Технология создания и публикация многостраничных документов с помощью Microsoft Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Функция "Разделы" многостраничного документа

1.1 Описание функции

1.2 Нумерация

1.3 Оформление многостраничного документа

Глава 2. Функция "Стили"

2.1 Описание функции

2.2 Оформление документа с использованием стилей

2.3 Автоматическое создание оглавления многостраничного документа

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Office -- офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, OS X, iOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE-объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Пакет Office для компании Microsoft всегда был очень важным и платформообразующим продуктом. Уже многие годы для подавляющего числа пользователей такие приложения, как Word или Excel являются эталоном для работы с различными видами электронных документов и таблиц.

Microsoft Word (часто -- MS Word, WinWord или просто Word) -- текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году.

Большинство людей постоянно сталкивается с подготовкой и оформлением многостраничных документов. Студенты вузов и колледжей пишут рефераты, курсовые и дипломные работы. На рабочих местах специалистам приходится разрабатывать инструкции, правила, регламенты, методические рекомендации и т.д.

При этом в настоящее время наиболее распространенным инструментом подготовки многостраничных текстовых документов является Microsoft Word - самый известный и широко используемый текстовый процессор. Соответственно, приступая к разработке многостраничного документа, хотелось бы знать о специальных функциях MS Word, которые позволяют быстро и удобно осуществить подготовку и качественное оформление достаточно большого по объему многостраничного документа.

Большинство многостраничных документов имеют не только большой объем, но и сложную структуру, т.е. схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей, в которой на самом высоком уровне иерархии находится название разделов документа, на более низких уровнях располагаются названия его отдельных структурных элементов.

К таким документам можно отнести различного рода статьи, отчеты, руководства, организационные документы предприятия и пр. Для эффективной работы с многостраничными документами в программе MS Word есть следующий стандартный набор операций:

- создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например, повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

- просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

- создание сносок, закладок, ссылок, различных указателей, оглавления, списка иллюстраций.

Большие по объему многостраничные документы могут иметь следующие характерные особенности:

- обычно состоят из нескольких разделов (глав или частей) и могут иметь приложения. При этом часть приложений или страниц документы могут иметь "альбомную", а не "книжную" ориентацию, а разные разделы (главы или части) иметь отличнее по содержанию колонтитулы.

- могут включать титульный лист и оглавление.

Кроме этого многостраничный документ должен быть оформлен целиком в одном стиле. Ведь вы согласитесь, что документы, которые в начале оформлены одним способом, а в конце - другим, смотрятся неряшливо.

Рассмотрев особенности многостраничных документов, мы можем определить, какие функции текстового процессора MS Word нам необходимо освоить.

Для того чтобы хранить в одном файле сам многостраничный документ и все его приложения, имеющие даже другую ориентацию страницы, размер полей и формат, необходимо научиться пользоваться функцией "разделы".

Глава 1. ФУНКЦИЯ "РАЗДЕЛЫ" МНОГОСТРАНИЧНОГО ДОКУМЕНТА

1.1 Описание функции

Функция разделы позволяет изменить разметку документа на одной странице или на разных страницах и создать несколько разделов в документе. В данном случае под разделом документа понимается его часть, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения одного или нескольких из следующих параметров:

- размер полей;

- размер и ориентация страниц;

- источник бумаги для принтера;

- границы страниц;

- колонтитулы, в том числе нумерация страниц;

- количество колонок;

- нумерация строк;

- вертикальное выравнивание текста на странице (по верхнему краю, по - нижнему краю и т.д.);

- сноски.

Чтобы создать новый раздел, необходимо вставить разрыв раздела - отметку, обозначающую конец раздела. Стоит отметить, что именно разрыв раздела содержит информацию о форматировании текущего раздела. Разрыв раздела добавляется из строки меню с помощью команды "Вставка", далее "Разрыв" (рисунок 1).



Рисунок 1- Вставка разрыва страниц

Условные обозначения:

1 - строка меню;

2 - команда "Вставка".

После нажатия на команду "Разрыв" на экране появляется диалоговое окно "Разрыв" (рисунок 2), позволяющее начать новую страницу или новый раздел. В нашем случае нам нужен именно новый раздел, так как новая страница не позволяет изменить ни ориентацию страницы, ни колонтитулы с нумерацией листов, ни размеры полей. При этом нужно помнить, что добавлять раздел на текущей странице оптимально только в том случае, когда необходимо изменить только количество колонок с текстом. В остальных случаях нужно добавлять раздел со следующей или с четной (нечетной) страницы.



Рисунок 2 - Разрыв со следующей страницы

Рассмотрим распространенную ситуацию. Вы готовите документ, страницы которого имеют "книжную" ориентацию. Но в тексте присутствует широкая таблица, которую лучше расположить, используя "альбомную" ориентацию страницы. Тогда ее графы будут шире, а их содержимое будет удобнее читать.

Покажем, как действовать в этом случае.

Порядок выполнения действий таков: перед таблицей вставляем разрыв раздела со следующей страницы. Далее через несколько строк вставляем еще один разрыв страницы. В итоге у нас получилось три раздела: первый и третий предназначены для текста многостраничного документа, а второй - для таблицы. Соответственно менять параметры страницы будем только у второго раздела, а параметры первого и третьего раздела останутся без изменений.

Для изменения параметров страниц второго раздела необходимо поставить курсор в его область и далее в строке меню выполнить команду "Файл", затем "Параметры страницы…" (рисунок 3).



Рисунок 3 - Параметры страницы

microsoft office многостраничный документ

После выполнения данной команды откроется диалоговое окно "Параметры страницы" (рисунок 4). На закладке "Поля" данного окна нужно изменить ориентацию страницы раздела (на альбомную), установить необходимые размеры полей и положение переплета (сверху). Перед сохранением новых параметров необходимо убедиться, что изменения коснутся только текущего раздела, т.е. в списке "применить" должно быть установлено значение "к текущему разделу".

Информацию в оставшихся закладках в нашем случае менять не надо. Однако отметим их назначение:

- закладка "Размер бумаги" необходима для определения размера страницы и задания параметров подачи бумаги,

- третья закладка "Источник бумаги" нужна для установки параметров колонтитулов и вертикального выравнивая текста на странице.

После сохранения параметров страниц второго раздела приступаем к созданию и оформлению таблицы на страницах, имеющих "альбомную" ориентацию.



Рисунок 4- Параметры страницы, вкладка - поля

На рисунках 5 и 6 показано, как будет выглядеть этот раздел при включенном и выключенном режиме отображения на экране непечатаемых знаков.

Рисунок 5 - Фрагмент документа с отображением непечатных знаков



Рисунок 6 - Фрагмент документа с отображением непечатных знаков

Условные обозначения:

1 - кнопка, отображающая / скрывающая непечатаемые знаки;

2 - первый раздел документа;

3 - непечатаемый знак "разрыв раздела";

4 - второй раздел документа.

1.2 Нумерация страниц

Теперь разберемся, как создать документ, имеющий несколько приложений так, чтобы каждое из них обладало отдельной нумерацией страниц.

Конечно, сам документ и его приложения можно создать в виде отдельных файлов в MS Word. Но это не всегда удобно. К примеру, при многократной передаче такого документа на согласование различным лицам появляется угроза потери одного файла из полного комплекта. Во-вторых, осуществлять поиск и автоматическую замену фрагментов текста тоже удобнее в рамках одного word'овского файла.

Получается, что лучше научиться "управлять" нумерацией страниц в рамках единого документа, чем дробить его на несколько самостоятельных.

Порядок выполнения действий

После окончания текста документа вставляем разрыв раздела со следующей страницы (рисунок 7). Затем набираем и оформляем приложение и после этого приступаем к нумерации страниц приложения.

В соответствии с п. 4.9. ГОСТа Р 6.30-2003 при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, проставляя номера страниц посередине верхнего поля листа. Кроме этого страницы приложения нумеруют отдельно от страниц документа. Другими словами, многостраничные приложения должны нумероваться отдельно, начиная с единицы

Рисунок 7 - Разрыв раздела со следующей страницы

Однако номер на них должен проставляться только со второй страницы.

Если после вставки разрыва раздела нумерация приложения продолжит нумерацию страниц самого документа (рисунок 7), то необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Открываем панель инструментов "Колонтитулы" (рисунок 8), выбрав из строки меню команду "Вид", далее "Колонтитулы".

Рисунок 8 - Панель инструментов "Колонтитулы"

Условные обозначения:

1 - команда "Вид" в строке меню;

2 - верхний колонтитул, имеющий такое же оформление, как колонтитул предыдущего раздела;

3 - панель инструментов "Колонтитулы";

4 - кнопка "Как в предыдущем" на панели инструментов "Колонтитулы".

2. Если верхний колонтитул текущего раздела имеет такой же текст и такие же параметры, как предыдущий, отжимаем на панели инструментов "Колонтитулы" кнопку "Как в предыдущем", чтобы разорвать связь между колонтитулами текущего и предыдущего разделов.

3. При необходимости перед вставкой номера страницы удаляем ненужный текст из колонтитулов, в первую очередь это касается номера страницы . Закрываем панель инструментов "Колонтитулы".

4. В строке меню выбираем команду "Вставка", далее "Номера страниц" и в открывшимся окне "Номера страниц" нажимаем на кнопку "Формат", расположенную в левом нижнем углу окна (см. рисунок 10).

5. В разделе "Нумерация страниц" появившегося диалогового окна "Формат номера страницы" устанавливаем значение: начать с единицы (рисунок 11). Далее нажимаем на кнопку "ОК" и в окне "Номера страниц" указываем местоположение номера странице на листе, а также отжимаем галку в параметре "Номер на первой странице" (рисунок 10).

Результатом выполнения вышеуказанных действий будет являться уникальная нумерация страниц приложения № 1, отличная от нумерации страниц документа (рисунок 12). Если документ имеет еще одно или несколько приложений, которые необходимо хранить с ним в одном файле, то перед началом следующего приложения необходимо опять вставить разрыв раздела и повторить вышеназванные действия по установке отдельной нумерации страниц.

Стоит отметить, что данную технологию также можно использовать в том случае, если необходимо подготовить и оформить многостраничный документ, разделы которого должны иметь колонтитулы, различные по содержанию или оформлению.



Рисунок 9 - Верхний колонтитул

Условные обозначения:

1 - верхний колонтитул с удаленным номером страницы;

2 - отжатая кнопка "Как в предыдущем" на панели инструментов "Колонтитулы".

Рисунок 10 - Номера страниц



Рисунок11 - Формат номера страниц

Рисунок 12 - Нумерация страниц

Условные обозначения:

1 - последняя страница документа, имеющая шестой номер страницы;

2 - первая страницы приложения без указания номера страницы;

3 - вторая страница приложения с соответствующим номером.

В конце необходимо подчеркнуть, что разрыв раздела определяет форматирование предшествующего раздела. То есть при удалении разрыва раздела, предшествующий раздел становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.

1.3 Оформление многостраничного документа

Форматированием или оформление подразумевает задание необходимых параметров шрифту документа, его абзацам и страницам. В текстовом процессоре Microsoft Word возможно два вида оформления структурных элементов:

- непосредственное форматирование;

- форматирование с помощью стилей.

Непосредственное форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту документа через команды меню. Например, чтобы задать необходимые параметры шрифту используют панель инструментов "Форматирование" или отрывают специальное диалоговое окно, выбирая из строки меню команду "Формат", затем "Шрифт…". Для оформления абзаца используют диалоговое окно "Абзац", вызываемое командой "Формат", далее "Абзац…". Придание требуемых параметров странице производится через команду "Файл", далее "Параметры страницы", а также "Вид", затем "Колонтитулы".

Такой способ форматирования неудобно использовать при подготовке достаточно больших документов по следующей причине: необходимо по очереди выделять фрагменты документа и задавать ему необходимые параметры, выполняя различные команды и используя несколько диалоговых окон. А это достаточно трудоемко и занимает много времени. Кроме этого необходимо помнить, какие параметры были заданы отдельным элементам в начале документа, и использовать их в середине и в конце документа для придания ему целостности и аккуратного вида.

Конечно, можно возразить, заметив, что на панели инструментов "Стандартная" существует кнопка () "Копировать формат" или "Формат по образцу", позволяющая скопировать и перенести параметры оформления с одного фрагмента документа на другой. Однако такой способ относится к непосредственному форматированию и занимает немало времени. Ведь при использовании данного способа сначала необходимо выделить фрагмент, который уже оформлен, нажать на кнопку "Копировать формат" (), затем перемести курсор к фрагменту документа, который необходимо отформатировать, и выделить его.

Быстро и качественно оформить документ, а также автоматически составить к нему оглавлением нам поможет функция "стили".

Глава 2. ФУНКЦИЯ "СТИЛИ"

2.1 Описание функции

Второй способ форматирования с использованием стилей является более удобным и менее трудозатратным. Стилем называется специальный инструмент (или функция) Microsoft Word, используемая для оформления документа. Можно дать и более подробное определение: стили - это специальные созданные наборы форматирования, позволяющие использовать одновременно несколько параметров. То есть вместо использования каждой команды или настройки независимо, можно воспользоваться одним заранее созданным стилем. При этом стиль можно использовать необходимое количество раз. Это позволяет сократить количество выполняемых команд и действий, снизив время на оформление документа, и повысить при этом качество форматирования.

Созданные стили отображаются на панели инструментов "Форматирование" в поле "Стиль". Для работы со стилями удобно использовать специальную область задач "Стили и форматирование", вызываемую командой из строки меню "Формат", далее "Стили и форматирование" или соответствующей кнопкой (), расположенной на панели инструментов "Форматирование".

Типы стилей

В текстовом процессоре Microsoft Word существует четыре типа стилей:

- стили абзацев;

- стили знаков;

- стили списков;

- стили таблиц.

Тип стиля обозначается специальным значком, который располагается справа от наименования стиля в общем их списке.

Стили абзацев, обозначенные значком , определяют не только тип и размер шрифта, но также форматирование для размещения абзаца и интервалы для всего текста. Стиль абзаца можно применять к одному или к нескольким абзацам.

Стили знаков, отмеченные значком , применяются на уровне знаков - к блокам слов и букв, а не на уровне абзаца. Например, данный тип стиля может использоваться для выделения в тексте документа слов-терминов, которые отличаются по оформлению от остального текста. Стоить отметить, что стили знаков можно использовать вместе со стилями абзацев: сначала оформляем целиком абзац, задавая одновременно необходимые параметры к абзацу в целом и к его символам, а потом для отдельных слов абзаца используем стиль знаков, выделяя тем самым, например, термины.

Стили списков, имеющие значок , используются для оформления списков.

Стили таблиц, обозначенные значком , соответственно определяет формат таблиц.

2.2 Оформление документа с использованием стилей

По умолчанию в создаваемом документе отображаются минимум четыре стиля: три встроенных стиля заголовка и стиль абзаца "Обычный".

Для того чтобы применить стиль к необходимому фрагменту, необходимо выделить его, а затем щелкнуть на нужный стиль в поле "Стиль" на панели инструментов "Форматирование" или в области задач "Стили и форматирование". Обратим внимание, что можно поставить курсор в текст абзаца для применения к нему одному стиля абзаца, и при этом не выделять абзац целиком.

Чтобы отменить форматирование стилем, необходимо выделить фрагмент документа и выбрать команду "Очистить формат" в поле "Стиль". Данная команда удаляет не только используемые параметры стиля, но также и параметры, установленные непосредственным форматированием.

Создание и изменение стилей

Создавать и изменять стили необходимо из области задач "Стили и форматирование".

Для того чтобы изменить параметры существующего стиля, необходимо выделить нужный стиль, нажать на правую кнопку мыши, вызвав тем самым контекстное меню, и выбрать команду "Изменить…". После этого откроется диалоговое окно "Изменение стиля", которое позволяет изменить параметры текущего стиля. Если текущим выбран стиль абзаца, то можно изменить параметры оформления шрифта, абзаца, табуляции, границ и т.д. Если же текущим является стиль знаков, то для редактирования будет доступны только параметры шрифта, границ и языка.

При задании параметров необходимо обратить внимание на флажок "Обновлять автоматически" в правом нижнем углу диалогового окна "Изменение стиля" и "Создание стиля". Установка данного флажка приводит к следующему результату: при применении непосредственного форматирования к фрагменту документа, оформленного до этого с помощью стиля, изменяются все остальные фрагменты документа, оформленные с использованием данного стиля, в соответствии с параметрами непосредственного форматирования. То есть при установке данного флага Microsoft Word считает, что параметры непосредственного форматирования необходимо применить ко всем фрагментам документа, оформленным с помощью определенного стиля.

Для создания нового стиля используется кнопка "Создать стиль…" в области задач "Стили и форматирование", после нажатия на которую открывается диалоговое окно "Создание стиля".

Говоря о форматировании, остановимся более подробно на тех параметрах оформления, которые применяются к абзацам и символам (знакам) текста.

Задание параметров оформления абзацев осуществляется через диалоговое окно "Абзац".

Оформление абзаца подразумевает задание следующих параметров:

- тип выравнивания строк (по ширине, по левому края, по правому краю, по центру);

- наличие и величину абзацного отступа;

- величину отступа от полей страницы;

- величину межстрочных интервалов;

- величину отступов перед и после абзаца;

- разбивку абзаца на страницах:

- запрет висящих строк - запрет размещения в конце или в начале страницы только одной строки многострочного абзаца;

- не разрывать абзац - запрет размещения абзаца на разных страницах;

- не отрывать от следующего - размещение текущего абзаца со следующим на одной странице (данный параметр целесообразно задавать для заголовков документа);

- с новой страницы - размещение абзаца в начале новой страницы;

- наличие или отсутствие требований по запрету нумерации строк;

- наличие или отсутствие требований по запрету автоматического переноса слов.

Задание параметров оформления символов (знаков) осуществляется через диалоговое окно "Шрифт".

Оформление символов (знаков) подразумевает задание следующих параметров:

- вид, начертание и размер шрифта;

- цвет;

- наличие и тип подчеркивания;

- наличие видоизменений (зачеркнутый, надстрочный, подстрочный, скрытый и т.д.);

- тип интервала (обычный, уплотненный, разреженный);

- наличие смещения и анимации.

Для деловых документов в основном используется шрифт "Times New Roman" или "Arial" размером 12-14 пунктов.

2.3 Автоматическое создание оглавления многостраничного документа

Стили позволяют ни только быстро и качественно оформить документ, но и автоматически создать оглавление к нему. Для этого необходимо при форматировании документа все заголовки в нем оформлять с помощью соответствующих стилей.

По умолчанию в каждом документе MS Word содержится три стиля заголовков:

- стиль "Заголовок 1" нужно использовать для оформления заголовков раздела,

- стиль "Заголовок 2" стоит применять для заголовка подраздела, а

- стиль "Заголовок 3" соответственно для заголовка 3 уровня.

Если необходимо, то параметры данных стилей можно изменить (см. раздел статьи "Оформление документа с использованием стилей").

Также при необходимости можно создать стили для заголовков 4, 5 и т.д. до 9 уровня. Для этого при создании нового стиля в поле "Основан на стиле" диалогового окна "Создания стиля" необходимо установить нужный уровень заголовка.

Для автоматического создания оглавления необходимо поставить курсор в то место, где должно начинаться оглавление. После этого в сроке меню выбрать команду "Вставка", далее "Ссылка", а затем "Оглавление и указатели". В открывшемся окне "Оглавление и указатели" необходимо открыть вторую закладку "Оглавление" и задать в ней формат оглавления и количество уровней. К примеру, в документе присутствует 5 уровней заголовков, но в оглавлении вы можете посчитать такую детализацию излишней и включить в него только первые два уровня.

После нажатия на клавишу "ОК" в документе автоматически появится оглавление. При необходимости оглавление можно в любой момент обновить. Для этого его необходимо выделить, затем нажать правую клавишу мыши и выбрать в открывшемся контекстом меню команду "Обновить поле". Далее в окне "Обновление оглавления" необходимо выбрать один из следующих режимов:

- обновить только номера страниц

- обновить целиком.

Первый режим обновления может изменить только номера страниц, но он не добавит в оглавление новые заголовки разделов и не изменит их наименования. Второй режим приведет оглавление в соответствие с текущей структурой документа.

Заключение

Заканчивая дипломную работу, хотелось бы отметить, что текстовый процессор Microsoft Word обладает достаточно большим функционалом, позволяющим максимально эффективным способом организовать работу по подготовке и оформлению документов.

Ни для кого не секрет, что это самый известный текстовый редактор, который применяется во всех сферах деятельности и предназначен для выполнения различного рода операций связанных с обработкой материала. Word применяют не только для написания текста, но и для:

- исправления ошибок грамматики в тексте,

- орфографических ошибок,

- при оформлении внешнего вида документов,

- создания таблиц,

- изображений и рисунков,

- для оформления деловых писем,

- визиток,

- при помощи worda можно просчитывать математические формулы.

Для этого необходимо овладеть данным функционалом, например, можно использовать различную литературу, справку "Microsoft Office Word", а также специальные учебные курсы, разработанные корпорацией Microsoft .

Таким образом, программа Microsoft Word - это самый удобный вариант для создания текста и его последующего форматирования с возможностью гибкой настройки шрифта, стиля написания, оформления самой страницы.

Используемая литература

1. Назаров С.В. и др. Информатика: в 2 ч. Ч. 2: учебник. М.: Бином, Серия: Основы информационных технологий., 2012.

2. Алехина Г.В. и др. Информатика. Базовый курс. - М.: Маркет ДС, 2010.

3. Михеева Е.В. Информационные технолгии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2007.

4. Василькова И. В., Васильков Е. М., Романчик Д. В. Основы информационных технологий в Microsoft Office 2010. Практикум; ТетраСистемс - М., 2012.

5. Кузин А. В., Чумакова Е. В. Основы работы в Microsoft Office 2013. Учебное пособие; Инфра-М, Форум - М., 2015. -

6. Свиридова М. Ю. Текстовый редактор Word; Академия - М., 2011.

Размещено на Allbest.ru

...