комментарий. А также свойства поля в разделе Свойства поля.

Рис.9

2.4. Заполнение таблиц данными (кроме вычисляемого поля).

В окне базы данных надо выделить значок созданной таблицы (Дата оплаты и Стоимость) и выполнить двойной щелчок мышью либо нажать открыть. После этого заполнить таблицы данными, переход от одной ячейки к другой рекомендуется осуществлять клавишей Tab. После заполнения надо закрыть окно таблицы, при этом данные сохраняются автоматически.

Если при заполнении таблицы была изменена ее структура, то при закрытии Access потребует подтверждения изменений.

Если в таблицах содержаться одинаковые поля с одними и теми же данными, то можно, заполнив первую таблицу, скопировать ячейки данного поля, а затем, выделив аналогичный диапазон в др. таблице, вставить.

Таблица №1

Таблица№2

2.5 Запросы на обновление

Запрос на обновление является запросом действий, в результате выполнения которого изменяются данные в таблицах.

В задании необходимо обновить записи поля Цена за 1 кг.

Чтобы создать запрос на обновление, надо сначала создать запрос на выборку, который затем преобразуется в окне конструктора запросов в запрос на обновление при выборе команды Обновление контекстного меню, появляющегося при нажатии кнопки Тип запроса на панели инструментов конструктора запросов, или команды меню Запрос->Обновление.

В ячейку строки Обновление вводится формула: [Цена за 1 кг]*0,15

2.6 Запросы на выборку. Параметрические запросы

Запросы на выборку служат для отбора данных по критериям поиск. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы, существующей до закрытия запроса.

Рассмотрим принцип формирования запроса на примере таблицы 2.

Для этого:

- В окне базы данных активизировать объект Запросы и нажать Создать

- В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор , после чего на экране появится окно Запрос на выборку , а также диалоговое окно Добавление таблицы, где надо выделить таблицу 2 и щелкнуть на кнопке Добавить

- Перенести из таблицы, расположенной в верхней части экрана, необходимые поля в строку поле бланка запроса; в данном случае надо перенести все поля, для этого двойным щелчком на заголовке таблицы выделяем все поля и перетаскиваем их в первую ячейку строки Поле

- В строку условие отбора в ячейку поля Год, вводится значение: <=1986

- Закрыть запрос, сохранить его, задать имя «Более 20 лет».

- При открытии запроса в окне базы данных на экран выводится результирующая таблица запроса (рис.10)

Рис.10

Параметрический запрос является частным случаем запроса на выборку.

Пользователь может вводить значение поля в диалоговом режиме в процессе выполнения запроса.

Имя параметра может задаваться непосредственно в поле Условие отбора в квадратных скобках (рис.11). При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра (рис.12)

Рассмотрим создание параметрического запроса Необходимо сделать отчет, включающий название санатория, местность где он расположен и его площадь . (рис.13). Назовем этот запрос «Местность и площадь».

Рис.11

Рис.12

Рис.13

2.7 Создание и редактирование форм

Access предоставляет возможность ввода данных либо непосредственно в таблицу, либо с помощью форм.

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Они служат для ввода данных, а также для их просмотра в удобном для пользователя виде.

Для создания формы в окне базы данных в области Объекты выбирается закладка Формы, после этого надо нажать на кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма (рис. 14) выбирается режим Автоформа: в столбец. В качестве источника данных возьмем таблицу 1.

Рис.14

Рис.15

Для редактирования формы надо выбрать ее в окне базы данных и нажать Конструктор. Появится окно, где отразится структура формы: область заголовка, область данных и область примечаний.

2.8 Создание и редактирование отчетов

Отчеты служат для форматированного ввода данных на печатающие устройства. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами. Существуют «ленточные» автоотчеты и автоотчеты «в столбец». Для создания такого отчета в окне База данных надо выполнить команду Создать и в открывшемся окне выбрать из списка нужный тип отчета.

Редактирование структуры отчета выполняется в режиме Конструктора. Приемы редактирования такие же, что и для форм.

С помощью мастера отчетов я создал отчет на основании таблицы 1. Отчет приведен на рисунке 16.

Список санаториев срок эксплуатации которых более 20 лет

Назва Год Общая Название Количество Количеств Числе Название

Ветерок 1990 3666 Рыбхоз 0,17 1500 250 Карелия

Восход 2002 4222 Теплосети 0,18 1250 230 Карелия

Заря 1992 4535 Теплосети 0,17 1550 260 Псков

Зеркаль 1988 4053 Рыбхоз 0,13 1025 130 Карелия

ный

Карелия 1999 3523 Газпром 0,2 1600 321 Зеленогорск

Любава 2006 4255 Газпром 0,12 1800 220 Карелия

Сказка 2005 3200 Теплосети 0,18 1100 200 Псков

Снежин 2000 4253 Рыбхоз 0,14 1660 230 Зеленогорск

ка

17 мая 2006 г. Страница

Заключение

Выполнив эту работу, я познакомился с важнейшими программами Microsoft Access и Microsoft Excel и освоил основные приёмы работы с ними.

В Excel я создал базу данных, выполнил работу с макросами, формулами, диаграммами. Во второй части в Access создал базу данных, таблицы, формы, отчёты, запросы.

Подтверждение знаний и умения работы с Microsoft Access и Microsoft Excel иллюстрирую с помощью таблиц, диаграмм, форм, отчётов.

Список использованной литературы

1. Леоньтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 920 с.: ил.

2. Фролова Н.В., Савастеева М.С... Система управления базами данных Access - СПб: 2005.

3. Автоматизация работы в Excel. Учебное пособие. Н.В. Байдина, Н.Ф. Костянко

4. Абросимов. Методические указания.

5. Конспект лекций.

6. Современные информационные технологии в образовании / И. Роберт / Школа-Пресс / 1994

7. Автоматизированные информационные технологии в экономике / М.И. Семенов и др. / Финансы и статистика / 2000

Размещено на Allbest.ru

...