Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Основные понятия о базах данных MS Access
• 1.1 Система управления базами данных MS Access
• 1.2 Предназначение СУБД Access
• 1.3 Объекты базы данных
• 2. Реализация приложения базы данных «Реестр экспертов - аудиторов по качеству»
• 2.1 Создание базы данных
• 2.2 Создание таблиц «Реестр экспертов - аудиторов по качеству»
• 2.3 Создание схем данных «Реестр экспертов- аудиторов по качеству»
• 2.4 Создание запросов
• 2.5 Создание формы
• 2.6 Создание отчетов
• 2.7 Создание макросов
• 2.8 Подчиненная кнопочная форма «Реестр эксперт - аудиторов по качеству»
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение


Введение

В настоящее время, эпоху информации, мы постоянно получаем огромное количество информации, которую необходимо определенным образом систематизировать: компоновать, сортировать и хранить, обеспечивая при этом удобство ее использования. Вместе с тем в различных отраслях экономики - производства, торговли, сферы услуг - еще остается много организаций, которые информацию обрабатывают и хранят вручную. Для этой цели и предназначена программа Microsoft Access, являющаяся мощным средством для работы с базами данных.

MS Access - это система управления базами данных, входящая в состав профессиональной редакции пакета Microsoft Office. Access позволяет: проектировать двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE; устанавливать связи между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей; вводить, хранить, просматривать, сортировать, изменять и выбирать данные из таблиц с использованием различных средств контроля информации; создавать, модифицировать и использовать производные объекты базы данных - формы, запросы, отчеты; отображать результаты в графическом виде; выполнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или запросов; вставлять данные в другие приложения пакета Microsoft Office.

Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов и это дает возможность пользователю быстро создавать полноценную базу данных.

Целью данной курсовой работы является закрепление теоретических знаний и практических навыков по разработке базы данных.

Задачами данной курсовой работы является:

- разработать базу данных на примере «Реестр эксперт - аудиторов по качеству » (содержащую информацию об эксперт аудиторах, наименование организации, номера аттестата, срок аттестата, направление и т.д. ) ;

- создание таблиц, макросов, отчетов, форм ;

- назначение форм, создание главной кнопочной формы с помощью диспетчер кнопочной формы через панель быстрого доступа .

Данная курсовая работа выполняется средой разработки MicrosoftAccess. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, добавлять новую информацию в базу данных, заменять информацию, уже находящуюся в базе, удалять информацию, упорядочивать и просматривать данные различными способами.

база данные реестр аудитор



1. Основные понятия о базах данных MS Access

1.1 Система управления базами данных MS Access

Система управления базами данных (СУБД) - это программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MSAccess заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA. Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MSAccess.

Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи, а так же обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, которые предотвращают некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что естественно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе: текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает поддержку пустых значений. Система Access позволяет обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения задач различной сложности. Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю огромное количество возможностей.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к построению запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA. Access обладает широкими возможностями по импорту и экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД. Основные функции СУБД:

· управление данными во внешней памяти (на дисках);

· управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

· журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

· поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызывают сами пользователи при диалоговой работе с данными через формы. Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Каждая таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо задать поля, определив их свойства.

1.2 Предназначение СУБД Access

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

§ простота средств реализации,

§ легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

§ наглядность визуализации информации.

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

§ загрузка модулей по требованию;

§ оптимизация дерева вызовов;

§ использование файлов MDE;

§ автоматическая поддержка компилированного состояния;

§ использование библиотек Windows API;

§ индивидуальная настройка системы;

§ эффективное использование индексов;

§ встроенный оптимизатор запросов.

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной - если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

1.3 Объекты базы данных

В базе данных Microsoft Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Кратко охарактеризуем каждый из них. Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .mdb

· Таблицы

· Формы

· Отчеты

· Запросы

· Макросы

· Модули

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам и строкам. Столбцы (которые называют полями) служат для хранения различных характеристик субъектов, а строки (которые называют записями) содержат сведения о конкретном субъекте.

Форма -- это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм. В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку. В Access можно создать формы следующих видов:

· форма в столбец или полноэкранная форма;

· ленточная форма;

· табличная форма;

· форма главная/подчиненная;

· сводная таблица;

· форма-диаграмма.

«Форма в столбец» представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.

«Ленточная форма» служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

«Форма главная/подчиненная» представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим.

«Форма Сводная таблица» выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

«Форма с диаграммой». В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде можно создать отчет. Например, напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модули -- это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке модули в области навигации.



2. Реализация приложения базы данных «Реестр экспертов - аудиторов по качеству »

2.1 Создание базы данных

Реестр экспертов - аудиторов по качеству - это база данных для хранения сведений об аудиторах , которые прошли аттестацию. В реестре мы можем увидеть номер аттестата , направление деятельности , срок действия аттестата, место работы аудитора . База данных упрощает работу при поиске аудиторов. На рисунке 1 изображен реестр экспертов - аудиторов .

Рис 1 - Реестр экспертов - аудиторов

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр «Новая база данных» , а затем нажмите кнопку «ОК».

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку «ОК». После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных представленная на рис.2 .

Рис . 2 - Создание базы данных «Реестр экспертов - аудиторов по качеству»

2.2 Создание таблиц «Реестр экспертов - аудиторов по качеству »

В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы. Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащие все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат. Структура таблицы «информация » представлена на рис. 3 .

Рис.3 - Вид таблицы «Информация»

Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы при помощи мастера таблиц. На вкладке «Таблица» нажмите кнопку «Создать». Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц». Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц. В случае необходимости по окончании работы с мастером таблиц изменить или расширить полученную таблицу можно в режиме конструктора. Структура таблицы «Аттестаты» представлена на рис. 4 .



Рис.4 - Вид таблицы «Аттестаты»

В данной таблице были введены данные об экспертах - аудиторов , направление деятельности , номер аттестата , код сертификата .

2.3 Создание схем данных «Реестр экспертов- аудиторов по качеству »

Создание схемы данных начинается в окне «Базы данных» с выполнения команды «Сервис , Схема данных» или нажатия кнопки «Схема данных» на панели инструментов базы данных. Включение таблиц в схему данных. После нажатия кнопки « Схема данных» открывается окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы и запросы, включаемые в схему данных. Для размещения таблицы в окне «Схема данных» надо выделить ее в окне «Добавление таблицы» и нажать кнопку «Добавить». Для выделения нескольких таблиц надо, удерживая клавишу , щелкнуть мышью на каждой из этих таблиц. Включив все нужные таблицы в схему данных, нажать кнопку «Закрыть» . В результате в окне «Схема данных» будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Далее можно приступать к определению связей между ними. При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.

Одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи. Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены одно-многозначные (1:М) или одно-однозначные (1:1) связи, для которых может автоматически поддерживаться связная целостность. Поэтому схему данных целесообразно строить в соответствии с информационно-логической моделью.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.

Отношение многие-ко-многим. Отношение многие-ко-многим предполагает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой. При этом каждая сторона отношения выглядит как отношение один-ко-многим. Схема данных по реестру экспертов - аудиторов по качеству представлена на рис. 5

Рис.5 - Реляционная модель схема данных

Составляющими базу данных являются 4 таблицы , которые содержат: информацию об аудиторах , место работы , номер аттестата, срок действия, направления деятельности .

2.4 Создание запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными. С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

1. Простой.

2. По условию.

3. Параметрические.

4. Итоговые.

5. С вычисляемыми полями.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно «Добавление таблицы» на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». Рисунок на добавление таблицы запросов представлен на рис.6 .

Рис. 6 - Добавление таблицы запросов

В окне «Добавление таблицы» следует выбрать таблицу - источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно «Конструктора» состоит из двух частей - верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц - источников и отражает связь между ними рис.7 .



Рис.7 - Запрос на выборку

Запрос на создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи. На рисунке 8 представлен запрос на создание таблицы .

Рис.8 - Запрос на создание таблицы

Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

Запрос удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. На рисунке 9 изображен запрос на удаление . В данном запросе с помощью условия можно удалять записи данные в таблицах.

Рис 9 - Запрос на удаление

Запрос на обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.



2.5 Создание формы

Для создания форм в Access используются следующие виды.

· Автоформа -- автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных. ,

· Мастер форм -- программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

· Конструктор форм -- позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.

Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора. Источником данных формы «являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Элементом управления называют любой, объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными. На рис.10 представлена создание форм. В Access можно создать формы следующих видов:

o форма в столбец или полноэкранная форма;

o ленточная форма;

o табличная форма;

o сводная таблица;

o форма-диаграмма.

Рис.10 - Создание форм

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.

Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов. Табличная форма отображает данные в режиме таблицы представлена рис.11.

Рис. 11 - Виды форм

Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим .Форма «Сводная таблица» выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Рис. 12 - Подчиненная форма

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE . Конструктор форм представлен на рис.13.

Рис.13 - Вид конструктора форм «Информация об экспертах »

В режиме «Конструктора» можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.

2.6 Создание отчетов

Отчеты - объекты базы данных, предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печать информацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовой называется исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация. Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Отчет «Аттестаты » представлен на рис.14.

Рис.14 - Отчет «Аттестаты»

На рис.14 представлен отчет «Аттестаты». В данном отчете мы можем увидеть ФИО эксперта, направление деятельности, номер аттестата, код реестра, код сертификата.



Рис. 15 - Отчет «Реестр аудиторов»

2.7 Создание макросов

Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. При создании макроса пользователь вводит макрокоманды, которые требуется выполнить, в этой части окна макросов (Окно макросов. Окно, в котором создается и изменяется макрос.). В этой части окна макросов задаются аргументы макрокоманды. Макрос может быть как собственно макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Условное выражение - выражение, значение которого проверяется и сравнивается с указанным значением. Если условие сравнения удовлетворяется, то выполняется одна или несколько операций. В противном случае операция пропускается. Если макросов много, объединение родственных макросов в группы может упростить управление базой данных. На рис. 16 представлен макрос в форме конструктора.



Рис.16 - Макрос таблицы «аттестат»

2.8 Подчиненная кнопочная форма «Реестр эксперт - аудиторов по качеству»

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных и выполнить команду «Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм». Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм» рис.17. В окне диалога надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница «Главной кнопочной формы».

Рис.17 Диспетчер кнопочных форм

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Таблицы, Формы), а так как база данных ориентирована на выдачу экспертного заключения, то формы, необходимые в первую очередь для регистрации, также представлены на ГКФ.

При нажатии кнопок, ссылающихся на категории, будут открываться подчинённые кнопочные формы. В данной кнопочной форме содержатся таблицы, отчеты, формы и кнопка «выход». Главная кнопочная форма представлена на рис.18.

Рис.18- Главная кнопочная форма



Заключение

В настоящее время умение работать с компьютером жизненно необходимо каждому. Есть разные программы, которые упрощают жизнь, одна из них база данных. Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям. База данных способна хранить самую различную информацию:

· прайс-листы;

· информация о клиентах/заказчиках;

· каталог товаров/услуг;

· отчёты персонала;

· движение товаров;

· статистическая и любая другая информация, выходящая за рамки двух строк.

Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям. В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.

В проделанной работе были использованы основные методы и объекты системы управления базами данных MicrosoftAccess. В ходе работы над базой данных были созданы: таблицы, между ними установлена связь один ко многим, с обеспечением целостности данных. Также была создана главная кнопочная форма, позволяющая перейти в таблицы, формы, запросы, отчеты. Была создана форма с добавлением информации и редактированием. Разработанная база данных помогает легко регистрировать, редактировать данные, находить информацию об аудиторах. Были созданы запросы на добавление, удаление, на групповые операции, на выборку. Добавление таблиц в кнопочную форму осуществлялась макросом. Разработанная база данных быстро и легко поможет ориентироваться в практике .



Список использованной литературы

1. Информатика: Базовый курс / под редакцией С. В. Симоновича - СПб.: Питер, 2003.

2. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработки, реализация. Спб.: Питер, 2001.303с.

3. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Пер. с англ. М.: ЭКОМ, 2000. 350 с.

4. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учеб. для вузов. 2-е изд. Спб.: КОРОНА принт, 2002. 665 с.

5. Материалы сайта http://www.microsoft.ru

6. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.

7. Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160с.

8. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. - СПб.: БХВ - Петербург, 2009. - 720 с.

9. Маклаков С.В. BPWin, ERWin. CASE - средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2007.

10. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ - Петербург, 2007. - 1040 с.

11. Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.-С.-Петербург: Питер, 2008. - 302с.

12. Информатика: Базовый курс / под редакцией С. В. Симоновича - СПб.: Питер, 2003.

13. . Попов Э.В. Экспертные системы: Решение неформализованных задач в диалоге с ЭВМ.-М.: Наука, 1987.

Приложение А

РЕЕСТР ЭКСПЕРТОВ-АУДИТОРОВ ПО КАЧЕСТВУ

Ф.И.О	Место работы	Направление деятельности	Аттестат	Срок действия
Абдиева Майра Имангалиевна	Алматинский филиал АО НАЦЭкС	По подтверждению соответствия систем менеджмента качества	KZ.7100000.08.00.04641	04.11.2014 - 04.11.2019
Абдрахманов Азат Абдрахианович	ОО Казахстанская организация качества и инновационного менеджмента	По подтверждению соответствия систем экологического менеджмента	KZ.7100000.08.00.04180	14.02.2014 - 14.02.2019
Абдрахманов Азат Абдрахманович	ТОО ЦС InterCert	По подтверждению соответствия систем энергетического менеджмента	KZ.7100000.08.00.03787	21.06.2013 - 21.06.2018
Абдулкасимова Муяссар Шамурадовна	ОПС Интерсистема	По подтверждению соответствия систем менеджмента качества	KZ.7100000.08.00.04034	05.11.2013 - 05.11.2018
Свиридова Татьяна Анатольевна	ТОО<<Интерсистема>>	По подтверждению соответствия систем менеджмента качества	KZ.7100000.08.00.04068	25.12.2013 - 25.12.2018
Башкова Инна Владимировна	ОПС ТОО Т-Стандарт	По подтверждению соответствия систем менеджмента качества	KZ.7100000.08.00.05383	11.03.2016 - 11.03.2021
Дюсембинов Думан Серикович	Академия Кокше	По подтверждению соответствия систем экологического менеджмента	KZ.7100000.08.00.05369	19.02.2016 - 19.02.2021

Размещено на Allbest.ru

...