Система OPTIMA-WorkFlow

Размещено на http://www.allbest.ru/

Практична робота

Студенток 4 курсу

Групи ДМ-10

Буйніцька Лілія

Басик Аліна

ОPTIMA-WorkFlow - набір програмних додатків, які спираються на клієнт-серверну архітектуру і які дозволяють користувачам легко розробляти маршрутні технологічні схеми ділових процесів, виконувати роботи у рамках технологічних процесів, контролювати їхнє виконання й оцінювати їхні результати.

Перелік базових додатків:

Модуль «Адміністратор системи»

Модуль «Технолог»

Модуль «Монітор»

Модуль «Клієнт системи документообігу»

Модуль «Диспетчер технологічних процесів»

Модуль «Роботи- Автоматичні оброблювачі»

Серверною платформою MS SQL або Oracle, взаємодія з якої можлива за умов використання ODBC (програмний інтерфейс доступу до баз даних, розроблений компанією Microsoft).

OPTIMA-WorkFlow є комплексною системою автоматизації керування потоками робіт і організації конфіденційного документообігу, призначеною для впровадження на підприємствах і в організаціях, практична діяльність яких зв'язана з виконанням процесів колективної обробки даних, заснованих на дотриманні певної технології, що повторюється. В окремому випадку це можуть бути процеси створення, обробки, узгодження і затвердження документів або їхніх електронних прототипів, тобто процеси, іменовані документообігом.

Workflow-система для автоматизації бізнес-процесів. Робота організації це динамічний організм і немає гарантії того, що одного разу описані процеси не змінилися і як і раніше ефективні через певний час. Саме для вирішення завдань вимірювання ефективності процесів ми пропонуємо нашим клієнтам управлінську систему класу workflow - WMS, що дозволяє забезпечити виконання, контроль та аналіз бізнес-процесів Вашої організації.

Дана workflow-система є власною розробкою фірми та надається нашим клієнтам безкоштовно в рамках проектів опису діяльності, аналізу та оптимізації процесів, впровадження системи процесного управління та підготовки компанії до сертифікації по ІSO 9001. Система поставляється із відкритим кодом, що дозволяє нашим клієнтам надалі (за необхідності) проводити її адаптацію.

ОPTIMA-WorkFlow - легка у встановленні і використанні програмна система, яка не вимагає додаткового програмування та розробки сценаріїв мовою скриптів або макросів.

ОPTIMA-WorkFlow надає користувачам, які здійснюють створення й обробку інформаційних об'єктів, можливість використовувати традиційні і звичні для них засоби обробки цих об'єктів, не потребуючи яких-небудь додаткових навичок із програмування і налагоджування програмного забезпечення. Система є цілком інтегрованою з такими популярними додатками як MS Back Office та MS Office.

ОPTIMA-WorkFlow легко інтегрується з додатками, що використовуються на комп'ютерах користувачів, і дозволяє автоматично або з ініціативи користувача використовувати ці додатки для обробки об'єктів, якими керує система.

ОPTIMA-WorkFlow забезпечує шифрування й електронно-цифровий підпис сертифікованими криптографічними засобами.

Концепції реалізації системи

Система реалізує деякі (найбільш важливі) функції систем класу WorkFlow, але не орієнтована на повну відповідність методологічним принципам і стандартам хрестоматійних систем аналізу, моделювання і керування діловими процесами. Це спрощення забезпечує можливість досить швидкого і гнучкого процесу впровадження і подальшої підтримки ОPTIMA-WorkFlow.

При пересилці з етапу на етап нова версія документа (вхідна) розміщується на робочому столі, який відповідає місцю обробки і зберігання документа для наступного технологічного етапу, у той же час на робочому столі для поточного технологічного етапу зберігається копія цієї версії документа (вихідна).

Базу даних закрито від несанкціонованого доступу. Кожне звернення до бази відбувається від імені спеціально створеного користувача, ім'я і пароль якого зберігаються у зашифрованому вигляді.

Система не регламентує умов, за дотриманням яких визначався б статус версії документа. Інакше кажучи, користувач, завершуючи обробку версії документа на певному технологічному етапі, сам приймає рішення про те, чи повернеться він знову до доробки документа на цьому ж етапі (статус - у роботі), чи поверне документ на попередній етап, якщо він його не задовольняє (статус - повернути), або закінчить обробку і віддасть команду системі виконати розсилання на наступні етапи (статус - готовий).

Під час кожного сеансу роботи після обробки версії документа створюється нова версія - актуальна, версія до обробки - неактуальна - також зберігається.

Версії документів, які обробляються у даний момент одним з користувачів системи, є доступними іншому користувачу з тими ж самими повноваженнями у режимі «лише для читання», так само, як і неактуальні версії усіх інших документів.

Система реєстрації відомостей про версії документів базується на даних, що вносяться в SQL базу, доступ до якої відбувається за допомогою механізму ODBC. Це забезпечує адаптацію системи для використання бази даних, яку обрано як корпоративний стандарт підприємства.

Workflow-система є зручним інтерактивним інструментом управління бізнес-процесами у режимі реального часу. Максимальна гнучкість workflow-системи може бути використана для виконання дуже широкого кола завдань, у тому числі:

* Облік і контроль, автоматизація роботи із клієнтами (CRM-процеси);

* Автоматична обробка, облік і контроль одержання та виконання замовлень (поставок продукції та надання послуг);

* Автоматизація формування комплексу звітності по роботі бізнесу;

* Автоматизація процесу складання і затвердження бюджетів.

Система дозволяє:

* Автоматично відслідковувати виконання процесу;

* Автоматично призначати завдання виконавцям і контролювати їхнє виконання;

* Зберігати повну статистику за часом і собівартістю виконання робіт;

* Формувати докладну статистику по виконуваній роботі у режимі реального часу.

Workflow-система може використовуватись для роботи у локальній мережі або через

Зі збільшенням числа укладених договорів банки стикаються з необхідністю :

мінімізувати ризики і контролювати доцільність укладення договорів, з цією метою необхідно сформувати досьє клієнтів;

створювати процедури, що забезпечують максимально швидке узгодження при укладанні договорів;

організувати для всіх зацікавлених осіб, в тому числі в територіально розподілених відділеннях банку оперативний доступ до досьє договору (клієнта);

контролювати виконання кожного договору з точки зору виконання фінансових зобов'язань сторін.

У зв'язку з цим підвищення ефективності банківської діяльності, пов'язаної з паралельним виконанням великої кількості договорів, кожен з яких носить індивідуальний характер, вимагає широкого використання сучасних технологій управління та автоматизації бізнес-процесів, що забезпечують перехід до людино-незалежній системі управління. Однією з таких технологій є технологія workflow. Згідно глосарію WfMC (Workflow Management Coalition), міжнародної організації, що займається введенням стандартів у системах workflow, бізнес-процес це одна або кілька пов'язаних між собою процедур або операцій (функцій), які спільно реалізують якусь бізнес-завдання або політичну мету підприємства, як правило , в рамках організаційної структури, яка описує функціональні ролі і відносини. У загальному випадку, бізнес-процес об'єднує послідовність дій (потік робіт або функцій), ресурси (люди та обладнання), знання (інформація, необхідна для прийняття рішень), а також регламент (правила виконання цих функцій) .

Таким чином, при використанні технології workflow питання управління ефективністю бізнес-процесу, є питанням управління інтеграцією ресурсів і послідовності дій, спрямованої на досягнення поставленої мети.

Сутність даної технології управління та автоматизації бізнес-процесів розкриває наступна аналогія: бізнес-процес це свого роду схема конвеєра, зі своїми правилами і технологіями, а workflow або потік завдань аналогічний чинному конвеєру з потоком виробів (вузлів, деталей), які змінюються, модифікуються, набувають нову якість і пересуваються цим конвеєром. Іншими словами системи workflow автоматизують процеси, а не функції. Поява відповідного програмного забезпечення (ПО) категорії workflow - це реакція ринку інформаційних технологій на впровадження нових принципів управління підприємствами, заснованих на переході від функціонально-орієнтованої системи управління до процесної. Система workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу .

Використання системи workflow забезпечує :

більш ефективне управління документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях;

підтримку ефективного накопичення, керування і доступу до інформації;

кадрову гнучкість за рахунок великої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності;

усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації;

чітку авторизацію доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень;

протоколювання діяльності банку в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

оптимізацію бізнес-процесів та автоматизацію механізму їх виконання і контролю.

Технологія workflow в першу чергу важлива для управлінців всіх рівнів, так як вони з її допомогою можуть без особливих зусиль посилити контроль над тим, що відбувається як в окремо взятому підрозділі, так і в банку в цілому. Менеджер отримує можливість планувати правила взаємодії виконавців у рамках ключових для компанії процедур і покласти на систему функції розподілу завдань, контролю виконання, розсилки повідомлень про виконання і видачі статистичних даних про ефективність функціонуючої процедури. «OPTiMA-WorkFlow» впорядкує роботу над документами, що циркулюють у вашій компанії. Ви зможете реально керувати документообігом. Впровадження Системи реально забезпечить:

1) підвищення продуктивності праці;

2) скорочення часу прийняття управлінських рішень;

3) поліпшення виконавської дисципліни і зниження впливу особистих якостей персоналу на 4) виконання процесів обробки документів;

5) організацію єдиного централізованого сховища документів з оптимальною структурою;

6) надійність захисту конфіденційних даних.

Основні підсистеми комплексних рішень на базі програмної платформи OPTiMA-WorkFlow

Компанією "Оптима-Україна" розроблені моделі підсистем з автоматизації найбільш поширених на підприємствах України бізнес-процесів, які під час впровадження швидко і гнучко налагоджуються під специфіку будь-якої організації, максимально задовольняючи її потреби.

Прив'язка до організаційно-штатної структури

Обов'язковий елемент автоматизації, що пов'язує прописані в системі автоматизації регламенти бізнес-процесів, функції і операції з їх безпосередніми виконавцями, організованими в оргструктуру підприємства.

Контроль виконання доручень

Повнофункціональна система управління дорученнями, у тому числі документальними і вербальними, що дозволяє реалізувати будь-які схеми маршрутизації завдань, їх тиражування, повторення, делегування, обговорення, наповнення матеріалами і повний контроль виконання.

Управління договірними процесами

Окрім автоматизації процесів підготовки, узгодження і реєстрації будь-якого типу договорів, забезпечується управління і контроль всіма стадіями їх виконання, а також зв'язок з рухом робочих, матеріальних і фінансових потоків.

Управління взаємовідносинами з клієнтами та партнерами

Реалізується як операційний CRM - управління бізнес-процесом взаємин з персоніфікованими клієнтами, так і аналітичний CRM - управління бізнес-процесом взаємин з сегментами клієнтів. Підсистема охоплює всіх учасників бізнес-процесів взаємодій з клієнтами від управління масовими комунікаціями маркетингу, спілкування співробітників комерційного і юридичного відділів до операційної діяльності співробітників складу і підтримки.

Кадровий облік і система мотивації

Управління і облік персоналу, супровід документації, статистика, аналіз. На базі автоматизованих бізнес-процесів і відносних вартісних характеристик робіт розробка глобальних систем мотивації, що дозволяють забезпечити працівникам максимальну відповідність винагороди їх вкладу у спільну справу.

Електронний документообіг та автоматизоване діловодство

Давно відсутнє як необхідна компонента для ефективної роботи підприємства у розвинутих країнах рішення, легко реалізується на базі технології workflow у найексклюзивніших варіантах. На відміну від більшості альтернативних пропозицій з частковою реалізацію функціональності, забезпечується глибока автоматизація всіх відповідних підсистем від автоматичної генерації документів, через узгодження, реєстрацію, розсилку, маршрутизацію, контроль виконання, передачу в архів, до бази знань і управління контентом.

Закупівлі, логістика, склад

Облік, оптимізація і автоматизація управління матеріальними і супроводжуючими їх інформаційними потоками, включаючи планування і системи розрахунків.

Підтримка системи менеджменту якості

Реалізуються як стандарти ISO, так і специфічні стандарти управління якістю підприємства. Використання автоматизації систем якості дозволяє забезпечити постійний, а не дискретний контроль з можливістю постійного вдосконалення систем.

Аналіз ефективності бізнесу

Підсистема збору і аналізу ходу бізнес-процесів на підприємстві. Можливість аналізу стану і історії кожного екземпляру бізнес-процесу. Побудова системи порівняльних показників шляхом інтеграції кількісних і якісних вимірювань.

Управління проектами

Забезпечується зручність планування і управління унікальністю кожного проекту з можливістю розрахунку його часових характеристик. Впровадження разом з системою управління потоками робіт дозволяє забезпечити і підтримку виконання проектів, включаючи автоматизоване супроводження і контроль реалізації окремих функцій і операцій.

Планування і розподіл ресурсів і устаткування

Інтегрована система, що дозволяє в автоматичному режимі планувати необхідні ресурси в прив'язці до виробничих процесів, контролювати їх наявність і відстежувати хід виконання робіт з аналізом як кількісних, так і якісних їх характеристик.

Система штрих-кодування

Підтримка лінійних і матричних штрих-кодів як матеріальних потоків, так і документації, що дозволяє однозначно ідентифікувати кожен об'єкт обліку, синхронізувати його з автоматизованою системою і забезпечити рух по підприємству згідно з затвердженими регламентами.

Принципи, закладені в програмну платформу процесно-документаційного управління OPTiMA-WorkFlow

* Ефективність технології

* Захист від морального старіння

* Необмежена маштабованість рішень

* Оптимізація витрат на Hard & Soft

* Високий ступінь адаптивності і здібності до тиражування

* Максимально можливий ступінь використання готових компонент

* Універсальність рішень з врахуванням різноманіття практики і бізнесу

* Автоматизоване виконання рутинних процедур

* Застосування Internet/intranet-технологій

* Верифікація авторства дій і документів за електронно-цифровим підписом (ЕЦП)

* Безшовна інтеграція з засобами сканування і розпізнавання текстів та електронною поштою

* Можливість приєднання до інформаційного об'єкту цифрової копії оригіналу

* Фіксація авторства, часу і місця створення кожного інформаційного об'єкту

* Можливість співставлення версій

* Чотирьохрівнева модель забезпечення захисту від несанкціонованого доступу

* Вбудовані сертифіковані засоби криптографічного захисту інформації і електронно-цифрового підпису

* Низька вартість розробки, впровадження, супроводження та володіння

workflow система автоматизація управлінський

ВИСНОВКИ

Workflow-система може використовуватись для роботи у локальній мережі або через Інтернет. Робота з WMS здійснюється через веб-браузер (Іnternet Explorer, Opera, Google Chrome тощо). При необхідності workflow-система може бути налаштована для роботи користувачів через Інтернет за допомогою мобільного телефону, смартфону або КПК.

Workflow описує потік робіт (бізнес-процес), створює його і управляє їм за допомогою відповідного ПЗ, здатного інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з його учасниками і при необхідності викликати відповідні програмні додатки і інструментальні засоби. Впровадження системи workflow дозволяє значно скоротити або навіть повністю виключити з бізнес-процесу помилки, зумовлені людським фактором. Як наслідок, відбувається різке підвищення якості процесів і підвищується ефективність роботи співробітників на 25-30%. Простий список завдань дозволяє співробітникам банку сконцентруватися на своїх безпосередніх обов'язках. За допомогою системи workflow можна формалізувати організаційну діяльність і покласти функції управління спільною роботою співробітників на прикладне рішення, що веде до більш ефективного використання робочого часу.

Размещено на Allbest.ur