Существует большое количество определения базы данных, но мы будем придерживаться следующего: база данных (БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов, и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области [3, стр.11-12].

Процесс проектирования включает в себя следующие этапы:

1) Постановка задачи

2) Инфологическое проектирование.

3) Выбор системы управления базой данных (СУБД) и других инструментальных программных средств.

4) Нормализация

5) Логическое проектирование БД.

6) Физическое проектирование БД.

Инфологическое проектирование.

Инфологическая модель - это отражение предметной области, для которой разрабатывается база данных.

Инфологическая модель отражает только существенные, с точки зрения обработки, особенности объектов предметной области. Инфологическая модель является моделью логического уровня и не зависит от особенностей используемой СУБД. Построенная инфологическая модель данных в дальнейшем будет востребована на этапе физического проектирования, а также на этапе эксплуатации и сопровождения уже готовой системы, позволяя наглядно представить любые вносимые в базу данных изменения.

Модель сущность-связь (ER-модель) - модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области.

ER-модель используется при высокоуровневом (инфологическом) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями.

Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных.

Под даталогической понимается модель, отражающая взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учетом конкретной реализации СУБД, также с учетом предметной области на основе её инфологической модели [4, стр.7-15].

С базами данных неразрывно связано такое понятие, как СУБД. СУБД (система управления базами данных) - программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации, хранимой в базе данных.

В качестве примера реляционной СУБД можно привести Microsoft Access. Access - это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, преставления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (заполнение карточки на пациента, заполнение карточки оплаты услуг и. д.), с помощью Access можно разработать простые и удобные формы для ввода данных, а также осуществлять разработку данных и выдачу сложных отчетов.

Основными понятиями СУБД ACCESS являются: данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи "много ко многим" и "много к одному", а также здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные;

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для инфологического, так и для логического и физического представления данных.

Язык запросов (SQL).

SQL (на английском - Structured Query Language) расшифровывается как "язык структурированных запросов".

В реляционных базах данных язык запросов служит:

1) для создания данных;

2) для модификации данных;

3) для управления данными.

Функциональность языка сильно эволюционировала, сейчас действует стандарт, принятый в 2003 году.

Управление базой данных (операции с данными: добавление, удаление, изменение) проходит именно с использованием языка запросов. Но не только.

Язык запросов также позволяет:

1) добавлять таблицы;

2) изменять типы полей в таблицах.

Основные типы запросов

Использование языка запросов сводится к выборкам строк (записей таблиц) и совершению операций над всеми записями выборки, т.е. над записями выборки можно осуществить одну из трёх операций:

1) просмотреть набор записей;

2) изменить все записи набора;

3) удалить все записи набора.

Для каждой из операций используются свои операторы, но чаще всего запросы строятся на следующих операторах:

SELECT - считывает данные (с учетом условий) и получает выборку

INSERT - добавляет новые данные в таблицу

UPDATE - изменяет существующие данные

DELETE - удаляет данные из таблицы (Программа Microsoft Access

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Нормализация:

Нормализация - это разбиение таблицы на две или более, обладающих лучшими свойствами при включении, изменении и удалении данных. Окончательная цель нормализации сводится к получению такого проекта базы данных, в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, т.е. исключена избыточность информации. Это делается не столько с целью экономии памяти, сколько для исключения возможной противоречивости хранимых данных.

Каждая таблица в реляционной БД удовлетворяет условию, в соответствии с которым в позиции на пересечении каждой строки и столбца таблицы всегда находится единственное атомарное значение, и никогда не может быть множества таких значений. Любая таблица, удовлетворяющая этому условию, называется нормализованной. Фактически, ненормализованные таблицы, т.е. таблицы, содержащие повторяющиеся группы, даже не допускаются в реляционной БД [5, стр.14-16].

Нормальные формы:

1НФ:

Таблица находится в первой нормальной форме (1НФ) тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк не содержит в любом своем поле более одного значения и ни одно из ее ключевых полей не пусто.

2НФ:

Таблица находится во второй нормальной форме (2НФ), если она удовлетворяет определению 1НФ и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полной функциональной зависимостью с первичным ключом.

3НФ:

Таблица находится в третьей нормальной форме (3НФ), если она удовлетворяет определению 2НФ и не одно из ее неключевых полей не зависит функционально от любого другого неключевого поля.

Контрольный пример:

Контрольный пример предоставляет более полную и насколько возможно объективную картину работы пользователей в будущей программе. Также контрольный пример необходим при запуске приложения в эксплуатацию, оценки готовности конфигурации к реальной эксплуатации.

Контрольный пример предназначен для выполнения следующих функций:

Демонстрация последовательности ввода нормативно-справочной информации и учётных документов

После демонстрации исполненного контрольного примера пользователя должно сформироваться определённое представление о данной программе.

1.2 Изучение и описание предметной области