Информатизация архивного дела

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

На тему: "Информатизация архивного дела"



Содержание

1. Понятие информатизации архивного дела

2. Объекты, цели и принципы информатизации

3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

4. Электронные документы и архивы

Литература



1. Понятие информатизации архивного дела

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

Внедрение новых информационных технологий в работу архивных учреждений расширяет доступ к документной информации, способствует углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации, создает новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях.

Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

2. Объекты, цели и принципы информатизации

К объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения относятся:

- комплектование архива;

- экспертиза ценности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

- учет документов архива и контроль за их сохранностью;

- создание страхового фонда и фонда пользования документами;

- информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

Задачами информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста от рутинных операций;

- упрощение и упорядочение процедур учета, выдачи, розыска архивных дел;

- организация более жесткого контроля за перемещением документов;

- обеспечение сохранности документов (создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документах);

- всестороннее использование информационных ресурсов;

- повышение эффективности работы персонала.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Информатизация архивного дела осуществляется в следующих целях:

- развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Национального архивного фонда РК;

- создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

- формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

Основные направления информатизации:

- организация учета документов Национального архивного фонда РК;

- учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в государственных архивах;

- совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

- формирование страхового фонда и фонда пользования;

- проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

- автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

- преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда РК, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий, системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе всей системы государственных архивов РК;

- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

- взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.



3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяются учетные и информационно-поисковые базы данных.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня. Реквизитами учетных баз данных, также как и в традиционных формах учета являются: архивный фонд, единица хранения, единица учета.

Информационно-поисковые базы данных предназначены для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

К примеру, в Национальном центре археографии и источниковедения действует автоматизировано-информационная база «Электронный архив», содержащая документы, выявленные в рамках Государственной программы «Культурное наследие» в научных учреждениях и архивах зарубежных стран.

Система предназначена для автоматизации учета, хранения и поиска архивных документов, а также научно-справочного аппарата. Система создана на базе программного обеспечения (СУБД) Oracle. База данных состоит из следующих разделов: справочники, каталоги, обзоры, указатели, описи и дела, указатели, отчеты и поиск. Поиск документов, зарегистрированных в системе, ведется по двум направлениям: по критериям и по полнотекстовому тексту. «Полнотекстовый поиск» настроен на работу с поиском по всем реквизитам полного перечня документов, содержащихся в системе. «Поиск по критериям» настроен на работу с поиском по определенным реквизитам определенного вида документа.

При выполнении этой работы можно осуществить следующие функции:

- поиск данных;

- экспорт в Excel;

- открытие записи документа;

- печать данных документа.

Администратор для ввода новых данных и редактирования работает в локально-вычислительной сети, исследователь (читатель) имеет доступ к информационной системе через Интернет (http://ncai.kz:8091/archapp/faces/login.jsp, пользователь: guest, пароль: гость).

Одним из важнейших направлений компьютеризации является разработка типовых баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников НСА, использование). Внедрение типовых технологий обеспечивает надежность программного обеспечения за счет многократной проверки, совместимость баз данных, созданных различными учреждениями, уменьшает сроки разработки и внедрения, облегчает обучение и повышение квалификации пользователей. Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между государственными архивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. При разработке баз данных следует руководствоваться «Общим международным стандартом описания архивных документов».

Базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения. В соответствии с порядком доступа к хранящейся информации в базах данных и возможностью выполнения различных служебных функций пользователи системы могут составлять следующие группы: исследователи (читатели); сотрудники и руководители архивов; администраторы системы. Базы данных должны регулироваться системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов: информатизация электронный архив документ

- Изучение и определение информационного массива для компьютеризации.

- Разработка технического проекта. Проект должен осуществляться фирмой разработчиком при тесном взаимодействии с сотрудниками архива.

- Выбор программного продукта и надежность фирмы.

- Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре необходимо предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

- Изучение рабочих мест. Установка компьютерного оборудования.

- Создание, установка и адаптация программы осуществляется фирмой-разработчиком на основе технического задания.

- Сертифицирование и регистрация программного продукта.

- Поддержка и обслуживание системы.

Выбор фирмы целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, качестве разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем. Целесообразно заключение с фирмой договора о долговременном сотрудничестве.

4. Электронные документы и архивы

С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Появление электронных архивов, хранящих машиночитаемые документы, связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства.

Согласно Закону Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Электронный документ, соответствующий требованиям Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», равнозначен документу на бумажном носителе.

Основные направления электронных архивов:

- разработка принципов хранения информации;

- защита информации;

- активизация вторичного использования информации;

- стандартизация критериев описания данных;

- оценка стоимости создания и архивирования документов;

- регулирование отношений между архивом и создателем документов;

- реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Создание и использование электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии).

В Архиве Президента РК действует, созданная в рамках Государственной программы информатизации государственных органов «Система электронного архива государственных органов», предназначенная для комплектования, хранения, учета и использования электронных документов в ведомственных и государственных архивах. Ее основу составляет документоориентированное хранилище данных с информационно-поисковой системой на основе программного продукта компании IBM Content Managner, обеспечивающего возможность поиска информации как по реквизитам атрибутированных документов, так и по их содержанию (контексту). В качестве базы данных используется промышленная система управления базами данных (СУБД) DB2. Для хранения электронных документов используется внутреннее дисковое пространство сервера (1ТБ) и дополняемый набор внешних устройств хранения (REID-массив и ленточная библиотека). Для преобразования документов на бумажных носителях в электронный формат и последующего комплектования электронного архива полученными документами в состав СЭАГО входит линия ретроконверсии. Основу линии составляет программно-технический комплекс AIDIS, обеспечивающий технологию обработки документов. СЭАГО поддерживает многоязычный интерфейс.

Атрибутирование документов проводится на соответствующей станции по 8 основным параметрам поиска (номер фонда, описи, дела, вид документа, автор документа, заголовок документа, даты документа, основной язык документа) и по 3 дополнительным параметрам (классификатор география, дополнительные языки).

Подсистема «Архивный фонд» разработана для организации учета архивных документов и состоит из нескольких модулей: фонды, сохранность, научно-справочная информация о составе и содержании, паспорт архива, учет движения, управление правами. Доступ к базе данных организован с помощью системы паролей. Ответственные за содержание определенных модулей имеют доступ с правом редактирования только к этим модулям. Пользователи с правом только чтения имеют доступ только к модулю «Фонды», где могут ознакомиться со списком фондов, их составом, со справочным аппаратом (описи, предисловия).

Подсистема «Читальный зал» разработана для автоматизации процессов регистрации пользователей и исполнения запросов. Каждый зарегистрированный пользователь получает персональный логин и пароль с определенными правами доступа к архивным документам, находящимся в Системе. В соответствии с темой исследования формируются перечни документов, которые исследователь может просмотреть на мониторе терминала читального зала. Чернова С.И. Некоторые вопросы внедрения и эксплуатации системы «Электронный архив государственного органа в Архиве Президента РК»/www.aprk.kz

При комплектовании архива электронными документами необходимо принять меры к обеспечению их сохранности. Работы по обеспечению сохранности электронных документов состоят из:

- обеспечения физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

- обеспечения условий для считывания информации в долговременной перспективе;

- обеспечения условий для воспроизведений электронных документов.

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

- системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

- ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

- сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

- обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

- связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов.

Решение обеспечения сохранности электронных документов связан с физическим размещением электронных документов. Чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов-хранение файлов на жестких дисках или серверах. Иногда возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители (оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.д.).

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности являются наиболее сложными. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых производится считывание информации с внешних носителей, устаревают. Воспроизведение электронных документов зависит от применяемого программного обеспечения. Смена программной платформы может привести к полной утрате документов из-за невозможности его просмотреть. Для долговременного хранения электронных документов существует несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу т.е. изначально создавать их в наиболее распространенных форматах.

2) Миграция электронных документов в наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это - txt, rtx, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

- системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

- ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

- сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

- обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

- связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов.

Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные программы. После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные документы трех уровней:

- пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;

- административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы:

- каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.

При подготовке электронных документов для передачи в архив проверяется их техническое состояние, проводится их описание и на единицах хранения проставляются архивные шифры. Затем подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем. Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.

Хранение электронных документов производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске. Единицей хранения электронных документов является физически обособленный носитель файла. Единицей учета выступает комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится, аналогично учету документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного заголовка; расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельной каждой части файла. Физическое описание файла содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины поиска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и определения отсутствия ее искажений.

Решение обеспечения сохранности электронных документов связан с физическим размещением электронных документов. Хранение электронных документов происходит при температуре 15-20 °С и влажности 50-65 %. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет. При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документироваться, исключая искажение информации.

Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

Научно-справочный аппарат электронных документов соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При поиске информации отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных документов аналогично использованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.



Литература

1. Архив журнала "Путь". - М.: Париж: Религиозно-философская академия, 2015. - 733 c.

2. Архив новейшей истории России. Том II. Специальные лагеря НКВД/МВД СССР в Германии. 1945 - 1950 гг. Сборник документов и статей. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2015. - 376 c.

3. Архив новейшей истории России. Том III. Скорбный путь Романовых. 1917 - 1918 гг. Гибель царской семьи. Сборник документов и материалов. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2013. - 320 c.

4. Архив новейшей истории России. Том VII. Журналы заседаний Временного правительства. Март-октябрь 1917 года. В 4 томах. Том 1. Март - апрель 1917 года. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2013. - 448 c.

5. Делопроизводство в банках. Нормативные акты. - М.: Приор, 2014. - 160 c.

6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, 2014. - 294 c.

7. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c.

8. Кузнецова, Т.В. Бухгалтерское делопроизводство / Т.В. Кузнецова. - М.: Горячая линия бухгалтера, 2012. - 288 c.

9. Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - С.: Саратовского университета, 2012. - 248 c.

10. Фридман, А. C/C++. Архив программ / А. Фридман, Л. Кландер, М. Михаэлис, и др.. - М.: ЗАО Издательство БИНОМ, 2013. - 640 c.

Размещено на Allbest.ru

...