Информационная система автоматизированной проверки отчетной документации торговых представителей

Размещено на http://www.allbest.ru/

На тему: "Информационная система автоматизированной проверки отчетной документации торговых представителей"

Таганрог

2015



Аннотация

Дипломная работа содержит семь глав, в которых изложены основные результаты проведенного исследования и оптимизации деятельности супервайзера, занимающегося проверкой отчетной документации торговых представителей. В работе обозначены проблемы предметной области, пути и средства их решения.

В работе представлена организационная структура, сценарии, математическая и функциональная модели бизнес-процессов, выполняемых супервайзерами.

Актуальность работы заключается в высвобождении благодаря использованию информационных технологий времени и денежных средств при и повышения продуктивности работы супервайзеров.



Реферат

106 стр., 17 рис., 55 таб., 19 библиогр.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, СУПЕРВАЙЗЕР, УПРАВЛЕНИЕ, ОТЧЕТНОСТЬ, АВТОМАТИЗАЦИЯ

В первом разделе проводится детальный анализ предметной области, ее функциональной структуры. Рассматриваются основные бизнес-процессы супервайзера. Строится математическая модель деятельности супервайзера. Выявляются основные проблемы предметной области. Производится полная постановка целей и задач дипломной работы.

Во втором разделе выполняется оптимизация математической модели. Рассматриваются пути оптимального решения выявленных проблем. С помощью методологий и средств моделирования строятся модели оптимизированных бизнес-процессов с учетом выбора решения проблем.

В третьем разделе описываются результаты проектирования информационной системы. Рассматривается задача выбора архитектура системы, функции информационной системы. Проектируется структура базы данных, и строятся модели информационной системы в виде диаграмм UML.

В четвертом разделе описывается реализация информационной системы супервайзера - прототипы интерфейса, средства реализации.

В пятом разделе рассматривается преимущества проектируемой системы в социальной сфере.

В шестом разделе выполняется технико-экономическое обоснование проекта.

В седьмом разделе описывается безопасность и экологичность проекта.

Основные результаты работы отражены в заключении.



Содержание

Введение

1. Исследование деятельности супервайзера

1.1 Исследование отдела продаж ООО "Интерагросистемы"

1.2 Исследование деятельности супервайзера

1.3 Постановка цели и задач дипломной работы

Глава 2. Моделирование и оптимизация деятельности супервайзера по проверке отчетной документации торговых представителей

2.1 Оптимизация формальной модели и новый алгоритм деятельности супервайзера

2.2 Сравнительный анализ и выбор CASE-средств моделирования

2.3 Описание используемых методологий

2.4 Модели оптимизированных бизнес-процессов

Глава 3. Проектирование информационной системы автоматизированной проверки отчетной документации торговых представителей

3.1 Сравнительный анализ существующих систем

3.2 Архитектура информационной системы

3.3 Варианты использования информационной системы

3.4 Разработка модели данных информационной системы супервайзера

Глава 4. Разработка информационной системы автоматизированной проверки отчетной документации торговых представителей

4.1 Выбор и обоснование устройства для установки информационной системы

4.2 Выбор среды разработки информационной системы

4.3 Разработка прототипа интерфейса информационной системы

Глава 5. Социальная значимость работы

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Для расширения своего присутствия на рынке торговые предприятия нанимают торговых представителей.

Торговый представитель (Sales Representative) представляет торговые интересы своего предприятия и отвечает за их воплощение и защиту. Использование торговых представителей и наделение их соответствующими функциями является одним из непременных условий расширения торговой сферы влияния предприятия на определенных территориях или на определенные группы потребителей (покупателей). Зачастую этот работник представляет интересы предприятия даже вне региона нахождения предприятия. В этом случае его должность именуется "региональный торговый представитель".

Задачей предприятия является стратегическое распределение торговых представителей по различным секторам рынка так, чтобы охватить нужных клиентов в нужное время на нужной территории и надлежащим образом. При определении необходимого количества торговых представителей предприятия чаще всего исходят из рабочей нагрузки на каждого представителя и оценки потенциала данного сегмента рынка.

Торговые представители могут осуществлять свою деятельность как в области закупок, так и в области продаж, либо в обеих сразу. Вне зависимости от категории товаров и рода деятельности предприятия объектом интереса торговых представителей является состояние того сектора оптового и розничного рынка, на котором их предприятие представлено слабо или не представлено вовсе. Различают представителей по оптовой и розничной торговле. Первые, как правило, и являются региональными, вторые же могут организовывать доведение товаров до конечного потребителя.

Другая функция торговых представителей -- контроль за соблюдением условий договоров контрагентами, которые уже действуют в данном секторе рынка. Кроме того, они могут также самостоятельно заключать договоры от имени предприятия на основании доверенности и тем самым создавать новую дилерскую и дистрибъюторскую сети, расширяя сферу деятельности головного предприятия. Торговые представители могут заниматься как уже известными потребителям товарами, так и новыми, перспективными.

Если обратиться к статистике, то 70% своего времени торговый представитель уделяет работе с уже имеющимися клиентами и 30% -- поиску новых. В отношении товаров статистика выглядит следующим образом: 80% времени торговый представитель занимается имеющимися товарами, 20% -- новыми товарами, с которыми предприятие выходит на рынок.

Основными задачами торгового представителя являются: работа с существующими партнерами и клиентами на определенном секторе рынка, поиск новых клиентов, развитие дистрибьюторской и дилерской сетей, увеличение объемов прибыли предприятия.



1. Исследование деятельности супервайзера

1.1 Исследование отдела продаж ООО "Интерагросистемы"

Компания "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" работает на российском рынке более 20-ти лет, это один из самых первых производителей соков и нектаров в России. Компания основана в 1989 году на базе Белореченского пищекомбината как совместное советско-западногерманское предприятие.

Первоначально завод специализировался на переработке яблок и производстве концентрированного сока для экспортных поставок. В настоящее время компания производит почти 150 видов соков и нектаров в потребительской картонной упаковке Тетра Пак и Комбиблок. Производство расположено в г.Белореченске Краснодарского края. Это современная производственная площадка полного цикла -- с собственным испытательным центром, мощностями для производства концентрированных соков и розлива готовой продукции в асептическую картонную упаковку. Система менеджмента качества предприятия сертифицирована по ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) и позволяет обеспечить стабильно высокое качество готовой продукции на всех этапах производства.

Основной целью деятельности "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ", согласно Уставу, является получение прибыли, удовлетворение потребностей покупателей, расширение в регионе, создание новых рабочих мест, сокращение безработицы, развитие социальной структуры города и края.

Основной задача деятельности общества - удовлетворение потребности населения в товарах, продукции, работах, услугах.

Компания "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" работает на рынке Краснодарского края более пятнадцати лет и прочно закрепила позиции, имеет большие перспективы развития. Это объясняется тем, что ООО "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" - одна из немногих фирм в Южном федеральном округе, выпускающая продукцию в масштабах страны и обладающая обширным штатом торговых представителей, распространяющих товары в отдаленных уголках края. Фирма реализует широкий ассортимент товаров высокого качества по ценам, которые интересны как оптовым так и мелкооптовым покупателям. К тому же, "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" имеет хорошо развитую систему логистики, что позволяет производить доставку товара "от 1 коробки" вовремя и с минимальными количественными и качественными потерями.

Структура отдела продаж ООО "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" представлена на рисунке 1.1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок. 1.1 - Организационная структура отдела продаж ООО "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ"

ООО "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ" занимается оптовыми поставками своей продукции в розничные, мелкооптовые и сетевые торговые компании. В дипломной работе будет подробно рассматриваться деятельность супервайзера.

Супервайзер относится к группе розничных и мелкооптовых продаж отдела продаж ООО "Интерагросистемы". Группа розничных и мелкооптовых продаж находится под юрисдикцией руководителя отдела продаж. В составе группы розничных и мелокооптовых продаж просматривается собственная структура -- на каждые 7-10 торговых представителей имеется супервайзер.

Структура группы мелкооптовых и розничных продаж представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Структура группы мелкооптовых и розничных продаж отдела продаж ООО "Интерагросистемы"

1.2 Исследование деятельности супервайзера

Сущность деятельности супервайзера в торговле

Супервайзер в переводе с английского языка означает "наблюдатель" (supervise - наблюдать, контролировать). У иностранцев супервайзером называют линейного руководителя самого низшего звена - диспетчера, начальника смены, который упрощает работу вышестоящего начальства. В России профессия супервайзера включает более узкое поле деятельности. Цель работы супервайзера состоит в контроле работы торговых агентов или промоутеров. Супервайзер - это специалист в области контроля работы подчиненных - торговых представителей, агентов, мерчендайзеров.

Деятельность супервайзера представляет собой работу с применением знаний основ рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса, основ технологических процессов деятельности предприятия, кадровой политики и стратегии предприятия, основ психологии, методы оценки подчинённых работников. Специалист в работе применяет навыки решения организационно-управленческих и кадровых задач, обработки информации с применением технических средств коммуникации и связи, а также этики делового общения. Деятельность супервайзера включает организацию координации работ, согласование действий и обеспечение точного и правильного функционирования выстроенной системы. Супервайзер может осуществлять свою деятельность, как в помещении, так и мобильно. Его рабочая деятельность осуществляется неотрывно от коллектива, возглавляемого им. Обычно общение в рамках производственных задач у него происходит непосредственно с исполнителем.

Супервайзер должен обладать такими чертами как креативность, амбициозность, наблюдательность, коммуникабельность, аналитический склад ума, исполнительность, стрессоустойчивость, ответственность, стратегическое мышление, оперативность.

Супервайзер курирует работу торговых представителей с определенными марками товаров, контролирует продажи в розничных сетях, ищет новых клиентов, выполняет заказы на поставку определенных товаров от предприятий торговли.

Должностные обязанности супервайзера

Цель должности: Управление командой торговых представителей и мерчендайзеров

2. Должностные обязанности

· Участвует в разработке и внедрении методик продаж.

· Принимает активное участие в подготовке и внедрении новых форм работы с клиентами, совершенствовании старых.

· Координирует и контролирует деятельность по сбыту продукции.

· Распределяет территории между торговыми представителями.

· Ставит четкие и выполнимые задачи перед всеми членами команды, которые соответствуют целям и задачам филиала / представительства.

· Контролирует выполнение торговыми представителями, мерчендайзерами поставленных задач.

· Контролирует работу с ключевыми, сетевыми и сложными клиентами.

· Контролирует изменения статуса, платежеспособности и других изменений клиентской базы.

· Рассматривает просьбы и жалобы клиентов, в случае необходимости - участвует в переговорах.

· Анализирует и контролирует дебиторскую задолженность команды.

· Разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению дебиторской задолженности.

· Контролирует погашение дебиторской задолженности через непосредственных подчиненных.

· Информирует об изменениях и обеспечивает соблюдение всеми подконтрольными сотрудниками, дистрибуторами и субдистрибуторами политики компании в области ценообразования и проведения акций.

· Обучает торговых представителей технологии продаж, методам ведения переговоров, методам заключения сделок.

· Дает оценку работе сотрудника исходя из совместных поездок по маршруту, обеспечивая обратную связь.

· Проводит тренинги и обучение подчиненных во время непосредственной работы с Клиентом и при разборе конкретных ситуаций.

· Несет ответственность за выполнение планов продаж и развития, и за увеличение количественной и качественной дистрибуции на закрепленной территории.

Кадровая работа сурпервайзера - оперативное руководство сотрудниками, оценка эффективности их работы, оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, рекомендации по приему и увольнению сотрудников

Потоки информации вокруг супервайзера

Сведения по потокам информации, цикрулирующим вокруг супервайзера, представлены в таблицах 1.1 и 1.2.

Таблица 1.1. - Входящая информация

№	Поставщик	Проблематика	Форма	Периодичность
1.	Управляющий городскими продажами/ начальник отдела продаж	Планы, задачи	Повестка собрания	Ежемесячно
	-//-//-	Планируемые акции, изменения в работе	Повестка собрания	Еженедельно, по необходимости
	-//-//-	Отчет о совместной работе	Отчет (Excel)	Согласно графику совместной работы
2.	Финансовый аналитик	Данные о просроченной дебиторской задолженности	Отчет 1С	Еженедельно
3.	Юридический отдел	Результаты правовой экспертизы представленных для визирования договоров; согласование претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств	Служебная записка	По необходимости
4.	Координатор	Данные о выполнении плана по продажам	Отчет (Excel)	Ежедневно
5.	Торговый представитель	Ежедневный отчет	Отчет (Excel)	Ежедневно
	-//-//-	Заявка на POSM	Служебная записка	По мере необходимости
6.	Мерчендайзер	Информация об отсутствие в торговой точке достаточного ассортимента в соответствии со стандартами Компании	Служебная записка	По мере необходимости
	-//-//-	Заявка на POSM	Служебная записка	По мере необходимости
	-//-//-	Ежедневный отчет, выполнение планов и задач	Отчет (Excel)	Ежедневно
	-//-//-	Заявка на продукцию при нештатной ситуации в торговой точке	На стандартном бланке	По мере необходимости

Таблица 1.2. - Исходящая информация

№	Адресат	Проблематика	Форма	Периодичность
1.	Отдел маркетинга	Сведения о заключенных договорах поставки; отзыв контрагентов на поставляемую продукцию	Общие собрания, рекомендации	По необходимости
2.	Юридический отдел	Условия договоров по реализации продукции, представленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения или неисполнения компанией договорных обязательств	Договор	По необходимости
3.	Управляющий городскими продажами / Начальник отдела прямых продаж	Отчет по продажам по команде	Отчет (Excel)	Ежедневно
	-//-//-	Потребность в рекламных материалах	Служебная записка	Ежемесячно
	-//-//-	Отчет по просроченной дебиторской задолженности	Отчет (1С)	Еженедельно
	-//-//-	Отчет супервайзера	Отчет (Excel)	Ежедневно
	-//-//-	Отчет по качественной дистрибьюции	Отчет (excel)	Еженедельно
	-//-//-	План выполнения заданий	Отчет (excel)	Еженедельно
4.	Торговые представители	Планы, задачи	Повестка собрания	Ежемесячно
	-//-//-	Данные об общей и просроченной дебиторской задолженности	Отчет 1С	Ежедневно
	-//-//-	Выполнение плана продаж	Отчет 1С	Ежедневно
	-//-//-	Маршруты, прайс-лист, сопроводительная документация	Отчет (Excel)	Ежедневно
	-//-//-	Результаты совместной работы	Отчет (Excel)	Согласно графику совместной работы
5.	Мерчендайзер	Планы, задачи	Повестка собрания	Ежемесячно
6.	Координатор / Начальник отдела прямых продаж / Управляющий городскими продажами	Заявка на POSM	Служебная записка	По мере необходимости
	-//-//-	Потребность в рекламных материалах	Служебная записка	Ежемесячно
	-//-//-	Отчет по просроченной дебиторской задолженности	Отчет (1С)	Еженедельно

Сценарий бизнес-процессов, выполняемых супервайзером

Деятельность супервайзера заключается в разработке стратегии развития продаж через формулировку, выдачу и контроль выполнения заданий торговыми представителями и супервайзерами.

Супервайзер, как уже говорилось выше, является управленцем низшего звена и на его плечи возложена задача по первичному сбору сведений о работе отдела продаж, обработке этих сведений и представлении высшему руководству.

Сценарий работы описывается следующей последовательностью шагов.

1. Супервайзер определяет границы территории, на которой необходимо продвижение товара, и осуществляет постановку задачи - план развития продаж в указанной территории с количественными оценками показателей эффективности. Вместе с этим выдаются указания подчиненным торговым представителям.

2. Торговые представители выполняют поставленные задачи, делают устный отчет по телефону, готовят письменный отчет для передачи супервайзеру

3. Супервайзер проверяет отчет, в установленные интервалы времени выезжает на места (торговые точки) для проведения инспекции.

4. Также со стороны торговой точки могут поступать жалобы, которые обрабатываются и учитываются при формировании отчета для руководства отдела продаж

Основная задача отчетов, предоставляемых торговыми представителями - дать сведения о нехватке товаров того или иного вида, либо несоответствии их срока годности. Супервайзер принимает отчеты к исполнению.

Сценарий работы мерчендайзера изображен на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 - Сценарий деятельности супервайзера ООО "Интерагросистемы"

Узкое место сценария - информационный обмен. Как видно на рисунке он в процессе работы не использует никаких современных технических средств, в особенности информационных технологий. Передача отчетов супервайзеру по окончании объезда связана со значительными временными затратами, особенно если торговый представитель выполняет обслуживание удаленных торговых точек. Кроме того, выезд на удаленные торговые точки влечет за собой потери времени и средств. Например, не всегда можно успеть с своевременным заказом недостающих продуктов, оперативно принять решение относительно нехватки или избытка торговых площадей.

Формализованная модель деятельности супервайзера ООО "ИНТЕРАГРОСИСТЕМЫ"

Перейдем к построению формализованной модели деятельности Супервайзера. Цель создания формальной модели - провести оценку затрат на осуществление бизнес-процессов и найти параметр, на который требуется применить воздействие для уменьшения этих затрат.

Для формирования математической модели примем следующие ограничения:

1. Рассматривается работа одного торгового представителя на нескольких торговых точках

2. За период оценивания осуществляется один выезд на торговую точку для проведения инспекции.

Приступим к формулировке математической модели. Пусть - затраты на получение сведений о работе одного торгового представителя. Согласно сценарию, сведения получаются тремя путями:

1. Посредством устного сообщения

2. Посредством письменного отчета

3. Посредством выезда на торговую точку.

Для передачи устного сообщения требуется телефонный разговор, стоимость которого определяется стоимостью минуты времени разговора и длительностью этого разговора.

Для подготовки письменного отчета затраты минимальны, в то время как для его передачи в офис требуется преодолеть расстояние от местонахождения до офиса, с учетом того что километр пути стоит .

Для выезда на торговую точку супервайзеру оформляется командировка, затраты на которую складываются из того же самого расстояния от местонахождения до торговой точки, с учетом того что километр пути стоит , а также суточных . При этом на инспекцию одной торговой точки тратится время .

Обобщим вышесказанное в виде формулы:

Где:

n - количество торговых точек, которые посетил торговый представитель.

- общая стоимость телефонных переговоров

- затраты на передвижение

-

затраты на выплату суточных.

деление с округлением до целого в большую сторону на 24 часа, для определения количества суток в командировке.

Проведем показательный расчет затрат для случая контроля деятельности одного супервайзера, обслуживающего 3 равноудаленные друг от друга и офиса торговые точки. Для этого определим исходные данные (см. таблицу 1.3)



Таблица 1.3 - Исходные данные математической модели

Параметр	Название	Значение
	Стоимость минуты разговора	0,5 рубля
	Средняя длительность переговоров по одной точке	5 минут
n	Количество посещенных торговых точек	3
	Стоимость километра пути	5 рублей/км
	Расстояние от местонахождения то торговой точки	10 км
	Время инспекции одной торговой точки	30 минут
	Суточные	200 рублей
	Средняя скорость передвижения	1 км/мин

Далее подставим эти значения в формулу:

Получим:

Таким образом, на сбор сведений о работе одного торгового представителя компании потребуется почти 660 рублей. По моему мнению, данная сумма велика. Ведь рассмотрена инспекция всего 3 торговых точек. А по факту проводятся проверки не одной сотни таких мест.

Также стоит отметить, что почти 70% затрат связаны с физическим перемещением торговых представителей и супервайзера для получения информации. Примем это во внимание при постановке цели дипломной работы.

1.3 Постановка цели и задач дипломной работы

Основная проблема, связанная с данной предметной областью заключаются в затратах на получение сведений о работе торговых представителей, а точнее в затратах на физическое перемещение сведений. Как было показано ранее, свыше 70% затрат занимает именно данная категория. Требуется решить следующие проблемы:

1. Несовершенная схема информационного обмена между супервайзером и торговым представителем - сформированная документация (отчеты) доставляются с низкой скоростью (скорость передвижения авто).

2. Преобладание бумажной формы документов, затраты на обработку которой на порядок превышают затраты обработки и ведения электронной документации;

3. Информационный обмен между супервайзером и мерчендайзером в момент объезда не формализован.

Целью дипломной работы будет являться оптимизация процесса информационного обмена через разработку специализированной информационной системы для супервайзера ООО "Интерагросистемы".

Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

1. Оптимизация математической модели;

2. Реинжиниринг бизнес-процессов;

3. Построение моделей оптимизированных бизнес-процессов;

4. Проведение анализа систем-аналогов, представленных на российском и международном рынке.

5. Проектирование информационной системы, которая позволит решить поставленные проблемы

6. Реализация информационной системы супервайзера ООО "Интерагросистемы"



Глава 2. Моделирование и оптимизация деятельности супервайзера по проверке отчетной документации торговых представителей

2.1 Оптимизация формальной модели и новый алгоритм деятельности супервайзера

В качестве оптимизации предлагается сделать независимой от расстояния стоимость сбора сведений о работе торговых представителей.

Таким образом, формула примет следующий вид:

Где - стоимость доставки сведений о результатах работы торгового представителя.

Оптимальным значением данного показателя я считаю затраты на телефонные переговоры. Иными словами, торговый представитель должен предоставлять отчет по работе на одной торговой точке и свидетельство ее полного выполнения не более чем за 2,5 рубля.

После введения функции по доставке информации, алгоритм работы супервайзера будет иметь следующий вид (рисунок 2.1). А время, отведенное на доставку отчета не должно превышать 10 минут.

Рисунок 2.1 - Алгоритм работы супервайзера после оптимизации

Чтобы уложиться отведенное максимальное время и затраты, необходимо выбрать способ быстрой доставки отчетов от торгового представителя супервайзеру в офис.

Проведем сравнение наиболее очевидных способов осуществления:



Таблица 2.1 - Оценка вариантов осуществления процесса доставки отчетов

Способ	Требуемое время и затраты	Достоинства	Недостатки
Телефонный звонок	2-5 минут 3-5 рублей	· Минимум затрат на осуществление (только на телефонные переговоры) · Отсутствие затрат на реализацию	· Высокие риски потерь и искажения информации; · Отсутствие процесса документирования · Отсутствие формализации процесса обмена иноформацей
Письмо на электронную почту	5-10 минут 1 рубль	· Документирование процесса обмена информацией · Отсутствие затрат на реализацию	· Неудобство в использовании (нет справочника товаров) · Минимальная формализация процессов обмена информацией
Отправка через информационную систему	1-2 минуты 1 рубль	· Удобство использования (справочники, формы документов) · Высокая скорость обмена информацией · Полная формализация процесса обмена (только установленные типы документов и оповещений) · Полное документирование процессов обмена информацией · Автоматизированная проверка количественных показателей	· Затраты на реализацию (окупаемые)

Вывод: из всех рассмотренных вариантов наибольшим числом достоинств при одном недостатке (причем со временем устраняемом), а также минимальным временем на выполнение обладает обмен через информационную систему. Следовательно, в работе при реинжиниринге следует применить именно информационную систему.



2.2 Сравнительный анализ и выбор CASE-средств моделирования

Для проведения сравнительного анализа CASE-средств бал выбран Метод Анализа Иерархий. Метод анализа иерархий - методологическая основа для решения задач выбора альтернатив посредством их многокритериального ранжирования.

Метод анализа иерархий создан американским ученым Т.Саати и вырос в настоящее время в обширный междисциплинарный раздел науки, имеющий строгие математические и психологические обоснования и многочисленные приложения.

Основное применение метода - поддержка принятия решений посредством иерархической композиции задачи и рейтингования альтернативных решений. Имея в виду это обстоятельство, перечислим возможности метода.

Цель проведения анализа: выявление наилучшего CASE-средства для построения графической модели бизнес-процессов деятельности мерчендайзера.

BPWin

BPWin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях.

BPwin поддерживает три методологии -IDEFO, IDEF3 и DFD, каждая из которых решает свои специфические задачи. Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные - в виде стрелок. В BPwin возможно построение смешанных моделей, т. е. модель может содержать одновременно как диаграммы IDEFO, так и IDEF3 и DFD.

Пакет Design/IDEF (Meta Software)

CASE-пакет Design/IDEF автоматизирует все этапы проектирования сложных систем различного назначения: формулировку требований и целей проектирования, разработку спецификаций, определение компонентов и взаимодействий между ними, документирование проекта, проверку его полноты и непротиворечивости. Наиболее успешно пакет применяется для описания и анализа деятельности предприятия; он позволяет оценить такую структуру, как единый организм, сочетающий управленческие, производственные и информационные процессы. В основе пакета лежит методология структурного проектирования и анализа сложных систем IDEF0/SADT. Design/IDEF строит иерархические модели сложных систем посредством декомпозиции ее компонентов, поддерживает коллективную разработку IDEF-модели, позволяя в любой момент объединять различные подмодели в единую модель системы, создает словарь данных для хранения всей информации о функциях и структурах данных проекта. Кроме IDEF0, пакетом поддерживаются методологии моделирования данных IDEF1, IDEF1X (основанные на диаграммах "сущность-связь"), а также методология моделирования динамики систем IDEF/CPN, основанная на "цветных" или "раскрашенных" сетях Петри.

ARIS

Среда описания и анализа бизнес-процессов ARIS включает в себя методологическую основу ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) и ее программную реализацию в виде семейства продуктов ARIS, разработанных компанией IDS Scheer AG. Методология ARIS рассматривает предприятие как совокупность четырех взглядов (views): взгляд на организационную структуру, взгляд на структуру функций, взгляд на структуру данных, взгляд aна структуру процессов. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

§ EPC (event-driven process chain) - метод описания процессов, нашедший применение для описания процессов системы SAP R/3;

§ ERM (Entity Relationship Model) - модель сущностей-связей для описания структуры данных;

§ UML (Unified Modeling Language) - объектно-ориентированный язык моделирования.

В ARIS присутствует понятие декомпозиции, но не в качестве "иерархии диаграмм", а в качестве описания объекта более высокого уровня, моделью, поясняющей его суть.

Построим матрицу альтернатив и критериев, по которым они будут сравниваться.

Таблица 2.2 - Критерии сравнения CASE-средств

CASE-средство	ARIS	BPwin	Design/IDEF
Поддерживаемые методологии	EPC ERM UML	IDEF0 IDEF3 DFD	IDEF0 IDEF1 IDEF1x IDEF/CPN
Сложность использования	сложно	просто	просто
Интеграция моделей	есть	есть	есть
Возможности графического представления	обширные	ограниченные	ограниченные
Возможности оптимизации бизнес-процессов	есть	нет	нет

Таким образом, были выбраны следующие критерии:

1. Поддерживаемые методологии

2. Сложность использования

3. Интеграция моделей

4. Возможность графического представления

5. Возможность оптимизации бизнес-процессов

Для оценки критериев первоначально составим матрицу попарных сравнений. Для этого строим матрицу 5 Ч 5 (по числу критериев). Сравнение критериев происходит согласно шкале относительной важности. Значения из этой шкалы вписываем в ячейки, образованные пересечением соответствующей строки и столбца. По диагонали будет 1, а ячейки относительно ее будут содержать обратные значения.

Заполняем таблицу. Для этого попарно сравниваем критерий из строки с критерием и из столбца по отношению к цели - выбору средства. Значения из шкалы относительной важности вписываем в ячейки, образованные пересечением соответствующей строки и столбца.

Таблица 2.3 - Попарное сравнение критериев

КРИТЕРИИ	Поддерживаемые методологии	Сложность использования	Интеграция моделей	Возможность граф. Представления	Возможность оптимизации б/п	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
Поддерживаемые методологии	1	2	3	9	2	2,550849	0,369951659
Сложность использования	1/2	1	1/3	8	1/3	0,850283	0,12331722
Интеграция моделей	1/3	3	1	8	1/3	1,21672868	0,176463129
Возможность граф. Представления	1/9	1/8	1/8	1	1/9	0,1807453	0,026213634
Возможность оптимизации б/п	1/2	3	3	9	1	2,09648136	0,304054358
Сумма	6,89508734

Сначала определяем оценки компонент собственного вектора. Для критерия Поддерживаемые методологии это будет:

S1=1; S2=2; S3=3; S4=9; S5=2;

S=(S1*S2*S3*S4*S5)1/5=(1*2*3*9*2)1/5=2,55

Аналогично для остальных критериев:

ѕ Сложность использования S2=(1/2*1*1/3*8*1/3)1/5=0,85

ѕ Интеграция моделей S3=(1/3*3*1*8*1/3)1/5=1,22

ѕ Возможность графического представления S4=(1/9*1/8*1/8*1*1/9)1/5=0,18

ѕ Возможность оптимизации б/п S5=(1/2*3*3*9*1)1/5=2,1

Далее получим сумму оценок собственных векторов:

S=2,55+0,85+1,22+0,18+2,1=6,9

Вычисляем нормализованные оценки вектора приоритета для каждого критерия, разделив значение оценки собственного вектора на эту сумму.

Для критерия Поддерживаемые методологии это будет:

S1=2,55;

Sum=6,9;

B1=S1/Sum=0,37.

Аналогично для остальных критериев:

B2=0,12;

B3=0,18;

B4=0,03;

B5=0,30.

Сравнивая нормализованные оценки вектора приоритета можно сделать вывод, что наибольшее значение при выборе CASE-средства придается критерию Поддерживаемые методологии.

Для проверки непротиворечивости суждений рассчитаем индекс согласованности для данной матрицы. Для этого: суммируем значения по столбцам, затем сумму первого столбца умножаем на величину первой компоненты нормализованного вектора приоритетов, сумму второго столбца - на вторую компоненту и т.д. - лi.

Для наших критериев это будет:

ѕ Поддерживаемые методологии л1=0,9;

ѕ Сложность использования л2=1,13;

ѕ Интеграция моделей л3=1,32;

ѕ Возможность графического представления л4=0,92;

ѕ Возможность оптимизации б/п л5=1,15.

Затем полученные числа суммируем - получаем л max.

лmax=л1+ л2+ л3+ л4 +л5=5,42.

Затем рассчитываем

Индекс Согласованности по формуле:

ИС=( лmax-n)/(n-1),

где n - число сравниваемых критериев.

.

Определим отношение согласованности (ОС) путем деления ИС на число, соответствующее случайной согласованной матрицы того же порядка. Для матрицы размерностью 4 это число составляет 1,12.

ОС = 0,11/1,12= 9.19% < 10%,

т. е. пересматривать свои суждения не нужно.

Теперь рассмотрим каждый из критериев отдельно.

Поддерживаемые методологии.

Строим таблицу попарных сравнений, для этого сравниваем альтернативы по критерию "Поддерживаемые методологии". При этом никакие другие критерии не учитываются. Для оценивания используем шкалу относительной важности. Диагональ матрицы заполняется значением "1", а ячейки относительно главной диагонали - обратные.

Очевидно, что предпочтение мы отдадим средствам с поддержкой методологий IDEF0, IDEF3, DFD.

Таблица 2.4 - Сравнение альтернатив по критерию "Поддерживаемые методологии"

	ARIS	BPwin	Design/IDEF	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
ARIS	1	0,5	0,5	0,757858283	0,248050747
BPwin	2	1	1	1,148698355	0,375974627
Design/IDEF	2	1	1	1,148698355	0,375974627
Сумма	5	2,5	2,5	3,055254993

лмах=9,53; ИС=3,27; ОС=2,92%.

Сложность использования.

Таблица 2.5 - Сравнение альтернатив по критерию "Сложность использования"

	ARIS	BPwin	Design/IDEF	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
ARIS	1	1/2	1/5	0,630957344	0,194805958
BPwin	2	1	6	1,64375183	0,507502849
Design/IDEF	5	1/6	1	0,964192504	0,297691193
Сумма	8	1,666667	7,2	3,238901678

лмах=14,73; ИС=5,87; ОС=5,24%.

Интеграция моделей.

Таблица 2.6 - Сравнение альтернатив по критерию "Интеграция моделей"

	ARIS	BPwin	Design/IDEF	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
ARIS	1	1/5	1/2	0,630957344	0,193984953
BPwin	3	1	5	1,718771928	0,528428577
Design/IDEF	3	1/5	1	0,902880451	0,27758647
Сумма	7	1,4	6,5	3,252609724

лмах=12,69; ИС=4,85; ОС=4,33%.

Возможность графического представления.

Таблица 2.7 - Сравнение альтернатив по критерию "Возможность графического представления"

	ARIS	BPwin	Design/IDEF	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
ARIS	1	1/3	1/2	0,698827119	0,223281988
BPwin	3	1	1/3	1	0,319509622
Design/IDEF	2	3	1	1,430969081	0,45720839
Сумма	6	4,333	1,8333	3,1297962



лмах=11,15; ИС=4,08; ОС=3,64%.

Возможность оптимизации бизнес-процессов.

Таблица 2.8 - Сравнение альтернатив по критерию "Возможность оптимизации бизнес-процессов"

	ARIS	BPwin	Design/IDEF	Оценка компонент собственного вектора	Нормализованные оценки вектора приоритета
ARIS	1	1/2	1/3	0,698827119	0,22522418
BPwin	2	1	2	1,319507911	0,425262672
Design/IDEF	3	1/2	1	1,084471771	0,349513148
Сумма	6	2	3,333	3,102806801

лмах=10,45; ИС=3,72; ОС=3,33%.

Результат выбора альтернативы.

Итак, теперь проведем последний этап определение оптимальной альтернативы. Строим матрицу следующего вида: строки - альтернативы, столбцы - критерии.

· Сначала в таблицу вносим значения нормализованных оценок вектора приоритета для каждой альтернативы.

· Далее для каждой альтернативы заполняем столбцы критериев значениями локальных нормализованных оценок вектора приоритета.

· Вычисляем значения глобального приоритета для каждой альтернативы: суммируем произведение значения вектора приоритета для критерия и значения вектора локального приоритета альтернативы в отношении данного критерия.



Таблица 2.9 - Окончательная оценка альтернатив

CASE-средства	Критерии
	Поддерживаемые методологии	Сложность использования	Интеграция моделей	Возможность графического представления	Возможность оптимизации б/п	Глобальные приоритеты
	Численное значение вектора приоритета
	0,36995	0,123317	0,176463	0,026213	0,304054
ARIS	0,24805	0,194805	0,193984	0,223281	0,225224	0,2243
BPwin	0,37597	0,507502	0,507502	0,319509	0,425262	0,4289
Design/IDEF	0,37597	0,297691	0,277586	0,457208	0,349513	0,3430

Выбранной альтернативе соответствует альтернатива с максимальным значением глобального приоритета, т.е. для нашего выбора Максимальный Глобальный Приоритет=0,43, и, следовательно, наилучшим для наших целей является CASE-средство BPWin.

2.3 Описание используемых методологий

Среди всего многообразия средств решения данных задач в методологиях структурного анализа наиболее часто и эффективно применяемыми являются следующие:

· DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных;

· IDEF0;

· IDEF3.

Все они содержат графические и текстовые средства моделирования: первые - для удобства демонстрирования основных компонент модели, вторые - для обеспечения точного определения ее компонент и связей.

Методология IDEF0.

Начало моделирования в SADT означает создание диаграмм АО и А-0, которые затем могут быть отрецензированы. Эти две диаграммы полностью рассказывают все об изучаемой системе с минимальной степенью детализации. Создавая их, аналитик предпринимает начальную попытку декомпозировать систему и затем обобщить полученную декомпозицию. Декомпозиция (диаграмма АО) освещает наиболее важные функции и объекты системы. Объединение (диаграмма А-0) трактует систему как "черный ящик", дает ей название и определяет наиболее важные входы, управления, выходы и, возможно, механизмы.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной - функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т. е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Наиболее важным принципом данной методологии IDEF0 является принцип "функциональной декомпозиции" блоков. Данный принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любое действие (тем более такое сложное, как бизнес-процесс) может быть разбито (декомпозировано) на более простые операции (действия, бизнес-функции). Или, другими словами, функция может быть представлена как совокупность элементарных функций.

Методология DFD.

Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

В основе данной методологии (методологии Gane/Sarson) лежит построение модели анализируемой ИС - проектируемой или реально существующей. В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD), описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процесс становятся элементарными и детализировать их далее невозможно.

Главная цель построения иерархического множества DFD заключается в том, чтобы сделать требования ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними.

Методология описания процессов IDEF3

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming - методологией моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов.

IDEF3 - это метод, имеющий основной целью дать возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Техника описания набора данных IDEF3 является частью структурного анализа. В отличие от некоторых методик описаний процессов IDEF3 не ограничивает аналитика чрезмерно жесткими рамками синтаксиса, что может привести к созданию неполных или противоречивых моделей.

IDEF3 может быть также использован как метод создания процессов. IDEF3 дополняет IDEF0 и содержит все необходимое для построения моделей, которые в дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Каждая работа в IDEF3 описывает какой-либо сценарий бизнес-процесса и может являться составляющей другой работы. Поскольку сценарий описывает цель и рамки модели, важно, чтобы работы именовались отглагольным существительным, обозначающим процесс действия, или фразой, содержащей такое существительное.

2.4 Модели оптимизированных бизнес-процессов

Рассмотрев математическую модель и проведя ее оптимизацию, мы получили готовые предложения по реинжинирингу, которые опишем с помощью методологии IDEF0, IDEF3 и DFD. На рисунке 8 показана контекстная диаграмма.

Рисунок 2.2. - Контекстная диаграмма

Рассмотрим составляющие диаграммы.

Группа "Управление"

1. Должностная инструкция супервайзера;

Группа "Входная информация"

1 Отчеты от торговых представителей;

2. Планы продаж;

3. Сведения о торговых точках;

Группа "Исходящая информация"

1. Отчеты о проделанной работе;

Группа "Механизмы"

1. Супервайзер;

2. Торговый представитель.

2. Информационная система;

Черный ящик "Оптимизированный процесс работы супервайзера" содержит основные бизнес-процессы, которые выполняются в ходе его работы. Проведем его декомпозицию (см. рисунок 2.3)

Рисунок 2.3 - Декомпозиция бизнес-процесса

Планирование - супервайзер формирует задание на основе планов продаж и информации о торговых точках. Задание передается торговым представителям, а план мероприятий фиксируется в системе для сбора сведений.

Сбор сведений - основной процесс, подвергшийся оптимизации. Торговый представитель посредством информационной системы отправляет отчеты о своей работе с подтверждением ее выполнения. Супервайзер посредством этой же информационной системы получает необходимые сведения.

Отчеты - в рамках данного бизнес-процесса супервайзер систематизирует данные о проделанной работе и сдает их в виде отчетов руководству отдела продаж.

Перейдем к рассмотрению процессов, в которых применяется информационная система. Декомпозиция процесса "Сбор сведений" показана на рисунке 2.4 Она будет произведена с помощью методологии IDEF3.

Рисунок 2.4 - Декомпозиция бизнес-процесса "Сбор сведений"

Ввод отчета в информационную систему - В специальном модуле ИС торговым представителем осуществляется ввод отчета о проделанной работе и фото- видеоматериала, подтверждающего факт выполнения работы.

Сохранение отчета - информационная система сохраняет полученные сведения в базе данных.

Уведомление супервайзера - информационная система уведомляет супервайзера о получении нового отчета о проделанной работе от торгового представителя.

Просмотр отчета - супервайзер просматривает полученный отчет и подтверждение выполненной работы.

Рассмотрим подробнее процесс формирования отчетов. Выполним де...