Основные виды базового программного обеспечения для создания системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)»

Факультет - «Управление»

Кафедра: «Автоматизированные системы управления»

Направление подготовки

09.03.02 - Информационные системы и технологии

Курсовой проект

По дисциплине: «Электронный документооборот и электронный обмен данными»

Основные виды базового программного обеспечения для создания системы электронного документооборота

Выполнил:

Довгерд Глеб Александрович

Группа: 2БИТС1

Проверил:

доц., к.т.н. Брагинский А.И.

Москва - 2017

Введение

документооборот сообщение формат пересылка

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надёжность хранения информации и лёгкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы.

Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс, что позволяет значительно повысить скорость работы и сократить потери, связанные с информационным обменом, а также повысить качество системы управления в целом.

Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.

В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний - независимо от уровня своих реальных возможностей - позиционируются как разработчики систем электронного документооборота. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные внедрения.

Прежде всего, при выборе поставщика СЭД, необходимо обратить внимание на такие аспекты как:

* деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнёрского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);

* проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);

* услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе;

* предоставление разработчиков постоянно действующей оперативной технической поддержки.

1. Российский рынок

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. По данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса 2.0, по числу внедрений среди опрошенных компаний на российском рынке СЭД лидируют следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С:Документооборот (порядка 14%), Directum (12%). Все остальные продукты не преодолели 10% порог, что показано на Рисунке 1.

Рисунок 1. Российский рынок СЭД

2. Российские системы электронного документооборота

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться. Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N. System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других. Ниже кратко рассмотрены некоторые из этих систем.

БОСС-Референт. Система управления документооборотом БОСС-Референт разработана компанией АйТи на базе ПО Lotus Notes (являющимся сейчас распространенным стандартом для систем поддержки групповой работы) и является составной частью ПО БОСС, в которое входят системы БОСС-Референт, БОСС-Кадровик, БОСС-Бухгалтер. C помощью БОСС-Референта осуществляются:

централизованное хранение документов;

поиск документов;

пересылка сложных документов любых форматов;

разграничение доступа к документам.

Пользователь может получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволяет составить любые договоры и проконтролировать их исполнение. Кроме того, система помогает выбрать партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным по работе. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать графическое изображение, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и другое; причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной структуры СЭД N. System разработана петербургской компанией Центр Компьютерных Технологий на базе ПО Lotus Notes/Domino в клиент-серверной архитектуре и предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий. Она построена по модульному принципу, что позволяет последовательно внедрять любое количество необходимых модулей. В ее состав входят следующие основные функциональные модули: Делопроизводство, Внешние контакты, Управление проектами, Управление офисом, Управление персоналом, Справочно-информационный модуль СЭД Дело. Разработка компании ЭОС. Основу продукта составляют: система понятий предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту; информационная и функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE- технологий;

К основным функциям системы относятся:

регистрация документа;

редактирование регистрационной карточки;

ввод исполненных резолюций;

поиск документа;

получение отчетов и пр.

Для формирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан и Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами через Интернет.

LanDocs. Разработана компанией «Ланит» и представляет собой 2-уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест и ПО сетевых корпоративных услуг. В системе реализованы следующие основные функции:

регистрация/заполнение учетных карточек документов;

рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

контроль состояния документов («на визировании», «на согласовании» и т. д.);

поиск документов;

вызов приложений MS Windows для обработки электронных документов;

контроль версий, создание отчетов;

списание в архив;

возможность сканирования многостраничных бумажных документов.

Комплекс поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать. Административные функции: настройка на организационную иерархию предприятия, настройка на структуру должностей и функции исполнителей, определение прав доступа пользователей.

Пакет Office Media. Разработчик- компания InterTrust. Данный пакет предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций. Он построен по модульному принципу и обеспечивает выполнение следующих основных функций:

регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В комплект входят следующие БД: регистрация документов, обращения граждан, договоры, электронная библиотека документов, визирование и согласование, а также имеется набор служебных БД «Справочник организации», «Настройки системы», «Монитор заданий», «Картотека аудиовидеотеки». В состав пакета входят следующие подсистемы:

делопроизводство;

управление и планирование;

внешние контакты;

система поддержки распределенной сети оптовой торговли;

канцелярия;

управление продажами;

управление проектами;

деловые контакты;

торговый дом;

система отдела кадров;

комплект приложений для Интернет;

электронный архив.

BM Lotus Notes - программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware).

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложно структурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Note sнекорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия.

SharePoint - это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

Набор веб-приложений для организации совместной работы

Функциональность для создания веб-порталов

Модуль поиска информации в документах и информационных системах

Функциональность управления рабочими процессами и cистему управления содержимым масштаба предприятия

Модуль создания форм для ввода информации

Функциональность для бизнес-анализа

1С:Документооборот - программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.

Компания DIRECTUM охватывает спектр задач обеспечения успешного перехода организаций на электронный документооборот:

изучение потребностей организаций различных отраслей;

развитие системы DIRECTUM;

методическая проработка технологий внедрения и курсов обучения;

развитие партнерской сети и сообщества DIRECTUM;

ведение крупных проектов внедрения системы.

3. Зарубежные системы электронного документооборота

Разработкой интегрированных СЭД в мире занимаются десятки компаний, к которым относятся, в частности: ACS Software, Action Technologies, Cyco, Datamax Technologies, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, FileNet, Hyland Software, Ideal, InterTech, Magellan Software, PC DOCS, Radnet, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Saperion, Saros, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, TSP; Unisys, Westbrook Technologies и др.

Так, EDMS Documentum разработки компании Documentum создана в 1990 г и предназначена для средних и крупных предприятий (особенно со сложной гетерогенной ИТ-средой). В основе Documentum EDMS лежит объектно-ориентированный подход. Система базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из 4-х частей: содержимого документа, его атрибутов, связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности, маршрутов его прохождения. Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них.

Система Documentum работает в соответствии с 3-уровневой моделью с участием сервера приложений DocPage Server, который является ядром системы и обеспечивает основные сервисы для управления документами, включая средства накопления документов, библиотечные функции, управление потоками работ (workflow), управление отношениями между документами, средства публикации и управления содержимым, управление бизнес-правилами, применяемыми к документам. Кроме того, DocPage Server реализует прозрачную интеграцию с инфраструктурными решениями, поддерживающими основные бизнес-процессы предприятия.. Единый корпоративный репозитарий DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. DocBase хранит, индексирует и обрабатывает различные типы документов (текстовые файлы, изображения, HTML-страницы, отсканированные бумажные документы, SGML-фрагменты, мультимедийные файлы). Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle; MS SQL Server; Sybase или Informix. Доступ к документам осуществляется через браузер с помощью сервера RightSite позволяющего формировать Web-страницы на лету из фрагментов, хранящихся в DocBase.

Система Documentum EDMS работает с различными ОС (MS Windows NT/95/98, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Apple Macintosh System) и СУБД (Oracle, Sybase, Informix, MS SQL Server). В ее состав входят решения для интеграции с различными распространенными офисными приложениями, пакетами коллективной работы (groupware) и корпоративными информационными системами (MS Office, SAP R/3, PeopleSoft, Lotus Notes, AutoCAD, MicroStation и Adobe FrameMaker).

Отличительной особенностью Documentum является наличие нескольких типов клиентских мест:

модуль WorkSpace -- это средство управления для координаторов СЭД, задача которых заключается в организации работы других пользователей

и определении логики работы системы;

модуль SmartSpace предназначен для разработчиков документов и интегрирован с прикладными программами;

модуль ImageViewer предназначен для пользователей информации, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства (предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов);

модули SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами SmartSpace и ImageViewer; они предназначены для организации работы пользователей через Web-браузеры и позволяют выполнять над документами авторизованные действия (маршрутизацию, утверждение и т. п.) и просмотр (содержимое, атрибуты, статус документа).

Компания Action Technologies занимается разработкой ПО обеспечения коллективной работы более 12 лет. В 1996 г. она выпустила Web-ориентированное ПО организации документооборота Action Metro. Это типичное приложение для Интернет: сервер управления процессами располагается «позади» Web-сервера, функционирующего в качестве внутреннего шлюза. Проверить статус задания пользователи могут с помощью Web-браузера. Для определения документооборота они используют выделенный клиент или инструментальное средство проектирования Process Builder, обращающееся непосредственно к серверу Action Metro. Process Builder позволяет создавать визуальную диаграмму последовательности прохождения документа с использованием маркированной рамки для обозначения каждого этапа и стрелок для определения отношений между ними. С помощью данного инструмента пользователи могут задавать сложные правила автоматизации комплексных процессов. В свою очередь, инструментальное средство AutoPilot делает возможным проектирование и из браузера (следует отметить, что этот тонкий клиент позволяет описывать только базовые процессы). Документооборот AutoPilot основан на использовании форм. Потенциальный разработчик системы документооборота может выбрать из нескольких предопределенных форм или создать свою собственную. Пользователю предлагается 1 или 2 варианта выбора, а после определения процесса AutoPilot автоматически загружает его на сервер Metro. После загрузки данного процесса пользователи принимают участие в документообороте с помощью своих Java-совместимых Web-браузеров.

Технология адаптивного распознавания образов и теория нечетких множеств легли в основу Excalibur EFS -- системы управления электронными документами третьего поколения. Excalibur EFS используется в широком спектре отраслей, включая правительственные организации, судопроизводство, юриспруденцию, фармацевтику, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и высшее образование.

Компания Saperion предлагает систему Saperion, в которой реализованы управление документами, классификация, управление записями, управление отчетами, захват, архивация, поиск, цифровые подписи и другие возможности. В системе E-@ction Business Process Solutions от компании Unisys объединены управление изображениями и документами, Web-технология, возможности COLD-ERM и интеграции с ERP. В мире достаточно распространены и другие СУД, все из которых невозможно перечислить.

Заключение

В заключении хотелось бы отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. № 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, т.к. выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач ЭД (электронного документооборота) достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Размещено на Allbest.ru