Настройка текстового процессора Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общее ознакомление с предприятием, охрана труда и техника безопасности

Под техникой безопасности подразумевается комплекс мероприятий технического и организационного характера, направленных на создание безопасных условий труда и предотвращение несчастных случаев на производстве.

В целях обеспечения охраны труда на предприятии принимаются меры к тому, чтобы труд работающих был безопасным, и для осуществления этих целей выделяются большие средства. На заводах имеется специальная служба безопасности, подчиненная главному инженеру завода, разрабатывающая мероприятия, которые должны обеспечить рабочему безопасные условия работы, контролирующая состояние техники безопасности на производстве и следящая за тем, чтобы все поступающие на предприятие рабочие были обучены безопасным приемам работы.

В рамках обеспечения охраны труда на предприятии на заводах систематически проводятся мероприятия, обеспечивающие снижение травматизма и устранение возможности возникновения несчастных случаев. Мероприятия эти сводятся в основном к следующему:

· улучшение конструкции действующего оборудования с целью предохранения работающих от ранений;

· устройство новых и улучшение конструкции действующих защитных приспособлений к станкам, машинам и нагревательным установкам, устраняющим возможность травматизма;

· улучшение условий работы: обеспечение достаточной освещенности, хорошей вентиляции, отсосов пыли от мест обработки, своевременное удаление отходов производства, поддержание нормальной температуры в цехах, на рабочих местах и у теплоизлучающих агрегатов;

· устранение возможностей аварий при работе оборудования, разрыва шлифовальных кругов, поломки быстро вращающихся дисковых пил, разбрызгивания кислот, взрыва сосудов и магистралей, работающих под высоким давлением, выброса пламени или расплавленных металлов и солей из нагревательных устройств, внезапного включения электроустановок, поражения электрическим током и т. п.;

· организованное ознакомление всех поступающих на работу с правилами поведения на территории предприятия и основными правилами техники безопасности, систематическое обучение и проверка знания работающими правил безопасной работы;

· обеспечение работающих инструкциями по технике безопасности, а рабочих участков плакатами, наглядно показывающими опасные места на производстве и меры, предотвращающие несчастные случаи.

Однако в результате пренебрежительного отношения со стороны самих рабочих к технике безопасности возможны несчастные случаи. Чтобы уберечься от несчастного случая, нужно изучать правила техники безопасности и постоянно соблюдать их.

Общие требования техники безопасности на производстве.

1. При получении новой (незнакомой) работы требовать от мастера дополнительного инструктажа по технике безопасности.

2. При выполнении работы нужно быть внимательным, не отвлекаться посторонними делами и разговорами и не отвлекать других.

3. На территории завода (во дворе, здании, на подъездных путях) выполнять следующие правила:

· не ходить без надобности по другим цехам предприятия;

· быть внимательным к сигналам, подаваемым крановщиками электрокранов и водителями движущегося транспорта, выполнять их;

· обходить места погрузки и выгрузки и не находиться под поднятым грузом;

· не проходить в местах, не предназначенных для прохода, не подлезать под стоящий железнодорожный состав и не перебегать путь впереди движущегося транспорта;

· не переходить в неустановленных местах через конвейеры и рольганги и не подлезать под них, не заходить без разрешения за ограждения;

· не прикасаться к электрооборудованию, клеммам и электропроводам, арматуре общего освещения и не открывать дверец электрошкафов;

· не включать и не останавливать (кроме аварийных случаев) машин, станков и механизмов, работа на которых не поручена тебе администрацией твоего цеха.

4. В случае травмирования или недомогания прекратить работу, известить об этом мастера и обратиться в медпункт.

2. Аппаратное и программное обеспечение ПК

Рассматривая компьютер и все что связано с ним и работой на нем, условно разделяют на две части: аппаратное и программное обеспечение. Это два направления в компьютерной технологии, взаимно обуславливающих развитие друг друга.

Аппаратное обеспечение представляет собой всю электронную начинку компьютера, необходимое периферийное оборудование. Процессор, электронные платы, накопители, монитор, клавиатура - все это относят к аппаратному обеспечению. На компьютерном жаргоне аппаратное обеспечение называют "железом".

Программное обеспечение является набор программных продуктов необходимых для выполнения поставленных задач. Программное обеспечение оказывается тем мостом, который позволяет связать человека с ЭВМ, организует удобный для решения конкретных задач интерфейс, автоматизирует необходимый набор команд и операций. Программа оказывается тем переводчиком, с помощью которого мы можем сообщить машине, что мы от нее хотим, привести в действие необходимые аппаратные средства и выполнить необходимые операции. Для каждой задачи - свой переводчик. Самым главным из таких переводчиков является операционная система, обеспечивающая общение с машиной на самом низком уровне. Она организует автоматизированное выполнение основных операций и команд. Другие программы здесь выглядят уже как надстройка, обеспечивающих уже косвенную передачу команд машине через операционную систему.

Понимание отличия аппаратных средств от программных достигается, если рассмотреть английские термины данных понятий. Аппаратное обеспечение определяется как HardWare (жесткие изделия) а программное обеспечения как SoftWare (мягкие изделия). Другими словами HardWare это то что не может подвергнуться модификации и изменению, а SoftWare это то что можно модифицировать и видоизменить. Приобретая компьютер, мы получаем изделие, характеризующееся относительно устойчивыми показателями электронного оборудования и периферийных устройств: тактовая частота, объема оперативной памяти, разрядность шины, наличие различных периферийных устройств и их характеристики. Конечно, скажем благодаря открытой архитектуре современных персональных компьютеров, возможно изменить эти показатели, но это может быть достигнуто путем включения в систему дополнительных узлов либо замены существующих. Этим и определяется жесткость данного рода изделий. Использование же SoftWare оказывается достаточно гибким. При одинаковых начальных условиях в смысле HardWare оказывается возможным использование очень широкого класса различных программных продуктов. Этим и характеризуется "мягкость" SoftWare.

В дальнейшем следует рассмотреть, как аппаратного, так и программного обеспечения, наиболее широко используемые в практике эксплуатации компьютера на пользовательском уровне. Однако представляется очень ценным более глубокое понимание происходящего на низком аппаратном уровне машины. Это позволит пользователю более осмысленно подходить к решению тех или иных проблем, возникших в процессе работы.

Часть, посвященная аппаратному обеспечению охватывает общие вопросы, связанные с принцами работы ЭВМ, особенностью конструкции персонального компьютера, идеологией IBM PC, а также вопросы связанные с конструкцией и принципами работы современных IBM PC и различных периферийных устройств.

В области программного обеспечения внимание должно быть сконцентрировано на программных продуктах наиболее широко используемых в пользовательской практике. Всех людей имеющих отношение к компьютерной технике можно условно разделить на программистов и пользователей (PROFI's & USERs). Программисты это те, которые делают программы. Пользователи это те, которые эти программы используют. Здесь мы как раз коснемся тех средств, которые использует в своей каждодневной практике пользователь. Это операционные системы, программы, предназначенные для обслуживания компьютера (тестирование накопителей, программы антивирусной проверки и архивации, пр.), текстовые редакторы, а так различные автоматизированные информационно-вычислительные системы.

3. Основы операционной системы Microsoft Windows

Операционная среда Windows разработана фирмой Microsoft для IBM-совместимых компьютеров.

Windows выполняет следующие основные функции:

· Удобный, наглядный графический интерфейс пользователя.

· Многозадачная работа, т.е. выполнение одновременно нескольких программ.

· Унификация использования аппаратных ресурсов компьютера.

Особенности Windows:

· Правила написания программы. Для работы в среде Windows программа должна быть написана по определенным правилам, существенно отличающимся от принятых в MS-DOS.

Windows позволяет запускать и программы, написанные для MS DOS, но при этом программы не могут использовать преимущества Windows.

· Графический интерфейс пользователя в Windows основан на идее оконного интерфейса, принятого так же и в ряде других современных ОС (например, UNIX). Каждая программа имеет собственное окно, в котором и происходит обмен сообщений с пользователем. Для наглядности в Windows широко применяются иконки (пиктограммы), изображающие отдельные программы.

Кроме того, интерфейс Windows в значительной степени стандартизирован, что облегчает пользователям процесс освоения новых порограмм.

· Многозадачость. Многозадачный режим работы позволяет запускать одновременно несколько приложений, например, текстовый процессор, базу данных, игру и переключаться между ними.

· Обмен данными между приложениями. Кроме того, возможен обмен данными между приложениями, что позволяет, например, информацию, созданную в электронной таблице, перенести в текстовый документ через буфер обмена.

Долгое время операционные системы для IBM-совместимых ПК оставались неграфическими. Управление компьютером осуществлялось через командную строку, т.е. имя команды и ее параметры надо было набирать на клавиатуре. Но с течением времени набор команд ОС быстро рос, и держать в памяти все команды с их режимами становилось все труднее. Эта проблема решалась путем создания программ-оболочек.

Значительным шагом в направлении создания «дружественного» пользователю программного обеспечения стала разработка и использование графического интерфейса. Впервые графический интерфейс был применен в 1983г. в компьютерах Apple Computer Lisa. В 1984 г. появился графический интерфейс Apple Macintosh. Вслед за этим серьезно проблемой создания графического интерфейса занялась фирма Microsoft. В 1985 г. появилась графическая оболочка Windows 1.0. Затем - Windows 2.0, 3.0, 3.1, 3.11. В 1995 г. была выпущена ОС Windows 95 - первая полноценная графическая операционная система. В 1998 г. появилась ОС Windows 98 (ориентирована на работу в Internet).

ОС Windows 9x - это интегрированные ОС, основанные на современных 32-разрядных технологиях, которые предлагают сетевую поддержку.

К особенностям ОС Windows относятся:

· Вытесняющая многозадачность (процессор переключается между программами).

· Единый программный интерфейс - это возможность создавать данные в одних программах и переносить их в другие.

· Единый интерфейс пользователя. Это означает, что интерфейс приложений (программ, написанных для работы под управлением ОС) стандартизован, а значит, изучив одну программу, легче освоить другие.

· Единый аппаратно-программный интерфейс. ОС Windows сама обеспечивает совместимость разнообразного оборудования и программ. Изготовители оборудования добиваются только работы с Windows, а дальше ОС берет на себя заботы по обеспечению работы устройств. Точно так же изготовители программ могут не беспокоиться о работе с неизвестным им оборудованием. Их задача сводится к тому, чтобы обеспечить взаимодействие с Windows. ОС Windows ввела новый стандарт самоустанавливающихся устройств (plug and play). Подключение таких устройств происходит автоматически. ОС сама «узнает», что установлено в компьютере, и настраивается на работу с новым оборудованием.

К преимуществам Windows можно отнести:

· Принцип точного отображения WYSIWYG (What You See Is What You Get). При работе с документом пользователь видит на экране изображение, практически полностью соответствующее тому, что будет получено после распечатки на принтере. Это происходит благодаря использованию масштабируемых шрифтов TrueType.

· Удобные принципы работы с мышью (в частности, принцип Drag and Drop).

· Встроенные сетевые возможности и поддержка работы в Internet.

· Широкая поддержка средств мультимедиа.

· Особые возможности для пользователей с отклонениями в состоянии здоровья.

Windows - это объектно-ориентированная среда. Все элементы интерфейса (окна, кнопки, пиктограммы и др.) - это объекты, каждый со своими свойствами и способами поведения. Свойства бывают различимыми для ОС и неразличимыми. Жесткий диск, лежащий на столе, обладает такими свойствами масса, цена, дата выпуска. Но эти свойства неразличимы для ОС, и этот жесткий диск не является объектом. Тот же жесткий диск, установленный в компьютере и зарегистрированный в ОС, является объектом Windows, так как обладает различимыми для системы свойствами: именем, полным размером, размером свободного пространства, датой последней проверки и т.д.

Для работы с объектами предусмотрена система контекстных меню, которые отражают их свойства и поведение, позволяют изменять свойства (настраивать) и выполнять допустимые над данным объектом действия. По существу, все действия, выполняемые в ОС Windows, - это обмен сообщениями между объектами.

Не на всякий ПК можно установить ОС Windows-9х. Минимальными требованиями ОС к аппаратуре являются:

· Процессор 486 и выше

· Объем памяти не менее 8 Мб

· Видеоадаптер SuperVGA

· Винчестер объемом не менее 300 Мб

· Для использования средств мультимедиа: CD-ROM, звуковая карта, колонки

· Для использования сетевых возможностей: сетевая карта

· Для работы в Internet: модем.

· В MS Word 2007/2010 традиционная для приложений MS Windows панель инструментов заменена динамической лентой. При этом основные функции редактирования и форматирования документов в MS Word аналогичны во всех его версиях.

4. Текстовый процессор Microsoft Word

Режимы отображения документов

Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов:В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся к печатным страницам, таких как: колонтитулы, подстраничные сноски и т.п. Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами происходят быстрее.В режиме Web-документа экранное представление не совпадает с печатным. Оно характерно для электронных публикаций в WWW. Назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

В режиме структуры можно отобразить только заголовки документа. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Режим отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель

1. Выбор одного из выше указанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения , или командами меню Вид.

2. Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл > Предварительный просмотр Web-страницы, а для печатных - Файл > Предварительный просмотр.

Если шрифт на экране выглядит слишком мелким, нужно настроить масштаб отображения документа командой Вид > Масштаб или использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная . Если желаемого масштаба нет в списке, его можно ввести непосредственно в поле списка.

Работа с несколькими документами

Текстовый процессор Microsoft Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в своем окне. Эти окна не выходят за пределы общего окна программы, но могут перекрывать друг друга. С помощью меню Окно можно управлять удобным размещением этих окон и переключаться между ними. Команда Окно > Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно. В этом случае окна располагаются друг над другом и принимают одинаковый размер. Каждое окно имеет свои кнопки: свернуть, развернуть, закрыть . После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области.

Панели инструментов Microsoft Word

Подключение необходимых панелей инструментов выполняется с помощью команды меню Вид > Панели инструментов.

Таблица 1. Панели инструментов программы Word

Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Стандартная	Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением	Устанавливается по умолчанию
Форматирования	Элементы управления форматированием документов	Устанавливается по умолчанию
Visual Basic	Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств безопасности при запуске макросов	Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц
Web	Элементы управления для навигации в Web-структурах данных	В качестве Web-структур могут выступать WWW, корпаративные сети Internet системы Web-документов локального компьютера
Web-компоненты	Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы	Применяются для создания обратной связи с потребителем документа
WordArt	Элементы управления для создания художественных заголовков
Автотекст	Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста	Одновременно представляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата
База данных	Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)	В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word
Буфер обмена	Средство управления расширенным буфером обмена Word	Буфер обмена Word может содержать до 12 объектов
Настройка изображения	Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений	Позволяют настраивать яркость, контрастность, Размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта
Рамки	Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы)	Word поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов
Рецензирования	Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста	Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками	Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (Функция Автосумма)
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Word позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы
Элементы управления	Набор готовых компонентов ActiveХ для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм	Средства данной панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов, а также проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX

Первичная настройка текстового процессора осуществляется следующими командами:

Сервис > Параметры;

Сервис > Автозамена;

Сервис > Язык;

Вид > Панели инструментов;

Вид > Масштаб.

С помощью команды меню Сервис > Параметры. В окне Параметры во вкладке Общие можно настроить единицы измерения параметров документа, количество документов для быстрого открытия и т.п. Во вкладке Правка можно установить параметры правки, во вкладке Сохранение. настроить функцию автосохранения и т.д.

5. Электронная таблица Mіcrosoft Excel

Excel - это табличный процессор. Табличный процессор - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных. Что такое электронная таблица в Excel?Электронная таблица - это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.Что такое обработка табличных данных в Excel?К обработке данных относится:

? проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

? построение диаграмм;

? обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

? решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);

? статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово - финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга - Книга 1. Окно приложения Excel имеет пять основных областей:

строка меню;

панели инструментов;

строка состояния;

строка ввода;

область окна рабочей книги.

Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню.Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени - это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно. Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги. Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.Максимальное количество строк и столбцов электронной таблицы определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка - указание адреса ячейки.Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки. Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные. В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек - группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:

адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;

адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;

адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;

адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10

При сохранении рабочей книги в Excel открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Открытие рабочей книги в Excel

Для открытия рабочей книги в Excel, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Закрытие рабочей книги и выход из Excel

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в Excel выберите команду Файл / Закрыть, в результате чего закроется рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.

6. Создание базы данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. База данных - это набор сведений, относящихся к определенной предметной области.

Базы данных (БД) могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы.

В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах. Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ-поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.

Поля базы данных не просто определяют структуру - они также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Различают следующие объекты программы Microsoft Access:

таблица-это объект, предназначенный для ввода и хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов);

запрос-это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких исходных таблиц базы данных;

форма-это объект, предназначенный для ввода данных в таблицы и для вывода результатов запросов в наглядном виде. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы;

отчет-это объект базы данных, предназначенный для форматированного вывода данных на печатающее устройство в удобном и наглядном виде.

Любые объекты можно создавать автоматически с помощью мастера или в режиме конструктора.

Мастер-это программный модуль для выполнения каких-либо операций.

Конструктор-это режим, в котором осуществляется построение таблицы, формы или отчета.

Типы данных в MS Access

Текстовый - используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара). До 255 знаков.

Поле МЕМО - используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» -- примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом. До 65 535 знаков.

Числовой - используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).

Дата/время - используется для хранения значений даты и времени.

Денежный - используется для хранения денежных значений (валюты).

Счетчик - используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа.

Логический - используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.

Поле объекта OLE - используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.

Вложение - рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.

Гиперссылка - используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.

Мастер подстановок - фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

В качестве примера рассматривается последовательность действий для создания и обработки базы данных «Учебный процесс». Создадим базу данных, которая будет состоять из трех таблиц: предметы (исходная таблица), преподаватели (исходная), учебный план (подчиненная таблица). Так как подчиненная таблица будет содержать сведения из исходных таблиц, то сначала создаются исходные таблицы, затем подчиненная таблица.

1. После открытия программы на экране появится диалог создания новой БД, рис.1. Сначала необходимо выбрать «Новая база банных», затем в строке «Имя файла» ввести имя в соответствии с заданием и нажать кнопку «Создать».

Рис.1.

На экране появится окно программы и диалог создания таблицы, рис.2.



Рис.2.

2. Создание таблицы Предметы в режиме Конструктора: для перехода в режим Конструктора выполните Вид - Конструктор, затем введите имя таблицы. Режим Конструктора таблицы представлен на рис.3. Необходимо заполнить имена полей, типы данных и определить ключевое поле.

Рис. 3.

3. После заполнения таблицы в режиме Конструктора необходимо ее наполнить данными, для этого выполните Вид - Режим таблицы. Заполненная таблица представлена на рис.4. Если для поля Код предмета был выбран тип данных - счетчик, то заполнять его не нужно (счетчик заполняется автоматически). После заполнения таблицы данными закройте ее.

7. Создание компьютерных презентаций Microsoft Power Point

Презентации - это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением (автоматическим или интерактивным, дистанционным).

Документы этого типа готовят с помощью специальных программных средств, при этом используют традиционные средства: текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, средства обработки звуковой и видеоинформации и другие.

Выбор темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не автоматизируются. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения авторских идей в готовый продукт и процессы его публичного воспроизведения.

Экранные формы представления информации, получили название «слайд-шоу». Это могут быть рисунки и схемы, графики и диаграммы, видео и т.п., созданные с помощью компьютерных средств. Одним из программных средств создания электронных презентаций является пакет PowerPoint, входящий в состав MS Office.

PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие), дает возможность использовать уже наработанные материалы, в том числе и созданные другими людьми.

Например, текст можно подготовить в Wоrd, формулы в MS Equation, таблицы в Excel, диаграммы в MS Graph, художественные заголовки в MS WordArt и т.д. из пакета MS Office. Можно использовать и некоторые специализированные приложения. Например, растровую графику лучше готовит в графическом редакторе Adobe Photoshop, а векторную - в редакторе CorelDraw.

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Их может быть сколько угодно много. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места. Последовательность слайдов линейная, независимая от действий пользователя.

Рис. 4

Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочетание призвано наиболее полно выразить содержание кадра презентации. На каждом слайде присутствует, как минимум, один объект - фон кадра.

К объектам, размещаемым на слайде, относятся: фон; текст; гиперссылки; колонтитулы; таблицы; графические изображения; надписи; диаграммы; видеоклипы; звук; ярлык; цветовое оформление различных объектов, в совокупности представляющее цветовую схему слайда.

Объекты MS PowerPoint обладают следующими свойствами:

· Анимация. Особый вид демонстрации объектов, содержит последовательность появления объекта в кадре при демонстрации слайда.

· Действие. Определяет, что именно происходит при щелчке мыши или при наведении указателя на данный объект.

Каждый слайд PowerPoint обладает набором свойств, к которым относятся параметры страницы (размер и ориентация слайда) и эффекты при смене слайда. Документ целиком имеет свой набор свойств, определяющий параметры его демонстрации или правила совместной работы над содержанием.

В современной практике проведения семинаров, конференций, представлений новых продуктов и услуг широко используются презентации. Все чаще презентация начинает применяться в ходе учебного процесса.

Презентация (от английского ?presentation? - представление) -это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему. Для демонстрации изображения на экране с помощью графопроектора традиционно используются 35-миллиметровые слайды и прозрачные пленки. В последнее время получили распространение цветные жидкокристаллические панели, непосредственно подключаемые к экрану компьютера.

Подготовка таких презентаций является весьма трудоемким процессом. Для создания и редактирования презентаций используется несколько программных средств, например, Harvard Graphics и Lotus Freelance. Наиболее широкую известность среди программ такого назначения получил пакет PowerPoint фирмы Microsoft. Он предоставляет пользователю все необходимое: мощные функции работы с текстом, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций, а также мощные средства поддержки пользователя: помощники, мастера, шаблоны дизайна, образцы оформления и т.п.

Microsoft PowerPoint включает несколько областей задач, помогающих выполнять следующее: создание новой презентации; выбор оформления слайдов; выбор шаблона оформления, цветовой схемы или схемы анимации; создание специальной анимации; установка последовательности смены слайдов; поиск файлов; одновременное копирование и вставка нескольких элементов. Области задач Разметка слайда и Конструктор слайдов используются для организации макетов, шаблонов оформления и цветовых схем в изобразительный ряд, который отображается вместе со слайдом. При выборе элемента в области задач внешний вид слайдов презентации немедленно обновляется.

В Microsoft PowerPoint появились новые эффекты анимации, включая эффекты входа и выхода, дополнительные возможности управления временными параметрами и новые пути перемещения (заранее заданные пути, по которым перемещаются элементы, перечисленные в списке порядка выполнения эффектов анимации).

К возможности применять разные эффекты анимации на каждом слайде в PowerPoint используются схемы анимации, которые обеспечивают возможность применять готовые наборы эффектов анимации и смены слайдов ко всей презентации одновременно.

В организационных диаграммах PowerPoint применяются инструменты рисования, что позволяет уменьшить размер конечных файлов и облегчает правку. Также в Microsoft PowerPoint появилась новая коллекция общих диаграмм, оживляющих изложение материала. В эти диаграммы можно добавлять текст, эффекты анимации и различные стили форматирования.

В Microsoft PowerPoint поддерживается использование нескольких шаблонов оформления в одной презентации, что позволяет поместить несколько презентаций в один файл, так что каждый раздел будет иметь свой собственный, неповторимый облик.

В Microsoft PowerPoint осуществляется автоматическое изменение разметки слайда для размещения на нем рисунков, диаграмм, организационных диаграмм и других вставляемых элементов. При выборе новой разметки слайда Microsoft PowerPoint автоматически меняет расположение уже имеющихся на слайде элементов, чтобы они соответствовали новой разметке.

При создании рисунка с помощью инструментов рисования в Microsoft PowerPoint можно сохранить его в виде рисунка, щелкнув его правой кнопкой мыши. Точно так же можно сохранить текстуру фона или фоновый рисунок слайда, что упрощает повторное использование этих графических элементов. При вставке рисунков из файлов на жестком диске можно выделить несколько рисунков и вставить их одновременно. Для рисунков в презентации можно выбрать нужное разрешение в зависимости от того, как они будут просматриваться (например, в Интернете или в печатном виде), и указать другие параметры для достижения лучшего соотношения между качеством рисунка и размером файла. Теперь в Microsoft PowerPoint можно вращать и зеркально отражать файлы изображений любого типа, включая растровые изображения.

PowerPoint позволяет создавать фотоальбомы. В число специальных параметров разметки фотоальбома входят овальные рамки, подписи под каждым рисунком и многое другое.

При сохранении презентации как web-страницы (в формате HTML) не утрачивается возможность воспроизведения звука и большинства новых эффектов анимации. Звук и видео, включенные в вещания презентации, теперь доступны аудитории и в режиме реального времени, и после записи в архив.

Презентация PowerPoint - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране; раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле с расширением.РРТ. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям. Этот пакет предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда размещаются заглушки, в которые мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. PowerPoint обеспечивает возможность создать web-презентацию.

Режимы работы PowerPoint

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что мы делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику -можно установить соответствующий режим и тем самым повысить удобство своей работы. В Microsoft PowerPoint имеются три основных режима: обычный режим, режим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов. Один из этих режимов можно выбрать в качестве используемого по умолчанию. Для переключения режимов можно использовать команды в меню Вид, а для быстрой смены режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна PowerPoint.

Рис. 5. Кнопки быстрой смены режима PowerPoint

Примечание. Можно установить режим по умолчанию, в котором всегда будет запускаться Microsoft PowerPoint. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и на вкладке Вид в области диалогового окна Представление по умолчанию выберите нужный режим.

На рис. 3 включен обычный режим работы. В этом режиме в окне PowerPoint отображаются три области: область слева для, редактирования структуры текста слайда (вкладка Структура) и самих слайдов, отображающихся в виде эскизов (вкладка Слайды), область слайда справа, в которой отображается текущий слайд в крупном масштабе, и область заметок снизу.

При сужении областей Структура и Слайды названия изменяются на соответствующие значки. Если требуется просмотреть текущий слайд в окне во время редактирования, можно закрыть эти области при помощи значка закрытия области в правом верхнем углу.

Область структуры служит для организации и развертывания содержимого презентации. В этой области можно вводить текст презентации и приводить в порядок пункты списка, абзацы и слайды.

компьютер программный электронный таблица

Заключение

Производственная практика позволила мне укрепить свои теоретические знания. Я приобрела практический опыт работы на ПК. Изучила структуру, принципы работы, назначение и применение ПК. Общаться с людьми в профессиональном уровне, а также научиться пользоваться отчетными программами. За период практики я ознакомилась:

• С предприятием Кыргызнефтегаз г. Кочкор-Ата с системой материально - технического снабжения, складского хозяйства, оборудованием и т.д.

• С правилами внутреннего распорядка, провела инструкции по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии, со структурой Кыргызнефтегаз г. Кочкор-Ата

• Работала с информацией, методами её обработки: поиск данных, замена, удаление, сортировка, индексированием данных и оптимальными приемами работы.

• Приобрела навыки работы в коллективе

• Получила опыт работы с документами на предприятии.

Практика произвела на меня очень хорошее влияние и помогла мне приобрести большой опыт необходимый для моей будущей профессии.

Размещено на Allbest.ru

...