Системы электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана

Системы электронного документооборота

Гаврилина Варвара Андреевна, студент

Щукина Виктория Валерьевна, студент

Аннотация

Система электронного документооборота (СЭД) необходима многим организациям для правильного управления большими объемами физических документов. В том числе и предприятиям малого бизнеса. Цель этого исследования - разработать структуру EDMS, которая, может помочь управлять физическими документами. Текущая деловая деятельность, связанная с использованием документов из одного подразделения в другое, должна быть полностью разобрана до разработки системы EDMS. Это исследование успешно разработало структуру СЭД для предприятия малого бизнеса и может быть использовано при разработке СЭД и для будущих исследований.

Ключевые слова: документооборот, поиск и хранение документов, система электронного документооборота (СЭД), физический документ.

Сложно организовать хранение больших объемов физических записей, и еще труднее, когда из этого большого объема бумаг необходимо извлечь запись. Без использования эффективной системы управления документами совершенно точно, что управление документами будет подвержено ошибкам человека [1]. Некоторые исследования показали, что использование электронного управления документами дает ряд преимуществ, благодаря которым обеспечивается эффективное управление и повышение качества работы предприятия в целом [2]. Одним из существенных преимуществ наличия такой системы является простота поиска информации. Ведь даже предприятие малого бизнеса имеет много контрактных договоров или связанных с закупками и продажами документов, которыми необходимо управлять. Большинство из них являются физическими документами, которые в настоящее время хранятся в архивных папках. Из-за этого часто возникает нехватка места для их хранения. В связи с этим более старые файлы должны быть отправлены во внешнее хранилище или утилизированы, что создает дополнительную излишнюю работу. Такие документы не всегда легко отслеживать и их трудно найти, особенно если их отправить во внешнее хранилище. С каждым годом документов становится все больше и ими сложнее управлять [1]. Обычно для управления определенными документами назначается ответственное лицо. Как только это лицо покидает компанию или переходит на другую должность возникает проблема, что новому сотруднику трудно найти документы, которыми управляет предыдущий человек. Проблема, с которой приходится сталкиваться, связана с трудностью получения документов, если они были неверно размещены или отправлены во внешнее хранилище. Кроме того, управление физическими документами является сложной задачей и, безусловно, подвержено ошибкам человека. Всегда существует риск того, что документы могут быть неправильно заполнены или даже потеряны.

Большинство проблем возникают, когда мы имеем дело с традиционными бумажными документами. Проблема в координации управления цепочками жизненного цикла документов происходит из-за искажения информации, а также задержек с получением информации [3]. Большая часть системы управления документами, будь то физическая или электронная, должна соответствовать ряду критериев. В соответствии со стандартом ISO Records Management Standard 15489 существуют три основные характеристики для записей, которые управляются системой ведения документации. Этими тремя характеристиками являются:

a) Аутентичность

b) Надежность

c) Целостность.

Аутентичность или подлинность относится к способности доказать, что соответствующий документ остается точным, надежным и целостным с течением времени. Надежность, связанная с аутентичностью, является тем, насколько запись может быть точно сохранена. Надежные документы должны гарантировать качество представления о любой задокументированной в них информации без искажения, изменения или как-либо другой порчи с течением времени [4]. Моделирование бизнес-процессов важно для обеспечения соответствия проекта потребностям предприятия. Целью этого процесса моделирования является выявление зависимостей между процессами, их поведением, а также функцией каждого процесса. Проблема, возникающая из этого сценария, заключается в том, что как модель бизнес-процесса, так и модель данных необходимо интегрировать в некоторый момент процесса работы системы, а описанное и фактическое состояние не всегда соответствуют [5].

При изучении моделей данных и моделей процессов следует учитывать жизненный цикл записей. Правильный жизненный цикл записей - это перспектива, которая принесет наибольшую пользу организации. В нем представлена методология, которую люди могут использовать для обработки документов в своей организации. На рис. 1 показан жизненный цикл записей или жизненный цикл документа на предприятии.

Рисунок 1. Жизненный цикл документа на предприятии

Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом определить, каким образом организация должна управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему или построить совершенно новую. Наличие системы электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в бизнес организации. Для предприятий, в том числе и малого бизнеса, важны открытость и прозрачность хранящейся информации [6]. Технология электронного документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями доступа пользователей. Эта система должна облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что, безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы, улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией [2]. В случае, если сотрудники предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все необходимые документы и действия с ними через систему. Новые пользователи не будут вынуждены полагаться на уезжающих сотрудников, для получения необходимой информации. Плюсом в этом случае является то, что управление информацией в данном случае менее зависимо от людей, что также говорит о том, что оно может быть менее склонным к человеческой ошибке, а следовательно и более надежно. И хотя СЭД может сильно помочь бизнес-организации, проблемы физического документооборота не отчуждаются от нее [5]. Все проблемы, возникающие при управлении физическими бумажными документами, также присутствуют в управлении электронными документами. Проблемы, связанные с индексацией и организацией документов, считаются уникальными для электронных систем теми, кто изучает документацию. Но это не совсем так. Такие проблемы уже давно присутствуют в системах физического документооборота. Неправильная структура и внедрение СЭД может создать проблемы и поставить под вопрос ее необходимость. К числу рисков и последствий отсутствия эффективной и правильно структурированной СЭД относятся:

a) неполные и плохо организованные бумажные документы

b) электронные записи, еще не завершенные или не организованные должным образом

c) аутентичный запас данных, который трудно распознать, поскольку возникает избыточность из-за дублирования электронных записей

d) без ограничений для хранения документов требуется еще большая емкость хранилища

e) отсутствие обзора и информации о том, как найти нужную запись или документ

f) процессы архивации не выполняются.

Еще один вопрос, который следует учесть при разработке СЭД - это скорость принятия решения конечным пользователем. Удобная для пользователя система может быть одним из факторов, которые могут способствовать повышению скорости принятия решения пользователей. Коэффициент успеха пользователя - это фактор успеха СЭД. А не технологический аспект [6].

Целью данного исследования является разработка структуры СЭД, отвечающей бизнес-требованиям предприятия малого бизнеса на примере ООО “СкайЛайн”. электронный документооборот бизнес

При сборе данных текущего рабочего процесса предприятия был проведен опрос сотрудников: интервью со старшим менеджером, директором и юристом. Цель опроса заключалась в том, чтобы лучше понять сложную задачу, с которой сталкивается предприятие при управлении своими документами. Кроме того, это должно помочь выявить основные требования к системе, которые необходимы и важны для сотрудников предприятия. Опрос нацелен на поиск более подробной информации, которая будет переводиться в форму желаемой системы. Более подробные обсуждения помогут сформировать точные рамки того, как потенциальные пользователи предлагаемой системы захотят, чтобы она работала.

Рабочий процесс организации: основное внимание в предлагаемой СЭД должно быть обращено на то, чтобы облегчить хранение и извлечение документов из базы данных, которые связаны с процессами заключения контракта между организацией и ее поставщиками/поставщиками. Если вводить упрощенную форму, то на предприятии существует приблизительно четыре процесса: подготовка тендерного плана, принятие и утверждение заявок, оценка предложений и ведение договоров.

В технологическом процессе предприятия описываются все основные этапы создания контракта, который должен быть интегрирован в EDMS.

Большое внимание уделяется оптимизации процессов, которые система управления документами будет внедрять, и фактическим бизнес-процессам создания типичного контракта, который организация делает на регулярной основе. Рисунок 2 описывает диаграмму активности приема заявки на создание типичного контракта, основываясь на информации рабочего процесса, собранной предприятием до сих пор.

Рисунок 2. Диаграмма активности приема заявки

Он показывает только некоторые процессы или действия, которые должен выполнять пользователь при управлении системой. В общем случае, во-первых, пользователям нужно войти в систему. Во-вторых, они должны выбрать проект тендера организационного подразделения, на который они должны ссылаться. Оттуда они будут выбирать тип документа контракта, который необходим для работы. Наконец, пользователь должен решить, какие действия необходимо предпринять в выбранном документе. Рисунок 3 показывает соответствующие классы и то, как они соотносятся друг с другом в предлагаемой системе электронного документооборота.

Рисунок 3. Классы БД предприятия

Он иллюстрирует взаимосвязь между пользователями системы и документами, задействованными на протяжении всего процесса создания действующего контракта. Диаграмма классов совпадает с потоком бизнес-процесса, выделяя документы, которые зависят от других документов. В качестве примера. Намерение подачи тендерного документа зависит от тендерного плана. Это означает, что тендерный документ не может быть создан, если тендерный план уже создан. Зависимость, о которой идет речь в данном случае, находится между стадией «создание тендерного плана/стратегии 1» и стадией предварительного тендера, в соответствии с которой каждый должен прийти перед следующим.

Вывод

СЭД - определенно стоящее решение, принятое на этом конкретной предприятии. Кроме того, чтобы облегчить поиск документов, СЭД обеспечивает безопасное место для хранения документов по сравнению с традиционной системой подачи заявок.

Это исследование успешно разработало систему настройки и рекомендации по внедрению системы на конкретном предприятии. Тщательное исследование, проведенное при сборе системных требований и описании бизнес-процессов чтобы гарантировать, что разработанная структура соответствует бизнес-требованиям предприятия, не было полностью внесено в данную статью в целях сохранения конфиденциальной информации о предприятии. Будущие разработки для указанной организации планируются проводиться на основе структуры, предложенной в данном исследовании, и с учетом указанных сведений и рекомендаций.

Библиографический список

1. Heckman, J., 2008. Why Document Management: A White Paper. Retrieved 13th February, 2010, from 10. http://www.heckmanco.com/docs/DMWhitePaper.pdf (дата обращения: 03.04.2017).

2. Xiaomi A., 2009. The Electronic Records Management in E-government Strategy: Case Studies and the Implications. 2009 International Conference on Networking and Digital Society, Guiyang, Guizhou, China, 30 - 31 May 2009.

3. Finch E.F., Flanagan R. and Marsh L.E., 1996. Electronic Document Management in Construction using Auto-ID. Automation in Construction, 5(4): 313-321.pp: 17-20.

4. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 http://docs.cntd.ru/document/gost-r-54989-2012 (дата обращения: 03.04.2017).

5. Bak O., 2007. The Use of Collaboration Tools in Supply Chain: Implications and Challenges. E-Supply Chain Technologies and Management. Hershey:

6. Hung, S.Y., Z. Tang, C.M. Chang and C.D. Ke, 2009. User Acceptance of Intergovernmental Services: An Example of Electronic Document Management System. J. Government Information Quarterly, 26(2): 387-397.

Размещено на Allbest.ru