Размещено на http://www.allbest.ru/

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

САМАРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Факультет управления и информационных технологий

Кафедра математических методов и информационных технологий

Специальность 080801.65 «Прикладная информатика (в менеджменте)»

Выпускная квалификационная работа

Тема: «База данных регионального центра охраны труда по ароматехнологиям»

Набатчикова Анна Алексеевна

Научный руководитель:

д.п.н., к.т.н., профессор кафедры математических методов и информационных технологий Андреева В.В.

Самара 2016



Содержание

Введение

1. Анализ деятельности регионального центра охраны труда

1.1 Основные сведения о региональном центре охраны труда

1.2 Исследование информационной структуры и выбор направления информатизации деятельности регионального центра охраны труда

1.3 Анализ направления деятельности регионального центра охраны труда - применение ароматехнологий в производстве и отдыхе

2. Анализ средств разработки баз данных

2.1 Общие сведения о базах данных

2.2 Классификация баз данных

2.3 Использование СУБД Micosoft Access для создания баз данных

3. Разработка и реализация базы данных «Ароматехнологии»

3.1 Создание таблиц базы данных «Ароматехнологии»

3.2 Создание форм базы данных «Ароматехологии»

3.3 Создание отчета базы данных «Ароматехнологии»

3.4 Создание макросов для формы «Поиск клиентов»

3.5 Экономическое обоснование

Заключение

Список использованной литературы

Приложения



Введение

В настоящее время управление любой деятельностью невозможно без анализа большого объема информации и ее обработки с помощью компьютеров. Использование вычислительной техники в различных областях деятельности человека прошло большой путь, который определялся не только развитием собственно техники и, но и развитием принципов и методов обработки информации как с точки зрения областей применения.

В Региональном Центре Охраны Труда работа в таком направлении как Ароматехнологии не была автоматизирована. Все операции выполнялись вручную, что вело к большому количеству ошибок и значительным временным затратам. Поэтому была поставлена задача создания автоматизированной системы, которая решала бы эти проблемы.

Основой для учета, контроля, планирования служат всевозможные, регистрационные журналы, списки, картотеки и прочее. Постепенно они накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют довольно трудоемкий процесс. Поэтому возникла необходимость создания баз данных.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства промышленных, финансовых, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, извлекать и хранить информацию оптимальным для пользователя способом.

Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). База данных (БД) - это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Во многих важных направлениях работы Регионального Центра Охраны Труда информатизация используется недостаточно широко, в частности, в таком перспективном направлении, как применение ароматехнологий в производстве и отдыхе.

Целью дипломной работы является создание базы данных для Регионального Центра Охраны Труда по ароматехнологиям.

Задачи дипломной работы:

- изучить основные направления использования ароматехнологий;

- разработать базу данных по ароматехнологиям.

Объект исследования: деятельность Регионального Центра Охраны Труда в направлении использования ароматехнологий в производстве и отдыхе.

Предмет исследования: технологические процессы разработки и ведения реляционной базы данных применительно к деятельности Регионального Центра Охраны Труда в направлении использования ароматехнологий в производстве и отдыхе.

Методы исследования: системный анализ, анализ документации, методы проектирования реляционной базы данных

База проведения исследования: Региональный Центр Охраны Труда.

Практическая значимость заключается в том, что разработанная база данных «Ароматехнологии» востребована сотрудниками Регионального Центра Охраны Труда и облегчает поиск товара или клиентов.



1. Анализ деятельности регионального центра труда

1.1 Основные сведения о региональном центре охраны труда

Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования «Региональный Центр Охраны Труда» (АНО ДПО «РЦОТ») является не имеющей членства автономной некоммерческой организацией, учрежденной на основе добровольных имущественных взносов учредителей, в целях повышения профессиональных знаний специалистов в области охраны труда, совершенствования их деловых качеств, подготовки их к выполнению новых трудовых функций.

Предметом деятельности Учреждения является создание благоприятных условий для развития науки и образования, подготовки и переподготовки специалистов по охране труда ив области управления качеством формирования действенных механизмов охраны труда и техники безопасности на производстве, содействия повышению качества продукции, а также образовательного процесса.

Целью деятельности Учреждения является удовлетворение общественных потребностей в области образования, достижение общественных благ путем подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, удовлетворение потребностей специалистов в получении знаний о новейших достижениях в соответствующих отраслях науки и техники, передовом отечественном и зарубежном опыте.

Задачами Организации являются:

- удовлетворение потребностей специалистов в получении знаний о новейших достижениях в соответствующих отраслях науки и техники, передовом отечественном и зарубежном опыте;

- организация и проведение повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов предприятий (объединений), организаций и учреждений;

- организация и проведение научных исследований, консультационная деятельность.

- Для достижения поставленных целей Организация в соответствии с действующим законодательством РФ осуществляет:

Проведение обследований организации и подготовка предложений по организации охраны труда.

Подготовку проектов распорядительных документов по охране труда, наличие которых носит обязательный характер.

Выдачу рекомендации по проведению обследований состояния условий и охраны труда в организации.

Подготовку материалов по проведению аттестации рабочих мест по условиям труда в организации.

Проведение аттестации рабочих мест.

Оказание методической помощи по организации обучения и проверке знаний по охране труда работников организаций.

Оказание организационно-методической помощи по обеспечению организации нормативной документации по вопросам охраны труда.

Оказание методической и практической помощи при разработке и пересмотре инструкций по охране труда.

Оказание консультационно-методической помощи при проведении расследований несчастных случаев на производстве.

Оказание методической помощи в приобретении организацией средств наглядной агитации.

Организация и проведение совещаний, семинаров и др. по вопросам охраны труда.

Доведение до сведения руководителей и работников организаций, действующих и новых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам охраны труда

Оказание юридических консультаций в области охраны труда и по иным вопросам;

Посреднические услуги [37].

Охрана труда - это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия (ст. 212 ТК РФ в редакции Федерального закона № 90-ФЗ от 30.06.2006г.).

Обеспечение охраны труда в организации возложено на работодателя (ст. 212 ТК РФ).

Ответственность за нарушения в сфере охраны труда

Работодатель обязан обеспечить:

- знакомство работников с требованиями охраны труда;

- разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда;

- обучение работников безопасным методам выполнения работ и приемам оказания первой помощи пострадавшим на производстве;

- проведение инструктажа, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда;

- информирование работников об условиях и опасностях труда на рабочих местах, о рисках нанесения вреда здоровью и полагающихся им в этих случаях компенсациях;

- работников средствами индивидуальной и коллективной защиты;

- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой своей деятельности (ст. 212 ТК РФ);

- принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;

- недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знания требований охраны труда;

- организацию контроля над состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты;

- проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией организации работ по охране труда;

- в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), обязательных психиатрических освидетельствований работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований), обязательных психиатрических освидетельствований;

- выполнение предписаний должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные настоящим Кодексом, иными федеральными законами сроки [37].

1.2 Исследование информационной структуры и выбор направления информатизации деятельности регионального центра охраны труда

Информационная структура - это организация взаимодействия информационных ???оков (при этом несущественно какой носитель) [27]. Создание информационной структуры, использующей компьютерные технологии, подразумевает комплекс мероприятий который включает в себя:

- организационные мероприятия (определение структуры докумен??? и маршру??? их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и другие);

- технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы);

- определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, адми???трирование сети и работа с пользователями сети);

- обучение сотрудников организации;

- использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация поч???ой службы, организация доступа к Internet

- проектирование и разработку программныхпродук??в:

- обеспечение безопасности информации;

- работу службы эксплуатации и внедрения;

- наполнение базы данных [24].

При выполнении дипломного проектирования была исследована организационная структура Регионального Центра Охраны Труда с целью найти участки его работы, требующие применения информационных технологий. аccess ароматехнология макрос

Для этого была изучена его информационная система. Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность концепций, методов, технологий, технических и программных средств, используемых для сбора, обработки, хранения и выдачи информации потребителю в интересах достижения поставленной цели [24].

Современное понимание информационной системы предполагает использование компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

- любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

- при построении ИС необходимо использовать системный подход;

- ИС является динамичной и развивающейся системой;

- ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств и реализованную на базе современных технологий;

- выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производится автоматическое выполнение рутинных операций;

- участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач [36].

Для создания ИС по аромотехнологиям были изучены входные и выходные документы, проанализировано использующееся программное обеспечение. На каждом персональном компьютере установлена операционная система Windows ХР. Персонал Организации работает с пакетом программ MSOffice (МSWогd, МSЕхсеl) 2010 версии. Разработаны базы данных по отдельным направлениям деятельности организации.

Во многих важных направлениях работы центра информатизация используется недостаточно широко, в частности, в таком перспективном направлении, как применение ароматехнологий в производстве и отдыхе.

1.3 Анализ направления деятельности регионального центра охраны труда - применение ароматехнологий в производстве и отдыхе

Ароматехнология - маркетинговый инструмент, целенаправленная ароматизация воздуха для стимулирования продаж и положительного влияния на клиента, это один из самых мощных и дешевых способов создать эмоциональную связь между потребителем и брендом [38].

В Организации используется при проведении PR, BTL, Event&Promo акций, праздников, презентаций, премьер, показов, выставок, конференций, спектаклей, мероприятий в ночных клубах, и т.д.Например: экзотика, новогодняя (рождественская), релаксация (медитация), деловая, детская, домашний уют и прочее.

Ароматехнологии делятся на несколько видов, заказчик может выбрать наиболее подходящий для него вид [6].

Для мест релаксации и отдыха. Как ни странно, многие люди недооценивают важность периодической релаксации, а ведь недостаток отдыха и расслабления грозит нервными срывами, депрессиями, снижением работоспособности и даже ослаблением иммунитета. Если вы не получили должного отдыха, вы будете легко возбудимы, рассеяны и подвержены негативному влиянию. Так стоит ли пренебрегать временем, необходимым для проведения релаксации?

- Ароматизация пространства помогает: Устранению послестрессовых состояний и депрессий; Восстановлению энергетики человека после переутомления; Гармонизации психики и нервной системы, нормализации обменных процессов в клетках, их дыханию и репродукции [9]. Для клиентов мед.центров, салонов красоты, аэропортов и т.п. важна способность запахов расслаблять, снимать стресс и избавлять от нервного напряжения. Чем комфортнее себя ощущает посетитель, тем меньше у него вопросов и претензий к качеству товара, услуги.

- Здоровье. Проведение мероприятий по очистке помещений от вирусов гриппа, ОРВИ, а также наполнение пространства ароматами в целях профилактики простудных заболеваний. Ароматизация пространства для поддержания здоровья с учетом индивидуальных медицинских показаний клиента: Поддержание и восстановление здоровья больного человека. Оздоровление и улучшение атмосферы помещения, в котором находятся люди.

- Аромаклининг. В помещении, где присутствуют неприятные запахи, невозможно находиться, поэтому необходимо заняться Аромаклинингом- т.е. нейтрализацией неприятного, ненужного запаха: сигарет, канализации, затхлости, сырости, пота, кухни и т.п [25].

- Праздник. Память на запахи -- одна из самых точных и долговременных. Что вспомнят люди после мероприятия через месяц, год? Они вспомнят настроение, ощущение праздника, поскольку ароматы обладают способностью создавать настроение и моделировать эмоции. Без вдохновляющего аромата не может обойтись ни один достойный праздник.

- Бизнес. В условиях обостренной конкуренции и перегруженности информацией аромадизайн является эффективным инструментом продвижения идей заказчика. При продаже квартиры, машины и т.д. бывает необходимость устранить неприятный запах и создать презентационную атмосферу продажи. Запах только построенного или отремонтированного помещения иногда также требует изменения в лучшую сторону [5].

Аромамаркетинг - это целенаправленная ароматизация помещения с целью стимулирования продаж и положительного влияния на клиента [8]. Региональный Центр Охраны Труда занимается профессиональной бизнес - ароматизацией помещений любого типа, а также разработкой новых ароматов. Региональный Центр Охраны Труда занимается не только продажей ароматического оборудования, аромакулонов, аромамасел, аромаламп и ароматов но и их разработкой. Сотрудничество с ведущими европейскими лабораториями позволяет постоянно разрабатывать новые ароматы, опираясь на опыт признанных мировых лидеров в области профессиональных ароматехнологий.

Аромат - это самый мощный и недорогой способ создать эмоциональную связь между потребителем и брендом [7]. Ароматы оказывают влияние на эмоции, подсознание и поведение человека за несколько секунд до того, как мозг распознаёт и конкретизирует запахи. Это объясняется тем, что обоняние напрямую связано с лимбической системой - отделом мозга, отвечающим за память, эмоции и поведение.

На рисунке представлено в процентах, насколько лучше человек воспринимает разную информацию.

Восприятие информации человеком

- 1% тактильной информации

- 2% слуховой

- 5% зрительной

- 15% вкусовой

- 35% обонятельной

Ароматы, специально подобранные, воссоздают намного более яркие и живые воспоминания, чем вся информация, получаемая через зрение или слух [18].



2. Анализ средств разработки базы данных

2.1 Общие сведения о базах данных

В настоящее время жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ информации различного назначения. Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей [2].

Основой информационной системы является база данных. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

Кроме того, база данных - это хранилище данных для совместного использования. При автоматизации деятельности человека происходит перенос реального мира в электронный формат. Для этого выделяется какая-то часть этого мира и анализируется на предмет возможности автоматизации. Она называется предметной областью и строго очерчивает круг объектов, которые изучаются, измеряются, оцениваются и т.д. В результате этого процесса выделяются объекты автоматизации и определяются реквизиты, по которым данные объекты оцениваются. Результатом процесса становится база данных, которая описывает конкретную часть реального мира со строго определенных позиций, а именно при помощи ниже перечисленных терминов:

1. Предметная область - это часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации.

2. Объект - это элемент предметной области, информацию о котором мы сохраняем.

3. Реквизит (атрибут) - поименованная характеристика объекта. Он показывает, какая информация об объекте должна быть собрана.

Объектами могут быть:

- люди, например, перечисленные в какой-либо платежной ведомости или являющиеся объектами учетов органов внутренних дел;

- предметы, например, номерные или имеющие характерные отличительные особенности вещи, средства автомототранспорта;

- построения - воображаемые объекты;

- события.

Базы данных выполняют две основные функции. Они группируют данные по информационным объектам и их связям и предоставляют эти данные пользователям.

Данные - это формализованное представление информации, доступное для обработки, интерпретации и обмена между людьми или в автоматическом режиме [4].

Информация может храниться в неструктурированном виде, например, в виде текстового документа, где данные об объектах предметной области записаны в произвольной форме.

Структурированный вид хранения информации предполагает введение соглашений о способах представления данных. Это означает, что в определенном месте хранилища могут находиться данные определенного типа, формата и содержания. Представление информации в таблице - наилучший способ структурирования данных. Все данные записаны в клеточках таблицы по определенным правилам - форматам, одинаковым для всего столбца [16]. Все столбцы имеют названия. Кроме этого нетрудно заметить, что фамилии студентов записаны по алфавиту, при этом для записей имен и фамилий используются заглавные буквы. Каждая строка таблицы имеет порядковый номер.

Автоматизировать обработку данных, которые хранятся в неструктурированном виде сложно, а порой и просто невозможно. Поэтому вырабатывают определенные соглашения о способах представления данных. Обычно это делает разработчик базы данных. В результате все реквизиты имеют одинаковый вид и тип данных, что делает их структурированными и позволяет создать базу данных. В результате можно сказать, что:

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области [19].

Обрабатывает структурированные данные централизованный программный механизм, который называется системой управления базами данных.

Система управления базами данных(СУБД) - это программный механизм, предназначенный для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных [30].

В компьютерной базе данных информация представляется в виде таблицы, очень похожей на электронную таблицу. Названия столбцов, представляющих «шапку» таблицы, называют именами полей или реквизитами, а сами столбцы - полями. Данные в полях называют значениями реквизитов или значениями полей. Для описания поля, кроме его имени используются следующие характеристики и свойства полей:

- Тип поля. Подобно электронной таблице, работающей с тремя типами полей: текстовый, числовой и формула, в таблицах используется несколько большее количество типов полей.

- Длина поля - максимально возможное количество символов.

- Точность (для числовых типов полей) - количество знаков после запятой.

- Маска ввода - форма средства автоматизации ввода, в которой вводятся данные в поле. Например, одно и то же значение имеют поля даты: 03.03.95 или 03.03.1995, или 03-март-1995, но отличаются по формату:

1. Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается в поле при попытке ввода ошибочных данных.

2. Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

3. Пустое и обязательное поле - свойство поля, определяющее обязательность заполнения поля при наполнении базы данных.

4. Индексированное поле - дополнительное имя поля, позволяющее ускорить операции поиска и сортировки записей.

2.2 Классификация баз данных

Многообразие характеристик и видов баз данных порождает многообразие классификации. Рассмотрим основные виды классификации. По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные. Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы, к которой подключены несколько других компьютеров [26]. Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ПК компьютерной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД). По способу доступа к данным базы данных подразделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом. Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

- файл-сервер. Согласно этой архитектуре в компьютерной сети выделяется машина- сервер для хранения файлов централизованной базы данных. Файлы базы данных могут быть переданы на рабочие станции для обработки: ввода, корректировки, поиска записей. При большой интенсивности доступа к одним и тем же файлам производительность системы падает. В этой системе сервер и рабочие станции должны быть реализованы на достаточно мощных компьютерах.

- клиент-сервер - архитектура, используемая не только для хранения файлов централизованной базы данных на сервере, но и выполняющая на том же сервере основной объем работы по обработке данных. Таким образом, при необходимости поиска информации в базе данных рабочим станциям - клиентам передаются не файлы данных, а уже записи, отобранные в результате обработки файлов данных [33]. Такая архитектура позволяет использовать маломощные компьютеры в качестве рабочих станций, но обязательно в качестве сервера используется очень мощный компьютер. Прежде чем создавать базу данных, с которой вам придется работать, необходимо выбрать модель данных, наиболее удобную для решения поставленной задачи. Модель данных - совокупность структур данных и операций их обработки [40]. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Модели данных, которые поддерживают СУБД, а, следовательно, и сами СУБД делят на:

- иерархические;

- сетевые;

- реляционные [17].

В основу иерархической системы положена разветвленная структура с элементами подчиненности. К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел - это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне [20]. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. В каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи. Несмотря на кажущуюся целесообразность, для получения ответов на некоторые запросы в иерархической модели требуется выполнение большого числа операций.

Сетевая (полносвязная) база данных. В сетевой структуре базы данных при тех же основных понятиях иерархической базы данных: узел, уровень, связь - каждый элемент может быть связан с любым другим элементом [42].

Реляционная база данных, в основу которой положена реляционная информационная система. Реляционная структура базы данных ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц, называемых еще реляционными таблицами. Каждая реляционная таблица обладает следующими свойствами:

- каждый элемент таблицы - один элемент данных;

- все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковые характеристики и свойства;

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют;

- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным [41].

Понятие реляционный (relation - отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области баз данных Э. Кодда. В основу реляционной базы данных положено понятие алгебры отношения и реляционного исчисления. Реляционный подход к построению базы данных предполагает отображение реальных объектов (явлений, событий, процессов) в виде информационных объектов или объектов предметной области [43]. Информационные объекты описывают реальные с помощью совокупности взаимосвязанных реквизитов. Отношения представлены в виде таблиц, строки которых представляют записи, а столбцы - атрибуты отношений - поля. Если значение поля однозначно определяет соответствующую запись, то такое поле называют ключевым. Информация, введенная в одну реляционную таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями другой таблицы [3]. Реляционная база данных является объединением нескольких двумерных таблиц, между которыми установлены связи. Между записями двух таблиц могут быть установлены следующие основные виды связей:

- один к одному - эта связь предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот;

- один к многим - эта связь предполагает, что одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А;

* многие к многим - эта связь предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1, 2 или более экземпляров объекта В и наоборот.

Одни и те же данные могут группироваться в таблицы различными способами, т.е. возможна различная форма наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. При этом должен выполняться принцип нормализации:

- в одной и той же таблице не может находиться повторяющихся полей;

- в каждой таблице ключ должен однозначно определять запись из множества записей;

- значению ключа должно соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы;

- изменение значения любого не ключевого поля не должно влиять на информацию в других полях. В последние годы подавляющее большинство баз данных являются реляционными и практически все СУБД ориентированы на такое представление информации. Рассмотрим реляционную СУБД Access, которая входит в пакет MS Office.

2.3 Использование СУБД Micosoft Access для создания баз данных

Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе [12]. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

Рассмотрим основные элементы окна Access и команды для выполнения типовых операций, которые во многом повторяют уже знакомые команды Word и Excel.

При работе с СУБД Access на экран выводятся типовое окно WINDOWS-приложения, состоящее из рабочего поля и панели управления.

Строка меню содержит основные режимы программы. Выбрав один из них, получаем доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю. Вспомогательная область управления включает:

- строку состояния;

- панели инструментов;

- линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей базы данных и т.п.

Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы представить на экране области таблицы базы данных, форм или отчетов, которые на нем в настоящий момент не отображены, используют вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки. Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.

Важная особенность СУБД Access использование буфера обмена при выполнении ряда операций. Буфер используется при выполнении команд копирования и перемещения для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после чего они направляются по новому адресу. При удалении данных они также помещаются в буфер. Содержимое буфера сохраняется до тех пор, пока не будет записана новая порция данных.

СУБД Access имеет достаточное количество команд, у каждой из которых возможны различные опции. Выбор определенной команды из меню производится либо наведением курсора на выбранную в меню команду при помощи клавиш управления курсором и нажатием клавиши ввода, либо вводом с клавиатуры первой буквы выбранной команды [23]. Получить дополнительную информацию о командах, составляющих меню СУБД Access, и их использовании можно, войдя в режим помощи. Совокупность команд, предоставляемых в распоряжение СУБД Access, может быть условно разбита на следующие типовые группы:

- команды для работы с файлами;

- команды редактирования;

- команды форматирования;

- команды для работы с окнами;

- команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);

- получение справочной информации.

Команды для работы с файлами. При работе с файлами программа дает возможность пользователю:

- создавать новые объекты базы данных;

- сохранять и переименовывать ранее созданные объекты;

- открывать уже существующие базы данных;

- закрывать ранее открытые объекты;

- выводить на принтер объекты базы данных.

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формировании колонтитулов, а также в выборе вида или номера печатаемых страниц документов. Команда предварительного просмотра позволяет получить представление об общем виде выводимой на принтер информации еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования. Кроме того, в СУБД Access возможен обмен данными и присоединение таблиц, созданных другими программными средствами. Команды редактирования, ввод данных и изменение содержимого любых молей таблиц БД, компонентов экранных форм и отчетов осуществляется с помощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление [45].Наряду с вышеуказанными операциями СУБД Access обладает возможностями вставки диаграммы, рисунка и т.п., включая объекты, созданные в других программных средах, установление связей между объектами. Среди команд редактирования особое место занимают команды нахождения и замены определенного пользователем контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последней введенной команды (отказа).

Команды форматирования. Важное значение имеет визуальное представление данных при выводе. СУБД Access предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением выводимой информации. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных, виды шрифта, толщину и расположение линий, высоту букв, цвет фона и т.п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую распространяется действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активного компонента [25]. Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически, в зависимости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.

Команды для работы с окнами. СУБД Access дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. При этом некоторые окна будут видны на экране, другие - находиться под ними. Открыв несколько окон, можно сразу работать с несколькими таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, у пользователя имеется возможность разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей экрана при перемещении курсора в дальние части таблицы.

Система получения справочной информации. Access имеет в своем составе электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенностью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что она выдает информацию в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню вами была выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей <F1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

Технология работы в Microsoft Access. Работая с Access можно решать следующие задачи:

- вводить, изменять и находить нужные данные;

- разбивать данные на логически связанные части;

- находить подмножества данных по задаваемым условиям;

- создавать формы и отчеты;

- автоматизировать выполнение стандартных задач;

- графически устанавливать связи между данными;

- вставлять рисунки в формы и отчеты;

- создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

Основным элементом Access является контейнер базы данных. Контейнер базы данных - это именно то, как он звучит - хранилище объектов базы данных.

База данных - это файл, включающий набор объектов, определенных в следующем списке:

Таблица - это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов). Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных [10].

Объекты - формы и отчеты часто используют запросы как источник записей. Форма используется для различных целей, и не обязательно для представления данных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных как средство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информации от пользователя [10].

Отчет - это способ представления данных в печатной форме и виде, определяемом пользователем [10]. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можно воспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.

Страницы - объекты, обеспечивающие доступ к информации базы данных из сети Интернет [10]. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которого пользователь Интернет получает доступ к базе данных. Макросы создаются для автоматизации процедур. Чаще всего содержат наборы операторов, выполняющих конкретную задачу, например, открыть форму или отчет.

Модуль - набор процедур, функций, объявлений и констант языка VisualBasicForApplications, которые управляют базами данных Access [11]. Создаются для организации более функционального управления процессами, нежели макросы. Каждый из этих объектов может представлять собой набор других объектов (например, в таблице содержится набор объектов - полей). Access располагает двумя удобными методами создания баз данных. Наиболее «дружелюбный» из них - это мастер Database Wizard, который создаст таблицы, формы и отчеты для базы данных того типа, который укажете. Другой, более трудоемкий метод, - это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы, таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако он предполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. В любом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена или модифицирована.

Создание структуры таблиц базы данных Access. После того, как закончено проектирование и создание базы данных, следующий шаг - создание таблицы для хранения данных.

Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты: запросы, формы и отчеты - зависят от таблиц [11]. При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблиц. Этот процесс выполняется с помощью конструктора таблиц и включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей СУБД Access использует данные следующих типов:

- текстовый (символьный);

- числовой;

- дата\время;

- логический;

- денежный;

- счетчик, используемый для определения ключа;

- поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц;

- поле MEMO; гиперссылка или подсказка.

Access, как и другие реляционные базы данных, разработан на идее хранения в отдельных «таблицах» наборов данных определенного смысла [13]. Таким образом, одна «таблица» может содержать данные о клиентах, другая - о услугах. Эти наборы состоят непосредственно из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей клиентов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта (например: ФИО, адрес, телефон и т.д.). Записей может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи называется полем и служит не только для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способ группирования записей в таблице. Примером могут служить все клиенты из таблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных. Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов. Access позволяет вводить и корректировать данные в таблицы двумя способами:

- с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

- с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных.

Форма СУБД Microsoft Access. Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных. СУБД Access позволяет вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных.

Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающих интересующим вас критериям (найти клиентов, проживающих в определенном городе).

Обработка данных, содержащихся в таблицах. Следующим объектом является запрос.

Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц [39]. Access выполняет запрос каждый раз, когда мы открываете форму или отчет, и следовательно, можно быть уверены, что информация, которую мы видите на экране, всегда самая «свежая».

СУБД Access использует запросы следующих типов:

- запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

- запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

- запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.

Вывод информации. СУБД Access позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме. Однако, если формы предназначены в основном для ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы. Отчеты дают возможность распечатать данные на бумаге или сгруппировать их в виде, удобном для анализа [34]. Это более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо, так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.

Каждый пользователь, работающий с СУБД Access, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

- включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

- добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;

- при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;

- располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

- включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных [35].

Дополнительные возможности СУБД Access. При создании базы данных в СУБД Access можно использовать не только данные, вносимые нами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует также возможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel [14]. Это позволяет организовать единое рабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можно также импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроить структуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базами данных [22]. Так же, как и в других компонентах MicrosoftOffice, можно пользоваться данными из других программ комплекса. MicrosoftAccess позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач. Наряду с применением WordBasic, можно использовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий и событий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы. Можно также конвертировать в любой формат информацию в Access, и экспортировать ее в любое из приложений Microsoft Office [21]. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word. Оценивая описанные выше преимущества и недостатки СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Итак, оценивая описанные выше особенности СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний.



3. Разработка и реализация базы данных «Ароматехнологии»

3.1 Создание таблиц базы данных «Ароматехнологии»

База «Ароматехнологии» представлена следующими основными таблицами: Клиент, Заказ, Оплата, Услуга, Оборудование, Ароматы, Аромамасла, Аромалампы, Аромакулоны.

Каждый объект будет представлен отдельной таблицей базы данных.

Таблица «Клиент» разрабатывается для хранения информации о клиенте. Таблица «Клиент» должна решать следующие задачи:

- регистрация новых клиентов.

- уточнение данных по существующим клиентам.

- удаление информации о клиентах.

Для создания таблиц в СУБДMicrosoftAccess выберем объект Таблицы, в правой области окна выберем вариант Создание таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы «Клиент» в столбце Имя поля введем имя Код клиента. В столбце Тип данных - Счетчик. В бланке Свойства поля задаем необходимые значения. Действуя аналогично, задаются названия, тип данных для остальных полей. После ввода описания всех полей таблицы укажем ключевое поле, для чего щелкнув область выделения строки с записью поля Код клиента, нажмем кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Код клиента появится знак ключевого поля - ключ (рисунок).



Создание таблицы «Клиент»

По аналогии создаем таблицы: Заказ, Оплата, Услуга, Оборудование, Аромат, Аромамасла, Аромаламп и Аромакулон (рисунки)

Создание таблицы «Заказ»

Щелкнув область выделения строки с записью поля Код заказа, нажмем кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Код заказа появится знак ключевого поля - ключ.

Создание таблицы «Оплата»

В таблице «Оплата» ключевого поля не будет.



Создание таблицы «Услуга»

Щелкнув область выделения строки с записью поля Код услуги, нажмем кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Код услуги появится знак ключевого поля - ключ.

...