Классификация электронных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Классификация электронных документов

Традиционное определение док. как материального объекта содержащего зафиксированную на нем информацию предполагает выполнение операций с док. как с носителем информации т. е. учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением электронного док. на первый план выходит не объектно-материальный, а информационный характер док.

Электронный документ - информация зафиксированная на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.

Под электронным носителем понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения информации посредством компьютерной техники.

Состав электронного документа

1. Содержание - инфа содержащаяся в документе.

2. Контекст - деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования док.

3. Метаданные - совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования инфы программным обеспечением.

Метаданные - технологическая инфа необходимая программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека, т.е. декодированном виде.

4. Электронный носитель инфы. Контекстная инфа необходимая не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например, для адекватного подбора оборудования к конкретной инфе относят данные об аппаратном и программном обеспечении.

Метаданными являются данные включенные в состав док. программным обеспечением. Основные понятия относящиеся к метаданным являются: тип данных, структура данных, формат данных.

Типы данных определяются значениями, которые эти данные могут принимать и базовыми операциями над ними.

Структурой данных называют множество допустимых типов данных и отношений между ними (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой различными структурами - линейная, иерархическая, сетевая, реляционная.

Формат данных - способ описания элементов и структуры данных.

Формат зависит от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования. Разные типы и структуры данных будут описывать по разному и для работы с ними необходимы разные типы программного обеспечения.

Разнообразие форматов порождает проблему совместимости программным продуктов работающих с разными форматами.

Для обмена данными между разными программами необходимо как правило полностью конвертировать данные из одного формата в другой. Большинство форматов являются закрытыми.

Классификация электронных документов

электронный компьютерный информация документ

Согласно компонентам составляющим электронный док. их классификация может быть следующей.

- По содержанию и контексту электронный док. классифицируется в соответствии с традиционными классификационными схемами принятыми в дисциплинах связанных с анализом документов.

- По носителям классификации электронных документов связанна с разнообразием материалов и технологий записи считывания данных.

Наиболее сложной являются классификация по метаданным т. е. технологическим характеристикам необходимым для визуализации. Сложность связана с разнообразием типов, структур и форматов данных, с другой стороны с их совокупностью в рамках одного документа.

В качестве классификации модели обычно предлагается ранжирование электронных документов в зависимости от комбинации метаданных.

1. Одноранговые док. - док. состоит из одного типа данных, объединенных одной структурой, записан в один файл определенного формата. Например:gif, wav.

2. Двух ранговые - док. состоит из нескольких типов данных объединенных одной структурой записан в один файл определенного формата.

3. Трех ранговые - док. состоящий из нескольких типов данных объединенных несколькими структурами, записан в один файл.

4. Четырех ранговые - несколько типов объединенных в несколько структур, записаны в несколько структур определенного общего формата. Например: БД PharaDOX.

5. Пяти ранговые - несколько типов, объединенных в несколько структур, записанных в несколько файлов в разных форматах. Например гипертекст.

Классификация электронного документов

По наличию печатного эквивалента:

1) Эл. издание воспроизводящее соотв. печатное издание.

2) Не имеющее печатного эквивалента

По технологии распространения

1) Локальное эл издание, выпускающееся в виде определённого количества идентичных экземпляров на переносимых машиночитаемых носителях

2) Сетевое эл издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей (через коммуникационные сети)

По характеру взаимодействия пользователя и эл. издания

1) Детерминированное: параметры, содержание и способ взаимодействия определён издателем и не может быть изменён пользователем.

2) Недетерминированное (интерактивное): параметры, содержание и способ взаимодействия прямо или косвенно устанавливаются пользователем в соответствии с его интересами, целью, уровнем подготовки и тп. на основе информации и с помощью алгоритмов определённых издателем.

Классификация документов

По назначению: организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

- распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

- информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.)

По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.)

По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

По типу содержания: текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

По способу представления: электронный, на бумажных носителях

По месту издания: внутренние, внешние

По направлению отправки: входящие, исходящие

По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые

По уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Размещено на Allbest.ru