Програмний продукт управління проектами Office Project Standard-2007

Размещено на http://www.allbest.ru/

Програмний продукт управління проектами Office Project Standard-2007

За допомогою програмного продукту Office Project Standard-2007 можна отримати інформацію, управляти проектними роботами, планами та фінансами і зберігати злагодженість роботи команди, а також підвищувати продуктивність праці завдяки інтеграції з програмами системи Microsoft Office, потужним функціям звітності, а також майстрам і шаблонам.

Швидке освоєння процесом управління проекту здійснюється за допомогою інструменту Project Guide, що дозволяє здійснювати покрокове використання інтерактивної допомоги для налагоджування проектів, управління завданнями і ресурсами, відстеження станів і видачі звітів за проектом.

У ньому можна звертатися до інтерактивної довідки для одержання статей, шаблонів і ресурсів, одержувати своєчасну та релевантну допомогу при роботі зі смарт-тегами, що попереджають про можливі альтернативи при внесенні змін у наявний план.

Проекти рекомендовано запускати з шаблонами. Також є можливість створити свій власний шаблон користувача.

Цей програмний продукт дає змогу проводити ефективне відстеження та аналіз проектів, здійснювати фінансовий контроль, виявити джерела проблем, швидко визначити фактори, що впливають на дати виконання завдань. Драйвери завдань допомагають визначити фактор (наприклад, календарні обмеження або час відпустки), що визначає початкову дату завдання, з метою відстеження ланцюжка факторів прокручування назад і знаходження причин, що викликали затримку.

Програма дозволяє проводити експеримент за сценарієм "Що, якщо...". Скасування останніх змін в екранах, даних і параметрах відбувається за допомогою функції багаторівневого скасування дій. Також можна скасувати дії або набори дій, викликаних макросами.

Цей програмний продукт допомагає здійснювати контроль фінансів, гнучке відстеження та аналіз проектів. Завдяки функції відстеження бюджету можна призначати бюджет проектам і програмам. Новий тип витратних ресурсів поліпшує оцінювання й відстеження витрат.

Ефективний зв'язок і подання відомостей про проект здійснюється у різних форматах відповідно до потреб користувачів.

Функція Visual Reports дозволяє використовувати Microsoft Office Excel та Microsoft Office Visio Professional для генерації зведених таблиць, діаграм, графіків і схем, що базуються на даних Project.

При створенні завдання для розбивки витрат праці за проектом необхідно розподіляти завдання на складові до потрібного рівня деталізації. Визначати завдання необхідно так, щоб вони були компактними порівняно із загальною тривалістю проекту. Для цих завдань можна чіткіше визначити необхідні проекту ресурси і час.

Передбачаються такі дії при створенні завдання: створення нового завдання; створення кількох нових завдань; створення нового повторюваного завдання.

Створення кількох нових завдань. Якщо потрібно одночасно додати кілька завдань із призначеннями ресурсів і залежностями завдань, то буде зручно вводити цю інформацію у проект за допомогою подання Форма завдань.

Створення нового повторюваного завдання. У проекті можуть виявитися завдання, що неодноразово повторюються у процесі реалізації проекту. Залежно від характеру таких завдань їх можна вводити як звичайні або як повторювані завдання. Якщо завдання Повторюється з нерегулярними інтервалами, вводять його як звичайне завдання для кожного з моментів, коли воно має виконуватися. Якщо завдання повторюється з регулярними інтервалами, необхідно вводити його як повторюване завдання.

Створення проекту. При створенні нового проекту можна вибирати, чи планувати проект від дати початку або від дати закінчення, а також можна визначати спеціальні властивості файла, щоб допомогти в організації або пошуку проекту. Після створення нового проекту можна зберегти його локально або як корпоративний проект на сервері Project. Якщо потрібно зберегти проект як корпоративний, то перед його створенням рекомендується підключитися до сервера Project. Нові корпоративні проекти за замовчанням використовують глобальний корпоративний шаблон, що створюється в організації.

Визначення властивостей файла для проекту:

o щоб організувати проекти й полегшити їх пошук, можна зазначити для кожного з них властивості файла, наприклад описовий заголовок, тему проекту, ім'я керівника або примітку;

o для введення основних властивостей файла у меню Файл вибирають команду Властивості й переходять на вкладку Зведення;

o з метою додавання нових налагоджувань властивостей файла необхідно перейти на відповідну вкладку і ввести відповідні відомості в поля /ле'я, Тип і Значення й натиснути кнопку Додати.

Перегляд витрат за проектом передбачає такі дії:

o перегляд загальних витрат для завдань і ресурсів;

o перегляд загальних витрат для всього проекту;

o перегляд відхилень за вартістю для завдань, ресурсів і призначень;

o перегляд погодинних базових (бюджетних) витрат і фактичних витрат;

o перегляд загальних витрат для завдань і ресурсів.

За допомогою службової програми порівняння версій проекту можна вивести докладний звіт про розходження між поточною й більш ранньою версіями проекту. програмний office project standard

Якщо у процесі виконання завдання з'ясовується, що воно вимагає більших чи менших працевтрат порівняно із запланованими, то їх можна змінити шляхом перерахунку величини і коригування працевитрат за певними періодами.

Величина загальних працевитрат є важливим елементом при фінансуванні проекту, тому певна економія дає змогу одержати деякий ефект на інших етапах календарного плану. Наприклад, цей метод можна використати, якщо збільшення загальних працевитрат не призведе до того, що ресурс буде вважатися перебільшеним.

Якщо в план проекту були внесені витрати, то в програмі Project у міру виконання завдання відбувається відновлення фактичних витрат на основі встановленого способу нарахування.

В Office Project Professional-2007 реалізовано всі функції Office Project Standard-2007, а в комбінації з Office Project Server-2007 це програмне застосування підтримує потужні засоби управління корпоративними проектами Програмні продукти управління проектами

Нині на ринку ІТ є десятки комп'ютерних програм для розрахунку і порівняльного аналізу інвестиційних проектів, як вітчизняних, так і зарубіжних. Серед них можна назвати такі як Project Expert, Інвестор фірми ІНЕК, Альт-інвест фірми Альт (Санкт-Петербург), FOCCAL фірми Центрінвестсофт, ТЕО-ІНВЕСТ Інституту проблем управління РАН; COMPAR (Computer Model for Feasibility Analysis and Report in g) і PROPSPIN (Project Profile Screening and Pre-appraisal Information System), створені в UNIDO; Microsoft Project, розроблену компанією Microsoft.

Передусім слід зазначити, що сьогодні ці програми, окрім їх основного призначення, з успіхом використовуються для розробки фінансової моделі і стратегічного плану розвитку промислових підприємств, що особливо актуально в умовах перехідної економіки.

Основними критеріями для порівняння цих програмних продуктів є:

1) функціональні можливості;

2) використання сучасної методики розрахунку, що базується на імітаційній моделі грошових потоків;

3) комплексний підхід до вирішення різних аспектів інвестиційного проектування (ретроспективний аналіз фінансово-господарської діяльності, планування інвестиційної, операційної і фінансової діяльності, порівняльний аналіз);

4) детальний опис параметрів проекту (крок і горизонт розрахунку, номенклатура продукції тощо);

б) можливість опису економічного оточення (інфляція, курс валют, податки тощо);

6) аналітичні можливості (повнота набору показників ефективності інвестицій, фінансових і виробничих показників);

7) оформлення результатів.

До експлутаційних і технічних характеристик відносять:

o сумісність з операційними системами;

o можливість передачі даних у стандартні застосування MS Excel і MS Word;

o мова програмування, вимоги до апаратного забезпечення;

o інтерфейс;

o простота і швидкість введення даних;

o покажчик помилкових дій користувача при введенні даних;

o багатовіконний режим введення даних і відображення результатів;

o наочність результатів;

o графіка;

o відкритість програмного коду, де користувач має можливість змінити алгоритм розрахунку

Програма PROJECT EXPERT 6 Professional - це система підтримки прийняття рішень (далі - СППР), призначена для менеджерів, що проектують фінансову модель підприємства різної галузевої приналежності і масштабів.

Оцінюючи Project Ex per t 6.0 Professional за показником "функціональні характеристики/ціна", цю програму можна вважати достатньо привабливою, хоча для використання вітчизняних форм бухгалтерської звітності і проведення фінансового аналізу необхідно витратити додатково 500 дол. США.

Програма ІНВЕСТОР відображає тривалу орієнтацію політику фірми на розробку комп'ютерних програм для російських підприємств та інвесторів. Вона відповідає російській системі бухгалтерського обліку і податковому законодавству. В основу розрахунку основних показників ефективності інвестицій покладено імітаційну модель грошових потоків.

Програма дає змогу користувачеві вирішувати, практично, весь комплекс завдань інвестиційного проектування. Перш за все, необхідно вказати на наявність у програмі модуля введення початкової фінансової інформації, який підтримує всі форми звітності, дозволяє імпортувати дані балансу і звіту з автоматизованих систем бухгалтерського обліку або вводити їх вручну.

Порівняння даних досягається шляхом перетворення їх в аналітичні форми. За наявності інформації це допомагає провести детальний аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства на стадії підготовки інвестиційного проекту і постійно поповнювати цю базу, створити банк даних. Наприклад, комерційні банки можуть вести фінансовий моніторинг своїх клієнтів. Планування інвестиційної діяльності припускає придбання основних коштів за рахунок власних або позичкових коштів.

Для планування операційної діяльності використовується набір функцій автоматичного планування, що дозволяє досить швидко і коректно побудувати бізнес-план на весь період здійснення проекту за допомогою задання опцій дат початку і кінця періоду виконання. Деякі елементи такого планування можна розглядати як функцію оп ти мі за ції розрахунку операційної діяльності.

Для опису фінансової діяльності використовуються всі можливості з формування власного капіталу з урахуванням погашення дебіторської і кредиторської заборгованості, виданих і одержаних авансів, розрахунків з бюджетом, а також довгострокових і короткострокових фінансових інвестицій в альтернативні проекти.

Процедура опису залучення позичкових коштів дає змогу створювати будь-який графік отримання і погашення не тільки основної суми грошових коштів, але й відсотків з обслуговування кредиту.

Економічне оточення представлене стандартним блоком, який дозволяє задати прогнозований рівень інфляції, ставку рефінансування, курс основної і додаткової валют, податкове навантаження і граничні норми витрат для коректного розрахунку бази оподаткування.

На відміну від попередньої програми горизонт розрахунку проекту обмежений 60 роками, причому розрахунок ведеться відповідно до вибраного масштабу часового періоду проекту (місяць, квартал, рік). Програма не має гнучкого відображення часових періодів проекту. Вона жорстко прив'язана до вибраного масштабу. Кількість видів продукції, що вводяться в програму, - більше 10 000 найменувань.

Аналітичні можливості програми це її основна перевага і відмінність від всіх програм. Програма відображає основну спрямованість фірми з розробки аналітичних програм для різних категорій користувачів. Насамперед необхідно зупинитися на фінансовому аналізі, який дозволяє розрахувати більше 80 різних показників, що характеризують усі боки фінансової діяльності підприємства (ліквідність, платоспроможність, фінансова стійкість, вірогідність банкрутства і кредитоспроможність).

Аналіз може бути проведений як для періодів, що передують початку реалізації проекту, так і прогнозних фінансових документів, які автоматично формуються при розрахунку бізнес-плану у стандартних формах бухгалтерської звітності. Окрім цього, у функції блока фінансового аналізу входить відображення стандартних форм бухгалтерської звітності в міжнародних стандартах GAAP і IAS. Найбільш цікавим є аналіз операційної діяльності, який представлений індексним і факторним аналізом. Перший дозволяє визначити ступінь прибутковості або збитковості кожної статті, що бере участь у формуванні прибутків за проектом.

Факторний аналіз призначений для аналізу тільки витратних статей операційної діяльності і дозволяє визначити, за рахунок зміни яких параметрів (зміна ефективності використання ресурсів, цін на матеріальні ресурси і послуги сторонніх організацій) відбулися позитивні або негативні зміни щодо внеску кожної статті в загальний обсяг прибутків, одержаних у кожному періоді.

Це допомагає визначити найбільш вузькі місця у програмі виробництва й реалізації продукції, а також запропонувати низку управлінських рішень щодо діяльності відповідних підрозділів підприємства. Аналіз запасу фінансової потужності дозволяє визначити ступінь стійкості проекту до кон'юкту-ри ринку, проте це можна зробити тільки щодо всіх видів продукції. Програма дає змогу також оцінити ступінь підприємницького і фінансового ризику у процесі реалізації інвестиційного проекту. Інвестиційний аналіз представлено традиційним набором основних показників ефективності інвестицій та аналізом чутливості, який допомагає визначити ступінь впливу одного з вибраних параметрів проекту на будь-який показник ефективності.

Слід зазначити, що всі види аналізу у програмі мають режим автоматичного проведення, який є послідовною зміною графіків з текстовим коментарем до них. Дані автоматичного аналізу можуть бути використані як попередній матеріал для підготовки звіту за проектом. Відмітним моментом є наявність у програмі модуля порівняння, який може бути використаний як для відбору найбільш ефективного варіанта розрахованого інвестиційного проекту, так і для різних незалежних проектів при формуванні інвестиційного портфеля. До комплекту постачання входить автономний модуль для збору первинної інформації за проектом (фінансовою, інвестиційною та економічною). Результати розрахунків можуть бути представлені у вигляді інформаційного меморандуму, що містить основні відомості про підприємство і проект, та звіту за проектом, який містить певний набір таблиць і графіків, що відображають основні результати проекту. За показником функціональні характеристики/ціна цю програму можна оцінити як одну з прийнятних.

Размещено на Allbest.ru